Можно ли заполнять путевой лист на компьютере 2019

Обновлено: 04.07.2024

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).

Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:

В силу этого соответствия унифицированные формы продолжают применяться без каких-либо корректировок.

Однако в случае с заполнением листа на месяц может потребоваться его редактирование.

Отметка о предрейсовом медосмотре

Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Периодичность составления путевых листов

Вместе с тем, если существуют другие свидетельства фиктивности транспортных расходов, отсутствие отметки о предрейсовом осмотре в путевом листе может быть дополнительным подтверждением нереальности операции по приобретению ГСМ (смотрите, например, постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2012 N А63-9056/2012, решение Арбитражного суда Ставропольского края от 28.09.2012 N А63-9056/2012).

Выписать новый путевой лист.
Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

показания одометра;
даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Вам будет интересно ==> Через сколько дней после размещения плана графика первоначального можно заключать контракт в 2021 году

Правило для всех

перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы №3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

Правила заполнения

Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2021 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Получается, что нужно отражать каждый выезд и заезд на парковку, делать это можно как в отдельном путевом листе за день, так и в одном путевом листе на более продолжительный срок, если предусмотреть в нем соответствующие поля.

В действующей редакции Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов срок действия путевого листа не регламентирован (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152). Однако п. 4 данного документа по-прежнему содержит такие разъяснения:

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Путевые листы при коммерческих перевозках больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять: перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня; перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов. Ранее путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц. Поправки исключат такую возможность. Если вы ранее выписывали путевой лист на несколько дней в пределах одного месяца, внесите изменения в форму бланка.

В то же время имеется решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 N 7-161/2013, в котором указано, что если автомобиль используется работником организации для передвижения, а организация не осуществляет деятельность по перевозке грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом, то наличие у водителя транспортного средства путевого листа не является обязательным.

Вам будет интересно ==> Участники ликвидации последствий чс 86-87

В этом деле судья рассмотрел ситуацию, типичную для фирм, использующих автомобили, чтобы возить руководство, забирать документы, встречать кого-нибудь. И каждый день выписывать на такие поездки путевые листы суд рациональным не посчитал. Дело было так.

Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.

Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Как составить путевой лист на месяц

В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

Правило для всех

Выписать новый путевой лист.
Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

показания одометра;
даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Срок оформления

перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Путевой лист выдается водителю только после сдачи старого. Срок хранения документа в организации пять лет. Выдачей путевого листа занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер. При выдачи путевого листа регистрационный номер заносится в журнал учета, также там указывается дата выдачи и данные водителя. При приеме документа подписи ставят диспетчер и водитель.

Путевой лист – учетный документ. Согласно данным, указанным в путевом листе, можно вести учет пробега, расхода топлива, затраты на содержание автомобиля, а также рабочие часы водителя. Путевой лист необходим, если на транспортном средстве перевозятся определенные грузы. В нем указывается информация о месте отправки и прибытия, маршрут следования и наименование груза. Путевой лист признается недействительным, если в нем нет следующих обязательных данных:

Если организация не является перевозчиком, то она может выписывать путевые листы сроком от 1 до 30 дней. Это прописано в письме Минфина № 03-03-07/51 от 30.11.12. Если компания занимается перевозками профессионально, то выдаваться водителю путевые листы должны ежедневно, это прописано в постановлении Госкомстата России № 78.

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевку проверяет механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, поступление и использование ГСМ.

Вам будет интересно ==> Статья в в военном билете служба в фсин

Организация вправе самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. Не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Какой бланк использовать

показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее — парковка);

Компания обязана оформлять путевые листы автомобиля, если использует транспортные средства в своей деятельности. Они нужны, чтобы подтвердить расходы на ГСМ и обслуживание автомобиля. Кроме того, без них запрещена перевозка грузов и пассажиров.

Можно ли выписывать путевой лист на месяц

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Вам будет интересно ==> Социальные пособия малоимущим краснодарский край 2021

Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так.

Где можно путевого листа на месяц

Образец заполненного бланка путевого листа на месяц на примере путевого листа автобуса необщего пользования подготовили для вас специалисты нашего портала. Вы можете скачать его в удобном формате Excel:

Ознакомиться с некоторыми нюансами работы с путевыми листами вы можете в статьях:

Итоги

Форму путевого листа собственники бизнеса вправе разработать самостоятельно. При этом обязательным условием является соблюдение требований Минтранса, утвержденных в приказе Минтранса РФ № 152.

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Можно настроить интеграцию с программами:

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

В 2021 году вступают в силу изменения в порядке заполнения путевых листов. В статье Надежды Четверговой вы найдёте удобную таблицу с новшествами, сравнениями и комментариями.

Напомним, для чего нужны путевые листы

Если используете легковой автомобиль для нужд компании, то путевой лист также нужно оформить, так как он применяется для налогового учёта в качестве подтверждения списания расходов на ГСМ. Путевой лист для списания ГСМ нужен, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных (Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354[5]).

Также путевой лист является первичным документом, подтверждающим использование автомобиля в деятельности организации и для начисления заработной платы водителям.

Таким образом, путевой лист нужен практически всем компаниям (или ИП).

Перейдём к изменениям, что же такого приготовил нам Приказ Минтранса РФ № 368[6]?

Разберёмся, что именно нужно указывать в путевом листе с 2021 года (в таблице дано сокращение ПЛ – путевой лист).

Было (Приказ № 152[7]). Цитата:

Стало (Приказ № 368[8]). Цитата:

Комментарий

Оформление ПЛ на каждое ТС

Как видим, с 2021 года ПЛ требуется оформлять на каждое эксплуатируемое ТС.

Однако в Устав автомобильного транспорта не было внесено подобных изменений. В нём по-прежнему значится, что обязанность оформлять ПЛ возникает только при перевозке грузов и пассажиров.

Сведения о перевозке

«Пп. 6 п. 1[11]. Сведения о перевозке.

Таким образом, в ПЛ предусмотрено отражение:

- перевозка легковым такси.

Обратите внимание, что виды перевозок распространяются только на перевозки пассажиров и багажа и не распространяются на перевозку грузов.

Сведения о ТС включают

«П. 6[13]. Сведения о ТС включают:

«П. 4. [14]Сведения о ТС включают:

«П. 6[15]. Сведения о ТС включают:

«П.4[17]. Сведения о ТС включают:

Как видим, ранее требовалось указывать регистрационный номер ТС. С 2021 года в ПЛ нужно вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая.

Информация в путевом листе о техконтроле и выезде на линию

«П. 6[19]. Сведения о ТС включают:

4)[20] дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;

«П. 4[22]. Сведения о ТС включают:

4)[23] дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

Отметка о прохождении медицинского осмотра

«П. 15[26]. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Согласно новому приказу с 2021 года медицинский работник, кроме текущих даты и времени и собственной подписи будет ставить в ПЛ дополнительную отметку:

По-нашему мнению, отметка будет проставляться в виде штампа.

Отметка о прохождении медицинского контроля

По-нашему мнению, отметка будет проставляться в виде штампа.

Срок хранения путевого листа

Похоже, что в новом приказе Минтранса просто забыли прописать срок хранения ПЛ.

Как и раньше, оформленные ПЛ должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжёлых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте[30], ст. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов[31]).

Журнал регистрации ПЛ

«П. 17[33]. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные ПЛ в журнале регистрации ПЛ.

Журнал ведётся на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

Как видим, журнал можно будет вести в электронном виде, при этом внесённые в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обозначим главные изменения:

Таким образом, старый[35] и новый приказы Минтранса[36] довольно схожи. Однако новый приказ Минтранса[37] содержит несколько важных отличий, которые на практике приведут к тому, что всем компаниям (или ИП), эксплуатирующим ТС, придётся доработать форму путевых листов.

С начала 2021 действуют новые правила по заполнению путевых листов. Чтобы не получить штраф, организациям нужно использовать правильные бланки, указывать все необходимые данные и хранить путевые листы в течение 5 лет. Что изменилось в оформлении и как можно упростить работу с путевыми листами? Рассмотрим всё в статье.

Путевые листы автомобиля: для кого обязательны

Путевой лист — это основной документ для учёта и контроля работы водителя в компании . Он выдаётся ежедневно и даёт право на управление транспортным средством. В нём содержится информация об организации, автомобиле, маршруте и расходе топлива.

Кто и зачем должен вести путевые листы

Путевые листы должны применять организации и индивидуальные предприниматели, которые используют легковой и грузовой транспорт, автобусы, трамваи и троллейбусы. Эти документы необходимы, чтобы начислять водителям заработную плату, контролировать и подтверждать расход ГСМ для исчисления налога на прибыль.

Чем грозит использование неправильного путевого листа

Если путевого листа нет или он оформлен с ошибками, компания не сможет подтвердить расходы на горючее. Сотрудники ФНС проверяют путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает свой налог на прибыль. В случае ошибки — налоговая служба может доначислить налог и выставить пени.

За отсутствие отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах водителя, а также о предрейсовом техосмотре, компании или индивидуальному предпринимателю грозят штрафы .

Компании — 30 000 рублей.
Руководителям компании — 5 000 рублей.
Водителю — 3 000 рублей.

Правила оформления путевых листов в 2021

Компании как и прежде могут самостоятельно разрабатывать путевые листы и дорабатывать формы. Однако новые правила предусматривают дополнительные обязательные реквизиты. Без них — путевой лист не будет действительным.

Новые обязательные реквизиты и дополнительная информация

С 1 января 2021 года в путевых листах должны быть указаны следующие реквизиты.

Наименование и номер

Сведения о сроке действия путевого листа

В выданном путевом листе должна быть информация о сроке, в течение которого водитель может совершать по нему поездки.

Если рейс занимает сутки, то нужно указать число, месяц, год этого дня. Если же больше — путевой лист оформляется на срок, равный продолжительности рейса. В документе пишется дата начала и окончания поездки.

Сведения о собственнике транспортного средства

Как и раньше юридические лица прописывают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве и прохождении техосмотра

Сведения о ТС — уже знакомый реквизит, но его нужно дополнить новой информацией. Теперь помимо типа и модели автомобиля указывается марка. Если используется прицеп или полуприцеп, то в путевом листе также уточняется его марка, модель и регистрационный номер.

В путевом листе также отмечаются показания одометра как при выезде автомобиля на рейс, так и по возвращению с рейса. Эти данные фиксирует ответственное за техосмотр лицо.

Сведения о водителе и прохождении медосмотра

В путевом листе пишется ФИО водителя, а также дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Без данных о прохождении медосмотра компании грозит штраф до 30 000 рублей .

Согласно новым правилам после успешного прохождения медосмотра в путевых листах должны быть следующие отметки:

Если на одном транспортном средстве на рейс выходят посменно несколько водителей, то для каждого из них оформляется свой путевой лист. Отметки о прохождении медосмотра должны стоять у каждого.

Сведения о перевозке

городское,
пригородное,
междугороднее,
международное.

Виды перевозки:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

Образцы путевых листов 2021

Электронный журнал путевых листов

Компании обязаны регистрировать и хранить путевые листы в журнале. Но с января 2021 года появилась возможность вести учет путевых листов не только на бумаге, но и в электронном формате. Все внесённые в него данные должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью . При этом, обязательно должна быть возможность в любой момент распечатать журнал.

Как упростить работу с путевыми листами

В чём сложность?

Оформление путевых листов требует соблюдения большого количества правил и норм. Если их не соблюдать — организации грозят штрафы и увеличение налога на прибыль. Здесь нельзя исключать человеческий фактор, ошибки в документах всегда возможны, но в этом случае они могут обойтись дорого.

Кроме того, если водители неохотно заполняют путевые листы или вписывают неверные данные о расходе топлива, то у компании не будет полной картины трат. Есть вероятность махинаций со стороны водителей и перерасход средств на горючее.

Заполнение и хранение путевых листов требуют внимания и большого количества времени. Сотрудники тратят его на рутину, от которой уже можно отказаться в пользу более сложных и полезных задач.

Автоматические путевые листы

Бóльшую часть данных, которые нужно указывать в путевых листах, можно заполнять автоматически. С помощью GPS-мониторинга можно избавить сотрудников от бумажной волокиты, исключить ошибки и возможные махинации с топливом.

Узнайте больше об инструментах для автоматизации и эффективном управлении автопарком в нашем подробном руководстве.

Как это работает в системе GPS-мониторинга ГдеМои

Начинаем контролировать транспорт.
На транспортное средство устанавливается GPS-трекер и подключается к системе мониторинга.
Формируем правильный путевой лист в пару кликов.
Перед поездкой путевой лист создается прямо в системе мониторинга за считанные секунды. Достаточно выбрать нужную машину с GPS-трекером, соответствующую форму и указать срок действия путевого листа. Распечатать бланк можно в один клик.
Собираем объективные данные о поездке сразу же в путевой лист.
Всю информацию о поездке, маршруте, пробеге, расходе топлива, качестве вождения GPS-устройство будет передавать напрямую на компьютер руководителя или бухгалтера. Всё это происходит без участия водителя, ему больше не нужно тратить время на детальное заполнение бланка. Все данные автоматически собираются в путевой лист — ответственное лицо может в любой момент выгрузить их или распечатать без ручной обработки информации.
Храним путевые листы в электронном журнале
Путевые листы можно открыть в системе за любой период времени, для любого транспортного средства за считанные секунды. Бухгалтер может выгрузить их в программу учета без времязатратной ручной обработки бумаг.

В системе мониторинга ГдеМои загружены актуальные бланки путевых листов, которые соответствуют приказу Минтранса.

Читайте также: