Как оформить замещение сотрудника на время отпуска

Обновлено: 14.05.2024

Трудовое законодательство устанавливает обязательность ежегодных основных отпусков, но производственная необходимость требует, чтобы непрерывные рабочие процессы в организации соблюдались. Эти два противоречия приводят к тому, что на время отпускных периодов обязанности отдыхающего работника возлагаются на иного человека.

В некоторых случаях можно обойтись простым распределением, но часто происходит возложение обязанностей на конкретного человека, который будет не только выполнять весь полагающийся объем работы, но и получать за это надбавку.

Совместительство требует оформления, установление доплаты при внутреннем совмещении и зарплаты при внешнем. Кроме того, следует учитывать еще и иные важные аспекты, такие как выдача оплачиваемых дней отдыха самим совместителям.

Совмещение на время отпуска

Каждый сотрудник организации имеет свой четко очерченный круг обязанностей, которые закреплены в должностной инструкции. Статья 60 ТК РФ оговаривает, что выполнять иные функции, кроме оговоренных договором, работник не обязан, а принуждать его к этому наниматель не имеет права. Однако данный запрет распространяется скорее на саму компанию, чем на наемных лиц. В ст. 60.1 ТК устанавливается право человека на работу по совместительству. А в статье 60.2 прописывается, что совместить обязанности временно отсутствующего сотрудника можно с другими, путем их возложения на его коллег. Это будет называться расширением зон обслуживания при условии, что обязательства выполняются иным работником, который имеет сходные трудовые функции на предприятии. В других случаях такое выполнение обязанностей именуется внутренним замещением.

Прибегнуть к первой или ко второй возможности можно при соблюдении следующих условий:

Добровольного согласия самого совместителя.
Назначение оплаты за выполняемые обязанности.

И то и другое условие обязательно, а вот размеры доплат определяются индивидуально в каждом отдельном случае.

Доплата за совмещение

Законодательные нормы никак не регулируют объем работ, выполняемых по совместительству. Доплата за совмещение должностей на время отпуска устанавливается исходя из нескольких основных критериев, главным из которых является должность отпускника и размер его оклада или тарифной ставки. Вторым немаловажным аспектом, от которого собственно и считается сумма будущих выплат, является зарплата ушедшего в отпуск. Так как Трудовой кодекс не оговаривает каких-то минимальных или максимальных пределов, то оплачиваться работа по совместительству будет в том размере, о котором договорятся стороны сотрудничества.

Компенсация за совмещение зависит от:

Объема возлагаемых работ. Зачастую выполнить весь спектр обязанностей одному сотруднику, являющемуся внутреннему совместителю, не под силу, поэтому начальник может распределить их между нескольких работающих.
Количества часов, затрачиваемых на их выполнение. Важно, будет ли человек делать прибавившуюся работу в течение своего трудового дня или в иное время.

Сумма надбавки может устанавливаться в твердых величинах или в процентах от оклада отпускника.

Процедура оформления

Следовательно, любое исполнение чужих обязанностей должно быть официально оформлено. Для того чтобы оформить замещение, необходимо:

Иметь повод для начала процедуры. Чаще всего непосредственный руководитель отпускника пишет докладную на имя директора организации о том, что на определенный период требуется возложить рабочие обязательства на иное лицо.
Директор оценивает, может ли он расширить зону обслуживания, должен привлечь внутреннего или внешнего совместителя.
После того как решение о требуемом заместителе принято, выбирается кандидатура.
Замене, если она известна и числится в организации, шлется уведомление с просьбой взять на себя определенный блок работ.
Стороны достигают договоренности о сумме выплат и заключают соглашение в письменном виде.
Последним этапом издается приказ.

На крупных предприятиях для автоматизации процессов вопросы внутренних замещений решаются заранее. Обычно в трудовом договоре и должностной инструкции прописывается необходимость замещения на время отпуска определенного сотрудника. Такой порядок позволяет пропускать все этапы оформления, кроме последнего. Просто в нужное время издается соответствующий приказ.

Заключение соглашения

Если ранее в трудовом контракте необходимость замещения не предусматривалась, то стороны должны составить дополнительное соглашение. В нем надо прописать все значимые для выполнения обязанностей пункты.

Типовое допсоглашение содержит:

Номер и дату договора, к которому оно пишется.
Дату составления документа.
Реквизиты организации-работодателя и сведения о руководителе – ФИО, должность и на каком основании он действует.
Данные работника – ФИО.
Сведения о возлагаемых обязанностях. Если они передаются одному человеку в полном объеме, то прописывается общая информация, а если частично, то придется привести уточненный их перечень.
Даты, когда придется совмещать работу.
Размер устанавливаемой надбавки за выполнение труда.

В соглашении также может быть прописано, что сотрудник имеет право досрочно сложить с себя совместительство, предупредив об этом работодателя не позднее чем за три дня.

Издание приказа

Приказ – это обязательный распорядительный документ, который должен издаваться при принятии каждого отдельного решения.

В нем указываются такие сведения:

Дата и номер документа.
Ссылка на статью 60.2 ТК РФ, на основании которой принимается решение о замещении.
Причина совместительства. Они могут быть разными, но в данном случае речь идет о предоставлении отпуска сотруднику.
Время замещения, указываются крайние даты начала периода и его окончания, они совпадают с отпуском замещаемого лица.
Спектр обязанностей, которые возлагаются на заместителя.
Сумма оплаты за выполняемые действия.

Приказ подписывается директором, после чего с ним должны быть ознакомлены и сам отпускник, оставляющий свои обязанности на время, и тот, кто принимает ответственность за их выполнение.

Основанием для приказа в отдельных случаях может стать заявление на взятие обязательств по совмещению на себя. Некоторые работники, желая подработать, пишут встречные заявления начальству.

Замещение сотрудника на время отпуска

Не всех сотрудников можно заместить своими силами, прибегая к услугам внутренних работников. Некоторые профессии требуют выполнения трудовых действий в объеме, занимающем все рабочее время, что, безусловно, невозможно при внутреннем совместительстве. К тому же бывает, что в коллективе просто нет такого специалиста, который может выполнять необходимые действия квалифицированно и профессионально. В этих случаях не обойтись без заместителей.

Приглашенный специалист может быть оформлен на полную ставку, к примеру, если он не имеет иной работы или находится сейчас в отпуске с ограничением срока действия договора. Также он может быть принят по совместительству, имея иное место работы. И тот и другой способ вполне законен, но требует соответствующего оформления.

Отдельным пунктом при внешнем совместительстве идет подбор заместителя. Он должен соответствовать всем требованиям должности отпускника и иметь достаточный опыт работы и подходящую квалификацию. Подбор замены процедура трудоемкая, поэтому зачастую она производится заблаговременно.

Оформление

Внешние совместители оформляются иными методами, нежели внутренние. Они проходят полноценный прием на работу, который зависит только от того, имеется ли иное место труда у принимаемого сотрудника или нет. Если работы основной нет, то он обязан предоставить полный перечень документов, оговоренный в ТК РФ, включая трудовую книжку. А вот имеющие основное рабочее место могут не предоставлять личную раюбочую книжку и даже имеют право решать вносить ли им информацию об этой временной работе в нее или нет.

Кроме обязательных документов, наниматель может потребовать справку от основного нанимателя о характере выполняемых работ. Такое правило обязательно, если заместитель будет трудиться во вредных или опасных условиях. Иногда не обойтись и без медицинских справок о состоянии здоровья.

После того как пакет документов на прием предоставлен, с совместителем заключается трудовой договор, в котором прописывается:

Кем принимается на работу гражданин.
На какой срок он принят, здесь следует указать день начала труда и его окончания.
Какая оплата будет ему полагаться.

Контракт составляется по тем же правилам, что и для основных работников, только с ограничением сроков сотрудничества.

Оплата при замещении

Внешнее совместительство имеет свои правила расчёта сумм оплаты. Хотя они и не регламентируются законодательно, но чаще всего вознаграждение заместителя напрямую зависит от оклада отпускника.

Рассчитать зарплату совместителю можно исходя из:

Размера ставки от зарплаты временно отсутствующего работника. Полная ставка будет равна одному окладу, а 0,5 только его половине.
Среднему уровню оплаты в регионе по данной должности.

Главное при назначении заработной платы – это достижение договоренности между временным работником и самим работодателем. Если обе стороны удовлетворены условиями соглашения, то договор может быть подписан.

Обратите внимание, что при совмещении, будь оно внутренне или внешнее, рассчитывать на все виды доплат, которые были установлены основному работнику, не приходится. Дополнительные суммы, такие как выслуга лет, профмастерство и иные назначаются как поощрительные для постоянных сотрудников и чаще всего не включаются в зарплату заместителя.

Отличие совмещения от совместительства

Совмещение и совместительство – это абсолютно разные понятия, которые требуют различного оформления и оплаты.

Совмещение – это временное выполнение иных обязанностей без освобождения от своих основных на протяжении оговоренного в трудовом договоре времени работы, без его увеличения или выхода в выходные. Фактически при совмещении человеку грозит рост обязанностей, но не рабочего времени. Пока отпускник будет отсутствовать иной сотрудник, чаще всего коллега из того же отдела, выполняет его работу. Доплата при совмещении назначается чаще всего в пределах 30-50% от оклада отпускника. При таком оформлении заключать трудовой договор не требуется, достаточно получить от человека согласие на замещение и издать приказ. Как только отдыхающий выходит на свое рабочее место, договоренность исчерпывает себя.

Совместительство предполагает, что наемное лицо берет подработку, которую должно выполнять в свободное от основного труда время. Подрабатывать можно как в пределах своей компании, так и в иных организациях, количество дополнительных рабочих мест законодательно не ограничено.

Взятие на себя лишних обязательств должно оформляться документально, как трудоустройство.

Внутреннее и внешнее совместительство

Совместительство подразделяется на:

Внутреннее подразумевает работу в той же организации, где наемное лицо числится по основному месту, но за пределами установленных трудовых рамок. Работать внутри организации можно, если у нанимателя есть свободные рабочие места, а квалификация позволяет выполнять эту работу. Работать внутри организации можно на любой должности и если ранее существовали ограничения, которые запрещали выполнять сходные основной работе обязанности, то сейчас таких запретов нет.

Внешние совместители – это те, кто трудоустраивается в иные компании на целую или частичную ставку. Положительным моментом является то, что разрешение на допработы у основного работодателя брать не следует. Конечно, это не касается руководителей, которые не могут трудоустраиваться на параллельные работы без одобрения данного решения.

Любой вид допработ требует заключения договора с указанием условий труда, оплаты и т.д. При его составлении правильно будет ориентироваться на типовые договора для основных работников с уточнением сроков сотрудничества.

Отпуска совместителям

Стать 286 ТК РФ устанавливает, что совместители также должны быть обеспечены отпускными периодами, как и основные работники.

Так, наемные лица, с которыми заключены срочные трудовые соглашения, сроком до двух месяцев, не могут рассчитывать на отпуск по закону. А вот работа сверх установленного минимума дает право на законный оплачиваемый отдых. Его размер рассчитывается исходя из фактически отработанного времени, путем применения формулы расчета количества отпускных дней.

Отпуск внешним совместителям, как собственно и внутренним, дается на следующих условиях:

Без установления обязательной предварительной отработки в течение первых полугода.
В то же время, что и по основному рабочему месту.
Если продолжительность его меньше, чем на основной работе, то разница может добираться днями за свой счет.

Оплата отпуска производится из расчета средней заработной платы сотрудника помноженного на количество положенных суток отдыха.

Лето делит людей на убывающих в отпуск и тех, кто их заменяет. Кому поручить исполнение обязанностей отсутствующих работников? Как оформить эти трудовые отношения? В каждом отдельном случае следует выбрать вариант, отвечающий требованиям законодательства. Рассмотрим эти варианты, чтобы вы могли выбрать тот, который подходит именно вам.

На страницах журнала мы уже так или иначе затрагивали тему замены временно отсутствующих работников. Сегодня соберем все возможные способы вместе и поговорим об их особенностях.

Обойдемся своими силами

Если вы хотите обойтись своими силами и не привлекать стороннего сотрудника на период отпуска того или иного работника, то вам подойдут следующие варианты.

Совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности) может быть поручена другому работнику с его письменного согласия. В этой ситуации дополнительная работа поручается без освобождения от основной работы, определенной трудовым договором (ст. 60 2 ТК РФ).

Если работа поручается по другой профессии (должности), то она будет осуществляться в порядке совмещения профессий (должностей). Если по такой же профессии (должности) путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.

Во всех перечисленных случаях порядок действий кадровика должен быть следующим (рассмотрим на примере совмещения):

заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору с описанием условий совмещения (в обязательном порядке указываются срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, размер доплаты);
издать приказ о совмещении (в произвольной форме с обязательным указанием поручаемой работы, срока, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу и размера доплаты) (образец на стр. 46);
ознакомить работника с приказом о совмещении под роспись*.

В порядке совмещения профессий (должностей) обязанности временно отсутствующего работника могут быть распределены между несколькими сотрудниками. Содержание и объем дополнительной работы каждого конкретного работника устанавливается при этом работодателем с письменного согласия каждого конкретного работника (фиксируется в дополнительных соглашениях к трудовым договорам). С учетом содержания и объема дополнительной работы соглашением сторон определяется и размер доплаты. Размер доплаты может быть определен как в процентах от оклада, так и в твердой сумме (в рублях).

Временный перевод на другую работу. При таком варианте работник освобождается от своей основной работы для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. Работник может быть временно переведен на другую работу лишь по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме. Исключение составляют случаи, предусмотренные частями второй и третьей ст. 72 2 ТК РФ, такие как производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар и др. (то есть в связи с производственной необходимостью).

По соглашению сторон временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего работника допускается до выхода этого работника на работу. Для его оформления необходимо:

заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору;
издать приказ по унифицированной форме №Т-5**;
ознакомить с ним работника под роспись***.

В связи с производственной необходимостью временный перевод на другую работу допускается без согласия работника на срок до одного месяца и только при условии, что замещение временно отсутствующего работника вызвано чрезвычайными обстоятельствами (ч. вторая ст. 72 2 ТК РФ). Оплата труда работника при этом производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Для оформления перевода по производственной необходимости также издается приказ по форме №Т-5, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.

Во избежание негативных ситуаций необходимо ответственно подойти к оформлению замещения руководителя организации и материально ответственных сотрудников****.

Внутреннее совместительство. При внутреннем совместительстве вы должны заключить с работником отдельный трудовой договор о выполнении им другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. При заключении трудового договора по совместительству необходимо обратить внимание на ограничения, установленные частью пятой статьи 282 Трудового кодекса. Если будущий совместитель не подпадает под указанные ограничения, то с ним можно заключать трудовой договор. При этом в трудовом договоре должно быть обязательно указание на то, что работа является совместительством.

На основании заключенного трудового договора:

издается приказ о приеме на работу по совместительству по форме №Т-1**;
приказ объявляется работнику под роспись;
вносится запись в трудовую книжку (по желанию работника) (ст. 66 ТК РФ);
оформляется отдельная личная карточка по форме №Т-2**.

Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). При этом в течение одного месяца (или другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени другого учетного периода), установленной для соответствующей категории работников (ст. 284 ТК РФ)*****.

Привлекаем специалистов со стороны

Если силами кадров организации вы обойтись не можете, предлагаем рассмотреть такие варианты.

Внешнее совместительство. На такой короткий срок, как отпуск, найти хорошего специалиста, конечно, не просто. В таком случае можно пригласить специалиста из другой организации на условиях внешнего совместительства и с ним заключить трудовой договор на период отпуска вашего сотрудника. Но при этом надо помнить об ограничениях и особенностях, установленных при работе по совместительству, о которых мы говорили выше.

Общий порядок действий при приеме на работу внешнего совместителя такой же, как и при приеме внутреннего совместителя (трудовой договор, приказ, личная карточка). Одно отличие: запись в трудовую книжку (опять же по желанию работника) делается по месту основной работы вашего внешнего совместителя. Для этого вы должны будете, если работник попросит, выдать ему копию приказа о приеме на работу или справку (ст. 66 ТК РФ).

Срочный трудовой договор. На период отпуска работника, чтобы не нарушался нормальный ход работы в конкретном структурном подразделении или в организации в целом, можно принять работника по срочному трудовому договору.

Порядок приема на работу по срочному трудовому договору такой же, как и при приеме работника на неопределенный срок. Но существуют и некоторые особенности.

Так, в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса в трудовом договоре в обязательном порядке должен быть указан срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора. Основанием в данном случае является предоставление отпуска (очередного или дополнительного) сотруднику организации. А какой указать срок?

Глобальный подход

Бывают ситуации, когда речь идет не о замене нескольких сотрудников, а о необходимости привлечь значительно большее число людей или закрыть очень большой фронт работы. Выходом может стать лизинг персонала или аутсорсинг работ (услуг).

Совет

При заключении срочных трудовых договоров не забывайте о сроке их истечения. Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу. Трудовой договор, заключенный для выполнения сезонных работ в течение определенного периода (сезона), прекращается по окончании этого периода (сезона).

О прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения (за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника) (ст. 79 ТК РФ).

** Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

При уходе в отпуск обязанности сотрудника исполняет его заместитель.

Если такой штатной единицы не предусмотрено, а работа должна продолжаться, функции отпускника можно переложить на другого сотрудника.

Законодательство

В Трудовом кодексе закреплены два варианта временного возложения чужих обязанностей на другого сотрудника:

Под совмещением по норме статьи 60.2 Трудового кодекса понимается дополнительная работа:

по своей же профессии или должности;
по другой должности или профессии.

Например, секретарь может исполнять обязанности кадровика одновременно с секретарской работой, и наоборот.

Временный перевод по норме статьи 72.2 Трудового кодекса предполагает освобождение сотрудника от его основной работы и возложение на него функций другого работника на время отпуска. Например, один из делопроизводителей временно переводится на должность секретаря.

Никаких других вариантов замещения ТК не предусматривает. Тем более не имеет юридической силы устная договорённость, так как все изменения во взаимоотношениях директора и подчинённого, в том числе обязанности и доплаты, оформляются письменно.

В случае устного договора директор не сможет привлечь замещающего к ответственности за плохую работу, а сотрудник может остаться без доплаты.

Совмещение

Если на сотрудника временно возлагаются чужие обязанности, его согласие на то обязательно. При этом и объём работы, и размер доплаты должны быть согласованы и обозначены в документе.

Дополнительная работа может выполняться в основное рабочее время замещающего работника.

Важно: соглашение о временном совмещении может быть расторгнуто без указания причин по инициативе директора или замещающего сотрудника, но с предупреждением за 3 рабочих дня.

Доплата

По норме статьи 151 ТК совмещение оплачивается по соглашению. Никаких инструкций по расчёту доплаты или указания конкретных сумм не содержится ни в одном правовом акте.

То есть, на какую сумму денег договорятся стороны соглашения (директор и замещающий сотрудник), столько и будет начислено, конечно, за вычетом НДФЛ.

Оформление

Оформить совмещение можно допсоглашением к трудовому договору.

Все соглашения оформляются по той же схеме, что и трудовые договоры. То есть должны обязательно присутствовать включения:

обозначение работодателя (название фирмы, лицо, полномочное подписывать договор со ссылкой на устав или доверенность);
сведения о работнике (ФИО, профессия, должность, отдел, адрес);
сущность соглашения.

На основании подписанного соглашения издаётся приказ о совмещении, где указано:

какие должности или профессии будет совмещать сотрудник;
на какой срок устанавливается совмещение;
какая будет произведена доплата.

По истечении срока соглашения оно теряет силу, то есть, сотрудник не обязан выполнять дополнительную работу, а директор не должен платить за совмещение.

Временный перевод

Замещение переводом производится опять же по соглашению. Но, в отличие от совмещения, при переводе сотрудник будет исполнять только рабочие обязанности замещаемого работника, но не свои.

При этом согласие сотрудника на перевод не имеет значения, то есть он обязан будет исполнять чужие обязанности в обстоятельствах:

если случилась катастрофа, авария или стихийное бедствие;
населению или его части угрожают эпидемии, голод или последствия аварий;
невыполнение работы угрожает простоем или уничтожением имущества фирмы или её контрагентов.

Оплата

По норме статьи 72.2 Трудового кодекса оплата за временную работу в результате перевода производится соразмерно выполняемой функции. При этом зарплата замещающего сотрудника не должна быть меньше той, которую он получает на основном месте.

Если имеет место соглашение сторон, то замещающему сотруднику выплачивается денежная сумма, указанная в соглашении, за вычетом НДФЛ.

Оформление

Так как статья 72.2 ТК всё же обязывает подписывать соглашение на временный перевод, если не имеет место перевод без согласия, то составляется опять же допсоглашение к трудовому договору.

Текст допсоглашения будет примерно таким:

На основании допсоглашения или в ситуации, когда согласие сотрудника на перевод не требуется, составляется приказ о переводе. Можно оформить приказ на бланке Т-5. Эта форма не обязательна для применения, но использоваться может.

В приказе должны быть обозначены данные:

о фирме (название и обязательные коды);
о сотруднике (ФИО, должность и отдел);
прежнее место работы;
новое рабочее место;
срок перевода (временно);
размер зарплаты на время перевода.

Приказ обязательно визирует директор фирмы и подписывает замещающий.

Замещение руководителя

Директор тоже работник организации, и тоже имеет право на отпуск. Если у директора есть заместитель, то именно он сможет выполнять обязанности на время директорского отпуска. Это должно быть обозначено в должностной инструкции, ведь на то он и заместитель, чтобы временно замещать.

Если же заместителя нет, придётся издавать приказ на временное замещение директора (ВРИО). В приказе указывается:

основание замещения (отпуск);
ФИО и должность замещающего;
срок замещения;
доплата.

Замещать директора может любой другой управленец, например:

главный инженер;
директор по персоналу;
финансовый директор и т.п.

Как рассчитать средний дневной заработок, вы узнаете в этой статье.

Вам не платят пособие по безработице в этом году? Узнайте, в чем причина!

Прочтите о полагающихся выплатах и льготах для ветерана труда по ссылке.

Нюансы

При решении вопросов о временном замещении сотрудника кадровики допускают множество ошибок. Чтобы избежать нарушений трудового законодательства, а значит и штрафов, нужно учитывать некоторые моменты, например:

Содержание

Как оформить замещение работника?
Замещение сотрудника через найм по срочному трудовому договору
Замещение работника через совмещение нескольких профессий
Замещение работника через временный перевод
Внутреннее и внешнее совместительство
Как проходит замещение руководителя
Ответы на актуальные вопросы

Государство гарантирует своим гражданам не только право на труд, но и ежегодное право на отдых. Когда сотрудник уходит в отпуск, следует перепоручить исполнение его профессиональных обязанностей кому-то другому. Как оформить замещение на время отпуска работника с соблюдением требований законодательства? Как оплатить труд работника, который работает и за себя и за отдыхающего коллегу? А как быть, если в отпуск уходит руководитель организации или главный бухгалтер?

Как оформить замещение работника?

Если работник уходит в отпуск на несколько дней, то необходимости искать замену у работодателя обычно не возникает. Но если отпуск длительный, например, декретный, то следует найти нового работника или поручить кому-либо выполнение этих обязанностей.

Работодатель может поступить следующим образом:

Метод замещения

Дополнительная информация по замещению работников ⇓

Замещение сотрудника через найм по срочному трудовому договору

Одним из вариантов замещения сотрудника на время отпуска является наем по срочному трудовому договору. Таким образом организация может принять сотрудника со стороны для исполнения трудовых обязанностей работника, ушедшего в отпуск. Но срочный трудовой договор может быть обжалован в суде при последующем увольнении временного работника, если не будет представлено доказательств выхода на работу основного. Если в соглашении написано, что сотрудник принимается до возвращения из отпуска другого работника, то уволить его можно по совершении этого события. Расторжение трудового договора до окончания периода, указанного в нем, будет незаконным и может быть обжаловано в суде. В этом случае работодателю придется оплатить время вынужденного прогула за весь период, пока будут длиться судебные тяжбы. Одним из вариантов замещения может быть найм удаленного сотрудника (фрилансера), → трудовой договор с удаленным сотрудником.

Замещение работника через совмещение нескольких профессий

Чтобы правильно оформить замещение сотрудника на время его отпуска, следует получить письменное согласие на совмещение должностей. Этот вариант, как правило, экономически подходит работодателю больше. Расходы на оплату в случае совмещения должностей меньше, чем заработная плата нового работника, принятого на работу. Работник, совмещающий обязанности, не освобождается от своей основной работы.

При оформлении совмещения на строго установленный период необходимо правильно составить приказ. Часто в этом документе не указывают срок, в течение которого будет производиться доплата за совмещение. В таком случае снять их с работника нельзя, он будет иметь право на получение выплат, и суд в дальнейшем подтвердит это.

Возможна ситуация, когда сотрудник не согласен временно исполнять функциональные обязанности другого. Принудить его работодатель не может, любые действия в этом направлении будут противозаконными и могут иметь серьезные неприятные последствия для организации.

Все решения, касающиеся выполнения дополнительных обязанностей работником, должны оформляться письменно. Устные договоренности не имеют никакой силы, не могут быть основанием для последующей оплаты.

Совмещение профессий представляет собой выполнение дополнительных обязанностей по иной профессии. Если работник будет исполнять дополнительные обязанности по своей профессии (должности), то это оформляется как увеличение объема работ.

Оформляя совмещение профессий, важно соблюсти определенный порядок действий:

заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с обязательным отражением срока исполнения добавочных функций, их характера и величины доплаты;
составить приказ о совмещении. Форма документа произвольная, но необходимо отразить следующие реквизиты – обязанности, срок совмещения, размер доплаты;
получить роспись сотрудника об ознакомлении с приказом.

Трудовые функции отсутствующего можно передать не одному, а распределить между несколькими работниками. В таком случае с каждым следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, письменно отразить обязанности и оплату, заручиться письменным согласием работника.

Замещение работника через временный перевод

Не требуют письменного согласия случаи, связанные с производственной необходимостью (аварии, несчастные случаи на производстве и т.д.). Но такой перевод возможен только на один месяц. При этом оплата труда должна быть не ниже средней зарплаты на предыдущей работе, обязательно составление приказа с письменной отметкой об ознакомлении с ним сотрудника.

Временный перевод возможен на период, когда отсутствующий работник вновь приступит к исполнению своих обязанностей.

При временном переводе следует составить:

дополнительное соглашение к трудовому договору;
приказ;
заручиться письменной отметкой сотрудника об ознакомлении с приказом.

Особо тщательного подхода требует оформление сотрудников, замещающих материально-ответственных лиц.

Внутреннее и внешнее совместительство

Характерным отличием в оформлении внутреннего совместительства является необходимость заключения отдельного трудового соглашения. Связано это с тем, что работник будет делать новую работу в другое, свободное от основного труда время. Этот документ можно заключить с теми лицами, на которых не распространяются ограничения, отраженные в ст. 282 ТК (возраст до 18 лет, вредные или опасные условия труда и т.д.). В трудовом соглашении должно быть указано, что работник принимается на должность на условиях совместительства.

Порядок оформления внутреннего совместительства:

издание приказа о приеме на работу по совместительству;
ознакомление работника с приказом под роспись;
внесение записи в трудовую книжку;
заполнение отдельной личной карточки.

По внешним совместителям сохраняется та же последовательность документального оформления, перечень ограничений, продолжительность работы и порядок оплаты, что и для внутренних.

Как проходит замещение руководителя

К замещению руководителя на время отпуска предъявляются определенные требования. Обычно это обязательство возлагается на заместителя, в трудовом договоре которого такое обстоятельство оговорено. Это позволяет не издавать никаких дополнительных соглашений. Если же такая возможность в трудовом соглашении не оговорена, то необходимо издать приказ о замещении руководителя. Также порядок замещения руководителя можно отразить в должностной инструкции заместителя. В этом же документе нужно указать, имеет ли право подписи заместитель во время отсутствия руководителя.

Ответы на актуальные вопросы

Вопрос №1. Как правильно рассчитать сумму доплаты заместителю главы администрации на период временного исполнения обязанностей главы по причине его отпуска?

Ответ. Оплату труда в период замещения главы следует производить согласно приказу, который следует издать руководителю перед уходом в отпуск. В период совмещения обязанностей, увеличения объемов работы заместителю полагается доплата, величина которой устанавливается по соглашению сторон в зависимости от объема дополнительных функций. Если же приказом или дополнительным соглашением не предусмотрена доплата, то оплата труда останется на этот период в прежнем размере.

Вопрос №2. Руководитель предприятия ушел в очередной отпуск. На период отдыха директора его обязанности приказом поручено исполнять главному инженеру. Как правильно это классифицировать, как замещение или совмещение? Надо ли производить доплату?

Ответ. Поскольку главный инженер не прекращает исполнять свои профессиональные обязанности на время замещения директора, то это следует расценивать как совмещение. Поэтому необходимо производить доплату работнику. Величина доплаты определяется соглашением сторон. Закон не регламентирует ни минимальный, ни максимальный размер такой доплаты.

Ответ. Такой случай не относится к замещению сотрудника. Это работа в выходные дни. При согласии работника закон этого не запрещает. Основной нюанс заключается в оплате труда. Поскольку это работа в выходные дни, то работодателю придется оплачивать ее не менее, чем в двойном размере.

Вопрос №4. Главный бухгалтер уходит в отпуск. Может ли право второй подписи получить директор, а остальные обязанности на этот период возложить на бухгалтера по зарплате?

Ответ. Нет. Предоставить директору возможность подписывать финансовые документы за себя и главного бухгалтера нельзя. Перед уходом в отпуск главного бухгалтера необходимо обратиться в обслуживающий банк с заявлением об изменении образцов подписей в карточке и передать право второй подписи другому сотруднику. Кроме того необходимо заключить дополнительное соглашение с бухгалтером по заработной плате с отражением суммы доплаты за совмещение. Затем нужно издать приказ о передаче обязанностей главбуха бухгалтеру по зарплате и указать, что право подписи финансовых документов не передается.

Вопрос №5. Как правильно провести документальное оформление замещения обязанностей кассира главным бухгалтером на период пребывания его в очередном отпуске?

Ответ. Перед предоставлением кассиру очередного отпуска нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, который будет его замещать. В этом документе следует отразить величину доплаты, если таковая будет производиться. Кроме того исполнение обязанностей кассира требует заключения договора о полной материальной ответственности. Затем следует издать приказ о совмещении. Кассир должен передать дела главному бухгалтеру, для чего в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы.

Замена временно отсутствующего сотрудника может потребоваться на предприятии в различных ситуациях. Например, такая необходимость возникает в случае отпуска или болезни работника, если он выполняет важные функции, без которых предприятие не сможет функционировать (работа на станке, поточном производстве и т. д.). На остальных должностях к замещению прибегают обычно при уходе в декретный отпуск.

Что такое замещение?

Замещение – это возложение функций временно отсутствующего работника на другого человека. Причем такая замена будет являться совмещением, если работа выполняется другим сотрудником предприятия при сохранении прежней должности. Иногда функции возлагаются на человека, только что принятого как раз на эту должность. Это влияет на то, как будет:

оформляться замещение;
производиться оплата.

Работодатель, дабы не нарушить права оформляемого работника, должен руководствоваться трудовым законодательством.

Когда оформляется замещение?

Замещение сотрудника спрогнозировать не всегда возможно. Если время ухода в отпуск или в декрет хотя бы примерно известно заранее, то угадать, когда человек сядет на больничный или выздоровеет нельзя. Чаще всего замещение оформляется, если основной работник:

заболел;
ушел в отпуск (в том числе декретный);
не может временно вести трудовую деятельность по иным обстоятельствам (в случае смерти близкого человека, например).

От сложившихся обстоятельств зависит то, сколько времени есть у работодателя для поиска человека, на которого будут возложены обязанности временно отсутствующего сотрудника. Вариантов тут всего два: оформить совмещение/замещение одному из действующих работников, принять на работу нового по срочному договору. Когда времени в обрез, обычно выбирают первый вариант, а для длительного замещения (при декрете) могут брать и нового сотрудника.

Замещение другим работником

Чаще всего работодатели сталкиваются с необходимостью замещения внезапно, что сильно укорачивает время поиска замены. Поэтому они предпочитают передать функции отсутствующего работника другому сотруднику. Такое допускается при учете правил, обозначенных в ст. 72.2 ТК РФ.

К сожалению, многие работодатели перекладывают часть ответственности отсутствующих сотрудников на текущих служащих, не доплачивая за это. Такая практика нарушает права работников. Если вам навязали чужие должностные обязанности, напомните работодателю, что за это он должен платить дополнительно. Более того, в большинстве случаев для передачи этих полномочий работодатель должен получить согласие от сотрудника, на которого эти функции будут возложены.

Добросовестный работодатель должен произвести замещение в полном соответствии с законом. Ему необходимо соблюдать следующие правила:

замещение другим сотрудником предприятия возможно, но при увеличении конечной зарплаты (при совместительстве);
заместителю могут быть вменены обязанности не только по его должности;
назначение сотрудника на роль замещающего возможно только с его письменного согласия (за исключением случаев, прописанных в абз. 2 ст. 72.2 ТК РФ);
при оформлении замещения составляется дополнительное соглашение, если сведения о подмене не прописаны в трудовом договоре;
существует предельная длительность замещения (в чрезвычайных ситуациях и без согласия сотрудника – 1 год, в остальных случаях эти правила прописываются во внутренних нормативных документах организации).

Все эти правила обозначают права и обязанности каждой из сторон в случае замещения одного сотрудника другим.

Можно ли отказаться от замещения?

Поставить человека на другую должность на время отсутствия основного сотрудника работодатель может, только получив у замещающего письменное согласие на это. Однако из этого правила есть исключения. Так, в абз. 2 ст. 72.2 ТК РФ говорится, в каких ситуациях человека могут временно перевести на другую работу даже если он откажется. Это касается следующих ситуаций:

природные и техногенные катастрофы;
аварии, произошедшие на производстве;
несчастные случаи, возникшие во время трудовой деятельности;
пожары и возгорания;
землетрясения;
наводнения;
забастовки и голодовки;
эпидемии, а также массовые заболевания животных;
другие ситуации, в которых имеет место прямая угроза жизни населения или его нормальному проживанию.

Если что-то из этого произошло, то работодатель имеет право назначить на должность другого сотрудника. Однако длительность такого перевода не может быть больше 1 месяца. Причем отсутствие указаний на эти обязанности в трудовом договоре не освобождает человека от их выполнения.

Когда отсутствие сотрудника никак не связано с перечисленными обстоятельствами, работодателю приходится договариваться с другим рабочим, чтобы он взял на себя дополнительные обязанности. Без этого составлять приказы и другие внутренние документы не имеет смысла. Более того, принуждение может повлечь за собой административную ответственность работодателя.

Порядок оформления

Итак, работник дал согласие временно выполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Что в таком случае нужно делать? Как оформить замещение временно отсутствующего работника? Поэтапно это будет выглядеть следующим образом:

Получение письменного согласия от работника. Единой формы законодательство не устанавливает, поэтому достаточно написать его на бланке организации и изъявить готовность выполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Обязательно в документе нужно отразить: сведения о сторонах (сотруднике и работодателе), причину замещения и его длительность, должность, на которую переходит (или которую совмещает) сотрудник. Далее заявление подписывается, ставится подпись составителя. Если замещение связано с чрезвычайными ситуациями – этот пункт пропускается.
Составление дополнительного соглашения. Его оформление необходимо, так как в основном трудовом договоре не прописываются условия замещения. В допсоглашении указывают, какую должность будет занимать сотрудник, какие функции на него возлагаются. Обязательно здесь прописываются условия оплаты и длительность такого замещения.
Оформление приказа на замещение. Обязательно нужно в нем прописать, кто кого и по каким причинам замещает. Сама же форма приказа ничем не отличается от того, который оформляют обычно. Возможно использование формы Т-5 или Т-5а. После составления и подписания с приказом нужно ознакомить работника (он в случае согласия проставляет свою подпись). В документе также прописываются условия оплаты (тарифная ставка, оклад или иные формы вознаграждения).

Примечательно, что иногда работника не переводят на должность отсутствующего сотрудника, а оформляют внутренним совместителем. Получается, он одновременно выполняет обязанности по своей и временно вмененной должности. Тогда все нюансы взаимоотношений устанавливаются на основании ст. 60.2 ТК РФ. Само оформление происходит несколько иначе, т. к. основную свою должность человек не освобождает.

Прекращение трудовых отношений по временной должности не требует получения согласия замещающего, т. к. такое назначение носит временный характер. По окончанию заранее установленного срока он возвращается к выполнению исключительно своих обязанностей, а отсутствующий работник возвращается на свою должность.

Если вдруг основной работник во время отсутствия решил уволиться совсем, то работодатель на его месте может оставить временно выполняющего обязанности (при получении от него согласия) или найти нового сотрудника. При согласии сотрудника дополнительное соглашение утрачивает силу, а с ним заключается новый трудовой договор. Обычно предполагается, что прежнюю должность такой человек освобождает. К такому предложению люди относятся положительно чаще всего, если на ней больше зарплата, есть перспективы для будущего роста.

Если заместитель – новый работник

Иногда работодатель принимает решение на место временно отсутствующего сотрудника взять другого человека. В этом случае оформление производится так же, как и при обычном принятии на работу, но с одной оговоркой – трудовой контракт является срочным, т. е. заключается он на определенный промежуток времени. Особенности его составления обозначены в ст. 59 ТК РФ.

Руководителю при отборе соискателя лучше сразу обозначить, что прием на работу будет временным. Ведь не каждый согласиться прийти в новую организацию на месяц. Вообще, такой формат трудовых отношений более логично использовать в случае временного отсутствия основного сотрудника по причине ухода в декретный отпуск.

Особенности оплаты

Одним из наиболее важных вопросов является то, как оплачивается замещение временного отсутствующего работника. Тут важно учитывать обстоятельства, из-за которых возникла сложившаяся ситуация.

Если человека перевели на другую должность из-за чрезвычайных обстоятельств, то минимальный размер труда определяется согласно абз. 4 ст. 72.2 ТК РФ. Такой сотрудник на новом месте должен получать не меньше размера своего обычного заработка. Стороны могут договориться и об увеличении этой суммы, например, по результатам работы.

Когда никаких чрезвычайных ситуаций замещению не предшествовало, а сотрудник согласился занять временно другую должность, размер оплаты его труда обсуждается и рассчитывается индивидуально. Особенности таких договоренностей отражаются в дополнительном соглашении.

Обычно на конечный размер влияют:

сложность и количество работы на временной должности;
уровень квалификации;
условия труда.

Фактически, зарплата может быть выше или ниже, чем на основной должности. В случае совмещения речь идет уже о доплатах.

Читайте также: