Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления

Обновлено: 19.05.2024

Меня интересует вопрос по нормам времени на выполнение работ в делопроизводстве: какое количество писем (входящих, исходящих) сотрудник должен обрабатывать за рабочий день? В каких нормативных актах я могла бы найти ответ?

входящих писем – 7139;
исходящих – 6194;
внутренних – 1365;
приказов по основной деятельности – 569.

Основными документами, регламентирующими деятельность работников в этой области, являются:

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72;
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152;
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57.

Хотелось бы также обратить Ваше внимание на выступления и публикации такого широко известного автора, как Янковая Валентина Федоровна (кандидат исторических наук, заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), доцент Государственного университета управления).

Вычислим, какое количество входящих документов регистрируется в организации ежедневно (в среднем):

(7139 документов : 12 месяцев) : 21 рабочий день в месяце = 28 документов.

Рассчитаем, сколько времени, в соответствии с установленными нормами, должно быть затрачено сотрудником на выполнение данной работы:

28 документов : 10 документов (единица измерения для данной нормы) х 0,65 часа (норма времени) = 1,84 часа.

В итоге получается примерно 2 часа ежедневно.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23

Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек, штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения.

Исполнители – работники канцелярии, экспедиции.

Единица измерения – десять документов.

Ссылка на утвержденные нормативы может Вам помочь при общении с руководством. Но при нормировании труда работников службы ДОУ необходимо учесть еще факт использования (или отсутствия) средств вычислительной техники, программного обеспечения, от этого во многом будет зависеть расчет норм выработки. Приведу пример.

То же самое можно сказать и о характере работы различных сотрудников: один затрачивает на регистрацию документа меньшее количество времени, чем другой. Это зависит от индивидуальных способностей человека, а также от тех или иных технологий, которые он использует в своей работе. Например, если способности, опыт профессиональной деятельности у сотрудников одинаков, то стоит приглядеться к используемым приемам и методам труда.

Первым шагом на пути к нормированию труда сотрудников ДОУ может стать такой широко используемый метод, как фотографирование рабочего дня или какого-либо процесса. Лучше начинать с процессов.

Например, выбрать один бизнес-процесс: регистрация входящей корреспонденции (при этом лучше выбрать документы одной группы) и с секундомером в руках замерить время, потраченное вашими сотрудниками на его выполнение. Для ровного счета взять 10 документов (при этом обратите внимание на то, что человек имеет особенность уставать от выполнения монотонной работы). Замерить общее время, потраченное на регистрацию данных документов, а потом поделить на 10 – получится среднее время, потраченное на регистрацию одного документа.

После сравнения результатов рассчитайте средний показатель. Средний результат умножьте на среднее количество документов, которое поступает на регистрацию ежедневно. Так вы получите среднюю норму выработки. При этом необходимо учитывать и время, потраченное сотрудником на сортировку писем, на вскрытие конвертов, на изъятие документа из конверта и т.д. Еще прибавьте время перерывов и так далее.

Таким образом, Вы ответите на вопросы:

как организован Ваш бизнес-процесс;
выявите наиболее трудоемкие операции;
выявите причины сбоев;
изучите передовые методы труда.

И в зависимости от поставленной задачи (цели) рассчитаете необходимые нормы выработки, значительно улучшив работу подразделения.

Читайте также: