Может ли директор уходя в отпуск не возлагать свои обязанности

Обновлено: 19.05.2024

Все нуждаются в отдыхе, и руководитель с главным бухгалтером не исключение. Очевидно, что в их отсутствие работа компании не должна останавливаться. Конечно, когда у начальства есть официальные заместители, то все просто. А если их нет? Тогда надо грамотно оформить передачу полномочий. И совмещение должностей — самый оптимальный вариант для этого.

Заместители, ваш выход!

Если у вас в штатном расписании есть должности заместителя руководителя и заместителя главного бухгалтера, то это сильно упрощает дело. Ведь, как правило, временное исполнение обязанностей начальства (на время болезни, командировок, отпуска и т. д.) изначально прописано в трудовых договорах с заместителями либо в их должностных инструкциях. В этом случае полномочия руководителя или главбуха переходят к их замам автоматически, ничего дополнительно делать не нужно.

Приказ о возложении на заместителя обязанностей отсутствующего начальника потребуется, только если у него несколько замов по разным вопросам (например, зам по кадрам, зам по договорной работе, зам по финансам и т. п.), а замещать будет только один из них.

По мнению Минздравсоцразвития, когда заместитель подменяет своего руководителя в рамках трудового договора, доплата за эту работу ему не полагается Письмо Минздравсоцразвития от 12.03.2012 № 22-2-897 . Но это вовсе не означает, что ее нельзя установить, — все на усмотрение работодателя. С налоговой точки зрения удобнее всего оформить такую доплату в виде премии.

Оформляем совмещение должностей

Если же у вас в штате нет заместителей либо эти должности вакантны, то обязанности руководителя или главного бухгалтера во время их отпуска может исполнять другой работник. Тогда самый оптимальный вариант — оформить совмещение (его еще иногда называют замещением). Ведь в этом случае замещающий сотрудник, согласившийся на дополнительную работу, будет выполнять ее в течение рабочего дня наряду со своими основными обязанностями. И за это ему положена доплата .

Сведения о совмещении не нужно вносить ни в трудовую книжку замещающего работника, ни в его личную карточку, ни в табель учета рабочего времени.

Вот три шага к грамотному оформлению совмещения.

Шаг 1. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору статьи 60.2 , 151 ТК РФ . Приведем его примерный образец. Полужирным шрифтом выделены моменты, которые обязательно надо прописать в соглашении.

Шаг 2. Издаем приказ о совмещении и знакомим с ним работника под роспись. В приказе должны быть отражены все те обязательные моменты, что и в допсоглашении.

Шаг 3. Рассчитываем размер доплаты за совмещение.

Допустим, период совмещения — с 9 по 27 июня 2017 г., размер доплаты — 50% от зарплаты главного бухгалтера, чей оклад составляет 70 000 руб.

1. Определяем размер доплаты за месяц: 70 000 руб. х 50% = 35 000 руб.

2. Рассчитываем размер доплаты за июнь, в котором 21 рабочий день. На период с 9 по 27 июня приходится 12 рабочих дней. Таким образом, размер доплаты за совмещение работы главбуха и старшего бухгалтера составит 20 000 руб. (35 000 руб. / 21 д. х 12 дн.).

Внутреннее совместительство. Неудобно тем, что предполагает занятость сотрудника лишь в свободное от его основной работы время — по общему правилу не более 4 часов в день статьи 60.1 , 284 ТК РФ . То есть, например, коммерческий директор в течение рабочего дня (8 часов) должен выполнять свои основные должностные обязанности, а после его окончания (к примеру, с 18.00 до 22.00 часов) — работать за руководителя. Кроме того, при совместительстве надо обязательно заключать отдельный трудовой договор ст. 282 ТК РФ .

Работник, совмещающий свои обязанности и обязанности руководителя или главного бухгалтера, при подписании за них документов не имеет права просто ставить свою подпись напротив ф. и. о. руководства.

О чем еще надо позаботиться

Если в период отпуска директора замещающему сотруднику придется представлять интересы фирмы в госорганах либо заключать договоры, то руководителю следует выдать ему доверенность, прописав в ней необходимый перечень полномочий п. 4 ст. 185.1 ГК РФ .

В принципе, в Законе об электронной подписи нет прямого запрета на передачу и использование другим лицом ключа ЭП, принадлежащего руководителю или главному бухгалтеру п. 1 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ .

Но надо понимать, что, когда вы доверяете свою электронную подпись другим людям, вы доверяете им управление всеми денежными средствами на расчетном счете компании. А это самостоятельные риски.

Обычно главный бухгалтер уходит в отпуск только после сдачи отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды. Но в жизни бывает всякое. Если вы отчитываетесь через Интернет, инспекторы могут прислать требование о представлении пояснений или уточненной декларации. Поэтому на всякий случай имеет смысл выдать сотруднику, замещающему главного бухгалтера, полную инструкцию о том, как пользоваться программой, с помощью которой отсылаются отчеты в инспекцию, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования через Интернет. Подробнее об этом читайте в нашей статье .

И в заключение еще один совет уходящему в отпуск руководству. Не поленитесь набросать памятку подменяющему вас сотруднику со сроками платежей по текущим договорам, запишите телефоны клиентов, партнеров и заказчиков, которые могут пригодиться. Тем самым вы сведете к минимуму количество поводов, по которым вас могут побеспокоить в отпуске.

При заключении трудового договора определяется круг обязанностей каждого работника. Если он не может их выполнять, нарушается нормальный ход работы организации. В статье расскажем, как грамотно оформить возложение обязанностей директора и секретаря на период их отпуска, какую роль играет приказ о передаче полномочий и доверенность.

Способы замещения отсутствующего работника

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) предусматривает четыре способа оформления замещения отсутствующего работника. Их различия мы упорядочили в Таблице 1.

Если в отпуск уходят директор или секретарь, чаще всего оформляют совмещение должностей. Этот вариант имеет неоспоримые преимущества:

Как возложить обязанности секретаря на другого работника?

Рассмотрим ситуацию, когда секретарь уходит в отпуск, а его обязанности поручают другому работнику в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.

Для поручения дополнительной работы следует оформить:

дополнительное соглашение к трудовому договору;
приказ о совмещении должностей;
доступ к персональным данным (конфиденциальной информации (при необходимости)), если работник, который будет замещать секретаря, еще не имеет права на доступ;
доверенность на получение документов (например, писем на почте), которые раньше имел право получать только секретарь.

Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору?

ТК РФ не содержит прямого требования обязательно оформлять соглашение к трудовому договору при поручении работнику дополнительной работы. В статье 60.2 ТК РФ говорится только о письменном согласии работника.

Статья 151 ТК РФ, которая регулирует оплату за дополнительную работу, также не содержит требования оформлять соглашение именно в письменном виде.

Получается, что соглашение к трудовому договору о совмещении должностей может отсутствовать, ведь договориться о размере доплаты стороны могут устно, а свое согласие выполнять определенный объем работы работник может выразить на предложении дополнительной работы или путем оформления отдельного документа. То есть какой-то документ все же оформить надо. Однако на практике предпочтение отдают дополнительному соглашению к трудовому договору (Пример 1). Этот документ закрывает все вопросы и больше отвечает интересам работника, поскольку опыт работы по другой должности не отражается в его трудовой книжке (и соответственно, в сведениях о трудовой деятельности), а для человека важно показать свою компетентность и опыт работы в другой сфере.

Дополнительное соглашение к трудовому договору – это как раз тот документ, который остается у работника и подтверждает срок выполнения и объем работы по другой должности. В соглашении к трудовому договору надо указать:

содержание дополнительной работы (перечислить конкретные обязанности, которые будет выполнять работник);
срок, на который поручено выполнять дополнительную работу;
размер доплаты за совмещение должностей.

Доплату можно установить разными способами (Таблица 2). Работодатель вправе выбрать любой вариант. Если кроме оклада заработная плата работника включает премии, компенсационные и стимулирующие выплаты, в соглашении лучше указать, начисляются ли они на доплату за работу по совмещению должностей. А вот районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях начисляются обязательно [1].

Доплата должна соответствовать объему и содержанию дополнительной работы. В дополнительном соглашении к трудовому договору о совмещении должностей (Пример 1) работнику поручили примерно половину обязанностей, которые зафиксированы в должностной инструкции секретаря, поэтому и доплата составляет не полный оклад.

Законодательство не ограничивает размер доплаты. Если работник будет успевать выполнять обязанности по совмещаемой должности в полном объеме (что в реальности трудновыполнимо, поскольку надо еще делать и свою обычную работу), можно установить доплату даже в размере 100 %.

А.Н. Славинская,
специалист по кадрам

Август 3, 2020 admin

Приказом управления при увольнении директора назначен исполняющий обязанности директора — заместитель директора.

Прежде всего надо ответить на вопрос, что имеет место в данном случае: штатное заместительство или временный перевод, то есть было ли освобождение заместителя директора от своих основных обязанностей (и возможно ли оно при вакансии должности руководителя организации).

Штатное заместительство

Штатные заместители руководителя организации — это его заместители (то есть заместители директора согласно штатному расписанию), в должностные обязанности которых, в частности, согласно части восьмой п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД), включена обязанность исполнения обязанностей руководителя при его отсутствии.

Согласие штатного заместителя на исполнение обязанностей отсутствующего руководителя организации не требуется (в отличие от иных работников), так как это часть его должностных обязанностей.

Вследствие того, что замещение руководителя на период его временного отсутствия входит в содержание трудовой функции штатных заместителей, то доплата им за исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя организации не полагается (то есть юридически нет дополнительной работы как таковой) (доплаты согласно ст.67 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК)).

Для бюджетных организаций это следует также из части второй п.14 Инструкции о размерах и порядке осуществления стимулирующих (кроме премий) и компенсирующих выплат, предусмотренных законодательными актами и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 03.04.2019 № 13, согласно которой доплаты за совмещение не устанавливаются в случаях, когда работа по другой должности служащего (профессии рабочего) предусмотрена трудовым договором (контрактом), должностной (рабочей) инструкцией.

Оформление исполнения обязанностей временного отсутствующего работника штатным заместителем и иными работниками также отличается. В последнем случае необходимо согласие работника, а также издание соответствующего приказа (в случае штатного заместителя согласие не требуется, дополнительно приказ о возложении обязанностей не издается (также не требуется)).

По сложившейся практике штатные заместители замещают отсутствующего на работе руководителя организации, а не вакансию по должности руководителя организации.

При этом действующая редакция части восьмой п.10 Общих положений ЕКСД не позволяет однозначно утверждать, что имеется в виду только отсутствие работника (руководителя организации) (в отпуске, командировке и т. п.), а не вообще (вакансия + отсутствие на работе работника — руководителя организации).

Как и в случае совмещения, штатный заместитель в документах указывает свою должность, обусловленную трудовым договором (заместитель директора), и для выполнения гражданско-правовых функций руководителя организации ему требуется доверенность.

Временный перевод

В случае с руководителем организации актуальны, как правило, 2 варианта временного перевода:

1) с письменного согласия работника на срок до 6 месяцев в течение календарного года (по сути, по вакансии, но формально, так как иного не следует из норм ст.32 1 ТК, и для замещения отсутствующего работника);

Формально при временном переводе указывается фактически занимаемая должность служащего, то есть руководителя организации (директор), так как при временном переводе работник временно освобождается от выполнения работы по занимаемой согласно трудового договору (контракту) должности служащего.

При временном переводе замещающий работник (временно переведенный работник) указывает должность, по которой он работает. Кроме того, в этом случае следует обратить внимание на ст.186 ГК: доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительным документом этой организации (п.5). Руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности.

Так как решение о временном переводе на должность руководителя организации принимает собственник имущества организации или уполномоченное им лицо, имеет место назначение на должность руководителя организации (хоть и временное), что дает возможность временно переведенному работнику действовать от имени организации без доверенности (особенно это актуально, когда временный перевод осуществляется на вакансию). Данное обстоятельство подтверждается судебной практикой, когда суды признают полномочия таких руководителей без доверенностей.

В случае назначения заместителя руководителя организации на должность руководителя организации собственником имущества или уполномоченным им органом, полагаем, имеет место именно временный перевод, а не штатное заместительство.

Отличия между должностью заместителя руководителя организации и заместителем организации

Между должностями руководителя организации и должностями его заместителей есть существенные (коренные) отличия, несмотря на единую квалификационную характеристику (для большинства заместителей) (см. таблицу ниже).

Таким образом, полагаем, что имеет место временный перевод на должность руководителя организации. Следовательно, оплата труда в такой ситуации осуществляется по выполняемой работе.

При временном переводе основной трудовой функцией для работника (хоть и на время) становится в этом случае работа по должности руководителя организации. И если работник продолжит выполнять прежнюю работу по должности заместителя руководителя организации, то это уже будет дополнительной работой, которая не подлежит дополнительной оплате, так как согласно квалификационной характеристике входит в круг должностных обязанностей, в том числе по должности, занимаемой работником на условиях временного перевода.

Примечание. Примерная форма контракта руководителя государственного органа (организации) с лицом, назначаемым на должность и освобождаемым от должности Президентом Республики Беларусь, утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 05.08.2002 № 1055.

На фирме 2 учредителя равноправных. Директор один из них. Он уходит в отпуск за свой счет на несколько месяцев. без передачи полномочий. Кому он пишет заявление, либо что оформлять в данном случае?

Ответы:

Вы серьезно хотите получить компетентный ответ от незнакомых людей в интернете?

Смотрите, заходите сюда, оформляете бесплатный доступ на 2 дня ко всей базе знаний Консультант + и за это время находите и ответ на свой вопрос, и судебную практику, и все формы документов с примерами заполнения, какие вам только понадобятся.

Директор не пишет заявление, он сам составляет на себя приказ - убываю в отпуск без сохранения заработной платы сроком на ______календарных дней по семейным обстоятельствам в связи с__________

Однако, Вам нужно посмотреть Устав - предусмотрено ли там исполнение его обязанностей другим лицом в период отсутствия и имеет ли право директор не уведомлять об отпуске второго учредителя, тем более, многомесячном.

Кроме того, если директор не передает свои полномочия, то для того, чтобы в период его отпуска какие-либо важные документы, подписанные им, не могли быть оспорены (как подписанные ненадлежащим лицом (например: постановления ФАС Волго-Вятского округа от 12.10.2000 № 4177/99, Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.08.2005, 02.08.2005 № 09АП-7768/05-ГК по делу № А40-13340/05-20-87; решение Арбитражного суда Московской области от 28.12.2004, 21.12.2004 по делу № А41-К1-10534/04, хотя так может быть не всегда)), то каждый раз, когда возникает необходимость в его подписи, следует оформлять отзыв из отпуска с оформлением соответствующего приказа (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Однако, отзыв из отпуска за свой счет не предусмотрен, поэтому лучше всего возложить его полномочия на другое лицо.

Однако, есть и другая точка зрения.

На время отпуска директор не лишается своих полномочий. Деятельность руководителя организации регламентируется не только трудовым, но и гражданским законодательством.

Может ли генеральный директор ООО, взяв отпуск (1 месяц), не возлагать свои обязанности на другое должностное лицо? Может ли он подписывать документы, выдавать доверенности, учитывая тот факт, что во время отпуска он будет находиться на рабочем месте? 14 декабря 2010

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Генеральный директор ООО не обязан возлагать свои полномочия на иных лиц на период нахождения в отпуске. Во время отпуска за руководителем общества сохраняются все его полномочия, включая право подписывать необходимые документы и выдавать доверенности.

Генеральный директор является единоличным исполнительным органом общества (ст. 53, 91 ГК РФ, ст. 32, 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"), осуществляющим текущее руководство деятельностью ООО. Генеральный директор представляет интересы ООО и действует от имени общества (в том числе совершает сделки, подписывает документы) без доверенности. В качестве единоличного исполнительного органа общества он избирается общим собранием участников общества (ст. 33 и 40 указанного Закона). Избрание генерального директора ООО фиксируется в протоколе общего собрания участников и может быть оформлено в виде отдельного решения об избрании. С этого момента физическое лицо, избранное на должность генерального директора, наделяется полномочиями единоличного исполнительного органа общества и приобретает соответствующие права и обязанности, независимо от того, оформлены ли с ним трудовые отношения (заключен трудовой договор, издан приказ о приеме на работу и т.д.)

Законодательством не предусмотрено, что полномочия лица, являющегося единоличным исполнительным органом ООО, прекращаются на время его отпуска или командировки. Не содержит законодательство и норм, обязывающих руководителя, уходящего в отпуск, возложить свои обязанности на иное лицо.

Итак, гражданское законодательство РФ не предусматривают, что полномочия директора прекращаются на период еженедельного непрерывного отдыха (выходных дней) или отпуска.

А трудовое законодательство РФ освобождает работника от исполнения своих трудовых обязанностей на период отпуска.

Выполнение директором в период отпуска его должностных обязанностей свидетельствует о нарушении права на отдых.

Факт нарушение трудового законодательства может быть установлен и путем сопоставления дат отпуска с датами подписанных документов.

А за нарушение норм трудового законодательства организация может быть привлечена к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Читайте также: