Обязательный элемент оформления официального документа это

Обновлено: 17.05.2024

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[1].

2. Какими документами устанавливаются правила оформления документов в организации?

В организации должна быть разработана своя инструкция по делопроизводству. При ее разработке в качестве основы можно использовать указанную Типовую инструкцию, но нельзя забывать, что она была разработана до выхода указанного Государственного стандарта, поэтому при описании правил оформления документов в первую очередь следует руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003.

3. Что такое документ?

Словарь иностранных слов2 дает такое определение этому термину:

1. Деловая бумага, подтверждающая что-либо.

2. Удостоверение личности (паспорт и т.п.).

2 Словарь иностранных слов. М.: Олимп; 1998.

4. Какие материальные носители информации вы знаете?

Материальными носителями информации являются: бумага; жесткий диск компьютера; дискеты; компакт-диски (CD-ROM, CD-RW); флэш-накопители (флэш-диски); фото-, аудио- и видеопленка и др.

5. Что такое реквизит документа?

6. Какие реквизиты придают документу юридическую силу?

Юридическую силу документу, прежде всего, придают такие реквизиты, как подпись, оттиск печати, гриф утверждения (если он должен быть на документе).

Дата документа является обязательным и юридически значимым реквизитом. Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе. Отсутствие даты на некоторых видах документов — бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной, т.е. безусловно недействительной с момента оформления, является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи6.

6 См. ст. 186 Гражданского кодекса РФ.

7. Какой реквизит придает юридическую силу копии документа или выписке из него? Что входит в этот реквизит?

8. Какие функции документа вы можете назвать? Приведите примеры документов, осуществляющих определенные функции.

· Информационная функция. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени7.

· Доказательственная функция. Документы служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками организации.

Доказательством при решении хозяйственных споров в арбитражном суде могут служить, например, договор подряда и акты выполненных работ.

Доказательством при рассмотрении трудовых споров с работниками организации может быть, в частности, трудовой договор, заключенный с работником, а также его должностная инструкция.

Безусловно, эту функцию выполняют организационно-правовые документы организации — устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.

· Коммуникативная функция. Документы обеспечивают внешние и внутренние связи (коммуникации) организации.

Внешние связи организации осуществляются посредством переписки: служебные письма, телеграммы и другие документы.

Внутренние связи организации осуществляются с помощью таких документов, как, например, служебные, докладные и объяснительные записки, заявления.

Коммуникативную функцию выполняют некоторые реквизиты, например резолюция.

· Научно-историческая функция — документы служат материалом для исследования истории организации.

К таким документам относятся, прежде всего, архивные документы.

7 Делопроизводство: Учеб. / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004. С. 87.

9. Что такое классификация документов?

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

10. По каким признакам можно проводить классификацию документов?

Классификацию документов можно проводить по следующим признакам.

По содержанию документы делятся:

– документы по личному составу;

Внутри каждой группы документы делятся по наименованиям, например:

Группы документов по содержанию

Наименование документов

– служебные (докладные) записки,

– телеграммы и т.д.

По месту происхождения документы делятся:

– на внутренние (созданные внутри данной организации) и

– внешние (входящие — поступившие от других организаций и граждан и исходящие).

По срокам хранения документы делятся на три группы:

– постоянного срока хранения;

– временного срока хранения свыше 10 лет (долговременного);

– временного срока хранения до 10 лет включительно (кратковременного).

По гласности документы делятся на две группы:

– документы без ограничения доступа;

По срочности документы делятся на две группы:

– срочные, т.е. документы, по которым установлен срок исполнения;

– несрочные — документы, присланные для сведения, руководства, т.е. документы, по которым не устанавливаются сроки исполнения.

По стадиям создания документа и работы с ним можно выделить:

– подлинник документа — первоначальный (один — как в приказе —или несколько — как в договоре) экземпляр документа, оформленный надлежащим образом;

– дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий равную с ним юридическую силу8;

– копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы9;

– заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу10;

– дублетный документ — один из экземпляров копии документа11;

– выписка из документа — абсолютно точное воспроизведение (копия) части документа (с обязательным указанием его даты и номера); юридическую силу выписка из документа приобретает только в том случае, если она соответствующим образом заверена.

Некоторые авторы книг по документационному обеспечению управления предлагают использовать при классификации такие признаки, как происхождение, форма документов и др.12 В практической работе по классификации документов эти признаки используются значительно реже, поэтому мы не будем их подробно рассматривать в данной статье.

11. Каковы цели классификации?

Основные цели классификации: 1) быстрый поиск нужных документов, повышение оперативности работы с ними; 2) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата к документам (например, контрольно-регистрационная и информационно-справочная картотеки к документам или журнал регистрации документов).

12. Что такое унификация документов?

В словаре иностранных слов происхождение термина прослеживается от двух латинских слов: uni (unus) — один, только один, единственный и facere — делать. В результате родилось слово unificare — объединять, соединять; в позднелатинском произошла трансформация слова в unificatio , откуда и появился в английском и французском языках термин unification — объединение, воссоединение.

Применительно к делопроизводству можно сказать, что унификация — это установление единых форм и правил оформления документов для аналогичных управленческих действий.

Хотелось бы отметить, что унификация может проводиться как на общегосударственном уровне, так и в рамках одной организации, например:

Уровень унификации

общегосударственный

в рамках организации

Унифицированные формы кассовых документов (приходные и расходные ордера и др.)

Унифицированные формы документов по учету труда

Бланки: общий, для писем и др.

Бланки для справок с места работы

Бланки приказов по основной деятельности

Бланки приказов по кадрам, не учтенных в Альбоме унифицированных форм, утвержденном Госкомстатом РФ

13 Большой энциклопедический словарь. 1991. Т. 2. С. 526.

[1] Формы таких документов приводятся в приложении к инструкции по делопроизводству организации.

13. Каковы цели унификации?

Цели унификации документов:

· сокращение количества видов и форм применяемых документов, которое происходит за счет исключения дублирующих форм документов. Например, может быть разработана единая (унифицированная) форма акта об опоздании на работу в начале рабочего дня или после обеденного перерыва; о досрочном уходе с работы или на обеденный перерыв; об отсутствии работника на рабочем месте, о прогуле;

· повышение качества их оформления благодаря использованию готовых бланков и компьютерной техники;

снижение трудоемкости их обработки за счет широкого использования трафаретных текстов, а также возможности работы с электронными формами документов.

14. Что такое стандарт?

В широком смысле слова стандарт — это образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов и выявления сходства и различия между ними.

Стандарт — это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным государственным органом.

Объектом стандартизации являются продукция, услуги, типовые технологические процессы, методы и средства обеспечения единства и точности измерений, научная организация труда и рабочих мест, организация управления, научно-технические термины, типовые формы документов, условные обозначения, охрана окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов, безопасность труда и другие объекты, имеющие перспективу многократного применения. Стандарт может быть разработан как на материальные предметы (продукцию, эталоны, образцы веществ и т.п.), так и на объекты организационно-методического и общетехнического характера[1].

15. Как разделяются стандарты по уровню их обязательности?

По уровню обязательности различаются:

· международные стандарты (ИСО);

· государственные стандарты (ГОСТ);

· отраслевые стандарты (ОСТ);

· республиканские стандарты (РОСТ);

стандарты организаций, предприятий.

16. Что такое стандартизация документов?

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов.

17. Назовите наиболее распространенные форматы бумаги, используемые для подготовки организационно-распорядительных документов.

Чаще всего используется бумага формата А4 (210х297 мм). Некоторые документы оформляются на формате А5 (148х210 мм), например справки с места работы, короткие сопроводительные письма и др. Значительно реже используется бумага формата А6 (105х148 мм) и А3 (297х420 мм). Приходится иметь дело и с форматом А7 (каталожные карточки).

Читайте также: