В какой срок руководитель обязан

Обновлено: 03.07.2024

Работникам, вне зависимости от их места работы, нередко приходится сталкиваться с приказами. Иногда такие приказы необходимы в служебной деятельности, иногда касаются непосредственно прав и обязанностей их самих. Каких видов бывают приказов? С какого числа вступают в силу приказы госорганов и иных организаций?

Приказы и их виды

Сам по себе приказ — это разновидность распорядительного документа. Кроме того, приказ — это родовое понятие, оно является общим для нескольких видов таких документов.

Наиболее частым документом, с которым приходится сталкиваться работникам, являются приказы, издаваемые в организации, где они работают.

Под приказом в организациях понимается правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных задач, стоящих перед ней .

Приказы, издаваемые в организациях, также подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам . В зависимости от вида приказа устанавливаются сроки его хранения. При этом не допускается объединение в одном приказе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Приказы в организациях могут издаваться также в иных случаях, например когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить какие-либо конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Приказы также могут приниматься республиканскими органами государственного управления (далее — госорганы). Например, такие приказы издаются Минтруда и соцзащиты, Минстройархитектуры, МНС и др.

В этом случае под приказом понимается нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем госоргана в пределах компетенции этого органа в соответствующей сфере госуправления .

Имеется еще несколько определений приказов. Они относятся к сфере деятельности вооруженных сил и приравненных к ним органов, таможенных органов, органов финансовых расследований и др.

На заметку
У военных под приказом понимается обязательное для выполнения, выраженное в строгом соответствии с законодательством устное или письменное повеление начальника . Для этого вида приказов предусматривается три способа передачи. Такой приказ может быть отдан письменно, устно или по техническим средствам связи. Письменный приказ является основным распорядительным документом (правовым актом) военного управления, который издается на правах единоначалия. Устные приказы отдают все командиры (начальники).
У таможенников и сотрудников ДФР соответственно под приказом понимается письменное или устное распоряжение начальника, отданное в пределах его полномочий, обязательное для исполнения подчиненными .

В зависимости от порядка оформления и отдачи приказов можно условно разделить на 2 большие группы: письменные и устные.

Все приказы также можно условно разделить на две большие группы: нормативные и ненормативные.

Если приказ принят с целью осуществления конкретных (разовых) организационных, контрольных или распорядительных мероприятий либо рассчитан на иное однократное применение, то он является ненормативным .

Если приказы госорганов, а также приказы организаций распространяются на неопределенный круг лиц (в первом случае в масштабе страны, во втором случае действуют в масштабе одной или нескольких организаций), то такие приказы будут нормативными.

Пример 2
Приказ об установлении общего порядка премирования работников коммерческой организации является локальным нормативным правовым актом , а приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе и перемещении — ненормативными правовыми актами .

Кроме того, можно сделать вывод, что нормативные приказы вне зависимости от органов (организаций), их принявших, всегда должны быть письменными, а ненормативные приказы, рассчитанные на однократное применение, могут быть устными.

На заметку
Если ненормативный приказ относится к документам по личному составу, такие приказы также всегда должны быть письменными . Они, как правило, хранятся 75 лет .

Когда вступают в силу приказы?

Мы не случайно дали краткую характеристику приказам, потому что в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной приказ, каким органом (организацией) он принят и на какой круг лиц распространяется, зависят и правила их вступления в силу.

Общее правило вступления в силу приказов следующее. Если дата вступления в силу указана в самом приказе, то он действует с даты, указанной в нем. Дата вступления в силу нормативных приказов, принимаемых госорганами, определяется по Правилам, установленным в законодательстве .

Если в нормативных приказах не установлен срок, они вступают в силу со дня включения их в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь
(далее — НРПА) .

При этом нормативные приказы, касающиеся прав, свобод и обязанностей физлиц, вступают в силу только после их официального опубликования.

Иными словами, нормативный приказ госоргана может вступать в силу со дня:
— который указан в нормативном приказе;
— включения в НРПА, если в нем не указан срок вступления в силу;
— следующего за днем официального опубликования, если такой приказ касается прав и обязанностей граждан, организаций и ИП и дата вступления в силу в нем не указана.

Иные правила вступления в силу нормативных приказов могут предусматриваться законодательными актами Республики Беларусь .

Относительно приказов, издаваемых в организациях: они также могут быть как нормативными, так и ненормативными. Однако правила вступления в силу таких приказов более просты. Их всего два. Если в приказе не указан иной срок, он вступает в силу с момента его издания (принятия) .

Пример 4
Ситуация 1. Приказ об установлении общего порядка премирования работников коммерческой организации был подписан 28 декабря 2017 г., но содержал формулировку, что его положения вступают в силу с 1 января 2018 г. Этот приказ является нормативным, соответственно, если работникам организации выплачивается премия за 2017 год, нормы этого приказа в отношении работников применяться не должны.
Ситуация 2. Приказ об увольнении работника 29 декабря 2017 г. был подписан накануне 28 декабря 2017 г. Вступил в силу 28.12.2017. Соответственно в сроки, определенные в нем, должны быть совершены определенные действия. Иными словами, не позже 29 декабря 2017 г. с работником должен быть произведен окончательный расчет, выдана на руки трудовая книжка и т.п.

В случае, когда в соответствии с частью второй статьи 59 настоящего Кодекса с руководителем организации заключается срочный трудовой договор, срок действия этого трудового договора определяется учредительными документами организации или соглашением сторон.

Трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, или учредительными документами организации могут быть установлены процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации (проведение конкурса, избрание или назначение на должность и другое).

Трудовой договор с руководителем государственного (муниципального) учреждения заключается на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Лицо, поступающее на должность руководителя государственного (муниципального) учреждения (при поступлении на работу), и руководитель государственного (муниципального) учреждения (ежегодно) обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей. Представление указанных сведений осуществляется:

лицом, поступающим на должность руководителя федерального государственного учреждения, руководителем федерального государственного учреждения - в порядке, утверждаемом Правительством Российской Федерации;

лицом, поступающим на должность руководителя государственного учреждения субъекта Российской Федерации, руководителем государственного учреждения субъекта Российской Федерации - в порядке, утверждаемом нормативным правовым актом субъекта Российской Федерации;

лицом, поступающим на должность руководителя муниципального учреждения, руководителем муниципального учреждения - в порядке, утверждаемом нормативным правовым актом органа местного самоуправления.

Комментарии к ст. 275 ТК РФ

1. Статья 59 ТК предусматривает возможность заключения с руководителями организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности срочных трудовых договоров.

Комментируемая статья, являющаяся специальной нормой, регламентирует, чем следует руководствоваться, определяя срок трудового договора с руководителем. Это могут быть учредительные документы организации либо соглашение сторон. Вместе с тем названные нормы не позволяют утверждать, что с руководителями организаций трудовой договор следует заключать исключительно на определенный срок.

Изменения, внесенные в ст. 59 ТК, позволяют однозначно утверждать, что заключение срочного трудового договора с руководителем организации осуществляется по соглашению сторон, что не исключает возможность заключения с руководителем организации бессрочного трудового договора.

Возможность выбора сторонами срока действия трудового договора, заключаемого с руководителем организации, позволяет предусмотреть в учредительных документах организации положение о том, какой вид трудового договора будет заключаться.

В случае закрепления данного правила в учредительных документах организации это становится обязательным.

Согласно ст. 40 Закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент и др.) избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества. Согласно п. 2 ст. 13 Федерального закона от 19 июля 1998 г. N 115-ФЗ "Об особенностях правового положения акционерных обществ работников (народных предприятий)" генеральный директор народного предприятия избирается на срок, определенный уставом предприятия, но не более чем на 5 лет.

Правило, согласно которому с руководителем организации может быть заключен только срочный трудовой договор, может быть закреплено в законодательных и иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права.

Согласно п. 60 Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2008 г. N 71, ректор высшего учебного заведения может быть избран на должность на срок до 5 лет. Утверждение кандидатуры, избранной на должность ректора, осуществляется органом исполнительной власти, в ведении которого находится высшее учебное заведение.

В отдельных случаях законодательством может быть определена минимальная продолжительность трудового договора с руководителем организации. Так, в соответствии с положениями п. 2 Указа Президента РФ от 10 июня 1994 г. N 1200 продолжительность трудового договора с руководителями федеральных государственных предприятий не может быть менее 3 лет.

2. Согласно ч. 2 комментируемой статьи заключению трудового договора могут предшествовать специальные процедуры, отдельные из которых прямо предусмотрены статьей.

Так, Федеральным законом от 8 мая 1996 г. N 41-ФЗ "О производственных кооперативах" предусматривается, что председатель кооператива избирается общим собранием из числа членов кооператива.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 марта 2000 г. N 234 "О порядке заключения контрактов и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий" приему на работу руководителя государственного унитарного предприятия может предшествовать прохождение конкурса.

Перечень процедур, предшествующих заключению трудового договора, который приводится в статье (проведение конкурса, избрание или назначение на должность), не является исчерпывающим.

К другим процедурам, предшествующим заключению трудового договора, можно отнести следующие:

утверждение в должности;

избрание коллективом с последующим утверждением учредителем;

назначение учредителем и др.

При заключении трудового договора с руководителем его стороной может выступать собственник имущества организации, лицо, уполномоченное собственником имущества, либо орган, на который действующим законодательством возложены координация и регулирование деятельности в соответствующей отрасли (сфере управления).

С руководителями федеральных государственных унитарных предприятий трудовые договоры заключают по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим управление федеральным имуществом.

С руководителями унитарных предприятий, находящихся в собственности субъектов РФ, трудовые договоры заключают, как правило, органы исполнительной власти субъектов РФ и уполномоченные ими лица.

3. В отдельных случаях собственник имущества организации может принять решение о продлении срочного трудового договора с руководителем организации. Представляется, что в подобных случаях (на примере ООО - общества с ограниченной ответственностью) следует руководствоваться следующим.

Согласно ст. 58 ТК в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. Данное положение является общим для работников, заключающих срочные трудовые договоры.

Вместе с тем гл. 43 ТК предусмотрены особенности регулирования труда руководителя организации - нормы, частично ограничивающие применение общих правил по тем же вопросам либо предусматривающие для этой категории дополнительные правила.

Так, в соответствии с комментируемой статьей трудовой договор с руководителем организации заключается на срок, установленный учредительными документами организации или соглашением сторон. Одним из учредительных документов ООО является устав. Требования к содержанию устава общества определяются п. 2 ст. 12 Закона "Об обществах с ограниченной ответственностью". Устав общества не должен содержать положений, противоречащих указанному Закону и иным федеральным законам. Согласно ст. 40 названного Закона единоличный исполнительный орган общества избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества.

Таким образом, заключению трудового договора с руководителем общества должна предшествовать процедура по его избранию. При этом Закон не предусматривает каких-либо изъятий или исключений в случае, если одно и то же физическое лицо по истечении срока полномочий вновь претендует на избрание его единоличным исполнительным органом.

Кроме этого, ТК не содержит понятия "продление срочного трудового договора".

На основании изложенного представляется, что в случае, если срок трудового договора с руководителем общества истекает, избрание его единоличным исполнительным органом общества на новый срок должно осуществляться по общим правилам, т.е. с соблюдением процедуры, предшествующей заключению трудового договора.

4. В случае заключения срочного трудового договора в нем должны быть указаны как срок его действия, так и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК и иными федеральными законами (ст. 57 ТК).

5. Вступление в должность руководителя организации оформляется приказом (распоряжением), издаваемым, как правило, самим руководителем.

6. Положения комментируемой статьи не распространяются на руководителей филиалов, представительств, иных обособленных структурных подразделений организации. Согласно ст. 59 ТК срочный трудовой договор может заключаться с руководителями организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

В соответствии со ст. 55 ГК филиалы являются обособленными подразделениями организации (юридического лица), расположенными вне места его нахождения, и сами по себе юридическими лицами не являются.

Таким образом, оснований для заключения срочного трудового договора по инициативе работодателя с руководителем филиала в соответствии со ст. 59 ТК, предусматривающей возможность заключения срочного трудового договора с руководителем организации, в целом не имеется. С указанными лицами срочный трудовой договор может быть заключен по общим правилам, установленным ст. 58 ТК.

7. Учитывая, что заключению трудового договора с руководителем организации в отдельных случаях предшествуют определенные процедуры (избрания общим собранием участников), срок окончания трудового договора целесообразно связывать со сроками проведения общего собрания участников. В этом случае можно будет избежать нежелательных перерывов в руководстве организацией со стороны единоличного исполнительного органа.

по почте,
электронным письмом,
через ГИС ЖКХ,
лично в офисе УО или сотруднику ТСЖ/ЖСК/ЖСК,
через консьержа,
устным запросом по телефону или лично.

Ответ направляется тем же каналом, по которому было подано обращение, если заявитель не указал иной способ направления информации (п. 37 ПП РФ № 416). Вне зависимости от формы и канала связи, обращения граждан должны рассматриваться в указанные в нормативно-правовых актах Российской Федерации сроки.

Главный нормативный правовой акт, регулирующий работу с заявлениями и жалобами граждан, – Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ.

Поскольку управляющие организации заняты публично значимой деятельностью, на них распространяются требования ч. ч. 1, 2 ст. 12 № 59-ФЗ (постановление Забайкальского краевого суда от 01.12.2016 по делу № 4А-559/2016, постановление Верховного Суда Республики Марий Эл от 19.07.2016 по делу № 4А-186/2016). В указанном законе зафиксировано, что ответ на обращение граждан отправляется не позднее 30 дней со дня его регистрации.

Пункты указанных нормативно-правовых актов устанавливают конкретные сроки для каждой группы обращений жителей многоквартирных домов в управляющую организацию, ТСЖ или ЖК/ЖСК. Для вашего удобства мы собрали их в единую таблицу.

Таблица тем обращений и сроков ответа на них

Таблицу можно сохранить на компьютер и распечатать, скачав по этой ссылке.

Запомнить

по ст. 5.59 КоАП РФ за нарушение порядка рассмотрения обращений с наложением штрафа 5 000 – 10 000 рублей;
поч. 1 ст. 7.23.3 КоАП за нарушение правил управления многоквартирными домами с наказанием в виде штрафа 150 000 – 250 000 рублей для организаций, дисквалификацией для должностного лица сроком до трёх лет.

Статьи по теме

Порядок передачи документов регистрационного учёта граждан новой УО

Бывает, что в доме меняется управляющая организация. Тогда старая УО передаёт новой техническую документацию и ряд других документов, среди которых документы регистрационного учёта. Когда у УО появляе…

Как отработать жалобу жителя МКД на ошибку вашего коллеги

Сотрудникам управляющих организаций часто приходится отвечать за ошибки своих коллег перед жителями домов. Директор компании выслушивает недовольные комментарии на работу коллектива на общих собраниях…

Об обязанности УО предоставлять реестр собственников инициатору ОСС

Обязанность вести реестр собственников помещений в доме – лицензионное требование к работе управляющих организаций. Также законодательство обязывает УО по запросу инициаторов общих собраний пере…

Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.05.2017 по делу N А66-8856/2016 Требование: О признании незаконным представления уполномоченного органа об устранении нарушений законодательства о порядке рассмотрения обращений граждан РФ. И оно как раз говорит об обратном )

А если собственник ТСЖ пишет жалобу не в ТСЖ, а сразу в ГЖИ, то какие сроки может назначить ГЖИ для проверки этой жалобы? Может ли ГЖИ назначить внеплановую проверку и приехать без уведомления или уведомить о проверке по телефону и назначить проверкув течении 2-3 дней? Какие нарушения проверяет выездная проверка ГЖИ по жалобе? Указанные в жалобе или все подряд, даже то, чего не было указано в жалобе? Если по результатам проверки выявленные жалобы не подтвердились, но ГЖИ нашли другие нарушения, через какой промежуток времени проводится повторная выездная проверка с целью контроля выполнения преписаний по выявленным нарушениям? Должен ли при проверке органами ГЖИ присуствовать собственник, подавший жалобу? Если должен, а его нет, можно ли представитям ГЖИ отказать в проведении проверки? В каких случаях это возможно. Есть ли на Вашем ресурсе статья как вести себя с органами ГЖИ, их полномочиями и как пресекать превышения полномочий представителями ГЖИ?

Генеральный директор – одна из ключевых фигур в ООО, его полномочия достаточно велики, а его действия могут принести компании как большие прибыли, так и полное разорение.

По указанию учредителей или совета директоров юрист компании подготавливает все необходимые документы, связанные с назначением директора на должность. Помимо этого юрист консультирует учредителей по вопросам разграничения полномочий между всеми органами управления и определения объема полномочий, передаваемых директору.

Как оформить назначение генерального директора

Называть руководителя компании генеральным директором не обязательно, закон не устанавливает к этому особых требований. Поэтому его можно назвать директором, президентом или как-то иначе (ст. 40 Закона об ООО).

Генерального директора избирает общее собрание участников, если эти полномочия не переданы совету директоров. За кандидатуру директора участникам достаточно проголосовать простым большинством голосов всех участников общества, если по уставу не требуется большее количество голосов.

Устав может предусматривать более сложную процедуру избрания директора, например, предварительное проведение конкурса (ст. 275 ТК РФ). При этом нужно заранее определить и прописать порядок проведения конкурса. Это можно сделать в отдельном документе – Положении о проведении конкурса на замещение вакантной должности генерального директора, а в устав включить соответствующую ссылку на него. При этом в случае установления дополнительных требований к кандидатуре директора необходимо учитывать, чтобы это не нарушало требования статьи 64 Трудового кодекса РФ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 марта 2011 г. по делу № А67-3910/2010).

Директора нужно избрать на срок, определенный в уставе (п. 1 ст. 40 Закона об ООО).

Директором может быть не только один из участников ООО, но и любое иное лицо. При проверке такого лица перед назначением на должность нужно выяснить, не ограничено ли оно в дееспособности и не лишено ли права занимать такую должность.

Вместе с тем нужно учитывать, что при наличии в обществе корпоративного конфликта полномочиями единоличного исполнительного органа юридического лица обладает лицо, внесенное в качестве такового в ЕГРЮЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 3 ноября 2009 г. № 9035/09, ФАС Волго-Вятского округа от 5 марта 2010 г. по делу № А82-13229/2007).

Трудовой договор с директором должен подписать председатель общего собрания участников, на котором был избран директор, или участник общества, уполномоченный решением собрания. Либо, если решение этих вопросов отнесено к компетенции совета директоров, договор подписывает председатель совета директоров или лицо, уполномоченное решением совета директоров (ст. 40 Закона об ООО).

Какими полномочиями можно наделить директора

Полномочия (компетенция) директора ООО формируется по остаточному принципу, то есть к ним относятся все вопросы управления обществом, которые не отнесены Законом об ООО и уставом общества к полномочиям иных органов управления общества.

Директор руководит текущей деятельностью общества, в том числе осуществляет следующие установленные законом полномочия:

без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки (ст. 40 Закона об ООО);

выдает доверенности на право представлять общество, в том числе доверенности с правом передоверия;
издает приказы о назначении на должности работников, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
подписывает заявления о государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ и изменений в устав (за исключением случаев регистрации при продаже доли с использованием преимущественного права и отчуждении доли по сделке, подлежащей обязательному нотариальному удостоверению);
ведет список участников ООО и обеспечивает соответствие сведений из него сведениям из ЕГРЮЛ и фактическим обстоятельствам. Эти полномочия можно передать иному органу (п. 2 ст. 31.1 Закона об ООО);
предоставляет список участников общества с их адресами лицам, решившим самостоятельно созвать общее собрание участников, когда это не сделал директор (п. 4 ст. 35 Закона об ООО);
организует ведение протокола общего собрания участников (п. 6 ст. 37 Закона об ООО);
направляет копию протокола общего собрания участников всем участникам общества. Если протокол вел не директор, это делает то лицо, которое вело протокол (п. 6 ст. 37 Закона об ООО);
направляет участнику, продающему долю, заявление об отказе общества от использования преимущественного права покупки доли (если общество отказывается от этого права). Эти полномочия могут быть переданы иному органу (п. 6 ст. 21 Закона об ООО);
дает необходимые пояснения в устной или письменной форме по требованию ревизионной комиссии (ревизора) общества (п. 2 ст. 47 Закона об ООО);
осуществляет ряд полномочий, связанных с процессом реорганизации ООО.

Директор осуществляет также следующие полномочия в части подготовки, созыва и проведения общего собрания участников:

созывает общее собрание участников по собственной инициативе или по требованию совета директоров, ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, а также участников, обладающих в совокупности не менее 1/10 от общего числа голосов участников общества (п. 2 ст. 35 Закона об ООО);
в течение пяти дней с даты получения требования о проведении собрания рассматривает его и принимает решение о проведении собрания или об отказе (п. 2 ст. 35 Закона об ООО);
исключает из повестки дня вопросы, которые не входят в компетенцию общего собрания участников общества или не соответствуют требованиям федеральных законов (п. 2 ст. 35 Закона об ООО);
открывает общее собрание участников (п. 4 ст. 37 Закона об ООО).

Кроме того, директор осуществляет все иные полномочия, которые не отнесены к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров и правления (ст. 40 Закона об ООО).

Помимо обязательных функций директор также имеет право:

требовать от совета директоров провести внеочередное общее собрание участников общества, если полномочия по созыву общего собрания отнесены к компетенции совета директоров (п. 2.2 ст. 32 Закона об ООО);
участвовать в общем собрании участников общества с правом совещательного голоса (п. 3 ст. 32 Закона об ООО);
включить в повестку дня дополнительные вопросы (п. 4 ст. 35 Закона об ООО);
иные права, предоставленные ему уставом, внутренними документами общества и трудовым договором.

При этом ограничения полномочий директора, установленные во внутренних документах общества или в трудовом договоре, но не предусмотренные в законе или уставе, не могут служить основанием для признания сделки недействительной по статье 174 Гражданского кодекса РФ (постановление ФАС Московского округа от 20 августа 2010 г. № КГ-А40/8875-10 по делу № А40-153762/09-137-1132). Таким основанием могут быть только те ограничения, которые предусмотрены законом или уставом.

Однако нарушение требований внутренних документов и условий трудового договора может стать основанием для увольнения директора без предоставления какой-либо компенсации.

Также не стоит забывать о том, что условия работы генерального директора можно прописать в трудовом договоре. В частности, в договор можно включить:

Функции генерального директора можно передать управляющей компании или управляющему (ст. 42 Закона об ООО).
Немногочисленная судебная практика показывает, что управляющей компании можно передать лишь часть полномочий директора.

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Стандарты для управления документами

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

всех участников процесса создания документов;
лиц, участвующих в управлении документами;
всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Читайте также: