Опись дел как справочник по содержанию и учету документов фонда организации курсовая работа
Обновлено: 21.05.2024
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск.
Содержание работы
Файлы: 1 файл
Курсовая Курочкиной А.В. студентки заочного отделения 53 группы doc.doc
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой - учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй — описанные документы.
Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенный госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу "крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период нет. В графу "название фонда" в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации - фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.
Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующих документов:
- опись структурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;
- номенклатура дел, заменяющая годовой раздел сводной описи;
- акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;
- акт о выделении к уничтожению дел;
- акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
- акт о неисправимом повреждении дел;
- акт проверки наличия и состояния дел.
Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения — только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.
Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф 10 — 16 "наличие (остаток)". Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: "Продолжение. Ф. №, лист 2". На первом листе делается ссылка "См. продолжение Л.2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным и хранятся в папке с клапанами.
На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны, Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.
На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в когорте включаются документы по истории организации и ее фонда: историческая справка, акты передачи дел фонда в госархив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления. Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя опись и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд.
В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).
Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому наиболее ценные документы часто тонут в официальных документах массового характера. Пытаясь сохранить особо ценные документы, содержащие наиболее значительную для государства, науки и общественности информацию, ГАС РФ обратила внимание работников государственных и ведомственных архивов на необходимость выявления таких документов и создания на их базе страхового фонда, обеспечивающего им длительную сохранность. Была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий.
Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения учета документов. Система мер по обеспечению их учета включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации учета, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).
Так же я узнала, что в архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.
V.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы:
Понятие об описи дел, история ее создания и место в системе научно-справочного аппарата. Архивная опись как внутрифондовый первичный учетный документ и справочное пособие по составу и содержанию единиц хранения. Ее информационная и учетная функции.
Краткое сожержание материала:
- Введение
- 1. Архивные описи, их назначение и место в системе научно-справочного аппарата (НСА)
- 1.1 Понятие об описи дел и документов
- 1.2 История создания архивной описи
Проблема изучения архивной описи занимает значительное место в трудах современных ученых, архивистов, документоведов. Проблемой изучения понятия и назначения архивной описи, истории создания архивной описи, ее места в системе научно-справочного аппарата занимались Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Е.Н. Сахарова. Л.И. Белянина, Е.В. Алексеева уделяли внимание изучению архивной описи как справочника по учету и содержанию документов. Также в рамках этой темы были изучены основные правила работы архивов организаций и методические рекомендации по составлению архивных описей.
Исходя из темы нашей работы учитывая, что архивная опись является архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел, она выполняет ряд важных функций. В рамках данной работы подробно рассмотрены две функции: информационная, которая раскрывает состав и содержание документов, и учётная, которая обеспечивает учёт единиц хранения.
Объект исследования: архивные описи дел.
Предмет исследования: архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях Российской Федерации.
Цель работы: анализ архивной описи как справочника по содержанию и учёту единиц хранения в организациях и архивных учреждениях современной России.
1. рассмотреть понятие, назначение архивной описи, историю ее создания и место в системе научно-справочного аппарата;
2. охарактеризовать архивную опись как внутрифондовый первичный учетный документ;
3. охарактеризовать архивную опись как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения.
Данная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, 8 приложений и списка источников и литературы.
В первой главе рассмотрены общие понятия об архивной описи, ее назначение, история создания и место в системе НСА.
Вторая глава посвящена изучению учетной функции архивной описи.
В третьей главе рассматривается информационная функция архивной описи.
Приложения представлены формами описей, титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи.
Проблема архивной описи остается актуальной на сегодняшний день, так как именно архивная опись является основным архивным справочников в архивных учреждениях и организациях России, занимает особое место в системе НСА архива, является справочником, раскрывающим состав и содержание единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета, справочником, обеспечивающим эффективный поиск архивной документной информации.
архивный опись справочный
1. Архивные описи, их назначение и место в системе научно-справочного аппарата (НСА)
1.1 Понятие об описи дел и документов
Архивная опись является базовым архивным справочником. Опись одновременно представляет собой учетный документ и основной элемент научно-справочного аппарата, обеспечивает оперативный поиск дел. На основании описи создаются другие справочники системы научно-справочного аппарата архивов (государственных, муниципальных, ведомственных). Составление описи начинается в делопроизводстве. Создание описи является завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве, подлежащими передаче на хранение в ведомственные и государственные архивы.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.
Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения (Приложение 1);
- дела временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
- дела по личному составу (Приложение 3);
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Основные правила работы архивов организаций (утв. решением Коллегии Росархива от 06.06.2002). М., 2002. с. 23
Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Ряд ведущих архивистов выделяют три важнейшие функции архивной описи: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет количества дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).
Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важной элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.
В рамках темы нашего исследования более детально будут рассмотрены информационная и учетная функции архивной описи: информационная как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения; учетная функция как внутрифондовый первичный учетный документ.
Архивная опись составляется в соответствии с классификацией дел архивного фонда, которая состоит из двух этапов:
1. Разработка схемы классификации дел фонда.
2. Распределение дел в соответствии со схемой классификации.
После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной д.
Архивоведение (конспект лекций)
Материал приведен в соответствие с учебной программой курса "Архивоведение ". Используя данную книгу при подготовке к сдаче экзамена, студенты смогут.Обеспечение сохранности архивных документов
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Поря.Составление описей дел
Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справо.Деятельность банка по договору хранения ценностей
Регламентация хранения ценностей Положением ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ. Специфика и определен.Архивная опись является базовым архивным справочником. Опись одновременно представляет собой учетный документ и основной элемент научно-справочного аппарата, обеспечивает оперативный поиск дел. На основании описи создаются другие справочники системы научно-справочного аппарата архивов (государственных, муниципальных, ведомственных). Составление описи начинается в делопроизводстве. Создание описи является завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве, подлежащими передаче на хранение в ведомственные и государственные архивы.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.
Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения (Приложение 1);
- дела временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
- дела по личному составу (Приложение 3);
- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Основные правила работы архивов организаций (утв. решением Коллегии Росархива от 06.06.2002). М., 2002. с. 23
Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Ряд ведущих архивистов выделяют три важнейшие функции архивной описи: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет количества дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).
Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важной элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.
В рамках темы нашего исследования более детально будут рассмотрены информационная и учетная функции архивной описи: информационная как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения; учетная функция как внутрифондовый первичный учетный документ.
Архивная опись составляется в соответствии с классификацией дел архивного фонда, которая состоит из двух этапов:
1. Разработка схемы классификации дел фонда.
2. Распределение дел в соответствии со схемой классификации.
После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:
на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения - фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.
Архивная опись состоит из собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя (приложение 4) и справочного аппарата.
Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:
1) порядкового номера;
2) делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
3) заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
4) крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
5) количества листов в деле;
Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.
В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятых или предусмотренных в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках -- общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.
Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
1.Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
2.Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
3.Порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
4.Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
5.При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
6.Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. Основные правила работы архивов организаций (утв. решением Коллегии Росархива от 06.06.2002). М., 2002. с. 23-24
Законченная опись оформляется соответствующим образом, то есть составляется справочный аппарат. Он выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет
дополнительную информацию о фонде.
Состав справочного аппарата к описи включает:
титульный лист (приложение 5);
Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы -- переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.
Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).
В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.
Предисловие -- один из важнейших элементов справочного аппарата. Если фондообразователь -- учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:
исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение - фондообразователь;
дату образования и подчиненность учреждения - фондообразователя;
функции, масштаб деятельности, структуру учреждения - фондообразователя и их изменения;
организацию системы делопроизводства;
даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения - фондообразователя.
Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов; освещается работа с документами после поступления фонда в архив (особенности описания, экспертиза ценности, систематизация документов в фонде).
В заключительной части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.
Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.
Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей -- ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.
Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.
В опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20
Дата - 00. 00. 0000
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
Таким образом, архивная опись является базовым справочником российских архивов, занимая особое место в системе научно-справочного аппарата. Значение описи определяется тем, что архивная опись как учетный документ и справочник по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников.
Читайте также: