Кто несет ответственность за содержание и оформление документа
Обновлено: 04.05.2024
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.
Сходства и различия приказа и распоряжения
В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.
Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.
Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.
Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.
Виды приказов и распоряжений
В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.
По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.
По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.
По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.
Порядок издания приказа и распоряжения
Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:
Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.
Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.
А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.
Требования к оформлению приказов и распоряжений
В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.
Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:
| Реквизит | Требование к реквизиту |
|---|---|
| Название компании | Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе. |
Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.
Ввести штатное расписание — это основная задача компании
Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача
Коротко
- Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
- Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
- Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
- Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.
Сейчас читают
Оферта: что это и зачем она нужна
Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье
Как ИП оформить банкротство
Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги
Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться
С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
Какие обязанности несет управляющая компания многоквартирного дома?
На управляющую организацию возложены обязанности по управлению многоквартирным домом (МКД), по надлежащему содержанию и ремонту общего имущества дома и предоставлению коммунальных услуг.
Собственники помещений в МКД могут выбрать в качестве способа управления домом управление управляющей организацией (п. 3 ч. 2 ст. 161 ЖК РФ).
Обязанности управляющей организации устанавливаются договором управления МКД. К ним, в частности, относятся (ч. 2.3 ст. 161, ч. 1, 2, 4 ст. 162 ЖК РФ):
предоставление коммунальных услуг собственникам помещений в доме, а также лицам, которые пользуются помещениями в этом доме, либо в установленных случаях обеспечение готовности инженерных систем к предоставлению коммунальных услуг;
Управление МКД предполагает выполнение установленных стандартов, в частности (ч. 3.1, 6 ст. 45, ч. 13 ст. 155 ЖК РФ; п. п. 2, 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.05.2013 N 416):
прием, хранение и передачу технической документации на МКД и иных связанных с управлением таким домом документов, технических средств и оборудования, а также их актуализацию и восстановление (при необходимости);
ведение реестра собственников помещений в МКД и предоставление этого реестра в определенных случаях заинтересованным лицам, сбор, обновление и хранение информации о нанимателях помещений в МКД, а также о лицах, использующих общее имущество собственников помещений в доме на основании договоров;
подготовку предложений по вопросам содержания и ремонта общего имущества для их рассмотрения общим собранием собственников помещений в МКД, например о проведении капитального ремонта дома, о мерах для снижения объема потребления энергоресурсов;
организацию рассмотрения общим собранием собственников помещений в МКД вопросов, связанных с управлением домом, а также в установленных случаях обеспечение проведения общего собрания по обращению собственников помещений в МКД, в том числе направление уведомлений о проведении собрания и оформление необходимых документов;
организацию оказания услуг и выполнения работ согласно перечню, утвержденному решением общего собрания, например определение способа выполнения работ, заключение договоров на выполнение работ по содержанию и ремонту общего имущества в МКД и контроль за подрядчиками;
организацию и осуществление расчетов за услуги и работы по содержанию и ремонту общего имущества, в том числе начисление платежей и взносов по оплате расходов на содержание и ремонт общего имущества и коммунальных услуг, оформление платежных документов и направление их собственникам и пользователям помещений в МКД, а также письменное информирование в установленные сроки об изменении размера платы за жилое помещение и коммунальные услуги.
В части надлежащего содержания и ремонта общего имущества МКД к обязанностям управляющей организации, в частности, относятся (п. 2 ч. 3 ст. 162 ЖК РФ; пп. "б" п. 2 Правил и Минимального перечня, утв. Постановлением Правительства РФ от 03.04.2013 N 290):
проверка кровли на отсутствие протечек, а при их выявлении - незамедлительное устранение вызвавших их нарушений;
проверка и при необходимости очистка кровли и водоотводящих устройств от мусора, грязи, снега и наледи, препятствующих стоку дождевых и талых вод;
работы в целях надлежащего содержания лестниц, фасадов, внутренней отделки, полов, оконных и дверных заполнений;
проверка исправности, работоспособности, регулировка и техническое обслуживание насосов, запорной арматуры, контрольно-измерительных приборов, коллективных (общедомовых) приборов учета;
восстановление работоспособности (ремонт, замена) оборудования и отопительных приборов, водоразборных приборов (смесителей, кранов и т.п.), относящихся к общему имуществу в многоквартирном доме;
организация проведения работ по устранению нарушений и неисправностей внутридомового газового оборудования, систем дымоудаления и вентиляции, способных повлечь скопление газа в помещениях;
сухая и влажная уборка тамбуров, холлов, коридоров, галерей, лифтовых площадок и лифтовых холлов и кабин, лестничных площадок и маршей, пандусов;
организация и содержание мест накопления твердых коммунальных отходов, включая обслуживание и очистку мусоропроводов, мусороприемных камер, контейнерных площадок;
проверка состояния и при необходимости выполнение работ по восстановлению конструкций и (или) иного оборудования, предназначенного для обеспечения условий доступности для инвалидов помещения многоквартирного дома.
Для повседневного контроля за работой внутридомовых инженерных систем дома, выполнения заявок собственников и пользователей помещений МКД об устранении их неисправностей и повреждений управляющая организация должна создать круглосуточную аварийно-диспетчерскую службу (п. п. 9, 10, 12, 13 Правил N 416).
В части предоставления коммунальных услуг управляющая организация, в частности, обязана (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 N 354):
заключать с ресурсоснабжающими организациями договоры о приобретении коммунальных ресурсов, используемых при предоставлении коммунальных услуг;
при наличии коллективного (общедомового) прибора учета ежемесячно снимать показания такого прибора учета в период с 23-го по 25-е число текущего месяца, предоставить потребителю возможность ознакомиться с ними;
обеспечить установку и ввод в эксплуатацию коллективного (общедомового) прибора учета не позднее трех месяцев со дня принятия собственниками помещений в МКД решения о включении расходов на приобретение и установку коллективного (общедомового) прибора учета (далее - ОДПУ) в плату за содержание жилого помещения, если иной срок не установлен таким решением (кроме случаев, когда предоставление коммунальных услуг осуществляется ресурсоснабжающей организацией).
Если коммунальные услуги предоставляет ресурсоснабжающая организация, региональный оператор по обращению с твердыми коммунальными отходами (далее - ресурсоснабжающая организация), управляющая организация обязана (ч. 11 ст. 161 ЖК РФ):
предоставлять ресурсоснабжающей организации информацию, необходимую для начисления платы за коммунальные услуги, в том числе о показаниях индивидуальных приборов учета (если они передаются собственниками и нанимателями помещений в управляющую организацию) и ОДПУ;
принимать от собственников и нанимателей обращения о нарушениях требований к предоставляемым коммунальным услугам или нарушениях при расчете размера платы за коммунальные услуги и взаимодействовать с ресурсоснабжающими организациями при рассмотрении таких обращений;
обеспечивать ресурсоснабжающим организациям доступ к общему имуществу МКД для осуществления в предусмотренных случаях приостановки или ограничения предоставления коммунальных услуг либо самостоятельно производить указанные действия по соглашению с ресурсоснабжающей организацией.
Управляющая организация определенным способом должна обеспечить собственникам помещений в МКД свободный доступ к установленной законом информации о своей деятельности (ч. 10, 10.1 ст. 161 ЖК РФ; ч. 4, 5 ст. 6 Закона от 21.07.2014 N 263-ФЗ; п. 5 Стандарта, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.09.2010 N 731).
По запросам граждан управляющая организация обязана предоставлять информацию о выполненных работах и оказанных (предоставленных) услугах, о ценах (тарифах) и размерах платы за такие работы и услуги, об участии представителей органов местного самоуправления в годовых и внеочередных собраниях собственников помещений, а также иную предусмотренную информацию в срок от одного до десяти рабочих дней (ч. 2 ст. 165 ЖК РФ; п. п. 34, 36 Правил N 416).
Управляющая организация ежегодно в течение I квартала текущего года, если иное не установлено договором, должна представлять собственникам отчет о выполнении договора за предыдущий год, а также размещать указанный отчет в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства (ч. 11 ст. 162 ЖК РФ).
Я купила квартиру по ипотеке. По требованию банка была оформлена страховка стен. В квартире обнаружилось промерзание стен. Нанятый мной эксперт составил перечень строительно-технических документов, которые я запросила у УК. УК документы не выдала. Куда мне нужно обратиться, чтобы обязать УК выдать документы?
Решить проблему можно четырьмя способами.
иск без оплаты госпошлины;
суд по месту жительства истца;
взыскание неустойки за нарушение сроков удовлетворения требования потребителя о предоставлении информации;
компенсация морального вреда и взыскание штрафа.
4. Согласно ч. 1 ст. 161 Жилищного кодекса РФ управление многоквартирным домом должно обеспечивать благоприятные и безопасные условия проживания граждан, надлежащее содержание общего имущества в многоквартирном доме, решение вопросов пользования указанным имуществом, а также предоставление коммунальных услуг гражданам, проживающим в таком доме. Правительство РФ устанавливает стандарты и правила деятельности по управлению многоквартирными домами.
В соответствии с ЖК РФ Правительством РФ постановлением от 15.05.2013 № 416 были утверждены Правила осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами (далее - Правила), которые устанавливают стандарты и порядок осуществления деятельности по управлению многоквартирным домом.
Согласно п. 24 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме сведения о составе и состоянии общего имущества отражаются в технической документации на многоквартирный дом. Техническая документация на многоквартирный дом включает в себя:
документы технического учета жилищного фонда, содержащие сведения о состоянии общего имущества;
документы на установленные коллективные (общедомовые) приборы учета и сведения о проведении их ремонта, замены, поверки, информацию об оснащении помещений в многоквартирном доме индивидуальными, общими (квартирными) приборами учета, в том числе информацию о каждом установленном индивидуальном, общем (квартирном) приборе учета (технические характеристики, год установки, факт замены или поверки), дату последней проверки технического состояния и последнего контрольного снятия показаний;
документы (акты) о приемке результатов работ, сметы, описи работ по проведению текущего ремонта, оказанию услуг по содержанию общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме;
акты осмотра, проверки состояния (испытания) инженерных коммуникаций, приборов учета, механического, электрического, санитарно-технического и иного оборудования, в том числе оборудования для инвалидов и иных маломобильных групп населения, обслуживающего более одного помещения в многоквартирном доме, конструктивных частей многоквартирного дома (крыши, ограждающих несущих и ненесущих конструкций многоквартирного дома, объектов, расположенных на земельном участке, и других частей общего имущества) на соответствие их эксплуатационных качеств установленным требованиям;
акты проверок готовности к отопительному периоду и выданные паспорта готовности многоквартирного дома к отопительному периоду;
инструкцию по эксплуатации многоквартирного дома по форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере строительства, архитектуры, градостроительства и жилищно-коммунального хозяйства. Указанная инструкция включает в себя рекомендации застройщика (подрядчика) по содержанию и ремонту общего имущества, рекомендуемые сроки службы отдельных частей общего имущества, а также может включать в себя рекомендации проектировщиков, поставщиков строительных материалов и оборудования, субподрядчиков.
Другая документация перечислена в п. 26 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме (копия кадастрового плана, выписка из реестра и т.д.).
Таким образом, у управляющей организации должна быть техническая документация на дом.
Обязанность УО предоставлять собственникам квартир техническую документацию прямо в законодательстве не предусмотрена. Однако такая обязанность вытекает из смысла самого жилищного законодательства, которое обязывает собственника поддерживать данное помещение в надлежащем состоянии, не допуская бесхозяйственного обращения с ним, соблюдать права и законные интересы соседей, правила пользования жилыми помещениями, а также правила содержания общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме (ч. 4 ст. 30 ЖК РФ).
В крайнем случае можно обратиться в суд с иском к УО об обязании ее предоставить возможность для ознакомления с конкретными документами и выдаче их копий, обосновав свое требование изложенными в вопросе обстоятельствами.
В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.
Что такое первичные документы и как с ними работать
Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.
Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:
Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.
Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.
На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.
Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.
Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Важно!
Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.
Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.
Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.
Ошибки в первичке и их исправление
Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.
Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.
Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.
В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.
Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.
Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:
- Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
- Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.
Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.
Кто отвечает за неверно заполненные документы
Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.
Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.
Как избежать ошибок при заполнении первички
Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.
В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.
Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.
Вывод
Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.
Читайте также: