Справка что ип не имеет наемных работников

Обновлено: 16.05.2024

Индивидуальный предприниматель открывает бизнес и обнаруживает, что для работы ему нужен пока только один сотрудник. Кадровика и бухгалтера нет, а работать надо. Тогда ИП придется самому на время стать кадровиком и бухгалтером: принять человека на работу и оформить документы, рассчитать и выплатить зарплату, перечислить НДФЛ и страховые взносы. Рассказываем, как это сделать.

Законодательство о приеме

Основные положения Трудового кодекса РФ, которые регулируют порядок трудоустройства:

главы 10 и 11 ТК: правила оформления сотрудника на работу; : список документов, которые представляет сотрудник для трудоустройства — паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, документы воинского учета, документы об образовании; : регламентирует порядок внесения записей в трудовую книжку;
перечень первичной документации, а также особенности ведения трудовой книжки изложены в Постановлении Правительства от 16.04.2003 г. № 225 и в Постановлении Министерства Труда от 10.10.2003 г. № 69;
в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 г. №1 представлены правила заполнения различных документов по штатному персоналу.

Документы для приема

Для оформления на работу будущий сотрудник обязан предоставить:

Паспорт. Если его нет — временное удостоверение личности. Иностранным гражданам нужно разрешение на трудовую деятельность на территории России.

Трудовая книжка. Исключение составляют лица, которые работают по совместительству или впервые устраиваются на работу. В последнем случае трудовую книжку заводит сам работодатель, с 2020 года ее можно вести и в электронном формате.

Карточка СНИЛС необходима для отчетов в Пенсионный фонд. Вместо нее теперь выдается форма АДИ-РЕГ.

Военный билет следует попросить у военнообязанных, а у призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Это прописано в п. 18 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 г. №719.

Диплом. Если по закону работник должен иметь специальную подготовку, работодатель вправе запросить документ об образовании или нужной квалификации. Кроме того, ИП может запросить с работника справку о наличии судимости или уголовного преследования.

В ряде случаев работодатель должен получить от потенциального сотрудника медицинскую книжку, если речь идет о работниках общепита или продавцах (ст. 213 ТК), медсправку о состоянии здоровья или согласие от родителей для несовершеннолетних работников (ст. 69, ст. 266 ТК), водительские права определенной категории для водителя.

Сотрудник не обязан представлять ИНН — этого документа нет в обязательном перечне согласно ст. 65 ТК. Однако сам идентификационный номер налогоплательщика понадобится работодателю, когда он будет отчитываться за сотрудника в налоговую инспекцию. Поэтому можно попросить представить документ или непосредственно номер, либо найти ИНН человека на сайте ФНС.

Правила заполнения бумажных трудовых книжек

При заполнении бумажных трудовых книжек нужно помнить о следующих правилах:

записи нужно вносить только фиолетовыми, синими или черными чернилами;
при внесении сведений впервые можно использовать штамп работодателя;
слова нельзя сокращать (если они не аббревиатура);
при указании даты день и месяц проставляются двумя цифрами, а год — четырьмя;
каждая запись имеет сквозную нумерацию в хронологической последовательности.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года законодательством установлен переход на электронные трудовые книжки. В соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 439 каждый работодатель, имеющий наемных сотрудников, обязан оформлять трудовую в электронном формате, то есть передавать сведения в ПФР через Интернет. 2020 — переходный год, когда сотрудник выбирает, в каком формате он хочет вести трудовую книжку.

При приеме первого работника нужно взять с него заявление на ведение трудовой книжки в бумажном или электронном виде. Если в заявлении будет указана электронная форма, то простую трудовую заполнять не нужно будет. Если в заявлении будет указана бумажная форма, то работодатель должен будет вести трудовую книжку в обоих форматах.

Сведения, которые будут содержаться в электронной трудовой:

ФИО работника;
место и периоды работы;
должность и квалификация;
статьи из Трудового кодекса, на основании которых производятся кадровые перемещения.

Для ведения книжек в электронном формате нужно сдавать отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сотрудник может обратиться к работодателю, чтобы получить сведения из электронной трудовой. Тогда работодатель будет обязан сформировать специальную выписку и предоставить ее сотруднику.

Ответственность, если ИП не оформил трудовую книжку

Если работодатель не заключил трудовой договор с сотрудником, тот остается социально незащищенным. Например, ему грозит:

незаконное увольнение;
несвоевременная или частичная выплата заработной платы;
отсутствие страхования и социальных льгот;
неоплачиваемый больничный;
отсутствие права на оплачиваемый отпуск;
уменьшение пенсии за счет потери стажа и начислений в ПФР.

Контролирующие органы проверяют, насколько работодатели соблюдают нормы ТК. Если ИП нарушит его впервые, то ему грозит административная ответственность согласно ст. 5. 27 КоАП РФ и штраф от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении штраф составит от 10 000 до 20 000 рублей.

Если неоформление сотрудника влечет за собой неуплату налогов и страховых взносов, работодателю грозит уголовная ответственность. Согласно ст. 198 УК РФ сумма штрафа составляет от 100 000 до 300 000 рублей или даже лишение свободы сроком до двух лет и запрет на ведение деятельности в данной сфере.

Отчетность во внебюджетные фонды

Работодатель обязан сдавать во внебюджетные фонды следующие отчеты:

СЗВ-М
Данный отчет регламентирован Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 г. № 83П. Он подается в ПФР ежемесячно в срок до 15-го числа, следующего за отчетным календарным месяцем. В отчет нужно включать всех сотрудников вне зависимости от вида заключенного договора — трудового или гражданско-правового. СЗВ-М содержит минимум информации по сотрудникам: ФИО, СНИЛС и ИНН. Данный отчет необходим Пенсионному фонду в первую очередь для того, чтобы отслеживать, кто из пенсионеров продолжает работать.

СЗВ-СТАЖ
Форма отчета регламентирована Постановлением ПФР от 06.12.2018 г. № 507п. Этот отчет необходим Пенсионному фонду для того, чтобы формировать базу о периодах трудовой деятельности каждого человека и начисленных страховых взносах по их доходам. СЗВ-СТАЖ подается один раз по итогам каждого календарного года в срок не позже 1 марта.

В некоторых случаях ИП должен формировать СЗВ-СТАЖ и в другие сроки:

сотрудник выходит на пенсию — не позже трех дней;
сотрудник попросил у работодателя документ — не позже пяти дней;
работник увольняется — в день увольнения;
закончился срок действия договора ГПХ — в день его окончания договора.

СЗВ-ТД
СЗВ-ТД — это новый вид отчетности, введенный в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Документ подается ежемесячно в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, для формирования электронной базы ПФР и распределения информации по соответствующим лицевым счетам. Отчет нужно подавать только в том случае, если заключен трудовой, а не ГПХ договор, а также если в отчетном месяце произошли кадровые изменения по сотруднику: прием, перевод, увольнение и другие.

Важно! Как только ИП примет на работу первого сотрудника, он обязательно должен встать на учет в качестве работодателя в ФСС. В Пенсионный фонд вставать на учет не нужно, поскольку всю информацию в ПФР отправляет налоговая инспекция.

Ответственность, если ИП не сдал отчеты во внебюджетные фонды

Если ИП не отчитается перед Пенсионным фондом и ФСС в установленном законом порядке, он понесет такую ответственность:

ст. 17 Закона от 01.04.96 г. № 27-ФЗ, если работодатель не передал сведения или передал недостоверные сведения — штраф 500 рублей за каждого наемного работника;
ст. 17 Закона от 01.04.96 г. № 27-ФЗ, если нарушил электронный формат передачи документа — штраф 1 000 рублей; , если нарушил порядок и сроки передачи документов — штраф 300-500 рублей; , если не выдал выписку из СЗВ-СТАЖ сотруднику при увольнении — штраф 1 000-5 000 рублей.

Как принять первого сотрудника, если нет кадровика

Если ИП принял первого сотрудника, а у него еще нет кадровика, придется самостоятельно оформлять нового работника. Надо сделать следующее:

взять у сотрудника копии документов и заявление о приеме на работу;
под подпись ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка, должностной инструкцией, правилами охраны труда и техники безопасности и другой внутренней документацией;
составить трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах и скрепить его подписями работодателя и работника. В трудовом договоре надо подробно отразить информацию о трудовой деятельности сотрудника: оклад и надбавки, график и режим работы, права, обязанности и ответственность обеих сторон;
подготовить приказ о зачислении сотрудника в штат персонала и ознакомить с ним работника под подпись;
оформить иные кадровые документы на сотрудника: трудовую книжку, личную карточку по форме Т-2, договор о материальной ответственности (если нужен), заявление на выпуск зарплатной карты.

Важно! При трудоустройстве обязательно нужно оформлять все документы, а также обращать внимание на то, что указывается в трудовом договоре. От этого в последующем будет зависеть правильность расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.

Правила начисления зарплаты

При начислении заработной платы нужно руководствоваться нормами действующего законодательства, за нарушение — административная или уголовная ответственность. Контролирующими органами в этом случае выступают трудовая инспекция, ФСС, ПФР, ИФНС и прокуратура.

Законодательство о зарплате

В соответствии с трудовым законодательством РФ предпринимателю необходимо учитывать следующие моменты по начислению зарплаты и удержанию из нее:

: заработная плата включает не только должностной оклад в соответствии с квалификацией и объемом работы, но также компенсационные и стимулирующие выплаты; : работодатель не может платить зарплату меньше МРОТ, если сотрудник отработал месячную норму рабочего времени. Федеральный МРОТ на 2020 год установлен в размере 12 130 рублей. Законами субъектов РФ региональный МРОТ может иметь значение больше федерального МРОТ и работодатель должен ориентироваться на него; : с согласия сотрудника работодатель может выплачивать зарплату в неденежной форме (например, продукцией), но только в размере не более 20% от начисленной месячной оплаты труда; : работодатель является налоговым агентом по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ с доходов сотрудников; : работодатель обязан начислять и уплачивать страховые взносы с доходов сотрудников на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование; регулирует вопросы социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; регулирует вопросы социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При расчете зарплаты ИП должен учитывать нормы не только Трудового кодекса и иных нормативно-правовых актов, но также и локальной документации компании. К примеру, он должен самостоятельно разработать положение об оплате труда или о материальном стимулировании работников, на основании которых будет производиться расчет.

Расчет и выплата зарплаты

Согласно ст. 136 ТК предприниматель обязан:

ежемесячно письменно извещать сотрудника о составных частях зарплаты, размерах иных сумм (компенсаций, отпускных, больничных), размерах произведенных удержаний (НДФЛ, алименты, удержания по исполнительному листу), общей денежной сумме к выплате. Для этого используется расчетный листок, форму которого нужно утвердить в локальной документации ИП;
выплачивать зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Конкретную дату нужно указать в локальной документации и в трудовом договоре;
предоставить работнику право выбрать, как именно он хочет получать зарплату: в кассе или через конкретный банк.

Рассчитывать зарплату нужно так:

в течение месяца надо составить табель учета рабочего времени;
дни, в которые сотрудник не работал по любой причине должны иметь документальное подтверждение — например, приказ или больничный лист;
на основании табеля учета рабочего времени надо рассчитать оплату фактически отработанного времени, компенсационных и стимулирующих надбавок;
из начисленной зарплаты надо произвести необходимые удержания;
через кассу зарплату выдают на основании расчетно-платежной ведомости или расходного кассового ордера, через зарплатную карту — отправкой в банк платежного поручения и реестра на сотрудников;
некоторые удержания, например, НДФЛ или алименты, надо перечислить по соответствующим реквизитам. после выплаты зарплаты необходимо перечислить страховые взносы на соответствующие КБК.

Ответственность, если ИП не начислил или не выплатил зарплату

Вот что будет, если не выплатить зарплату:

согласно ст. 236 ТК при задержке зарплаты и иных сумм, причитающихся сотруднику, работодатель должен заплатить не только эти деньги, но и компенсацию за задержку. Она рассчитывается за каждый день просрочки в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм;
согласно ст. 5.27 КоАП при невыплате или неполной выплате зарплаты ИП наказывают штрафом от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении — штраф составляет от 10 000 до 30 000 рублей;
согласно ст. 145.1 УК при частичной невыплате свыше трех месяцев зарплаты или пособий ИП наказывают штрафом в размере до 120 000 рублей либо лишением права заниматься деятельностью на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года. При полной невыплате денег свыше двух месяцев или выплате зарплаты свыше двух месяцев в размере ниже МРОТ предпринимателя наказывают штрафом в размере от 100 000 до 500 000 рублей, либо принудительными работами, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права заниматься текущим видом деятельности.

НДФЛ и страховые взносы

Стандартная ставка НДФЛ для резидентов РФ составляет 13%, для налоговых нерезидентов РФ — 30%.

Перед расчетом НДФЛ нужно определить, имеет ли сотрудник право на стандартный, имущественный или социальный налоговый вычет. Стандартный зависит от того, относится ли человек к льготным категориям граждан и имеет ли он несовершеннолетних либо обучающихся детей. Имущественный или социальный вычеты предоставляются только в том случае, если у сотрудника есть специальное уведомление из ИФНС о праве на использование вычета. Размеры вычетов имеют разные значения в зависимости от вида.

ИП обязан перечислять страховые взносы за сотрудников из своих средств, то есть они не удерживаются из зарплаты, а начисляются сверх сумм дохода. Стандартные ставки страховых взносов следующие:

Отчетность по зарплате

Отчетность по заработной плате, НДФЛ и страховым взносам необходимо сдавать в ИФНС. К ней относятся:

Справка по форме 2-НДФЛ
Документ утвержден Приказом ФНС от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@. В документе отражена информация по видам доходов с указанием их кодировки, о предоставленных налоговых вычетах, а также суммах исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Справки формируются на каждого сотрудника отдельно и подаются в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Расчет по форме 6-НДФЛ
Порядок формирования расчета установлен Приказом ФНС от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450@. Отчетность представляется по итогам каждого квартала в срок не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным периодом. Особенно тщательно налоговики проверяют Раздел 2 расчета, в котором указываются даты и суммы получения дохода и удержания НДФЛ. От этого зависит, правильно ли ИП работает с налогом или же у него есть какие-либо нарушения.

Расчет по страховым взносам
Порядок заполнения и форма расчета утверждены Приказом ФНС от 18.09.2019 г. № ММВ-7-11/470@. В расчет по страховым взносам включается информация по всем сотрудникам, застрахованным в системе обязательного страхования. Расчет сдается по итогам каждого квартала не позднее 20-го числа следующего месяца.

Ответственность, если ИП не сдаст отчетность в ИФНС

Если ИП не отчитается перед ИФНС в установленном законом порядке, он понесет такую ответственность:

: за задержку при сдаче справок 2-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ; : за несдачу расчета 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 1 000 рублей за каждый месяц со дня, установленного для его представления. : при наличии ошибок в справках 2-НДФЛ, расчете 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждый документ; : за несвоевременное представление или непредставление справок 2-НДФЛ, а также недостоверность сведений в них предусмотрен штраф в размере 100-300 рублей; : за непредставление расчета по страховым взносам предусмотрен штраф в размере 5% от неуплаченной в установленный срок суммы страховых взносов, подлежащей уплате (доплате) на основании расчета, за каждый месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 рублей; : при передаче расчет по страховым взносам с ошибками предусмотрен штраф в размере 20% от суммы неуплаченных страховых взносов, но не менее 40 000 рублей; : при нарушении сроков сдачи расчета по страховым взносам предусмотрен штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Как начислить зарплату первому сотруднику, если нет бухгалтера

На основании табеля учета рабочего времени нужно посчитать оплату труда работника за фактически отработанные часы;
Рассчитать компенсационные и стимулирующие выплаты и удержания из заработной платы;
Выплатить зарплату сотруднику удобным ему способом;
Перечислить удержания, НДФЛ и страховые взносы по соответствующим реквизитам.

Пример расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

Оплата фактически отработанного времени = 40 000 рублей.
Компенсация за сложность = 40 000 * 10% = 4 000 рублей.
Зарплата с учетом районного коэффициента = (40 000 + 4 000) * 1,15 = 50 600 рублей.
Сумма НДФЛ = (50 600 – 1 400 – 1 400) * 13% = 6 214 рублей.
Сумма по исполнительному листу = (50 600 – 6 214) * 20% = 8 877,20 рублей.

ИТОГО сумма на руки = 50 600 – 6 214 – 8 877,20 = 35 508,80 рублей.

Если ИП задержит зарплату Петрову на 17 дней, он должен будет заплатить компенсацию за задержку. На 1 января 2020 года ключевая ставка ЦБ РФ составила 6,25%. Компенсация рассчитывается по следующей формуле:

Сумма заработка * 1/150 * ключевая ставка * число дней просрочки
Компенсация = 35 508,80 * 1/150 * 6,25% * 17 = 251,52 рублей.

Для получения кредита в банке, постановки на учёт в центр занятости, назначения различных пособий и в некоторых других случаях гражданин должен подтвердить свой доход. Если он трудится в компании, то может взять в бухгалтерии справку. А вот индивидуальному предпринимателю с этим немного сложнее. Давайте разберёмся, как оформляется справка о доходах ИП, и когда она нужна. А также подробно рассмотрим, какими документами она заменяется.

О форме справки

Для работающих граждан существует справка о доходах 2-НДФЛ, которую оформляет бухгалтер. Но ИП выписать себе такую справку по утверждённой форме не может. Хорошо, если предприниматель параллельно работает по найму – ему поможет работодатель. Но где взять справку о доходах ИП, если он занимается только бизнесом? Вопрос решается несложно: предприниматель может выписать её сам.

Справку нужно оформить на фирменном бланке предпринимателя. Если же его нет, в шапке следует перечислить основную информацию об ИП. Это ИНН, ОГРНИП, адрес, контактный телефон, email.

Текст такой справки может быть произвольным, однако надо указать определённые сведения, а именно:

наименование документа и дата его подписания;
фамилия, имя, отчество предпринимателя;
величина дохода предпринимателя – во избежание ошибок её лучше написать цифрами и прописью;
должность и ФИО лиц, которые подписывают справку. Это обычно сам предприниматель, но при наличии бухгалтера можно вписать ещё и его.

Правильным решением будет сделать справку о доходах тогда, когда она нужна. Это особенно актуально, если нужно подтвердить доход с начала текущего года.

Как ИП подтвердить свои доходы

На самом деле, справку о доходах индивидуальному предпринимателю приходится выписывать не так часто, поскольку в большинстве случаев их можно подтвердить иначе. Как именно – это зависит от того, какую налоговую систему применяет предприниматель.

ИП на ОСНО

Предприниматель на основной налоговой системе уплачивает налог на доходы физлиц и отчитывается по декларации 3-НДФЛ. Эта форма служит подтверждением доходов ИП за предыдущий полный год.

Однако иногда нужно подтвердить доход с начала года. В этом случае поможет Книга учёта доходов и расходов (КУДиР), с которой нужно сделать копию. Удобно вести её на компьютере, а затем распечатать и подписать.

ИП на УСН

Как ИП на упрощённой налоговой системе подтверждает свой доход? Для этого подойдёт декларация по налогу при УСН, которую он представляет в ИФНС раз в год. По аналогии с ИП на ОСНО, чтобы показать доход за год, который ещё не кончился, нужно предъявить копию КУДиР.

ИП на ПСН

Покупка патента освобождает предпринимателя от всякой отчётности. Но учёт дохода он вести обязан, ведь если он превысит установленный порог, работать на патенте будет нельзя.

Учёт ведётся в Книге учёта доходов ИП на патентной системе. Копия прошлогодней книги является подтверждением дохода за прошедший год. Если же нужно подтвердить доход внутри года, делается копия текущей КУД.

ИП на НПД

Налог на профессиональный доход (НПД) – новый режим, применять который могут самозанятые лица и предприниматели без сотрудников (если они подходят под ряд условий, в частности, не нанимают работников и не торгуют).

Справка для соцзащиты

Такая справка требуется для назначения отдельных пособий, например, как опекуну или малоимущей семье. Сделать справку о доходах в этом случае предприниматель также может сам. Её нужно оформить за 3 предыдущих полных месяца, то есть месяц оформления исключается.

Справка о доходах для ИП самому себе для органа социальной защиты может иметь некоторые особенности оформления. В частности, территориальные отделения иногда требуют указать доход помесячно в виде таблицы, а также рассчитать среднемесячный доход. В остальном справка оформляется также, как и для других мест представления.

Подведём итоги

Мы разобрались, как индивидуальному предпринимателю самому сделать справку о своих доходах и подтвердить их иными документами.

Справка, подтверждающая доходы ИП, которую он выдаёт себе самостоятельно, оформляется в произвольной форме. Ведь утверждённого бланка этого документа не существует. Она может понадобиться, например, в органы социальной защиты. Но в большинстве случаев подтверждать доход ИП надо налоговыми декларациями и учётными регистрами. Этого требуют, например, банки, если предприниматель хочет взять кредит. Какой именно документ нужно предъявить, зависит от налоговой системы и периода, за который нужно подтвердить доход.

В заключение добавим, что получить справку о доходах ИП иногда можно в ИФНС. Это не общепринятая практика, но отдельные налоговые инспекции идут навстречу предпринимателям и выдают такие справки на основании имеющихся у них данных.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Спасибо!

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Итак, вы приняли решение и нанимаете первого сотрудника. Последовательность действий будет такой:

Заключить договор: трудовой или гражданско-правовой.
Оформить кадровые документы о приёме сотрудника, если заключён трудовой договор. Подробнее о них читайте в статье Какие документы оформить при найме сотрудника.
Зарегистрироваться как работодатель в фонде социального страхования, если наняли сотрудника по трудовому договору. Это нужно сделать один раз — при найме первого сотрудника.

Если нанимаете иностранного сотрудника, нужно учитывать ещё несколько нюансов. Читайте о них в статье.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Какой договор заключить

Вы можете заключить трудовой или гражданско-правовой договор в зависимости от того, какие задачи собираетесь поручить работнику. Определиться с выбором поможет таблица.

Взносы в налоговую на пенсионное страхование 22%.
Взносы в налоговую на медицинское страхование 5,1%.
Взносы в налоговую на нетрудоспособность 2,9%.
Взносы в ФСС на травматизм по тарифу, установленному для вас в ФСС.

Взносы в налоговую на пенсионное страхование 22%.
Взносы в налоговую на медицинское страхование 5,1%.
Взносы в ФСС на травматизм, если это прописано в договоре.

Регулярная выплата заработной платы.
Месячная зарплата не ниже МРОТ.
Предоставление оплачиваемых отпусков.
Выплата больничных и пособий.
Компенсации при увольнении.

Не нужно оформлять гражданско-правовой договор только для того, чтобы сэкономить и сократить обязательства перед работником. Если по всем признакам ваши отношения с работником похожи на трудовые — заключайте трудовой договор.

Замена одного договора на другой может привести к неприятым последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому при выборе договора отталкивайтесь от роли работника в вашем бизнесе: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы. Определившись с этим, вы правильно выберете тип договора.

Оформите кадровые документы при найме по трудовому договору

Подробно об оформлении кадровых документов мы написали в отдельной статье.

Шаг 1. Получите от сотрудника документы:

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг).
Свидетельство государственного пенсионного страхования — СНИЛС или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года .
Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, оформите для него страховое свидетельство. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.

Шаг 2. Попросите заявление о приёме на работу. Э то не обязательно, но на практике используется почти всегда.

Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными актами, если они есть. Это должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положения об охране труда, коммерческой тайне и другие акты. Можете отказаться от оформления актов и включить всё в трудовой договор по типовой форме.

Шаг 5. Оформите приказ о приёме на работу. Дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора. С приказом ознакомьте работника под роспись.

Шаг 7. Оформите личную карточку работника. Удобнее распечатать её на тонком картоне или плотной бумаге.

Отчитывайтесь за сотрудников в Эльбе

Эльба рассчитает зарплату, НДФЛ и взносы. Получите 30 дней в подарок при регистрации.

Сообщите в ФСС о найме первого сотрудника

С 2017 года ИП сообщает о найме первого сотрудника только в ФСС. Это нужно сделать в двух случаях:

Работник нанят по трудовому договору.
Работник нанят по гражданско-правовому договору, в котором предусмотрены взносы на травматизм.

Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 30 календарных дней после оформления договора. Если не успеть, грозит штраф: 5 000 рублей до 90 дней просрочки, дольше — 10 000 рублей. Порядок регистрации в ФСС утверждён регламентом. Для регистрации понадобятся:

Вы можете зарегистрироваться в ФСС удалённо, заполнив электронную форму на портале Госуслуг.

Как было раньше?

Почему не нужно сообщать налоговой о найме работника?

Об этом сказала сама налоговая в письме. Она узнает о том, что у ИП появились сотрудники, из квартальной отчётности по взносам.

Регистрационный номер в ПФР

Если вы зарегистрировались как работодатель до 2017 года, у вас есть два рег.номера в ПФР: для ИП и для работодателя. Первый вы указываете в платёжках по страховым взносам за ИП, а второй — в платёжках и отчётности по взносам за сотрудников.
Если вы зарегистрировались после 1 января 2017 года, у вас только один номер в ПФР, который дают сразу при регистрации ИП. Указывайте его и в отчётности за ИП, и в отчётности за сотрудников.

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов.

Например, отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. Эльба поможет вам легко вести всех сотрудников, рассчитывать налоги и взносы, напоминать о сроках сдачи отчётов.

Статья актуальна на 08.02.2021

Для многих из нас действующая отметка в трудовой книжке является гарантом благополучия и стабильности в жизни. Сегодня подавляющее большинство взрослого населения России трудоустроено, каждый день ходит на работу и зарабатывает на жизнь.

Неприятность, выходящая за рамки этой гармоничной картины, сводится к тому, что средний заработок в силу разных обстоятельств многих из нас не устраивает. Из-за этого возникает потребность в дополнительном источнике доходов.

Многие люди по этой причине пробуют силы в предпринимательстве. Но мало кто из них бросается в свое дело, как в омут с головой – обязанности перед семьями и здравый смысл вынуждают быть осторожными. Поэтому новоиспеченные индивидуальные предприниматели и те, кто только хочет ими стать, не стремятся сразу оставить наемную работу, а ищут способы совместить статус ИП с основной занятостью.

Правовое обоснование

Сначала мы должны определить степень законности такого совмещения. Хорошо то, что ни Трудовой, ни Гражданский кодексы не чинят в этом существенных препятствий. Для получения статуса ИП гражданину будет вполне достаточно соответствовать следующим критериям:

быть совершеннолетним дееспособным гражданином РФ,
быть несовершеннолетним гражданином, имеющим разрешение на занятие предпринимательской деятельностью от родителей или опекунов,
быть иностранцем, при наличии временной или постоянной регистрации по месту жительства в РФ.

Все эти условия приведены в статьях 18 и 23 ГК РФ.

Исключение составляют только действующие муниципальные и государственные служащие. Для них предпринимательская деятельность будет закрыта до тех пор, пока они сохраняют за собой эти должности. Недопустимо также вести предпринимательскую деятельность сотрудникам силовых ведомств, в том числе работникам полиции.

Других требований к лицам, пожелавшим стать индивидуальными предпринимателями, российское законодательство не предъявляет.

Следовательно, вам достаточно быть дееспособными и не являться депутатами, чтобы совмещать статус ИП с основной работой, не выходя за рамки действующего законодательства.

С точки зрения работодателя

Предположим, ИП вы открыли. Но как на это посмотрит работодатель по основному месту работы? Это не должно вас сильно беспокоить и на это есть ряд причин.

С точки зрения себя

По нашему мнению, совмещение индивидуальной предпринимательской деятельности с основной работой – это хлопотная, но дающая хорошие возможности для человека перспектива. Вот что мы можем сказать о преимуществах.

Достаточны ли эти доводы в пользу совмещения? На этот вопрос сложно ответить, не разобрав негативные стороны вопроса.

Как открыть ИП в три шага?

Если мы сделали выбор в пользу открытия ИП, не лишним будет сказать о процедуре получения этого статуса. Опишем процесс.

Шаг № 1. Подготовить необходимые документы.

В список требуемых бумаг входят:

паспорт гражданина РФ,
квитанция об оплате государственной пошлины в размере 800 рублей,
заявление по форме Р21001 на получение статуса ИП и его нотариально заверенная копия,
СНИЛС.

Иностранцу нужно подготовить:

заявление (Р21001),
документ, удостоверяющего личность,
свидетельство о рождении или иной документ, в котором указана дата рождения, если в подтверждающем документе этих данных нет,
ВНЖ или РВП,
документ с информацией о прописке на территории РФ,
квитанцию об оплате госпошлины.

С 1 января 2019 года при направлении электронных документов для государственной регистрации, в том числе через МФЦ и нотариуса, уплачивать государственную пошлину не нужно.

Шаг № 2. Определяем, в какой налоговый орган подавать документы.

Шаг № 3. Получаем документы.

Если все бумаги в порядке, то через 3 рабочих дня можно забрать лист записи ЕГРИП. Это можно сделать самостоятельно или через доверенное лицо, а также заказать пересылку документа по почте.

Подробнее о видах деятельности

Мы с вами уже затронули вопрос о недостатках совмещения предпринимательской деятельности с основной работой. Помочь или навредить этому сможет выбранный вид деятельности.

Желательно, чтобы одна работа могла помогать другой, чтобы благодаря каждой из них обе развивали вас как профессионала. Приведем пример: человек работает ландшафтным дизайнером в одной из крупнейших компаний города. Он имеет достаточный опыт проектирования, художественного иллюстрирования проектов. Он решил открыть свой бизнес и заняться частным изготовлением проектов, уплачивая налоги. Если сил и времени у него на это хватит, то такому дизайнеру работа должна пойти только в плюс. Во-первых, он совершенствует свои профессиональные качества. Во-вторых, он приобретает опыт самостоятельного взаимодействия с клиентами, что позволяет ему самостоятельно назначать условия сотрудничества.

В точности до наоборот может сложиться ситуация, если тот же дизайнер захочет открыть, к примеру, салон красоты и в нем же работать мастером. Возможно, он справится, но с большей долей вероятности заработает немного, так как сможет принимать клиентов только после работы. Хорошо, когда есть своя клиентская база, которая готова пойти на уступки и прийти к вам в удобное время. Но эту клиентскую базу еще нужно наработать, а это долго.

Общие выводы

По результатам нашего небольшого исследования мы приходим к трем простым выводам.

Желаем нашим читателям успешного совмещения и больших успехов в своих начинаниях!

Приняв работника, предприниматель обязан в течение 3 дней оформить с ним трудовой договор и сделать запись в трудовой книжке, оформить кадровые документы. Затем встать на учет в Соцстрахе (ПФР ставит на учет сам, с помощью налоговой), вовремя платить зарплату и взносы. Если он нарушит нормы законода, ему грозит ответственность:

административная ответственность — штраф до 50 000 рублей или приостановление деятельности до 90 дней;
налоговая ответственность — штраф зависит от тяжести нарушения;
уголовная ответственность — штраф до 200 000 рублей или лишение свободы в срок до 2 лет.

Какой договор заключить

В зависимости от вида работ можно заключить трудовой или ГПХ.

Трудовой договор заключают, если работник выполняет работу по определенной должности (сторож, шофер, продавец). Этот договор регулируется Трудовым кодексом РФ. Работодатель вносит запись в трудовую книжку, платит отчисления на пенсионное, медицинское, социальное страхование. Работнику положена регулярная зарплата, отпускные, больничные и компенсации при увольнении.

Гражданский договор заключают, если работника наняли для выполнения определенной задачи (ремонт офиса). Договор регулируется гражданским кодексом. Запись в трудовую книжку не делается. При заключении ГПХ с ИП страховые взносы не платятся, так как предприниматель уже платит взносы “за себя”. Гарантии по этому договору — только те, о которых договорились работодатель и работник.

Поэтапное оформление работника

Для оформления работника нужны документы:

трудовая книжка (если это трудовой договор);
паспорт;
СНИЛС;
военный билет;
диплом об образовании;
свидетельства о рождении детей, если есть.

Трудовой договор оформляется так:

Шаг 1. Попросите работника написать заявление о приеме на работу.

Шаг 2. На основании статьи 57 ТК РФ оформите трудовой договор в 2 экземплярах. Первый экземпляр отдается сотруднику, второй — остается у вас.
В договоре обязательно должны быть:

реквизиты организации;
ФИО предпринимателя и работника;
паспортные данные сотрудника;
график работы;
сведения о заработной плате и премиях;
трудовые обязанности;
дата заключения договора и подпись.

Шаг 3. Проведите для нового сотрудника вводный инструктаж, познакомьте компанией и локальными актами.

Шаг 4. Оформите приказ о приеме на работу.

Шаг 5. Заведите личную карточку для нового сотрудника.

Шаг 6. В течение недели со дня подписания трудового договора сделайте запись в трудовой книжке.

После приема первого сотрудника сообщите об этом в ФСС — в течение 30 календарных дней со дня подписания договора. Если вы не успеете этого сделать, то за 90 дней просрочки грозит штраф — 5000 рублей, а дольше — 10 000 рублей.

Для регистрации в Соцстрахе нужны:

заявление;
копия вашего паспорта;
трудовые книжки сотрудников;
ГПХ, если в них прописаны отчисления на травматизм.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан каждые полмесяца выплачивать работнику зарплату. Сроки выплат прописаны в трудовом договоре. Если выплаты поступили несвоевременно, предпринимателю грозит административная или материальная ответственность.

Если сотрудник оформлен по трудовому договору, то он имеет право на ежегодный отпуск и больничные. Раз в месяц из заработной платы работника удерживается НДФЛ, который составляет 13%, и перечисляется в бюджет.

ИП перечисляет страховые взносы за сотрудников по трудовым договорам (но не по ГПХ). Взносы платят до 15 числа каждого месяца на реквизиты налоговой и ФСС.

Отчетность по сотруднику

С наймом работников у ИП увеличивается количество отчетов. Их придется сдавать в 3 инстанции.

Налоговая:

Раз в год сдавайте отчет о среднесписочной численности работников. Он предоставляется до 20 января — за предыдущий год.
Справка 2-НДФЛ сдается раз в год до 1 апреля. В ней собрана информация о доходах и вычетах сотрудников.
Справка 6-НДФЛ сдается каждый квартал до 1 числа следующего квартала. В ней — суммы подоходного налога, который работодатель рассчитал, удержал с зарплат работников и перечислил в бюджет.

Пенсионный фонд:

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Информация о страховом стаже сдается раз в год по итогам года — до марта следующего года.
Отчет по форме СЗВ-М сдают ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В нем передаются сведения о работодателе и работниках.

Соцстрах: сдаем отчет по форме 4-ФСС один раз в квартал до 25 числа следующего квартала, если предприниматель платит взносы по несчастным случаям.

Передайте заботу о начислениях, налогах, взносах и отчетах в руки надежного бухгалтера. СКБ Контур найдет и проверит специалиста под вашу специфику и бюджет. Получайте бухгалтерские услуги под контролем Контура.

Индивидуальный предприниматель может принимать на работу сотрудников, также как и организация-работодатель. В главе 48 ТК РФ описываются особенности труда сотрудников, работающих у ИП.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Поговорим о видах удержаний из заработной платы, очередности и ограничениях их размера. Также из материала вы узнаете про типы доходов, из которых удержания не производятся.

Читайте также: