Письмо на предоставление актов выполненных работ

Обновлено: 16.05.2024

Предупредительные меры

Нередкой на практике является ситуация, при которой подрядчик, добросовестно выполнив работы, направляет заказчику акт выполненных работ, а последний уклоняется от его подписания. В этом случае основной проблемой подрядчика становится истребование оплаты за выполненные работы в суде. В случае, если работы были проавансированы, то есть уже оплачены, возникает вопрос о том, каким образом отразить акт выполненных работ, не подписанный заказчиком, в учете.

Также в договор подряда/оказания услуг рекомендуется включить определенный фиксированный срок для направления мотивированного отказа от подписания акта выполненных работ/оказанных услуг заказчиком, после истечения которого наступают указанные выше последствия.

Указанное положение облегчит процесс доказывания в суде и будет являться необходимым обоснованием для целей бухгалтерского учета.

Судебная практика

Закрепление указанных выше положений в договоре полезно и с точки зрения зачастую меняющихся подходов в судебной практике. Стоит констатировать, что сформировавшийся на сегодняшний день в судебной практике подход защищает интересы подрядчика в подобной ситуации. В качестве иллюстрации такого подхода приведем несколько примеров недавней судебной практики.

Так, в Определении Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 24.09.2019 № 305-ЭС19-9109 по делу № А40-63742/2018 отражено: выводы судов об отсутствии оснований для взыскания задолженности на основании оценки одного доказательства – акта о сверке – не являются законными, поскольку подрядчиком заказчику направлены уведомление о необходимости приемки работ и акт о приемке выполненных работ, а мотивированный отказ от его подписания отсутствует. Любопытно, что в рассматриваемом деле в материалах делах присутствовал подписанный акт сверки, в котором соответствующие суммы (за оспариваемый результат работ) не были отражены. Однако факт направления акта выполненных работ и отсутствие мотивированного отказа от его подписания позволили подрядчику признать юридическую силу за односторонним актом даже при названных условиях.

Аналогичная позиция (о действительно односторонних актов выполненных работ при отсутствии мотивированного отказа от их подписания) была отражена в Постановлении АС Восточно-Сибирского округа от 04.03.2019 № Ф02-6708/2018 по делу № А69-343/2018 (Определением ВС РФ от 09.07.2019 № 302-ЭС19-10069 было отказано в передаче указанного дела на пересмотр).

В Постановлении АС Поволжского округа от 01.02.2019 № Ф06-39110/2018 по делу № А65-12003/2018 суд определил, что в случае, если у подрядчика, исходя из конкретных обстоятельств, имеются основания для подписания акта в одностороннем порядке, данный акт является надлежащим документом до момента признания его судом недействительным. Поэтому на основании одностороннего акта подрядчик обязан исчислить НДС и отразить соответствующие суммы для целей налогообложения прибыли.

Таким образом, в названном акте сформирована еще одна важная позиция: суд фиксирует презумпцию действительности за односторонними актами (до признания их недействительными в судебном порядке).

Когда односторонний акт будет принят

Итак, для того, чтобы односторонние акты выполненных работ являлись основанием для оплаты, а также для того, чтобы указанные документы могли приниматься к учету, необходимо соблюдение следующих условий:

Подписание акта выполненных работ подрядчиком. Акт подписывается в форме, предусмотренной договором.

Направление акта выполненных работ заказчику. Как и в иных подобных случаях, рекомендуется направление акта выполненных работ (как и иных документов) способом, позволяющим установить содержание отправления (например, ценным письмом с описью вложения).

Подписание подрядчиком и направление иных документов, если их необходимость предусмотрена договором (например, исполнительной документации) или законом. Также, в случае, если для акта выполненных работ предусмотрена форма КС-2, то необходимо также подписание и направление Справки о стоимости выполненных работ КС-3.

Отсутствие мотивированного отказа со стороны заказчика.

В качестве рекомендаций для подрядчика стоит отдельно повторно указать на необходимость подписания грамотно составленного договора, отражающего фактические отношения сторон. Так, зачастую стороны включают в договор условия о необходимости подготовки исполнительной документации (хотя для работ такого вида она не может быть подготовлена) или определяют осложненный (неисполнимый на практике) порядок приемки работ. При подписании договора подрядчику необходимо избегать подобных условий, так как в дальнейшем они могут значительно затруднить процесс доказывания юридической силы актов, подписанных в одностороннем порядке.

Когда подрядчик выполняет какие-либо работы по договору, то прежде чем получить оплату, он обязан показать результат заказчику.

Если последнего все устроит, вместе с остальными необходимыми бумагами оформляется акт выполненных работ.

Для чего нужен акт?

Он представляет собой один из видов первичной документации. Эта бумага подтверждает, что обязательства, которые были предусмотрены условиями соглашения, полностью исполнены.

Акт является двусторонним документом и подписывается обеими сторонами оформленного ранее договора — исполнителем и заказчиком. Документ будет иметь юридическую силу и в том случае, если он подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчик), но с обязательным отображением в нем факта отказа от подписания противоположной стороной. Но в этом случае дополнительно потребуются подписи свидетелей.

Акт выполненных работ — это защита от возникновения возможных споров и различных разногласий между контрагентами.

Если конфликт все же произошел, этот документ будет являться основным доказательством в суде.

Если заказчик недоволен результатом, все его претензии отображаются в акте.

Какими законами регулируется?

Из основных нормативных-правовых документов, регулирующих данный вопрос, прежде всего можно выделить некоторые положения Гражданского Кодекса РФ, а именно:

ст. 753 — устанавливает необходимость составления акта, который используется как доказательство факта выполнения работ или оказания услуг;
ст. 752 — раскрывает некоторые нюансы, в том числе содержит информацию, использование которой поможет избежать недоразумений с налоговыми органами.

Кроме этого, стоит обратить внимание на Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402, в котором отображен факт отнесения акта выполненных работ к первичной документации.

Как выглядит акт выполненных работ?

В российском законодательстве нет унифицированной формы этого документа. Основные требования и критерии регулируются нормами Федерального закона № 402.

В процессе формирования бланка можно руководствоваться формами КС2 или КС3, также допускается замена акта выполненных работ универсальной передаточной документацией.

Вне зависимости от выбранного образца, в обобщенном виде документ должен включать в себя следующие сведения:

наименование, персональный идентификационный номер и период времени, за который он формируется;
юридические реквизиты сторон;
перечень выполненных работ или предоставленных услуг, в том числе объемы и условия их выполнения и сдачи;
сведения о лицах, которые будут подписывать акт (должности, Ф.И.О.). Документ вправе визировать только те представители, которые официально уполномочены на такие действия учредительными бумагами либо нотариальной доверенностью.

Если контрагенты используют печати (с 2015 г. это необязательно), то они должны проставляться на бланке.

По договору подряда

Форма акта может утверждаться предварительным соглашением между сторонами (так делается при контрактах на большие суммы) либо же создаваться непосредственно перед составлением документа.

В любом случае, качественный акт выполненных работ обязан отвечать как минимум двум ключевым требованиям:

в нем должно быть отображено наименование договора, на основании которого он сформирован;
обязательно указание четкого и полного перечня выполненных работ. При этом список работ в приложении к договору (смете) и акте должен совпадать.

В акте необходимо также отобразить способ проверки заказчиком количества и качества выполненных подрядчиком действий.

Сюда входят визуальный осмотр, проверка функционала и др.

Не стоит забывать об указании места и дате приемки выполненной работы. При наличии у одной из сторон каких-либо замечаний к качеству либо количеству, крайне важно отразить все это в документе.

По договору аренды помещения

По закону, лица, взявшие в аренду коммерческое помещение, берут на себя материальную ответственность за арендованное имущество.

После подписания документа арендодатель автоматически отказывается от любых претензий в адрес арендатора со своей стороны.

Основные правила формирования акта по договору аренды:

составляется исключительно в письменной форме;
у документа обязательно должен быть порядковый номер;
приводится информация, идентифицирующая арендованное имущество, а также реквизиты арендного соглашения и размер оплаты (с учетом НДС);
наличие подписей обеих сторон. Рекомендуется расписываться на каждой странице документа. Это позволит минимизировать риски замены отдельных листов и предъявления несуществующих требований;
отображение объема обязательств и указание на то, что они выполнены полностью. Также рекомендуется указывать факт полной оплаты и подтверждение отсутствия претензий.

Подобный акт нужен для предоставления в различные государственные органы, к примеру, в налоговую инспекцию.

Подписание акта выполненных работ

Если обязательства были выполнены с нарушениями, может быть оформлен документ одного из трех видов:

с замечаниями;
о недостатках;
о существенных недостатках.

После устранения недостатков подрядчику необходимо не только уведомить об этом заказчика, но и обязательно подготовить новый акт приемки и пригласить заказчика на сдачу части работ с устраненными недостатками.

В случае уклонения заказчика от приемки, подрядчик вправе обратиться в суд. Арбитражный суд, рассматривая дело, может руководствоваться односторонним актом сдачи-приемки и считать, что все необходимые действия выполнены качественно и в указанном объеме.

Юридическую силу одностороннему акту в отношении строительного подряда придает ст. 753 ГК РФ, а в отношении иных договоров — практика арбитражных судов.

Резюме

Акт выполненных работ — это двусторонний документ, гарантирующий, что заказчик не имеет претензий к подрядчику. Унифицированной формы этого бланка не существует, поэтому контрагенты могут разрабатывать его самостоятельно.

Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

День добрый. Меня зовут Василий. Являюсь ИП. Заказчик задерживает выплаты после подписания акта выполненных работ. Все работы выполнены, счета выставлены, акты подписаны. В договоре подряда не был прописан срок оплаты. Платят маленькими частями по 3-5% от суммы долга в месяц. Подскажите, как быть?

в соответствии с законом (ст.711 ГК РФ) если в договоре подряда срок оплаты не был указан, то заказчик обязан оплатить работу сразу после окончательной сдачи результатов работы. В Вашем случае после подписания актов.

Если у Вас остались вопросы или есть нужна помощь в подготовке документов — можете обратиться ко мне в чат.

Здравствуйте)) Я Индивидуальный Предприниматель, Была задача отремонтировать жилую квартиру, после окончании работ известил Заказчика что работы выполнены, подписали Акт выполненных работ с обоих сторон,за Заказчиком оставалось оплатить Остающуюся сумму , через два дня пошли претензии по качеству, деньги не хотят платить из за принципа, показывать на недостатки (что не устраивает) отказываються , что делать?

Вам нужно обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании оставшейся суммы. Большой плюс, что акт уже подписан.

Пишите претензию с требованием оплаты (отправляете ценным письмом). Срок на ответ указываете пять дней (если иной не указан в договоре). После чего в суд.

Напишите претензию в которой также укажите на наличие штрафных санкций за несвоевременную оплаты выполненных работ

После выполнения договорных обязательств и подписания акта выполненных работ, работодатель в третий раз переносит дату оплаты остатка суммы задолженности, аргументирую тем, что ему еще не перечислены средства от заказчиков, по договору оплата производится после подписания акта выполненных работ, акт подписан! что можно сделать чтобы ускорить процесс выплаты!?

Если ему действительно не выплатили деньгши то взять ка кговорится не с чего. Однако вы имеете право подать на работодателя в суд исковое заявление о взыскании с него задолженности по заработной плате. Обратите внимаение, что срок исковой давности оставляет три месяца, поэтому поторопитесь с иском, дожидаться не стоит, а если выплатит иск всегда можете отозвать

С уважением Алекснадр

Уточните, у вас трудовой договор или договор подряда.

В любом случае вам должны оплачивать работу согласно заключенному с вами договору.

Пишите письменную претензию.

В рамках заключенного между вами договора предъявите письменную претензию и вручите лично под роспись или через почту заказным с уведомлением и описью вложения.

С уважением, Анна.

Извините, личную претензию писать кому работодателю? и что за вложения?

Добрый день Ускорить Вы вряд ли сможете так как все законные способы займут время жалобы в прокуратуру и суд будут рассматриваться не один день.Но после полного расчёта можете потребовать выплаты неустойки за задержку выплат

У Вас трудовой договор заключён или какой

Тогда претензию можете не писать Она не нужна Сразу в суд за взысканием долга и штрафных сан

Договор подряда ГПХ!

Если у вас лично с вашим начальником заключен договор подряда то к данному вопросу трудовые отношения не применяются. и требовать вам следует по договору подряда в этом срок исковой давности общий в три года

нет не лично, а с предприятием! Договор ГПХ

Здравствуйте Сергей, срок увеличен до года по взысканию заработной платы. Кроме того если вы выполняете для работодателя еще какую нибудь работу вы вправе приостановить ее уведомив об этом работодателя.

В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы.

с уважением Р.В. Добышев

Пишите письменную претензию подрядчику, в которой укажите, что имеется задолженность по оплате работ.

Укажите также проценты за просрочку, предусмотренные договором.

Укажите срок погашения или в противном случае вы вынуждены будете обратитсья в суд.

ясно, благодарю за помощь!

Сергей, свой ответ про трудовые отношения снимаю. Следует выполнять как указывали выше коллеги — сначала претензию — потом суд

Статья 711 ГК РФ. Порядок оплаты работы
1. Если договором подряда не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

Извините, а форму претензии где можно взять?

Напишите ему письменно претензию с требованием о выплате причитающегося вознаграждения. Если претензия останется без ответа (срок ее рассмотрения обычно указан в договоре) — Вы можете обратиться в суд с соответствующим иском.

либо в интернете, либо обратитесь к юристу можно на этом сайте который составит претензию — услуга платная

В свободной форме. В шапке — такому-то от такого-то. Заголовок — претензия. Между мной, ФИО, и Вашей организацией ООО *** заключен договор от **** № *** на выполнение работ по ****. Работы выполнены в полном объеме и в установленные сроки, что подтверждается актами тра-та-та от ДД.ММ.ГГГГ. В соответствии с п. 666 договора оплата по нему должна быть произведена в течение ** дней с момента сдачи выполненных работ, однако данная обязанность Вами до сих пор не исполнена в полном объеме. Прошу в срок до **** оплатить такую-то сумму. В случае неисполнения данного требования я буду вынужден обратиться в суд для принудительного взыскания указанной задолженности. дата/подпись.

Благодарю за помощь! Удачи вам!

_______________________________________
(наименование или Ф.И.О. заказчика)
адрес: _______________________________

от ____________________________________
(наименование или Ф.И.О. подрядчика)
адрес: _______________________________,
телефон: ___________, факс: __________,
адрес эл. почты: ______________________

ТРЕБОВАНИЕ (ПРЕТЕНЗИЯ) о выплате задолженности по
договору подряда в связи с неисполнением обязательств по оплате
выполненных работ

"__"___________ ____ г. между _________________________________________
(наименование или Ф.И.О. заказчика)
и ____________________________________ был заключен Договор подряда N _____
(наименование или Ф.И.О. подрядчика)
на выполнение следующих работ: ____________________.
В соответствии со ст. _____ указанного Договора стоимость выполненных
работ составляет _____ (__________) рублей.
_______________________________________ выполнил все свои обязательства
(наименование или Ф.И.О. подрядчика)
и сдал выполненные работы своевременно и в полном объеме, что
подтверждается ___________________________. Никаких претензий по качеству и
срокам выполнения работ от ________________________________________________
(наименование или Ф.И.О. заказчика)
не поступало, все акты подписаны ответчиком без оговорок.
Договором N ____ предусмотрено, что подписание (итогового) акта приемки
законченных работ по объекту является основанием для окончательного расчета
(или: на основании (итогового) акта подрядчик выставил счет на оплату
выполненных работ).
Вместе с тем до настоящего времени выполненные работы не оплачены
___________________________________, что подтверждается __________________.
(наименование или Ф.И.О. заказчика)
Согласно п. 1 ст. 711 Гражданского кодекса Российской
Федерации заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после
окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена
надлежащим образом и в согласованный срок.

В соответствии со ст. 310 Гражданского кодекса
Российской Федерации односторонний отказ от исполнения обязательства и
одностороннее изменение его условий не допускаются.

Статьей _____ Договора подряда N _____ предусмотрен
претензионный порядок урегулирования споров; срок для ответа на
претензию — _____ календарных дней со дня ее получения.

На основании изложенного в соответствии со ст. _____
Договора подряда N _____ от "__"___________ ____ г., ст. ст. 711, 310
Гражданского кодекса Российской Федерации просьба в срок до
"__"___________ ____ г. погасить задолженность по указанному Договору
подряда в связи с неисполнением обязательств по оплате выполненных работ
в размере _____ (__________) рублей и непи в размере _______в следующем порядке:
______________________________.

В случае неисполнения Требования я буду вынужден обратиться в
суд для принудительного взыскания указанной задолженности.

1. Копия Договора подряда N _____ от "__"___________ ____ г.

2. Копии актов о приемке работ, подтверждающих полное и своевременное выполнение работ.

3. Документы, подтверждающие неисполнение обязательств по оплате выполненных работ.

Какими документами можно подтвердить расходы арендатора на аренду помещения, если заключенный договор представления счетов на оплату и составления акта выполненных работ не предусматривает? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Дмитрий Гусихин и Вячеслав Горностаев.

Организация заключила договор аренды помещения под офис. Договор аренды содержит все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". У организации также имеется акт приема-передачи помещения. Согласно договору организация перечисляет ежемесячную арендную плату не позднее 5-го числа текущего месяца. Договор аренды не предусматривает представления счета на оплату и составления акта выполненных работ. Какой перечень документов должен наличествовать у организации-арендатора для подтверждения расходов на аренду помещения?

К аренде нежилых помещений применяются требования ГК РФ, предусмотренные для аренды зданий и сооружений (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53).

То есть договор аренды нежилого помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды нежилого помещения считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).

При этом, если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

То есть, заключив договор аренды нежилого помещения, стороны договора определяют и сумму ежемесячной арендной платы.

Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы в виде арендных платежей учитываются для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления расходов в виде арендных платежей признается одна из дат:

- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

- дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

- последнее число отчетного периода.

Организация может выбрать один из трех предложенных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).

При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к. результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).

Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061162, от 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81).

Кроме того, глава 34 ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов. Таким образом, ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий договора, не требуется (письма Минфина России от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742).

В рассматриваемой ситуации условиями договора аренды также не предусмотрено и выставление счетов на оплату (предоплату).

При этом выставление счета на оплату не является обстоятельством, с которым закон или договор о возмездном оказании услуг связывают возникновение обязательства заказчика по оплате услуг (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2012 № Ф05-14578/12 по делу № А40-10258/2012).

Кроме того, расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Соответственно, выставление либо невыставление счетов на оплату, само по себе не приводит к возникновению каких-либо налоговых обязательств.

Подведем итоги. Итак, для подтверждения расходов на аренду помещения необходимы следующие документы: заключенный договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом для подтверждения правомерности признания расходов составление ежемесячных актов об оказанных услугах и счетов на оплату (предоплату) не требуется, если только их составление прямо не предусмотрено договором аренды.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Предупредительные меры

Судебная практика

Когда односторонний акт будет принят

Подписание акта выполненных работ подрядчиком. Акт подписывается в форме, предусмотренной договором.

Отсутствие мотивированного отказа со стороны заказчика.

Читайте также:

Письмо на предоставление актов выполненных работ

Предупредительные меры

Судебная практика

Когда односторонний акт будет принят

Для чего нужен акт?

Какими законами регулируется?

Как выглядит акт выполненных работ?

По договору подряда

По договору аренды помещения

Подписание акта выполненных работ

Резюме

Комментарии

Предупредительные меры

Судебная практика

Когда односторонний акт будет принят