Кто может закрыть контрольное поручение ксэд

Обновлено: 01.06.2024

18 февраля 2019 г. вступила в силу Инструкция N 19, определившая порядок работы с электронными документами, т.е. документами в электронном виде, подписанными при помощи ЭЦП (далее — ЭД). Рассмотрим основные, на наш взгляд, моменты.

1. Установлено, что требования Инструкции N 19 распространяются на все госорганы и иные организации независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы (далее — организации) .

Обратите внимание!
В части требований, не предусмотренных Инструкцией N 19, необходимо применять нормы Инструкции по делопроизводству .

На заметку
Организациям, не являющимся источниками комплектования госархивов, согласовывать такой ЛПА нужно с Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при ее наличии) .

3. Определено, что электронный документооборот в организации должен осуществляться в рамках АС ДОУ — автоматизированной системы, которая предназначена для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации на основе системы электронного документооборота. Иными словами, при помощи АС ДОУ осуществляется движение ЭД в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело. АС ДОУ должна поддерживать единый процесс работы и включать в себя :

— подготовку проектов ЭД с оформлением необходимых реквизитов;

— их согласование (при необходимости);

— представление проекта ЭД на подпись, утверждение руководителю;

— регистрацию и контроль исполнения ЭД;

— организацию оперативного хранения и передачу ЭД на хранение в архив организации;

— уничтожение ЭД, не подлежащих хранению.

4. Для обеспечения защиты ЭД в организации должны быть разработаны соответствующие ЛПА, регламентирующие в том числе вопросы :

— управления процессом доступа к ЭД. Оно включает в себя:

категорирование ЭД по уровню доступа (например, корпоративный, локальный и др.);

установление прав доступа исполнителей к ЭД в соответствии с функциональными обязанностями;

делегирование прав исполнителям в отношении возможных действий, производимых с ЭД.

Таким образом, просматривать, редактировать, визировать, подписывать различные ЭД работники смогут в зависимости от предоставленных им полномочий;

— протоколирования работы исполнителей с ЭД. Оно ведется с помощью журнала событий, в который автоматически вносится информация о том, кто, когда и что сделал или пытался сделать с ЭД;

— организации резервного копирования и восстановления данных. Так, резервное копирование ЭД должно производиться в соответствии с графиком. Его организация разрабатывает самостоятельно. При этом все процедуры выполнения резервного копирования должны фиксироваться в специальном журнале .

5. Несмотря на то что форматы файлов ЭД организация определяет самостоятельно, предпочтение следует отдавать открытым форматам. Для проектов ЭД рекомендовано использовать :

— Office Open XML (DOCX);

— Open Document Format (ODT).

Напомним, что допустимым форматом файлов ЭД наряду с указанными выше также является Portable Document Format / A (PDF/A) .

6. Определен порядок согласования проекта ЭД :

— внутреннего (внутри организации). Такое согласование происходит при помощи средств АС ДОУ. Для того чтобы получить доступ к проекту ЭД, согласующее его лицо должно пройти авторизацию и идентификацию в АС ДОУ. Отметка о согласовании (виза) в этом случае включается в регистрационно-контрольную карточку или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ.

Вместе с тем, если согласование проекта ЭД осуществляется путем подписания общей его части, то в данном случае ЭЦП необходимо включить в особенную часть проекта ЭД;

7. Определен порядок работы с электронными копиями документов на бумажном носителе (далее — электронные копии). В частности, установлено, что на локальном уровне должен быть закреплен порядок их изготовления, удостоверения и использования .

Одновременно прописан ряд общих требований к процессу создания электронных копий, а также их учету, в том числе следующие :

— электронная копия создается путем фотокопирования (сканирования);

— сканируются все страницы документа. Даже если они не содержат текста или изображений, а имеют какие-либо пометки, оттиски штампов или нумерацию. Например, если на обороте листа оригинала документа нет никакого текста, но он пронумерован, его нужно отсканировать;

— при сканировании должны быть видны все края листа. Не допускается наличие посторонних предметов или эффектов (бликов, теней и др.), скрывающих часть листа;

— черно-белый документ должен сканироваться в черно-белом варианте, а цветной — в цветном;

— электронную копию необходимо сохранить в формате PDF/A1 или PDF/A2;

— удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, отсканировавшего оригинал документа и проверившего качество появившегося вследствие этого электронного отображения. По решению руководителя организации электронная копия дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация.

Также определено, что в случае создания электронной копии сведения об этом наносятся на оригинал документа штампом, вручную либо при наличии технической возможности — в виде штрих-кода .

Хранятся электронные копии столько же, сколько и оригиналы. Передавая оригиналы в архив, организация самостоятельно решает судьбу их электронных копий, т.е. передавать их в архив или уничтожить . Если оригинал документа передаче в архив не подлежит, то после создания его электронной копии сам оригинал разрешено уничтожить .

Обратите внимание!
При отправлении электронной копии в другую организацию досылать еще и оригинал не нужно. Электронная копия приравнивается к ЭД .

8. Предусмотрено два способа доставки ЭД в другие организации :

— посредством электронной почты (в качестве вложения);

— с помощью ведомственных (корпоративных) систем электронного документооборота (ВСЭД, КСЭД) или системы межведомственного электронного документооборота (СМДО). Такие системы, как правило, установлены в госорганах, банках и т.д.

Указанные способы обеспечивают доставку обеих частей ЭД .

9. Установлены правила работы с входящими ЭД. Прежде чем их регистрировать, нужно сначала проверить действительность ЭЦП. Сделать это необходимо с помощью сертификата открытого ключа, идентификатор которого указан в особенной части ЭД . ЭД не регистрируют в случаях :

— несоответствия сведений о лице, подписавшем ЭД, содержащихся в общей и особенной частях ЭД;

— несоответствия форматов файлов установленным требованиям.

В перечисленных случаях необходимо сформировать уведомление об отказе в регистрации и выслать его в адрес организации или лица, приславших ЭД .

Одно из наиболее серьезных направлений деятельности в делопроизводстве – контроль исполнения документов и поручений. Сегодня работа секретаря, ответственного за этот процесс, не ограничивается лишь постановкой документов на контроль и предоставлением руководителю отчетов по поручениям с уже истекшим сроком исполнения. Современный секретарь – активный участник этого процесса. От чего зависит эффективность системы контроля исполнения? На что обратить внимание, чтобы уберечь себя от ошибок, а руководителя – от последствий неисполнения принятых им решений? Ответим в статье.

Требования к процессу контроля исполнения

Порядок организации контроля исполнения документов и поручений, как правило, фиксируют в инструкции по делопроизводству. В дополнение к инструкции в организации могут разрабатывать и иные нормативные документы, регламентирующие этот бизнес-процесс, например, регламент контроля исполнения документов (поручений).

При разработке инструкции по делопроизводству мы руководствуемся:

Перечислим основные операции по контролю исполнения, которые служба делопроизводства должна выполнять в соответствии с указанными документами (Алгоритм).

В каких случаях, как и когда проверять и регулировать ход исполнения?

Предварительный контроль и напоминание о приближении сроков исполнения документов (поручений) необходимы в случае, если срок исполнения превышает один месяц (см. п. 6.9 Примерной инструкции).
Напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) можно в СЭД[3] (см. п. 6.11 Примерной инструкции).
Направлять напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают, рекомендуют за 3–5 дней до окончания срока исполнения документа (см. п. 6.15 Примерной инструкции).

Служба делопроизводства не должна отвечать за контроль по существу

Нормативные акты определяют, что служба делопроизводства отвечает за контроль сроков исполнения, в то время как контроль по существу возлагается на руководителя или иное должностное лицо организации.

Контроль исполнения – функция секретаря

Как правило, в этот бизнес-процесс в той или иной степени вовлечены все секретари. Если организация небольшая, то секретарь выполняет львиную долю делопроизводственных операций, в том числе контроль исполнения документов (поручений). Если же компания крупная и в ней есть полноценная служба делопроизводства, обязанности часто распределяются. Например, секретарь может осуществлять текущую работу (ставить и снимать документы с контроля, обмениваться информацией с исполнителями), в то время как анализировать и оформлять отчетность отведено начальнику службы делопроизводства.

Во-вторых, если работа идет в штатном режиме, контроль исполнения не требует постоянного отвлечения от текущих дел, что важно в условиях многозадачности. Так, например, секретарь должен оперативно регистрировать документы (по факту их поступления), а собирать информацию и напоминать о контрольных сроках он может в удобное время в течение рабочего дня.

Главный инструмент секретаря – информация

Контроль исполнения, пожалуй, это одна из самых непростых функций секретаря. Здесь очень важен человеческий фактор, ведь в процесс вовлечены и работники, и топ-менеджеры.

Будем честны: секретарь, в силу специфики должности, не может самостоятельно улучшить исполнительскую дисциплину в организации. У него для этого попросту нет административного ресурса. Ведь секретарь не вправе давать работникам поручения, наказывать за их неисполнение или поощрять за хорошую работу. Не может он и выполнять работу за сотрудников. Но в рамках своих компетенций и обязанностей секретарь, безусловно, способствует улучшению дисциплины. Продуманный и описанный секретарем порядок организации контроля исполнения документов (поручений) вкупе с административным ресурсом и заинтересованностью руководителя являются залогом долговременной эффективности этого процесса.

При этом главный инструмент в руках секретаря – информация. Работа становится эффективной тогда, когда информация отвечает всем требованиям: она достоверная, полная, точная. Но главное – актуальная, то есть вовремя доведенная до работников и полученная от них, своевременно представленная руководителю.

Итак, руководитель ставит секретарю задачу усилить контроль исполнения поручений. Скорее всего, шеф ожидает, что секретарь будет держать руку на пульсе и, заметив нештатную ситуацию, поставит шефа в известность. И, конечно, не упустит из виду ни одно из поручений начальника. Поэтому, прежде всего, секретарю важно проанализировать и понять: когда, как и какую информацию нужно получить и передать, чтобы поручения в организации исполнялись (сотрудники работали, а руководитель мог вовремя принять адекватные ситуации меры).

Для комфортной и эффективной работы рекомендуем секретарю:

Остановимся на наиболее важных аспектах, влияющих на эффективность контроля исполнения ( это четыре этапа жизненного цикла контрольного поручения):

Фиксация поручения и постановка на контроль.
Доведение поручения до сведения исполнителя.
Координация деятельности по исполнению поручений.
Фиксация исполнения и снятие с контроля.

[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[3] СЭД – система электронного документооборота.

[4] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, начальник отдела делопроизводства

от 19 марта 2020 года N 10-РА

О методических рекомендациях по организации контроля за исполнением служебных документов (поручений)

1. Утвердить методические рекомендации по организации контроля за исполнением служебных документов (поручений) (далее - методические рекомендации).

2. Членам Правительства Астраханской области и руководителям исполнительных органов государственной власти Астраханской области, структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области руководствоваться методическими рекомендациями при организации работы по исполнению поручений и внутриведомственного контроля за их исполнением.

Руководитель администрации
Губернатора Астраханской области
С.В.ВАСИЛЬЕВ

Утверждены
Распоряжением
администрации Губернатора
Астраханской области
от 19 марта 2020 г. N 10-РА

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ)

1. Общие положения

1.2. Положения методических рекомендаций не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. Контроль за исполнением служебных документов (поручений)

2.1. Контроль за исполнением служебных документов (поручений) (далее - контрольные документы (поручения) представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и полного выполнения документов и поручений, качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению.

- постановку на контроль и учет документов, содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти Астраханской области (далее - исполнительные органы государственной власти области);

- периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов (поручений);

- учет и анализ сроков и результатов выполнения контрольных документов (поручений);

- проверку соответствия выполнения и отражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий и требующих решения вопросов, содержащихся в контрольных документах (поручениях) и в резолюциях руководителей;

- проверку по указанию соответствующих руководителей фактического выполнения контрольных документов (поручений);

- рассмотрение отчетных документов и заслушивание отчетов исполнителей о ходе исполнения контрольных документов (поручений);

- принятие мер по выполнению контрольных документов (поручений) и устранение причин, препятствующих их выполнению;

- проведение упреждающего контроля за исполнением контрольных документов (поручений);

- информирование членов Правительства Астраханской области (далее - Правительство), руководителей структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области (далее - структурные подразделения администрации), исполнителей о наличии находящихся на исполнении контрольных документов (поручений) на текущую дату и на предстоящий период;

- информирование Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства, заместитель председателя Правительства, руководитель администрации соответственно) о состоянии дел по исполнению контрольных документов (поручений), об исполнительской дисциплине в курируемых ими исполнительных органах государственной власти области при исполнении контрольных документов (поручений);

- проведение проверок организации контроля за своевременностью и полнотой исполнения контрольных документов (поручений) в исполнительных органах государственной власти области, структурных подразделениях администрации;

- внесение на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации предложений о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц, не обеспечивших своевременное и надлежащее исполнение контрольных документов (поручений);

- снятие контрольных документов (поручений) с контроля и учета.

2.2. Служебные документы, подлежащие обязательному исполнению и контролю в соответствии с резолюцией Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, а также содержащие поручения, обязательные для исполнения:

- федеральные конституционные и федеральные законы, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации (далее - правовые акты Российской Федерации), содержащие поручения высшему должностному лицу субъекта, исполнительным органам государственной власти субъекта в части полномочий исполнительных органов государственной власти области;

- поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей;

- протоколы заседаний совещательных и координационных органов, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации;

- правовые акты Думы Астраханской области;

- постановления и распоряжения Губернатора, Правительства;

- соглашения (договоры), заключенные от имени субъекта Российской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительства;

- протоколы заседаний Правительства;

- протоколы заседаний совещательных и координационных органов, созданных при Губернаторе и Правительстве, межведомственных и координационных совещаний, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства;

- протоколы межрегиональных и областных мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства;

- протоколы выездных мероприятий на территории Астраханской области, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства;

- протоколы совещаний Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, проводимые по инициативе исполнительных органов государственной власти области;

- поручения (перечни поручений) еженедельных, иных оперативных совещаний Губернатора;

- протоколы рабочих встреч Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства;

- документы, письма и телеграммы федеральных органов государственной власти;

- парламентские и депутатские запросы, обращения органов прокуратуры;

- письма исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления, организаций, кроме ходатайств о награждении и обращений, содержащих приглашения на мероприятия, не требующие обязательного присутствия.

3. Общий порядок исполнения контрольных документов (поручений)

3.1. Исполнение контрольных документов (поручений) организуется членами Правительства, руководителями исполнительных органов государственной власти области, структурных подразделений администрации в соответствии с резолюцией (резолюциями) Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации в соответствии с установленной компетенцией.

3.2. Контрольные документы (поручения) поступают на исполнение в исполнительный орган государственной власти области, структурное подразделение администрации посредством ЕСЭД путем направления ответственным исполнителям задания с поручениями.

3.3. Контрольные документы (поручения) должны исполняться в сроки, указанные в них или в резолюциях руководителей, в соответствии с пунктом 15.8 Инструкции.

3.4. Если в документе имеется несколько сроков либо по контрольному документу (поручению) предусмотрено представление отчетных документов в течение нескольких лет, сроком их исполнения является срок наиболее позднего поручения или представления последнего отчетного документа по данному документу. При этом контролируются все сроки по контрольному документу (поручению).

3.5. За документами, имеющими длительный срок и промежуточные этапы выполнения, устанавливается при необходимости промежуточный контроль, за особо значимыми - особый контроль.

При постановке на промежуточный и особый контроль структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти области, а также их работниками, уполномоченными осуществлять контроль за исполнением контрольных документов (поручений), составляется план контроля, который утверждается руководителем, принявшим решение о постановке на данный вид контроля, предусматривающий различные формы контроля, в том числе проведение проверки результатов исполнения.

3.6. В случае если поручение дано нескольким исполнительным органам государственной власти области, то ответственным исполнителем поручения является руководитель исполнительного органа государственной власти области, указанный в поручении первым.

Остальные исполнители являются соисполнителями поручения.

3.7. Ответственный исполнитель определяет порядок исполнения контрольных документов (поручений), организует работу по их выполнению, координирует работу соисполнителей и несет ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов (поручений).

3.8. В целях обеспечения своевременного исполнения контрольного документа (поручения) ответственный исполнитель имеет право:

Закрывающие документы предоставляются только юридическим лицам и ИП, которые произвели оплату безналичным переводом со своего расчётного счёта.

При оплате необходимо выбрать способ оплаты Безналичный перевод или Безналичный перевод в иностранной валюте.

Оплата счёта через платёжные системы или терминалы моментальных платежей считается оплатой от физического лица. Согласно законодательству РФ закрывающие документы по такой оплате не предоставляются. Чтобы получить документы, подтверждающие оплату, обратитесь в техническую поддержку платёжной системы.

В каком формате предоставляются закрывающие документы

До октября 2017 года мы предоставляли два отдельных документа: счёт-фактуру и акт выполненных работ. С октября 2017 года мы предоставляем универсальный передаточный документ (УПД), который включает в себя счёт-фактуру и акт выполненных работ. Ниже перечислены условия предоставления закрывающих документов.

Условия предоставления закрывающих документов

Скан-копии закрывающих документов автоматически загружаются в Личный кабинет и отправляются на email до 15 числа следующего месяца от даты начала оказания услуги.

Оригиналы документов отправляются:

почтой России в течение двух недель с момента загрузки скан-копий в Личный кабинет;
по ЭДО, если настроено взаимодействие, — до 15 числа следующего месяца с момента загрузки скан-копий в Личный кабинет.

Как формируются закрывающие документы

В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:

Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.

К таким услугам относятся:

Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.

К таким услугам относятся:

Формула для расчёта

Формула для примерного расчёта выглядит так:

Сумма оплаты за год / 365 дней * количество дней в месяце

Например: хостинг оплачен на 6 месяцев на сумму 2000 рублей. Мы хотим узнать на какую сумму будут предоставлены документы за ноябрь:

(2000 (рублей) x 2 (полугодия) / 365 (дней в году) ) x 30 (количество дней в ноябре) = 328.767123288 (рублей за ноябрь).

Данный расчёт производится автоматически нашей системой. Иногда сумма за месяц может не совпадать с результатом по формуле на несколько рублей. Однако в конечном итоге закрывающие документы будут предоставлены на всю оплаченную сумму.

Некоторые услуги имеют собственный баланс. Закрывающие документы по ним мы предоставляем по мере использования средств с внутреннего баланса услуги.

К таким услугам относятся:

Чтобы получить скан-копии Отчета о движении денежных средств, напишите заявку в службу поддержки. Мы вышлем пакет оригиналов документов на ваш контактный почтовый адрес в течение месяца после совершения сделки.

Как получить оригиналы закрывающих документов повторно

Если вы не получили оригиналы документов из-за неверного почтового адреса, измените ваш адрес на корректный в Контактах владельца аккаунта и закажите повторную отправку документов по одной из инструкций ниже.

Повторная отправка Почтой России является платной услугой. Её стоимость составляет 200 рублей. Для заказа выполните следующие шаги:

Отметьте галочкой нужные документы и нажмите Оплатить:

Готово, после формирования заявки оригиналы документов будут отправлены на ваш почтовый адрес в течение недели.

Повторная отправка закрывающих документов по ЭДО является бесплатной услугой. Для заказа выполните следующие шаги:

Настройте обмен оригиналами закрывающих документов через систему электронного документооборота (ЭДО).

Готово, вы получите оригиналы закрывающих документов в течение суток.

Еще один бесплатный способ повторного получения закрывающих документов — лично в московском офисе. Для заказа выполните следующие шаги:

Адрес офиса в Москве

Как скачать скан-копии закрывающих документов

Как изменить данные в УПД

Если вам нужно изменить данные в УПД (Универсальный передаточный документ), напишите заявку в службу поддержки.

В УПД можно изменить:

наименование организации;
юридический адрес;
КПП;
номер платёжного поручения (только за незакрытый квартал).

В УПД нельзя изменить:

дату документа;
номер документа;
сумму оказанных услуг;
ИНН организации.

Внимание: если реквизиты в документах не соответствуют текущим реквизитам организации, воспользуйтесь инструкцией: Как изменить реквизиты организации?

Возможные проблемы

В Личном кабинете не отображаются бухгалтерские документы

Документы могут не отображаться в Личном кабинете, если:

оплата счёта производилась через различные платёжные системы или через терминалы моментальных платежей;
оплата производилась от физического лица;
перечисленных средств недостаточно для оплаты услуг;
не подошёл срок формирования закрывающих документов.

Если ни один из описанных случаев не актуален, создайте заявку в службу поддержки, в ней подробно опишите суть проблемы и предоставьте документ, подтверждающий вашу оплату.

Можно ли получить закрывающие документы при оплате с корпоративной карты

По законам РФ бухгалтерские документы (счёт-фактура, акт выполненных работ и УПД) предоставляются только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям при проведении прямого безналичного платежа с расчётного счета организации или оплате наличными при предоставлении соответствующих документов.

Подтверждением целевого использования средств по корпоративной карте является:

инвойс по оплаченному счёту;
банковская выписка со счёта карты.

Инвойс можно скачать в разделе Счета, нажав на нужный номер счёта. Обратите внимание! Данная инструкция по договору является обязательной.

С труктура современной организации может быть иерархичной или проектной. В первом случае, характерном для крупного бизнеса, в рамках служебной вертикали средством управления коллективом служат поручения, – формализованные задания, требующие исполнения в определенный срок. Система контроля исполнения поручений призвана сделать этот способ управления более эффективным. Мотивация сотрудника не всегда зависит от зарплаты и поощрения, а знание, что сроки исполнения задач контролируются, заставляет подходить к их решению более ответственно.

Какие задачи поддаются контролю

В менеджменте под контролем понимается сопоставление плана с результатом и выявление отклонений с целью дальнейшей корректировки задачи или срока, замены исполнителя, принятия иных мер воздействия. Система контроля исполнения поручений строится на том, что факт исполнения должен быть измерим в объективных показателях.

В крупных организациях существуют особенности создания поручений:

Пирамидальная структура. На уровне руководства организации формируется задача, распадающаяся на подзадачи. И в ее рамках задачи получают руководители подразделений, а те, в свою очередь, раздают отдельные поручения исполнителям. Обычно контролю подлежат только поручения первого уровня, поставленные руководителем организации. Выполнение задач низшего порядка на уровне служб всей компании проверяется только в рамках подразделений. Но, если в организации внедрена система электронного документооборота (ЭДО), выполнение поручений рядовыми сотрудниками фиксируется и там. Такие меры дополняют общую статистику исполнительской дисциплины по компании и позволяют делать вывод об эффективности каждого отдельного сотрудника.
Формализация. На уровне высшего руководства поручения формализуются двумя путями – приказным и резолютивным. В первом случае выпускается распорядительный документ, приказ по организации, в котором указываются задания и ответственные лица. Во втором задачи и поручения оформляются в виде резолюции на самом документе или на прикрепляемом к нему бланке поручения. В рамках подразделения используются свои способы формализации – письменные, направленные по электронной почте или создаваемые в системе ЭДО.

Любое создаваемое на высшем уровне и подлежащее контролю исполнения поручение должно отвечать следующим требованиям:

содержать четко формализованную, отвечающую компетенции исполнителя и выполнимую задачу;
устанавливать сроки решения задачи. Если они не установлены, то должны быть типовыми, предусмотренными законом или внутренними инструкциями организации;
указывать исполнителя с описанием имен и должностей. Если в поручении упоминается группа исполнителей, то первый указанный в перечне признается ответственным и основное внимание при контроле исполнения поручений будет приковано к нему. Он обязан организовать работу остальных, указанных в документе сотрудников.

Чем точнее и конкретнее в документе или поручении сформулирована нетиповая задача, тем проще сотруднику ее выполнить, а работнику, ответственному за контроль исполнения поручений, проверить результат. От качества работы руководителей, их опыта управления зависит эффективность работы компании. Если в рамках электронного документооборота существует возможность создать шаблоны стандартных поручений, ею не следует пренебрегать – это сократит время на обработку заданий.

Менеджер должен понимать, что его деятельность оценивается по работе подчиненных, невыполнение ими задач становится основанием для снижения эффективности руководства, поэтому и постановка поручений, и контроль их исполнения должны стать максимально эффективными. Автоматизация обоих этапов в рамках систем ЭДО или в структуре CRM-системы компании существенно сокращает время на решение задач, стандартизирует и оптимизирует результаты. Ручной контроль исполнения поручений, проводимый сотрудниками подразделения документооборота, помогает стимулировать деятельность работников компании не менее эффективно.

Создание поручения и ознакомление с ним персонала

В любом типе компаний первичным элементом генерации поручения становится приказ, распорядительный документ, издаваемый первым лицом. Он имеет номер, регистрируется в книге учета и содержит указания, которые подлежат выполнению прописанными в нем лицами и подразделениями. Обычно в приказе указывается лицо, ответственное за контроль исполнения, заместитель руководителя или начальник подразделения. Это создает двойную систему контроля исполнения поручений и исполнения документов: на уровне руководства и на уровне подразделения ДОУ.

Ответственные исполнители знакомятся с приказом и своими заданиями, расписываясь в журнале учета. С момента проставления подписи лицо становится ответственным за выполнение поручения руководства и несет дисциплинарную ответственность в случае несвоевременной или некачественной реакции на задание. Сложнее с поручениями промежуточного уровня, формируемыми не на уровне руководства компании, а в системе ЭДО.

факт ознакомления и точное время подтверждаются записью в системе;
в документах компании четко отражено, что поручения, направленные в программе ДОУ, обязательны для исполнения. Далеко не все организации вносят указание об этом в должностные инструкции или регламентирующие документы, что лишает возможности доказать факт ознакомления. Дублирование электронного ознакомления на бумаге снижает остроту этой проблемы.

Существует механизм коллегиальной постановки задач. По результатам совещания, проведенного внутри компании или на внешнем, с участием контрагентов, уровне, оформляется протокол, в итоговой части которого формулируется перечень задач с указанием ответственных за их выполнение лиц. Контроль исполнения поручений в этом случае также оказывается двойным, на уровне следующей коллегиальной встречи, где сотрудники отчитаются о выполнении поручений, и на уровне подразделения ДОУ, при условии своевременной передачи им копии протокола.

Все механизмы формирования поручений необходимо закрепить во внутренних документах компании, опираться на сложившиеся традиции нецелесообразно, формализация повышает уровень исполнительской дисциплины. Процесс организации исполнения поручений стандартизирован и мало зависит от формы их выдачи.

Формальный и функциональный контроль

Если система контроля является двухзвенной, на уровне подразделения ДОУ и на уровне руководителя, то первому достается решение задачи по контролю формализованному, второму – по функциональному. Формализованный контроль говорит только о факте своевременно выполненной работы, функциональный направлен на улучшение ее качества.

Функциональный контроль делится на:

Организация процесса контроля исполнения документов и поручений

Прежде чем приступать к организации системы контроля исполнения документов, необходимо убедиться в наличии требуемых для этого ресурсов. В большинстве крупных компаний задача решается подразделением, ответственным за сопровождение документооборота, в небольших за нее отвечает секретарь руководителя.

Кадровое обеспечение службы ДОУ является базой для организации системы, следующим уровнем становится регламентация. На практике процесс контроля осуществляется хаотично, отдельные поручения ставятся на контроль, большинство тонет в море рутины и систематически не исполняется. Создание внутренних регламентов, определяющих приоритетность поручения и те их категории, выполнение которых контролируется в обязательном порядке, помогает решить задачу.

Когда бизнес-процессы начинают требовать постоянного контроля исполнения поручений, руководство организации приходит к выводу о необходимости создания системы отслеживания, но для того, чтобы сделать ее эффективной, может не хватить знаний. Специалист с опытом работы в госкомпании предложит старую, журнально-карточную методику, где каждое поручение регистрируется в журнале и отслеживается вручную. Она реализуется в бумажном виде, иногда в виде таблиц Excel, и работает только в небольших коллективах. Сейчас мало кто из руководителей готов идти на такие неэффективные способы решения задач.

Многие компании исходят из необходимости оптимизации и поручают штатным программистам разработать прикладную программу, помогающую:

регистрировать поручение с указанием сути, сроков, исполнителя или регистрировать документ, переданный для исполнения;
отслеживать сроки исполнения;
направлять напоминания исполнителю;
вносить данные о выполнении и снимать задачу с контроля;
собирать, хранить и анализировать статистику;
генерировать отчетность.

С этими задачами справится и готовое ПО, например, LeaderTask, которое устанавливается на компьютеры, планшеты, смартфоны. Программы этого класса легко адаптируются под потребности компании, практически не требуют дополнительного обучения сотрудников.

С их помощью можно:

формировать поручения;
создавать индивидуальный план работы для сотрудников;
наблюдать за поэтапным выполнением задач;
отправлять замечания и корректировки;
утверждать результаты.

Стоимость таких приложений невысока, при этом они оптимизируют работу предпринимателя. Однако формализовать факт ознакомления с поручением и его результат в них нельзя, но для небольшого бизнеса задача не является первостепенной. Контроль исполнения поручения в этом случае становится легкой задачей для руководителя, не требующей привлечения дополнительных человеческих ресурсов.

Отчетность

Дополнительным способом самоконтроля и контроля исполнения поручения становится отчетность, когда исполнитель доводит до сведения руководителя информацию о статусе исполнения поручения.

При выстраивании механизма предоставления отчетности необходимо решать следующие задачи:

уровень. Кто и перед кем отчитывается на уровне отдела, управления, организации, отчеты индивидуальные или коллективные;
периодичность. Как часто генерируется отчетность, – ежедневно, еженедельно, ежемесячно;
формат. Руководство должно определить, вид отчета о результатах исполнения поручений и исполнения документов.

Параллельно необходимо решить вопрос хранения отчетов, переноса из них данных в единую базу статистики или в систему электронного документооборота, роли отчетности и исполнения задач по ее предоставлению при формировании условий мотивации персонала.

Выбор метода контроля исполнения поручений зависит от типа бизнеса и его задач. Эффективность любого решения будет основана на том, насколько точно поставлена задача и каким образом происходит сравнение достигнутых результатов с запланированными.

Читайте также: