Если работника не отпустили в отпуск понесет ли административную ответственность штраф кадровик

Обновлено: 23.05.2024

Штраф за отсутствие отпуска у работника — это санкция, накладываемая на работодателя или должностное лицо:

для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
для юрлиц — от 30 000 и до 50 000 рублей;
для должностного лица — от 1000 до 5000 рублей.

При повторных нарушениях суммы значительно увеличиваются.

Штрафы за непредоставление отпуска

Конституция гарантирует трудящимся право на отдых (ч. 5 ст. 37). Порядок предоставления регулируется ст. 122 ТК РФ. В соответствии с ч. 1–2 ст. 5.27 КоАП ответственность работодателя наступает за:

непредоставление очередного отпуска сотруднику;
отсутствие графика отпусков;
несоблюдение сроков очередности (письмо Минтруда №14-2/ООГ-9399 от 08.12.2017).

Какие штрафы и наказания применяются к работодателям и должностным лицам:

Нарушение	Для ИП	Для организаций	Для должностных лиц
Первое — ч. 1 ст. 5.27	От 1000 до 5000 рублей	От 30 000 до 50 000 рублей	Предупреждение или наложение штрафа от 1000 до 5000 рублей
Повторное — ч. 2 ст. 5.27	От 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация от 1 года до 3 лет	От 50 000 до 70 000 рублей	От 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация от 1 года до 3 лет

Штрафы за отсутствие очередного отдыха и несоблюдение сроков ведения графика аналогичны.

Штраф за неведение графика не распространяется на микропредприятия и их должностных лиц. Они вправе полностью или частично отказаться от использования локальных нормативных актов (ст. 309.2 ТК в ред. 16.12.2019). График заменяется письменным соглашением сторон, штрафы не применяются.

В случае непредоставления перерыва в работе сотрудник вправе обратиться за денежной компенсацией (ст. 126 ТК) и возмещением морального вреда (ст. 237 ТК). Компенсации положены не всем и не во всех случаях. Размер определяется соглашением сторон или в судебном порядке.

Когда изменяют график

Право на отдых имеют все занятые, независимо от того, как они оформлены — по постоянному или срочному договору. Отпуск работников, принятых по срочным договорам, переходящим на следующий календарный год, планируется в общем порядке (ст. 123 ТК). Работодатель включает в график тех работников, трудовые отношения с которыми продолжаются и в следующем календарном году. Включаются в ежегодный план и совместители (внутренние и внешние).

Все законодательные нормы и ограничения по графику учитываются кадровой службой при планировании режима труда и отдыха и сводятся в форму Т7 (постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004). Например, работники, воспитывающие 3 и более детей в возрасте до 12 лет, имеют преимущество в выборе времени перерыва в работе (ст. 262.2 ТК, введена ФЗ-360 от 11.10.2018). Соблюдение графика обязательно для обеих сторон трудового процесса (ч. 2 ст. 123). Он позволяет:

планировать и регламентировать очередность отпускных периодов;
гарантировать своевременность исполнения и оплаты.

Самостоятельно вносить поправки в утвержденный график работодатель не вправе, но есть исключения.

Вот законодательно обоснованные причины переноса, когда штраф за отпуск в незапланированный срок не применяется (основания регулируются ст. 124 ТК и документально подтверждаются):

Лист временной нетрудоспособности

Исполнения работником во время очередного отдыха государственных обязанностей

Документ о привлечении к исполнению гособязанностей

Письменное согласие или заявление

Если работник сам не идет в отпуск

Соблюдение запланированного порядка отдыха обязательно для всех сторон трудового договора. Запрещено непредоставление более двух лет (ст. 124 ТК РФ). Если сотрудник не хочет отдыхать от работы и перенос невозможен (не ходил в отпуск более 2 лет), отправьте его по приказу. В случае нарушения наложите дисциплинарное взыскание.

Минтруд не рекомендует с 2019 предоставлять ежегодный отпуск в выходные дни (письмо №14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018). Это нарушает право работника на отдых.

30-50% россиян каждый год остаются без отпуска по разным причинам.

Если даже малая часть работников откажется отдыхать, это может привести к неприятным последствиям для руководителя и собственника бизнеса. Разбираемся, что требует закон, какие пути решения проблемы есть и чего делать категорически нельзя.

Что говорит закон: когда работники должны отдыхать

Каждый наемный работник должен отдыхать и получать отпуск, а вы как работодатель обязаны его оплатить. Статья 115 ТК РФ гласит, что отдых должен длиться не менее 28 календарных дней с учетом выходных и праздников. Но может дольше, если у людей особый характер работы (например, они трудятся в системах здравоохранения и образования) или вредные условия труда.

По Статье 123 ТК РФ, руководители не могут отправлять людей на отдых, когда им вздумается. Все происходит так:

Если работодатель что-то нарушает — например, не присылает письменное извещение — сотрудник может потребовать перенести отдых.

Иногда люди могут брать отпуск, когда хочется — исключения прописаны в законе. Получить отдых в удобное время могут некоторые категории, например:

несовершеннолетние могут отдохнуть когда угодно, даже не отработав положенные законом шесть месяцев на предприятии, и отдыхать 31 день вместо 28 дней;
беременные женщины могут взять отпуск сразу перед декретом или после него, и неважно, сколько они трудятся на предприятии;
люди, работающие в условиях Крайнего Севера, могут брать отпуск длиной не меньше 14 дней, если хотят сопроводить ребенка до 18 лет для поступления в ВУЗ или техникум в другом городе.

Если у вас работают беременные или несовершеннолетние, нужно грамотно составлять график. Продумайте его так, чтобы сотрудники с льготными правами могли уйти отдыхать в любой момент, а бизнес-процессы не остановились.

Когда можно не отпускать на отдых

Трудовой кодекс защищает права работников. Поэтому работодатель может правомерно отказать в отпуске только в редких (даже исключительных) случаях: например, если сотрудник хочет выйти в отпуск не по графику. В этом случае можно отказать.

Если у человека запланирован отдых на август, а он хочет пойти вне очереди в июне, вы можете правомерно не подписывать его заявление.

Также работодатель может не отпускать сотрудника, если он недавно устроился и не проработал шесть месяцев. Исключение — несовершеннолетние и беременные: мы уже говорили, что они могут отдыхать когда вздумается.

Еще одно исключение — если работник планирует выйти в отпуск и написать заявление об увольнении, чтобы не отрабатывать положенные две недели. Если в трудовом договоре или соглашении об увольнении вы запретите такие манипуляции, можете не подписывать заявление на отпуск или не увольнять человека сразу по возвращении из него.

Бывает, что сотрудник собирается отдыхать по установленному графику, а вы не можете допустить этого: кто-то ушел на больничный, кто-то уже улетел на море, и людей не хватает. В этом случае можно перенести отпуск человека, но только с его письменного согласия. Он пишет согласие, вы издаете приказ и изменяете график отпусков. Но так, чтобы отпуска других людей не переносились: изменения можно вносить только в график отдыха людей, которые согласны с ними.

Так как право на отдых закреплено в законе, непредоставление отпуска считается грубым его нарушением. И неважно, что происходит: вы не хотите отпускать сотрудника или он сам не хочет отдыхать. Если отпуска нет, работодатель будет виноват.

Согласно Статье 5.27 КоАП РФ, за нарушения трудового законодательства предусмотрена ответственность:

для руководителей (должностных лиц) — до 5000 рублей;
для ИП — до 5000 рублей;
для компаний (юридических лиц) — до 500000 рублей.

Минимальный размер штрафа будет, если нарушение выявлено первый раз. При повторных нарушениях суммы возрастают:

руководители заплатят до 20000 рублей, а еще их могут дисквалифицировать на срок 1-3 года;
ИП заплатят тоже до 20000 рублей;
компании — до 70000 рублей.

Отдельное наказание предусмотрено за нарушение сроков выплат отпускных. Если не успеть перечислить их ранее, чем за три дня до выхода человека в отпуск, могут оштрафовать:

руководителя на сумму до 20000 рублей;
ИП — до 5000 рублей;
компанию — до 50000 рублей.

Штрафуют за каждый факт нарушения. Перенесли отпуска двум работникам без их согласия — за первого заплатите минимальную сумму штрафа, за второго — максимальную, потому что это будет считаться повторным несоблюдением требований ТК РФ.

Если работник категорически не хочет отдыхать, нужно решать проблему. Не включите его в график — он будет доволен, но при проверке надзорные органы заметят нарушение и выпишут штраф. Можно найти несколько вариантов выхода из ситуации.

1. Отправьте человека в отпуск насильно

Как сделать все правильно:

как минимум за две недели (лучше за три-четыре) предупредите работника, чтобы он письменно подтвердил ознакомление с графиком;
выплатите положенную компенсацию за 4-5 дней до начала отпуска;
даже если он придет на работу, не отражайте это в документах и не платите ему зарплату.

Это — способ решить проблему для трудоголиков: тех, кто не хочет отдыхать сам. Отправлять в отпуск насильно — крайняя мера. Сначала постарайтесь убедить человека в том, что ему нужен отдых — чтобы предупредить профессиональное выгорание и в будущем работать с не меньшей эффективностью. У нас в ПланФакте не приходится никого уговаривать. Вот что говорит Игорь Боев, сооснователь ПланФакта:

2. Перенесите на другие даты

Вариант для тех, кто просто не желает отдыхать в апреле или июле. Предложите работнику по обоюдному согласию перенести отдых на другой месяц. Согласно Статье 124 ТК РФ, он сам может написать заявление и попросить вас об этом. И вы будете обязаны удовлетворить его, если:

сотрудник не может работать в результате травмы или заболевания;
работник будет исполнять государственные обязанности, предусматривающие освобождение от работы.

Во всех остальных случаях действуете на свое усмотрение. То есть человек просит перенести ему отпуск — вы выпускаете приказ о переносе и изменяете график на текущий год так, чтобы всем было удобно.

Такой подход не всегда работает. Согласно той же статье 124 ТК РФ, нельзя не предоставлять отпуск больше двух лет подряд. Если работник не отдыхал в прошлом году и хочет работать в этом, сделать так не получится.

3. Заключите ГПХ на время отдыха

Если работник сам не хочет отдыхать, а вы не против того, чтобы он работал, можно заключить с ним на время отпуска ГПХ: договор гражданско-правового характера. По нему он может выполнять конкретные работы, а вы — платить деньги, при этом можете даже не удерживать НДФЛ: сотрудник может заплатить его сам.

Не все так просто — согласно закону, договор ГПХ не должен содержать признаки трудового договора, иначе за это могут оштрафовать. Поэтому при составлении учитывайте следующие нюансы:

в договоре две стороны: заказчик (вы) и исполнитель (сотрудник);
вы платите за конкретную работу, а не за процесс: например, предметом договора может выступать составление базы данных или обработка пакета фотографий;
оплата формируется не за потраченные часы (по ставке), а за конечный результат: например, 10 000 рублей за одну базу данных;
договор заключают на определенный срок — можно на период отпуска;
вы не оплачиваете больничные и компенсации за вредные условия труда, если они есть;
работник сам устанавливает график, вы не можете требовать подчинения установленным в бизнесе порядкам;
результат работы должен быть заверен — обычно для этого используют акт приема-передачи работ, после составления которого и происходит оплата.

Если прописать в договоре график работы, почасовую оплату или сделать предметом договора процесс работы, его могут признать трудовым. Тогда придется платить штраф два раза: первый — за подлог документов, второй — за непредоставление отпуска.

Чуть подробнее о работе по ГПХ, или ГПД, нам рассказал юрист Аким Некрасов:

«По гражданско-правовому договору (ГПД) можно нанять человека для выполнения какой-то работы.

Обязанность работника по такому договору — выполнить конкретную работу(ы) или оказать услугу(и). По ГПД можно нанять человека для выполнения разовой или непрофильной работы. Как это сделать, работник решает сам, в соответствии с условиями заключенного договора. Условно говоря, по ГПД работодатель покупает результат труда, а не рабочее время человека, как в трудовых отношениях.

Вместе с тем, нужно понимать, что характер работы по ГПД должен быть таким, чтобы он не был подменой трудовым отношениям. Если вам нужно, чтобы работник был на рабочем месте в соответствии с определенным графиком, выполнял распоряжения начальства, здесь нужен трудовой договор. Например, в случае спора о природе договора, работник может пожаловаться в проверяющие органы или в суд. Договор могут признать трудовым, тогда работодателю грозит штраф. Кроме того, суд может обязать такого работодателя выплатить работнику все деньги, которые полагались бы ему по трудовому договору (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, п. 24 Постановления Пленума ВС от 29.05.2018 N 15, п. 15 Обзора судебной практики ВС).

Для работодателя ГПД выгоднее, чем трудовой. Не нужно оплачивать отпуска и больничные, создавать рабочее место. Договор можно заключить на любой срок и установить любую оплату (нет минимума) и ее порядок.

Однако не нужно забывать, что по ГПД также нужно платить определенные страховые взносы.
Взносы на ВНиМ платить не нужно, на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором. Платятся взносы на ОПС и ОМС.

4. Предоставьте часть отпуска в выходные дни

Способ подходит, если работник готов отдохнуть меньше положенного. Вы можете разделить его отпуск как угодно: главное, чтобы хотя бы одна из них длилась более 14 дней. То есть работник отдохнет две недели, а остальное время будет оформлять как короткие части отпуска в выходные: например, два дня каждые 3-4 недели. Вы просто оплачиваете эти два дня по ставке, применяемой к отпуску, а сотрудник работает в обычном графике.

Можно внести это в график заранее. Но чаще всего это делают за 1-2 месяца до предполагаемого отдыха:

5. Увольте, а потом примите на работу

Трудовой кодекс никак не ограничивает прием на работу уволенного сотрудника: технически вы можете уволить его сегодня, а принять на работу завтра или через пару дней. Это оптимальный выход, если работник категорически не хочет отдыхать, а вы можете предоставить ему работу круглогодично.

Чтобы все было законно:

попросите работника написать заявление об увольнении за две недели до начала отпуска — он будет обязан отработать этот срок;
примите заявление и подпишите приказ об увольнении;
выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск;
когда сотрудник уволится, примите его на работу обратно.

Делать так каждый раз не получится — у трудовой инспекции могут возникнуть вопросы, если использовать подобную схему каждый год. Можно увольнять и принимать на работу заново пару раз, но потом придется искать другой выход из ситуации.

6. Увольте сотрудника и работайте с ним как с ИП или самозанятым

Трудовой кодекс защищает права наемных работников и обязывает их уходить в отпуск каждый год. А самозанятые и индивидуальные предприниматели могут работать сколько хотят — хоть круглосуточно и без выходных. Поэтому если человек долгое время не хочет отправляться в отпуск, предложите ему сотрудничество как с ИП или самозанятым.

Схема подходит для сотрудников, результат работы которых можно измерить. Обычно это практикуют в IT-сфере: компании работают с самозанятыми и ИП, которые пишут тексты, делают дизайны, верстают страницы.

Вы просто увольняете человека, а потом он изучает, в чем разница между ИП и самозанятостью, и выбирает подходящий вариант. Вы заключаете договор и работаете по нему. Это значит, что:

можете требовать от исполнителя выполнения только тех работ, которые прописаны в договоре;
бывший сотрудник сам устанавливает график работы: главное, чтобы был результат — задача, указанная в договоре;
вы не платите НДФЛ и страховые взносы — это делает сам исполнитель.

Бумажной волокиты будет больше: договор нужно перезаключать раз в год, а по каждой задаче нужно готовить заказ, акт и высылать деньги. Но это — единственное решение, если сотрудник категорически не желает уходить в отпуск ни сейчас, ни в следующем году, ни через пару лет.

Что точно нельзя делать руководителю

Не оформляйте совместительство

Совместительство — это когда человек подрабатывает, и это оформлено в трудовом договоре. Например, программист на ставке подрабатывает еще и тестировщиком. Кажется, все логично: человек уходит в отпуск по основной должности, но может продолжать заниматься совместительством.

Не компенсируйте весь отпуск деньгами

Отпуск можно компенсировать — вам не придется искать подмену, работник получит больше денег. Но компенсировать весь отпуск деньгами нельзя. Это нарушение, даже если сотрудник сам попросит об этом.

Согласно Статье 126 ТК РФ, человек должен отдыхать минимум 28 дней. А за остальные дни может получить деньги. То есть если отпуск работника во вредных условиях труда составляет 45 дней, 28 дней отдыхает, а за 17 получает деньги.

Запрещайте работать в отпуске

Некоторые работодатели делают так: разрешают работать в отпуске, а когда человек выходит из него, платят премию в размере зарплаты. Вроде бы все логично — премию можно выплатить за прошлые заслуги.

Вообще нет. По сути премия — награда за хорошее выполнение работы, один из способов мотивации сотрудников. А за что вы награждаете, если работник был в отпуске? Наличие премии вызовет вопросы у трудовой инспекции, и она может привлечь вас к административной ответственности.

Закон обязывает работников уходить в отпуск каждый год, хотят они этого или нет. Если сотрудники не желают отдыхать, вы можете найти выход из ситуации: заключить с ними договор ГПХ, уволить, а потом принять на работу, работать с ними как с ИП или самозанятыми. Что выбрать, зависит от условий труда и желания самого работника — обсудите с ним ситуацию и вместе найдите выход, который устроит обоих.

Нередки ситуации, когда между работодателем и наемным работником возникают конфликты. Особенно часто споры касаются предоставления отдыха, его оплаты. Работодателям выгодно, чтобы сотрудник всегда был на рабочем месте, трудился без выходных.

Обязательно ли предоставлять отпуск каждый год по закону?

Порядок предоставления ежегодных отпусков регламентируется Трудовым кодексом России. Согласно статье №122 ТК РФ, оплачиваемый отдых положен работникам каждый год.

Стандартная продолжительность отпускного периода составляет 28 календарных дней, право на его получение у сотрудника возникает по истечении полугода с момента официального трудоустройства. В последующие рабочие года время предоставления отпусков определяется работодателем с учетом или без учета желания подчиненных и закрепляется графиком.

Бывают ситуации, когда по производственным обстоятельствам либо по личному волеизъявлению, сотрудник не уходит в положенный ему за рабочий год отпуск.

В качестве примера можно привести следующее:

необходимость исполнения работником в период положенного отдыха должностных обязанностей;
отсутствие подчиненного на рабочем месте долгое время в период установленного графиком отпуска может привести к остановке функционирования отдела или всего предприятия, появлению прочих производственных проблем; . Он имеет право отказаться от отдыха.

Расширить список ситуаций работодатель может в нормативных локальных актах.

личное желание или согласие работника, выраженное в письменном заявлении;
наличие веских оснований;
согласие или просьба работодателя.

Нужно понимать, что неотгулянные дни не аннулируют, а переносят на следующий период.

Противозаконным считается перенос отпуска на следующий год таким категориям работников:

Если работник увольняется и не успел воспользоваться ежегодным обязательным оплачиваемым отпуском, тогда он имеет право взять две недели выходных дней в счет отработки, а за оставшийся отдых получить выплату. Также возможна полная замена компенсацией всего отпуска.

Некоторым категориям сотрудников положен дополнительный отпуск. Он предоставляется на базе письменного заявления. Брать дополнительный отпуск или нет – это право сотрудника, а не его обязанность. На следующий год такой отдых не переносится.

[expert_bq статьи №124 Трудового кодекса России, запрещено не предоставлять сотруднику оплачиваемый отдых более двух лет подряд.[/expert_bq]

Что грозит работодателю, нарушившему закон?

Ответственность работодателя за непредоставление отпуска работнику по графику наступает в случае, если руководитель неправомерно отказал сотруднику в предоставлении отдыха, за что последний обратился в судебную инстанцию. Также выявить нарушение могут контролирующие органы при проведении проверки. Поэтому работодателям нельзя нарушать Трудовой кодекс, действовать только в рамках закона.

Нарушением со стороны руководителя предприятия считаются такие действия:

отказ сотруднику в положенном ему ежегодном отдыхе;
непредоставление отпуска более двух лет подряд (даже если человек сам хотел работать без законного отдыха);
невыплата в срок отпускных;
замена ежегодного оплачиваемого отдыха денежной компенсацией;
несвоевременное предоставление выходных (нарушение утвержденного графика);
отказ в предоставлении отпускного периода сотруднику, который входит в льготную категорию, и которому по закону положен ежегодный отпуск в удобное для него время;
отсутствие утвержденного графика отпусков.

За нарушение прав сотрудников работодателю грозит:

предупреждение;
принуждение предоставить работнику положенные выходные дни; ;
дисквалификация должностного лица;
приостановка деятельности на определенный период.

Размер штрафа

Величина штрафа за отказ работнику в отпуске приведена в статье №5.27 КоАП России. Данная санкция касается юридических и должностных лиц, предпринимателей ведущих деятельность без образования юрлица. Многое зависит от того, нарушение трудового законодательства было допущено впервые либо является регулярным. Какой придется заплатить штраф за непредоставление отпуска более двух лет, приведено ниже в таблице.

Характер правонарушения	Величина штрафа в рублях
Характер правонарушения	Должностное лицо	Юридическое лицо	Лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без оформления юрлица
Однократно	1000-5000	30000-50000	1000-5000
Уже было допущено ранее	10000-20000	50000-70000	10000-20000

Частичная или полная невыплата отпускных в установленный срок влечет за собой такой штраф:

для должностных лиц – 10000-20000 рублей;
для юридических лиц – 30000-50000 рублей;
для лиц, которые осуществляют предпринимательскую деятельность, но не являются юрлицами – 1000-5000 рублей.

Ответственность работодателя за несоблюдение ТК и прочих нормативно-правовых актов приведена в Кодексе об административном нарушении РФ.

Это быстро и бесплатно!

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Если сотрудник сам отказывается от ежегодного отдыха

Многие работодатели сталкиваются с ситуацией, когда работник отказывается от ежегодного оплачиваемого отпуска. Причины такого решения могут быть разными.

Чаще всего отказ от отдыха обусловлен стремлением сотрудника заработать больше денег. Некоторые люди не знают, чем заняться во время продолжительного отдыха, стремятся приносить пользу. Есть работники, которые боятся потерять свой статус в компании при уходе в отпуск.

Два года по желанию сотрудника руководитель фирмы имеет право идти на уступки и не отправлять на отдых. Это не грозит никакими негативными последствиями для работодателя (за исключением тех случаев, когда сотруднику по закону обязателен отпуск каждый год).

Возможны такие варианты решения проблемы:

издать приказ о предоставлении отпуска согласно графику, ознакомить с ним сотрудника. Если работник все равно отказывается уходить на отдых, тогда следует привлечь его к дисциплинарной ответственности;
оформить отпуск. На этот период заключить с сотрудником гражданско-правовой договор оказания услуг либо подряда.

Таким образом, по закону каждому официально трудоустроенному человеку положен ежегодный возмещаемый отпуск. За его непредоставление в течение двух лет подряд руководителю грозит штраф, предупреждение или приостановка деятельности. Ответственность несут также должностные лица.

Содержание

Нормативное регулирование
Основание для предоставления отпуска
Время и сроки отпуска
Ответственность за непредоставление отпуска сотрудникам
Пример предоставления накопившихся отпусков
Выплаты работнику отпускных сумм
Расчет отпускных сумм и отражение в бухучете
Ошибка при выплатах отпускных с последующим увольнением
Ошибка при предоставлении отпуска иностранному работнику
Ответы на распространенные вопросы

В деятельности организаций основную роль играют сотрудники, трудовая деятельность которых регулируется трудовым законодательством. Важную роль в работе играет время отдыха, которое необходимо для восполнения сил человека. Поэтому много вопросов возникает по предоставлению отпусков. Иногда работника мотивируют личной незаменимостью и в любой организации имеются лица, которые длительное время не ходят в отпуск. Считается, что это их право, но обязанность работодателя предоставить отпуск урегулирована законодательно, поэтому непредоставление времени отпуска работникам для работодателя чревата административной ответственностью.

Рассмотрим, какие последствия ждут работодателя при непредоставлении отпуска работнику.

Нормативное регулирование

Гл. 19 ТК РФ регулирует предоставление отпуска работникам

Ст. 5.27. КоАП РФ определяет ответственность в сфере нарушений в области трудового законодательства

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 разработан график отпусков форма Т-7

Локальный акты организации (Коллективный договор, Трудовой договор, Положение о расчете средней заработной платы и т.д.)

Основание для предоставления отпуска

График отпусков, составляемый на каждом предприятии, является основанием для предоставления отпуска сотруднику. Ежегодный отпуск с сохранением средней заработной платы и рабочего места должен составлять в году (по ТК РФ) 28 дней, при этом может быть предоставлен дополнительный отпуск в зависимости от вида деятельности, регулируемый ТК РФ и локальными актами организации.

График отпусков по форме, разработанной Госкомстатом, с 01.01.2013 г. коммерческими организациями может не применяться, но обязательно должен быть и утверждается за 1 месяц до начала года. Организация может принять на локальном уровне свою форму. График отпусков регулирует порядок предоставления времени отдыха работников для той цели, чтобы не было накладок по отпускам. Должны быть отражены все работники и их время выхода в отпуск.

Основными требованиями для выхода в отпуск являются:

представление заявления на отпуск от работника не позднее, чем за 2 недели
выплата отпускных сумм за 3 дня до начала отпуска

Время и сроки отпуска

Работник имеет право на предоставление отпуска по частям, но один из отпусков должен быть не менее 14 дней независимо от длительности отпуска (минимальный отпуск – 28 дней и к нему добавляются дни дополнительного отпуска в соответствии с законодательством).

Но бывают ситуации, когда работник не своевременно написал заявление на отпуск (о чем должен следить отдел кадров), отзыв из отпуска по производственной необходимости, болезнь работника и т.д. В связи с этим работодатель обязан предоставить другие дни для отдыха. Если в течение календарного года не был догулян отпуск, то эти дни должны быть перенесены на следующий год, то есть отпуск следующего года увеличивается. График отпусков на следующий год составляется с учетом этих дней.

Ст. 124 ТК РФ запрещает не предоставлять отпуск подряд 2 года, что говорит о том, что отпуск должен быть у работника. Замена основного отпуска денежной выплатой запрещается, но в соответствии со ст. 126 ТК РФ такой компенсацией можно заменить дополнительный – по заявлению работника (за исключением несовершеннолетних, беременных работников и работающих с вредными (опасными) условиями труда).

Ответственность за непредоставление отпуска сотрудникам

Трудовым законодательством запрещается непредоставление отпуска 2 года подряд и оставшегося отпуска за прошлые периоды. Поэтому, независимо от причин, работодатель может привлечен к административной ответственности на основании ст.5.27 ТК РФ.

В связи с тем, что работники накапливают отпуска, а административное наказание может быть применено, рекомендуется накопившиеся отпуска предоставить.

О правонарушении инспекторы труда могут узнать при проверке организации или из жалобы сотрудника.

Зам. директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Нина Ковязина

Пример предоставления накопившихся отпусков

При том, что работодатель несет ответственность за предоставление отпусков, некоторые работники не ходят в отпуск. Чтобы избежать ответственности работодателем могут быть применены такие способы:

расторжение трудового договора (по взаимному согласованию) – в этом случае при увольнении выплачивается компенсация, а на следующий день опять подписывается трудовой договор
предоставляются краткосрочные отпуска с учетом выходных дней – в этой ситуации со временем будут использованы не отгуляные дни отпуска и за отдых в выходные будут начислены отпускные

Выплаты работнику отпускных сумм

Отпуск работника связан с выплатами. Расчет выплат производится исходя из среднегодового заработка (без учета выплат социального характера). Необходимо также учесть, что важным условием для выхода работника в отпуск является выплата отпускных за 3 дня до отпуска, и за задержку отпускных на работодателя может быть наложена материальная ответственность, предусмотренная ТК РФ и выражающаяся в компенсации (не облагаемой НДФЛ) за каждый день задержки выплат. И рассчитывается компенсация исходя из 1/150 от ключевой ставки ЦБР, составляющей на сегодняшний день 7,25%, но если локальными актами предусмотрена повышенная выплата, то компенсация сверх установленной законом доли облагается НДФЛ.

За несвоевременную выплату отпускных также предусмотрена административная ответственность, поэтому работодателю нужно рассчитать все выплаты за задержку, если такие имели место, не дожидаясь проверок ГИТ.

Расчет отпускных сумм и отражение в бухучете

Порядок расчета отпускных регулируется ст. 139 ТК РФ и Положением о средней заработной плате, при этом определяется:

сумма выплат работнику за год, предшествующий отпуску
число календарных дней для расчета среднедневного заработка
среднедневной заработок и сумму отпускных

Важно! Сумма отпускных рассчитана в рамках трудовых отношений и облагается НДФЛ (за вычетом стандартных налоговых вычетов) и страховыми вносами.

При этом работодатель по своему усмотрению может создавать резервный фонд для отпускных сумм или не создавать.

Если имеется фонд отпускных, то отпускные отражаются: Д 96 К 70

Если фонда нет, то: Д 20 (23, 26, 44 и т.д.) К 70

НДФЛ с отпускных: Д 70 К 68

Ошибка при выплатах отпускных с последующим увольнением

Если работник оформляет отпуск (всех дней, которые накопились у работника) с последующим увольнением по соглашению сторон, то все расчеты производятся до ухода в отпуск, потому что по его окончании стороны уже связаны трудовыми обязательствами и общий расчет и оформление всех необходимых документов нужно в последний рабочий день до отпуска.

Ошибка при предоставлении отпуска иностранному работнику

Организация обязана предоставить очередной ежегодный отпуск иностранному работнику, даже если он является временно пребывающим на основании того, что трудовое законодательство РФ распространяется на всех работников, вступивших в трудовые отношения на основании ст. 11, ст. 327.1 ТК РФ.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Сотрудница написала заявление на досрочный выход из отпуске по уходу за ребенком до трех лет и со дня выхода – заявление на отпуск, не использованный ранее. Может ли работодатель оформить такой отпуск?

Ответ: Отпуск по уходу за ребенком может быть использован по усмотрению работником (ч. 2 ст. 256 ТК РФ), то есть может в любое время выходить на работу и уходить в отпуск по уходу за ребенком. При выходе из отпуска по уходу за ребенком работодатель по заявлению работницы обязан предоставить очередной отпуск.

Вопрос №2: Должен ли работодатель предоставить сотруднице, работающей неполный рабочий день и находящейся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет?

Ответ: Работник не имеет права находится в двух отпусках одновременно и получать две суммы отпускных. Поэтому, чтобы использовать основной отпуск, необходимо получить заявление на выход из отпуска по уходу за ребенком и заявление на основной отпуск, а после основного отпуска можно снова написать заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. В этом случае пособие по уходу за ребенком не выплачивается, а будут получены только отпускные.

Читайте также: