Как зафиксировать приход сотрудника на работу

Обновлено: 30.06.2024

Персонал – самый ценный и в то же время самый сложный в управлении ресурс компании. Эффективно инвестировать в сотрудников и добиваться максимальной отдачи от работы важно в любой период. В нынешних условиях правильный подход в управлении может не только сберечь коллектив, но и задействовать новые резервы для укрепления компании.

Построение системы учета рабочего времени гарантирует справедливое начисление заработной платы, повышает дисциплину труда и ответственность персонала, обеспечивает непрерывность трудового процесса. Без решения этой задачи невозможно налаживание эффективной системы мотивации, так как, не имея объективных показателей сложно осуществлять отбор ключевых сотрудников, ценных в любое время.

1. Информационные технологии должны работать на Вас

Любой руководитель на определенном витке развития бизнеса сталкивается с ситуаций, когда времени на эффективное управление персоналом попросту не остается. Здесь на помощь приходят информационные технологии и системы автоматизации. Они принимают на себя множество рутинных и крайне трудоемких операций, освобождают руководителей от необходимости лично контролировать персонал и предоставляют им исчерпывающую и полную информацию.

Компании, чьи HR-менеджеры вручную заполняют табель учета рабочего времени, теряют на этом 9% от фонда оплаты труда; потери рабочего времени в расчете на одного сотрудника — 43 минуты (затраты на простановку времени прихода/ухода, подсчеты, неизбежные ошибки).

Бумажные бланки учета рабочего времени, журналы посещений, отметки у вахтера, составление вручную графиков работы и отчетов - все это прошлый век. И в нашей стране, и за рубежом в управлении персоналом успешно используются системы учета рабочего времени (СУРВ).

Приборы учета рабочего времени - единственный способ получить абсолютно реальную картину использования рабочего времени на Вашем предприятии, полностью исключающий какие-либо подтасовки и человеческий фактор.

На сегодняшний день практически любой современный терминал учета способен решить проблемы, связанные с опозданиями, прогулами или отсутствием сотрудников на рабочем месте. Полученная экономия позволяет быстро покрыть затраты на установку необходимого оборудования и программного обеспечения.

2. Биометрия: точность и надежность гарантируются

На Российском рынке представлены системы учета рабочего времени с различными методами идентификации пользователей: по электронным картам, замкам, кодовые и биометрические.

Новейшей технологией в биометрии являются системы распознавания образов (лиц) пользователей. Прибор фиксирует черты лица с помощью инфракрасной камеры и сохраняет модель в базу данных. Когда пользователь обращается к терминалу, система захватывает изображение и выполняет сравнение между имеющейся в базе моделью и новым изображением. Для обеспечения наивысшей безопасности мы рекомендуем использовать данный метод в сочетании с идентификацией по отпечатку пальцев.

3. Контроль доступа – берем безопасность в свои руки

Кроме удобства, системы контроля доступа (СКД) способны обеспечить разграничение пользователей по группам (скажем, руководители, сотрудники службы безопасности, системные администраторы), и присвоить каждой из них помещения и период пребывания, когда доступ в них разрешен.

Терминал информирует о результатах распознавания звуковыми сигналами, цветовой индикацией и выводит на дисплей ФИО сотрудника, время фиксации прихода/ухода. Если в офис попытается пройти нежелательный посетитель (например, бывший сотрудник) или будет предпринята попытка несанкционированного демонтажа биометрического терминала, он немедленно подаст сигнал тревоги.

4. Корпоративные решения: крупным компаниям – комплексные решения

Большая численность персонала и подконтрольных помещений требуют особых решений, позволяющих централизованно управлять как безопасностью, так и учетом труда. В таких случаях предусмотрены все необходимые опции. Встроенные программные серверы позволяют передавать информацию из территориально удаленных филиалов в головной офис, где формируются централизованные отчеты. Предусмотрена удаленная регистрация сотрудников. Сведения о них (включая данные об отпечатках пальцев) вносятся с помощью утилиты удаленной регистрации и транслируются в центр. Сразу же после регистрации сведения о сотруднике поступают в пункты учета рабочего времени, память терминалов контроля доступа и программные серверы в удаленных филиалах.

5. Интеграция: действуйте системно

В нашей компании — три розничных магазина и собственное производство. Оплата труда почасовая. Раньше, когда в штате было 150 человек, приход и уход сотрудников на работу фиксировал в специальном журнале охранник на проходной. Затем бухгалтер переносил информацию в электронную таблицу. Ему приходилось выделять полтора-два часа времени на то, чтобы заполнить таблицу, а затем перенести данные (обычно за предыдущий день) в программу. С ростом компании количество работников увеличилось в три раза, поэтому справляться с учетом времени прихода и ухода пятисот сотрудников стало очень сложно.

Учет прихода и ухода сотрудников: как контролировать эффективно

Пять лет назад мы решили автоматизировать контроль прихода и ухода сотрудников. Сначала думали об электронных карточках — самых популярных на сегодняшний день. Но эту систему очень просто обойти: сотрудники могут просто передавать свои пропуска с теми, кто приходит вовремя. Поэтому отказались от этой идеи, хоть с карточными системами и проще работать — они практически не допускают ошибок при регистрации. Наиболее интересной оказалась биометрическая система учета рабочего времени BioTime.

Это сканер отпечатков пальцев, установленный на проходной и подсоединенный к компьютеру, на котором установлена специальная программа. Поскольку вход и для сотрудников магазинов, и для тех, кто работает на производстве, общий, понадобилось всего четыре сканера: три в магазинах на постах охраны и один в бухгалтерии. Все они абсолютно идентичны, но на оборудовании в бухгалтерии установлена программа, управляющая учетными записями сотрудников и готовящая аналитические данные. Здесь же в базу данных вносятся сведения о новых работниках. Кстати, эта база может храниться на любых серверах: мы, например, пользуемся Microsoft SQL Server. Также в ней предусмотрено автоматическое создание резервной копии на случай аварии. Поэтому, если что-то случится с сервером, данные мы не потеряем.

Установка системы обошлась примерно в 80 000 руб., из которых около 20 000 руб. ушло на закупку четырех сканеров и 15 000 руб. — на оплату услуг консультантов за первый год технической поддержки. Для работы с системой достаточно штатного системного администратора, нанимать дополнительного работника необходимости нет. Дополнительного обслуживания самого оборудования не требуется. Как и у любой техники, у него есть определенный срок службы, но за пять лет мы заменили только один сканер из четырех.

Учет и контроль прихода и ухода работников

Сейчас все сотрудники, приходя на работу, обязаны пройти сканирование. Когда человек прикладывает палец к сканеру, на экране он видит фамилию, имя и отчество. В его интересах следить, чтобы оборудование работало верно и опознавало именно его.

Затем все сотрудники в любом случае подходят к охране, чтобы записаться в журнал, — это обязательная процедура. Абсолютно уйти от бумажных носителей у нас не получилось.

Но теперь журнал используется только в спорных ситуациях, при начислении заработной платы бухгалтерия к нему больше не обращается — работает с электронными данными: запрашивает отчет об отработанных часах, в котором даны фамилия и общее время работы за рассматриваемый период. Также программа может подготовить разнообразные отчеты:

сумма отработанных часов за любой промежуток времени;
время прихода;
время ухода;
время на рабочем месте.

Раньше при возникновении спорных ситуаций приходилось обращаться к другим сотрудникам, начальникам отделов или администрации магазина и на основании совокупных данных принимать решение. Теперь же достаточно электронной версии приходов и уходов. Все работники это понимают, поэтому опозданий стало меньше, ведь за нарушения их могут лишить части премии. Система упростила работу не только бухгалтерии, но и службе по работе с персоналом, которая регулярно пользуется данными сканера.

Однако даже такая умная машина не всегда может верно идентифицировать личность человека. Несмотря на то что возможность дублирования отпечатка одна к миллиону, ошибки иногда встречаются. Бывает, что с первого раза техника не считывает отпечаток. А бывали даже случаи, когда система опознавала не того сотрудника.

Думаю, это особенность биометрии, ведь аппарат сканирует не весь палец, а определенное количество точек. У некоторых сотрудников, занятых на производстве в горячем цехе или непосредственно контактирующих с оборудованием, бывают повреждения подушечек пальцев, как тепловые, так и механические. В результате человек неверно идентифицируется.

Решить эту проблему можно двумя путями.

Увеличить чувствительность сканера. Программа это позволяет, но нам не менее важна оперативность считывания данных. Особенно утром, когда одновременно приходят около ста сотрудников, задерживаться у сканера более двух секунд невозможно.

Завести в системе отпечаток не одного пальца, а двух. Так, у нас для каждого сотрудника сохранены отпечатки указательного пальца и мизинца, который меньше всего подвержен травмам.

Приход и уход сотрудников: опыт решения проблемы с опозданиями

Рита Ним, начальник отдела кадров ИП Казаков А.В., Луховицы, Московская область

У нас шесть магазинов в городе. Штатная численность продавцов — восемь человек, из которых двое подменные — на случай болезни, отпуска или каких-либо непредвиденных обстоятельств. Это, с одной стороны, облегчает работу, потому что контролировать маленький штат проще. Но с другой стороны, в большом коллективе обычно есть специальные сотрудники, следящие за дисциплиной. В нашем же случае это просто невозможно, а устанавливать какие бы то ни было системы учета абсолютно нерентабельно.

Мы разработали другие способы контролировать приход и уход сотрудников. В каждый магазин я подбираю сотрудников, которые живут в том же районе и могут быстро добираться до работы. Для большинства у нас введена почасовая оплата труда (в соответствии с МРОТ по Московской области). Можно, конечно, установить график работы 2/2 или 7/7, но таким способом мы бы увеличили штатную численность, на что компании потребуются определенные затраты. Из-за этого мы установили плату за каждый час. Поэтому важно, чтобы сотрудник исправно отрабатывал положенное оплачиваемое время.

Продавец приходит на работу к восьми часам и сам открывает магазин. Я обзваниваю всех и проверяю, вышли ли они на работу. А в конце рабочего дня, около пяти часов вечера, я вновь всех обзваниваю и спрашиваю сумму выручки. В конце каждого месяца в компании составляется табель учета рабочего времени, в котором указывается, сколько дней и часов отработал каждый, а также размер выручки — продавцы получают от нее один процент.

объехать все магазины;
посмотреть, на месте ли продавцы;
проверить, к которому часу они приходят;
оценить, как продавцы себя ведут, как говорят с покупателями.

Иногда наш директор сам делает такие объезды, а также еженедельно руководитель отдела продаж и реализации в каждом магазине проводит ревизию. Это стимулирует продавцов работать качественно.

За разовые небольшие нарушения обычно не штрафуем, но если сотрудник совершает их регулярно — увольняем. Недисциплинированных продавцов не держим — сейчас много желающих найти работу. И можно подобрать того, кто будет приносить пользу магазину, а не портить впечатление покупателей о компании.

Дисциплина – лучший инструмент для повышения эффективности и продуктивности организации. JCat.Работа расскажет о современных эффективных способах контроля работы кадров.

Без планирования в этом деле не обойтись: только четкая организация времени позволит оптимизировать деятельность всей организации. При этом возникает закономерный вопрос: как организовать систему контроля времени работы кадров?

Виды контроля

Прежде всего нужно определиться, что именно важно контролировать в организации. Ответ на этот вопрос поможет найти лучший способ решения задач. Условно все варианты можно разделить на две основные категории:

В некоторых ситуациях важно определять продуктивное и непродуктивное время работы. Например, если речь идет о работе за компьютером, то важно проконтролировать не только время прихода сотрудника на работу (и даже не время включения ПК), а непосредственно период выполнения рабочих задач. При этом могут использоваться такие методы контроля, как дистанционное наблюдение за происходящим на экране, записи с камер, тайм-трекеры или периодические проверки в любом удобном для руководителя виде. Такая же ситуация касается сотрудников call-центра: их разговоры могут быть прослушаны для сравнения реальных результатов работы и заявленных достижений.

Не менее важно организовать эффективный учет рабочего времени фрилансеров или сотрудников на дистанционке. Конечно, если речь идет об оплате за результат работы и проектном менеджменте, то контроль времени работы сотрудников отходит на второй план – основным критерием становится выполнение определенного объема задач в указанные сроки.

Способы контроля рабочего режима

Если речь идет о небольших организациях, начальник может попробовать самостоятельно следить за подчиненными. Однако это далеко не всегда удобно, не говоря уже о том, что такое поведение не способствует формированию доверительных отношений между руководством и персоналом.

Поэтому личный контроль работы сотрудников начальнику лучше даже не пробовать воплощать в реальность.

Способы определения времени, проведенного сотрудником на работе, отличаются по сложности исполнения, степени технологичности, эффективности и другим критериям, поэтому каждый руководитель у себя в компании может внедрить максимально подходящие методики.

Раньше для этих целей использовались различные механические устройства, табель или журнал, которые велись от руки.

Сегодня мир электроники открывает для нас новые возможности: программное управление берет на себя основные функции учета и контроля рабочего времени.

Однако многие учреждения, преимущественно государственной формы собственности, предпочитают использовать традиционные способы того, как организовать фиксацию времени прихода и контроль ухода сотрудников. Среди них:

организация дежурного поста;
назначение ответственного или дежурного за контроль прихода сотрудников на работу;
ведение журнала самозаписи.

Самостоятельный учет времени прихода-ухода в соответствующих документах развивает в сотрудниках чувство ответственности и помогает ощутить собственную значимость на работе. Однако лучше, если в таком случае на предприятии будет внедрена дополнительная система контроля, например, камеры видеонаблюдения.

Один из самых популярных вариантов учета времени прихода и ухода персонала – это пропускные системы. В таком случае сотрудники компании могут зайти в офис только по специальным карточкам или отпечаткам пальцев. В момент пропуска фиксируется время. Информация по каждому сотруднику хранится в отдельном файле, доступ к которому есть в любой момент.

Для более глубокой оценки деятельности кадров во время работы необходимо позаботиться о внедрении автоматических систем мониторинга рабочего времени. У них высокая цена, но при этом стоимость покрывается достаточно быстро: с менеджеров снимаются функции контроля, а затраты работодателя минимизируются за счет того, что сотрудники начинают серьезнее относиться к дисциплине.

Руководство может организовать на рабочих местах подчиненных такие варианты контроля:

контроль работы персонала с помощью записей телефонных разговоров с клиентами;
контроль деловой переписки для выявления эффективности и продуктивности работы;
записи с камер наблюдения для определения присутствия сотрудника на месте в период рабочего времени;
выполнение задач в период между моментом включения ПК и его выключением.

Установка системы видеонаблюдения связана с дополнительными расходами на оплату работы специальной команды, которая будет непрерывно контролировать происходящее на мониторах. Такой вариант не всегда удобен, однако в некоторых случаях только видеонаблюдение может помочь организовать дисциплину в компании.

У каждого из методов есть преимущества и недостатки, и задача руководителя – понять, что станет максимально эффективным инструментом для его организации.

JCat.Работа рекомендует комплексный контроль работы персонала. При этом важно предупредить коллектив о новых условиях мониторинга заранее, ведь новость о внедрении системы контроля может принести результаты еще до ее установки.

Все больше компаний вводят в своем офисе систему контрольно-пропускного режима. Это объясняется рядом причин, причем как внутренних, так и внешних – вызванных ужесточением законодательства в части обработки персональных данных, противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Некоторые организации в принципе обязаны установить контрольно-пропускной режим. Рассказываем со ссылкой на судебную практику, для чего он нужен, как его ввести, какие документы нужно составить и что в них прописать, чтобы в дальнейшем можно было использовать данные из системы контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени в спорах с работниками. Приводим образцы текстов положения о пропускном режиме организации и приказа о его утверждении, а также даем формулировки для ПВТР.

В современных реалиях пропускной режим представляет собой электронную контрольно-пропускную систему (как правило, СКУД – система контроля и учета рабочего времени). Для работников она обычно означает турникеты на входе/выходе, к которым для прохода нужно каждый раз прикладывать магнитную карточку.

Электронные пропускные системы помогают контролировать время прихода и ухода работника, обеспечивать только санкционированный доступ в офис (здание, помещение) и сохранность имущества работодателя. Данные с турникета по каждой магнитной карточке, как правило, сохраняются на сервер с помощью специального программного обеспечения. И в случае необходимости эту информацию можно распечатать в виде отчета. Также электронные пропуска можно запрограммировать в индивидуальном порядке, разрешая или запрещая доступ на определенные объекты и/или в определенное время.

При введении электронного пропускного режима очень важно позаботиться о корректно работающем оборудовании и безопасном программном обеспечении, сервере. Чтобы система работала бесперебойно и показывала достоверные данные в удобной форме.

Однако наличие электронной контрольно-пропускной системы само по себе не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени в отношении каждого сотрудника.

Как оформить введение пропускного режима?

По своей сути пропускной режим – это не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени сотрудников. Для его установления в компании необходимо сделать следующее.

Шаг 1. Для начала в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) нужно закрепить положение о том, что в организации с определенной даты вводится контрольно-пропускной режим и все работники обязаны его соблюдать. А далее – сослаться на ЛНА, посвященный вопросам действия данной системы. Мы рекомендуем именно принятие отдельного ЛНА, т. к. это гораздо удобнее, в т. ч. в случае если в будущем нужно будет вносить какие-то изменения/дополнения. Ведь в ПВТР обычно закрепляют общие положения о регулировании трудовых отношений в организации, указывать в них подробности по каждому аспекту излишне.

Вносимые в ПВТР поправки в связи с введением контрольно-пропускного режима, как правило, утверждаются приказом работодателя. Причем можно прописать изменения/дополнения непосредственно в тексте приказа, а можно утвердить приказом новую редакцию ПВТР. Здесь все остается на усмотрение организации (если в Инструкции по делопроизводству или ином документе 1 установлен порядок принятия ЛНА, внесения в них изменений и дополнений, утверждения новых редакций, нужно будет руководствоваться таким порядком). С приказом и вносимыми в ПВТР изменениями/дополнениями (новой редакцией) обязательно нужно ознакомить работников под подпись.

Пример 1. Образцы формулировок про пропускной режим в ПВТР

2. Контрольно-пропускной режим

2.1. У Работодателя действует контрольно-пропускной режим в виде системы контроля и управления доступом (далее – СКУД).

2.2. Данные СКУД используются Работодателем в целях контроля и учета рабочего времени работников и являются доказательствами нарушений режима труда и отдыха.

4. Обязанности работников

4.1. Работники обязаны:

4.1.1. Соблюдать действующий у Работодателя контрольно-пропускной режим.

используемая электронная контрольно-пропускная система;
порядок получения и сдачи работниками магнитных карточек, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу;
порядок учета и контроля рабочего времени работников с помощью турникетной зоны электронной пропускной системы и специального программного обеспечения;
порядок входа/выхода из организации, вноса/выноса материальных ценностей;
действия работника в случае, если он забыл карточку или если она размагнитилась, повреждена;
другие вопросы, связанные со спецификой деятельности организации.

Кроме того, необходимо:

В приложении к Положению не забудьте закрепить универсальную форму пропуска (той самой магнитной карточки).

Положение, как и любой другой ЛНА, как правило, утверждается приказом 4 . В таком приказе лучше указать конкретную дату введения режима (см. образец в Примере 2).

С приказом и Положением обязательно нужно ознакомить всех работников под подпись. Во избежание конфликтов с сотрудниками рекомендуем заранее провести с ними встречу и рассказать, зачем вводится контрольно-пропускной режим и как он будет функционировать. По общему правилу, уведомлять работников за 2 месяца, как того требует ст. 74 ТК РФ, например, при введении неполного рабочего времени, не нужно. Введение пропускного режима не относится к организационным или технологическим изменениям условий труда. Однако, если вместе с введением пропускного режима вы меняете режим рабочего времени или иные условия трудовых договоров, заключенных с сотрудниками, то сделать это придется.

Обратите внимание: если в ЛНА не закреплен контрольно-пропускной режим или работников с ЛНА не ознакомили, то они не обязаны его соблюдать, привлечь их к дисциплинарной ответственности на основе данных электронной системы не получится. При этом важно конкретизировать вид используемой системы и желательно ее название.

Пример 2. Образец приказа о введении контрольно-пропускного режима

Пример 3. Образец основного текста Положения о контрольно-пропускном режиме

Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом от 01.03.2021 № 16-од

1. Общие положения

1.2. Требования Положения обязательны для всех работников Организации и иных граждан, посещающих здание (далее – посетители).

1.3. Контрольно-пропускной режим устанавливается в целях:

защиты законных интересов Организации и поддержания порядка внутреннего управления и трудового распорядка;
защиты собственности Организации, ее рационального и эффективного использования;
внутренней и внешней стабильности деятельности Организации;
защиты коммерческой тайны Организации и прав на результаты интеллектуальной деятельности;
исключения возможности бесконтрольного входа/выхода лиц, вноса/выноса материальных ценностей.

1.4. Контрольно-пропускной режим как часть общей системы безопасности и трудового распорядка Организации позволяет решить следующие задачи:

обеспечение санкционированного входа/выхода работников Организации и посетителей, вноса/выноса материальных ценностей;
предотвращение бесконтрольного проникновения посторонних лиц в здание;
своевременное выявление угроз интересам Организации, а также потенциально опасных условий, способствующих нанесению Организации ущерба;
создание надежных гарантий поддержания организационной стабильности внешних и внутренних связей Организации, отработка механизма оперативного реагирования на угрозы и негативные тенденции;
пресечение посягательств на законные интересы Организации, использование юридических, экономических, организационных, социально-психологических, технических и иных средств для выявления и ослабления источников угроз безопасности Организации;
контроль и учет рабочего времени работников Организации.

1.5. Контрольно-пропускной режим включает в себя порядок входа/выхода в (из) здание(я) работников Организации и посетителей, порядок вноса/выноса материальных ценностей.

1.6. Непосредственная охрана здания осуществляется привлеченной охранной организацией по договору оказания услуг с Организацией. Дежурный сотрудник охраны, назначаемый привлеченной охранной организацией, находится в специальной комнате, расположенной в непосредственной близости от входных дверей и турникетной зоны, обеспечивает соблюдение контрольно-пропускного режима.

1.7. Требования дежурного сотрудника охраны, начальника охраны Организации, направленные на обеспечение контрольно-пропускного режима, обязательны для всех лиц, находящихся в здании либо проходящих/выходящих в (из) него. Работники Организации и посетители обязаны выполнять требования дежурного сотрудника охраны, начальника охраны Организации в вопросах обеспечения контрольно-пропускного режима.

1.8. Пропуск работников Организации и посетителей в здание и из здания осуществляется через входные двери и турникетную зону, оборудованные системой контроля и управления доступом (СКУД) – ParsecNET 3.

1.9. Документом, дающим право входа/выхода в (из) здание(я), является магнитная карточка – для работников Организации (по форме согласно приложению 1 к Положению); паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, – для посетителей.

1.10. Начальник охраны Организации передает привлеченной охранной организации (дежурному сотруднику охраны) список работников Организации, который актуализируется по мере необходимости.

2. Порядок входа/выхода работников Организации и посетителей, вноса/выноса материальных ценностей в (из) здание(я)

2.3. Изготовление и выдача магнитных карточек организуется начальником охраны Организации по заявкам начальников структурных подразделений работников Организации (по форме согласно приложению 2 к Положению).

2.4. В случае временного отсутствия магнитной карточки у работника Организации разовый вход/выход в (из) здание(я) осуществляется по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2.5. При увольнении работник Организации до получения на руки трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) сдает магнитную карточку начальнику охраны Организации и покидает здание через турникетную зону и входные двери с предъявлением паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2.6. В нерабочее время, выходные и нерабочие праздничные дни дежурный сотрудник охраны осуществляет пропуск в (из) здание(я) генерального директора Организации, иных работников Организации по магнитным карточкам в соответствии с приказом о допуске в Организацию (по форме согласно приложению 3 к Положению).

2.7. Дежурный сотрудник охраны выдает ключи от помещений в здании работникам Организации с обязательной регистрацией в журнале выдачи ключей (по форме согласно приложению 4 к Положению) под подпись.

2.8. Допуск посетителей в здание осуществляется в рабочие дни при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, с 09:00 до 17:00. Перед пропуском посетителя дежурный сотрудник охраны запрашивает по телефону согласие на пропуск данного посетителя у работника Организации, к которому направляется посетитель. При получении согласия дежурный сотрудник охраны пропускает посетителя с обязательной записью в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению).

2.9. Планируя прием посетителей, работники Организации обязаны заблаговременно информировать их о правилах контрольно-пропускного режима, установленных в Организации.

2.10. Посетители перемещаются в здании только в сопровождении работника Организации, к которому направляются посетители и который встречает их у входных дверей и провожает их к выходу.

2.11. По окончании работы все помещения осматриваются находящимися в них работниками Организации. Электроосветительная и электронагревательная аппаратура, компьютерная и оргтехника, за исключением техники и приборов, которые работают круглосуточно, обесточиваются, окна, включая форточки, закрываются, двери запираются на замок.

2.12. Работники сдают ключи от помещений дежурному сотруднику охраны под подпись с отметкой в журнале выдачи ключей (по форме согласно приложению 4 к Положению).

2.13. Выход из здания работников Организации осуществляется через турникетную зону и входные двери по магнитным карточкам.

2.14. Выход посетителей осуществляется через турникетную зону и входные двери, при этом посетители сопровождаются работником Организации, к которому направлялись посетители, до дверей. Отметка о выходе в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению) обязательна.

2.15. На основании действующего законодательства Российской Федерации и Положения отдельные категории лиц пользуются правом прохода в (из) здание(я) при предъявлении служебного удостоверения. К ним относятся:

работники прокуратуры, Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерства Российской Федерации по чрезвычайным ситуациям, пожарной службы, скорой медицинской помощи, а также служб эксплуатации организации, на территории которой располагается Организация;
государственные инспекторы труда;
должностные лица и отдельные категории работников санитарно-эпидемической службы органов здравоохранения, осуществляющие санитарный надзор;
должностные лица иных надзорных и контролирующих органов в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

О прибытии указанных лиц дежурный сотрудник охраны незамедлительно сообщает в приемную генерального директора Организации и начальнику охраны Организации по телефону.

2.16. Проход представителей правоохранительных и иных уполномоченных органов в здание регистрируется дежурным сотрудником охраны в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению).

2.17. Не допускаются в здание Организации лица: по визуально определяемым признакам предположительно находящиеся в состоянии алкогольного опьянения, а также под воздействием наркотических или психотропных веществ; не выполнившие в полном объеме требования дежурного сотрудника охраны и/или начальника охраны Организации по соблюдению контрольно-пропускного режима; с огнестрельным оружием и боеприпасами; с легковоспламеняющимися жидкостями и взрывоопасными предметами.

2.18. Лицам, указанным в п. 2.17 Положения, при попытке прохода дежурный сотрудник охраны препятствует в проходе, о чем сообщается в приемную генерального директора Организации и начальнику охраны Организации. Начальник охраны Организации составляет акт о нарушении пропускного режима (по форме согласно приложению 6 к Положению). Акт подписывается дежурным сотрудником охраны, начальником охраны Организации и другими лицами, назначенными генеральным директором Организации, а также нарушителем контрольно-пропускного режима. При отказе нарушителя подписать акт в него вносится соответствующая запись.

2.19. В целях недопущения вноса запрещенных предметов и несанкционированного выноса материальных ценностей дежурный сотрудник охраны может производить досмотр сумок, портфелей, иной ручной клади работников Организации и посетителей при наличии достаточных оснований полагать, что в них находятся предметы, запрещенные к вносу, либо похищенные материальные ценности. Досмотр может производиться только с согласия данного работника Организации или посетителя.

2.20. При несогласии работника Организации, посетителя предъявить ручную кладь для досмотра, а также при наличии достаточных оснований полагать, что запрещенные к вносу предметы, либо похищенные в здании материальные ценности спрятаны непосредственно на его теле, либо в одежде, вещах, такое лицо не допускается в здание Организации, а при попытке выхода задерживается 5 дежурным сотрудником охраны и передается сотрудникам органов внутренних дел.

2.21. Внос/вынос в (из) здание(я) компьютерной, оргтехники, приборов или иных материальных ценностей Организации производится работниками Организации строго по заявкам (по форме согласно приложению 7 к Положению) и с представлением дежурному сотруднику охраны на обозрение вносимых/выносимых материальных ценностей Организации. При необходимости вноса/выноса в (из) здание(я) компьютерной, оргтехники, приборов или иных материальных ценностей Организации начальник структурного подразделения работника Организации, который будет производить внос/вынос, не менее чем за один час до времени вноса/выноса оформляет заявку на внос/вынос материальных ценностей Организации и передает ее дежурному сотруднику охраны.

3. Иные положения

3.1. Во избежание порчи магнитной карточки каждый работник Организации обязан хранить ее вдали от нагревательных приборов, магнитов, иных магнитных карточек.

3.2. В случае утраты или повреждения магнитной карточки работник Организации должен немедленно сообщить об этом дежурному сотруднику охраны и/или начальнику охраны Организации для проведения служебного расследования.

3.3. В случае выхода из действия магнитной карточки (размагничивание, окончание срока действия, повреждение) работник Организации должен сообщить об этом дежурному сотруднику охраны и/или начальнику охраны Организации и сдать недействующую магнитную карточку с составлением акта (по форме согласно приложению 8 к Положению).

3.4. Работники Организации, утратившие магнитную карточку или допустившие ее повреждение, обязаны возместить Организации стоимость ее изготовления.

3.5. Нарушение Положения влечет проведение служебного расследования, привлечение к дисциплинарной ответственности и/или иной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.6. Генеральный директор Организации, начальник охраны Организации, начальник отдела кадров Организации при необходимости запрашивают у дежурного сотрудника охраны сведения из СКУД относительно работника(ов) Организации, посетителя(ей) Организации в бумажном и/или электронном виде (форма запроса – в приложении 9 к Положению, формы предоставления сведений – в Приложениях 10 и 11 к Положению), а дежурный сотрудник охраны их предоставляет в срок не позднее одного рабочего дня с даты получения запроса.

3.7. Положение в обязательном порядке доводится до сведения каждого работника Организации, работающего в здании Организации, под подпись.

3.8. Копия Положения является обязательным приложением к договору оказания услуг, заключаемому Организацией с привлеченной охранной организацией.

Читайте также: