Индивидуальные сведения о трудовом стаже заработке и начисленных страховых взносах срок хранения

Обновлено: 18.05.2024

Те, кто сталкивался с необходимостью устанавливать сроки хранения тех или иных документов, знают, что это порой весьма нетривиальная задача, особенно в тех случаях, когда изменяются установленные в законодательстве требования к хранению документов. Такие изменения необходимо отслеживать при обновлении перечней.

Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации страхователями, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.

Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.

После 1 апреля 2019 года:

Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в письменной форме составляет не менее шести лет, а указанных документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, - не менее семидесяти пяти лет.

Мой комментарий: Обратите внимание, что изначально сроки хранения одних и тех же документов различались в зависимости от того, кто их хранит; при этом для страхователей срок хранения не был установлен явно, а был привязан к срокам хранения бухгалтерской и финансовой отчетности.

Но вот сроки хранения тех же документов в Пенсионном фонде были изменены. До 1 апреля 2019 года для бумажных и электронных документов, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, срок хранения был не менее 6 лет; а для документов, содержащих иные сведения - не менее трёх лет. С 1 апреля 2019 года срок хранения электронных документов увеличился до 75 лет. Между тем, не было разъяснено, что делать с документами прежних лет - распространяются ли на них новые сроки хранения или нет?

В Перечне документы персонифицированного учета упомянуты всего в двух статьях:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236)

620. Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников - 5 лет

624. Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета:
а) у страхователей; - 5 лет
б) в Пенсионном фонде Российской Федерации - 6 лет. В электронной форме - 75 лет

Итак, в данном случае сроки хранения в Перечне установлены совершенно правильно, в точном соответствии с действующим законодательством. Неясно, однако, что Пенсионный фонд должен делать с электронными документами прежних лет. Если исходить из того, что в отсутствие прямых указаний на иное законы обратной силы не имеют, то Пенсионный фонд может совершенно спокойно уничтожить документы прежних лет.

Однако это ещё не все документы персонифицированного учёта, и в следующем посте речь пойдёт и других видах документов такого рода.

Платите налоги, взносы и сдавайте отчетность, не выходя из дома! Сервис напомнит обо всех отчетах.

С 2017 года страховые взносы перешли под контроль налоговой службы, поэтому все расчеты по страховым взносам теперь направляются в ФНС. Но Пенсионный фонд тоже должен получать сведения о застрахованных лицах, поэтому он разработал целый список других отчетов и персонифицированных форм. Среди них — ежегодный отчет СЗВ-стаж, о котором мы расскажем в этой статье.

СЗВ-стаж: что это за отчет?

Форма СЗВ-стаж — это одна из недавно появившихся обязательных форм персонифицированной отчетности. Ее задача — донести до ПФР те данные о стаже сотрудников, которые раньше подавались в рамках формы РСВ-1.

Форма отчета СЗВ-стаж утверждена в приложении № 1 к Постановлению Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П. А в приложении № 5 к этому постановлению утвержден порядок ее заполнения.

На кого нужно сдавать СЗВ-стаж

Отчет заполняется по каждому застрахованному лицу, и по сути эта форма — персонифицированная.

СЗВ-стаж сдают все организации и их обособленные подразделения, ИП с работниками, а также адвокаты и нотариусы. Отчет подается на каждое застрахованное лицо, с которым у вас заключен трудовой договор, гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, договор авторского заказа, лицензионный договор. Срок действия договора и наличие выплат по нему значения не имеют. СЗВ-стаж надо сдать, даже если договор действовал всего один день, а застрахованный не получал по нему выплат, облагаемых взносами.

К застрахованным лицам относятся:

граждане РФ, независимо от места осуществления деятельности;
граждане государств ЕАЭС, кроме временно пребывающих высококвалифицированных специалистов;
высококвалифицированные специалисты с разрешением на временное проживание или с видом на жительство;
иностранцы, постоянно или временно проживающие в РФ, временно пребывающие в РФ;
директор — единственный учредитель.

На самозанятых и ИП, которые являются исполнителями по договорам ГПХ, отчёт представлять не надо.Нулевого отчета по форме СЗВ-стаж нет. Если в организации есть хотя бы руководитель, который является единственным участником и собственником имущества, в отчет надо включить данные о нем. Данные по ИП-руководителю без сотрудников в СЗВ-стаж не входят, он просто не должен будет отчитываться по форме.

Сроки сдачи формы СЗВ-стаж

Отчет представляется раз в год — с 1 января до 1 марта. Отчет за 2020 году нужно сдать до 1 марта 2021 года, отчет за 2021 год — до 1 марта 2022. Помните, что действует перенос сроков сдачи, если последний день приходится на выходной или праздничный день.

Иногда отчет нужно сдавать и в межотчетный период:

Помните, что одновременно с информацией по стажу ПФР ждет дополнительные сведения по форме ОДВ-1. Подать её нужно вместе с отчетом СЗВ-стаж. Бланк ОДВ-1 также утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П.

Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке

Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.

Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:

данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
данные о рабочем стаже сотрудника.

Особенности при заполнении отчета

Пройдемся по разделам формы.

В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.

Разделы 4 и 5 заполняйте только при назначении пенсии.

Как заполнить СЗВ-стаж на сотрудников — будущих пенсионеров?

Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, придется многим работодателям. Поэтому приведем подробный порядок заполнения отчета. СЗВ-стаж заполняют, если для назначения пенсии надо учесть период работы в календарном году, срок представления отчетности за который не наступил.

В этом случае запросите у работника заявление о представлении в Пенсионный фонд отчета СЗВ-стаж (образец заявления приводим ниже). После этого подготовьте отчет по сотруднику и отправьте его в Пенсионный фонд не позднее трех календарных дней со дня подачи заявления. Этот порядок предусмотрен в п. 2 ст. 11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996.

Образец заявления:

Директору ООО “Ромашка”
Иванову И.И
от флориста Петровой П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

В соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 и ч. 6 ст. 21 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 сообщаю, что 17 июня 2021 года мне исполнится 56,5 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа с 17 июня 2021 я имею право на назначение пенсии по старости.

Прошу предоставить необходимые сведения персонифицированного учета по форме СЗВ-СТАЖ, необходимые для назначения пенсии, в территориальное отделение ПФР РФ в течение 3 календарных дней со дня подачи этого заявления.

10.05.2021
Петрова П.П.
___________

При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:

Особенности заполнения при увольнении

Форма заполняется практически в стандартном порядке, но есть несколько особенностей:

В каком виде сдается СЗВ-стаж

Сдать отчет СЗВ-стаж в 2021 году можно из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия.Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

В соответствии с требованиями ст. 15 Федерального Закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ страхователь обязан в установленный срок представлять органам ПФР сведения о застрахованных лицах, определенные данным законом. Рассмотрим вопросы, касающиеся несоблюдения положений названной статьи и привлечения учреждения к ответственности, установленной Законом № 27‑ФЗ.

За какие нарушения могут привлечь страхователя к ответственности

в отношении ведения персонифицированного учета?

Как следует из ст. 11 Закона № 27‑ФЗ, страхователи представляют сведения индивидуального персонифицированного учета в территориальные органы ПФР по месту их регистрации:

1) ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с налоговым законодательством РФ начисляются страховые взносы) (по форме СЗВ-СТАЖ, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п);

2) не позднее 20 дней со дня окончания квартала – сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального Закона от 30.04.2008 № 56‑ФЗ;

3) не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг) (по форме СЗВ-М, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п).

В свою очередь, территориальные органы ПФР осуществляют контроль за правильностью представления страхователями сведений персонифицированного учета, в том числе проверяют достоверность представляемых сведений назначения (перерасчета) сумм обязательного страхового обеспечения работников, имеющих льготы в связи с особыми условиями труда (ст. 16 Закона № 27‑ФЗ, ст. 13 Федерального Закона от 15.12.2001 № 167‑ФЗ).

Напомним, что согласно ст. 3 Закона № 27‑ФЗ одной из целей индивидуального (персонифицированного) учета является обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер пенсии при ее назначении.

За несвоевременное представление сведений о застрахованных лицах, а также за непредставление, представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяется штраф в размере 500 руб. за каждое такое лицо. За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Законом № 27‑ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1 000 руб. (ст. 17 Закона № 27‑ФЗ).

Кроме того, к должностным лицам учреждения за несвоевременное представление сведений, а также их непредставление, подачу в неполном объеме или искаженном виде либо отказ от их представления применяется штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

При привлечении к ответственности страхователей ПФР использует формы документов, которые утверждены Постановлением Правления ПФР от 23.11.2016 № 1058п. Формат, порядок и условия их направления страхователям в электронном виде утверждены Постановлением Правления ПФР от 11.01.2018 № 3п.

Какие обстоятельства могут смягчить вину учреждения

в случае нарушения срока представления отчетности?

Отметим, что прямого указания на наличие смягчающих обстоятельств при привлечении к ответственности, установленной ст. 17 Закона № 27‑ФЗ за нарушение сроков сдачи отчетности, названная статья не содержит.

Для ответа на поставленный вопрос обратимся к арбитражной практике и выясним, какие решения принимают арбитры при рассмотрении споров в суде.

Так, в Постановлении АС МО от 10.07.2017 № Ф 05-8826/2017 по делу № А 41-2051/2017 суд первой инстанции привлек страхователя к ответственности за несвоевременное представление сведений по форме СЗВ-М в отношении 64 застрахованных лиц в виде штрафа в размере 32 000 руб.

Однако, исходя из принципа справедливости и соразмерности наказания последствиям допущенного нарушения, суд апелляционной инстанции пришел к выводу о наличии обстоятельств, смягчающих ответственность за совершение правонарушения, и снизил размер подлежащего взысканию штрафа до 3 200 руб.

В Постановлении АС СЗО от 03.12.2018 № Ф 07-15064/2018 по делу № А 26-3625/2018 суд посчитал начисленную организации сумму штрафа значительной и, приняв во внимание незначительный период пропуска срока предоставления сведений о застрахованных лицах, технический сбой в программе, посредством которой были направлены сведения индивидуального (персонифицированного) учета, снизил размер штрафных санкций.

Аналогичное решение о снижении штрафа (с 1 040 000 руб. до 10 000 руб.) за несвоевременное представление персонифицированной отчетности было рассмотрено в Постановлении АС СЗО от 10.08.2017 № Ф 07-7994/2017 по делу № А 44-204/2017. Суд принял в качестве смягчающих обстоятельств:

нарушение срока представления отчетности в первый раз;
отсутствие умысла и негативных последствий;
незначительный период просрочки (один день).

Из изложенного следует вывод, что полностью избежать штрафа учреждению не удастся, но его размер может быть снижен, если срок просрочки подачи отчетности незначительный.

Дополнительно к вышесказанному отметим, что лицо, в отношении которого вынесено решение о привлечении к ответственности за совершение правонарушения, вправе в течение трех месяцев со дня, когда оно узнало или должно было узнать о нарушении своих прав, обжаловать это решение в вышестоящем органе ПФР. Данная норма закреплена в ст. 17 Закона № 27‑ФЗ. Если решение вышестоящего органа ПФР не удовлетворяет страхователя, он вправе обратиться в суд (ст. 18 Закона № 27‑ФЗ).

Привлекут ли учреждение к ответственности, если в персонифицированной отчетности
будут обнаружены ошибки?

Для ответа на поставленный вопрос обратимся к материалам арбитражной практики и действующему законодательству. Особенно показательным является Постановление АС СЗО от 09.01.2019 № Ф 07-16245/2018 по делу № А 56-13937/2018. В нем отмечено следующее.

Формальный подход к вопросу привлечения плательщика страховых взносов к ответственности за совершение правонарушения и наложения на него штрафа является недопустимым. Любая санкция должна применяться с учетом ряда принципов: виновности и противоправности деяния, соразмерности наказания, презумпции невиновности.

Вместе с тем имеющимися в рассматриваемом деле доказательствами подтверждается, что дополнительные сведения представлены больницей на основании уведомления управления ПФР об устранении выявленных ошибок (несоответствий) в представленных страхователем сведениях индивидуального (персонифицированного) учета.

В соответствии с п. 37 Инструкции № 766н, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 № 766н при обнаружении в представленных страхователем индивидуальных сведениях ошибок и (или) их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимися у ПФР, а также несоответствия их формам и форматам, установленным фондом, страхователю вручается уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий:

или лично под расписку;
или по почте заказным письмом;
или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Пунктом 39 Инструкции № 766н предусмотрено, что в случае представления страхователем уточненных (исправленных) индивидуальных сведений в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления об устранении имеющихся расхождений к такому страхователю финансовые санкции не применяются.

Однако материалами дела подтверждается, что уведомление фонда о наличии ошибок в представленных сведениях было получено учреждением 10.07.2017, тогда как дополнительные сведения представлены им лишь 02.09.2017, то есть по истечении срока, установленного п. 39 Инструкции № 766н.

Таким образом, в рассматриваемом случае отсутствует факт самостоятельного выявления учреждением ошибок в представленной отчетности, в связи с чем организация привлечена к ответственности и на нее наложены штрафные санкции.

В другом судебном решении была рассмотрена противоположная ситуация (см. Постановление АС ДВО от 10.04.2017 № Ф 03-924/2017 по делу № А 16-1601/2016). Арбитры указали, что вина страхователя во вмененном нарушении отсутствует, поскольку он самостоятельно обнаружил ошибку в представленных сведениях и устранил ее посредством направления дополняющей формы до момента выявления ошибки органом Пенсионного фонда.

В судебных решениях арбитры отмечают: самостоятельно выявив ошибку до ее обнаружения Пенсионным фондом, учреждение реализует свое право на уточнение (исправление) представленных сведений за спорные периоды, откорректировав их путем представления в ПФР дополнительных сведений, что допускает не применять к организации финансовые санкции, предусмотренные ст. 17 Закона № 27‑ФЗ (см. постановления АС СЗО от 31.08.2018 № Ф 07-8944/2018 по делу № А 56-73120/2017, от 27.09.2018 № Ф 07-2019/2018 по делу № А 56-58312/2017).

Приведенный правоприменительный подход позволяет стимулировать заинтересованность страхователей в самостоятельном и своевременном устранении допущенных ошибок, более оперативной обработке сведений индивидуального (персонифицированного) учета органами ПФР, что в конечном итоге способствует соблюдению прав и интересов застрахованных лиц.

Таким образом, при соблюдении организацией указанного порядка штрафные санкции не могут быть к ней применены.

Дополнительно к вышесказанному добавим, что учреждение может самостоятельно проверить заполненные сведения, воспользовавшись разд. VI Порядка № 507п, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 № 766н.

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Учреждение должно соблюдать сроки представления персонифицированной отчетности, установленные Законом № 27‑ФЗ.

2. За несвоевременное представление сведений о застрахованных лицах к страхователям применяется штраф в размере 500 руб. за каждое такое лицо. В случае несоблюдения порядка представления отчетности в электронной форме применяются финансовые санкции в размере 1 000 руб.

3. Как показывает судебная практика, избежать штрафа учреждению не удастся, но его размер может быть снижен, если срок просрочки подачи отчетности незначительный.

4. В случае обнаружения ошибок в представленной отчетности и при своевременном их исправлении до их обнаружения Пенсионным фондом штрафные санкции к страхователю не применяются.

Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений, №2, 2019 год

Читайте также: