Как выглядит титульный лист личного дела

Обновлено: 28.06.2024

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Полный перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника существует только в государственных структурах. Для коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей, которые имеют сотрудников, не существует такого перечня, но они могут воспользоваться требованиями, предъявляемыми к государственным структурам в плане личных дел сотрудников. Личное дело состоит из целого списка различных документов. Рекомендуемый список документов выглядит следующим образом.

· приказ об увольнении;

· приказ о поощрениях;

· приказ о взыскании;

· приказ о переводе;

Также в личном деле сотрудника могут храниться следующие документы:

должностная инструкция сотрудника;
договор о материальной ответственности;
соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
согласие сотрудника на работу с персонифицированными данными;
прочие подобные документы

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.
Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье.

Многие предприятия помимо описи документов ведут журнал учета личных дел сотрудников, трудовых договоров, личных карточек и т.п. Как вести такие журналы, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе. Это бесплатно.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например, какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:

Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:

заполнение титульного листа;
оформление листа-заверителя;
заполнение внутренней описи;
подшивка дела

Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.

Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:

номера личных дел сотрудников;
фамилии, имена, отчества сотрудников;
даты передачи личных дел в архив;
даты начала ведения личных дел;
прочую необходимую информацию

Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.

О чем речь

какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Как заполнить личное дело работника

Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.

Название раздела титульного листа	Как заполнять
Название организации	Указывается название организации, если в организации есть подразделения или филиалы, то указывается название подразделения или филиала, в котором работает сотрудник
Порядковый номер	Для того чтобы в кадровой работе не было путаницы, необходимо нумеровать личные дела
ФИО сотрудника	Упрощает поиск личного дела сотрудника сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии
Дата открытия личного дела	Дата открытия личного дела обычно совпадает с датой приказа о приеме на работу
Дата закрытия личного дела	Дата закрытия личного дела должна совпадать с датой приказа об увольнении сотрудника
Количество листов в личном деле	Эта информация заполняется перед тем, как подать документы в архив

Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:

литерные номера листов;
конверты с подшитыми вложениями в них;
поврежденные листы;
листы с фотографиями;
пропущенная нумерация страниц

Внутренняя опись состоит из следующих разделов.

Для чего нужна

Список требуется для учета бумаг, представленных при поступлении на работу или находящихся в деле сотрудника.

Законодатель не устанавливает обязательное наличие такого списка в деле, но определяет ряд случаев, когда он необходим:

Сроки хранения документации изменились в октябре 2021 года! Проверьте себя с помощью обзора изменений от КонсультантПлюс.

Сроки хранения личных дел

Так как личные дела сотрудников содержат конфиденциальную информацию в виде персональных данных сотрудников, то личные дела должны храниться в сейфах или специальном шкафу, которые должны запираться на ключ. Доступ к такой информации могут иметь только сотрудники, которые уполномочены на это. Такие сотрудники утверждаются приказом организации или индивидуального предпринимателя за подписью директора. Если какой-то сотрудник уволился, то его личное дело может храниться в организации в течение 3 лет после этого. По истечении этого периода, его личное дело передается в архив и хранится там. Все личные дела, которые не используются в работе, хранятся в архиве. Если личное дело сформировано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, а если раньше 2003 года, то 75 лет, а личные дела руководящих сотрудников хранятся бессрочно. Срок хранения начинает отсчитываться с момента передачи дела в архив. Если в личное дело входят документы с разными сроками хранения, то все личное дело хранится по максимальному сроку.

Личные дела могут храниться, например:

по порядковым номерам;
по фамилии, имени, отчеству сотрудников (по алфавиту);
по табельным номерам сотрудников;
по филиалам, подразделениям;
по датам открытия личных дел;
другими способами

Итоги

Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах.

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Жалоба в Верховный суд РФ: образец жалобы, порядок подачи апелляционной и кассационной жалобы
Образец приказа об увольнении по форме Т-8. Бланк 2019-2020 года
Образец приказа о направлении в командировку Т-9 в 2020 году

Как заполняется анкета сотрудника

Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:

об образовании;
об интересах человека;
о стаже работы;
о предыдущих местах работы;
о семейном положении;
о наличии или отсутствии детей;
вопросы о поле, возрасте человека;
о вредных привычках;
об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
о квалификации;
об профессиональных навыках;
о профессиональных достижениях;
другую информацию

Распространенные ошибки, связанные с личным делом

Ошибка 1. В личном деле сотрудника можно хранить копии любых документов.

Как правильно. Не все документы можно хранить в личном деле сотрудника. В личном деле нельзя хранить документы, которые не связаны с исполнением служебных обязанностей. Документы, которые безопасно хранить в личном деле это:

трудовой договор;
приказы;
анкеты;
трудовую книжку;
другие документы, разрешенные законодательством (смотри таблицу в начале статьи)

Копии следующих документов небезопасно хранить в личном деле:

ИНН;
СНИЛС;
паспорта;
военного билета;
свидетельства о браке;
свидетельства о рождении детей и т.д.

Причем запрашивать такие документы при оформлении сотрудника можно, но вот хранить их нельзя. На этом настаивает Роскомнадзор. Такую позицию разделяют также и судьи, об этом в частности сказано в Постановлении Кировского судебного района города Астрахани по делу № 5–244/2012 от 24.05.12 и в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.14.

За нарушение этих правил предусмотрен административный штраф, который может достигать до 50 000 рублей. Это сказано в части 1 статьи 13.11 КоАП. Организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему сотрудников, могут вынести предупреждение, но если они не отреагируют и не исправят ситуацию, то им могут грозить следующие штрафы.

На кого будет наложен административный штраф	Размер штрафа, в рублях
На физическое лицо	1 000 – 3 000
На должностное лицо	5 000 – 10 000
На юридическое лицо	30 000 – 50 000

Где используются

Формирование, ведение и хранение личных дел работников применяется во всех трудовых сферах:

На предприятиях и в организациях. Законы муниципальные и федеральные возлагают обязанности на специалистов по ведению соответствующих папок по каждому служащему и работнику.
В компаниях, функционирующих в частном порядке. Трудовой кодекс не прописывает обязательства частных фирм по ведению ЛД, но такой порядок может быть определен вышестоящими организациями или собственниками компаний.

Распространенные вопросы, связанные с личным делом

Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?

Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.

Важно! Если сотрудник увольняется из организации или от индивидуального предпринимателя, то личное дело на руки ему не выдается. Оно будет помещено в архив.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников закреплена только в отношении государственных органов и организаций. Коммерческие компании делают это по своему усмотрению. В связи с этим, в настоящее время нет четко закрепленной формы такого документа, а также правил его оформления. В результате, у специалистов часто нет понимания, как составить титульный лист личного дела работника корректно и правильно. Поэтому в данной статье говорим про обложку (титульный лист) личного дела и приводим образец 2020-2021.

Общие требования к обложке личного дела

На первой странице личного дела необходимо указать информацию, позволяющую четко идентифицировать:

его принадлежность к определенной группе номенклатуры;
его содержание;
срок хранения.

Законодательной регламентации порядка оформления нет, но на практике рекомендуем пользоваться правилами, приведенными в приказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Так, титульный лист личного дела обязательно должен включать (пп. 4.25, 4.28, 4.29 Приложения № 28 к Приказу № 526):

Полное название организации – в именительном падеже.
Наименование подразделения.
Регистрационный номер дела или индекс.
Порядковый номер тома – если оно включает несколько папок.
Название дела – как правило, в этой строке указывают Ф.И.О. работника.
Дата начала ведения дела, а по уволенным сотрудникам – дата окончания его ведения.
Срок хранения.
Код, позволяющий идентифицировать место хранения дела в архиве.
Количество листов в деле.

Если в ходе существования компании она реорганизовывалась и меняла наименование, при переоформлении титульного листа на нем указывают новое название организации, а старое заключают в скобки.

На корешке папки дублируют регистрационный номер дела.

На обороте титульного листа личного дела можно разместить опись вложенных в него документов.

Данные можно как вносить от руки сразу в готовый бланк, так и заполнять на компьютере, распечатывать и наклеивать на первый лист папки.

Личное дело: что туда входит

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию; кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

наименование самого документа;
день, когда эта бумага была подшита в папку;
число листов, содержащихся в данном документе;
если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

Образец заполнения титульного листа

Порядок заполнения титульного листа, как и его форма, не регламентирован. Поэтому в бланк, приведенный выше, при необходимости указания иной информации можно вводить дополнительные поля и блоки.

Компания имеет право разработать собственный формат обложки личного дела и утвердить его приказом руководителя компании.

Ниже приведен типовой заполненный образец титульного листа личного дела работника коммерческой компании.

Требования к хранению документов

Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.

Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.

Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.

Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.

Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.

Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

В данном видео содержится информация о личных делах работников.

Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.

Обязательно ли в ООО вести журнал учета личных дел?

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов или личных дел.

Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему журналы учета личных дел или нет. Типовой формы этого журнала нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать его самостоятельно.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

У вас не останется вопросов о Приеме на работу в ООО после прочтения статьи по ссылке.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в ГСДОУ, утвержденной .

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

Такие правила установлены в ГСДОУ, утвержденной .

Регистрировать документы можно:

в специальных регистрационных журналах;
на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести и ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ). Формы этих книг утверждены .

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

Мы рекомендуем почитать о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы материал по этой ссылке.

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в , утвержденном .

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Содержание

Законодательство РФ не обязывает ИП, организации заводить на своих работников личные дела. Это не является ни обязанностью, ни рекомендацией. Лишь на госслужащих при их поступлении на работу безоговорочно оформляют личные дела, т. к. этого требует закон. Тем не менее при трудоустройстве граждан на работу ИП, организации на них, как правило, тоже заводят личное дело.

Следует заметить, что организации вправе оформлять дело как на каждого работника, так и выборочно, только на определенные их категории. Чаще всего вне зависимости от того, на какую вакансию, должность трудоустроился соискатель (специалиста, начальника, его зама и т. д.), отдел кадров заводит на него личное дело и ведет до тех пор, пока данный сотрудник числится, трудится в организации.

Личные дела обычно регистрируют в журнале, шаблон которого можно скомпилировать самостоятельно. Собственно оформление и формирование личного дела производится одновременно и по хронологии следующим путем:

К делу прилагаются документы, которые составляются, принимаются при трудоустройстве на работу. Но несколько экземпляров одного документа в одном личном деле не хранят.
Заполняется титул и остальные позиции, далее делу присваивается соответствующий порядковый №.
Оформляется список, внутренняя опись приобщенных документов.

Сформированные должным образом личные дела сотрудников хранятся автономно, отдельно от остальных документов. По необходимости в них делаются записи, заносятся изменения, состав приобщенных документов перепроверяется, а некоторые из них за ненужностью изымают.

За все время трудовой деятельности работника к его личному делу могут приобщаться разные дополнительные документы. Например, распоряжения нанимателя о поощрении, о применении либо снятии дисциплинарного взыскания. Сюда же относят допсоглашения, имеющиеся заявления работника, результаты медобследований, пройденной аттестации и прочие документы.

Всю документацию, которая подшивается к делу, условно можно разделить на три группы. К первой относят те из них, которые составляются при трудоустройстве, ко второй – те, которые связаны непосредственно с самим трудовым процессом. К третьей группе причисляют документы, которые оформляются при увольнении работника.

Законодательство об оформлении личных дел

Закон не содержит четких требований к оформлению личных дел сотрудников, которые не состоят на гражданской госслужбе. Данные вопросы решаются по большей части на усмотрение нанимателя, поскольку оформление и ведение подобных документов для таких структур не является обязательством.

Обычно организация самостоятельно разрабатывает и устанавливает порядок, закрепляя его в соответствующем локальном нормативном акте. Таковым может быть, например, инструкция либо положение по ведению личных дел.

В данном локальном акте, как правило, прописывают правила их формирования, ведения, хранения. Естественно, все нормы, зафиксированные в нем, не должны выходить за рамки действующего законодательства. Посему при подготовке нормативных положений и собственно порядка формирования личных дел рекомендуется взять на вооружение положения следующих законов.

При создании личных дел и их использовании следует помнить, что личные данные каждого работника подлежат защите. Организации обязаны соблюдать общеустановленные требования по их обработке, хранению, и т. п. За не соблюдение данных норм виновных лиц могут привлечь к ответственности вплоть до уголовной.

Структура и содержание личного дела

Обложку.
Титульный лист.
Внутреннюю опись документации.

Это стандартные составляющие его структуры, без которых обойтись нельзя. Что касается приобщаемых документов, то среди них следует выделить те, которые обязательно подшиваются в дело. К ним относят, как минимум:

фото 3Х4;
заявление на имя нанимателя о приеме на работу;
личный листок;
заполненная работником биография;
экземпляр заключенного с соискателем трудового соглашения;
ксерокопии документов, свидетельствующие о получении образования;
распоряжение о приеме на работу;
должностная инструкция и др.

Каждый документ подшивается в папку по хронологии и включается в опись. Подобная папка заводится на каждого работающего человека в одном экземпляре.

Важно! Ксерокопии документов, приобщенных к личному делу, должны заверяться.

Папку заводит кадровик, наделенный соответствующими полномочиями. Доступ к личным делам строго ограничен. Документы, не имеющие отношение к трудовой деятельности, в личные дела не включают.

Обложка (титул) личного дела

Оформление личного дела начинается с его обложки. По сути, обложка – это та же папка, на которой оформляется титул. Разрабатывается он самостоятельно, но обычно много сведений не содержит.

Как правило, на нем записывают: название организации, подразделения, № дела и его заголовок (ФИО работника, на которого оно заводится). Внизу указывают сроки хранения (дату начала, окончания), число листов. Вверху необходимо оставить место для штампа. Оформить титульный лист можно отдельно, на одном листе, а потом наклеить его на папку в нужном месте. На практике такой стандартный шаблон титульного листа используется чаще всего, а выглядит он следующим образом.

Как вариант, при разработке титульного листа, в него, помимо прочего, можно включить опись документов, приобщенных к делу, а также реквизиты трудовой. Рекомендуемый для использования второй шаблон титула с описью приведен дальше. Его можно переделывать, видоизменять, дополнять. Следует заметить, в нем отведено место для фото, и имеется список документов, которые обычно фигурируют при оформлении соискателей на работу.

Как составить, оформить внутреннюю опись к личному делу

Для систематизации, фиксации всех приобщенных документов в личном деле оформляется опись. Она предназначена не только для регистрации поступающих документов, но и всех связанных с ними изменений. Например, для фиксации изъятия конкретного документа либо его возврата.

В общем случае закон не требует обязательно составлять опись, но зачастую ее наличие просто необходимо. Особенно когда личные дела передаются в архив на длительное хранение (больше 10 лет).

Обязательного образца описи не имеется. Поэтому составлять ее следует произвольно, руководствуясь имеющимися образцами. Главное, чтобы она в полной мере выполняла свое предназначение. Место ее расположения может быть разным: чаще всего ее закрепляют на внутренней стороне обложки либо подшивают к последней.

Что касается формы, то чаще всего ее оформляют в виде таблицы, которая предполагает включение стандартных сведений о каждом документе.

Помимо этого опись должна иметь индивидуальный номер и включать сведения о работнике (ФИО), число приобщенных документов и листов самой описи. В готовом виде ее должен заверить полномочный сотрудник (инспектор кадрового отдела), проставив подпись и дату в специально отведенном для этого месте. При разработке собственного варианта внутренней описи документов, прилагаемых к личному делу, можно использовать следующий шаблон.

Начертать такую таблицу можно от руки либо на компьютере. При большом количестве приобщаемых документов необходимо оформлять несколько страниц, которые в составе описи должны быть пронумерованы. Для оформления описи можно использовать как обычные чистые листы А 4, так и фирменные бланки (либо то, либо другое на выбор).

Перечисленные документы в количестве 5 шт. включили в состав внутренней описи, оформленной на одном листе. Составленная опись датирована 08.08.2022 и подписана инспектором отдела кадров Шубинской С. М.

В период трудовой деятельности редактора Петровской Ю. С. данная опись может дополняться иными документами. Например, заявлением о предоставлении очередного отпуска, которое нужно будет включить в список аналогичным порядком, указав дату его написания, название, число листов, дату включения во внутреннюю опись.

Распространенные ошибки при наполнении и ведении личных дел

Ошибка 1. Трудовые книжки хранят отдельно от личного дела и прочих кадровых документов. Для них выделяют отдельный сейф либо иное место в пределах кадрового отдела. Доступ к ним открыт только для кадровиков.

Ошибка 2. ИП, организации заводят на своих сотрудников личные дела по усмотрению. При этом ограничений по этой части практически не имеется. Они вправе оформить дело на сотрудника, который трудится на постоянной основе либо временно, по совместительству. Время трудоустройства на формирование личных дел тоже никак не влияет.

Исключением являются граждане, заключившие договор ГПХ. На них дела не заводят в принципе. Несколько дел на одного работника тоже не заводят.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Сколько хранится обычное личное дело сотрудника? Могут ли его выдать при увольнении?

Пока сотрудник работает, его дело хранится в специально отведенном для этого месте (сейфе, металлическом шкафе и т. п.). После его увольнения дело закрывают – полностью оформляют, прошивают, записав дату его закрытия, т. е. увольнения сотрудника. На руки его уволенному лицу не выдают.

Следует принять во внимание, что личные дела, которые заводят на госслужбе, при смене рабочего места могут передаваться, что не характерно для дел, оформленных ИП либо обычными организациями.

Вопрос №2: Можно ли работнику ознакомиться со своим личным делом?

Как правило, это не возбраняется. Ознакомиться можно в любое время, но выносить его куда-то за пределы кадрового отдела без ведома и разрешения руководства не разрешается.

К сведению, представители правоохранительных и иных органов могут получить необходимые сведения из дел только по официальному запросу.

Личные дела работников заводят в большинстве компаний, несмотря на то, что закон делать этого не обязывает. В обязательном порядке личные дела ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Личное дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Систематизация данных о работнике в таком форме упрощает доступ к информации о его трудовой деятельности и его персональным данным.

В личное дело обычно помещаются не только документы, которые организация обязана хранить постоянно или временно, но и все прочие материалы, касающиеся конкретного работника. Их можно разделить на три группы:

1. Документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

Анкета.
Резюме.
Рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии).
Копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
Справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию).
Заявление о приеме на работу.
Медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ).
Трудовой договор.
Личная карточка по форме №Т-2.
Копия приказа о приеме на работу.

2. Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

Копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений.
Договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).
Должностные инструкции.
Дополнительные соглашения к трудовому договору.
Копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении в должности.
Справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований).
Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания).
Соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации).
Аттестационные листы.
Докладные, объяснительные записки, служебные записки.
Заявления о предоставлении отпуска работнику.
Различные акты и уведомления.
Копии документов о повышении квалификации.

3. Документы о прекращении трудовой деятельности. Например:

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

Наименование организации
Структурное подразделение, в котором сотрудник работает.
Номер личного дела.
Заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника.
Дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу).
Дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении).
Количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче личного дела в архив).
Срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: личная карточка по форме Т-2; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями.

Бланк внутренней описи содержит:

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, которые содержат личные дела, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела. На отдельном листе составляется лист-заверитель. В нем указываются:

Цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела.
Количество листов внутренней описи.
Особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
Наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела.

Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Образцы унифицированных форм

Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году

Общие требования к обложке личного дела

На первой странице личного дела необходимо указать информацию, позволяющую четко идентифицировать:

его принадлежность к определенной группе номенклатуры;
его содержание;
срок хранения.

Так, титульный лист личного дела обязательно должен включать (пп. 4.25, 4.28, 4.29 Приложения № 28 к Приказу № 526):

Полное название организации – в именительном падеже.
Наименование подразделения.
Регистрационный номер дела или индекс.
Порядковый номер тома – если оно включает несколько папок.
Название дела – как правило, в этой строке указывают Ф.И.О. работника.
Дата начала ведения дела, а по уволенным сотрудникам – дата окончания его ведения.
Срок хранения.
Код, позволяющий идентифицировать место хранения дела в архиве.
Количество листов в деле.

Если в ходе существования компании она реорганизовывалась и меняла наименование, при переоформлении титульного листа на нем указывают новое название организации, а старое заключают в скобки.

На корешке папки дублируют регистрационный номер дела.

На обороте титульного листа личного дела можно разместить опись вложенных в него документов.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
приказы о поощрениях или наложении взысканий;
договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
докладные и объяснительные записки;
акты нарушения трудовой дисциплины;
приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Образец заполнения титульного листа

Ниже приведен типовой заполненный образец титульного листа личного дела работника коммерческой компании.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Заявление сотрудника о приеме;
Копия приказа о назначении;
Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
Личная карточка (форма Т-2) или листок;
Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
Трудовой договор;
Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
Свидетельств о рождении детей;
Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
Трудовой книжки;
Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Характеристики с предыдущих мест работы;
Анкета, заполненная при соискании должности;
Должностная инструкция;
Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
Докладные записки, объяснительные.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2021 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

РЕКОМЕНДОВАННАЯ ВАМ СТАТЬЯ:

Когда используется аккордная оплата труда

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

аттестационных листов;
дипломов, справок и других бумаг об образовании;
справок об отсутствии судимости или её наличии;
документов о повышении квалификации;
характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.
Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

согласие на обработку персональных данных;
копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
трудовой договор (экземпляр работодателя);
копию приказа о приеме на работу;
договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
копии документов о повышении квалификации;
копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

паспорта,
свидетельство ИНН,
СНИЛС,
диплом об образовании,
военный билет,
свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Читайте также: