Какой период указывать в приказе на отпуск если отпуск берется частями

Обновлено: 11.05.2024

Добрый день. Сотрудник идет в ежегодный оплачиваемый отпуск, включающий в себя основной и дополнительный. Периоды для начисления основного и дополнительного отпусков отличаются. Подскажите, какой период должен указываться в приказе на отпуск (унифицированная форма Т-6)?

Вопрос: Работнику с 10.09.2016 предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 дней. Рабочий период - с 14.07.2015 по 13.07.2016.
Работник имеет право на дополнительные отпуска за данный рабочий период:
- за работу во вредных условиях труда по подклассу 3.2 - 2,33 дня;
- за работу во вредных условиях труда по подклассу 3.3 - 2,53 дня;
- за ненормированный рабочий день - 5,33 дня.
На какую дату необходимо определять количество дней дополнительных отпусков за работу во вредных условиях труда, которые необходимо предоставить работнику: по состоянию на 13.07.2016 или на момент ухода в отпуск (10.09.2016)?
Является ли нарушением трудового законодательства расчет дней дополнительного отпуска за вредные условия труда (пропорционально отработанному времени в соответствующих условиях) на дату ухода в отпуск независимо от времени ухода в отпуск относительно рабочего года, т.е. или в течение рабочего года, или, как в данном случае, по его истечении? Возможно ли в данном случае предоставление отпуска за ненормированный рабочий день в размере 5,33 дня? Если да, то один из отпусков за вредные условия труда должен быть с числом "67" после запятой, чтобы в итоге в приказе о предоставлении отпуска получилось итоговое целое число календарных дней, или каждый вид дополнительного отпуска должен в приказе отражаться только целым числом?
Необходимо ли расписывать в приказе о предоставлении отпуска, за какие периоды предоставляется каждый вид дополнительного отпуска и сколько дней за какой вид отпуска?
Что указывается в строках "за период работы с "__" ______ 20 _ г. по "__" ______ 20 _ г." приказа о предоставлении отпуска по форме N Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1?
Приказ о предоставлении отпуска работнику оформлен следующим образом:

Приказ
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск
Иванову Ивану Ивановичу
Цех слабой азотной кислоты
мастер по ремонту оборудования
за период работы
с "14" июля 2015 года по "13" июля 2016 года
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск
на 28 календарных дней
с "10" сентября 2016 года по "07" октября 2016 года
Б. За ненормированный рабочий день
за период работы с "14" июля 2015 года по "13" июля 2016 года
на 5 календарных дней
с "08" октября 2016 года по "12" октября 2016 года
подкласс 3.2 за вредные условия труда; подкласс 3.3 за вредные условия труда
за период работы с 14.07.2015 года по 13.07.2016 2.33 дн. подкласс 3.2
за период работы с 14.07.2016 года по 09.09.2016 1.67 дн. подкласс 3.2
за период работы с 01.01.2016 года по 13.07.2016 2.53 дн. подкласс 3.3
за период работы с 14.07.2016 года по 09.09.2016 0.47 дн. подкласс 3.3
на 7 календарных дней
с "13" октября 2016 года по "19" сентября 2016 года
В. Всего отпуск на 40 календарных дней
с "10" сентября 2016 года по "19" октября 2016 года.
Правильно ли оформлен приказ о предоставлении отпуска работнику?

Ответ: В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Согласно части второй ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Следовательно, ежегодный оплачиваемый отпуск включает в себя как основной отпуск (ст. 115 ТК РФ), в том числе и удлиненный, так и дополнительные отпуска (статьи 116-119 ТК РФ), когда такие отпуска предоставляются работнику. Термин "ежегодный оплачиваемый отпуск" является обобщающим понятием.
Одним из видов дополнительного отпуска является отпуск, предоставляемый работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда (далее также - дополнительный отпуск) (ст. 117 ТК РФ). Таким образом, основной отпуск и дополнительный отпуск являются составными частями одного ежегодного оплачиваемого отпуска.
Согласно части первой ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, то есть один раз в рабочем году. Как следует из ст. 122 и ст. 124 ТК РФ, отпуск за конкретный рабочий год должен быть предоставлен либо в текущем рабочем году, либо (в исключительных случаях) в следующем.
При этом первый рабочий год - это 12 месяцев с момента приема сотрудника на работу, которые включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Каждые следующие 12 месяцев, включаемые в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск ("отпускной" стаж), образуют новый рабочий год (ст. 121 ТК РФ, п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 N 169, смотрите также письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).
В силу приведенных норм рабочий год, как для предоставления ежегодного основного отпуска, так и для предоставления дополнительного отпуска (независимо от оснований, по которым он предоставляется), по нашему мнению, должен быть единым.
Таким образом, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, так же, как и основной отпуск, предоставляется за рабочий год. Соответственно, при определении стажа, дающего право на дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда, используется тот же рабочий год, что и для основного оплачиваемого отпуска. Поэтому в случае, когда такой отпуск предоставляется по истечении рабочего года (в следующем рабочем году), но работодатель предоставляет работнику такой отпуск за один рабочий год, количество предоставляемых работнику дней дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда необходимо определять по состоянию на дату окончания этого рабочего года (в приведенной ситуации - 13.07.2016).
В приведенной ситуации (как следует из вопроса) получается, что дополнительный оплачиваемый отпуск работнику, занятому на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, предоставляется за два рабочих года: за прошедший - с 14.07.2015 по 13.07.2016 и текущий - с 14.07.2016 по 13.07.2017*(1).
При этом в стаж, дающий право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное во вредных или опасных условиях труда время (часть третья ст. 121 ТК РФ). Иными словами, количество предоставляемых работнику дней дополнительного отпуска определяется пропорционально стажу его работы во вредных условиях, имеющемуся на момент предоставления (решение Верховного Суда РФ от 15.04.2004 N ГКПИ04-481, письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0).
Соответственно, количество дней дополнительного отпуска, предоставляемого за текущий рабочий год, который работник еще не отработал, определяется именно на момент начала этого отпуска. Если этот отпуск предоставляется после отпусков других видов (как в рассматриваемой ситуации), на наш взгляд, работодателю можно определять количество дней отпуска на момент начала отпуска в целом (то есть на 10.09.2016) - поскольку время отпуска любого вида не является фактически отработанным и не повлияет на количество дней предоставляемого дополнительного отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
Иными словами, при предоставлении дополнительного отпуска работнику, занятому на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за текущий рабочий год (с 14.07.2016 по 13.07.2017) количество дней этого отпуска необходимо определять на дату начала отпуска (на 10.09.2016) исходя из стажа за период работы с 13.07.2016 по 09.09.2016*(2).
Форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", форма N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", а также Указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Однако названные Указания не регламентируют подробно порядок заполнения форм. В частности, в них нет ответа на вопрос о том, что именно указывается в строках "за период работы с "__" ______ 20 _ г. по "__" ______ 20 _ г.". Официальные разъяснения по этому вопросу отсутствуют. По нашему мнению, в этих строках следует указывать конкретный рабочий год, за который предоставляется отпуск работнику. Кроме того, согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Поэтому в ситуации, когда отпуска (в том числе и дополнительные) предоставляются сотруднику за несколько рабочих годов (как в рассматриваемой ситуации), работодателю следует подсчитывать и указывать в приказе количество дней отпуска за каждый рабочий год отдельно.
Также напомним, что ежегодные оплачиваемые отпуска, в силу ст. 120 ТК РФ, исчисляются только в целых календарных днях и не могут быть предоставлены на часть дня. Указанное правило распространяется и на дополнительный отпуск (независимо от оснований, по которым он предоставляется), поскольку он является одним из видов ежегодного оплачиваемого отпуска (ст.ст. 114, 116-119, 120 ТК РФ). По решению работодателя дробные дни могут быть округлены до полных, но только в пользу работника (смотрите письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17). Что касается дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (продолжительностью 5,33 дня), то работодатель вправе в рассматриваемой ситуации предоставить данный отпуск продолжительностью либо 6 дней (если примет решение об округлении), либо 5 дней (тогда 0,33 дня останутся непредоставленными и либо могут быть компенсированы деньгами по заявлению работника с согласия работодателя, либо останутся ждать присоединения к отпуску в следующий раз).
Таким образом, продолжительность предоставляемого работнику отпуска каждого вида должна всегда выражаться в приказе о предоставлении отпуска целым числом. Если работодатель присоединяет к отпуску дробную часть отпуска, оставшуюся не использованной за прошлый рабочий год, мы полагаем, что 1 целый календарный день, образовавшийся в результате сложения дробных частей отпуска за прошлый и текущий рабочий годы, необходимо указывать в приказе отдельной строкой с предварительной "разбивкой" по рабочим годам и размерам дробных частей за каждый год. В случае, когда отпуск по каким-то причинам прерывается (болезнь работника во время отпуска, наступление у него в ежегодном отпуске права на отпуск по беременности и родам, увольнение и т.п.), такой подход всегда позволяет работодателю определить, отпуск какого вида, за какой рабочий период работника остался непредоставленным. В подобных ситуациях, не имея приказа с такой информацией, работодатель не сможет доказать, что он полностью предоставил работнику перенесенный с прошлого года отпуск и тем самым выполнил требование частей третьей и четвертой ст. 124 ТК РФ о том, что при переносе отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Однако обращаем Ваше внимание, что высказанная точка зрения является нашим экспертным мнением, каких-либо разъяснений официальных компетентных органов или судебной практики по данному вопросу нам обнаружить не удалось.
Как видно из формы N Т-6, каждый вид отпуска за каждый рабочий период отображается в нем отдельно с указанием количества дней и конкретного периода времени, в котором этот отпуск предоставляется. Отражение конкретных причин, по которым за данный рабочий год по данному виду отпуска сотруднику полагается именно такое количество дней отпуска, унифицированной формой не предусмотрено, поэтому указание подкласса условий труда и периода, в котором сотрудник работал в рабочем году в таких условиях, не требуется. Эта информация может быть зафиксирована в расчетных документах работодателя и предоставлена работнику либо проверяющим органам при их обращении.
Поэтому в рассматриваемой ситуации, на наш взгляд, приказ о предоставлении отпуска работнику может выглядеть следующим образом:

Приказ
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск
Иванову Ивану Ивановичу
Цех слабой азотной кислоты
мастер по ремонту оборудования

за период работы
с 14 июля 2015 года по 13 июля 2016 года
А. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
на 28 календарных дней
с 10 сентября 2016 года по 07 октября 2016 года
Б. За ненормированный рабочий день
на 5 календарных дней
с 8 октября 2016 года по 12 октября 2016 года
За работу во вредных и (или) опасных условиях труда
на 4 календарных дня
с 13 октября 2016 года по 16 октября 2016 года

за период работы
с 14 июля 2016 года по 13 июля 2017 года
Б. За работу во вредных и (или) опасных условиях труда
на 2 календарных дня
с 17 октября 2016 года по 18 октября 2016 года

за период работы
с 14 июля 2015 года по 13 июля 2016 года
Б. За работу во вредных и (или) опасных условиях труда
на 0,86 календарных дня

за период работы
с 14 июля 2016 года по 13 июля 2017 года
Б. За работу во вредных и (или) опасных условиях труда
на 0,14 календарных дня

Всего на 1 календарный день (= 0,86 + 0,14)
с 19 октября 2016 года по 19 октября 2016 года

В. Всего отпуск на 40 календарных дней
с 10 сентября 2016 года по 19 октября 2016 года.

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ***
Воронова Елена

5 сентября 2016 г.

────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Поскольку дополнительный отпуск за работу во вредных условиях является составной частью ежегодного оплачиваемого отпуска, по соглашению работника и работодателя фактически заработанная часть дополнительного отпуска за работу во вредных условиях (или ее часть) в соответствии с частью первой ст. 125 ТК РФ может быть использована отдельно от основного отпуска, в том числе и в случае, когда графиком отпусков предоставление такого отпуска предусмотрено в иное время.
*(2) Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда;
- Энциклопедия решений. Расчет стажа, дающего право на дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда.

Период работы, за который предоставляется отпуск, представляет собой информацию, обязательную для отражения в приказе на ежегодный отдых. О том, почему это важно и как указать период в некоторых ситуациях, — в нашем материале.

Период работы при предоставлении ежегодного отпуска

Трудовое законодательство закрепляет за работником право (а за работодателем, соответственно, обязанность) на предоставление ему ежегодного продолжительного времени отдыха, во время которого за ним сохраняется и рабочее место, и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Минимальное количество дней отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 К РФ) и может увеличиваться как законодательно (для определенных профессий), так документом, действующим у конкретного работодателя.

Помимо основного ежегодного отпуска у работника может возникать право на ежегодный дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ), что вызывается наличием:

вредных/опасных условий труда;
особых требований к выполняемой работе;
ненормированного рабочего дня;
особых климатических условий.

Минимальная протяженность дополнительных отпусков также регламентирована законодательно (ст. 117-119 ТК РФ), и она тоже может быть увеличена документом, принятым конкретным работодателем.

Оба вида ежегодных отпусков привязаны к конкретному промежутку времени, за который их следует предоставить. Этот период соответствует году. Но не календарному, а рабочему, отсчитываемому как промежуток времени, равный году, от даты трудоустройства к работодателю, отправляющему работника в отпуск.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Что такое рабочий год для предоставления ежегодного отпуска?

Нормативного определения данному понятию нет. Считается, что рабочий год — это полные 12 месяцев фактической работы и других периодов, учитываемых в стаже для такого отпуска. Отсчитывается рабочий год не с 1 января, как календарный год, а с даты приема работника на работу. Но окончание рабочего года (и, соответственно, начало следующего рабочего года) может сдвигаться (когда стажа для отпуска недостаточно) и в пересчете на календарные месяцы рабочий год может быть и длиннее 12 месяцев (читать далее…).

В стаж, дающий право на основной ежегодный отдых, помимо времени работы засчитываются периоды отсутствия на работе (ст. 121 ТК РФ):

оправданного, во время которых за работником сохраняется рабочее место и средний заработок (в частности, время нахождения в командировках, в отпусках, на еженедельном отдыхе);
не по вине работника;
в течение 14 календарных дней (в общей сложности за год) в связи с оформлением отпуска без сохранения зарплаты.

Исключается из этого периода время отсутствия на работе:

без уважительной причины;
в связи с отпуском по уходу за ребенком;
в дни отпуска без сохранения зарплаты, превысившие 14 дней, включаемых в стаж.

Т. е. у человека, не имеющего в течение года работы периодов, исключаемых из стажа, рабочий год для целей основного ежегодного отпуска составит ровно 12 месяцев с даты трудоустройства.

Пример 1

Если дата трудоустройства — 04.11.2019, то год, дающий право на отпуск, начнется 04.11.2019 и завершится 03.11.2020.

Особенностью дополнительного отпуска, полагающегося за работу во вредных/опасных условиях, является возможность его получения только за фактически отработанное в таких условиях время (ст. 121 ТК РФ).

Указание года, за который дается отпуск, имеет значение для учета полноты предоставления времени отдыха. Особенно это важно потому, что отпуск может продлеваться, переносится, делится на части и заменяться денежной компенсацией (ст. 124-126 ТК РФ), т. е. его далеко не всегда используют сразу в полном объеме.

Период работы при отпуске авансом

Период работы, после которого работник вправе претендовать на получение первого из отпусков у своего текущего работодателя, определен равным полугоду (ст. 122 ТК РФ). Однако существуют лица, на которых это ограничение не распространяется, поскольку законодательство предоставляет им возможность выбирать удобное для них время отдыха. К ним, например, относятся:

беременные — они имеют возможность получить очередной отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам (ст. 122, 260 ТК РФ);
несовершеннолетние (ст. 122 ТК РФ, 267 ТК РФ);
усыновители ребенка или детей младенческого возраста (ст. 122 ТК РФ);
мужья беременных во время отпуска по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
лицам, имеющим в семье больше 2 детей до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
совместители — на период оформления отпуска по месту основной работы (ст. 286 ТК РФ).

Отпуск таких лиц может оказаться предоставленным и до истечения первого полугода работы у текущего работодателя, т. е. авансом.

В отношении последующих лет зависимость права на отпуск от отработанного в течение года времени не действует ни для кого из работников (ст. 122 ТК РФ). Поэтому им отпуск может даваться в т. ч. и авансом.

В случае предоставления отпуска авансом период, за который он дается, в приказе тоже обязательно указывается. Приводят его в полной величине без разделения на части, соотносимые с отработанным и неотработанным временем. Последующее возникновение периодов, отражающихся на стаже, дающем право на отпуск, учтется позднее.

Период для отпуска, оформляемого за несколько лет

Законодательство требует предоставлять основной и дополнительный отпуска ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Однако при этом допускается возможность переноса времени отдыха по инициативе работодателя (при согласии на это работника) в связи с производственной необходимостью на следующий год (ст. 124 ТК РФ).

На следующий год может потребовать сместить свой отпуск работник, которого своевременно не предупредили о начале времени отдыха или вовремя не выдали отпускные (ст. 124 ТК РФ).

Смещенными на следующий год могут также оказаться несколько дней из отпуска, если он (ст. 124, 125 ТК РФ):

используется частями;
частично совпал с периодом болезни или исполнения гособязанностей;
недоиспользован из-за отзыва из него по просьбе работодателя.

Использование отпуска, перешедшего на следующий год (как полного, так и частичного), допускается как в самостоятельный промежуток времени, так и путем объединения с отпуском (полным или частичным) следующего года (ст. 124, 125 ТК РФ).

Составляя приказ на объединяемый отпуск, необходимо четко распределить дни времени отдыха по годам, чтобы обеспечить прозрачность учетных данных по использованию времени отдыха для каждого года. Достигается это либо формированием 2 организационно-распорядительных документов, либо одного приказа, но с разделением в нем дней отпуска в привязке к годам.

Перерывы в стаже, дающем право на очередной отпуск

При наличии перерывов в стаже работник лишается права на ежегодный отпуск только в случае большой протяженности таких перерывов (например, при оформлении отпуска по уходу за ребенком). Если же перерыв небольшой, то не возникает потери права ни на ежегодный отдых, ни на предоставление его в полном объеме, даже если отпуск дается авансом.

Появление в стаже, дающем право на ежегодный отдых, периодов небольшой протяженности, не включаемых в этот стаж, приводит не к сокращению количества дней отдыха, относящегося к этому году, а к смещению даты завершения рабочего года на более позднюю.

Пример 2

Если работник, принятый на работу 20.05.2019 в течение своего рабочего года (при полной его протяженности он должен был завершаться 19.05.2020) брал отпуска без сохранения зарплаты, и общая продолжительность этих отпусков составила 17 календарных дней (из них только 14 дней не влияют на длительность стажа, дающего право на отпуск), то дата завершения рабочего года сместится на 3 дня (на 22.05.2020). От этой новой даты будет рассчитываться протяженность следующего рабочего года.

Смещение даты завершения рабочего года сыграет свою роль лишь при увольнении работника, когда возникнет необходимость в подведении итогов по расчетам за полагающиеся ему дни отдыха. Подведение этих итогов может завершиться или выплатой компенсации за отпуск, оставшийся неиспользованным, или удержанием излишне выплаченных отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Приказ
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск
Иванову Ивану Ивановичу
Цех слабой азотной кислоты
мастер по ремонту оборудования

Всего на 1 календарный день (= 0,86 + 0,14)
с 19 октября 2016 года по 19 октября 2016 года

В. Всего отпуск на 40 календарных дней
с 10 сентября 2016 года по 19 октября 2016 года.

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ***
Воронова Елена

5 сентября 2016 г.

Какой указывается период работы в приказе, если пойти в отпуск на 14 дней.

Ответы на вопрос:

В приказе о предоставлении отпуска работнику в качестве периода работы Вы указываете последний календарный год, за который не был использован отпуск. А в графе "ежегодный оплачиваемый отпуск" с какого числа по другое число (это период будет равняться 14 календарным дням).

Какой период указывать в приказе на отпуск если отпуск берется частями

Период работы при предоставлении ежегодного отпуска

Период работы при отпуске авансом

Период для отпуска, оформляемого за несколько лет

Перерывы в стаже, дающем право на очередной отпуск

Ответы на вопрос:

Похожие вопросы