Для исходящих документов необходимы эффективный порядок согласования
Обновлено: 17.05.2024
Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале – эта статья для вас.
В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.
1С: Документооборот располагает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.
В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.
Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителю. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также в программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.
Стандартная схема обработки входящего документа в программе:
Рисунок 1 История переписки
Стандартная схема обработки исходящего документа:
1. Перечень видов документов
Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:
· состав реквизитов карточки документа;
- нормативный срок исполнения;
- маршруты обработки документов;
- правила формирования регистрационного номера;
- права доступа к документам данного вида.
В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.
Рисунок 2 Виды входящих документов
2. Состав реквизитов карточек документов
При создании документа в системе заполняется учетно-регистрационная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа может быть разный. В системе предусмотрены основные, предопределенные системой реквизиты, и дополнительные, которые определяются для каждого вида документа и настраиваются администратором системы. Реквизиты карточки можно вынести в отбор в списке документов, в отчет, либо настроить по реквизиту условие маршрутизации для бизнес-процесса.
Рисунок 3 Настройка основных реквизитов карточки документа
Рисунок 4 Настройка дополнительных реквизитов карточки документа
3. Перечень шаблонов исходящих документов
Шаблон документа – это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть с вложенным файлом типовой формы документа, а может быть без файла. Для типовых форм настраиваются правила автоматического заполнения. Один вид документа может содержать несколько шаблонов.
Рисунок 5 Шаблон исходящего документа с типовой формой
4. Типы связей между документами
В системе есть предопределенные типы связей, по которым карточки документов могут быть связаны между собой. Помимо этого, можно настраивать дополнительные связи вручную.
Рисунок 6 Типы связей
В 1С: Документооборот 8 поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, контрагента, подразделения, вопроса деятельности, проекта. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор. В настройках нумератора также указывается периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, непериодический.
Рисунок 7 Нумератор входящего документа
6. Маршруты обработки документов
Для настройки маршрутов обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута более одного этапа используется типовая обработка документа или комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса, прописывается описание, последовательность и сроки исполнения задач, важность, условия маршрутизации. Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут, привлекать дополнительных согласующих или исполнителей, в зависимости от выполнения условий.
Рисунок 8 Обработка входящего документа
Это минимальный перечень настроек, необходимый для организации учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
Рис.1 Возможные предметы для процесса
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Рис.2 Процесс Согласование
Рис.3 Шаблоны процессов
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Рис.4 Рабочее место администратора бизнес-процессов
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Рис.5 Создание шаблона согласования
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
Рис.6 Название шаблона
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Рис.7 Параметры процесса согласования
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Рис.8 Указание сроков исполнения процесса
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Рис.9 Механизм автоподстановок
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Рис.10 Ролевая адресация
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Рис.11 Настройка маршрутизации бизнес-процесса
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
Рис.12 Настройка условий бизнес-процесса
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Рис.13 Настройка предметов процесса
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Рис.14 Выбор роли предмета
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
Рис.15 Порядок отображения ролей предмета
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Рис.16 Видимость предмета процесса
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
Рис.17 Шаг процесса
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
Рис.18 Настройка условий процесса
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Рис.19 Назначение шаблона виду документа
Рис.20 Заполнение значения Кому назначен шаблон
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Рис.21 Настройка механизма эскалации задач
Рис.22 Автовыполнение задач
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Рис.23 Правила эскалации
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Читайте также: