Как сдать рсв если нет снилс сотрудника

Обновлено: 18.05.2024

Ежеквартально бухгалтеры сдают расчет по страховым взносам. После представления отчетности часто возникают вопросы по корректирующей форме.

Корректирующая форма всегда включает в себя Раздел 1 с приложениями 1 и 2 (или Раздел 2 в случае КФХ). Представление других разделов и приложений зависит от ситуации. Рассмотрим самые частые сценарии.

Если данные по сотрудникам корректировать не нужно.

В этом случае в отчёт входят только данные по организации с номером корректировки на титульном листе. Данные по сотрудникам в отчёт включать не нужно. Чтобы убрать сотрудников из отчёта, снимите с них галочки в Разделе 3.

Если Раздел 1 находится в режиме автоматического расчета, обязательно актуализируйте список сотрудников. Например, наш сервис интернет бухгалтерии рассчитывает суммы по всем сотрудникам в списке, независимо от того, выбраны они или нет галочками. Галочкой отметьте только тех сотрудников, которые должны попасть в корректирующий отчет.

Также в некоторых системах, суммы по сотрудникам и по организации сверяются только в исходном отчёте. Чтобы проверить корректировку, используйте следующий алгоритм.

Алгоритм проверки корректирующего отчета.Уберите номер корректировки с титульного листа, если он там есть.Актуализируйте список сотрудников в Разделе 3.Переведите поля в приложениях Раздела 1 в автоматический режим.Проверьте актуальность данных в предыдущих периодах если расчёт не за первый квартал.Если данные не актуальны, загрузите отчёты в режиме доимпорта в сервис.Запустите проверку. Исправьте ошибки, если они есть.Поставьте номер корректировки на титульном листе.Сформируйте и отправьте отчёт.

Заполнить, проверить и бесплатно сдать РСВ через интернет. Попробовать.

Если нужно корректировать данные по сотрудникам в Разделе 3 (кроме ФИО и СНИЛС).

В 3 разделе в карточке сотрудника достаточно лишь скорректировать необходимые данные (кроме ФИО и СНИЛС).

Обратите внимание, что ИНН, дату рождения и паспорт надо корректировать таким способом, а не через аннулирование.

Если необходимо откорректировать суммы по сотруднику, то не забудьте внести изменения и в приложения раздела 1. В случае, если суммы остаются прежними, раздел 1 со всеми приложениями включается в отчёт без изменений.

Обратите внимание: проверки в сервисе работают на всех сотрудников, только если на титуле стоит номер корректировки = 0. Чтобы проверить отчёт, воспользуйтесь приведенным выше алгоритмом.

Если нужно корректировать ФИО или СНИЛС.

С неверным СНИЛС с нулевым (удалённым) Подразделом 3.2 и признаком аннулирования сведений о застрахованном лице в строке 010.
С верным номером СНИЛС с правильными суммами в Подразделе 3.2, без признака аннулирования сведений о застрахованном лице в строке 010.

Если помимо ФИО и СНИЛС необходимо откорректировать суммы по сотруднику, то не забудьте внести изменения в раздел 1. В случае, если суммы остаются прежними, раздел 1 с приложениями включается в отчёт без изменений.

Пример 1: СНИЛС не тот, но реальный.

В исходном отчёте вместо работающего в организации Иванова Ивана Ивановича со СНИЛС указан Иванов Иван Иванович со СНИЛС Оба номера СНИЛС существуют, поэтому сведения загружены в базу ФНС.

Пример 2: несуществующий СНИЛС

В исходном отчёте вместо работающего в организации Иванова Ивана Ивановича со СНИЛС указан Иванов Иван, Иванович со СНИЛС 001-001-002 18.

Такой СНИЛС не должен пройти проверку на контрольное соотношение, а ФИО — проверку по схеме. ФНС такой отчет не должна была принять. Если такое произошло, обратитесь за разъяснениями к инспектору.

Если забыли включить сотрудника в исходный отчет.

Включите в корректирующую форму забытого сотрудника с номером корректировки в карточке сотрудника = 0. Суммы в Разделе 1 и Приложениях 1 и 2 к Разделу 1 меняются с учетом этого сотрудника и указываются такими, какими должны быть по всей организации).

Обратите внимание, что при каждой отправке новой корректировки на титульном листе надо ставить новый номер.

Отчитывайтесь за сотрудников через наш сервис интернет бухгалтерии. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца. Зарегистрироваться.

Если сотрудника включили в исходный отчет ошибочно.

Отправьте корректировку с разделом 3 этого сотрудника с признаком аннулирования сведений о застрахованном лице в строке 010, удалив в его карточке Подраздел 3.2. И уменьшите количество застрахованных лиц в строках 010 и 020 (015) Приложений 1 и 2. Суммы в Разделе 1 и Приложениях 1 и 2 к Разделу 1 меняются с учетом этого сотрудника, то есть уменьшаются.

Так вы обнулите данные по нему в базе ФНС. Дальнейшие действия советуем согласовать с инспекцией.

Если включили одного сотрудника вместо другого.

Ненужный — с нулевым (удаленным) Подразделом 3.2 и признаком аннулирования сведений о застрахованном лице в строке 010.
Нужный — с верными данными, правильными суммами в Подразделах 3.2.1 и 3.2.2 и без признака аннулирования сведений о застрахованном лице в строке 010.

Раздел 1 с Подразделами 1 и 2 нужно откорректировать: вычесть из общих суммы организации суммы ошибочно добавленного сотрудника и добавить суммы по работнику, которого забыли включить.

Если приобретено/утрачено право на применение пониженного тарифа (перерасчёт взносов с начала года).

В уточняющих расчётах за предыдущие отчётные периоды в Приложении 1 укажите новый код тарифа (08/02). Суммы взносов в Разделе 1 и Приложениях 1 и 2 к Разделу 1 поменяйте с учётом нового тарифа.

В январе 2022 года работодатели должны будут сдать РСВ по результатам 2021 года. При формировании отчета могут возникнуть некоторые вопросы, которые связаны с правилами оформления документа и его сдачи в ИФНС.

РСВ за 2021 год сдается по новой форме?

Нет, РСВ за 2021 год нужно сдать по форме, которая уже применялась согласно Приказу ФНС от 18.09.2019 г. № ММВ-7-11/470@.

Новую форму РСВ нужно будет применять при сдаче отчетности за 1 квартал 2022 года и при этом необходимо будет ориентироваться на Приказ ФНС от 06.10.2021 г. № ЕД-7-11/875@.

Включать ли в РСВ сотрудника, который весь отчетный период был в отпуске без оплаты и ему не выплачивались никакие суммы? Что в такой ситуации ставить в РСВ?

Остальные разделы в РСВ заполнять не нужно (Письмо Минфина от 09.10.2019 г. № 03-15-05/77364).

Сделаем анализ вашей 1С на ошибки для корректной сдачи отчетности, расчета НДС, закрытия периода без ошибок.

Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров

Требуется ли подавать РСВ компаниям, временно приостановившим деятельность и в отчетном периоде не производившим никаких выплат сотрудникам?

Да, такие компании также должны сдавать РСВ. Согласно п. 7 ст. 431 НК данный отчет подается страхователями, которые производят выплаты физлицам. Однако, несмотря на это, отсутствие выплат физлицам не освобождает работодателя от сдачи РСВ с нулевыми показателями. Если компания не ведет финансово-хозяйственную деятельность, то это не основание для несдачи расчета в ИФНС.

Когда работодатель сдает нулевой РСВ, он заявляет налоговикам о том, что в отчетном периоде не было выплат и вознаграждений сотрудникам и, соответственно, отсутствуют страховые взносы, которые подлежат уплате за этот период. На основании нулевого РСВ налоговая инспекция понимает, что страхователь является добросовестным работодателем, и не привлекает его к ответственности по ст. 119 НК (Письмо ФНС от 03.04.2017 г. № БС-4-11/6174).

Можно ли не подавать РСВ, если в компании нет сотрудников, а с директором не заключен трудовой договор?

В такой ситуации все равно нужно сдавать РСВ, но с нулевыми показателями. Директор считается застрахованным лицом, в отношении которого компания обязана начислять и платить страховые взносы. При этом не важно, есть ли с ним трудовой договор или нет.

Формально трудовые отношения с директором компании как с работником могут быть оформлены не через трудовой договор, а через решение единственного учредителя. Если с директором компании не заключен трудовой договор, это не означает, что трудовых отношений нет как таковых. Таким образом, руководитель компании всегда учитывается как застрахованное лицо, а потому его нужно указывать в РСВ (Письмо Минфина от 20.11.2019 г. № 03-12-13/89698).

Необходимо ли в РСВ указывать возмещаемые сотрудникам командировочные расходы, не облагаемые страховыми взносами? В какой графе РСВ их указывать?

Да, эти выплаты в РСВ указывать нужно, поскольку в отчете проставляются доходы, как облагаемые страховыми взносами, так и не облагаемые ими. Когда сотрудники получают от работодателя оплату командировочных расходов, ее также нужно отразить в РСВ.

Сначала она показывается в

строке 030 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1;
строке 020 Приложения 2 к разделу 1;
строке 210 подраздела 3.2.1 раздела 3.

А потом сумма отражается в качестве расходов, которые не облагаются взносами в:

строке 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2. приложения 1 к разделу 1;
строке 030 Приложения 2 к разделу 1.

Подробнее об этом сказано в Письме Минфина от 28.03.2019 г. № 03-15-06/21254.

Необходимо ли указывать в РСВ суммы командировочных в пределах нормы, установленной законодательством?

Да, это нужно сделать. В РСВ обязательно указываются суммы выплат и иных вознаграждений, которые не подлежат обложению страховыми взносами на ОПС согласно ст. 422 НК (п. 6.6 Приложения № 2 к Приказу ФНС от 18.09.2019 г. № ММВ-7-11/470@).

При этом суточные пределах норм, регламентированных законодательством, указаны в п. 2 ст. 422 НК как выплаты, которые не подлежат обложению страховыми взносами. Соответственно, эти суммы суточных нужно указывать в РСВ на общих основаниях.

У работницы СНИЛС на девичью фамилию, а в паспорте фамилия после брака. Как по сотруднице заполнить в РСВ раздел 3? Работница не хочет менять СНИЛС.

Законодательством не предусматривается возможность изменения или корректировки СНИЛС. Этот документ физлицо получает однократно, и в него не вносятся изменения. В РСВ вся персональная информация сотрудника (к примеру, ФИО) указывается на основании документа, удостоверяющего личность (п.п 21.9-21.12 Приложения № 2 к Приказу ФНС от 18.09.2019 г. № ММВ-7-11/470@).

Соответственно, в РСВ в разделе 3 надо указывать актуальную персонифицированную информацию о сотруднике согласно данным его паспорта по состоянию на дату заполнения отчета.

Когда необходимо подать уточненный РСВ, если в разделе 3 неверно указана персонифицированная информация о сотруднике (ИНН, дата рождения и др.)? Можно ли не сдавать уточненный РСВ?

При таких ошибках уточненный РСВ нужно сдавать обязательно.

По законодательству если в РСВ указаны недостоверные персональные сведения, идентифицирующие застрахованное лицо, то считается, что отчет не представлен. Об этом ИФНС сообщает страхователю не позже дня, идущего за днем получения РСВ в электронном формате и не позже 10 дней, идущих за днем получения РСВ в бумажном виде (п. 7 ст. 431 НК).

В такой ситуации требуется подать в ИФНС уточненный РСВ, в котором будет два раздела 3 (отменяющий и уточняющий) в отношении каждого сотрудника, по которому были указаны неверные сведения (Письмо ФНС от 26.12.2018 г. № БС-4-11/25634).

Как быть, если ИФНС не приняла первоначальный РСВ? Нужно сдавать новый или уточненный РСВ?

Уточненный РСВ подается в ситуациях, когда ИФНС приняла первоначальный отчет, а затем в нем обнаружились неточности или ошибки. Смысл уточняющего РСВ именно в устранении ошибок или неточностей.

Когда ИФНС не приняла РСВ, о чем прислала работодателю отказ в приеме отчета, считается, что РСВ вообще не принят. В такой ситуации нет сведений, которые требуется уточнить. Если инспекторы прислали отказ в приеме РСВ, тогда работодатель подает новый первичный отчет, в котором устранены недочеты, из-за которых РСВ не был принят (они указываются в уведомлении об отказе).

Если ИФНС не приняла РСВ, в какой срок требуется подать повторный отчет, чтобы не было штрафа за просрочку?

В такой ситуации срок зависит от того, какая форма расчета использовалась. Если РСВ сдан в электронном формате, то у работодателя есть 5 дней с даты направления уведомления об отказе в приеме, чтобы повторно сдать РСВ.

Если РСВ сдан в бумажном формате, то такой срок составляет 10 дней с даты отправки уведомления в бумажном виде (абз. 3 п. 7 ст. 431 НК).

Если указанные сроки соблюдены, то дата представления РСВ — это дата сдачи отчета, который первоначально признан непредставленным.

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

если он сдаст отчет позже срока;
если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

Важно!

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Важно!

Нельзя отправлять тот же файл, который в фонде первый раз не приняли, – даже если в нём все ошибки скорректированы. Если при повторной отправке имя файла будет тем же, что и в первый раз, проверочная программа ПФР автоматически откажет в приеме.

Вот примеры таких ошибок.

В чем ошибка

Как правильно

недействительна;
выдана неуполномоченным центром;
принадлежит не тому, кто указан подписантом.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Вот примеры таких ошибок.

В чем ошибка

Как правильно

При проверке специалисты фонда сверяют СНИЛС по ФИО человека.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочный СНИЛС.

При проверке специалисты фонда сверяют ФИО по страховому номеру.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

На практике возможна такая ситуация. ПФР ошибочно открыл несколько лицевых счетов одному и тому же застрахованному лицу и, соответственно, присвоил ему несколько СНИЛС.

сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные;
сформировать дополняющий отчет, указав правильные сведения.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)

Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.

Самые распространенные ошибки такого типа:

не указан ИНН застрахованного лица;
указан неверный ИНН сотрудника.

Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.

ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
ИНН сотрудника указан с опечатками.

Важно!

При отсутствии ИНН у застрахованного лица нужно просто оставить соответствующие графы формы СЗВ-М пустыми. Нельзя вписывать в графы нули – это будет считаться ошибкой.

Выводы

Высокая квалификация наших специалистов и автоматизированный контроль позволят избежать вашей компании ошибок и штрафов, а вашему главному бухгалтеру – освободить рабочее время от рутинных операций и сосредоточиться на решении стратегических задач.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Как выглядит СНИЛС

СНИЛС представляет из себя ламинированный кусок бледно-зелёной или бледно-жёлтой бумаги, на котором содержится непосредственно номер СНИЛС, ФИО застрахованного лица, его дата и место рождения.

Все данные, указанные в СНИЛС должны соответствовать паспортным данным!

Фото СНИЛС

Что предпринять работодателю, если к нему на работу устраивается сотрудник, не имеющий этого документа? Как решить вопрос с оформлением СНИЛС с принятыми на работу сотрудниками, если они – граждане другого государства? Как правильно пройти процедуру оформления СНИЛС, и кому должна принадлежать инициатива? Рассмотрим эти моменты с позиции работодателя и сотрудника.

Особенности национального СНИЛС

СНИЛС – документ, подтверждающий регистрацию граждан РФ в пенсионной страховой системе. Форма этого документа установлена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 122п от 21.10.2001 г.

Каждый гражданин формально является будущим пенсионером. Поэтому зарегистрироваться в Пенсионном фонде можно в любое время жизни:

Зеленая пластиковая карта с номером имеет определенные особенности:

она уникальна;
может принадлежать только одному человеку;
присваивается пожизненно;
номер СНИЛС состоит из 11 цифр: трех групп из любых цифр по 3, пишущихся через дефис, и последней контрольной пары, где цифры вычисляются по особому алгоритму (схема «987-654-321 09);
СНИЛС служит идентификатором на портале предоставления государственных услуг;
уникальный номер этого счета значится на обратной стороне универсальной электронной карты;
карточка СНИЛС действительна только совместно с удостоверением личности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Номер счета, обозначенный в карте СНИЛС, назначается технологически, его цель – упрощение учета в назначении пенсий. Никакой дополнительной смысловой нагрузки цифры номера не несут.

СНИЛС при трудоустройстве

Работодатель в этой ситуации является страхователем, который будет уплачивать за сотрудника взносы в счет его будущей пенсии, поэтому регистрация работника в ПФР – прямая обязанность работодателя.

Как может случиться, что соискатель может устраиваться на работу, не имея на руках СНИЛС? Вероятны следующие ситуации:

Оформляем СНИЛС: порядок действий для работодателя

Если гражданин уже имеет СНИЛС, то обязан предоставить его работодателю, которому достаточно снять с карточки копию, оригинал остается у владельца. Работодатель будет указывать номер СНИЛС в отчетах, предоставляемых ПФР.

Сроки изготовления и выдачи СНИЛС

Закон устанавливает сроки для подачи документов в ПФР, выдачи карточек работодателю и передачи их сотрудникам. Все законодательно закрепленные сроки, касающиеся СНИЛС, приведены в таблице.

№	Действие	Срок
1	Выдача СНИЛС после подачи документов гражданином вне рабочего места	2 недели
2	Требование к работодателю относительно подачи в ПФР документов на работника без СНИЛС	2 недели со дня подписания трудового договора
3	Изготовление карточки СНИЛС после подачи пакета документов работодателем	3 недели
4	Выдача СНИЛС сотруднику работодателем	1 неделя после получения из ПФР
5	Возврат ведомости в ПФР для отметки о выдаче документа	1 месяц

Последствия при отсутствии СНИЛС

Работник, не имеющий лицевого счета в ПФР, не производит пенсионных отчислений, значит, время его работы не засчитывается в официальный стаж, поэтому сотрудникам невыгодно работать без оформления этой карты.

Для работодателя Трудовой и Налоговый кодексы не предусматривают прямой ответственности за нарушение порядка регистрации сотрудников в ПФР. Однако, при отсутствии у работников СНИЛС неизбежно возникнут проблемы при сдаче отчетности в социальные фонды, ведь страховые взносы без наличия счета не будут перечисляться. Если проверка выявит это нарушение, работодателя накажут за несвоевременную или неправильную подачу отчетности.

С работодателя-нарушителя может быть взыскано до 10% годовых пенсионных начислений, которые он обязан был уплатить за сотрудника без СНИЛС.

Иностранные работники и счет в ПФР

Если на работу в России устраиваются иностранные граждане, они так же, как и жители РФ, должны быть официально застрахованы. Этого требует ст.7 Федерального закона № 167 от 15.13.2001 г.

Не имеет значения, как долго проживают граждане других государств на территории РФ, либо это лица без гражданства. Нужно установить лишь их официальный статус, от которого зависит, какой документ они должны предоставить для оформления СНИЛС в качестве удостоверения личности вместо паспорта гражданина России. Иностранцам, пребывающим в РФ, присваивается один из трех статусов:

К СВЕДЕНИЮ! Процедура оформления СНИЛС для граждан иных государств и лиц, не имеющих гражданства, ничем не отличается от обычной, только вместо паспорта предъявляется другой документ, предусмотренный законодательством.

Возможно ли оформление СНИЛС ребёнку?

ВАЖНО! После 14 лет, получив собственный паспорт, юный гражданин может проделать эту процедуру самостоятельно.

Читайте также: