Как сдать в архив трудовые договоры уволенных сотрудников

Обновлено: 17.06.2024

Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.

Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке. При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.

Что делать с личным делом, если сотрудник увольняется?

Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника. Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.

Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии Законом №152 от 27.06.2006 и гл.14 ТК РФ.

По ТК РФ нет обязательства по ведению личных дел всеми организациями на всех сотрудников.

Бюджетные предприятия, как правило, заводят их на всех сотрудников в соответствии с Законом №79-ФЗ от 27.07.2004, Указы Президента РФ №640, №609.

Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.

Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.

Последние документ, который попадают в личное дело связаны с расторжением трудового договора — это заявление сотрудника, приказ об увольнении, на основании которого прекращается с сотрудником трудовые отношения, а также другие документы, состав которых зависит от оснований.

До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом). Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.

Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, перечень лиц утверждается приказом.

Если работник увольняется, то работодателю следует провести процедуру закрытия личного дела.

Процедура закрытия

Процесс закрытия выполняется на дату прекращения трудового договора.

Чтобы закрыть личное дело уволенного, следует выполнить следующие действия

Проверить содержимое личного дела уволенного, убедиться, что вся документация, указанная в описи, содержится, проверить нумерацию.
Закрыть опись.
Вложить в конец личного дела отдельный лист-заверитель (в начале должна быть опись).
Прошить дело и опломбировать.
Проставить на титульном листе отметку о дате закрытия.
Хранить до момент архивации, например, в отделе кадров (3 года для коммерческих организаций, 10 лет — для государственных).
По истечении указанного срока сдать в архив.

Если у работодателя остались личные документы уволенного, за которыми он по какой-либо причине не обратился в день увольнения, то их следует также сохранить. Нужно положить их в плотный непрозрачный конверт и подшить его к закрытому делу.

Сколько лет хранятся после увольнения?

При увольнении работника в личное дело, при его наличии, вносятся последние документы, оформленные в связи с прекращением трудового договора. После этого личное дело закрывается.

Согласно ст.22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу после увольнения трудящегося нужно хранить:

75 лет — если они заведены до 01.01.2003;
50 лет — если они заведены после 01.01.2003.

Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.

Первые 3 года коммерческие предприятия могут хранить закрытые дела в отделе кадров, после этого их следует сдать в архивное помещение. Государственные учреждения должны хранить дела в отделе кадров 10 лет, далее передать в архив.

По истечению 50 (или 75) лет личные дела подвергаются экспертизе ценности и по решению руководителя уничтожаются.

Чтобы бумага могла находиться в сохранности такое продолжительное время, необходимо обеспечить оптимальные условия для хранения.

Условия хранения

До момента архивации личные дела уволенных сотрудников следует держать отдельно от работающих, например, в отдельном сейфе или на отдельной полке.

Место хранения должно быть недоступным для широкого круга лиц. В помещение с архивом личных дел доступ строго ограничивается. Нужно обеспечить условия для невозможности хищения документов, их утери или порчи.

Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок. Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться. Это дополнительно повысит сохранность документации.

Воздух должен быть достаточно сухим во избежание скорой порчи бумаги. Помещение не должно содержать пожароопасных элементов.

Кроме должных условий хранения личных дел после увольнения, нужно также обеспечить порядок, систематизацию и учет в архиве. Папки могут располагаться по подразделения, по алфавиту, по номерам дел или иным признакам. В архиве должен содержаться документ с описью содержимого.

Личные дела, поступающие в архив после увольнения работников, подлежат регистрации в журнале, после чего попадают на архивную полку в нужное место.

Полезное видео

Рекомендуем также посмотреть видео, где указаны особенности подготовки дел для передачи в архив. Информация в видео актуальна и на сегодняшний день:

Выводы

Личные дела уволенного персонала нужно хранить на протяжении 50 или 75 лет в зависимости от срока их издания. Необходимо серьезно отнестись к этому процессу, обеспечить сохранность и целостность документов.

Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа. Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.

Обязательно следует назначить ответственное лицо приказом, именно с него будет спрос в случае утечки информации.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Под архивным документом понимается:

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается:

Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.

Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

При организации хранения документов в конкретной организации и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

Ø личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Ø обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Ø текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Ø личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Личное дело выступает своеобразным досье гражданина, связанным с его трудовой деятельностью в организации. Несмотря на то что обязательный сбор информации о работнике предусмотрен только на государственных предприятиях, частные фирмы также предпочитают фиксировать данные о сотрудниках. После увольнения человека его персональное дело закрывается, но остается в организации на обозначенный законом срок.

Хранятся ли досье на уволившихся работников?

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в гл. 7 ФЗ №79 от 27.07.04. У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

На практике ведение дел распространено, поскольку значительно упрощает кадровую деятельность, систематизирует документооборот, позволяет эффективнее управлять коллективом.

Персональная папка содержит полную информацию о трудовой деятельности, стаже, образовании, повышении квалификации человека.

Порядок формирования и хранения документации определяется локальными актами организации и законодательством РФ.

В отделе кадров находятся только папки работающих сотрудников. После увольнения человека его дело закрывается, но остается на хранении в организации в специально отведенном месте.

Полностью избавиться от документов допустимо только спустя обозначенный законом срок. В некоторых случаях предусмотрен бессрочный период хранения.

Что делать с бумагами после увольнения?

После расторжения договора с сотрудником его персональное дело подлежит проверке, сверке всей находящейся в нем документации и закрытию. Осуществляется процедура после вступления в силу приказа об увольнении.

Хранят дела бывших сотрудников отдельно от действующих. Все документы должны защищаться от:

доступа к ним третьих лиц;
порчи;
хищения.

Не позже, чем через 3 года (для муниципальных и государственных гражданских служащих — 10 лет) после закрытия дело направляется на хранение в архив. Оставлять его в отделе кадров не допускается.

Если архива нет, используют любое отдельное хранилище, защищенное от проникновения посторонних лиц, а как именно хранить подобные досье, рассказано далее.

Правила их хранения

Весь период работы сотрудника его дело пребывает в кадровой службе. Хранение осуществляют в специально отведенных местах без доступа третьих лиц:

металлических шкафах;
отдельных запирающихся комнатах;
сейфах.

Дела подлежат учету, регистрации в спецжурнале и систематизации по алфавиту, номеру и так далее. За ведение документации отвечает лицо, действующее на основании приказа руководителя организации.

Уполномоченные сотрудники вправе:

обрабатывать и анализировать данные;
привлекать для защиты сведений официальных лиц;
изучать медицинские заключения, внесенные в дело;
требовать извещения лиц об изменениях сведений;
заявлять о необходимости удалить или отредактировать неверную информацию;
обжаловать в суде решение работодателя о распространении личных сведений сотрудника с возмещением ущерба.

Сотрудники организации должны дать письменное согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета. Без этого контролирующие органы могут решить, что нарушается порядок работы с персональными данными.

Работник имеет право запрашивать копии документации из своего дела, кроме бумаг, обозначенных п.8 ст. 14 ФЗ №152 от 27.07.06. По распоряжению сотрудника информацию разрешено предоставлять сторонним лицам. Также доступ к ним по официальному запросу могут иметь правоохранительные и иные уполномоченные органы.

После увольнения запускается процедура проверки и закрытия документации, отправки ее на хранение. Завершенные дела находятся отдельно от действующих, но по-прежнему соблюдаются защита их конфиденциальности, охрана от хищения и порчи.

Согласно ФЗ № 152 от 27.07.06, работодатель обязан держать в тайне персональные сведения о работнике, что касается и данных личного дела уволенных граждан. За разглашение информации возможно привлечение к административной и уголовной ответственности.

Как правильно оформить: порядок формирования

Формирование персонального дела сотрудника начинается при поступлении его на работу в организацию. После подписания трудового договора на гражданина заводится папка, на титульном листе прописываются:

наименование предприятия;
порядковый номер;
структурное подразделение;
Ф. И. О. работника;
день заведения дела;
дата закрытия документа — на основании приказа об увольнении;
число подшитых листов — целесообразно вписывать на момент сдачи в архив;
период хранения папки.

В течение трудового периода гражданина формируется полный состав дела. Правила его оформления обозначены в приказе Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15. Документы в папку подшиваются в хронологическом порядке по мере поступления.

Каждый лист дела нумеруется, 1 том содержит до 250 листов. При превышении обозначенного количества страниц заводится новый том.

Сотрудник кадровой службы имеет журнал учета, в который вносятся данные персональной папки работника (номер, дата заведения и закрытия, заголовок и так далее). У этого документа нет унифицированной формы, он составляется произвольно.

Состав

После заполнения титульного листа к делу прикрепляется документация, связанная с трудовой деятельностью человека. В папке могут содержаться оригиналы и копии бумаг, которые следует систематизировать для удобства поиска.

Информация о работнике группируется в хронологическом порядке, в основной перечень документации входят:

анкета, резюме;
характеристика и рекомендации с прежнего места труда;
заявление о приеме на должность;
копия приказа о принятии на работу;
трудовое соглашение;
медицинские заключения о состоянии здоровья, рекомендации об условиях труда;
справки о судимости, прекращении дела;
копии другой важной документации — об образовании, воинском учете и так далее.

По ходу трудовой деятельности формируется дополнительная группа бумаг, в которую могут входить:

должностные инструкции;
копии документации о семье (о браке, разводе, рождении ребенка);
копии водительских прав, допусков труда на спецтехнике;
документ о несении материальной ответственности;
дополнения к трудовому договору;
результаты медобследований и заключений (например, о развитии профзаболевания, инвалидности);
приказы о повышении, поощрениях, переводах;
квалификационная документация;
соглашение о неразглашении сведений;
докладные, объяснительные.

При увольнении сотрудника в состав папки добавляются соответствующие заявление и приказ.

Дело обязательно содержит лист внутренней описи, в котором указывается факт добавления/изъятия документов. Заполнение бумаги осуществляется в течение всего периода деятельности сотрудника.

В бланке описи представлена информация:

номер дела, Ф. И. О. сотрудника;
порядковый номер документа;
индекс (если используются в организации);
дата документа;
его наименование;
число листов;
примечание.

Личные карточки (форма Т-2) в состав дела не входят, их хранят отдельно. Не рекомендуется без надобности вкладывать копии личных документов работника в личное дело (паспорта, ИНН, СНИЛС и так далее). Их сбор разрешен только после официального согласия сотрудника на обработку персональных сведений.

После увольнения сотрудника такая документация не подлежит хранению, поскольку ФЗ № 152 от 27.07.06 разрешает работодателю оставлять на предприятии личную информацию работников не дольше, чем этого требуют цели обработки. С расторжением договора такая необходимость пропадает.

Как закрыть при увольнении?

Перед отправкой на хранение важно проверить целостность дела, наличие всех представленных во внутренней описи бумаг. При утрате каких-либо документов об этом следует уведомить правообладателя.

Процедура закрытия личного дела осуществляется в нескольких этапов:

сверка всех бумаг;
прошивка дела или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
закрытие и прикрепление внутренней описи;
формирование листа-заверителя (приложение 8 приказа Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15);
заполнение титульного листа с обозначением даты закрытия документа и совокупного числа листов (включая заверительный).

В результате оформленная папка уволенного сотрудника содержит в начале опись, завершается листом-заверителем. Оба документа подписываются составителем. Папка подшивается и пломбируется.

Если у работодателя остались личные документы бывшего сотрудника (удостоверение личности, военный билет, трудовая книжка и так далее), их требуется вложить в отдельный плотный конверт, подшить к делу и пронумеровать бумаги.

Сколько лет нельзя уничтожать: точные сроки

Личные дела сотрудников, в том числе уволенных, подлежат длительному хранению. Даже после их закрытия избавляться от документации нельзя. Период хранения персональной папки гражданина строго регламентирован. Архивация дел осуществляется в течение 3 лет после их закрытия, для муниципальных и государственных гражданских служащих этот срок увеличивается до 10 лет.

Сколько лет хранить досье уволившегося работника, регламентируется Федеральным законом РФ. Сроки содержания личного дела в архиве регламентированы ст. 22.1 ФЗ № 125 от 22.10.04.

При расчете периода все папки работников делятся на завершенные делопроизводством до 01.01.03 и закрытые после этой даты. В первом случае срок хранения личного дела насчитывает 75 лет, во втором — 50 лет. При этом в зависимости продолжительности периода от причины увольнения нет.

Например, уничтожить папку сотрудника, чьи документы были закрыты в 2015 году, возможно только по прошествии 50 лет, то есть в 2065 году.

По истечении обозначенного законом периода в отношении дела уволенного работника проводится экспертиза, устанавливающая его ценность. В результате принимается решение — оставить папку или уничтожить.

На постоянной основе требуется хранить персональные папки:

главы организации;
представителей руководящих, исполнительных, контрольных структур предприятия;
членов (депутатов) представительных органов различных уровней власти РФ;
работников, имеющих госнаграды, премии, степени, звания и так далее.

Если в дело уволенного сотрудника приобщается новая документация, то период хранения рассчитывается по максимальному сроку (от последней вложенной бумаги). При необходимости до момента уничтожения папка всегда может быть извлечена из архива и представлена бывшему сотруднику (по официальному запросу). Журналы учета личных дел сотрудников хранят не менее 75 лет.

Обязательство вести личные дела сотрудников закреплено только за государственными предприятиями. Коммерческие организации сами принимают решение о необходимости формирования персональной документации. При введении на предприятии личных дел работников важно соблюдать порядок их формирования и заполнения по мере трудовой деятельности человека.

После увольнения папка с персональной информацией о сотруднике не уничтожается. Дело бывшего работника закрывается и направляется в архив на обозначенный законом срок.

Иногда, когда руководству организации следует решить те или иные вопросы определенной давности, им требуется поднимать архивы с данными бывших работников. При этом последние могли уволиться 10, 20 или больше лет назад. Кроме того, сами соглашения с ними могут понадобиться спустя длительное время. В связи с этим возникает вопрос, какой существует срок хранения трудовых договоров уволенных сотрудников и других документов.

Формирование личного дела

Порядок формирования трудовых отношений с работником регламентируется Трудовым кодексом РФ. В нем присутствует такое понятие, как персональные данные, которые содержат все сведения о человеке, необходимые его работодателю при приеме на работу. Правила их хранения и применения устанавливается работодателем.

Что касается формирования личного дела каждого сотрудника, то организация решает самостоятельно, заводить ли их на каждого в отдельности или лишь на представителей руководящего состава. Оно заполняется в течение всего времени работы человека в организации, а заводится после того, как издается приказ о назначении на должность.

Документы, входящие в состав личного дела, по мере поступления подшиваются и хранятся в сейфе. Все изменения вносятся представителями отдела кадров или бухгалтером. Список документов может отличаться в зависимости от организации, но если речь идет о государственной структуре, то он выглядит таким образом:

опись (дополняется по мере поступления);
анкета;
личный листок;
автобиография или резюме;
копии справок о получении образования и паспорта работника;
в случае изменения анкетных данных — справки и документы, которые это подтверждают;
приказы о назначениях, переводах, командировках, отпусках и т. д. ;
трудовой договор;
аттестационные и другие данные.

Если из личного дела изымается какой-либо документ или же оригиналы заменяются копиями, это обязательно должно быть отражено в описи. При закрытии дела подшивается заявление об увольнении и копия приказа, затем его передают в архив на хранение.

Личная карточка сотрудника

Трудовой договор входит в состав личной карточки работника. В отличие от дела ее заводят на всех без исключения лиц, которые устраиваются на постоянное или временное место работы. Ее форма регламентируется Госкомстатом РФ.

Заполняется она на основании таких документов:

трудовая книжка;
паспорт;
свидетельство о пенсионном страховании;
для военных — бумаги о воинском учете;
документы об образовании.

Иногда в зависимости от специфики работы компании в соответствии с законодательством могут потребоваться и другие документы, в частности, трудовой договор, если он был заключен. Также карточка включает в себя несколько разделов.

Например, раздел, посвященный приему и переводу на другую работу, должен содержать ссылки на номера соответствующих приказов и дат, поскольку они будут применены для подтверждения трудового стажа. Кроме него, она включает и другие данные. В их числе:

знание иностранных языков;
все виды отпусков, использованных работником за время трудовой деятельности;
дополнительные сведения и т. д.

Если речь идет о государственных должностях, то используется карточка соответствующей формы, но она имеет такое же содержание. Имеются отличия для карт, открытых для работников сферы науки, образования и других видов деятельности.

Карточка заполняется вручную менеджером по персоналу. В записях не должно быть сокращений, они должны быть максимально читабельными. На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.

После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.

Сохранение данных

Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа. Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее. Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф. Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте.

Что касается периодов хранения личных дел работников после увольнения, то эти правила утверждены Коллегией Росархива. Они не распространены на документы, связанные с бывшими сотрудниками, и подлежат утилизации в течение 10 лет или даже раньше.

По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет. В этот список включены:

личные карточки людей, уволенных в 2003 году или раньше;
выездные дела сотрудников, работающих за пределами страны;
сведения о доходах, имуществе и обязательствах работников;
реабилитационные данные;
подлинные экземпляры личных документов уволенных работников — трудовых книжек, свидетельств о присвоении квалификации, удостоверений, аттестатов и т. д. Их следует хранить в течение этого срока до востребования;
акты приемов-передач личных дел при переводе (только для сотрудников государственных органов);
бумаги о субъекте персональных данных (уведомления и согласия на обработку личной информации).

Другие документы в архиве не должны сохраняться так долго. В частности, личные карточки уволенных после начала 2003 года находятся в нем не больше 50 лет. В течение пяти лет хранят следующее:

Если человек так и не был принят на работу, то всю документацию о нем в архиве хранят от года до 3 лет. Представители отдела кадров или бухгалтерии должны строго придерживаться этих правил согласно законодательству.

Необходимость поднятия старых договоров

Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании.

Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными. В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур.

Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании. Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными.

Иной случай — это налоговые разбирательства. Иногда появляется необходимость освидетельствования того, что работник представлял интересы компании. Подтвердить такие данные подчас нужно и самим бывшим работникам, и цели могут быть разными. Это защита перед правоохранительными органами, подтверждение получения денежных средств в определенный период и т. д.

Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.

Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность. Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода. Если компания прекращает свою деятельность, оставшиеся документы, которые нужно хранить длительное время или вечно, следует передать в специальные архивные службы. Заинтересованные лица могут получить их по запросу на основании тех или иных документов.

Работа с архивами

Сохранять сведения о бывших работниках в течение регламентированного срока (до 75 лет) обязуются представители государственных или частных структур. Чтобы получить доступ к личным делам, физические или юридические лица должны подать в архив соответствующий запрос и уточнить цель их получения.

В зависимости от ситуации и срока хранения обращаться требуется или в архивную службу, или в кадровый отдел компании, где работал человек, о котором нужно получить данные с той или иной целью. Часто их запрашивают для получения компенсаций, льгот, социальных или пенсионных начислений. Когда документ был использован по назначению, его потребуется вернуть в архив.

Существует возможность предоставления архивных сведений по запросу в электронном виде. Иногда подобные данные (особенно те, что хранятся от 20 лет и дольше) можно отыскать в специальных отделах библиотек, архивов государственных структур или научных организаций. Во многом здесь все зависит от того, в какой именно сфере работал человек.

Причин, по которым может пригодиться личное дело сотрудника, работавшего в компании много лет назад, может быть большое количество. Поэтому кадровики должны соблюдать закон и вести учет хранения документов согласно указанному сроку.

Читайте также: