В каких случаях в программе регистрируется временная занятость ставки штатного расписания

Обновлено: 30.06.2024

Организация вводит в отдел Администрации 5 штатных единиц, не предусмотренных штатным расписанием, временно на срок 5 месяцев.

Вопрос:

Возможно ли создание для них отдельного штатного расписания

Ответ юриста

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками.

Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Как правило, штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Кроме того, согласно ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации наименование должности, профессии и специальности указывается в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации.

По нашему мнению, должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, а принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо.

Отсутствие должностей в штатном расписании, в частности, может существенно затруднить проведение мероприятий по сокращению численности или штата работников, кроме того, в отдельных случаях может быть расценено инспекторами Государственной инспекции труда как нарушение, за которое ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена ответственность.

Штатное расписание - документ, который должен быть в каждой организации независимо от вида собственности. И несмотря на, казалось бы, простую форму этого документа, сложности в его составлении возникают - в частности, в организациях со сложной структурой. А структура администраций органов местного самоуправления довольно сложная: в состав администрации входит много структурных подразделений, в том числе имеющих статус отдельных юридических лиц.

Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" при составлении и утверждении штатного расписания органа местного самоуправления используются наименования должностей муниципальной службы в соответствии с перечнем (реестром) таких должностей, утвержденным решением Думы соответствующего муниципального образования. Но, кроме должностей муниципальной службы, в штате администрации есть и иные. Поэтому в штатном расписании рекомендуется указывать, какие должности относятся к муниципальной службе (и к какой группе они относятся), а какие - к должностям специалистов. В некоторых органах местного самоуправления для муниципальных служащих составляют отдельные штатные расписания. Однако исходя из определения штатного расписания муниципальные служащие, осуществляющие свою профессиональную деятельность в органах местной администрации, не могут рассматриваться отдельно в качестве работников этих органов. Все они должны быть включены в штатное расписание администрации - так же, как в него должны быть включены все структурные подразделения.

Таким образом, в администрации должно быть утверждено одно сводное штатное расписание с указанием всех структурных подразделений и всех штатных должностей (штатных единиц), начиная с главы администрации. При этом следует указать сначала должности муниципальных служащих, затем должности, не относящиеся к муниципальной службе. Далее перечисляются структурные подразделения, имеющие статус юридических лиц, и включенные в них штатные единицы.

Расписание утверждается главой администрации, а заверенные выписки из него передаются в соответствующие подразделения.

Статья: О штатном расписании для органов местной администрации (Волкова М.Н.) ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2019, N 7)

Подборка документов:

Форма: Приказ о доплате к зарплате до МРОТ (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2019)

Вопрос: . В штатном расписании размер начисления работнику меньше МРОТ. По факту, за счет премирования, работник получает зарплату больше МРОТ, но. должен ли работодатель составить какое-то дополнительное соглашение с работником о гарантированных выплатах зарплаты в размере больше МРОТ? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2019)

Статья: МРОТ: какие выплаты включаются? (Волкова М.Н.) ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", 2019, N 5)

Вопрос: В штатном расписании организации имеются должностные оклады меньше МРОТ, но работники за счет выплат зарплату меньше МРОТ не получают. Возможен такой вариант? Или нужно срочно менять штатное расписание и устанавливать оклады не меньше МРОТ? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017)

Вопрос: . Сотрудникам, получающим зарплату в размере МРОТ, доводят ее до 12 837 руб. отдельной графой "Доведение до МРОТ". Если начисляют материальную помощь, то нужно ли в этом месяце убирать графу "Доведение. "? Или матпомощь должна начисляться сверх всей заработной платы? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2018)

Вопрос: Если оклад составляет 2 250,00 рубля, то каким образом довести до МРОТ (11 163 руб.): 1) приказом о компенсационных надбавках; 2) приказом о стимулирующих выплатах; 3) приказом о доплате до МРОТ? Как прописать в трудовом договоре? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2018)

Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.

Ш татное расписание – это локальный акт организации 1 , в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.

Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:

прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
содержится перечень структурных подразделений;
приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.

Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?

путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.

Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.

Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.

Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).

Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?

Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.

персональная надбавка;
надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
доплата за работу во вредных условиях труда и др.

Пример 1. Штатное расписание с внесенными по сравнению с унифицированной формой изменениями

Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?

Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.

Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).

Пример 2. Возможная формулировка в уставе организации-работодателя о делегировании права утверждать штатное расписание

4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Штатное расписание (далее ШР) — это документ, который необходим для описания состава и числа работников. В ШР указываются, какие должности в компании существуют, требуемая квалификация, условия оплаты и многое другое.

Обязательное наличие ШР существующим законодательством не требуется, но отсутствие может вызвать дополнительные вопросы у контролирующих органов. Образец ШР можно подготовить самостоятельно. В качестве рекомендации утверждена унифицированная форма Т-3 (Постановление Госкомстата РФ N 1 (05.01.2004)).

В 1С:ERP ШР является справочником. Элементы этого справочника служат для ведения кадрового учета. Они используются для:

оформления приказов по движению кадров;
составления списка начислений для сотрудников в 1С 8.3;
приема и перемещения сотрудников в организации.

Данный справочник находится в разделе Кадры – Штатное расписание:

Элементы данного справочника – это позиции ШР. Позиция ШР представляет из себя комбинацию:

Элемент ШР = Должность + Подразделение

Должности – это справочник. В нем указываются должности, специальности и профессии. Элементы этого справочника указываются в кадровых документах 1С, отчетах и печатных формах.

Подразделения – это справочник. Его элементы используются для ведения кадрового учета.

В программе 1С:ERP у позиции ШР также указывается место в Структуре предприятия – это отдельный справочник необходимый для управленческого учета.

В карточке ШР описываются условия труда и указывается число штатных единиц.

Настройка штатного расписания компании осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Кадры

Под ссылкой Настройка штатного расписания для удобства отображены текущие основные настройки ШР в программе:

При нажатии на ссылку Настройка штатного расписания открывается форма настроек ШР:

Рассмотрим настройки ШР подробнее

2. Настройки Штатного расписания компании

Автоматическая проверка кадровых документов в соответствии штатному расписанию

Если этот флаг установлен, то при регистрации кадровых документов будет автоматически выполняться проверка на их соответствие ШР. Если Документ не соответствует ШР, то будет выдано предупреждение:

Данное предупреждение носит информационный характер и не мешает проведению документа.

Если флаг Автоматическая проверка… не установлен, то такую проверку можно вызывать самостоятельно, по кнопке Проверить.

Ведется история изменений Штатного расписания

Этот флаг устанавливается, если для Предприятия необходимо хранить историю 1С изменений штатного расписания.

При установке этого флага станут доступны следующие документы:

Утверждение штатного расписание

1С Изменение штатного расписания

Индексация штатного расписания

Теперь все изменения ШР (закрытие, изменение и ввод новых позиций и т.д.) необходимо будет производить с помощью указанных документов.

Все изменения при этом сохраняются и по ним можно будет формировать отчеты. Также можно вернуться к предыдущей версии ШР, отменив проведение документа-изменения.

Если этот флаг снять, то текущее ШР сохранится:

Используется "вилка" окладов и надбавок

При установке этого флага размер оклада и надбавок при описании позиции штатного расписания можно задавать в виде диапазона (минимального и максимального значения):

В позиции штатного расписания используются разряды и категории

Также можно указать только должность без разряда (категории).

Сам справочник можно выбрать в меню Все функции – Справочники - Квалификационные разряды (категории):

В программе можно указывать разряд (категорию) для конкретного сотрудника. И они могут отличаться от разрядов, указанных в ШР:

Для индивидуального использования тарифных групп нужно установить флаг Используются тарифные группы в настройках расчета зарплаты:

Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т3).

Печатную форму Т3 можно распечатать из самого справочника меню Печать:

По умолчанию при выводе формы Т-3 размер всех начислений указывается в денежном выражении ФОТ (в рублях) для каждого начисления:

Также можно указать способ вывода в процентах, коэффициентах или комбинированным способом.

Использовать бронирование позиций

В программе при приеме на работу есть возможность бронирования позиций.
При установке этого флага, документ Прием на работу можно оформлять в несколько этапов. Сначала забронировать выбранную позицию. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по ШР), но принятым на работу сотрудник считаться не будет:

Когда будет необходимо зарегистрировать фактическое начало работы сотрудника, бронирование в документе снимается и его можно дооформить обычным образом.

Данный функционал позволяет контролировать наличие свободных позиций при приеме сотрудников на работу.

Бронирование можно осуществлять и с помощью документа Кадровый перевод:

3. Основные отчеты Штатного расписания

Основные отчеты штатного расписания это:

Штатная расстановка – отчет показывает позиции ШР с указанием занимающих их сотрудников.

Заполненность штатного расписания – отражает состояние ШР (количество занятых и свободных ставок) с указанием временно освобожденных ставок.

Найти их можно в разделе Кадры – Кадровые отчеты:

4. Отключение Штатного расписания 1С 3.1 (для технических специалистов)

В заключение рассмотрим возможность полного отключения ШР в программе.

Описанные ниже действия носят справочный характер для технических специалистов. При реальном ведении учета выполнение этих действий не рекомендуется.

Перед началом отключения необходимо выполнить резервное копирование информационной базы.

В связи с тем, что большинство компаний использующих программу 1С:ERP ведет ШР, в последних релизах программы, в окне настроек отсутствует возможность его полного отключения:

В более ранних версиях программы такая возможность присутствовала по аналогии с программой ЗУП 3.0:

Для отключения ШР необходимо удалить единственную запись в регистре сведений Настройки штатного расписания. Открыть данный регистр можно через меню Все функции:

Отключение ШР предполагает, что при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:

Для того чтобы вновь включить ШР в программе, нужно добавить запись в регистр сведений Настройки штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия. Для этого можно в разделе настроек кадрового учета снять и заново установить флаг Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы:

Запись в регистре сведений Настройки штатного расписания компании снова появится.

Вас могут заинтересовать следующие статьи:

94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->

Вас могут заинтересовать следующие вебинары:

Читайте также: