Как рассчитать зарплату бухгалтеру на удаленке

Обновлено: 15.06.2024

Распространение коронавирусной инфекции и, как следствие этого, – введение режима карантина, нерабочих дней и иных ограничительных мер подтолкнули многих работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – одна из тех служб, деятельность которой вполне успешно может вестись дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить требования нормативных актов.

Чтобы после возвращения к привычному рабочему ритму не пришлось столкнуться с претензиями органов финконтроля или трудовой инспекции, при переходе на "удаленку" обратите внимание на несколько важных моментов:

Формы

Переход на удаленный формат работы – дело добровольное!

Прежде всего, следует помнить, что заставить сотрудника работать дистанционно работодатель не вправе. От сотрудника нужно получить заявление о переводе на дистанционную работу и лишь затем издать соответствующий приказ.

Обязательным в этом случае является и заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, поскольку переход на дистанционную работу является изменением условий о характере работы. Важно, чтобы прописанные в допсоглашении изменения формата работы корреспондировали с новым регламентом взаимодействия структурных подразделений учреждения или отдельных должностных лиц, а также с порядком документооборота в дистанционном режиме. Об этом мы расскажем далее. А подробнее о том, как оформить удаленную работу, смотрите здесь.

Сотрудник на "удаленке" должен быть обеспечен оргтехникой, и это нужно оформить

Формы

Чтобы иметь возможность полноценно работать и взаимодействовать друг с другом, с руководителем, с контрагентами, сотрудник на дому должен быть обеспечен компьютером, иной оргтехникой, средствами коммуникации. Если нет возможности использовать личное имущество работника, обеспечить его необходимой техникой придется работодателю. Передача сотруднику имущества, принадлежащего учреждению, – факт хозяйственной жизни, а значит, должен быть оформлен первичным документом. Поскольку унифицированной формы для таких случаев не предусмотрено, учреждение вправе разработать ее самостоятельно или воспользоваться приведенной формой, разработанной специалистами Компании "Гарант".

Что касается порядка учета передаваемого сотруднику имущества, то здесь вполне достаточно предусмотреть внутреннее перемещение объекта между субконто счета учета основных средств или материальных запасов. Например, при передаче бухгалтеру его рабочего компьютера будет оформлена корреспонденция:

Дебет 0 101 24 310 субконто "Основные средства в пользовании сотрудников при дистанционной работе"

Кредит 0 101 24 310 субконто "Основные средства в эксплуатации".

Обратите внимание, что применение забалансового счета 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" в данном случае не вполне обосновано.

Удаленный режим работы влечет необходимость изменений в учетной политике

Формы

Конечно, работа бухгалтера на дому подразумевает во многом иной порядок взаимодействия с другими сотрудниками и службами учреждения, другие правила документооборота и сроки выполнения учетных процедур. Все это должно быть зафиксировано в учетной политике. Нужно определиться, с применением каких программных ресурсов и сервисов будет осуществляться передача электронных документов. Целесообразно ввести новый (временный) или скорректировать под ситуацию действующий график документооборота с указанием, в частности:

формы документа, принимаемого к учету, – электронный с ЭЦП, "бумажный", скан-копия и т.д.;
новых сроков оформления, согласования, подписания документов;
порядок передачи документов – по электронной почте, по специальной системе электронного документооборота, почтовой связью, курьерской службой и т.д.

Важно выстроить документооборот так, чтобы исключить "потери" документов дома у кого-то из сотрудников или в пути, если возникает необходимость везти оригиналы.

Кардинально меняется порядок согласования и подписания документов

При дистанционной работе вряд ли удастся сохранить и действовавший до этого порядок согласования и подписания документов. На "удаленке" должен быть выстроен предельно четкий порядок взаимодействия с руководителем, его заместителями, иными должностными лицами, кто визирует те или иные документы.

На первый план здесь выходит электронная подпись (ЭЦП), как основной инструмент удаленной работы. Кстати, в планах Минфина – повсеместное применение со следующего года электронных документов и регистров, подписанных электронной подписью. Подробнее об этом читайте здесь.

Сейчас применению и хранению ключа ЭЦП стоит уделить особе внимание. Нередко ключ ЭЦП, например, руководителя хранится без соблюдения должных мер безопасности. А в удаленном режиме работы, когда роль ЭЦП возрастает, доступ к ключу подписи тем более должен быть ограничен во избежание злоупотреблений.

В электронный формат возможно перевести и процедуру согласования документов. Вам поможет в этом сервис системы ГАРАНТ "Экспресс Согласование".

Правильно организовать рабочий график с использованием специальных ресурсов

Если учреждение продолжает работу, то даже на "удаленке" никуда не исчезает необходимость проведения совещаний, планёрок и тому подобных служебных мероприятий. Конечно, придется изменить и их формат. В рабочий график могут быть включены видеоконференции с применением таких инструментов, как Skype, Zoom и т.п. Такая организация совещания гораздо эффективнее множества перекрестных звонков по телефону и менее затратна по времени.

Кстати, внутреннюю связь с рабочих телефонов целесообразно переадресовать на сотовые телефоны сотрудников – это позволит не пропустить важный звонок от вышестоящих органов, контрагентов и пр.

Удаленная работа может повлечь ранее не предусмотренные расходы

Переход на дистанционную работу неизбежно приводит к увеличению расходов сотрудника на сотовую связь и интернет. Возможно локальным актом установить компенсационные выплаты на возмещение части стоимости телефонных переговоров и потребленного интернет-трафика.

Еще одна статья расходов может возникнуть в случае необходимости привлечения курьеров для передачи оригиналов документов в тех случаях, когда требуется документ с "живой" подписью и/или печатью. Убедитесь, что подобные расходы предусмотрены плановыми документами.

Контроль в сети – элемент оценки эффективности работы сотрудника на "удаленке"

Переход на дистанционный формат работы не позволяет как раньше оценивать работу сотрудников на предмет достижения показателей, являющихся основанием для выплаты премии, иных стимулирующих выплат. Но и безосновательно назначать премии тоже нельзя. Поэтому к процедурам контроля эффективности дистанционной работы сотрудников нужно отнестись особенно внимательно. Во-первых, сами критерии оценки эффективности работы стоит пересмотреть, ведь на "удаленке", как минимум, изменились временные затраты на обработку учетной информации. Во-вторых, стоит обратить внимание на специальные ресурсы – помощники в осуществлении контроля за использованием рабочего времени. Такие программы позволяют определять не только активность работника в сети, но и чем конкретно и в какое время он занимается.

Безопасность и сохранность передачи данных придется усилить

Периодичность создания резервных копий без данных, установленную в учреждении, при удаленной работе сотрудников следует строго соблюдать, а возможно, стоит резервировать данные даже чаще, чтобы избежать потери данных. Ведь архивировать теперь нужно и новые массивы информации – видеоконференции, совещания, электронные согласования, переписку и т.д.

Особое внимание следует обратить и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного использования.

Конечно, все это следует осуществлять во взаимодействии с IT-специалистами.

Надомная работа не должна препятствовать повышению уровня квалификации!

От бухгалтера всегда требуется высокий уровень профессионализма вне зависимости от того, работает ли он в офисе или на дому. Не зря ведь профессиональный стандарт "Бухгалтер" предусматривает регулярное повышение квалификации.

В период надомной работы сделать это дистанционно позволит просмотр бесплатных интернет-семинаров и видеоуроков. Кроме того, быть в курсе всех самых важных новшеств поможет новостная лента портала ГАРАНТ.РУ и системы ГАРАНТ.

27 апреля 2020 года

Учет резервов и долгосрочных договоров в 2020 году по новым федеральным стандартам Принять участие бесплатно

Учет по стандарту "Аренда": новшества 2020 года, проблемные вопросы и пути их решения, опыт коллег Принять участие бесплатно

Как выбрать счет учета для отражения задолженности в формах 0503169, 0503769: перенос на счет 209 30 и другие важные проблемы Принять участие бесплатно

Не всякий специалист справится с обслуживанием даже очень маленькой фирмы или ИП. Ведение бухгалтерии предприятия требует знаний разных участков бухгалтерского учета, умения работать с налоговой, фондами и многих других навыков. Предпринимателю при выборе удаленного учетного специалиста следует внимательно оценивать его опыт, чтобы избежать ошибок в бухгалтерии и связанных с ними проблем: штрафов, блокировок расчетного счета и нареканий со стороны контролирующих органов.

Бухгалтер может претендовать на удаленное обслуживание компании, если он имеет положительный опыт ведения бухучета и сдачи отчетности, если он знаком с работой на том налоговом режиме, который выбран компанией, и умеет применять налоговые вычеты. Он также должен представлять варианты взаимодействия с директором по ряду вопросов: передача первички, подписывание документов, оплата счетов.

Рабочие инструменты и навыки бухгалтера

Рабочее место бухгалтера должно быть оснащено необходимой техникой: телефон, ПК, принтер, сканер, доступ в интернет, папки и ящики для хранения бумажных документов. Учетный специалист должен иметь навыки работы в бухгалтерской программе или онлайн-сервисе, который отвечает потребностям фирмы-нанимателя. Важно умение отправлять отчетность через интернет.

Бухгалтер должен следить за нововведениями и актуальной информацией в сфере налогов, отчетности и бухучета, иметь доступ к действующим формам документов. Для работы будут ценны контакты экспертов, к которым можно обратиться за консультацией в сложной ситуации.

Договор между бухгалтером и фирмой

Неофициальная устная договоренность между бухгалтером-фрилансером и директором компании до сих пор остается популярным способом оформить сотрудничество. Несмотря на кажущееся удобство, это подвергает риску обе стороны: директор самостоятельно несет всю финансовую и юридическую ответственность за действия бухгалтера, а бухгалтер не сможет защитить себя в случае конфликта. Поэтому сторонам следует заключить трудовой договор либо гражданско-правовой договор, в котором будут прописаны обязанности бухгалтера, размер вознаграждения, конфиденциальность и ответственность сторон.

Формат взаимодействия между бухгалтером и фирмой

Между бухгалтером и директором компании-нанимателя необходимо установить удобный алгоритм общения и продумать способ связи. Директор должен ставить задачи бухгалтеру, а бухгалтер — отчитываться о проделанной работе. Это может происходить в электронной почте, по телефону или иными способами. Важно определиться с форматом передачи первичных документов: будет ли это пересылка по почте, доставка курьером или предоставление сканов. Также важно понимать, как и с какой периодичностью директор будет подписывать и заверять печатью подготовленные документы.

Если бухгалтер работает в онлайн-сервисе, который позволяет вести электронный документооборот и поддерживать связь между сторонами через интернет, то директор и бухгалтер могут даже не встречаться. Если же работа ведется в более консервативном формате, то придется решить вопрос с доставкой документов от директора бухгалтеру и в обратном направлении.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Обслуживающая бухгалтерская компания

Заметную часть рынка бухгалтерского обслуживания занимают организованные бухгалтерские компании, которые занимаются удаленным обслуживанием предприятий. Взаимодействие с такой организацией выгодно предпринимателям, так как это дает им ряд гарантий:

Даже если удаленный бухгалтер уйдет на больничный или в отпуск, его заменят коллеги, и дела фирмы не пострадают.
В штате бухгалтерской организации, как правило, есть эксперты из разных сфер бухгалтерского и налогового учета, так что в сложных ситуациях компании могут находить решение в короткие сроки.
Бухгалтерская организация дорожит своей репутацией и занимается проверкой компетенций при найме сотрудников, обучает их и контролирует работу.

Бухгалтеру, со своей стороны, также выгодно сотрудничать с обслуживающей бухгалтерской фирмой. Это обеспечивает поддержку со стороны более опытных коллег и постоянный поток клиентов. При этом и бухгалтеру, и директору одинаково важно выбрать добросовестную обслуживающую фирму для сотрудничества. Как выбрать надежную компанию?

Прежде всего, обратить внимание на отзывы о компании. Серьезные фирмы следят за своей репутацией и уровнем сервиса, отзывы об их работе чаще всего легко найти в интернете.
Оцените качество общения и компетенцию сотрудников при вашем обращении в компанию.
Уточните, в какой бухгалтерской программе или сервисе работает компания, в каком виде она принимает первичку, есть ли в штате курьер для доставки документов.
Узнайте, какую ответственность несет компания за ошибки своих специалистов, есть ли у компании связь с юристами и бизнес-экспертами.

Удаленный бухгалтер — это отличное решение для малого бизнеса, если сотрудник имеет достаточную компетенцию и опыт, чтобы ответственно вести бухгалтерию фирмы.

Удаленные бухгалтерские услуги пользуются большим спросом у малого и среднего бизнеса. Такой подход позволяет экономить средства, но требует ответственного выбора учетного специалиста или обслуживающей фирмы. Мы расскажем, каким критериям должен соответствовать бухгалтер, чтобы успешно работать на аутсорсинге.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Поговорим о видах удержаний из заработной платы, очередности и ограничениях их размера. Также из материала вы узнаете про типы доходов, из которых удержания не производятся.

Андрей, владелец компании, которая торгует строительным оборудованием оптом, решил найти удаленного бухгалтера для ведения учета и сдачи отчетности, так как задач было не много, а оплачивать зарплаты, больничные и отпуска не хотелось. ”Специалист” уверял, что у него все под контролем, но, как выяснилось потом, не сдал своевременно декларацию по НДС за первый квартал. Крайний срок — 25 апреля, о том, что отчет не сдан, узнали в середине июля. Штраф — 5% от суммы налога в месяц, налог — 100 000 рублей, пришлось внепланово расстаться с 15 000. Бухгалтер перестал отвечать на письма и брать трубку.

Таких историй вы, вероятно, слышали много. Теперь, когда появилась необходимость доверить финансы внештатному специалисту, не хотелось бы стать героем одной из них? Мы подготовили пошаговую инструкцию “Бухгалтер удаленно. Бухгалтер на удаленном доступе: как его выбрать, работать безопасно и эффективно”. Узнайте:

Как выбрать и найти удаленного бухгалтера?

Если речь о приходящем бухгалтере-фрилансере

Кроме образования и резюме рекомендуем проверить:

Наличие опыта работы с компаниями из вашей сферы.
Квалификацию. Что можно сделать:
- Протестировать на собеседовании (бесплатные тесты найдете в интернете). Есть нюанс — тому, кто не разбирается в бухгалтерии на должном уровне, будет сложно корректно трактовать результаты.
- Нанять аудитора, который проверит квалификацию вашего будущего бухгалтера, это стоит от 1 500 до 3 000 рублей.
- Попросить сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации. Учиться и проверять свои знания бухгалтер не обязан, но то, что он это делает, — хороший знак.

Если выбираете аутсорсинговую компанию

Прочтите отзывы не только на корпоративном сайте, но и на сторонних ресурсах.
Оцените коммуникацию с менеджером: как быстро отвечает, вовремя ли перезванивает и отправляет обещанные документы, есть ли вопросы, в которых он “плавает”. Если до начала сотрудничества о вас забывают или прислали договор с ошибками, есть вероятность, что уровень бухгалтерских услуг тоже неприятно удивит.
Уточните, работала ли компания с бизнесменами из вашей сферы. Отсутствие опыта, впрочем, не приговор, что подтверждает история нашего сотрудничества с компанией “ЭТБ каталитические технологии”.

Тех, кто прошел отбор по этим параметрам, можно сравнить по цене, а также узнать, какие услуги в нее входят и есть ли интересные спецпредложения.

В Фингуру начинающие бизнесмены получают услугу регистрации ИП или ООО бесплатно, заказывая бухгалтерское сопровождение на полгода. Интересно?

Бухгалтер удаленно: как документально оформить отношения?

С кем бы вы не работали, договор должен быть — это гарантия спокойствия. Не ограничивайтесь типовым документом, обсудите его содержание с бухгалтером и проверенным юристом.

Обязательные пункты договора с бухгалтером на удаленном доступе:

стоимость услуг, сроки и порядок их оплаты
перечень услуг, включенных в стоимость
список отчетов в контролирующие органы и сроки их сдачи
перечень документов, которые вы должны предоставлять бухгалтеру, с указанием сроков
ответственность бухгалтера за выполнение обязательств, соблюдение сроков и отсутствие ошибок
соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

Как исключить утечку информации, сотрудничая с бухгалтером удаленно?

Бухгалтер получает доступ к финансовой отчетности, информации о сделках и документам компании, а значит, есть риск продажи этих данных конкурентам. Как перестраховаться? До подписания договора узнать, что сделано для того, чтобы исключить случайную или намеренную утечку.

Мы в Фингуру обеспечиваем безопасность клиентов так:

Как ставить задачи и контролировать их выполнение?

Если речь о приходящем бухгалтере

Вариантов два: доверять или стоять над душой, постоянно уточняя, как идут дела, что не поможет вам оценить ситуацию.

Если выбираете аутсорсинговую компанию

Вариантов все так же два, но компаниям проще сделать процесс прозрачным для клиента:

есть личный кабинет
автоматически формируются отчеты
бухгалтера на время отпуска или болезни можно заменить, чтобы это не сказалось на выполнении задач заказчика
есть менеджеры, контролирующие работу бухгалтеров.

В Фингуру мы добавили еще несколько полезных функций для клиентов:

одновременно может выполняться любое количество задач, потому что в вашем распоряжении — все бухгалтеры нашей команды, между которыми распределяет поручения персональный менеджер;
сроки сдачи отчетов в контролирующие органы и выполнения других ключевых задач отслеживает программное обеспечение.

Можно ли привлечь бухгалтера на удаленном доступе к ответственности?

Она просила меня помочь восстановить ей учёт до приличного состояния, и за эту услугу собиралась платить из своего кармана. Но когда мы подсчитали, сколько выведенных средств у неё не закрыто документами, насчитали на уголовный размер. Девушка числилась главбухом официально.

Восстанавливать учёт девушка не стала. Она уволилась как раз перед годовым балансом, стерев базу с сервера перед уходом — обо всем этом она рассказала мне чуть позже, когда я поинтересовалась судьбой восстановления. Разумеется, все это она проделала по собственной инициативе

Какой делать вывод — решайте сами

Прошёл квартал, бухгалтер на удаленном доступе посчитал упрощённый налог, уплатил и счёл свой долг выполненным. А в конце месяца бизнесмену заблокировали счёт за несдачу декларации по НДС, которую ИП на общей (традиционной) системе налогообложения обязан подавать ежеквартально

Это было шоком для всех, и в первую очередь для бизнесмена, которому, помимо штрафа за несданную отчётность, пришлось платить все налоги по общей системе (31% вместо 6%).

Застраховаться от ошибок на 100% не получится, но на ком ответственность за них? Давайте разбираться.

Если речь идет о приходящем бухгалтере

Ответственность за срыв сроков и ошибки должна быть зафиксирована в договоре, но в случае чего придется доказать вину бухгалтера и, возможно, дело дойдет до суда. Вам от этого не легче: сначала придется оплатить штрафы и пени из своего кармана, а потом ждать компенсации, надеясь на справедливость.

Читайте историю нашего клиента, которому бухгалтер на удаленном доступе обеспечил миллионную задолженность, заблокированные счета и попадание в реестр должников.

Если выбираете аутсорсинговую компанию

Компании, уверенные в качестве своих услуг и дорожащие репутацией, предлагают страховку от ошибок. В Фингуру это 1 миллион рублей — каждый клиент может рассчитывать на компенсацию в рамках этой суммы, если понес расходы по вине бухгалтера.

Сколько берет бухгалтер на удаленном доступе и какие услуги оказывает?

На стоимость услуг могут влиять:

организационно-правовая форма компании
режим налогообложения
выручка
количество хозяйственных операций
количество документов
количество операций по расчетному счету
количество сотрудников
количество основных средств.

Стоимость услуг бухгалтера на удаленном доступе варьируется от 10 000 до 40 000 рублей в месяц.

В Фингуру мы подходим к расчету стоимости ведения бухучета иначе — она определяется с учетом:

режима налогообложения: от него зависит количество отчетов, которые нужно сдавать;
количества сотрудников: с ростом штата работы у бухгалтера тоже прибавится, а значит, цена вырастет;
количества хозяйственных операций.

Все тарифы включают основные услуги:

внесение данных в специализированную бухгалтерскую программу, их систематизация и обработка
сдача отчетности в контролирующие органы
подготовка документации по всем хозяйственным операциям компании в соответствии с законодательством
расчет заработной платы, ведение кадрового учета предприятия.

Стоимость бухгалтерского сопровождения Фингуру: от 6 000 рублей в месяц.

Первый месяц — бесплатно. В этот период делаем все, кроме сдачи отчетности.

Бухгалтер удаленно: 6 шагов к безоблачному сотрудничеству

Найти удаленного бухгалтера с релевантным опытом и проверить его квалификацию.
Составить договор, в котором прописаны обязанности и ответственность сторон.
Убедиться, что информация о сделках и документы компании не будут случайно или намеренно слиты конкурентам, узнав, что для сохранности данных клиента предпринимает бухгалтер.
Найти способ контролировать выполнение задач, не тратя на это слишком много времени.
Обсудить ответственность за ошибки и несвоевременную сдачу отчетов, чтобы потом не платить штрафы и пени самому.
Сравнить предложения и выбрать того, кто возьмет на себя бухучет, освободив вам время для развития бизнеса.

Попробовать первый месяц бесплатно

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

Вы оплачиваете бизнес-картой покупки для бизнеса, а банк возвращает определенный процент от потраченной суммы — так можно коротко описать принцип кэшбэк-программ. Выглядит привлекательно, но есть нюансы. Во-первых, существуют лимиты: больше максимальной установленной банком суммы вы не получите. Во-вторых, если бонус выражен в баллах, обменять их можно, только накопив за месяц минимальную сумму, иначе сгорят. В-третьих,нужно платить налог с кэшбека (но не всем).

3 Сентября 2021

Предприниматели, у которых мы ведем бухучет, регулярно спрашивают, как начать работать с госзакупками. Многие хотят попробовать, но уверены, что с крупными компаниями тягаться бессмысленно, а процесс участия максимально запутанный. На самом деле, для представителей малого бизнеса есть ряд бонусов, да и процедура кажется сложной только с непривычки.

25 Августа 2021

ИП без сотрудников теперь обязаны использовать онлайн-кассы (но есть исключения), усиленную квалифицированную подпись можно бесплатно оформить в налоговой, инспекторы начнут уведомлять о предстоящей блокировке счета, а пособие за раннюю постановку на учет по беременности выплатит сотрудницам Пенсионный фонд. Эти и другие изменения в бизнесе в 2021 найдете в нашем обзоре!

Держать бухгалтерские дела целиком в своих руках — правильно, но только в начале бизнеса, когда операций мало, и хочется сократить расходы. Цена ошибки в этот период невелика, плюс приобретается незаменимый опыт в ведении учета и налогах.

Но если половина рабочего времени уходит на ведение бухгалтерии, а на развитие компании времени не остается, то стоит отдать выполнение этих рабочих функций на аутсорсинг. Тут два варианта: заключить договор с бухгалтерской фирмой, или найти бухгалтера-фрилансера.

Фирмы-аутсорсеры

Про фирмы — аутсорсеры мы писали. Рассмотрели вопросы, как выбрать фирму и какую ответственность несет компания-аутсорсер: избегаем неопытных однодневок, смотрим на стаж, опыт работы и дату основания (от одного года).

Заключаем договор, в котором прописываем финансовую ответственность обслуживающей фирмы за несоблюдение сроков и ошибки, связанные с бухгалтерий. Не переживаем о замене сотрудника, если он уволится, заболеет, уйдет в декрет.

Работа с компанией — бухгалтерским аутсорсером, пожалуй, самый цивилизованный метод работы на сегодняшний день. Но среди наших читателей есть желающие наступить на грабли работать с частным бухгалтером — приходящим или удаленным. Чтобы шишка на лбу была чуть поменьше , мы подготовили несколько рекомендаций.

Бухгалтер на удаленке

Выбор специалиста

Отдать учет в руки первого встречного — решение неверное. Сначала убедитесь в компетентности специалиста, не стесняйтесь проверить рекомендации. Вы оцениваете потенциального кандидата со стороны профессиональной деятельности, но проверка рекомендаций позволит убедиться, что вы заключаете договор со “своим” человеком, вам ему доверять бухгалтерию компании:

Если вам требуется универсальный специалист, который ведет бухучет от “первички” до баланса, то кандидат, который имел в подчинении сотрудников вам не подходит, но если кандидат занимал должность заместителя главного бухгалтера, то обратите на него внимание, он наиболее квалифицирован в бухучете.

Нюансы оформления договора

Если вы определились с специалистом, кому доверите бухгалтерское обслуживание вашей компании, еще раз обсудите все нюансы с объемом оказываемых услуг и их оплатой и подробно пропишите их в договоре.

Не забудьте предусмотреть пункт о конфиденциальности информации — 100% гарантии нет, но лучше с ним, чем без него.

К договору об аутсорсинге применяются общие правила о договоре возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).Внесите в договор условия про сроки и перечень выполняемых услуг, результаты работы и зону ответственности:

Перечень оказываемых услуг

Максимально подробно опишите процессы и функции, которые вы передаете бухгалтеру-фрилансеру, перечислите все его задачи и обязанности. Подробное обсуждение задач, функций и сроков позволит четко планировать затраты на аутсорсинг.

Например, в ходе работы выяснилось, что компании необходима донастройка учетной системы или дополнительные отчеты, которые не указаны в договоре — все они будут оплачиваться дополнительно.

Cроки предоставления информации и результатов работы

Чтобы не было разногласий между вами и специалистом, четко опишите сроки предоставления услуг. Важно обговорить сроки для обеих сторон — это поможет установить из-за кого возник баг в работе и в чьей зоне ответственности.

Помните, причина задержки отчета может быть и на вашей стороне, если вовремя не передали информацию специалисту.

Зоны ответственности

Хорошо проработанные зоны ответственности устраняют сложности при взаимодействии. Не лишним будет прописать в договоре, что бухгалтер обязан вас уведомить, как заказчика, о проблемах и причинах выполнения конкретной задачи в установленный срок — в противном случае исполнитель выплатит неустойку в размере суммы, которая прописана в договоре.

Условия расторжения договора.

От перечня задач, которые вы перед собой поставили перед принятием решения взять бухгалтера на аутсорсинг будет зависит срок заключения договора: от нескольких месяцев, до нескольких лет, пропишите условие о последующей его пролонгации.

Например, после истечения сроков договора, с обеих сторон не возникло желания его расторгнуть, то по умолчанию договор об аутсорсинге продлевается на срок, указанный в договоре.

Согласно ст.782 ГК РФ обе стороны имеют право отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке не дожидаясь окончания срока действия договора. Поэтому заранее согласуйте условия расторжения договора , чтобы избежать в дальнейшем проблем, связанные с выгрузкой баз данных или передачей дел другому специалисту, обсудите готов ли будет специалист после расторжения договора консультировать по ведению бухгалтерского учета, будет ли это бесплатно или будет прописана конкретная сумма.

В общем, заключение договора с частным бухгалтером на удаленке требует подхода, аналогичного заключению договора с фирмой аутсорсером, во только форму договора вам придется разрабатывать самостоятельно.

Контроль работы

Будьте готовы, что первый год нужно за удаленным бухгалтером все перепроверять подробно. В дальнейшем тоже лучше не упускать из виду деятельность бухгалтера. Соблюдайте простые правила, чтобы в случае конфликта не пожалеть о своем бездействии:

Минимум раз в квартал делайте резервную копию бухгалтерской базы. Тогда восстанавливать бухгалтерию компании придется не годами, а пару месяцев или недель., в случае если бухгалтер на удаленке заболел, перестал выходить на связь, или у него “сломался” компьютер. Хорошей альтернативой может быть использование онлайн бухгалтерии, доступ к которой администрируете вы. Тогда можно не думать о резервных копиях;
Посмотрите календарь отчетности и уплаты налогов, составленный для вашей компании. В соответствии с календарем запросите у бухгалтера протоколы о сдаче отчетов. Это застрахует вас от штрафов и возможной блокировки банковского счета;
Храните первичные документы у себя, в офисе. Запомните, весь объем первичных документов: договоры, накладные, акты, счета-фактуры, хранятся в офисе компании, не у бухгалтера дома. Не давайте бухгалтеру возможность шантажировать вас: ”нужна первичка — плати деньги”;
Раз в год инициируйте аудит бухгалтерского учета. Бухгалтер может совершать не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс. С виду мелочь, но сказывается на общем состоянии учета. Самостоятельно найдите организацию для проведения аудита. Результат проверки отображает реальное состояние учета и поможет устранить недостатки.
Если нет проверок со стороны контролирующего органа или все проверки пройдены, нет штрафов или пени со стороны налоговой — бухгалтер ведет корректный учет, следит и предоставляет ежемесячные или ежеквартальные отчеты.

Читайте также: