Где хранятся личные дела сотрудников нквд

Обновлено: 04.05.2024

Модератор: Alexander79

Сергиенко Василий писал(а): Это результат моих собственных изысканий, в том числе и в архивном "поле".

Скажите, пожалуйста, а существуют ли и доступны ли для просмотра (хотя бы прямым наследникам) дела участников антисоветских заговоров, расстрелянных в декабре 1919-январе 1920 гг.?

Захарин - Полоцк (Витебская губерния), Ковно, Харьков
Кацев - Ушачи, Лепель, Полоцк (Витебская губерния), Харьков

База данных Архивные ссылки searchdb_form.php

Юлия_П писал(а): Скажите, пожалуйста, а существуют ли и доступны ли для просмотра (хотя бы прямым наследникам) дела участников антисоветских заговоров, расстрелянных в декабре 1919-январе 1920 гг.?

Если вы наследник (или наследница), и сможете официальными документами доказать свое родство с репрессированными, то конечно, Вы получите возможность ознакомиться с материалами архивно-следственного дела, в том числе и периода 1919 -1920 гг. Если Вы знаете, где хранится данное уголовное дело, то обратитесь в местное Управление ФСБ с просьбой ознакомиться с материалами следствия, и приложите копии документов подтверждающих факт родственных отношений. Если не знаете, где храниться уголовное дело, то обратитесь с письмом в Центральный архив ФСБ России.
Сразу же скажу, что данное правило, конечно же, распространяется лишь на территорию России, в странах СНГ – несколько иные правила ознакомления с материалами уголовных дел бывших репрессированных (где-то более либеральные, где наоборот).

Сергиенко Василий писал(а): Если вы наследник (или наследница), и сможете официальными документами доказать свое родство с репрессированными, то конечно, Вы получите возможность ознакомиться с материалами архивно-следственного дела, в том числе и периода 1919 -1920 гг. Если Вы знаете, где хранится данное уголовное дело, то обратитесь в местное Управление ФСБ с просьбой ознакомиться с материалами следствия, и приложите копии документов подтверждающих факт родственных отношений. Если не знаете, где храниться уголовное дело, то обратитесь с письмом в Центральный архив ФСБ России.
Сразу же скажу, что данное правило, конечно же, распространяется лишь на территорию России, в странах СНГ – несколько иные правила ознакомления с материалами уголовных дел бывших репрессированных (где-то более либеральные, где наоборот).

Спасибо.
Да, наследница. Если человек был арестован в Москве осенью 1919, то и дело его должно быть в Москве? Или в любом случае лучше писать запрос в Центральный архив ФСБ? Выдают ли копии этих дел (75 лет уже истекли) или только архивные выписки?

Захарин - Полоцк (Витебская губерния), Ковно, Харьков

Кацев - Ушачи, Лепель, Полоцк (Витебская губерния), Харьков

База данных Архивные ссылки searchdb_form.php

Так, ведь, по поводу поиска дел репрессированных есть целая отдельная тема. Начинайте "от печки" - с ГИАЦ МВД, скорей всего это не будет лишним.

oztech писал(а): Так, ведь, по поводу поиска дел репрессированных есть целая отдельная тема. Начинайте "от печки" - с ГИАЦ МВД, скорей всего это не будет лишним.

Я говорю не о деле репрессированного. Я вообще не уверена что дело сохранилось. Тогда под новый год ВСЕХ расстреляли без суда и фактически следствия. Родным прислали справку, что он умер полгода спустя от тифа. Меня в первую очередь интересовал вопрос, а есть ли эти дела вообще, ведь нигде нет ни одного упоминания об этоих расстрелах, никаких списков - ничего. В отличие от репрессий.

Захарин - Полоцк (Витебская губерния), Ковно, Харьков

Кацев - Ушачи, Лепель, Полоцк (Витебская губерния), Харьков

База данных Архивные ссылки searchdb_form.php

Я бы всё-таки написал в Центральный архив ФСБ. 1919-1920 гг. - этот период маловероятно будет в ГИАЦ МВД. Возможно, если дело расследовала Московская губЧК, то дело может оказаться и в УФСБ по г. Москве и Московской области, или в ГА РФ, куда УФСБ передало часть фонда архивно-следственных дел. Если дело окажется в двух последних учреждениях, ФСБ самостоятельно переправит ваше заявление, в то учреждение, где находится на хранении уголовное дело.
Конечно, если дела не окажется ни в ЦА ФСБ, ни в УФСБ, то тогда напишите в ГИАЦ. Раньше, в практике было правило, что органы госбезопасности/органы внутренних дел могли самостоятельно произвести запрос в ГИАЦ, чтобы иметь полную информацию для полновестного ответа заявителю. Ведь получив ответ, что "у нас нет уголовного дела", можно считать это банальной отпиской.

Подскажите,пожалуйста,где можно найти информацию о детях репрессированных родителей.Если я не ошибаюсь,то существовали специальные детдома для таких детей?

victoria писал(а): Подскажите,пожалуйста,где можно найти информацию о детях репрессированных родителей.Если я не ошибаюсь,то существовали специальные детдома для таких детей?

У меня вот какой вопрос.
Бабушка моя, зубной врач по профессии, в 1936-41 работала зубным врачом в Смоленской межобластной школе милиции. Школа, естественно, была в подчинении НКВД и все сотрудники, включая медперсонал, тоже числились в подчинении НКВД. (В трудовой книжке записано: " Работала при органах милиции УНКВД Смоленской области в должности зубного врача ")
В частности, бабушка рассказывала, что, когда она туда поступала на работу, то, естественно, заполняла соответствующие анкеты. Заполнила, через несколько дней официально приступила к работе.
А через несколько месяцев (!) ее вызвали в отдел кадров, и сказали что-то вроде "Ну, поздравляем, Вы приняты на работу!" - "Позвольте, я же уже несколько месяцев работаю!!" - "А это не имеет значения. Ваши документы посылались в Москву для проверки, так положено. Проверку Вы прошли успешно, так что с этого момента Вы действительно у нас работаете. А до сих пор - это так, временно. Пришел бы отрицательный ответ из Москвы - уволили бы, причем задним числом".
Проработала бабушка в школе милиции до того самого дня, когда Смоленск был оккупирован немцами, и ночью смогла перебраться через линию фронта. Дальше уже начинается другая история.

Так вот, вопрос мой вот какой. Где может храниться бабушкино личное дело периода ее работы в школе милиции? И есть ли какой-то архив в Москве, где могут быть данные из ее личного дела, например, то, что они там проверяли в начале ее работы?

Моз, Либерзон - Двинск (Даугавпилс) до 1915
Левин - Вилкомир, Двинск (Даугавпилс) до 1915 -> Харьков -> Москва
Каган - Двинск (Даугавпилс) до 1915 и Солоки (Салакас, Литва)
Рубинштейн - Краснополье Могилевской губ.
Брагин/Брайнин - Дубровно Могилевской губ. -> Краснополье -> Москва(только Брагин)
Златин, Данович - Могилев

по линии жены :
Берковиц/Беркович - Рига до 1917
Якобсон - Митава (Елгава) в 19-м в.
Рогацкин - Витебск, Вязьма, Свердловск
Романовский - Вязьма, Свердловск
Гершкович, Дегтярев - Челябинск до 1917
Литвак, Дизик - Умань и уезд (м. Буки)
Овчарек - Варшава
Болотин, Медведев, Ицков - Клинцы, Сураж

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

заявление о приеме на работу;
анкета;
копия паспорта;
копии актов гражданского состояния;
копии документов воинского учета;
копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
приказы о поощрениях или наложении взысканий;
договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
докладные и объяснительные записки;
акты нарушения трудовой дисциплины;
приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

страницы паспортов;
свидетельства о присвоении ИНН;
карточки СНИЛС;
свидетельства о браке и рождении детей;
военные билеты.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

об образовании;
о повышении квалификации;
об отсутствии судимости;
аттестационных листов;
характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
каждый лист нумеруется;
документы подшиваются в хронологическом порядке;
сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
максимальное количество листов в одном томе — 250;
каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Номер личного дела из Журнала переносится:

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Пример 3. Обложка личного дела

После увольнения работника передаем документы в архив

Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.

При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.

На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.

Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.

Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.

Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.

Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.

Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание к ст. 248 Перечня):

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)

Пример 6. Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)

Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.

Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

Пример 7. Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году (фрагмент описи дел по личному составу)

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;

Пример 8. Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу

Пример 9. Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу

Пример 10. Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)

В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).

А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).

Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?

В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.

В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.

А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.

Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома:

Указывать следует только те буквы, которые действительно есть в томе. Если в нем нет личных карточек на фамилии, начинающиеся с букв А, Л, Щ, Э, Ю и Я, то их и не надо указывать. Тогда деление на буквы будет таким:

Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).

Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:

Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:

Поиск информации о репрессированных по политическим мотивам

Где найти следственное дело?

Архивно-следственные дела сегодня хранятся как в ведомственных архивах ФСБ, так и в государственных архивах, куда они были переданы на хранение в некоторых регионах страны. Чаще всего дело можно найти в архиве ФСБ по месту проведения следствия по делу. Место проведения следствия, как правило, совпадает с местом жительства арестованного на момент репрессии. Реже следственное дело может храниться в архиве по месту рождения или по месту работы осужденного (например, человек мог попасть под следствие во время рабочей командировки).

Какие документы можно найти в архивно-следственном деле?

Следственные дела во многом являются источником биографической информации о человеке. Иногда сведений может быть больше, иногда — меньше, так как следственные дела бывают очень разными по объему: от 15-20-страничных до многотомных дел по 300-400 страниц, особенно если дело было коллективное.

В деле должен сохраниться минимальный обязательный набор документов. Как правило, это:

постановление на арест
протокол обыска
анкета арестованного
протоколы допросов
документы, приобщенные к делу (автобиографии, характеристики, письма, прошения и т.д.)
обвинительное заключение
приговор
справка о расстреле (в случае приговора к расстрелу)
документы о реабилитации

Больше всего рассказать о жизни репрессированного до ареста могут анкета арестованного и протокол первого допроса. В первом типе документов кратко даются ответы на основные вопросы о биографии репрессированного, такие как состав семьи, дата рождения, место работы и так далее. Анкета заполнялась со слов арестованного, но при работе с такими документами важно помнить, что в них могли быть отражены и разные искажения, неточности и даже заведомо ложная информация: например, следовать мог добавить что-то в анкету от себя или арестованный сознательно не говорил какую-то информацию, например, о составе семьи.

При поиске дополнительной информации о репрессированном человеке обратите внимание на место рождения: оно поможет понять, где искать документы для подтверждения родства, если они понадобятся. Место учебы, работы, партийность — все это также указывает на дополнительную информацию, которую можно будет искать о человеке уже в других архивах.

В первый протокол допроса также заново вносятся все анкетные данные, которые дополняются краткой биографией арестованного, записанной с его слов.

По итогам следствия человек мог быть либо освобожден, либо приговорен к тюремному заключению, к заключению в лагерь или к расстрелу.

Если человек приговорен к расстрелу

Справка об исполнении приговора

Если человек приговорен к тюремному заключению

Мы работаем над тем, чтобы подготовить инструкцию по поиску тюремного дела.

Если человек приговорен к заключению в лагерь

Если вам неизвестен конкретный лагерь, но есть данные, что человек был в том или ином регионе, например, в Коми, отправьте запрос о месте отбывания наказания в Информационный центр МВД этого региона или в УФСИН по этому региону.

Какие документы могут рассказать о лагерном периоде в жизни человека?

О жизни человека в лагере могут рассказать несколько видов документов. Один из них — лагерное дело. В лагерном деле можно найти разные документы, и, скорей всего, их набор не будет одинаковым для разных заключенных лагеря. Это могут быть результаты санитарного осмотра, документы о взысканиях на заключенного и так далее.

Но важно помнить, что дело сохранялось в архиве лагеря только в том случае, если человек умирал в лагере. В случае смерти заключенного в деле должна была появиться информация и о причине смерти, дате смерти и месте захоронения умершего.

При освобождении человека из лагеря его дело уничтожалось. Но в лагерном архиве должны была сохраниться индивидуальная учетная карточка. В такой карточке кратко указывались биографические сведения, а также основная информация о освобожденном репрессированном: о дате его ареста, статье, по которой он был осужден, о месте отбывания наказания, о возможных перемещениях из лагеря в лагерь, о дате освобождения.

Чаще всего найти лагерное дело или учетную карточку сегодня можно либо в архивах МВД (Информационных центрах МВД), либо в архивах УФСИН по месту нахождения лагеря.

Поиск информации о раскулаченных

Если вам известно, что человек, о котором вы ищете информацию, был раскулачен, значит, следствия и суда, как в случае с политическими репрессированными, не было. А значит, следственное дело найти нельзя, оно просто не заводилось. Но можно попробовать найти другие документы.

Важно помнить, что раскулачивание — это репрессия в административном порядке, а репрессии этого вида гораздо хуже оформлялись юридически по сравнению с делами осужденных судебными или внесудебными органами. Процедура следствия подчинялась хоть каким-то формальным правилам: к таким могло относиться, например, ведение следственного дела с определенным набором документов и биографических сведений в нем (хотя известно, что и в следственном деле могли содержаться и неточности, и добавления, а следствие могло вестись весьма незаконными методам). Документы же о раскулачивании и раскулаченных очень разнородные, нет единообразного набора документов, который можно было бы искать в архивах. Более того, такие документы хранятся в архивах разного уровня: от небольших муниципальных архивов до архивов Информационных центров МВД по регионам.

Почему информация о раскулаченных такая разрозненная?

Дело в том, процесс раскулачивания имел свои градации: масштаб дальнейшей репрессии зависел от категории, к которой относили раскулаченного человека.

Раскулаченные второй категории подвергались высылке в дальние районы страны, имущество также конфисковывалось. По третьей — также конфискация имущества, но высылка была в пределе той области, в которой они жили.

Поэтому искать информацию о раскулаченных можно по двум направлениям — по месту раскулачивания и по месту ссылки.

Какие это документы?

По месту раскулачивания

1. О конфискации имущества

О конфискации имущества составлялись специальные акты и записи, а также описи конфискованного имущества. Эти документы, а еще похозяйственнее переписи, можно найти в государственных архивах по месту раскулачивания. Такие документы могут храниться как в больших, региональных архивах, так и в маленьких архивах районного уровня. Более того, ряд документов вообще мог не сохраниться, к этому надо быть готовым.

При поиске в архивах районного уровня необходимо помнить, что территориальное деление могло измениться, и архивы передавались в новые районы в соответсвии с новым подчинением.

2. Решения комиссий и сельсоветов о раскулачивании

Решения о самой репрессии принимались местными исполнительными органами власти разного уровня — от областного исполкома до районного сельсовета. Поэтому запрос о раскулачивании также нужно отправлять в разные государственные архивы вплоть до районного.

3. Документы о лишении избирательных прав

Лишение избирательных прав было еще одной репрессивной практикой, которая могли идти как параллельно с раскулачиванием, так и предварять его. В конечно итоге не все, но большинство раскулаченных крестьян были лишены избирательных прав и становились лишенцами.

Решения о лишении избирательных прав принимались избирательными комиссиями — районными, областными или центральными. Искать документы о лишенцах можно в областных государственных архивах. Это могут быть:

списки лишенных избирательных прав и соответствующая картотека
выписки из постановлений избирательных комиссий
жалобы и заявления тех, кто хотел бы вернуть избирательные права
списки восстановленных в избирательных правах

4. Документы о высылке

Сведения о дате и причине высылки, о составе семьи и о дальнейшем месте ссылки можно попробовать получить, отправив запрос в Информационный центр МВД по месту жительства на момент репрессии. Подробнее о запросах в информационные центры МВД читайте здесь.

По месту ссылки

1. Индивидуальные карточки спецпоселенцев с основной биографической информацией о человеке. В частности, в карточках указывалось место жительства человека на момент репрессии и состав семьи.

2. Личные дела спецпоселенцев заводились (только с 1946 года) на глав семей, хотя в деле можно найти различные документы, касающиеся и состава семьи — в семейной карточке, например. Также в личном деле можно найти сведения о месте, откуда прибыл человек, копии постановлений об освобождении и другие документы. Состав документов не всегда может быть однородным.

Читайте также: