Приказ о подготовке графика отпусков на 2022 год образец

Обновлено: 28.04.2024

Приказ об утверждении графика отпусков — это распорядительный документ, с помощью которого вводят план предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам. Некоторые считают это распоряжение необязательным, но оно существенно облегчает жизнь кадровикам.

Как сформировать план отдыха сотрудников предприятия

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года, подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

ежегодные оплачиваемые;
неиспользованные в прошлом году;
дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График предоставления оплачиваемых выходных работникам предприятия составляют, согласовывая его с профсоюзом, если он есть. Прежде чем выпустить приказ о предоставлении сведений о планируемых периодах отпусков работников, учтите пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, — это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные родители и др.

Нужно ли график специально утверждать

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужен ли приказ на утверждение графика отпусков или достаточно подписи генерального директора на самом документе с расписанием отдыха сотрудников?

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить, утвердить и изменить график отпусков на 2022 год. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим на унифицированную форму Т-7, введенную Госкомстатом в 2004 году. Сейчас она носит рекомендательный характер, т. е. необязательна, и форму документа организациям разрешено разработать самостоятельно. Но многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться предложенным чиновниками шаблоном, то брать его за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать дополнительный приказ о введении в действие графика отпусков, да и в законе нет упоминания о том, что такое распоряжение необходимо.

Получается, если специального приказа нет, то и никакого нарушения нет, и проверяющие не оштрафуют. Нарушением является ситуация, когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не уведомлены вовремя о предстоящем отпуске (штраф за это достигает 50 000 рублей для компаний и до 5000 рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается дополнительный распорядительный документ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что приказ об утверждении графика отпусков в ИП и организации нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий. Еще один плюс — наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могла что-то упустить.

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что дополнительный распорядительный документ нужен, то образец приказа об утверждении графика отпусков придется разрабатывать самостоятельно. Поскольку специальной формы на законодательном уровне нет, он выпускается с учетом стандартных реквизитов кадровой документации по основной деятельности. Включите в него:

наименование организации;
название;
дату составления;
суть распоряжения;
сведения о лице, его подписавшем;
подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Покажем подготовленный с учетом этих требований образец приказа о составлении графика отпусков, один из вариантов его оформления:

Помните, что приказ напрямую связан с планом выходных сотрудников, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Потому распоряжение тоже обязательно датируется серединой декабря.

За 14 дней до наступления нового календарного года работодатели утверждают график отпусков на следующий год. При его отсутствии контролирующие органы назначают административные санкции в виде предупреждения или штрафа.

Важные моменты

На основании графика отпусков определяется очередность, по которой сотрудники используют положенные им ежегодные отпуска в календарном году. В документе содержится информация о времени распределения периодов отпуска между сотрудниками (ст. 123 ТК).

При заполнении графика требуется учитывать пожелания работников, а также особые моменты рабочего процесса в компании. Документ нужно утвердить к 17 декабря.

Особенности заполнения графика отпусков

Механизм заполнения графика отпусков можно прописать в колдоговоре, ПВТР или ином внутреннем документе работодателя. Роструд полагает, что график отпусков может быть не только в целом по компании, но и по отдельному структурному подразделению.

Данный момент актуален для больших организаций, в которых работает большое количество сотрудников. В такой ситуации график отпусков формируется начальниками отделов, которые затем подают документы в отдел кадров, специалисты которого заполняют сводный график отпусков в целом по компании.

В графике отпусков должны быть сведения о том, когда и с какой длительностью будет отпуск по каждому работнику. Продолжительность зависит от количества дней, на которые работник имеет право, и от количества дней отпуска, не использованного до начала 2022 года.

При заполнении графика нужно помнить не только о старых, но и о вновь принятых сотрудниках, не отработавших на начало года шести месяцев. Право на отпуск в первом году трудовой деятельности появляется по истечении полугода непрерывной работы в конкретной компании. Соответственно, при заполнении документа нужно учесть, чтобы новые сотрудники до конца 2021 года могли использовать положенные им дни отдыха.

Продолжительность ежегодного отпуска

Продолжительность отпуска колеблется в зависимости от категории сотрудников:

28 дней (ст. 115 ТК) — для работников, не включенных в льготные категории;
31 день (ст. 267 ТК) — для несовершеннолетних работников;
30 дней (Закон от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ) — для инвалидов;
30-40 дней (Закон от 22.08.1995 г. № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (продолжительность зависит от стажа непрерывной работы);
42-56 дней (Закон от 07.11.2000 г. № 136-ФЗ, Постановление Правительства от 14.05.2015 г. № 466) — для сотрудников на работах с химоружием, отдельных категорий педработников.

Есть некоторые категории сотрудников, по которым особые условия составления графика:

1. Работники, которые вправе рассчитывать на отпуск по заявлению до истечения полугода непрерывной работы.

Их перечень указан в ст. 122 ТК:

женщины перед отпуском по БиР или сразу после него;
несовершеннолетние сотрудники;
сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Кроме того, по ст. 123 ТК сотрудник может получить ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по БиР вне зависимости от времени его непрерывной работы в компании.

2. Совместители.

По ст. 286 ТК отпуск предоставляется совместителям в тот же период, что и отпуск по основному месту работы. Если он не отработал на совместительстве полгода, то отпуск предоставляется авансом.

Для учета этой категории работников в графике отпусков требуется запросить у них информацию о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные работники с детьми до 12-ти лет.

Трудовой кодекс дополнен ст. 262.2 на основании Закона от 11.10.2018 г. № 360-ФЗ. Теперь работодатели должны учитывать, что многодетные родители с детьми в возрасте до 12-ти лет вправе брать ежегодный отпуск в любое удобное им время.

Минтруд в Письме от 20.11.2018 г. № 14-2/ООГ-9166 указал, что возраст детей определяется на год предоставления отпуска. Иными словами, если на начало года предоставления отпуска многодетный работник имел право использовать отпуск в любое время, то такое право сохраняется, даже если на момент отпускного периода старшему ребенку исполнилось 12 лет.

Нужно учесть, что в данном случае такое право не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. На основании ст. 125 ТК данное разделение может быть только по соглашению сторон. И одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 дней.

4. Ветераны, почетные доноры, работники, воспитывающие ребенка-инвалида до 18 лет, супруги военнослужащих.

Данные категории сотрудников могут уходить в отпуск в удобное для них время.

При заполнении графика на 2022 года нужно помнить, что праздники (ст. 112 ТК) не входят в число дней отпуска. Если он выпадает на эти дни, срок его завершения нужно продлить.

Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Дата начала отпуска в графике

Роструд полагает, что неправильно — проставлять в графике лишь месяц, а не конкретные даты начала и окончания периода. Чтобы избежать конфликтов с сотрудниками, рекомендуется указывать точные даты отпуска.

Перенос отпуска на следующий год

Иногда при заполнении графика кто-то из сотрудников может подать заявление не давать ему отпуск в следующем году, а перенести его на последующий. Специалисты Роструда рекомендуют ответить на такое заявление отказом.

Ежегодный отпускной период должен предоставляться сотрудникам каждый год. Перенос возможен, но только в исключительных случаях (ст. 124 ТК). К примеру, при производственной необходимости или временной нетрудоспособности сотрудника.

Форма для графика отпусков

Для заполнения графика используется форма Т-7, регламентированная Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26. При планировании отпусков информация вносится в графы 1-6.

В графе 6 ставится дата начала отпуска работников, в т.ч. тех, которые имеют право на отпуск в любое время.

Графы 7-9 не заполняются. Информация в них вносится вручную в течение года, когда сотрудники будут уходить в отпуск.

Пока график отпусков не утвержден, он — только проект. Когда руководитель и начальники подразделений и отдела кадров его подпишут, он передается в профсоюз (ст. 372 ТК). График подтверждается через выписку из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в компании нет профсоюза, об этом делается отметка в строке согласования графика.

Работники ознакамливаются с утвержденным графиком отпусков под подпись. Сам документ:

хранится в бухгалтерии и отделе кадров;
вывешивается в удобном месте для ознакомления;
высылается в структурные подразделения организации (копии).

Если работодатель предупредил сотрудника о начале отпуска позже, чем за две недели, работник имеет право подать заявление с требованием перенести отпуск на другой согласованный период. Заявление о предоставлении отпуска можно не подавать, если отдых используется по графику.

Ситуации, при которых сотрудник должен подать заявление на отпуск:

он используется ранее полугода непрерывной работы в компании;
он используется ранее полугода непрерывной работы по соглашению с работодателем;
сотрудник относится к льготной категории, по которой вправе получить отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Так как график отпусков — обязательный локальный документ не только для работодателя, но и для сотрудников, внесение изменений в документ возможно только при согласии обеих сторон.

Для переноса отпуска в текущем году в форме Т-7 предусмотрены графы 7-9.

отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 3 ст. 124 ТК, а именно — предоставление отпуска может негативно сказаться на нормальном ходе работы компании;
отпуск или его части переносятся по причине, обозначенной в ч. 2 ст. 125 ТК, а именно — отзыв из отпуска и перенос отдыха на следующий год.

Новый сотрудник в утвержденном графике отпусков

В течение года в организации могут появиться новые сотрудники, причем часто — после утверждения графика отпусков.

В таком случае можно использовать два способа внесения нового работника в график отпусков:

внести корректировки в сводный график отпусков;
сформировать дополнительный график и приобщить его к сводному.

График отпусков на сотрудника, который будет уволен в январе

Пояснения по данной ситуации указаны в Письме Минтруда от 27.03.2020 г. № 14-2/В-321.

В графике отпусков нужно указывать всех сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения на день подписания графика. Этот момент касается и тех сотрудников, которые будут уволены в течение следующего года.

Соответственно, даже если сотрудник будет уволен в январе, его все равно нужно включить в график отпусков.

Штрафные санкции за отсутствие графика отпусков

Если в компании не составлен график отпусков, применяются административные санкции на основании ст. 5.27 КоАП — предупреждение или штраф:

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2021 год нужно было утвердить не позднее 17 декабря 2020 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Новые разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задавались работодатели, составляя график отпусков на 2021 год.

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
граф 3 – имя, фамилия и отчество;
граф 4 – табельный номер;
графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.

Пришло время составлять график отпусков на 2022 год — он должен быть готов 17 декабря. Если отнестись к этому несерьёзно, можно получить штраф от трудовой инспекции. Подготовили для вас подробную инструкцию.

Кто обязан составлять график отпусков

График отпусков составляют все работодатели, кроме микропредприятий. К микропредприятиям относятся организации и ИП, у которых за прошлый календарный год:

среднесписочная численность — до 15 человек;
доходы — до 120 млн рублей.

У них есть право полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов и прописать всё в типовых трудовых договорах с работниками. В частности, микропредприятия могут не вести график отпусков, а предоставлять отпуск по письменным соглашениям с каждым работником. Это нужно указать в типовом договоре. Но любое изменение придётся оформлять допсоглашениями, поэтому удобнее составлять график даже если такой обязанности нет.

Сроки составления

График отпусков составляют ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала будущего года. Если последний день утверждения графика выпадает на выходные, срок переносится на ближайший рабочий день.

Какие отпуска и каких работников включают в график

В график отпусков включают все ежегодные оплачиваемые отпуска:

Основной — у большинства его продолжительность 28 календарных дней. Но есть категории работников, у которых он удлинённый, например, у инвалидов и несовершеннолетних — по 30 дней.
Дополнительный — добавляется к основному отпуску. Предоставляется за вредные и опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, в особых климатических условиях и в других случаях.

В график можно включать и остатки отпусков, не использованных в прошлые годы. Другие виды отпусков (учебный, без сохранения зарплаты) не включают.

График составляют по всем работникам, которым полагаются ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе по внешним совместителям и дистанционщикам. Включают всех, у кого на день утверждения графика есть действующий трудовой договор, даже если работник находится в отпуске с последующим увольнением или планирует после нового года увольняться.

У отдельных работников есть право брать отпуск в удобное для них время, например:

Несмотря на это, их тоже нужно включать в график. Если потом работник воспользуется своим правом и захочет перенести даты отпуска, ему нужно написать заявление.

Точно такая же ситуация с работниками, у которых есть право брать отпуск авансом, то есть до того, как они отработают шесть месяцев с даты приёма на работу. Это, например:

женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него ( ст. 260 ТК РФ );
усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев ( абз. 3 ст. 122 ТК РФ );
мужья в период, когда их жёны в отпуске по беременности и родам ( абз. 4 ст. 123 ТК РФ );
жёны военнослужащих — они могут брать отпуск одновременно с мужьями ( п. 11 ст. 11 № 76-ФЗ от 27 мая 1998 г. );
работник, которому нужен отпуск для сопровождения своего ребёнка до 18 лет, поступающего в учебное заведение среднего или высшего образования в другой местности ( ч. 5 ст. 322 ТК РФ );
внешним и внутренним совместителям — им положен отпуск одновременно с основным местом работы ( ч. 1 ст. 286 ТК РФ ).

Таким сотрудникам по письменному заявлению работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск в удобное им время, даже если в графике были запланированы другие даты.

В график не нужно включать:

работников, про которых точно известно, что в будущем году они не пойдут в отпуск. Например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. Если работник сразу после такого отпуска захочет взять очередной оплачиваемый отпуск, его нужно предоставить по заявлению, а не по графику;
исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Это не трудовые отношения, поэтому прав на отпуск не возникает.

Новых работников, которых приняли уже во время действия графика, можно в него добавить или предоставить им отпуск в первом рабочем году просто по заявлению — это не нарушение.

Как оформить график отпусков

Оформлением графика обычно занимается кадровик или тот, на кого возложили эту обязанность — бухгалтер, секретарь, сам руководитель.

Порядок оформления

Если на предприятии несколько структурных подразделений, в каждом из них опрашивают работающих и составляют проект графика отпусков в свободной форме. Если структурных подразделений нет, делают один проект. В него вносят пожелания работников по датам, в которые они хотят уйти в отпуск в следующем году и по делению отпуска на части.

На основании полученной информации кадровик составляет один график отпусков. Для этого понадобятся ещё сведения о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.

При составлении нужно проанализировать:

не пересекаются ли отпуска работников, выполняющих аналогичные трудовые обязанности;
не совпадают ли большинство отпусков с периодом повышенной загруженности на предприятии.

То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.

Работники могут брать отпуск частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней.

В графике прописывают конкретные даты отпусков. Если сложно их заранее определить, например, при сменном характере работы, то можно указать только месяц. В этом случае с работников нужно брать заявления на отпуск, в которых будут уже конкретные даты. Если в графике есть точные сроки, заявления не понадобятся. Но работодатель может ввести правило, что писать их нужно всем отпускникам.

Форма документа

Для оформления графика отпусков есть унифицированная форма № Т-7 , утверждённая Госкомстатом. Но для удобства можно разработать и использовать свой бланк. Обычно его делают на основе унифицированной формы — удаляют из неё ненужные реквизиты, дополняют новыми.

Самостоятельно разработанный бланк утверждают приказом руководителя и прикладывают к учётной политике для целей бухучёта.

Заполнение формы № Т-7

В верхней части вписывают название работодателя, номер документа, дату заполнения и год, на который составляют график.

В табличной части указывают сведения по каждому работнику:

графа 1 — название структурного подразделения (отдела);
графа 2 — должность работника по штатному расписанию;
графа 3 — его ФИО;
графа 4 — табельный номер;
графа 5 — продолжительность запланированного отпуска в календарных днях;
графа 6 — предполагаемая дата начала отпуска.

Графы 7-9 при составлении графика не заполняют. Графа 7 предназначена для фактической даты начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняют в случае его переноса. Если работник уйдёт в отпуск не по графику, даты в графах 6 и 7 будут отличаться.

Графа 10 — для примечаний. Например, здесь можно пояснить, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуска или указать период, за который они предоставляются.

Если за дополнительный отпуск работнику выплачивают денежную компенсацию, это указывают в графе 10. Нужно написать, сколько календарных дней заменено деньгами и привести реквизиты приказа, по которому была такая замена.

Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил заполнения, что и для Т-7.

Кто подписывает

Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.

Если на предприятии есть профсоюз, график нужно с ним согласовать.

Как ознакомить работников с графиком отпусков

В ТК РФ не прописано отдельным пунктом, что нужно ознакомить работников с графиком отпусков. Но этот документ считается локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому лучше ознакомить работников с утверждённым графиком отпусков под подпись одним из способов:

Если работник откажется ознакомиться с графиком отпусков, лучше подстраховаться и зафиксировать это документально. Например, оформить акт в присутствии как минимум двух свидетелей. Это будет подтверждением, что график отпусков был предоставлен работнику для ознакомления.

Можно ли менять график в течение года

Переносить даты отпусков в уже утверждённом графике не запрещено. Например, это бывает нужно, когда:

отпуск с согласия работника переносят на другие даты, потому что в текущем году отсутствие работника плохо скажется на рабочем процессе. Но этот отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего периода, за который его предоставляют;
работник относится к тем, кто может брать отпуск авансом или в любое удобное время и решил воспользоваться таким правом;
отпускник во время отдыха заболел и хочет перенести неиспользованную часть на другие даты, а не продлить его на дни болезни.

В самостоятельно разработанном бланке графика отпусков нужны подобные графы для отражения такой же информации.

Штрафы за отсутствие и неправильное ведение графика отпусков

За отсутствие графика отпусков и неправильное его ведение работодателю грозит административная ответственность:

штраф от 1 000 руб. до 5 000 руб. — для должностного лица (например, руководителя организации) или ИП;
штраф от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.

Если нарушение выявлено впервые, работодатель может отделаться только предупреждением.

График отпусков на 2022 год должен быть составлен согласно правилам, прописанным в законодательстве РФ, в установленные сроки. Конечная дата утверждения и сдачи готового графика – 17 декабря 2021 года. Работодатель должен поручить сотрудникам, отвечающим за кадровую работу, своевременно составить этот документ. В противном случае в Трудовом кодексе предусмотрена административная ответственность.

Важно знать, как составить график отпусков в соответствии с актуальными на сегодняшний день требованиями, какой образец использовать и какие нормативные акты учесть. Детально о работе с таким типом документов – далее.

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

Согласно действующему законодательству, каждый работодатель обязан организовать и инициировать процесс оформления графика отпусков. Это важный документ, в котором расписана очередность отпусков, предоставляемых и оплачиваемых организацией или компанией. Документ необходимо составлять административным органам государственных организаций и учреждений, а также владельцам частных компаний.

Документ, содержащий информацию об отпусках, их продолжительности и очередности – нормативный локальный акт, который необходим как для сотрудников, которые смогут заранее планировать деятельность, так и для работодателей, которые несут ответственность за организацию достойных условий труда и отдыха. Нормативный документ составляется согласно требованиям, прописанным в Трудовом кодексе РФ. Информацию об оплачиваемых отпусках содержит статья №123.

Благодаря составленному заблаговременно распорядку ухода в отпуск работодатель сможет своевременно обеспечить замену специалистов на время их отдыха. Также согласно графику каждый сотрудник получает возможность своевременно оформить законное право на отдых и получить отпускные от организации, в которой работает.

Составление графика отпусков необходимо для таких целей:

чтобы отслеживать предоставление ежегодных отпусков;
чтобы правильно распределять рабочую нагрузку и не оставаться без ценных кадров;
чтобы контролировать неиспользованные дни отдыха и распределять их без ущерба для функционирования предприятия или организации;
чтобы своевременно выплачивать отпускные и учитывать этот нюанс в планировании бюджета.

Распорядок отпусков утверждает руководитель или владелец компании. Также его задача – предоставить документ для ознакомления сотрудникам структур и отделов. Документ считается утвержденным только после того, как сотрудники и работодатель ознакомятся с ним и подпишут.

Кто, как и когда оформляет график

Госкомстат России утвердил специализированную унифицированную форму N Т-7, которая используется для составления графиков отпусков. Согласно требованиям Трудового кодекса, есть определенные правила, касающиеся оформления документа.

В статье № 123 Трудового кодекса записаны временные рамки – нормативный документ должен быть готов и утвержден не позже, чем за 14 дней до наступления нового года.
В процессе оформления документа и составления очередности ответственный сотрудник берет в учет сведения, полученные от сотрудников, и принимает во внимание их пожелания, касающиеся даты отпусков.
В процессе составления документа учитываются также неиспользованные дни отпуска и дополнительные дни отдыха, которые положены сотруднику.

Бланк графика отпусков подается руководителем отдела кадров для ознакомления сотрудникам. К нему обязательно прилагается ознакомительный лист.

За 14 дней до запланированной даты работодатель должен оповестить сотрудника о том, что он скоро отправится на отдых. Для оповещения используются отдельные месячные журналы с расписанием.

Продолжительность основного ежегодного отпуска

Согласно статье 115 ТК РФ, у каждого работника есть законное право на ежегодный отпуск, оплачиваемый работодателем. Сроки отличаются в зависимости от ряда обстоятельств, места работы, стажа на текущем месте, но есть минимум, определенный законом. Сотрудник должен отдыхать не меньше 28 дней в году. В случае, если он будет отозван раньше в связи с изменившимися обстоятельствами, за ним сохраняется право использовать дни отдыха позже.

Право переноса отпуска на следующий год

Согласно статье ТК №123, за каждым сотрудником как частных, так и государственных организаций, сохраняется право на перенос отпуска. Но есть определенные требования, которые необходимо учитывать. Также важно правильно отобразить факт переноса в графике.

Условия, при которых работник имеет законное право требовать переноса даты ухода на отдых:

если отпускные не своевременно перечислены или выданы работнику по вине работодателя;
если работник заранее не предупрежден о том, что пришла его очередь отдыхать, его должны поставить в известность не позднее, чем за 14 дней;
если работник был на больничном на момент наступления его очереди;
если сотрудник был призван к исполнению государственных обязанностей на время отпуска;
если работника отозвали с отдыха в связи с непредвиденными обстоятельствами.

В обязательном порядке необходимо согласовать новую дату с работодателем. Если же начальство инициирует перенос, это должно быть согласовано с сотрудником. Для отдельных категорий работников есть исключения. Это несовершеннолетние лица, родители усыновленных детей (до 3 лет), беременные и недавно родившие женщины. Каждый случай рассматривается по отдельности.

При переносе даты необходимо учитывать, что неиспользованное право на отпуск должно быть реализовано на протяжении 12 месяцев с момента наступления нового календарного года. Законом запрещено дольше 2 лет не предоставлять сотрудникам возможность отдохнуть. Специалистам, которые работают в опасных условиях или же задействованы на вредных для здоровья производствах, перенос даты отдыха на следующий год не предусмотрен. Они должны иметь право восстанавливаться каждые 12 месяцев.

График отпусков на 2022 год: как правильно составить

График отпусков будет составляться по принятым ранее стандартам, на 2022 новые правила не предусмотрены. Каждая компания имеет право создавать свои шаблоны, но они должны отображать предписанные законодательными нормами сведения.

Документ может быть составлен как в бумажном, так и в электронном виде. Если используется электронный шаблон, он подписывается с помощью электронной подписи в соответствии с законом № 63-ФЗ.

Если у организации нет собственного шаблона для отображения распорядка ухода сотрудников на отдых, необходимо использовать готовую унифицированную форму. В шаблоне есть графа утверждения, поэтому дополнительно создавать отдельный бланк приказа не нужно. Если же используется нестандартный шаблон, то приказ об утверждении создается отдельно.

Форма графика отпусков

Форма графика отпусков должна соответствовать требованиям Госкомстата и действующему законодательству. Вот основные правила заполнения документа.

В первой графе указываются названия структуры или отдела, в котором работает сотрудник.
Вторая глава должна содержать основную специальность сотрудника в соответствии со штатным расписанием.
Третья графа обязательно содержит полное имя, фамилию и отчество работника.
В четвертой указывают табельные номера, если такое предусмотрено организацией.
Пятая графа посвящена продолжительности отпуска – в ней прописывается общее число календарных дней отдыха.
Шестая графа содержит информацию о запланированной дате отпуска.
Седьмая графа заполняется по факту выхода сотрудника на отдых и содержит фактическую дату начала отпуска.

Графа 8 и 9 – на случай переноса запланированной даты. В восьмой указывается документ, на основании которого дата перенесена. В девятой – фактическая дата выхода сотрудника на отдых. Десятую графу нужно заполнять только в таких случаях:

в случае увеличения продолжительности отдыха сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом;
если сотруднику не предоставлялась возможность уйти отдыхать;
если работника раньше положенного срока отозвали и часть оставшегося времени отдыха нужно перенести.

Образец графика отпусков на 2022 год

Готовый образец графика отпусков на 2022 год можно использовать в качестве шаблона. Форму можно скачать и ориентироваться при заполнении или же использовать в качестве основы для разработки нестандартного шаблона организации. В примере представлен образец, составленный с учетом стандартов и требований законодательства:

Внесение изменений в график

До того, как составить график отпусков для сотрудников на 2022 год, ответственный за кадровую работу должен согласовать с начальством и сотрудниками нюансы. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств, изменения вносятся в уже существующий документ.

Главные правила внесения изменений:

изменения дат должны быть согласованы с работодателем и сотрудником;
если перенос выполняется в рамках текущего календарного года, то это фиксируется в графах 7–9;
в случае переноса на следующий год, это фиксируется в примечании.

Если сотрудник уходит на отдых за свой счет, это не отображается в общем распорядке.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Заполнение формы, содержащей данные об очередности и продолжительности отпусков сотрудников организации – прямая обязанность работодателя. В случае отсутствия у работодателя графика, оформленного в соответствии с правилами ТК, предусмотрено административное наказание.

В КоАП, статья 5.27, описаны административные наказания, предусмотренные в случае отсутствия графика:

изначально выносится предупреждение;
должностные лица наказываются штрафом, сумма которого определяется с учетом тяжести и обстоятельств нарушения и составляет 1000–5000 рублей;
предпринимателей также штрафуют, сумма тоже 1–5 тысяч рублей;
юрлица штрафуются на 30–50 тысяч рублей.

В отдельных случаях выносится решение о прекращении деятельности организации, если нарушения носят комплексный и систематический характер.

График отпусков на 2022 год должен быть составлен согласно всем правилам и требованиям законодательства. Важно учесть правила заполнения формы и успеть утвердить документ в установленные законом сроки.

Читайте также: