Для чего нужно отражение зарплаты в бухучете

Обновлено: 03.05.2024

Для организаций, ведущих учет затрат по объектам, проектам либо заказам, важно корректно отражать расходы, в том числе по заработной плате сотрудников.

В первую очередь для учёта расходов оплаты труда по заказам/проектам в ЗУП 3.1 требуется определить способы отражения зарплаты. Именно способ отражения зарплаты является в системе объектом учета расходов.

Важно! В системе 1С: ЗУП 3.1 задаются только способы отражения, а уже на стороне бухгалтерской программы, для каждого способа отражения указываются нужные счета затрат и аналитика.

Пример заполнения справочника приведён на рис. 1

Рис.1 Пример заполнения справочника

Рассмотрим более подробно настройки отражения в порядке возрастания приоритета.

Настройка способа отражения для организации (рис.2).

Настройка выполняется для организации в целом.

Создать карусель Добавьте описание

Рис.2 Настройка способа отражения для организации

Данный способ будет использоваться при отражении зарплаты, если не заданы никакие другие настройки отражения в учёте (т.е. не заданы настройки для последующих пунктов данного списка).

Настройка способа отражения для подразделений (рис.3).

Создать карусель Добавьте описание

Рис.3 Настройка способа отражения для подразделений

Данная настройка используется для того, чтобы указанным способом (отличным от способа для организации) учитывались расходы на оплату труда всех или большинства сотрудников этого подразделения.

Настройка способа отражения для территорий (рис.4).

Если в программе ведётся учёт по обособленным территориям, то можно настроить способ отражения отдельно для территории.

Настройка – Территории

Рис.4 Настройка способа отражения для территорий

Если для территории указан способ отражения, то он будет использован при отражении зарплаты по данной территории, вместо способа, заданного для подразделения или организации.

Настройка способа отражения для сотрудника (рис.5).

Рис.5 Настройка способа отражения для сотрудника

В этом случае отражение заработка сотрудника происходит по способу, заданному в карточке сотрудника. Способы, указанные для организации, подразделения или территории, в данном случае не учитываются.

Документ Распределение основного заработка (рис.6)

Зарплата – Распределение основного заработка

Рис.6 Распределение основного заработка

Документ используется для отражения заработка сотрудника в том случае, если по сотруднику требуется распределить его заработок, например, в процентном соотношении или в какой-либо пропорции между различными способами отражения (заказами).

Если на сотрудника в указанном месяце введён этот документ, то при отражении зарплаты способы, заданные для сотрудника, для территории, для подразделения, для организации не учитываются. В указанных долях распределяются все начисления сотрудника, заданные в плановом порядке.

Настройка способа отражения в виде начисления (рис.7).

Рис.7 Настройка способа отражения в виде начисления

Продемонстрируем эту возможность на примере:

Предположим, что необходимо распределить заработок сотрудника только в рамках оклада, а премия не подлежит распределению, она должна отразиться по иному способу (заказу).

Рис.8 Распределение основного заработка

Сотруднику была начислена зарплата в текущем месяце (рис.9).

Рис.9 Зарплата в текущем месяце

Рис.10 Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

Настройка способа отражения в документе начисления (рис.11).

Существует возможность настроить способ отражения непосредственно в документе начисления. Используется в случае, если конкретное начисление сотрудников необходимо учитывать особым способом (независимо от ранее описанных настроек).

Рис.11 Настройка способа отражения в документе начисления

Сотруднику назначен способ отражения, указанный на рисунке 12.

Рис.12 Назначение способа отражения

Рис.13 Командировка

При отражении зарплаты в учёте сумма командировочных расходов учитывается по способу, указанному в документе (рис.14).

Расчет заработной платы и налогов с нее — один из самых сложных разделов бухгалтерии. Любые нарушения в учете влекут за собой серьезные последствия. Если же речь идет о зарплате — цена ошибки существенно возрастает. Поэтому очень важно, чтобы на этом участке работал квалифицированный специалист. Рассмотрим, какими компетенциями должен обладать бухгалтер-расчетчик.

Особенности начисления зарплаты и возможные проблемы

Если не вникать глубоко в организацию бухгалтерской службы, то ее структура представляется следующим образом: есть главбух, который контролирует всё, и есть рядовые специалисты, каждый из которых отвечает за свой участок работы.

Однако упомянутые участки могут весьма отличаться как по трудоемкости, так и по возможным последствиям при нарушениях.

Одной из самых сложных областей учета, несомненно, является расчет зарплаты. За ошибки в этой области может последовать наказание как по налоговому, так и по трудовому законодательству. А при серьезных нарушениях к виновным могут быть применены и уголовные санкции.

От профессионализма расчетчика зависит очень много: от лояльности сотрудников до налоговой безопасности фирмы в целом. Цена ошибок может оказаться существенно выше, чем на других участках учета. Однако не все руководители это своевременно понимают. Нередко осознание важности данного участка работы приходит только после применения к организации штрафных санкций.

А ведь кадровый учет — это не какой-то довесок, а самостоятельный и очень серьезный раздел. Конечно, для начисления зарплаты необходимо знать соответствующие разделы ТК РФ. Но для того, чтобы полноценно вести кадровую документацию, этого недостаточно.

Поэтому попытка усидеть на двух стульях часто приводит к тому, что обоим участкам не уделяется должного внимания, и к организации применяются санкции за нарушения как налогового, так и трудового законодательства.

А в малых предприятиях нередко за весь бухучет и кадры вообще отвечает один специалист. В этом случае риск ошибок возрастает многократно.

Общие требования к бухгалтеру-расчетчику

Если для ведения всех остальных разделов учета обычно достаточно собственно бухгалтерских знаний, то бухгалтер-зарплатник должен быть еще специалистом по налогам и отчасти даже юристом.

С налогами все понятно: те, кто считают зарплату, обычно начисляют и сопутствующие обязательные платежи, а также заполняют отчетность по ним.

Если же говорить о юридических знаниях, то речь здесь идет не только о Трудовом Кодексе. Ведь кроме собственно начисления зарплаты и налогов расчетчикам часто приходится иметь дело с различными видами удержаний: алименты, штрафные санкции и т.п. Чтобы верно отразить эти суммы в учете, нужно хорошо разбираться в нормативных актах, которые регулируют их взыскание.

Таким образом, специалист по зарплате должен уметь эффективно работать на пересечении бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.

Говоря об ответственности сотрудника, ведущего зарплатный участок, нужно отметить, что она делится на две части: внешнюю и внутреннюю.

По УК РФ и КоАП РФ за все нарушения в деятельности предприятия обычно отвечает директор. Хотя в большинстве статей, предусматривающих применение санкций, и говорится об абстрактных должностных лицах, но на практике рядовых сотрудников очень редко привлекают к административной или уголовной ответственности.

Обычно проверяющие используют специалистов компании в качестве свидетелей, чтобы доказать вину директора или главбуха.

Внутренние санкции, предусмотренные ТК РФ, также бывают двух видов:

При этом остаётся спорным вопрос, причиняет ли работник ущерб работодателю, если по его вине организация была привлечена к административной ответственности.

Согласно судебной практике, наложенный на организацию штраф по вине работника не является основанием для возникновения материальной ответственности. Следовательно, привлечение работника к материальной ответственности за штраф, наложенный на организацию, в судебной практике может быть расценен как неправомерный. Сотрудник, которого принуждают к уплате штрафа, может обратиться в суд (который, скорее всего, встанет на его сторону).

Все кадровые решения в компании принимает директор, но, конечно, он при этом учитывает мнение руководителей подразделений. Поэтому, прибыв на собеседование, бухгалтер по заработной плате будет общаться в первую очередь с главбухом.

Руководитель финансовой службы должен проверить знания соискателя в следующих областях:

Общие принципы бухучета: счета, двойная запись, проводки.
Трудовое и налоговое законодательство.
Порядок начисления зарплаты, включая особые ситуации: больничные, отпуска, увольнение и т.п.
Расчет и уплата налогов, страховых взносов с ФОТ, а также составление отчетности по ним.
Использование программного обеспечения для расчета зарплаты.

Необходимо обратить внимание на знания соискателя в тех областях, которые важны для конкретной организации.

Например, если коллектив преимущественно женский, то, скорее всего, будет немало декретных выплат, поэтому бухгалтер должен досконально знать этот участок. Если специфика работы связана с нестандартными способами организации труда (например, вахтовый метод или работа в вечернее время и в выходные), то специалисту по зарплате необходимо хорошо разбираться в методике начисления соответствующих выплат.

Также существует множество видов программного обеспечения для расчета зарплаты. Поэтому на собеседовании бухгалтера по зарплате следует проверить на знание именно той программы, которая используется на данном предприятии.

Если у сотрудника есть положительные рекомендации с предыдущих мест работы — это, конечно, плюс.

Для специалистов без опыта квалификацию в некоторой степени можно оценить на основе отметок по профильным предметам и среднего балла по диплому. Хотя объективность этого метода достаточно условна и сильно зависит от уровня учебного заведения.

Не так уж редко и сам главбух может не владеть какими-либо нюансами в области расчета зарплаты.

Трудовое и налоговое законодательство постоянно меняется, поэтому и после приема на работу полезно периодически проводить аттестацию специалистов, для чего тоже удобно использовать тесты.

Если руководство компании хочет иметь беспроблемный учет, не сталкиваясь при этом с проверкой сотрудников, то бухгалтерию можно передать на аутсорсинг. Преимущества этого варианта проявятся не только на этапе отбора (ведь тогда им заниматься вообще не придется), но и в дальнейшем:

Сотрудники 1C-WiseAdvice не распыляются на несколько участков, а специализируются на определенных функциях. Так, если речь идет о расчете зарплаты , то вы можете быть уверены, что имеете дело с профессионалом, владеющим всеми тонкостями этой процедуры.
Если все-таки были допущены ошибки, то мы полностью компенсируем финансовые потери заказчика (штрафы, пени), возникшие по нашей вине.
Указанная компенсация выплачивается даже тем клиентам, которые уже прекратили с нами сотрудничество. Срок давности для этой выплаты — три года после сдачи последнего отчета.

Подводя итог, заметим, что бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за один из самых сложных и опасных с точки зрения санкций участков учета.

Читайте также: