Приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск образец

Обновлено: 08.05.2024

В некоторых случаях трудовой отпуск работника или его часть могут быть компенсированы в денежной форме. Рассмотрим, что это за случаи, а также перечислим требования, соблюдение которых позволит вместо предоставления трудового отпуска выплатить работнику денежную компенсацию.

Случаи замены отпуска денежной компенсацией

Замена трудового отпуска либо его части денежной компенсацией возможна в трех случаях:

— по соглашению между работником и нанимателем;

— при отзыве из отпуска;

— при увольнении работника.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Замена отпуска денежной компенсацией по соглашению между работником и нанимателем

1. При предоставлении отпуска целиком.

Часть трудового отпуска, превышающая 21 календарный день, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией . Для этого должны быть соблюдены следующие требования :

а) достигнуто соглашение сторон. Договориться о замене части отпуска денежной компенсацией и документально оформить такую договоренность необходимо до начала предоставления той части отпуска, которая будет использована работником реально. Как правило, в такой ситуации требуются письменное заявление работника и согласие нанимателя, которое оформляется резолюцией на заявлении и изданием приказа.

Обратите внимание!
Если наниматель против выплаты компенсации, работник не вправе ее требовать. И наоборот, если работник не согласен на замену части отпуска деньгами, принять решение об этом в одностороннем порядке наниматель не может.

Для замены отпуска денежной компенсацией не требуется наличия и обоснования каких-либо причин;

б) заменить денежной компенсацией можно только часть трудового отпуска, превышающую 21 календарный день. Иными словами, работником должно быть использовано не менее 21 календарного дня отпуска в виде отдыха (в натуре). При этом замене подлежит часть основного и некоторых видов дополнительных отпусков.

Пример

Основной отпуск работника — 24 календарных дня, дополнительный поощрительный за работу по контракту — 4 календарных дня. Общая продолжительность трудового отпуска работника составляет 28 календарных дней. По соглашению между нанимателем и работником замене денежной компенсацией подлежат 7 календарных дней отпуска (основного и дополнительного) (28 — 21 = 7).

Не подлежат замене денежной компенсацией :

— отпуска, предоставляемые за работу в зонах радиоактивного загрязнения ;

— дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы ;

в) работник должен отработать период, равный по продолжительности рабочему году за минусом общей продолжительности трудового отпуска, на которую он имеет право. Это связано с тем, что не подлежат замене денежной компенсацией отпуска, предоставляемые авансом ;

г) работник не должен относиться к категории лиц, для которых установлен запрет на замену отпуска денежной компенсацией, а именно являться :

2. При разделении отпуска на части.

При разделении трудового отпуска на части по соглашению сторон одна из частей трудового отпуска или определенное количество дней из этой части могут быть заменены денежной компенсацией при условии использования работником за текущий рабочий год трудового отпуска общей продолжительностью не менее 21 календарного дня .

Для этого одновременно должны выполняться следующие условия :

а) достигнуто соглашение сторон о замене части (дней из части) отпуска. Как правило, в такой ситуации требуются письменное заявление работника и согласие нанимателя, которое оформляется резолюцией на заявлении и изданием приказа;

б) работник должен использовать за текущий рабочий год не менее 21 календарного дня трудового отпуска в натуре;

в) замена отпуска денежной компенсацией не должна быть запрещена законодательством. Напомним, что нельзя компенсировать :

— отпуска, предоставляемые за работу в зонах радиоактивного загрязнения ;

— дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы ;

д) работник не должен относиться к категории лиц, для которых установлен запрет на замену отпуска денежной компенсацией, а именно являться :

Пример

Трудовой отпуск работника, составляющий 28 календарных дней, предоставляется ему в соответствии с графиком отпусков частями:

— первая часть — 14 календарный день;

— вторая — 14 календарных дней.

Перед предоставлением второй части отпуска работник обратился к нанимателю с просьбой выплатить ему денежную компенсацию за 7 календарных дней второй части отпуска. С учетом приведенных выше условий наниматель вправе это сделать.

Замена отпуска денежной компенсацией при отзыве из отпуска

Если предоставленный работнику трудовой отпуск прерывается по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска), неиспользованная его часть может быть компенсирована в денежной форме . В данном случае необходимо учитывать следующие обстоятельства:

1) денежной компенсацией можно заменить только часть отпуска, т.к. не менее 14 календарных дней отпуска работник должен в любом случае использовать непосредственно для отдыха в текущем рабочем году ;

2) замена части отпуска денежной компенсацией допускается только по желанию работника. Оно может быть оформлено письменно вместе с согласием на отзыв из отпуска.

На заметку
Согласие нанимателя на компенсацию неиспользованной части трудового отпуска в денежной форме не требуется;

3) работник не должен относиться к категории лиц, чей отзыв из отпуска не допускается.

Обратите внимание!
Запрещено отзывать из отпуска работников :
— моложе восемнадцати лет;
— имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

Замена отпуска денежной компенсацией при увольнении работника

Работнику, который не использовал или использовал не полностью свой трудовой отпуск, при увольнении выплачивается денежная компенсация .

Обратите внимание!
Денежная компенсация за неиспользованный трудовой отпуск выплачивается в сроки, установленные для окончательного расчета при увольнении .

Таким образом, выплата компенсации является обязанностью нанимателя.

На заметку
Наниматель может заменить выплату компенсации предоставлением неиспользованных основного и дополнительных отпусков, если работник изъявил в письменной форме желание получить отпуск с последующим увольнением .

Компенсации подлежат все дни трудового отпуска (основного и дополнительных), на которые работник имел право. Если у работника на момент увольнения остались неиспользованные трудовые отпуска за прошлые годы, то денежная компенсация выплачивается за все эти отпуска. Выплата компенсации за неиспользованный отпуск не зависит :

— от категорий работников, т.е. такая выплата производится совместителям, работникам с неполным рабочим временем, временным работникам и т.д.;

Основное условие — работник ко дню увольнения не использовал трудовой отпуск либо использовал его не полностью.

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, а также дополнительные дни при наличии оснований. Для замены неиспользованной части законного отдыха денежной выплатой, нужен приказ о замене отпуска денежной компенсацией. В каких случаях он будет правомерен, как правильно составить и хранить документ, рассмотрим в статье.

В каких случаях можно и нельзя заменить отпуск денежной компенсацией?

Отпуск работника может состоять из двух частей – основной в 28 календарных дней и дополнительной, например, из-за вредных условий работы, ненормированного рабочего дня или выслуги лет на гражданской госслужбе.

На основании ст. 126 ТК РФ руководство организации имеет право произвести замену основного оплачиваемого отпуска на финансовую компенсацию в двух случаях:

При увольнении любого сотрудника независимо от причины расторжения трудового договора. В данном случае в окончательный расчет входит сумма за неиспользованные, но начисленные дни отпуска, в том числе основного (ст. 127 ТК РФ). Специальный приказ в этом случае не требуется.
При превышении гарантированного размера отпуска за счет того, что сотрудник не ходил в отпуск в предшествующие один или два года.

Важно! В процессе осуществления трудовых функций денежная замена отпуска возможна только в отношении дополнительной части отпуска, превышающей 28 дней. Замена основного отпуска, не предоставление отпуска на протяжении двух лет подряд – это грубые нарушения ТК РФ.

Заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией нельзя:

трудящимся на вредном или опасном производстве, участникам мероприятий по устранению последствий аварии на ЧАЭС.

Чтобы получить выплату, работник должен обратиться с письменным заявлением в отдел кадров. Предоставление компенсации – это право работодателя, а не его обязанность. Если принято положительное решение, то необходимо издать распоряжение, на основании которого бухгалтерия сделает расчет и произведет перечисление.

Особенности оформления приказа о замене отпуска

На законодательном уровне отсутствует унифицированная форма приказа о замене отпуска денежной компенсацией. Поэтому документ может быть составлен в произвольной форме, но с соблюдением требований к подобной документации.

Приказ можно написать собственноручно или напечатать на компьютере, использовать простой лист бумаги или фирменный бланк с заранее напечатанными реквизитами. Чтобы избежать ошибок, можно скачать образец приказа в конце статьи, составленный профессиональными юристами с учетом всех последних изменений в законодательстве.

Как правило, распоряжение подготавливают в одном экземпляре. При необходимости делают заверенные копии для заинтересованных структурных подразделений. Оригинал остается в отделе кадров, копия направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перевода денег.

Внимание! Чтобы во время проверок не возникало вопросов со стороны надзорных органов, в каждой организации необходимо разработать и утвердить локальным актом собственную форму приказа.

Что должен содержать приказ о замене отпуска денежной компенсацией в 2022 году?

Каждый приказ в сфере регулирования данного вопроса должен иметь единую структуру и в обязательном порядке содержать:

Официальное название организации и ее реквизиты. Данные берутся из учредительных документов, Устава.
Название, присвоенный номер, указание цели приказа;
Дату и место издания;
Основание для составления со ссылкой на нормы ТК РФ;
Фамилию, имя и отчество работника, пожелавшего заменить отпуск компенсацией;
Сведения о работниках, на которых возложена ответственность исполнять распоряжение и контролировать данный процесс;
Подписи директора организации и лиц, перечисленных в приказе, в знак подтверждения факта ознакомления с текстом документа.

Вам также будет интересно:

Подробная инструкция по составлению приказа о замене отпуска денежной компенсацией, приведенная ниже, поможет подготовить его быстро и правильно.

Как составить документ: поэтапная инструкция

После получения заявления на компенсацию от работника необходимо убедиться в законности его волеизъявления. Далее, если руководитель не возражает против замены, ответственному лицу поручается подготовка соответствующего распоряжения.

Вам также будет интересно:

Внимание! Распоряжение, в котором отсутствуют подписи, не имеет законной силы и может быть опротестовано в надзорных инстанциях.

Если руководитель по какой-либо причине отсутствует, то правом подписи обладает назначенное им лицо.

Печать организации не является обязательным атрибутом подобных приказов, так как они являются внутренними локальными актами.

Для учета важных бумаг используют специально заведенный журнал. В него вносят название распоряжения с номером и датой издания. Хранится журнал учета у секретаря, юрисконсульта или начальника кадровой службы предприятия.

Срок хранения приказа определяется внутренними нормативными положениями каждой организации. Место хранения – отдел кадров. Если период хранения документов данного вида не зафиксирован, то его необходимо сохранять не менее трех лет. Впоследствии бумаги направляются в централизованный архив и хранятся там в соответствии с российским законодательством.

Таким образом, компенсировать деньгами основной ежегодный отпуск можно только при увольнении. Дополнительные дни отдыха по заявлению работника можно заменить на финансовую компенсацию. В этом случае работник должен не относится к особым категориям работников и написать заявление на имя руководителя.

Компенсацию производят на основании приказа, который может быть составлен в свободной форме, но должен содержать всю необходимую информацию и подписи заинтересованных лиц.

По статье 126 ТК РФ денежная компенсация предоставляется лишь за отпускные дни, превышающие стандартную минимальную продолжительность отпуска.

Для замены от сотрудника требуется заявление, а от организации приказ на выплату.

Возможна ли замена дополнительных дней деньгами?

Ст. 126 ТК РФ позволяет заменить отпуск денежной выплатой, но только при соблюдении следующих условий;

дни не использованы работником;
дни для замены превышают стандартные 28;
человек не входит в категорию лиц, для которых данная процедура запрещена законом.

Вывод следующий: заменить компенсационной выплатой можно только дополнительные дни отпуска, если они не отгуляны работником.

Категории сотрудников, для которых замена компенсацией не допустима даже при соблюдении условий выше:

беременные женщины;
лица моложе 18 лет;
работники, выполняющие обязанности в опасных и вредных условиях.

Данным лицам нужно использовать отпуск полностью, включая дополнительные дни. Это время им отводится ТК РФ для восстановления, так как данные группы считаются наименее защищенными.

Если отпуск не использован несколько лет подряд, при этом его продолжительность за год не выше 28 дней, то неиспользованные дни деньгами не заменяются. Их придется отгулять.

Если же работник не ходил отдыхать несколько лет, при этом длительность его отдыха составляет более 28 дней, то все неиспользованные дни свыше могут быть просуммированы за все года и заменены денежной компенсацией в любой момент.

Для замены неиспользованных дополнительных отпускных дней денежной выплатой достаточно подать заявление руководству.

При увольнении

Все накопленные и неиспользованные отпускные дни за весь период работы будут компенсированы денежной выплатой при увольнении.

Этот вопрос решается автоматически работодателем, никаких документов дополнительно составлять не нужно.

Отдельный приказ для замены отпуска компенсацией при увольнении не составляется, основанием для процедуры является приказ о расторжении трудового договора.

Документы основания

Документ, на основании которого выплачиваются денежные средства — это приказ. В нем руководитель отдает распоряжение сотруднику кадровой службы произвести зачет неиспользованных дополнительных дней деньгами, а работнику бухгалтерии начислить и выплатить соответствующую компенсацию.

Расчет производится аналогично отпускным при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Для составления приказа также требуется документ основание, в роли которого выступает заявление работника с просьбой о выплате денежных средств взамен неиспользованных отпускных дней дополнительного отпуска.

Для оформления выплаты компенсации нужны два документа: заявление от работника и приказ.

Полезное видео

Кто и когда может рассчитывать на получения денежной компенсации за неиспользованный отпуск, смотрите в видео:

Как составить приказ для получения компенсации отпуска?

Приказ оформляет ответственный сотрудник после поступления соответствующего заявления от работника.

В распоряжении нужно отразить следующие реквизиты и сведения:

реквизиты организации;
реквизиты документы (дата, номер, место составления, наименование, заголовок);
основание для составления приказа — заявление сотрудника;
перечень распоряжений: назначить компенсацию за неотгулянные дни отпуска, выплатить деньги работнику, внести изменения в кадровые документы (нужно указать ФИО и должность работника, которому назначается выплата, срок выдачи денежных средств);
подпись руководителя, которая утверждает распоряжение;
подписи ответственных лиц и самого работника, для которого проводится замена.

Приказ регистрируется в специальном учетном журнале и принимается к исполнению.

Выводы

Не допускается в процессе трудовой деятельности в организации заменять компенсации основную часть отдыха.

Кроме того, нельзя производить замену для лиц, работающих в сложных и вредных условиях, несовершеннолетних и беременных.

Процедура проводится на основании приказа руководителя, который, в свою очередь, составляется после получения письменного заявления от трудящегося.

Руководитель каждого предприятия обязан предоставлять своим сотрудникам отдых ежегодно. Его продолжительность не должна быть меньше 28 дней (ст.115 ТК РФ).

Изъявить свою просьбу о выплате компенсации за дополнительный отпуск сотрудник должен в письменном виде, работодатель вправе ее удовлетворить или отказать в ней.

Когда можно заменить отпуск денежной выплатой?

Ст. 126 Трудового кодекса РФ допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска компенсацией, если соблюдается ряд условий:

запрашивается компенсация в отношении дополнительных дней отдыха (свыше 28);
специалист не является беременной женщиной или несовершеннолетним гражданином;
дополнительные дни отдыха предоставлены не за вредные, опасные условия труда.

Если все пункты соблюдены, то работодатель может оформить приказ на выплату денежной компенсации. Данный регламент распространяется и на совместителей.

Основная часть ежегодного отпуска (28 дней) замене денежной выплатой подлежит только при увольнении. В период работы заменить отпуск деньгами нельзя — работник должен ежегодно отдыхать по трудовому законодательству.

Основанием для издания приказа является заявление сотрудника — скачать образец. Именно от него должна исходить инициатива в получении выплаты.

На практике возникают различные ситуации, когда невозможно использовать отпуск в полном объеме:

Заболевание или травма, полученные во время отпуска. Когда это подтверждается листком нетрудоспособности и отдых необходимо продлить или перенести, но предприятия не всегда имеют производственные ресурсы для принятия необходимых мер, неотгулянные дни накапливаются. Обычно в случае больничного оформляется приказ о переносе отпускных дней на другой срок на основании заявления сотрудника.
Сдача сессии на заочной форме обучения во время ежегодного отпуска. Действующее законодательство обязывает отпускать работника для получения профессионального образования, но по факту он находится в отпуске и имеет право его продлить или получить компенсацию. Эта норма распространяется и на выполнение государственных обязанностей во время отдыха (дача показаний).
Иные причины, предусмотренные законом.

В любом случае при пересмотре срока отпуска или выплате компенсации работодателю и подчиненному необходимо прийти к компромиссу, не ущемляющего права ни одной из сторон.

Нужен ли приказ о компенсации за неиспользованный отдых при увольнении?

Расторгая трудовой договор с работником, правоотношения прекращаются, но законодательством предусмотрены ряд гарантий. Одной из них является материальная компенсация за дни отпуска, которые не использованы на дату увольнения, включая периоды за прошлые года. Она выдается всем сотрудникам вне зависимости от причин увольнения.

Статья 127 (часть 2) ТК РФ указывает на возможность предоставить бывшему сотруднику все неиспользованные отпускные дни вместо компенсации, если работник подает заявление на отпуск с последующим увольнением, но просьба может быть отклонена в силу своей нецелесообразности, поскольку не является обязанностью работодателя.

Руководству выгоднее оформить в кратчайшие сроки увольнение и начинать поиски нового специалиста. К своим обязанностям уволенный сотрудник уже не приступит, а лишь будет числиться в штате компании.

В связи с этим отпуск с последующим увольнением оформляется достаточно редко, обычно работник просто получает денежную выплату за неиспользованные дни ежегодного отпуска в день расторжения трудового договора.

Отдельный приказ о выплате денежной компенсации не требуется, основанием для ее начисления является приказ о расторжении трудовых отношений.

Для оформления увольнения работодатель может использовать унифицированный бланк приказа Т-8, который не содержит строк, где фиксируются дни неиспользованного отдыха специалиста.

Как оформить распоряжение для замены дополнительных дней компенсацией?

Получив соответствующее заявление от сотрудника с просьбой заменить неиспользованную часть отпуска в виде дополнительных дней денежной выплатой, ответственный сотрудник оформляет приказ. Документ можно составить на фирменном бланке предприятия или на стандартном листе для делопроизводства.

Также в приказе обозначаются лица, ответственные за исполнение указаний руководителя.

Документ подписывается директором, указанные сотрудники в тексте приказа также проставляют свои ознакомительные подписи.

Выводы

Если возникает необходимость переноса отпуска, то оформить его надо не позднее следующего года или оплатить компенсацию. Иной исход событий противоречит закону. Работодатель обязан обеспечить персоналу отдых, отказывать в его предоставлении больше 2-х лет запрещено.

В процессе трудовой деятельности замена основной части отдыха материальным поощрением запрещена. За подобный проступок налагается штраф по ч.1 и 2 ст.5.27 КоАП для юридических лиц в размере:

от 30 до 50 тыс.руб. — за первичное нарушение;
от 50 до 70 тыс.руб. — за повторное нарушение.

Непосредственный руководитель предприятия, нарушивший нормы Трудового кодекса, наказывается в первый раз штрафом от 1 до 5 тыс.руб. вторичные санкции заметно увеличиваются и варьируются от 10 до 20 тыс.руб.

Если сотрудник решил основную часть отпуска отгулять, а за оставшуюся получить компенсацию, то бухгалтером оформляется сразу 2 приказа: о предоставлении ежегодного отпуска и о выплате компенсации. Оформление приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск — способ юридически грамотного, легального оформления выплат сотруднику.

Читайте также: