Начальник отдела кому подчиняется

Обновлено: 30.06.2024

Вечный вопрос власти: кого нужно иметь в своей команде. А представьте теперь, что у Вас Отдел контроля качества в подчинении - это же один из сильнейших подразделений.

Но мы хотим раскрыть процесс подчинения с позиции эффективности самого Отдела контроля качества.

Риски неправильного подчинения

Попытки давления и манипулирования результатами

Если в руководители достанется человек, чьё подразделение как раз и контролируется, то здесь могут наступить определенные проблемы,

Речь идет про манипуляции с результатами, скрытие каких-либо фактов, запрет на прослушку определенных сотрудников и так далее.

Другой момент: может быть контроль за тем, кто работает непосредственно в Отделе. Будут стараться набирать наиболее лояльных и послушных.

Неверные задачи

Когда ответственный руководитель управляет подразделением, которое ему просто не нужно, то как ставить целевые задачи? Насколько глубоко человек понимает бизнес-процессы? Какого исполнителя выбрать и многое другое.

Страдать будет итоговое качество, так как: если изначально Вы получаете неправильные вводные, то ровно такой же результат будет на выходе.

Отсутствие точек роста Отдела

Как будут развиваться сотрудники? Будет ли развиваться имеющееся программное обеспечение? Аудит для повышения эффективности бизнес-процессов?

Еще раз: нецелевой руководитель не будет сильно погружаться в текущие процессы, в текущие проблемы, потребности и многое другое. Отсюда - не будет регулярного повышения эффективности и инвестирования в современные инструменты для работы.

Сомнительный контроль

Это собирательный пункт. Так как за Отделом контроля качества не будет осуществляться операционного контроля, то возрастают риски того, что контролеры также расслабятся, качество итоговой информации существенно падает. Дальше наступает цепная реакция: некачественная информация попадает к рядовым сотрудникам, те ее принимают и не развиваются.
Тут получается, что Отдел контроля качества просто существует, получает зарплату, а Ваши сотрудники не прогрессируют.

Кто может руководить?

Генеральный директор

Сразу скажем - это самый приоритетный вариант. Не потому, что нам хочется выделить Отдел контроля качества из всех подразделений, нет. А именно потому, что генеральный директор обеспечит ОКК определенной свободой перед попытками воздействия со стороны различных руководителей.

Также генеральный директор напрямую заинтересован в стороннем взгляде на работу различных подразделений, получить аналитику и объективные данные.

Да, у генерального директора будет меньше времени на то, чтобы активно вникать в процессы ОКК, а также учавствовать в его развитии. Но еще раз: подчинение генеральному директору напрямую гарантирует защиту.

Коммерческий директор

Второй по приоритетности вариант. Чаще всего ОКК занимается различными коммерческими подразделениями: колл-центр, Отдел продаж и так далее. Отсюда - можно организовать подчинение прямому руководителю всех коммерческих направлений.

Тут все достаточно просто: чтобы регулярно повышать показатели компании, коммерческому директору требуется оперативная и качественная аналитика по различным направлениям. И вот тут ОКК может очень сильно помочь.

Также коммерческий директор имеет возможности для инвестирования и погружения в бизнес-процессы ОКК.

Исполнительный директор/Операционный директор

Тут есть маленькая особенность: у данного руководителя очень много рутинной работы, регулярные запросы и так далее. Именно операционно ему будет сложно работать с ОКК.

Но с другой стороны: именно данный руководитель напрямую заинтересован в эффективности различных процессов, сокращения издержек и так далее. Отсюда: прямая заинтересованность в аналитике, особенно что касается различного программного обеспечения.

Кому не стоит доверять ОКК?

Руководителю отдела продаж

Это крайне опасное решение, так как данный руководитель всячески будет контролировать то, как работает ОКК, но не с позиции эффективности, а чтобы не мешали выполнять план продаж, а также - портили сотрудникам настроение.

Выше мы писали про манипулирование и управление персоналом, вот именно такие истории начнут происходить. Запомните: не надо доверять контрольный орган руководителю контролируемого подразделения!

Директору по маркетингу

Еще одна уникальная история в отечественном бизнесе: мы все чаще сталкиваемся с тем, что именно руководителю отдела маркетинга достается ОКК.

В чем могут быть проблемы:

Маркетинг никогда сильно не занимался качеством работы специалистов, недостаточно компетенций
У них предостаточно своих задач
Нет четкого понимания о том, как управлять подобным подразделением

Вы можете возразить, что Отдел маркетинга заинтересован в информации о том, как Отдел продаж работает с входящим потоком. Да, будете правы, только не забывайте о бесконечном конфликте между продажами: директор по маркетингу сможет манипулировать информацией, чтобы скрывать свои недостатки.

Подборка наиболее важных документов по запросу Должностные обязанности начальника отдела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Должностные обязанности начальника отдела

Судебная практика: Должностные обязанности начальника отдела

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 13 "Порядок назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком" Федерального закона "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"
(Р.Б. Касенов) Суд отказал в удовлетворении требований общества о признании недействительным решения регионального отделения Фонда социального страхования РФ о корректировке суммы расходов на выплату страхового обеспечения на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; об обязании Фонда принять к зачету расходы на выплату страхового обеспечения на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Как указал суд, назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются работодателем по месту работы застрахованного лица (ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). В рассматриваемом случае по запросу Фонда общество не представило документы, подтверждающие осуществление застрахованным лицом реальной трудовой деятельности; экономическое обоснование принятия на работу застрахованного лица; документальное подтверждение исполнения застрахованным лицом трудовых обязанностей начальника финансово-экономического отдела. Согласно представленным в материалы дела документам должностная инструкция начальника финансово-экономического отдела утверждена непосредственно перед оформлением трудового договора с застрахованным лицом. Указанная должность оставалась вакантной как до заключения трудового договора с застрахованным лицом, так и после его ухода в отпуск по беременности и родам, после чего обязанности начальника финансово-экономического отдела возложены на главного бухгалтера без соответствующих доплат. При этом согласно представленному обществом приказу на застрахованное лицо возложена ответственность за выполнение плана продаж рекламной кампании при том, что в обществе работают главный бухгалтер, начальник рекламно-информационного отдела, шесть рекламных агентов. При таких обстоятельствах суд пришел к выводу о том, что трудовой договор общества с застрахованным лицом носит формальный характер.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Должностные обязанности начальника отдела

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Близкое родство и свойство как ограничение совместной службы (работы): проблемы нормативного закрепления и практики применения
(Пресняков М.В.)
("Административное право и процесс", 2019, N 12) Согласно указанной норме Закона не допускается также принятие на гражданскую службу в случае, если замещение должности гражданской службы связано с непосредственной подконтрольностью одного из них другому. Судом было установлено, что в соответствии с должностным регламентом государственного гражданского служащего начальника отдела расходов отделения по УФК в должностные обязанности начальника отдела расходов входит организация и осуществление общего руководства и контроля за деятельностью отдела. В соответствии со своей компетенцией начальник отдела расходов самостоятельно осуществляет руководство деятельностью отдела, обеспечивает надлежащее исполнение работниками отдела основных возложенных обязанностей, осуществляет расстановку и распределение нагрузки между сотрудниками отдела, представляет руководителю Отделения отзывы на работников отдела, ходатайствует о поощрении или повышении по службе работников отдела перед руководителем Отделения, а также о наложении взыскания за неисполнение и ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей на работников отдела. Кроме того, начальник отдела расходов находится в непосредственном подчинении у руководителя.

Нормативные акты: Должностные обязанности начальника отдела

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Пособие по охране труда главному инженеру ДРСУ (ДЭП)"
(утв. Распоряжением Минтранса РФ от 29.01.2003 N ОС-36-р) 6. Должностные обязанности начальника отдела охраны труда

Эта статья будет полезна для руководителей компаний с разветвленной структурой, в которой есть несколько филиалов или несколько магазинов в розничной сети – там, где функциональное подчинение гарантированно встречается.

Также статья полезна и руководителям компаний с простой структурой, чтобы повысить компетентность сотрудников за счет применения функциональных руководителей там, где они обычно не применяются по незнанию о такой возможности.

Начнем с определений

Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.

Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.

Определения административный руководитель и функциональный руководитель взяты из Словаря терминов для бизнеса, который преимущественно наполнен моими авторскими терминами.

Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Например, главный бухгалтер – административный руководитель для бухгалтера-кассира, а также в качестве функционального руководителя компетентен в организации его труда; руководитель отдела продаж – административный руководитель для менеджера по продажам, а также должен уметь организовать его работу с клиентами.

Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно он компетентен грамотно организовать работу с кассой и с документацией.

Теперь последовательно рассмотрим проблемы всех трех категорий предприятий:

компании с филиалами;
компании с сетью розничных магазинов;
компании, сотрудники которой находятся в одном месте.

Проблема компаний с филиалами

Для чего Директору по продажам нужно вклиниваться в административные связи (черные стрелки на схеме), нарушая принятые нормы субординации? Очевидно, его обязанность организовать продажи во всех филиалах. Он нужен Генеральному директору как компетентный организатор продаж компании. Предположу, именно поэтому и ввели должность Директора по продажам, которая не всем пришлась по вкусу в приведенной схеме.

Директор по продажам – это классический функциональный руководитель с удаленными ресурсами, разбросанными по филиалам.

Зачем нужен функциональный руководитель

Разберемся с зонами ответственности каждого из участников отношений и с требованиями к их компетентности.

Генеральный директор отвечает за организацию работы всего предприятия, за правильное и бесконфликтное взаимодействие всех со всеми как по вертикали, так и по горизонтали – между участниками бизнес-процессов. Получение плановой прибыли предприятием – результат управленческой деятельности Генерального директора.

Директор по продажам отвечает за организацию работы всей коммерческой службы, которая физически представлена Отделами продаж в филиалах. Плановая выручка и плановая маржа всех отделов продаж – результат управленческой деятельности Директора по продажам.

Управляющий филиалом отвечает за организацию работы филиала, в большей степени хозяйственную: взаимоотношения с внешней средой, наличие нужных помещений, оборудования и других ресурсов, а также качественный состав команды филиала. Обычно такому руководителю некогда думать о продажах, да и вряд ли он компетентен в их организации. Порядок в работе филиала, своевременное и качественное исполнение заказов клиентов на территории филиала – вот результат управленческой деятельности Управляющего филиалом.

Итак, как было сказано выше, для Генерального директора Директор по продажам – в первую очередь, компетентный специалист по организации продаж. Должен снять большую головную боль по работе с продавцами на местах.

Для Руководителя отдела продаж Директор по продажам – поставщик технологии продаж, наставник и требовательный контролер результатов. Результаты РОПа и его сотрудников нужны Директору по продажам не меньше самого РОПа и менеджеров. Отвечают за одно и то же, но в разных масштабах.

Возможные решения проблемы

Всегда хочется простых решений. Выполнил несколько понятных действий и проблема решена. К сожалению, без устранения причины возникновения проблема не может быть решена.

Проблема в нашей ситуации с филиалами – отсутствие легитимности у функционального руководителя. Директор по продажам есть, обязанности у него есть, прав недостаточно.

1-й вариант решения. Перекроить структуру административной подчиненности. Смотрим схему 3:

Практическое задание: в данной схеме Директор по продажам должен отвечать за хозяйственные вопросы в филиалах, так как теперь Управляющий его непосредственный подчиненный? По логике да. А вы как считаете? Обоснуйте свое мнение.

Но есть еще одна нестыковка. Проблема с правами функциональных руководителей все-равно не решена. Мы забыли про других ТОП-менеджеров. Например, про Финансового директора и его отношения с Главными бухгалтерами филиалов (красная стрелка на схеме 4). Он же тоже функциональный руководитель для главбухов на местах? Как быть с ним?

2-й вариант решения. Узаконить статус функционального руководителя в вашей системе управления. Сохранить вариант схемы 2, когда административные руководители управляют всеми сотрудниками на местах, а функциональные руководители организуют работу сотрудников по своим функциям.

Примеры формулировок в Должностном функционале

Как это все выглядит в документе? Смотрим на примерах.

В функционале Руководителя отдела продаж указываем ключевые договоренности по его зоне ответственности, категории должности и руководителях, которым он подчиняется административно и функционально.

В назначении должности Директора по продажам фиксируем аналогичную ответственность, но большего масштаба.

В круге задач Директора по продажам запишем задачу по обеспечению продавцов актуальными технологиями продаж и работы с клиентами.

В круге задач Руководителя отдела продаж запишем задачу по обеспечению точного выполнения продавцами технологии продаж, создаваемой под руководством Директора по продажам.

После того, как прописали в функционалах нужные формулировки, добейтесь, чтобы они работали. Хотя внедрение — это уже другая история. Обращайтесь за профессиональной поддержкой при внедрении!

В продолжении статьи рассмотрим еще два случая применения функционального подчинения:

для компании с сетью розничных магазинов;
и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте.

Должностная инструкция
начальника административного отдела

1 Общие положения

1.2 На должность начальника административного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профессии не менее 3 лет.

1.3 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам.

1.4 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:

— референт генерального директора;

— помощник генерального директора;

— специалист по работе с документами;

— инструктор по спорту.

1.5 Назначение, перемещение и освобождение от должности начальника административного отдела осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора.

1.6 В случае временного отсутствия начальника административного отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.7 Начальник административного отдела при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

— приказами генерального директора, указаниями, распоряжениями его заместителей;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— установленными на предприятии нормами и правилами;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
— положением об административном отделе.

2 Должностные обязанности

Начальник административного отдела

2.1 Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.2 Осуществляет контроль исполнения документов и их оформления.

2.3 Организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.4 Обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия.

2.5 Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации.

2.6 Разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности канцелярии.

2.7 Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ.

2.8 Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.9 Должен знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.

2.10 Повышать свой профессиональный уровень, постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.

3 Профессиональные требования

Начальник административного отдела должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

4 Права

Начальник административного отдела имеет право:

4.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

4.2 Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Начальник административного отдела взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений.

6 Ответственность

6.1 Начальник административного отдела несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Должностная инструкция начальника отдела технического обеспечения.

Общие положения

1.1. Назначается на должность и освобождается от должности директором организации по представлению Начальника Управления.

1.2. Непосредственно подчиняется начальнику Управления.

1.3. В своей работе руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом организации и другими внутренними документами.

Должностные обязанности

2.1. Организует, планирует и контролирует деятельность отдела, его эффективное взаимодействие с другими подразделениями организации.

2.2. Организует проектирование и модернизацию компьютерной и офисной оргтехники.

2.3. Обеспечивает потребности подразделений расходными материалами.

2.4. Обеспечивает установку новых рабочих мест сотрудникам организации.

2.5. Обеспечивает программно-техническое взаимодействие с разработчиками, поставщиками техники и программного обеспечения.

2.6. Обеспечивает регулярный контроль за проведением инвентаризации.

2.7. Осуществляет взаимодействие с другими подразделениями организации.

2.8. Координирует работу филиалов организации по вопросам приобретения, обновления компьютерной и офисной оргтехники.

2.9. Планирует, организует учебный процесс для работников отдела.

2.10. Устанавливает круг вопросов, относящихся к компетенции работников отдела, распределяет обязанности между сотрудниками отдела, разрабатывает и пересматривает при необходимости должностные инструкции.

2.11. Вносит предложения вышестоящему руководителю по подбору и расстановке кадров, по моральному и материальному стимулированию работников.

2.12. Создает необходимые условия для продуктивного труда, принимает меры к повышению уровня и эффективности работы отдела, повышению профессионального уровня работников.

2.13. Консультирует подчиненных работников по всем возникающим производственным вопросам и работников смежных подразделений организации по вопросам технической эксплуатации оргтехники.

2.14. Обеспечивает соблюдение работниками отдела правил внутреннего трудового распорядка.

2.15. Постоянно повышает свой профессиональный уровень.

2.16. Несет ответственность:

за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
за действия или бездействие, ведущие к нарушению интересов организации, подрыве имиджа как надежного делового партнера, разглашение коммерческой тайны, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
за сохранность закрепленных за ним материальных ценностей.

Должностные полномочия

3.1. Имеет право представлять организацию в других организациях по вопросам, относящимся к его компетенции.

3.2. Вести переписку со сторонними организациями, предприятиями, учреждениями, клиентами организации.

3.3. Вносить предложения по совершенствованию работы отдела технического обеспечения и работы организации в целом.

3.4. Присутствовать на совещаниях, созываемых руководством.

Должен знать и уметь

4.1. Технико-эксплутационные характеристики средств вычислительной техники и другой современной оргтехники.

4.2. Современные операционные системы, сферы их преимущественного использования.

4.3. Программно-технические средства телекоммуникации.

4.4. Выполнять регламентные работы, связанные с установкой, заменой, ремонтом и эксплуатацией Техники.

4.5. Научные разработки по направлению деятельности отдела, деловой этикет, формы и методы работы со средствами массовой информации.

4.6. Должен уметь работать с людьми.

Квалификационные требования

5.1. Должен иметь высшее профессиональное образование.

5.2. Должен иметь стаж не менее трех лет или стаж работы по специальности не менее двух лет.

5.3. Должен обладать профессиональными и деловыми качествами, организаторскими способностями.

Cерверная и кроссовое помещения

Персональный компьютер. Сервер

Сетевые атаки

Отдел Информационных Технологий

У этой статьи есть 1 комментарий

Спасибо! Часто заглядываю на ваш сайт. Как с компьютера, так и с мобильного. Информация всегда по делу и правдива.

Читайте также: