Как заверить электронный больничный лист для страховой компании

Обновлено: 27.04.2024

Согласие на электронный больничный лист — это документ, подтверждающий разрешение пациента на оформление ему листка нетрудоспособности не на привычном бумажном голубом бланке, как было прежде, а в виртуальном формате.

Кому дадут электронный больничный

В 2017 году на головы россиян свалилось счастье в виде виртуальных больничных. Медики влюбились в возможность их выдачи без бумажной волокиты и с радостью применяют в работе. Получить его вправе любое застрахованное лицо. Но, к сожалению, врачи не всегда предупреждают пациентов, что нужно для электронного больничного листа, работнику и в голову не приходит, что для его получения есть ряд условий.

Работодателю необходимо иметь техническую возможность оформить такой документ, и он должен являться участником информационного взаимодействия по обмену сведениями. Не все к этому готовы. Стоит заранее узнать, примут ли е-больничный в вашей организации. Иначе бухгалтер отправит работника обратно в поликлинику за привычным бумажным вариантом. Такую возможность ему дают п. 7 и 8 Письма ФСС РФ№ 02-09-11/22-05-13462от 11.08.2017. В организациях, которые готовы к нововведениям, в идеале уведомление сотрудников о переходе на электронные больничные листы оформить письменно.
Пациенту следует самому хотеть получить такой б/л. Нельзя его заставить. Свое желание он обязан оформить письменно, заполнив типовую форму информированного согласия на электронный больничный и обработку персональный данных, размещенную на сайте ФСС.

Типовая форма информированного добровольного согласия на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа и обработку персональных данных

(наименование и адрес)

(Ф.И.О. гражданина, законного представителя)

(адрес места жительства гражданина, паспортные данные: серия, номер, дата выдачи, выдавший его орган)

(адрес места жительства законного представителя, паспортные данные: серия, номер, дата выдачи, выдавший его орган, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия законного представителя)

Медицинская организация вправе обрабатывать и передавать для обработки другим участникам информационного взаимодействия — страхователю, Фонду социального страхования Российской Федерации, учреждению медико-социальной экспертизы и другим медицинским организациям мои _____, лица, законным представителем которого являюсь _______, персональные данные, необходимые для оформления листка нетрудоспособности в форме электронного документа, в том числе СНИЛС, посредством внесения их в электронную базу данных с использованием машинных носителей информации, по каналам связи с соблюдением мер, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа, без специального уведомления меня об этом.

Срок хранения персональных данных соответствует сроку хранения первичных медицинских документов (медицинской карты) и составляет двадцать пять лет.

Я оставляю за собой право отозвать свое согласие посредством составления соответствующего письменного документа, который может быть направлен мной в адрес медицинской организации по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручен лично под расписку представителю медицинской организации.

В случае получения письменного заявления об отзыве настоящего согласия на обработку персональных данных медицинская организация обязана:

а) прекратить их обработку;

б) по истечении указанного выше срока хранения моих персональных данных (двадцать пять лет) уничтожить (стереть) все мои персональные данные из баз данных автоматизированной информационной системы медицинской организации, включая все копии на машинных носителях информации, без уведомления меня об этом.

(подпись гражданина, его законного представителя)

(контактный телефон (телефоны))

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как работать с электронными больничными. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполнить согласие на ЭЛН

Приняв решение получить ЭЛН, сообщите об этом врачу. Вам выдадут пустой бланк, который следует заполнить, и подскажут, что работнику необходимо указать в заявлении о выдаче электронного листка нетрудоспособности:

название и адрес медорганизации;
Ф.И.О.;
дату рождения;
паспортные данные;
отметку о выборе;
дату, телефон и подпись.

Заполненный бланк передайте врачу. После этого предъявите паспорт, СНИЛС и. Поздравляем! Теперь вы имеете полное право на регистрацию больничного в новом формате.

Как передать ЭЛН работодателю

Электронный лист нетрудоспособности нематериален, соответственно, его нельзя передать в бухгалтерию обычным способом. Это виртуальный документ. Но он имеет двенадцатизначный уникальный номер, указанный на талоне, который врач выдаст пациенту при выписке. Вот его и сообщают работодателю для расчета пособия. Ехать на работу не нужно. Закон обязывает только сообщить номер по месту работы, а вариантов, чтобы это быстро сделать, в XXI веке предостаточно. Это очень удобно и для работника, и для бухгалтера.

Что делает бухгалтер с е-больничным

Страхователь является участником информационного взаимодействия по больничным в онлайн-формате. Следовательно, подготовился и прекрасно знает, что делать с электронным больничным листом работодателю:

Вводит 12-значный код и СНИЛС своего работника в информационную систему ФСС.
Получает доступ к сведениям в онлайн-больничном, который ранее сформировал врач (гражданином было написано и подписано информированное добровольное согласие на передачу результатов работодателю, поэтому все в рамках закона).
Бухгалтер заполняет свою часть формы, производит расчеты и выплачивает пособие.
Данные тут же поступают в районный ФСС для проверки.

2021 год готовит сюрпризы. Обязанность по выплате больничных ФСС возьмет на себя. При прямых выплатах работнику придется предоставить в бухгалтерию пакет документов:

бумажный б/л или его номер;
заявление в ФСС о выплате пособия;
справки о сумме заработка, полученного в расчетном периоде у других работодателей (при необходимости);
заявление о замене лет в расчетном периоде (при необходимости).

Сведения будут переданы в фонд, который произведет расчеты и выплаты получателю. На его сайте размещен образец согласия на обработку персональных данных в ФСС, но в рассматриваемом случае законодатель не требует согласия работника на обработку его данных.

Уже сейчас обеспокоенные сотрудники интересуются, зачем нужно заявление в ФСС к электронному больничному, поскольку их убеждали, что реформы жизнь упростят, а на самом деле все только усложнилось. Принесут ли эти нововведения россиянам новое счастье — время покажет.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Электронные больничные листы существуют с 2017 года и имеют такую же законную силу, как обычный бумажный листок нетрудоспособности. В настоящее время они получают все большее распространение, поскольку имеют целый ряд преимуществ. Разберёмся подробнее.

Электронный больничный

ФЗ-255 от 29/12/06 статьей 13 утверждает порядок установления и выплаты пособий по болезни, связанных с рождением и уходом за малышами.
Об электронном больничном в ней сказано следующее:

выдается только с письменного согласия гражданина;
размещается в специальной информационной системе;
должен подписываться ЭЦП.

К оформлению документа причастны три стороны: больница (поликлиника), фирма и ФСС. Работник же получает только кодовый номер листа, а не сам документ на руки, как в бумажном варианте.

На практике принят следующий порядок работы с электронным БЛ:

врач открывает больничый, оформляет документ;
по окончании лечения (наблюдения), в иных соответствующих случаях документ закрывается им;
гражданину сообщается уникальный номер документа;
номер передается нанимателю;
фирма делает запрос о наличии больничного листа в ФСС;
в документ вносятся со стороны работодателя необходимые сведения;
ФСС оплачивает больничный лист.

Оплата происходит, как и по бумажному больничному листу, прямыми выплатами из ФСС (в регионах действует пилотный проект) либо через фирму (если используется традиционный алгоритм взаимодействия с Фондом).

Электронный документ по форме ничем не отличается от бумажного варианта, имеет те же поля для заполнения данными.

скачать бесплатное ПО и зарегистрироваться в личном кабинете на сайте Фонда соцстрахования;
установить собственное ПО от проверенного поставщика (например СБИС) и работать с Фондом через него.

Для работы с электронным больничным работодателю можно использовать логин и пароль сайта госуслуг, через который в свою очередь открывается доступ в личный кабинет фирмы. Интерфейс кабинета позволяет не только заполнять и отправлять в дальнейшую обработку больничные листы, но и отслеживать их прохождение в фонд, вовремя исправлять обозначенные системой ошибки, отслеживать статус БЛ.

Важно! У работодателя нет обязанности внедрять электронные больничные листы. Если медучреждение предлагает гражданину получить такой документ, необходимо уточнить у работодателя техническую возможность работы с ним. Если работодателю предоставлены данные об электронном больничном со стороны работника, а возможности обработать его нет, необходимо обратиться в мед. организацию с просьбой о замене на бумажный вариант (письмо ФСС №02-09-11/22-05-13462 от 11/08/17).

Электронные больничные выдают как государственные, так и частные клиники.

Оформить и получить

Как видим, от работника, на которого больничный оформляется электронно, многого закон не требует. Он должен уточнить возможность обработки документа кадровой службой фирмы, дать письменное согласие на это, получить из поликлиники или больницы номер и сообщить его по месту работы.

Вместе с тем, поскольку повсеместного распространения такая форма документа пока не получила, у застрахованных возникают вопросы, связанные с электронным БЛ. Обратим внимание на наиболее характерные из них:

Госуслуги и дистанционное оформление

О возможности отследить больничный через сайт госуслуг мы говорили выше. Нужно сказать и о еще одной возможности, которая предоставляется гражданам в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой. Она касается застрахованных граждан, прибывших из стран, где обнаружена коронавирусная инфекция, и членов их семей, вынужденных соблюдать карантин.

Потребуются скан-копии таких страниц паспорта:

с фото и иными данными на ней;
содержащая отметки о пересечении границы.

Больше гражданам предпринимать ничего не нужно, в том числе и передавать номер листка работодателю. Все взаимодействие с ним возьмет на себя ФСС, а затем перечислит деньги по реквизитам. Такой порядок публикуют чиновники на сайте ФСС. При этом портал госуслуг уточняет, что если из личного кабинета подается заявление за другого человека, необходим скрин его согласия, а сам документ может представлять собой простую письменную форму.

Больничный появится в личном кабинете гражданина. Гражданин может связаться с администрацией фирмы и уточнить, получены ли сведения о БЛ, в случае необходимости передать номер документа. Такой режим выдачи больничных действует с 20 марта по 1 июля. Порядок регламентируется правительственным постановлением №294 от 18/03/20.

Расскажем о том, как изменится порядок открытия и оплаты больничных в 2022 году.

Что такое проактивные выплаты по больничным листам и пособиям

С 1 января 2022 вступает в силу Федеральный закон от 30 апреля 2021 года № 126-ФЗ. Он вносит изменения сразу в два Федеральных закона: 125-ФЗ и 255-ФЗ.

Согласно новому закону, с 2022 года вводится проактивный формат выплат. Это значит, что ФСС будет оплачивать больничные работникам на основании закрытых электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).

Роль работодателя при этом сводится к минимуму: он должен только отправлять в Фонд по запросу документы и сведения о сотруднике, необходимые для расчёта выплат, например, информацию о стаже, районном коэффициенте и т.д. Всю остальную информацию о сотруднике ФСС сможет запросить у ПФР, ФНС, и ЗАГСов.

Общая схема взаимодействия при назначении пособий будет выглядеть так:

Фонд соцстрахования может выслать извещение о предоставлении недостающих данных. У работодателя есть пять дней, чтобы дополнить документы.

Этапы назначения отдельных видов пособий могут отличаться от общей схемы.

Этапы документооборота между работником, страхователем и ФСС

Пособие по временной нетрудоспособности

ФСС может запросить у работодателя сведения о:

стаже;
зарплате;
районном коэффициенте;
ставке, если сотрудник работает неполное рабочее время;
периодах отстранения от работы без сохранения зарплаты;
периодах отсутствия на работе.

При этом первые три дня временной нетрудоспособности сотрудника оплачивает работодатель.

Пособие по беременности и родам

Пособие по беременности и родам полностью оплачивает ФСС.

Единовременное пособие при рождении ребёнка

ФСС узнаёт о факте рождения ребёнка из единого госреестра ЗАГСа. Ни работник, ни работодатель не обязаны об этом сообщать.
ФСС проверяет через ПФР сведения о трудоустройстве родителей, а через единую государственную информационную систему соцобеспечения — о назначении или неназначении пособия. Если пособие уже назначено, процедура на этом завершится. Если не назначено, ФСС продолжит запрашивать необходимую информацию.
ФСС может потребовать у работодателя уточнить районный коэффициент. Эту информацию необходимо передать в течение двух рабочих дней с даты получения запроса.

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком

Если работник утратит право на ежемесячное пособие, работодатель обязан в три рабочих дня известить об этом ФСС.

Штрафы за невыполнение требований ФСС

За нарушения при передаче сведений для начисления пособий установлены следующие санкции:

Работодатель не предоставит документы или предоставит с опозданием — штраф в 200 рублей за каждый документ.
Работодатель отправит недостоверные данные и документы или скроет верную информацию, вследствие чего ФСС выплатит больше денег, чем нужно — штраф в 20% от суммы излишних расходов фонда, но не больше 5 000 рублей и не меньше 1 000 рублей.
Работодатель передаст необходимые сведения позже срока — штраф в 5 000 рублей.

Суммы излишне начисленных пособий взыщут либо с работодателя, либо с работника, — в зависимости от того, кто виноват в передаче неверной информации.

Как оформлять новые больничные в 2022 году

лицам, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну,
лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты

Представители ФСС России отмечают, что в случаях, когда нетрудоспособность наступила в 2021 году, закончится она в 2022 году, а работнику был выдан бумажный больничный, такой больничный в 2022 не нужно менять на электронный. Если же в 2022 году листок нетрудоспособности не закрыт, а выдаётся его продолжение, такое продолжение будет сформировано уже в электронном виде.

Электронные больничные формируются в МИС либо региональной ГИСЗ, либо с помощью программы, которую предоставляет ФСС бесплатно. Для открытия больничного пациент должен предъявить паспорт и СНИЛС.

Летом 2017 года реализован проект электронных больничных листов, предусмотренный для использования медицинскими учреждениями. Нововведение продиктовано законом №86-ФЗ. Электронный больничный лист соответствует бумажному аналогу. Оформить, продлить и закрыть лист можно на сайте Фонда социального страхования (ФСС).

Особенности виртуального больничного и причины нововведения

Лицензированные медучреждения выдают электронный лист нетрудоспособности для граждан, утративших возможность работать по причине, связанной со здоровьем. Больничный также оформляется при беременности, родах, для ухода за нездоровыми членами семьи. Электронный листок нетрудоспособности создан с целью оптимизировать работу медицинских учреждений и повысить качество обслуживания.

У виртуального листа ряд преимуществ:

полный аналог больничного листа из бумаги;
медицинский персонал тратит гораздо меньше времени на документацию и больше на лечение;
написанное в бланке нетрудоспособности больше не зависит от почерка врача;
поддержка работодателем электронной базы больничных снижает расходы на содержание бумаг;
лист не поддается фальсификации, поскольку защищен криптографической подписью и передается только по зашифрованным каналам передачи.

Как выглядит электронный больничный лист

Говоря о том, как выглядит электронный больничный лист, можно сказать, что бланк по содержанию ничем не отличается от привычного, за исключением формы, в которой используется электронная версия.

Образец формы электронного больничного листа в 2020 году:

Как работает система электронных больничных листов

Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

ФИО, место и год рождения;
занятость;
группа крови и резус-фактор;
врожденные и хронические заболевания;
сведения об аллергических реакциях.

Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медик, работая в программе с образом листа. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение образ больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.

Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя

Подробно расскажем, как получить электронный больничный лист работодателю.

Получение

Развитие виртуальных технологий не успело захватить каждого. Некоторые компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного. Если работник утверждает, что получил виртуальный образ листа нетрудоспособности, то не паникуйте, задаваясь вопросом, что делать с электронным больничным листом работодателю. Отправьте работника обратно в медицинское учреждение для переоформления бланка в бумажный вид.

Для установления связи с базой электронных больничных требуется:

подходящие программные средства у работодателя и медицинского учреждения;
работодатель должен оформиться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
работодатель должен указать сертификат электронной подписи.

ЕСИА дает доступ пользователям к защищенным базам, хранящимся в информационной среде государства. В базу предусмотрен вход с использованием электронных средств или электронной подписи. При соблюдении условий работодатель получит в личный кабинет из ФСС больничный лист работника по окончании лечения сотрудника.

Заполнение

Если не ясно, как проверить онлайн электронный больничный лист по номеру, работодателю следует вернуться на главную страницу системы. На исходной странице имеются инструменты для отслеживания состояния больничного листа: реестры и обменники данных.

Оплата

Как будет проходить начисление, определяет практика отдельного региона России. Какие-то регионы внесены в список проекта ФСС, который выплачивает пособие сразу работнику. В других регионах пособие исчисляет и выдает работодатель. В разных случаях действия бухгалтера будут меняться.

Как распечатать ЭЛН

Действия работника

Рассмотрим получение больничного листа сотрудниками предприятий.

Получение

Работнику полезно знать, как оформить электронный больничный. Сделать это можно в медицинском учреждении. Сотрудник, получающий лист по нетрудоспособности, имеет право выбрать носитель. Перед выбором электронной формы рекомендуется уточнить на работе, реализована ли там поддержка ЭЛН. Если да, то сотруднику достаточно во время приема у врача уведомить его о своем решении, дать согласие на обработку личных данных. Лист не нужно заверять, ему будет присвоен индивидуальный код, который сотрудник может сообщить в свою компанию. Зная код, компания сможет отслеживать состояние больничного и начислить пособие.

Использовать или нет электронный больничный — вопрос в компетенции работодателя. По состоянию на 2018 год использование электронных больничных является правом компании, а не обязанностью.

Как продлить электронный больничный лист

Продление электронного больничного листа происходит по той же процедуре, что и продление обычного. После прохождения первичного обследования врач заполняет электронную форму нетрудоспособности пациента и передает последнему неповторимый код листа. При повторном визите, если у пациента нет улучшений, врач может продлить больничный на 3 дня. Общее время нахождения на больничном не должно превышать 15 дней, иначе будет собрана медицинская комиссия. Только она может продлить нетрудоспособность.

Единственная сложность при продлении срока больничного состоит в смене места лечения. Если пациент лечился в одном учреждении, а переходит в другое, ему следует уведомить об этом ФСС, который аннулирует текущий лист и выдаст новый с указанием нового лечебного учреждения. Дни, проведенные на больничном, при этом сохранятся.

Проверка больничного листа онлайн

Если работодатель не принимает электронный больничный лист

Для сотрудника, получившего у врача справку о болезни в виртуальном виде, но неспособного оформить справку у работодателя, правомерна замена виртуальной формы на бумажную. Для этого сотруднику следует обратиться к врачу, выдавшему электронный больничный. Лечащий врач выдаст пациенту бумажный лист, сделав на нем пометку о дублировании. После заполнения, указания номера и периода болезни бумажный больничный бланк передается пациенту. Электронный дубликат листа уничтожается.

Новые технологии в сфере административной части здравоохранения необходимы. Нововведения упрощают жизнь пациентов и избавляют врачей от бумажной волокиты. К сожалению, пока не везде сервис электронных больничных реализован. Недостаток финансирования и слабый уровень знаний компьютерных технологий рядовыми работниками регистратуры замедляет внедрение сервиса.

Читайте также: