Оплачивается ли багаж при служебных командировках в бюджетных учреждениях

Обновлено: 28.06.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

Командировка и нормативы суточных

Вопрос: Инспекция потребовала сдать уточненный расчет по страховым взносам, включив в него выплаченные командированным работникам суточные. Какова ответственность, если не выполнить данное требование?
Посмотреть ответ

Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

Вопрос: По работам, выполняемым вахтовым методом, взамен суточных выплачивается вахтовая надбавка за каждый день пребывания на вахте. Если работник совершил прогул, начисляется ли ему за этот день вахтовая надбавка?
Посмотреть ответ

На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

Мартынова находилась в командировке 15 дней.
15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

ФИО работника, его табельный номер;
реквизиты приказа об отправке в командировку;
период командировки;
законодательная норма суточных;
фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Работник бюджетного учреждения был направлен в командировку

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч.
2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Возмещение расходов, связанных с командировкой Согласно ст.
ФЗ, а также подпункта 2 пункта 1 и пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. На практике проверяющие из фондов пытаются доначислить страховые взносы, даже если компенсация платы за упаковку багажа прописана в локальных документах и есть чеки.

Расходы на провоз багажа в командировке

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

В гражданской авиации применяется форма электронного пассажирского билета, утвержденная Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. При приобретении сотрудником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), документами, подтверждающими факт оплаты, по мнению Минфина, являются (Письмо от 04.07.2011 № 03‑03‑07/24):
Превышение расходов на проезд, если они произведены сотрудником с разрешения или ведома руководителя, может возмещаться только за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Провоз багажа в автобусе

Гражданин, отправляющийся в поездку на автобусе, вправе сдать в багажный отсек кладь с объявленной ценностью. При этом с владельца вещей должна взиматься дополнительная плата за транспортировку такого груза. Величина сбора зависит от расценок перевозчика.
Факт приёма сопровождается оформлением соответствующей квитанции, содержащей индивидуальный номер, присвоенный клади. По ней происходит выдача вещей. Массивный багаж (например, детские коляски, велосипеды) должен находиться в специальном отделе, а не в автобусном салоне, чтобы не мешать другим пассажирам.

Подлежит ли оплате стоимость перевозки багажа в автобусе в служебную командировку

Оплачивать поездки, связанные с разъездным характером работы, нужно по правилам статьи 168.1 Трудового кодекса РФ. Кроме того, условие о разъездном характере работы должно быть в трудовом договоре.
Это следует из абзаца 8 части 2 статьи 57 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ. 44.1256 (6,8,9) Командировочные и иные аналогичные расходы возмещаются в порядке, установленном в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19). Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения.

Оплачивается ли сдача багажа при командировке

Можно ли возместить командированному работнику расходы на провоз багажа

Расходы на провоз багажа в командировке

сообщаем следующее: учреждение должно возместить работнику расходы на провоз багажа в том случае, если такое положение закреплено в коллективном договоре или локальном нормативном акте о порядке оплаты командировочных расходов. В противном случае возмещение расходов на провоз багажа должно быть одобрено руководителем организации.
В казенном учреждении сотрудник направлен в командировку для получения материальных ценностей по согласованию с вышестоящей организацией. В связи с тем, что груз оказался негабаритным, сотрудник оплатил перевозку багажа воздушным транспортом. Прошу вас разъяснить, имеет ли право учреждение возместить расходы по перевозке негабаритного груза воздушным транспортом (в представленных документах неясно, что именно находилось в багаже), если да, то на основании каких документов, в каком размере и как классифицировать данные расходы, как грузоперевозку или возмещение проезда в командировку?

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Командировочные расходы: оплата проезда

Однако ФНС России в Письме от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@ придерживается другого мнения: в общем случае авиабилет в целях определения величины налоговой базы по налогу на прибыль дополнительного перевода не требует. Свою позицию специалисты налоговой службы объясняют следующим.
Напомним, что в соответствии с п. 12 Инструкции о служебных командировках, утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62, командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на любом транспорте, за исключением проезда на такси. Ссылаясь на указанную норму законодательства, специалисты финансового ведомства не разрешали учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на такси, произведенные командируемым работником (Письма от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15).

Совет Министров своим постановлением от 19.03.2019 N 176 утвердил Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках (далее — Положение). Положение вступило в действие с 23.03.2019.

Любой новый нормативный документ всегда вызывает массу вопросов, тем более документ, который затрагивает не только бухгалтеров, но и интересы большого числа граждан (в командировки ездят многие). Охватить все изменения в статье невозможно, остановимся на некоторых из них.

Сокращение документов при оформлении командировки

Необходимость установления задания на командировку, подготовки письменного отчета о выполнении этого задания, срок его представления и порядок оформления определяются нанимателем . Раньше задание и письменный отчет были обязательными по загранкомандировкам . Нет необходимости вести журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно

В случае нахождения работника в месте командировки до начала и (или) после ее окончания в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях, а расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются . Следует отметить, что ранее аналогичная норма была предусмотрена при командировках в пределах Республики Беларусь .

К примеру, работник направлен в командировку в г. Москву с 25 по 29 марта. Если он отправится в командировку 23 марта, а вернется 31 марта, проезд ему будет оплачен. Суточные и расходы по найму жилья в этом случае возмещаются с 25 по 29 марта.

При командировках за границу оплачивается проезд (в т.ч. трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта .

К примеру, работник 25 марта вылетел в г. Кемерово с пересадкой в г. Москве. При наличии подтверждающих документов ему будут оплачены трансфер либо такси из аэропорта Шереметьево в аэропорт Домодедово.

В случае изменения условий командирования, в т.ч. сроков и места командировки, когда командированный работник вынужден приобретать за границей билеты по тарифам бизнес-класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), решения нанимателя о приобретении билетов по указанному тарифу не требуется .

К примеру, работник приобрел билеты в командировку в г. Вену на 25 марта и обратно в г. Минск на 27 марта. По служебной необходимости ему пришлось задержаться в г. Вене на 2 дня и вернуться в г. Минск 29 марта. Так как билетов эконом-класса на 29 марта не было, он может обменять билет на билет бизнес-класса на нужную дату без согласования с нанимателем.

При отсутствии у командированного работника билетов к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону, если билеты не были предоставлены принимающей стороной либо он имеет право бесплатного проезда .

К примеру, работник был направлен в командировку в г. Брест с 25 по 28 марта. Билеты на проезд представлены к авансовому отчету не были. В этом случае проезд оплачивается следующим образом:

— Минск — Брест 25 марта — 0,1 х 25,5 руб. (размер базовой величины) = 2,55 руб.;

— Брест — Минск 28 марта — 0,1 х 25,5 руб. (размер базовой величины) = 2,55 руб.

Итого возмещение проезда составит 5,1 руб.

До вступления в силу Положения бухгалтерам приходилось делать достаточно сложный расчет, который производился в соответствии с п. 4 Инструкции N 35 (расстояние между Минском и Брестом бралось на основании Рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Минтранса от 12.04.2012 N 175-Ц, стоимость 1 км установлена постановлением МАРТ от 27.09.2016 N 29 и составляет 0,02 руб. за 1 км). Сумма возмещения составляла: 342 км х 0,02 руб. = 6,84 руб. в одну сторону.

Командированному работнику могут быть возмещены нанимателем расходы на такси, аренду автомобиля на основании подтверждающих документов в пределах места командировки за границей .

К примеру, по прибытии к месту командирования или заранее по интернету работник может арендовать автомобиль и перемещаться по стране (если в этом есть необходимость) на арендованном автомобиле. В этом случае ему будут оплачиваться топливо, горюче-смазочные материалы, стоянка, проезд по платным дорогам (туннелям, мостам), уплате таможенных сборов и пошлин, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, мойке транспортного средства. Все эти расходы возмещаются с разрешения нанимателя на основании предъявленных документов .

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения

Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь осуществляется с даты прибытия к месту командировки по дату выбытия из него в размерах, установленных приложением 1 к Постановлению N 176, без представления подтверждающих документов в следующих размерах :

— г. Минск и областные центры — 50 руб. в сутки;

— райцентры — 25 руб. в сутки;

— другие населенные пункты — 20 руб. в сутки.

В случае когда расходы по найму жилого помещения превышают указанные размеры, возмещение производится нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера в гостинице проживания .

Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него .

К примеру, при командировании в Литву возмещение расходов составляет 70 евро, в г. Вильнюс — 140 евро, а в г. Каунас и г. Клайпеду — 90 евро. Представлять подтверждающие документы не требуется.

Если принимающая или направляющая сторона оплатила или фактически предоставила жилое помещение, возмещение расходов по найму жилого помещения не производится .

Порядок возмещения суточных

Возмещение суточных командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размерах:

— 9 руб. в сутки — при командировании в пределах Республики Беларусь;

— при командировании за границу — согласно приложению 2 к Положению.

В случае если согласно приглашению принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом в пределах места командировки, направляющая сторона выплату суточных не производит, за исключением суточных за время нахождения в пути .

При однодневных командировках возмещение суточных составляет 100% от размеров, установленных в приложениях 1 и 2 .

К примеру, если работник командирован на 1 день в г. Молодечно, ему будут выплачены суточные за этот день в размере 9 руб. (согласно Постановлению Минфина от 16.06.2016 N 48 ему были бы оплачены суточные в размере 3,50 руб.).

При командировании работника в несколько иностранных государств в один день размер суточных определяется исходя из наибольшего размера возмещения суточных, установленного для одного из этих иностранных государств в приложении 2 .

К примеру, работник командирован на 1 день в две страны: Литву и Латвию. Нормы суточных составляют для Литвы 30 евро, для Латвии — 50 евро. Суточные выплачиваются в размере 50 евро.

Порядок возмещения иных расходов

Командированному работнику с разрешения или ведома нанимателя возмещаются иные расходы:

по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;

уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах;

страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;

страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика при обязательном представлении подтверждающих документов .

В случае отмены командирования по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов:

по оформлению виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;

бронированию мест в гостиницах;

стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов .

В каком случае сотрудник может отказаться от поездки? Заплатят ли за выходной или праздничный день в пути и за сверхурочную работу во время однодневной командировки? И почему проезд и проживание в гостинице работодатель обязан оплатить, а питание – нет?

Какую поездку работника можно считать командировкой?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок направления работников в командировки на территории РФ и за ее пределы регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

В п. 3 Положения № 749 указано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка в обособленное подразделение организации-работодателя (представительство, филиал), если оно находится вне места постоянной работы сотрудника, также признается командировкой. Поэтому поездка в головной офис для работника, постоянным местом работы которого является обособленное структурное подразделение, тоже будет командировкой – но только если речь идет о другом населенном пункте. Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является (данный вывод содержится в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 7 июля 2010 г. по делу № 33-9127/2010).

Если выполнение работником трудовой функции требует постоянных перемещений, то в его трудовом договоре должно быть указано, что работа носит разъездной характер или осуществляется в пути. Служебные поездки таких работников командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения № 749). В Письме Минтруда России от 2 сентября 2020 г. № 14-2/ООГ-14185 разъясняется, что разъездной характер работ подразумевает постоянное выполнение работником должностных обязанностей за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции.

Таким образом, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки командировками не являются. В таких случаях работникам возмещаются расходы, связанные со служебными поездками: расходы по проезду и найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).

Работодатель не вправе направлять в служебные командировки:

В служебную командировку могут быть направлены только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 167, 259, 264 ТК РФ):

женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
матери, отцы, опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
родители, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим ребенком возраста 14 лет;
работники, имеющие детей-инвалидов;
работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
работники, являющиеся инвалидами.

Данные работники должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Как определяются сроки служебной командировки?

Работник направляется в служебную командировку всегда на конкретный срок (ст. 166 ТК РФ). Его определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальные и максимальные сроки командировки законодательно не установлены (п. 4 Положения № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Причем при его отправлении до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 – последующие сутки. Например, поезд отправляется 15 ноября в 22:45, значит, эта дата и будет днем выезда в командировку. Если же поезд оправляется 16 ноября в 00:05, то днем выезда в командировку будет 16 ноября. Так же определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения № 749).

Оплатят ли день выезда в командировку или день возвращения, если он пришелся на выходной или нерабочий праздничный день?

Время, проведенное работником в пути по заданию работодателя, не является временем отдыха, поскольку он не может использовать его по своему усмотрению. Значит, оно должно оплачиваться как время нахождения в командировке. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения № 749). Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Таким образом, день в дороге в выходной или праздник должен быть оплачен не менее чем в двойном размере.

Как оплатят сверхурочную работу во время однодневной командировки?

Поскольку сроки командировки в законодательстве не установлены, она может быть и однодневной. В таких случаях проблем не возникает, если работник смог выполнить служебное задание работодателя и вернуться из командировки к своему месту жительства в пределах рабочего времени. А если только время в пути занимает более 3 часов в одну сторону? Например, чтобы добраться до места назначения, работник должен выехать в 06:00. Затем с 09:00 до 18:00 он работает. А из командировки он вернется только в 21:00.

Ранее выполнение поручения работодателя в командировке за пределами продолжительности рабочего времени квалифицировалось судами как сверхурочная работа. Например, такая позиция отражена в Определении Верховного суда Удмуртской Республики от 23 октября 2012 г. № 33-3369/2012 и Решении Челябинского областного суда от 25 февраля 2015 г. по делу № 7-122/201. Оно и понятно, ведь время в пути не является временем отдыха и не может быть использовано работником по своему усмотрению.

Так было до вынесения Шестым кассационным судом общей юрисдикции Определения от 14 ноября 2019 г. по делу № 8Г-470/2019. Тогда работник в суде пытался добиться выплаты зарплаты за сверхурочную работу во время командировки. По его мнению, переработка возникла из-за того, что он направлялся в командировки для участия в судебных заседаниях на автомобиле под управлением штатных водителей работодателя до начала рабочего дня и возвращался после его окончания. В подтверждение данного факта работник представил путевые листы. Однако судей доводы работника не убедили. Суд заключил, что во время служебной поездки работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. А значит, о сверхурочной работе говорить в данном случае нельзя.

Как оформляется командировка и учитываются командировочные расходы?

Командировка работника оформляется приказом (распоряжением) работодателя. При подготовке приказа о направлении сотрудника в служебную командировку трудностей обычно не возникает – можно воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вопросы чаще начинают появляться при учете командировочных расходов. И здесь следует обратиться к Положению № 749.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26, 7 Положения № 749):

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, когда это необходимо (случаи, когда это может понадобиться, указаны в п. 7 Положения № 749).

Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Вопросов об оплате расходов по проезду и найму жилого помещения чаще не возникает, а вот в каком размере должны возмещаться суточные расходы? Это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Суточные выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Размер суточных в компании определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749). Если их размер договором или актом не определен, целесообразно прописать его в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Для коммерческих организаций ни нижний, ни верхний предел размера суточных в законодательстве не установлен. Как правило, работодатель выплачивает по 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, поскольку такие суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ).

Обратите внимание: если проезд и проживание командированного работодатель обязан оплатить, то кормить его – нет, для этих целей выплачиваются суточные. В Письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 г. № 03-03-07/11901 указано, что расходы на питание в командировке не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно согласно законодательству РФ. Да, возможно, в данном письме речь идет лишь о питании при проезде к месту командировки и обратно (в поезде, самолете и т.п.), но судебная практика делает неутешительные выводы. Согласно Определению Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 6 августа 2020 г. по делу № 8Г-4378/2020 с работника были взысканы понесенные работодателем расходы на оплату его ужинов в гостинице. Суд посчитал, что эти расходы не относятся к расходам по найму жилого помещения и должны оплачиваться командированным работником за счет выплачиваемых ему суточных.

Конечно, правильнее расходы работников на питание хотя бы частично возмещать. Ведь чаще у них нет возможности готовить себе в командировке, и они вынуждены ходить в кафе и рестораны, а значит, тратить на еду значительно больше денег, чем дома. В таких условиях суточных в размере 700 руб. может не хватить. Поэтому многие работодатели организовывают питание работников в командировке или компенсируют его за счет представительских расходов. Если же работодатель об этом не подумал – увы, работникам придется довольствоваться суточными.

Читайте также: