Перечень должностей сотрудников ответственных за учет хранение и выдачу бланков строгой отчетности
Обновлено: 23.05.2024
Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: сейчас форма изменена!
Новая форма акта, утвержденная приказом Минфина № 103н от 15.06.2020, внесшим изменения в Приложения 1–5 к приказу Минфина № 52н от 30.03.2015, применяется с 27 сентября 2020 года.
Когда разрешено списывать БСО
В бухгалтерии учет БСО подчинен закрепленному законодательно порядку, обеспечивающему сохранность документации.
Формы строгой отчетности используются для разных целей: для осуществления повседневной работы (путевые листы, листки нетрудоспособности, путевки, дипломы и другие); при оформлении отношений с сотрудниками учреждения (трудовые книжки и вкладыши, удостоверения и прочие); во время расчетов с физическими лицами (квитанционные книжки, абонементы и билеты).
Предприятия, использующие в своей деятельности БСО, периодически обязаны списывать испорченные, выданные и утратившие актуальность документы.
В случае обнаружения порчи или выявленного брака такую документацию нельзя выбросить.
Главные причины снятия БСО с учета:
- окончание установленного срока хранения для использованных и испорченных во время заполнения документов;
- прочие чрезвычайные обстоятельства, которые приводят к необходимости списания документации со счетов учета (порча, потеря, хищение).
На документе у МОЛ, которое испортило бланк строгой отчетности, проставляется отметка о непригодности для использования, должны читаться реквизиты:
- наименование;
- серия и номер документа;
- информация об утверждении.
При изменении форм строгой отчетности на предприятии остаются документы старого образца, применение которых запрещено, они подлежат снятию с учета по акту формы 0504816 по истечении установленного срока хранения.
Как регулируется
Списание БСО регулируется постановлением правительства № 359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.
Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.
Организациями часто используется документ формы 0504816, принимаемый проверяющими органами. Акт удобен и имеет графы для внесения необходимой информации.
Процедура списания
Приказом по предприятию создается специальная комиссия, которая составляет акт для снятия с учета документов строгой отчетности. Периодичность списания устанавливается учетной политикой учреждения. Перед составлением документа комиссия обязана удостовериться в целевом использовании бланков, предоставляемых МОЛ для снятия с учета.
- корешки или копии квитанций;
- записи в книге учета формы 0504045 с подписями получателей;
- расписки сотрудников в получении пропуска или удостоверения;
- журналы выдачи путевых листов, трудовых книжек и прочие.
Как составить приказ
Приказ, регламентирующий процедуру снятия БСО с учета, утверждается руководителем предприятия.
В документе должна содержаться следующая информация:
- Решение администрации учреждения о назначении комиссии по списанию бланков строгой отчетности, из членов которой выбирается председатель.
- Перечень оснований для проведения процедуры, в которых может указываться инвентаризационная опись по БСО.
- Определение контрольных полномочий комиссии. Они могут возлагаться на главного бухгалтера или руководителя учреждения.
В документе фиксируется состав комиссии, данные приказа о ее создании и период, за который осуществляется списание.
БСО перечисляются в таблице с проставлением:
- серии;
- номера;
- причины снятия с учета;
- даты уничтожения.
Устаревшие и испорченные БСО после списания должны сжигаться в присутствии членов комиссии, которые подтверждают факт ликвидации подписями. Акт утверждается руководителем организации.
Помарки и исправления в документации не допускаются.
При составлении акта о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816) требуется указывать:
- номер; дату составления;
- название организации;
- ИНН, КПП и код ОКПО предприятия;
- Ф. И. О. МОЛ;
- корреспонденцию бухгалтерских счетов.
Надо ли сразу списывать испорченные бланки
Бланки, которые заполнены с ошибками, уничтожить сразу не разрешается. Учреждение должно хранить документы до даты списания, которая наступает спустя месяц после инвентаризации.
Предприятие обязано регистрировать акты в журналах учета и хранить 5 лет, как и корешки действующих БСО.
АКЦИЯ ПРОДЛЕНА
Читайте также: