Можно ли выдать командировочные из кассы

Обновлено: 03.07.2024

Обязан ли сотрудник, направляемый в командировку, писать заявление на выплату суточных? Правомерно ли это, или достаточно только приказа на командировку?

Нет, сотрудник, направляемый в служебную командировку не обязан писать заявление на выплату суточных, законодательством это не предусмотрено. Соответственно, достаточно только приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Выплата суточных при направлении работника в командировку продолжительностью более 1 дня – обязанность работодателя.

1.3.5. Выплата командированному работнику суточных

Что такое суточные?

Суточные - это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

- за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки.

Размер суточных

Размер суточных может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения о служебных командировках). Следует учитывать, что абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Они составляют:

- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

- не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

ЭТАП 2. Направление работника в служебную командировку

Какие документы необходимо оформить при направлении работника в командировку

Вместе с тем оформление дополнительных документов для командирования работника может быть предусмотрено локальным нормативным актом, принимаемым работодателем в соответствии с ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Например, в таком акте может содержаться требование об оформлении непосредственным руководителем работника служебной записки с указанием задач, которые последнему необходимо выполнить в командировке.

Издание приказа о направлении в служебную командировку

Работник направляется в служебную командировку по письменному распоряжению работодателя. Данный вывод следует из совокупности ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. При этом указанные нормативные акты не предусматривают каких-либо требований к оформлению данного распоряжения. Например, его можно оформить в виде приказа о направлении работника в командировку.

Форма приказа

Можно использовать унифицированную форму N Т-9 (при направлении в командировку нескольких работников - форму N Т-9а) или документ, самостоятельно разработанный работодателем.

Содержание приказа

В приказе целесообразно указать, в частности, наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Такой вывод сделан с учетом норм ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках.

Если проезд к месту командирования и (или) обратно к месту работы будет осуществляться на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), решение работодателя о проезде работника на соответствующем транспорте следует зафиксировать письменно. Например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку. Данные выводы сделаны исходя из абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках, а также с учетом разъяснений, приведенных в письме Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368.

Подписание приказа

Подписывать приказ вправе только лицо, которое от имени работодателя уполномочено принимать решение о направлении работника в командировку. Это следует из анализа ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. Таким лицом может быть, например, руководитель организации.

С приказом рекомендуем ознакомить работника под подпись, поскольку при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа может быть признано неправомерным. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 192 ТК РФ, в соответствии с которой привлечение работника к дисциплинарной ответственности возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Выдача работнику аванса при направлении в служебную командировку

Работодатель обязан выдать командированному работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения о служебных командировках).

На практике сумма аванса рассчитывается на основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы законодательством не установлена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Кроме того, смета предполагаемых расходов может содержаться в письменном заявлении командированного работника.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении работника в командировку (см. об издании приказа), стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы (см. о выплате суточных).

Смета (расчет) подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, после чего командированному работнику выдается аванс.

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Исходя из норм этих документов, однодневной командировкой принято считать поездку сотрудника для выполнения служебного поручения в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения № 749, п. 17 Порядка № 813).

Оформляется однодневная командировка в том же порядке, что и командировка на более длительный срок – приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Его можно составить по унифицированным формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1 [1] , либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов.

Кроме того, учреждение вправе оформить работнику командировочное удостоверение и служебное задание. Хотя делать это необязательно, так же как и вести журнал учета работников, выбывающих в командировку (см. постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, от 29.07.2015 № 771).

К сведению:

Формы командировочного удостоверения и служебного задания могут быть закреплены в локальных актах учреждения. Например, в положении о служебных командировках.

Перед отъездом в командировку сотруднику выдается денежный аванс на командировочные расходы. В зависимости от способа его получения оформляются следующие документы:

расходный кассовый ордер (ф. 0310002) – при расчетах наличными денежными средствами через кассу учреждения;
заявка на кассовый расход (ф. 0531801) или заявка на кассовый расход (сокращенная) (ф. 0531851), платежное поручение [2] , заявка на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243), – при расчетах в безналичном порядке с применением зарплатных карт работников, расчетных (дебетовых) карт учреждения.

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений определен п. 7 Положения № 749, а госслужащих – Приказом Минфина РФ от 10.03.2015 № 33н. Например, если работник добирается к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте, то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке, которая представляется работодателю с приложением документов, подтверждающих использование названного транспорта (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).

Оплата однодневной командировки.

За день нахождения в служебной командировке работникам учреждений выплачивается средний заработок, а госслужащим – денежное содержание (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения № 749, п. 12 Порядка № 813).

Если день направления в командировку является выходным или праздником, то он оплачивается работнику в соответствии со ст. 153 ТК РФ – не менее чем в двойном размере (п. 5 Положения № 749).

Наряду с этим абз. 3 ст. 153 ТК РФ предусмотрено, что по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или праздник оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

С учетом изложенного, в случае если день командировки приходится на выходной или праздничный день, по возвращении из нее госслужащему должны быть представлены другие дни отдыха, которые оплате не подлежат. Аналогичная позиция была изложена в Письме Минтруда РФ от 11.03.2016 № 18‑4/ООГ-396.

Расходы при однодневной командировке.

При однодневных командировках сотрудникам возмещаются документально подтвержденные расходы на проезд, а также другие расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения или ведома работодателя. Это следует из норм ст. 168 ТК РФ, Положения № 749 и Порядка № 813.

Обращаем ваше внимание, что суточные при однодневных командировках:

по РФ – не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения № 749, абз. 1 п. 17 Порядка № 813). При этом работнику могут быть выплачены деньги взамен суточных, если это предусмотрено нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления;
за пределами РФ – выплачиваются в размере 50 % от норм расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определенных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления (п. 20 Положения № 749, п. 30 Порядка № 813). Для федералов соответствующие размеры суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Кроме того, сотруднику не возмещаются расходы по найму жилого помещения в месте командирования, поскольку при однодневной командировке он возвращается домой в тот же день. Если в силу объективных причин работник был вынужден остановиться в пути и арендовать жилье, работодатель обязан возместить понесенные в связи с этим расходы в размерах установленных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления (п. 13 Положения № 749, п. 16, 19 Порядка № 813).

В отношении сотрудников федеральных государственных органов и учреждений размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (далее – Постановление № 729). Что касается расходов на наем жилого помещения в заграничной командировке, то они возмещаются с учетом предельных норм, предусмотренных в приложении к Приказу Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

Обратите внимание:

Расходы, превышающие установленные размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя, федеральные государственные органы и учреждения вправе возмещать за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы, а также плана ФХД (п. 3 Постановления № 729).

Учет командировочных расходов.

Согласно Указаниям № 65н [4] возмещение расходов, связанных со служебными командировками, следует производить в отношении:

В зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии с инструкциями № 162н [5] , № 174н [6] , № 183н [7] отражаются следующие корреспонденции счетов:

Выданы (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов…

…из кассы учреждения

…на зарплатную карту работника

…на расчетную (дебетовую) карту учреждения

Приняты к учету суммы произведенных командировочных расходов

Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов…

…в кассу учреждения

…на расчетную (дебетовую) карту учреждения

При оплате командировочных расходов за один день в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров) в учете отражаются следующие бухгалтерские записи:

Произведена в рамках заключенных договоров (контрактов) оплата…

…найма жилого помещения

Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения

Выданы оплаченные проездные билеты под отчет работнику из кассы учреждения

Приняты к учету расходы по оплате…

…найма жилого помещения

К сведению:

Работник бюджетного учреждения культуры направлен на один день в служебную командировку в г. Владимир. Аванс в размере 6 000 руб. на оплату проезда за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, был перечислен на его зарплатную карту. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов. Аванс был израсходован полностью. Расходы по командировке приняты к учету. Согласно учетной политике учреждения такие расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Перечислен на зарплатную карту работника аванс на оплату проезда

Приняты к учету командировочные расходы

К сведению:

Воспользуемся условиями предыдущего примера и предположим, что билеты на проезд в г. Владимир приобретаются учреждением самостоятельно в рамках заключенного с РЖД договора.

В этом случае в бухгалтерском учете учреждения отразятся следующие корреспонденции счетов:

Произведена оплата проездных билетов в командировку

Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения

Выданы из кассы учреждения железнодорожные билеты под отчет работнику

Приняты к учету командировочные расходы

Налоговый учет и обложение страховыми взносами.

НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. При этом в силу той же статьи суточные, не облагаются налогом в пределах:

700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Такие ограничения действуют и при однодневных командировках, если работнику компенсируются расходы взамен суточных. На это указано в письмах Минфина РФ от 01.10.2015 № 03‑04‑06/
56259, от 02.09.2015 № 03‑04‑06/50607, от 26.05.2015 № 03‑
03‑06/30062, от 26.05.2014 № 03‑03‑06/1/24916, ФНС РФ от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5200@. Аналогичного мнения придерживается и Президиум ВАС в Постановлении от 11.09.2012 № 4357/12.

Отметим, что только суточные не требуют документального подтверждения их использования (п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется их документальное подтверждение.

Страховые взносы. В соответствии с п. 2 ст. 422 НК РФ при компенсации плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и другие перечисленные в названном пункте расходы на командировки работников.

Минфин в одном из своих последних писем (от 02.10.2017 № 03‑15‑06/63950) разъяснил, что классифицировать выплаты, связанные с однодневной командировкой работника, как суточные нельзя. Так же как и нельзя применять в отношении таких выплат п. 2 ст. 422 НК РФ в части их освобождения от обложения страховыми взносами. Однако если названные выплаты являются возмещением расходов работника, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, то они не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом (экономической выгодой) работника.

Ранее финансисты указывали, что перечень не подлежащих обложению страховыми взносами выплат при передаче с 01.01.2017 налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование не изменяется. В этой связи они рекомендовали по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда по соответствующему вопросу (Письмо Минфина РФ от 16.11.2016 № 03‑04‑12/67082).

Что касается суточных при однодневных загранкомандировках, выплачиваемых в размере свыше 2 500 руб., то они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Налог на прибыль. Вопрос учета расходов на однодневные командировки в целях налогообложения прибыли возникает в том случае, если такие расходы осуществляются за счет средств, полученных от осуществления бюджетными и автономными учреждениями приносящей доход деятельности.

К сведению:

Расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий, лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), в налоговую базу по налогу на прибыль не включаются (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на однодневные командировки учреждение вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они должны быть подтверждены документально. Об этом говорится в многочисленных письмах Минфина – от 16.07.2015 № 03‑03‑07/40892, от 26.05.2015 № 03‑03‑06/30062, от 26.05.2014 № 03‑03‑06/1/24916.

В одном из писем чиновники отметили, что приказ о направлении в командировку и служебное задание не являются документальными подтверждениями фактически осуществленных расходов. В связи с этим возникает вопрос: как подтвердить выплату суточных при заграничной командировке? Из Положения № 749 и Порядка № 813 следует, что фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам). Таким образом, при подтверждении размера суточных необходимо ориентироваться именно на эти документы.

Что касается учета в целях исчисления налога на прибыль иных расходов, понесенных в однодневной командировке, то здесь у учреждения могут возникнуть налоговые риски.

К примеру, сейчас по вопросу возмещения работнику стоимости питания в однодневной командировке сложилась противоречивая практика. Минфин считает, что такие расходы не могут рассматриваться в качестве иных расходов, связанных со служебной командировкой (Письмо от 09.10.2015 № 03‑03‑06/57885). А столичное УФМС, напротив, в Письме от 08.10.2015 № 16‑15/105572 делает вывод о том, что если затраты на питание документально подтверждены и экономически оправданы, то они могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Трудности могут возникнуть также при выплате работнику денежных средств взамен суточных за однодневные командировки по РФ. Этот вопрос однозначно не урегулирован гл. 25 НК РФ.

Кратко сформулируем основные выводы:

Оформляется однодневная командировка по тем же правилам, что и командировка на более длительный срок.
За день нахождения в однодневной командировке работникам учреждений выплачивается средний заработок, а госслужащим – денежное содержание.
При однодневной командировке возмещению подлежат подтвержденные расходы на проезд, а также иные расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя. При этом суточные на территории РФ не выплачиваются, а за ее пределами выплачиваются в размере 50 % от норм расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определенных нормативными правовыми актами. Расходы по найму жилья возмещаются по согласованию с работодателем только при наличии объективных причин, например при вынужденной остановке в пути.
При исчислении налога на прибыль бюджетные и автономные учреждения вправе учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их документальном подтверждении.
Суточные, выплаченные при однодневной командировке за пределами РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, не превышающем 2 500 руб. Денежные средства, выплаченные взамен суточных при командировке по РФ, не облагаются НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. При этом такие расходы подлежат обложению страховыми взносами в полном объеме.

[2] Оформляется автономным учреждением в соответствии с Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. ЦБ РФ 19.06.2012 № 383‑П.

[4] Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

[5] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

[6] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

[7] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Читайте также: