Кто обязан инструктировать и контролировать машинистов в части правильного заполнения и оформления

Обновлено: 02.07.2024

Перед допуском к самостоятельной работе после инструктажа по охране труда необходимо провести проверку приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы. Для лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, после прохождения первичного инструктажа по охране труда должна быть проведена стажировка. После проверки знаний и прохождения стажировки оформляется приказ на допуск к самостоятельной работе.

Как оформить допуск к самостоятельной работе после прохождения первичного инструктажа по охране труда?

ОТВЕТ:

ОБОСНОВАНИЕ:

Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя (ч. 1 ст. 212 Трудового кодекса РФ). Согласно абз. 8 ч. 2 ст. 212 ТК РФ работника необходимо обучить безопасным методам выполнения работ, провести инструктаж по охране труда и стажировку на рабочем месте.

В соответствии со ст. 225 ТК РФ для всех поступающих на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель обязан проводить инструктаж по охране труда. При этом прохождение работниками обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда не заменяет прохождения работниками инструктажей по охране труда (Письмо Минтруда России от 27.07.2018 № 15-2/ООГ-1880).

В целях реализации требований ст. 212 ТК РФ проведение всех видов инструктажей по охране труда у работодателя регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях ― в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (абз. 5 п. 2.1.3 Порядка обучения).

Работники, поступающие на работу с вредными или опасными условиями труда, после прохождения первичного инструктажа по охране труда обязаны проходить стажировку на конкретном рабочем месте под руководством опытных работников, назначенных приказом по организации (ст. 225 ТК РФ, п. 2.2.2 Порядка обучения). Для остальных работников, не связанных с вредными условиями, работодатель вправе самостоятельно определять необходимость стажировки (абз. 1 п. 9.4 ГОСТ 12.0.004-2015). Для этого в организации следует составить и утвердить перечень профессий и должностей работников, которые будут допускаться к самостоятельной работе без прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, без выдачи удостоверений (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения).

При удовлетворительных итогах стажировки руководитель подразделения (организации) издает распорядительный документ о допуске стажирующегося к самостоятельной работе (п. 9.6 ГОСТ 12.0.004-2015).

При этом следует иметь в виду, что ГОСТ 12.0.004-2015 применяется на добровольной основе (Письмо Минтруда России от 09.11.2018 № 15-2/ООГ-2749).

Минимально необходимый перечень документов для оформления стажировки может включать в себя: положение о стажировке; программу стажировки; приказ о стажировке; приказ о допуске к самостоятельной работе.

После окончания первичного инструктажа также проводится устная проверка приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы (абз. 4 п. 2.1.3 Порядка обучения). При положительном результате проверки на основании служебной (докладной) записки лица, проводившего первичный инструктаж на рабочем месте, издается распорядительный документ о допуске к работе.

Таким образом, допуск к самостоятельной работе оформляется распорядительным документом руководителя организации или структурного подразделения, это может быть распоряжение либо приказ. В организации должен быть разработан документ, регламентирующий порядок оформления допуска работника к самостоятельной работе.

Таким образом, процедура оформления допуска к самостоятельной работе заключается в следующем:

1) перед допуском к самостоятельной работе должна быть проведена стажировка, регламентируемая требованиями трудового законодательства. Стажировка на рабочем месте после первичного инструктажа обязательна только для лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Остальные работники освобождаются от стажировки приказом руководителя.

Для оформления стажировки необходимо издать приказ по подразделению о прохождении стажировки. В приказе указываются фамилия и инициалы стажирующегося работника, а также лица, который является его стажером, сроки прохождения стажировки;

2) проверка знаний работника в области охраны труда на его рабочем месте. Непосредственный руководитель должен проверить усвоение работником материала о регламенте работы организации, правил хождения по территории объекта и иных сведений, необходимых для обеспечения безопасной работы. После чего уполномоченное должностное лицо, проводившее инструктаж, делает соответствующую запись в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте;

3) издание приказа (распоряжения) руководителя о допуске работника к самостоятельной работе. Распорядительный документ издается при положительном результате проверки знаний. В данном документе указываются профессия, должность, Ф.И.О. работника, допущенного к выполнению работ, а также дата, начиная с которой можно работать самостоятельно. Приказ необходимо издать в двух экземплярах, один из которых подшивается в дело, а второй вклеивается в личную карточку работника.

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 29 cентября 2014 г. N 2289р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ВНУТРЕННЕГО ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ОАО "РЖД" ЗРУ-58 "АКТ О РАБОТЕ В ХОЗЯЙСТВЕННОМ ДВИЖЕНИИ"

В целях организации учета и повышения эффективности использования локомотивов и локомотивных бригад в хозяйственном движении, в соответствие с п. 1 поручения от 29 июля 2014 г. N ПП-41 "Об организации работы по повышению эффективности использования локомотивов и локомотивных бригад в хозяйственном движении":
1. Утвердить и ввести в опытную эксплуатацию с 1 ноября 2014 г. прилагаемые форму внутреннего первичного учета ЗРУ-58 "Акт о работе в хозяйственном движении" и инструктивные указания по ее заполнению.
2. Начальнику Департамента информатизации Павловскому А.А., генеральному директору ООО "ОЦРВ" Абышову Г.Н. (по согласованию) обеспечить доработку программного обеспечения системы интегрированной обработки маршрутов машиниста в части обработки показателей формы внутреннего первичного учета ЗРУ-58 "Акт о работе в хозяйственном движении".
3. Начальнику Управления по управленческому учету и отчетности Гапонько В.В. обеспечить ведение и своевременную актуализацию классификаторов видов хозяйственных работ и источников финансирования.
4. Начальникам железных дорог, первому заместителю начальника Дирекции тяги Кривоносову В.А., начальнику Центральной дирекции управления движением Иванову П.А., начальнику Центральной дирекции моторвагонного подвижного состава Сизову С.В., начальнику Центральной дирекции инфраструктуры Супруну В.Н., начальнику Центральной дирекции по ремонту пути Пименову И.Я. довести настоящее распоряжение до сведения причастных работников и обеспечить его исполнение.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника Управления по управленческому учету и отчетности Гапонько В.В.

Первый вице-президент ОАО "РЖД"
В.Н.Морозов

┌─────────┐
Форма ЗРУ-58 │ │
└─────────┘
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением ОАО "РЖД"
от 29.09.2014 N 2289р

Приложение к _________ N _____________ от "__" 20__ г.

Заказчик работ _____________________________________________________________
(наименование структурного предприятия)
_____________________________________________________________
(наименование регионального подразделения филиала ОАО "РЖД")

Исполнитель работ __________________________________________________________
(наименование структурного предприятия)
__________________________________________________________
(наименование регионального подразделения филиала ОАО "РЖД")

АКТ
о работе в хозяйственном движении

Мы, нижеподписавшиеся, представители ИСПОЛНИТЕЛЯ и ЗАКАЗЧИКА
составили настоящий акт о том, что указанные ниже работы, выполненные
ИСПОЛНИТЕЛЕМ, соответствуют условиям __________________________________________
(наряд-заказа)

СВЕДЕНИЯ О ВИДЕ И ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ ВЫПОЛНЯЕМЫХ РАБОТ

Вид
хозяйственных
работ

Источник
финансирования
работ

Дата и время
начала работ

Дата и время
завершения
работ

Подпись
представителя
ЗАКАЗЧИКА,
ответственного
за проведение
работ

Расшифровка
подписи
(должность,
Ф.И.О.)

Работу сдал:
ИСПОЛНИТЕЛЬ
________________________________________________________
(подпись, расшифровка)

УТВЕРЖДЕНЫ
распоряжением ОАО "РЖД"
от 29.09.2014 г. N 2289Р

ИНСТРУКТИВНЫЕ УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМЫ ВНУТРЕННЕГО ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ЗРУ-58 "АКТ О РАБОТЕ В ХОЗЯЙСТВЕННОМ ДВИЖЕНИИ"

1. Общие положения

Форма внутреннего первичного учета ЗРУ-58 "Акт о работе в хозяйственном движении" (далее - акт) является унифицированной формой на бланке формата А4 и служит приложением к маршруту машиниста для подтверждения выполненной работы локомотивной бригады и использования тягового подвижного состава в хозяйственном движении.
Акт обязателен к использованию при наличии в маршруте машиниста отметок о выполнении поездной и маневровой работы в хозяйственном движении.
Акт выдается локомотивной бригаде перед началом работы на ТПС в хозяйственном движении. Порядок выдачи локомотивной бригаде актов хозяйственных работ определяется приказом начальника эксплуатационного локомотивного депо, приписки локомотивной бригады.
При другой работе локомотивных бригад Акт не заполняется.
Данные о времени (Московское) записываются в часах и минутах:
30
незначащие нули в часах и минутах проставляются следующим образом: 0 (0 ч 30 мин),
00 00
5 (5 ч 00 мин), полночь - 0 (0 ч 00 мин). Данные о дате представляются следующим
образом: 7.03 (седьмое марта), 23.02 (23 февраля), 3.11 (третье ноября).

2. Порядок заполнения акта

Для обеспечения контроля соответствия информации в маршруте машиниста и акте хозяйственных работ в первой строке акта проставляется номер маршрута машиниста и дата его оформления при выдаче нарядчиком локомотивных бригад или дежурным по эксплуатационному депо.
В строке "Исполнитель работ" нарядчиком локомотивных бригад или дежурным по эксплуатационному депо проставляется наименование регионального подразделения филиала ОАО "РЖД" и структурного подразделения приписки локомотивной бригады.
Для учета выданных бланков актов хозяйственных работ нарядчик локомотивных бригад или дежурный по эксплуатационному депо присваивает учетный порядковый номер акту, который проставляется в графах справа от наименования документа.
Строка "Заказчик работ" и графы "Вид хозяйственных работ", "Источник финансирования работ" заполняются ответственным лицом от подразделения-заказчика работ перед началом проведения хозяйственных работ на основании Классификатора видов хозяйственных работ, Классификатора источников финансирования с использованием справочной информации, приведенной на бланке акта после места для подписи исполнителя работ.
В случае выполнения работ, предполагающих отсутствие заказчика, акт не заполняется.
Графа "Дата и время начала работ" заполняется машинистом локомотива и содержит информацию о дате и времени начала непосредственной работы на заказчика.
Графа "Дата и время завершения работ" заполняется ответственным представителем подразделения-заказчика работ и содержит информацию о дате и времени фактического завершения хозяйственных работ соответствующего вида.
В случае отсутствия ответственного представителя подразделения- заказчика или невозможности заполнения данной графы представителем подразделения-заказчика, графа "Дата и время завершения работ" заполняется работником подразделения-заказчика, уполномоченным руководителем работ со стороны подразделения заказчика.
В случае отсутствия возможности заполнения графы как ответственным представителем, так и уполномоченным работником подразделения-заказчика, информация в графу вносится машинистом локомотива с указанием даты и времени завершения работы с хозяйственным поездом в соответствии с информацией из раздела 6 маршрута машиниста с последующим предоставлением рапорта на имя начальника эксплуатационного локомотивного депо о причинах невозможности заполнения данной графы представителем подразделения-заказчика.
По завершении хозяйственных работ каждая строка акта должна быть подписана ответственным представителем подразделения-заказчика (уполномоченным работником подразделения заказчика) с расшифровкой подписи, кроме случаев, когда акт не заполняется.
В случае, когда фактическая продолжительность конкретного вида хозяйственных работ предполагает работу нескольких локомотивных бригад на одном ТПС, то временем завершения работ для первой бригады будет считаться время начала сдачи ТПС, временем начала работы второй и последующих бригад будет считаться время окончания приемки ТПС, временем завершения работы второй и последующих бригад будет считаться время начала сдачи ТПС или время фактического завершения работ (при его наступлении).
При этом в акте машинистом первой и последующими локомотивными бригадами в графе "Дата и время завершения работ" заносится информация о времени сдачи ТПС с указанием номера маршрута машиниста второй бригады. Машинист второй и последующих локомотивных бригад в графе "Дата и время начала работ" указывает время окончания приемки ТПС и номер маршрута машиниста предшествующей бригады.

3. Порядок сдачи акта

После окончания работы подписанный акт сдается локомотивной бригадой дежурному по эксплуатационному депо или нарядчику локомотивных бригад вместе с маршрутом машиниста.
Ранее выданные и не использованные, а также испорченные бланки актов сдаются дежурному по эксплуатационному депо или нарядчику локомотивных бригад для уничтожения.
При получении акта дежурный по эксплуатационному депо или нарядчик локомотивных бригад проверяют полноту, правильность, аккуратность и четкость записей данных об исполнителе работ, времени начала и окончания работ, виде хозяйственных работ, наличие подписей со стороны исполнителя и заказчика работ, а также наличие рапорта о причинах отсутствия подписи заказчика работ.
В случае обнаружения неточностей в заполнении акта дежурный по эксплуатационному депо или нарядчик локомотивных бригад обязаны потребовать от машиниста уточнения по документам неправильно сделанных записей.

Примечание редакции.
Здесь и далее в квадратных скобках приведен текст, выделенный в оригинале документа курсивом.

[Исправления в акте должны быть заверены подписями машиниста, представителя заказчика работ по кругу ответственности, а также нарядчика локомотивных бригад или дежурного по эксплуатационному депо.]
Ошибочно записанные сведения или данные должны быть перечеркнуты одной нежирной чертой, а вместо них проставлены другие - достоверные, при этом запрещаются подчистки и подтирки.
Исправленные акты к учету принимаются только с приложенным письменным объяснением причин корректировки, заверенными подписями машиниста, представителя заказчика работ и нарядчика локомотивных бригад или дежурного по эксплуатационному депо. Указанные объяснения хранятся вместе с актом.
В центрах оперативно-технического учета работы тягового подвижного состава акты обрабатываются в соответствии с действующими инструктивными указаниями по обработке маршрутов машиниста.
[Делать исправления показателей или вносить в акт какие-либо дополнения работникам центров оперативно-технического учета работы тягового подвижного состава категорически запрещается.
Ответственность за правильное заполнение, ведение и оформление актов в депо возлагается на дежурного по эксплуатационному депо и нарядчика локомотивных бригад, а в пути следования - на представителя заказчика и машиниста ТПС.]
Дежурные по эксплуатационному депо, начальники центров оперативно- технического учета работы тягового подвижного состава, нарядчики локомотивных бригад обязаны инструктировать и контролировать машинистов в части правильного заполнения и оформления акта.
Хранение актов осуществляется в центрах оперативно-технического учета работы тягового подвижного состава вместе с маршрутами машиниста установленным ОАО "РЖД" порядком.

4. Автоматизированная выдача акта

В условиях применения технологии автоматизированной выдачи маршрута машиниста допускается печать раздела "Сведения о виде и продолжительности выполняемых работ" акта в составе раздела 7 на бланке маршрута машиниста унифицированной формы ТУ-ЗВЦУ.
При этом разделу 7 присваивается наименование "Сведения о виде и продолжительности выполняемых работ" и указывается номер наряд-заказа (заявки) на предоставление ТПС для хозяйственных работ.

С 1 сентября 2021 года вводятся новые правила предрейсового и предсменного контроля. Что изменилось в процедуре проверки? Что нужно проверять перед выходом машины на линию? Какие проблемы могут поджидать перевозчиков? Со всеми этими вопросами разбираемся в статье!

Изменения вводятся Приказом Минтранса №9 “Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств” от 15 января 2021 года. Новые правила прохождения процедуры предрейсового и предсменного контроля вступят в силу уже с 1 сентября 2021 года.

Зачем нужен предрейсовый контроль?
Предрейсовый или предсменный контроль обязателен для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, занимающихся грузовыми и пассажирскими перевозки. Процедура необходима, чтобы регулярно проверять техническое состояние машины и не допустить выхода на рейс неисправного ТС.

КАК ПРОЙТИ ПРЕДРЕЙСОВЫЙ И ПРЕДСМЕННЫЙ КОНТРОЛЬ?

Когда необходимо выполнять проверку?

1. Перед отправкой водителя (или водителей) на один или нескольких рейсов в течение одного или нескольких рабочих дней с оформлением одного путевого листа.
2. Проверка проводится в любой момент в промежутке между возвращением машины в парк и ее выездом на рейс.
3. Если несколько водителей работают на одной машине посменно, проверка проводится до начала рейса или смены водителя, который первым выезжает с парковки.

Что необходимо проверять во время предрейсового контроля?

В законе прописан длинный перечень механизмов, которые необходимо проверять во время процедуры. Мы перечислим их кратко, а полный список можно найти по ссылке.

Во время проверки надо отметить исправность всех основных механизмов ТС: тормозной системы, рулевого управления, стеклоомывателей, колес, шин, звукового сигнала, фар, всех зеркал, замков, запоров бензобака, индикацию на приборной панели. Нужно проверить герметичность систем, узлов и агрегатов, наличие аптечки, огнетушителя и противооткатных упоров (для грузовиков и автобусов), страховочных тросов и запасного колеса.

Дополнительно, если они есть в конструкции машины, надо проверять: запоры бортов грузовой платформы, запоры горловин цистерн, фиксаторы транспортного положения опор полуприцепов.

Проверка тахографа, ЭРА-ГЛОНАСС и АСН (оборудования мониторинга)

Основные изменения в законе коснулись перечня для проверки. С 1 сентября 2021 года перед выездом на рейс необходимо проверять наличие и исправность тахографа, системы ЭРА-ГЛОНАСС и оборудования мониторинга. Это необходимо делать для всех категорий ТС, которые должны быть оснащены оборудованием по закону.

С 1 сентября 2021 года работать и выпускать на линию машину без тахографа, ЭРА-ГЛОНАСС или оборудования слежения (если они должны быть по закону) запрещено и наказывается штрафом.

У вас еще не установлено оборудование? Не знаете, обязательно ли вам ставить тахограф, ЭРА-ГЛОНАСС или оборудование мониторинга? Мы поможем разобраться в этом!

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ ПРЕДРЕЙСОВОГО КОНТРОЛЯ?

Проводить проверку может сотрудник компании, сам владелец или водитель авто, сторонний представитель или организация. Любой контролер должен соответствовать “профессиональным и квалификационным требованиям, предъявляемым при осуществлении перевозок к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей”.

Необходимо вести учет всех проверок и заносить данные о каждом ТС в Журнале регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств. В Журнал нужно записывать данные о каждом осмотре машин:

1) наименование марки, модели машины;

2) государственный регистрационный номер ТС;

3) фамилию, имя, отчество (при наличии) контролера;

4) дату, время проведения контроля;

5) показания одометра (полные километры пробега);

6) отметку о прохождении контроля (пройден или не пройден);

7) подпись контролера.

Журнал можно вести в бумажном и электронном виде. Во втором случае его придется заверять электронной подписью организации.
После успешного прохождения предрейсового контроля, отметка о нем делается в путевом листе водителя.

Отсутствие путевого листа расценивается проверяющими как непрохождение предрейсового технического осмотра. Штраф за отсутствие путевого листа у водителя – 500 руб за каждый выявленный случай.

У Федеральной инспекции по труду и занятости спросили, кто должен проводить вводный инструктаж для директора. С сотрудниками всё понятно: их инструктирует руководитель. А кто проинструктирует его самого?

Роструд ответил. Оказывается, директор должен провести вводный инструктаж сам себе. Если так не сделать, могут оштрафовать на 125 тысяч рублей и даже больше.

Кратенько

Компании и ИП , у которых есть сотрудники, должны проводить инструктаж по технике безопасности.
Директора и ИП должны обучиться проводить инструктаж и получить корочки. За деньги.
Если в штате нет специального человека, директора должны проводить инструктаж сами с собой. Иначе штраф.
Всё это должно быть покрыто ровным толстым слоем бумажек, приказов и журналов.
Штрафы — от 15 тысяч рублей для самих директоров и от 110 тысяч для фирм.
Оспорить почти нереально.

Кто должен проводить инструктаж по охране труда?

Инструктаж по охране труда проводят, чтобы объяснить правила безопасности на рабочем месте. Работодатель отвечает за сотрудника, пока он на работе и выполняет свои обязанности. Но только если работник сам ничего не нарушил: не включил станок раньше времени, не снял каску, не встал перед машиной с грузом или не закурил в офисе.

Все сотрудники, которые работают по трудовому договору, должны проходить вводный инструктаж по охране труда. Кроме вводного есть еще первичный, повторный, внеплановый и целевой.

Вводный инструктаж нужно проводить для всех работников. Это обязанность по закону. Она не зависит от сферы бизнеса, должности сотрудника и численности коллектива. Вводный инструктаж нужен секретарю, программисту, маркетологу, продавцу, водителю, инженеру и вообще всем, кого принимают на работу.

Предпринимателей это тоже касается. Они имеют право заключать трудовые договоры и в этом случае обязаны проводить вводный инструктаж.

Кто именно должен этим заниматься? Специальный человек?

Этим может заниматься специальный человек — специалист по охране труда. Но такие должности обычно бывают только на больших предприятиях. Если в компании меньше 50 сотрудников, по закону инструктаж может проводить руководитель. Главное, чтобы у него была корочка, что он прошел обучение и подтвердил свои знания по охране труда. Просто быть директором и назначить себя ответственным недостаточно.

Индивидуальные предприниматели тоже должны пройти обучение, если у них кто-то работает по найму.

Даже если директор прошел обучение и получил корочку, он должен подтверждать свои знания минимум раз в три года.

Обучение по охране труда проводят аккредитованные учебные центры. Это платно.

Что будет, если не проводить никакой инструктаж?

Это нарушение. Если его обнаружат, могут выписать штраф по ст. 5.27.1 Ко АП :

директору и ИП — от 15 тысяч рублей;
фирме — от 110 тысяч.

Штрафуют за каждого человека, с которым есть трудовой договор и которого допустили к работе без обучения и проверки знаний.

Так что сказал Роструд про директора? Кто проводит вводный инструктаж для него, если нет специальных сотрудников?

Роструд рассуждает так. Все сотрудники любой организации и те, кто работает на ИП , должны проходить вводный инструктаж по охране труда. Это требование закона.

Для директора нет исключений: он тоже должен пройти инструктаж по охране труда. Верховный суд объяснил, что директор — это сторона трудовых отношений, то есть обычный работник. Даже если этот директор единственный участник ООО и других сотрудников нет.

Инструктаж может проводить специалист по охране труда или человек, который прошел обучение и получил корочку. Например всё тот же директор как руководитель организации.

Значит, чтобы не нарушить закон, директор должен провести вводный инструктаж самому себе. Даже если он вообще единственный, кто числится в ООО . И даже если он работает дома — например, делает сайты или продает рекламу в соцсетях.

Как именно должна проходить эта процедура, Роструд не объяснил. По общим правилам во время обучения директор должен прочитать самому себе программу, которую накануне сам же и утвердил. Можно предложить себе ознакомиться с письменными материалами или провести деловую игру. Тоже самому с собой. А потом директор должен сам у себя проверить знания и составить протокол.

Есть в этом что-то шизофреническое.

Кто узнает, что я не провел сам себе вводный инструктаж? Я же скажу, что провел, — и никаких штрафов. А-ха-ха!

Когда инспектор придет в офис с проверкой, он потребует документы.

По закону каждое действие по охране труда должно быть оформлено бумажкой. И если хотя бы одной из них не окажется, запросто выпишут штраф. И не только за вводный инструктаж, но и за другие формальные нарушения уже по другой статье.

Нет приказа о назначении ответственного по охране труда — штраф. Нет инструкции — штраф. Не утверждена программа для обучения самого себя по охране труда — штраф.

Все инструктажи должны фиксироваться в специальном журнале. Если его нет, это тоже нарушение и повод для штрафа. Так что слова инспектору по труду не нужны — ему нужны документы.

На самом деле это серьезно. Многие компании годами работают, и их никто не проверяет. Но внезапно на пороге офиса появляется сотрудник с корочкой Госинспекции по труду, и становится не до смеха. Если приказы и даже журналы еще можно сделать задним числом, то оформить корочку так не получится. Если инспектор всё правильно сделает, обжаловать такой штраф в суде практически нереально.

Кому нужны эти инструктажи, если у нас не завод и не стройка? Это способ пополнить бюджет и задушить бизнес?

Обязанность работодателя — обеспечивать безопасные условия труда. Это прописано сразу в нескольких статьях трудового кодекса. Как минимум придется пройти обучение и составлять документы.

Инструктаж, обучение и документы кажутся формальностью, пока не произойдет что-то плохое. Пока всё хорошо, все всё знают и никого не нужно обучать и инструктировать. Но когда что-то пойдет не так, работник быстро сориентируется и пожалуется куда надо.

Например, в 2014 году суд заставил завод выплатить моральный ущерб токарю, который сам неосторожно обращался со станком и получил травму. Казалось бы, 14 лет стажа, что там инструктировать, он и так всё знает. Но когда дело дошло до суда, токарь сказал, что с ним не провели инструктаж. Отметки в журнале и правда не оказалось. В итоге компании присудили возмещать моральный вред (апелляционное определение Омского областного суда от 12.11.2014 по делу № 33-7199/14).

Форс-мажор может случиться в офисе, по дороге к клиенту, у компьютера, во время совещания или презентации, когда угодно. Если сотрудник будет знать, как потушить пожар из-за короткого замыкания, как оказать первую помощь при травме и как часто делать перерывы при работе за компьютером, в этом есть польза. Даже если вводный инструктаж формальный, лучше составить документы. Никогда не знаешь, в какой ситуации они пригодятся.

Соблюдать закон несложно. Даже это странное требование Роструда можно быстро и правильно оформить. Тогда штрафов не будет.

Я директор небольшой компании. У меня нет специалиста по охране труда. Как всё правильно оформить, чтобы не платить штрафы?

Для начала нужно пройти обучение по охране труда. Это придется сделать, даже если нет наемных сотрудников. В учебном центре расскажут, какие документы нужно оформлять. Приготовьтесь к дополнительным расходам. Скорее всего, обучиться в платном центре придется не только вам, но и еще как минимум двоим сотрудникам.

Еще можно заказать услуги специалиста по охране труда, чтобы он сделал всю подготовительную работу. А потом иногда обновлять даты в приказах и журналах.

Я ИП без сотрудников. Мне нужно проводить себе инструктаж?

У ИП нет трудовых отношений с самим собой, поэтому сами себя они не должны инструктировать. Если нет сотрудников, то и обучение проходить не нужно.

Но если есть хотя бы один трудовой договор, придется получать корочку, проводить инструктажи для персонала и соблюдать трудовой кодекс, где много всего интересного.

У меня нет никаких документов. Получается, я уже нарушил закон и меня могут оштрафовать?

Да, могут. Срок давности по таким нарушениям — 1 год. Даже если вы сейчас всё исправите, еще год придется поволноваться.

Это не значит, что к вам точно придут, найдут нарушения и оштрафуют. Ограничения по периодичности плановых проверок пока действуют. Но проверка может быть и внеплановой, поэтому лучше правильно оформить документы и работать спокойно.

Проверка по части охраны труда — это вам не гражданская оборона. Инспекция по труду активно ищет нарушителей и пачками выписывает штрафы.

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Можно настроить интеграцию с программами:

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

Читайте также: