Как в 1с создать заявление на электронную трудовую книжку

• В программах на управляемых формах необходимо в разделе Уведомления формы 1С-Отчетность нажать кнопку Создать и выбрать пункт Заявление на подключение к ЭДО ПФР.
• В остальных программах - в форме Журнал обмена с контролирующими органами открыть раздел ПФР, закладка Исходящие документы. Здесь нужно переключить режим отображения на Заявления ЭДО ПФР и нажать кнопку Новый.

Ответы на вопросы (кликабельно)

Вопрос: В какой срок работодатель обязан оповестить всех своих сотрудников о переходе на Электронные трудовые книжки?

Ответ: до 30 июня 2020 года включительно

Вопрос: Каким образом необходимо уведомить сотрудников?

Вопрос: В какой срок сотрудник должен определиться с формой ведения его трудовой книжки (на бумаге либо электронной)?

Ответ: до 31 декабря 2020 года (включительно)

Вопрос: Каким образом сотрудник оповещает работодателя о своем выборе формы ведения трудовой книжки?

В документе доступны для выбора только сотрудники, имеющие на дату документа основное место работы в организации – что на данный момент вызывает вопросы, т.к. сведения должны передаваться о всех сотрудниках, в том числе внешних совместителях

Вопрос: Что произойдет, если сотрудник в указанный срок не сообщит работодателю о своем решении касательно формы ведения его трудовой книжки?

Ответ: Работодатель продолжит вести трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, т.е. на бумажном носителе

Вопрос: В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Ответ: Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Вопрос: В каких версиях ЗУП реализован функционал для ведения ЭТК?

Ответ: ЗУП 3.1.10.305, 3.1.12.113 (на дату публикации)

Вопрос: Когда нужно будет сдать первый отчет СЗВ-ТД?

Ответ: СЗВ-ТД предоставляют, начиная с 1 января 2020 года не позднее 15 числа месяца, который следует за отчетным месяцем. Таким будет месяц, в котором и произошло одно из описанных выше кадровых мероприятий. То есть первые отчеты работодатели сдадут не позднее 15 февраля 2020 года, но только если в январе кого-то приняли, уволили, перевели или получили заявление насчет трудовых книжек. Кстати, это выходной, поэтому безопаснее отчитаться накануне – 14 февраля. Хотя устно чиновники разрешили применить правило о переносе сроков сдачи и отчитаться 17 февраля. Но официальных разъяснений по этому вопросу еще нет.

Вопрос: Кто должен сдавать отчет - бухгалтер или кадровик?

Ответ: Четких указаний и регламентов на данный момент не существует, вопрос решается работодателем самостоятельно

Вопрос: Можно ли сдавать отчет СЗВ-ТД на бумажном носителе?

Ответ: Компании сдают отчет в электронном виде. Исключение - организации, численность сотрудников в которых меньше 25 человек.

Вопрос: Где в ЗУП 3.1 расположены необходимые отчеты и документы?

Ответ: В журнале "Электронные трудовые книжки" (в разделах "Кадры" и "Отчетность, справки").

Вопрос: Какие сведения необходимо предоставить в форме отчетности СЗВ-ТД?

Ответ: При первом заполнении формы в ней нужно представить сведения трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года. А после с 1 января 2021 года отчет по форме СЗВ-ТД нужно будет предоставлять только в случае кадровых изменений, произошедших с сотрудником в отчетном месяце или подачи заявления о продолжении вести трудовую в бумажном виде.

Отчитываться по форме СЗВ-ТД необходимо за всех работников (то есть за тех, с кем заключены трудовые договоры), включая совместителей и тех, кто трудится дистанционно (п. 1.4 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, далее – Порядок). В Порядке не упомянуты работники, которые трудятся на дому. Однако, по нашему мнению, их в целях подачи СЗВ-ТД необходимо относить к категории дистанционных сотрудников. При этом важно, что даже если сотрудник выбрал бумажную форму трудовой книжки, работодатель все равно должен сдавать на него форму СЗВ-ТД (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). СЗВ-ТД заполняется отдельно на каждого работника. Периодичность и случаи представления СЗВ-ТД закреплены в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Она подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором работник:

• принят на работу;
• уволен с работы;
• переведен на другую постоянную работу;
• подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Отметим, что Порядком предусмотрено еще несколько случаев, которые требуют сдавать форму СЗВ-ТД, это (п. 2.5.3 Порядка):

• изменение наименования работодателя;
• установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
• лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности.

Что касается сроков, пунктом 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ они установлены следующим образом.

В 2020 году данные обо всех случаях, указанных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, представляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они имели место.

Например, если в январе 2020 года будут уволены или приняты сотрудники, данные об этом необходимо представить не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля – суббота). Или если сотрудники подадут заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (не имеет значения, на бумаге или в электронном виде) в каком-то месяце, то до 15-го числа следующего месяца на этих работников необходимо представить СЗВ-ТД.

Важное дополнение. При подаче СЗВ-ТД впервые на работника необходимо представить по нему данные по состоянию на 1 января 2020 года у этого страхователя (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). При этом заполняются все графы СЗВ-ТД в соответствии с пунктами 2.5.1-2.5.8 Порядка. Так, указывается номер записи, дата записи (то есть реальная дата приема или перевода), должность сотрудника, выходные данные о приказе, на основании которого произошло это кадровое мероприятие (п. 2.9 Порядка). Другими словами, в эту форму переносится последняя запись из трудовой книжки работника.

Если в 2020 году на работу будет принят сотрудник, который был уволен в 2020 году, то в СЗВ-ТД на него включать данные по состоянию на 1 января 2020 года не нужно, поскольку эти данные должен был включить предыдущий работодатель.

Если в 2020 году принимается работник, который нигде не работал или с последнего места был уволен до 2020 года, то есть некая неопределенность, какие данные о нем подавать. С одной стороны, пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ говорит именно о представлении информации у данного страхователя, а если сотрудник принимается после 1 января, то информации такой нет. В то же время можно расценить эту формулировку так, что необходимо представить информацию об отсутствии данных, то есть фактически указать дату увольнения у последнего работодателя. Поскольку неясность в нормативном регулировании есть, рекомендуем при возникновении вопросов обратиться за разъяснением в территориальный орган ПФР.

Если за 2020 год никаких кадровых движений по сотруднику не произойдет, то впервые СЗВ-ТД на него следует подать не позднее 15 февраля 2021 года (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Если он к этому времени не подаст ни одного из заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки, то в СЗВ-ТД необходимо включить данные о нем по состоянию на 1 января 2020 года.

Поправка: обратите внимание на вопрос № 19

Ответ: Последнее кадровое событие до 01.01.2020 (если оно помечено) будет автоматически заполняться в очередной версии программы. По поводу переноса - таких сотрудников предполагается добавить в отчет вручную, автоматическое заполнение на данный момент не реализовано.

Поправка: по некоторым данным (см. комментарий №1) при отсутствии движений в отчетном периоде необходимость сдачи отчета отпадает, ждем официальных комментариев от 1с

Вопрос: Нужно ли отражать в отчете СЗВ-ТД заявление сотрудника о форме ведения трудовой книжки?

Вопрос: Нужно ли в отчет СЗВ-ТД включать внешних совместителей?

Вопрос: Каким образом будет происходить отправка отчета?

• первые пять цифровых знаков, разделенные точкой - это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
• последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Вопрос: В организации все сотрудники трудоустроены давно. В январе никто из них не увольнялся и не был переведен. Новых сотрудников на работу не принимали. Нужно ли сдавать СЗВ-ТД до 17 февраля 2020 года

Ответ: Если в течение месяца по сотруднику не было никаких кадровых изменений, то подавать по нему сведения по форме СЗВ-ТД не нужно. Это правило работает весь 2020 год.

Таким образом, если весь 2020 год сотрудники не увольнялись, не переводились на другую работу, не подавали заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки, не получали новую специальность, не лишались права занимать определенную должность, если новых сотрудников работодатель не принимал и не менял свое название, он освобождается от подачи СЗВ-ТД в течение всего 2020 года.

Однако за январь 2021 года работодателю все равно придется подать форму СЗВ-ТД не позднее 15 февраля на всех сотрудников, даже если никаких из описанных ситуаций с ними не произойдет. Это прямо следует из пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. При сдаче СЗВ-ТД не позднее 15 февраля 2021 года в нее следует включить данные о работнике по состоянию на 1 января 2020 года, т.е. указать последнее произошедшее с ним событие. Это может быть прием на работу или перевод на другую постоянную работу, или даже присвоение дополнительной квалификации.

Вопрос: При первой подаче отчета в феврале 2020 нужно включить в него текущее состояние ВСЕХ сотрудников организации или только тех, с кем с 01.01.2020 произошли кадровые события (либо подача заявления)?

Ответ: Только тех сотрудников, с кем произошли события

В соответствии с п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ форму СЗВ-ТД необходимо сдавать по тем сотрудникам, в отношении которых произошли указанные выше кадровые изменения, с 1 января 2020 года. Данные по каждому сотруднику необходимо подавать не каждый месяц, а только за те периоды, в которых произошло одно из событий, подлежащих учету.

Особенность состоит в том, что при первой подаче сведений по конкретному сотруднику необходимо заполнить данные по нему по состоянию на 1 января 2020 года. Например, если сотрудник, принятый на работу до 1 января 2020 года, уволен после этой даты, то при подаче СЗВ-ТД с данными об увольнении в нее же необходимо включить и сведения о приеме его на работу. При этом по записи о приеме необходимо указать фактическую дату приема, а также номер и дату приказа о приеме.

Таким образом, работодатель не должен подавать по сотруднику все данные из его трудовой книжки. Нужно только один раз представить данные по состоянию на 1 января 2020 года. Это также может быть информация о переводе или об установлении сотруднику новой специальности.

Важен еще один момент. Если в течение 2020 года никаких кадровых перемещений из указанных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ и п. 2.5.3 Порядка по сотруднику произведено не будет, то до 15 февраля 2021 года на него необходимо подать форму СЗВ-ТД, указав в ней только данные по состоянию на 1 января 2020 года.

Вопрос: Номера кадровых документов формируются с префиксами. Эти же номера и попадают в ЭТК( печатную форму и файл). Но в бумажных трудовых кадровики номера кадровых документов указывают без префиксов. Если оставить, как есть, то получится расхождение в бумажных и электронных документах. Есть ли возможность в документах СЗВ-ТД и СЗВ-Р возможность отбрасывать префиксы( как это реализовано в печатных формах кадровых документов)?

Ответ: Данная возможность запланирована в следующих версиях

Вопрос: Допустимо ли использование сокращений в причине увольнения?

Ответ: Т екстовые поля (Причина) с точки зрения формата могут заполняться произвольным образом.

Источник: Вопрос: Нужно ли отражать в СЗВ-ТД работающих по договорам гражданско-правового характера?

Ответ: Нет, не нужно

Вопрос: Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, при увольнении нужно ли выдавать форму СТД-Р? Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, при увольнении нужно ли выдавать форму СТД-Р?

Ответ: Нет, данная форма выдается только работникам, перешедших на электронную форму ведения трудовой книжки

Вопрос: Как теперь оформлять изменения фамилии или имени у сотрудника?

Вопрос: Форма уведомления сотрудника о возможности выбора книжки унифицирована или произвольна?

Ответ: Рекомендуемая форма уведомления будет размещена на сайте Роструда

Вопрос: Должен ли работодатель уведомить внешних совместителей о ведении трудовой книжки в электронном или в бумажном варианте?

Ответ: Уведомление работников о выборе формы ведения трудовой книжки осуществляется по основному месту работы, поскольку именно там хранится трудовая книжка. Прием заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки также осуществляется по месту основной работы

Вопрос: Какую запись надо делать в трудовой книжке, когда отдаем ее работнику, при выборе электронной трудовой книжки?

Ответ: Рекомендуемая формулировка будет размещена на сайтах Минтруда России и Роструда

Перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году просто. Создаем уведомления, принимаем заявления, формируем электронные книжки и отчетность в ПФР. При переходе на электронные трудовые книжки необходимо создать уведомление и ознакомить с ним сотрудников под роспись и принять от них заявления о способе ведения его трудовой до конца 2020 год. Рассмотрим как можно это сделать.

Создадим уведомление о переходе организации на электронные трудовые. Шапку документа оформите стандартно, как обычно делаете для вашей организации. Текст для уведомления о переходе на электронные трудовые может быть примерно таким:

Уведомление об оформлении
электронных трудовых книжек

1. Настоящим оповещаем, что с 01.01.2020 сведения о Вашей трудовой деятельности формируются и ведутся в электронном виде (хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ).

2. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволит работнику получать доступ к содержащимся в ней сведениям не только путем обращения за ними к работодателю, но и путем направления запроса:

• в отделение Пенсионного фонда РФ;
• в Многофункциональный центр.

3. Сведения о трудовой деятельности также будут доступны в личном кабинете работника:

• на сайте Пенсионного фонда РФ;
• на портале Госуслуг.

4. В связи с этим трудовая книжка на бумажном носителе больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности, от ее ведения Вы можете отказаться. Решение об оформлении трудовой книжки исключительно в электронном виде является добровольным и принимается работником самостоятельно по собственному усмотрению.

5. Работнику, который согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В этом случае бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.

6. Работнику, который не согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе).

7. Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, его трудовая книжка будет вестись в соответствии со статьей 66 ТК РФ (то есть на бумажном носителе).

8. Право на ведение трудовой книжки на бумажном носителе сохранится за работником и при смене места работы. Перейти на ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде можно и после указанной даты путем подачи работодателю соответствующего заявления.

И прикрепить к этому документу лист ознакомления, где сотрудники ставят подпись и дату.

После этого необходимо принять от каждого сотрудника заявление о том хочет ли он чтобы его трудовая стала полностью “электронной” или он желает продолжить ведение трудовой в бумажном формате, при этом вам всё равно будет необходимо дублировать ведение в электронном виде.

Покажем как напечатать заявление от сотрудников двух видов – бумажном и электронном:

заявление сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

Внутри заявления нужно выбрать его вид:

вид заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

В зависимости от выбранного способа: в бумажном или электронном виде — формируются соответствующие печатные формы заявлений:

печатная форма заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С

Электронная трудовая книжка ведется с даты приема этого заявления. Не забудьте выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику, в ней нужно сделать запись в свободной форме, она может быть примерно такого содержания: “Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.”

печатная форма заявления от сотрудника в 1С в случае ведения бумажной трудовой книжки

При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя всё равно обязанность по ведению электронных книжек не пропадает. Так что вести её нужно параллельно с бумажной.

Переходим к непосредственному созданию электронных трудовых.

Перед формированием электронной трудовой книжки в 1С нужно не забыть проставить галочки в кадровых документах, об этом можно прочитать в инструкции про СЗВ-ТД здесь. Когда у вас уже всё готово и настроено, то можно перейти к процессу создания новой электронной трудовой для сотрудника.

Открываем в меню программы “Электронные трудовые книжки”, нажимаем создать, выбираем “СТД-Р”:

создать электронную трудовую книжку в 1С

В форме “СТД-Р” программа автоматически заполнит данные по сотруднику:

форма СТД Р электронная трудовая книжка в 1С

Выводим печатную форму электронной трудовой книжки и получаем:

печатная форма электронной трудовой книжки в 1С

Её можно распечатать, подписать и выдать сотруднику при необходимости.

Про электронную отчетность в ПФР по новым трудовым читайте в статье про СЗВ-ТД.

С 2020 года в области трудового законодательства происходят существенные изменения. Теперь сведения о сотрудниках будут храниться не только на бумажных, но и на электронных носителях, то есть наряду с традиционными трудовыми книжками начинается переход на цифровые документы.

С 1 января работодатели начинают передавать сведения о своих сотрудниках Министерству труда. К 2027 году планируется сформировать базу данных о гражданах для последующей передачи в Пенсионный фонд.

Рассмотрим, в какие сроки и каким образом осуществляется переход на электронные трудовые книжки в 1С, каковы их плюсы и минусы, какие сведения о гражданах будут содержать электронные документы. Отдельно коснемся вопросов настройки 1С: ЗУП при использовании ЭТК, формирования кадровых отчетов. Разберемся с тем, кто и каким образом может получить сведения из электронной трудовой книжки.

Что дает переход на ЭТК

Работодатели обязаны указывать только точные сведения. За предоставление недостоверных данных предусмотрена административная ответственность.

Специалисты 1С ответят на любые вопросы
и помогут выбрать программу абсолютно бесплатно!

Таким образом, информация о трудовой деятельности каждого работающего гражданина будет храниться в электронной форме и использоваться в тех случаях, когда нужно подтвердить общий стаж и профессиональный опыт.

Электронная отчетность будет стандартной, и доступ к ней в любое время будет иметь не только работодатель, но и сам сотрудник. Гражданину не требуется оформлять заверенную копию трудовой для получения визы, социального пособия, кредита. Получить сведения сотрудник может в любое время через интернет.

Упрощается также порядок документооборота между ПФР и застрахованными гражданами.

Перечислим основные плюсы и минусы использования ЭТК. Переход на электронные трудовые книжки дает следующие преимущества различным участникам этого процесса:

• Сведения, которые хранятся в единой базе, нельзя подделать или утратить. Если гражданин мог потерять бумажную трудовую книжку и потом бы ему пришлось восстанавливать сведения о своем трудовом стаже, посещая всех предыдущих работодателей, то с использованием ЭТК такой необходимости возникнуть не может.
• Электронный документ предоставляется бесплатно. Граждане, которые начинают трудовую деятельность смогут сэкономить порядка 180-200 рублей.
• При вводе информации невозможно допустить неточность в названии организации, куда устраивается владелец ЭТК. Наименование предприятие выбирается из выпадающего списка, который существует в единой базе. Также нельзя допустить ошибку в названии должности сотрудника.
• В том случае, если требуется копия трудовой книжки, не нужно будет получать бумажный документ, заверенный работодателем (печатью организации и подписью руководителя). При оформлении пенсии, кредита будет использоваться электронный вариант документа, что сэкономит время и силы. Теперь владелец ЭТК сможет получить по запросу сведения через интернет, используя стационарный компьютер или мобильный телефон.
• Если головной офис компании находится в другом регионе, не нужно будет ждать, пока книжка трудовая будет доставлена по нужному адресу. Исключается ее потеря при пересылке.
• Введение электронных трудовых книжек в 1С дает возможность работодателю формировать отчеты в автоматическом режиме.
• Повысится надежность хранения информации, защищенность граждан от недобросовестных работодателей.

Наряду с очевидными преимуществами есть и ряд недостатков:

• Главная опасность – возможная утечка персональных данных гражданина. Тем не менее, с 1997 года Пенсионный фонд России хранит сведения о физических лицах в защищенной базе. Аналогичные системы безопасности будут использованы и при систематизации данных о трудоустроенных гражданах.
• Утрата информации в случае того или иного ЧП (например, пожара в том здании, где расположен сервер с электронной базой). При отсутствии бумажного аналога документа восстановить необходимую информацию будет достаточно сложно. Таким образом, снижается защищенность отдельного гражданина.
• Отсутствие подробной нормативно-правовой базы и достаточного количества квалифицированных кадров в регионах для полноценного перехода на электронные трудовые книжки в 1С.
• С использованием ЭТК может увеличиться объем отчетности предприятий.
• Для кадровых служб появится необходимость обучать сотрудников работе с электронными книжками.
• Компании, которые перейдут на использование ЭТК, будут вынуждены приобретать специальное программное обеспечение.
• В базе данных не предусмотрены систематизация и хранение данных о наградах, полученных гражданами. На сегодняшний день этот вопрос остается нерешенным. В будущем возможно добавление этих сведений или формирование отдельной базы для их хранения.
• Сотрудники, которые в недостаточной степени освоили работу с компьютером, могут испытывать трудности при получении данных своей трудовой книжки.

Сроки перехода на ЭТК

С 1 января 2020 года граждане могут перейти на ведение трудовых книжек в электронном формате. Те, кто начинает трудовую деятельность с 2021 года, будут вынуждены использовать только цифровой документ. У других граждан, которые работают в соответствии с ТК, есть выбор, остаться с бумажной трудовой книжкой или перейти на ее электронный аналог.

Специалисты 1С ответят на любые вопросы
и помогут абсолютно бесплатно!

В период этого времени работодатель должен осуществить следующие мероприятия:

• Принять внутрикорпоративные нормативные акты. Руководство тех организаций, в которых есть профсоюз, должно предварительно обсудить вопрос с общественным объединением, в котором состоят сотрудники.
• Если работники требуют внести изменения в трудовой договор, осуществить этот шаг в соответствии с ТК РФ.
• Подготовить техническое обеспечение ответственных сотрудников, которые будут заниматься ведением трудовых книжек в цифровом формате.
• Получить от каждого работника письменное заявление, в котором сотрудник излагает требование сохранить бумажный документ или вести электронную книжку.

К 2027 году планируется окончательно сформировать единую базу данных и перевести сведения о работающих гражданах в ПФР.

Те, кто планирует и дальше использовать бумажный вариант трудовой книжки, должны будут подать соответствующее заявление по месту работы. Документ будет храниться в отделе кадров работодателя. Сведения будут дублированы в цифровом формате. Те, кто перейдет на ЭТК, получат бумажные книжки на руки. Необходимо проверить, совпадают ли записи в документе с теми данными, которые указаны в электронном архиве пенсионного ПФР.

Какие сведения будет содержать ЭТК

В связи с тем, что электронный документ дублирует данные бумажного носителя, в нем будут содержаться те же сведения, что и в обычной трудовой книжке:

• ФИО гражданина;
• наименования тех организаций, в которых он осуществлял трудовую деятельность;
• название занимаемой должности и специальности;
• уровень квалификации сотрудника – разряд, категория;
• даты приема на работу, перехода на другую должность, увольнения;
• причина прекращения трудовой деятельности в той или иной компании.

Единственное отличие ЭТК от бумажной книжки – отсутствие в электронном документе записи о наградах сотрудника. Этот пункт противоречит постановлению Министерства труда от 10.10.2003 г. № 69 (п. 4 приложения № 1).

Настройка ЭТК в 1С ЗУП

Чтобы правильно настроить работу, перейдите "Присоединенные файлы", где в 1С электронная трудовая книжка будет представлена в виде карточки сотрудника, и откройте вкладку с нужным именем. Те поля, которые заполняются при подготовке отчетов по выплате заработной платы и кадровым изменениям, используются и при формировании отчета по ЭТК. На сегодняшний день данные вносятся вручную. Предполагается, что со временем заполнение сведений станет автоматическим. Будет учитываться трудовая деятельность граждан начиная с 1997 года. Все эти сведения поступают в ПФР и используются для расчета социальной пенсии.

Чтобы сформировать отчет по ЭТК в 1С ЗУП, нужно отразить сведения, которые содержатся в бумажном документе: данные о приеме на работу, переводах и увольнениях сотрудников.

В настоящее время действует пилотный проект с использованием платформы 1С. В дальнейшем формирование отчетов может претерпеть некоторые изменения.

• подготовка отчета;
• проверка данных;
• выгрузка отчета;
• отправка файла в ПФР.

На сегодня существуют только предварительные варианты отчетности. После того как будет утверждена нормативно-правовая база, не исключены изменения во внешних формах.

Когда выйдут утвержденные формы, компания 1С своевременно внесет необходимые изменения в работу платформы. Все нововведения будут направлены на то, чтобы автоматизировать обновление данных и заполнение отчетов отделом кадров. Обо всех изменениях вы узнаете на официальном сайте компании.

Использование 1С ЗУП снижает затраты времени и сил кадрового отдела каждого предприятия, дает возможность автоматизировать документооборот.

Формирование кадровых отчетов по ЭТК

С началом использования электронных книжек работодателям придется передавать государственным контролирующим органам дополнительный отчет. Аналогичный бумажному документ содержит все необходимые сведения о сотруднике и хранится в зашифрованной базе данных ПФР.

Сотрудники отдела кадров избавятся от необходимости от руки заполнять документы и связанной с этим ответственности. Кроме того, ЭТК дает возможность трудоустраивать граждан дистанционно – без необходимости отправлять бумажный документ по почте.

Вносить сведения работодателю необходимо будет в специальной форме отчета – СЗВ-ТД.

Новая отчетность опубликована 24 января 2020 года. По этой форме необходимо сдавать данные о деятельности сотрудников в информационную базу ПФР. В ней будут систематизироваться и храниться следующие сведения:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде России, ИНН и КПП работодателя;
• фамилия, имя, отчество, СНИЛС, дата рождения сотрудника;
• выполняемая работа и сроки трудовой деятельности (когда гражданин приступил к выполнению своих обязанностей, виды осуществляемых мероприятий, занимаемая должность, наименование того структурного подразделения, в которое зачислен работник, реквизиты приказа-основания;
• заявления, которые подает гражданин, выбирающий бумажный или электронный документ.

Отчет содержит сведения о всех сотрудниках того или иного предприятия, с которыми заключены трудовые договоры, включая в том числе и тех, кто выполняет работу дистанционно. К числу последних относятся и те граждане, которые трудятся на дому.

Если сотрудник выбрал бумажный носитель, работодатель обязан дублировать сведения как в классической, так и в электронной трудовой книжке.

Отчет сдается в том числе и после того, как работники выбрали способ ведения трудовой книжки (на бумажном или электронном носителе). В дальнейшем заполненную форму необходимо сдавать каждый раз, когда в деятельности предприятия произошли кадровые изменения. Подготовку и сдачу формы СЗВ-ТД требуют следующие события:

• реорганизация и смена названия компании (в том случае, если в процессе этого мероприятия были уволены, а потом приняты на работу штатные сотрудники);
• присвоение работнику новой профессии или специальности, повышение его квалификации;
• лишение гражданина права занимать ту или иную должность, заниматься определенной деятельностью по решению суда.

Каждому варианту при заполнении СЗВ-ДТ соответствует определенный код, который утвержден в решении 1С. Так, если работнику установлена вторая или следующая профессия, в форме следует указать код 4, при запрете занимать определенную должность – 6.

Данные следует предоставлять до 15 числа следующего за произошедшими событиями месяца. Так, если новые сотрудники были приняты на работу в феврале, отчет СЗВД следует подать не позднее середины марта. Используется как бумажная, так и электронная форма, но для предприятий с числом сотрудников более двадцати пяти человек необходимо предоставить данные в цифровом виде. В СЗВД переносится последняя запись трудовой книжки каждого сотрудника, если в ней произошли изменения за отчетный период. Указываются следующие сведения:

• номер и дата записи;
• название той должности, которую занимает работник;
• выходные данные приказа, который стал основанием для кадровых изменений.

Если за отчетный период в компании не произошло кадровых изменений, отправлять СЗВ-ТД не нужно.

При несвоевременной подаче СЗВ-ТД работодатель будет вынужден заплатить штраф в соответствии с КоАП (статья 5.27). Размер взыскания зависит от формы ведения бизнеса. Должностные лица и индивидуальные предприниматели обязаны будут выплатить от 1 до 5 тысяч рублей, организации – от 30 до 50 тыс. руб.

Как сотруднику получить сведения из ЭТК

В связи с тем, что электронная трудовая книжка содержится в виде цифрового кода и у нее нет пластикового или иного носителя, необходимые сведения физлицо может получить через интернет. Существует два способа онлайн-запроса информации в ПФР:

1. На портале Государственных услуг;
2. В личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России.

Чтобы получить доступ к сведениям ЭТК, гражданину нужно зарегистрироваться на одном из сайтов.

Менее быстрые способы – прийти в МФЦ или офис обслуживания ПФР. Наиболее длительный по времени вариант – запросить необходимые сведения у каждого предыдущего работодателя.

Полученную выписку гражданин может сохранить на электронном носителе (например, на флеш-карте) и впоследствии распечатать на бумаге.

Информация станет доступна после 15 февраля 2020 года, когда компании начнут направлять сведения о кадровых изменениях.

Читайте также:

  
• Кто такой квалифицированный работник
  
• Что важнее устав или трудовой договор
  
• Когда не помнишь чем занимался до отпуска
  
• Сколько длится больничный после ринопластики
  
• Приказ о доплате за работу не входящую в круг основных обязанностей