Нет путевых листов ндфл

Обновлено: 14.05.2024

Дата публикации 02.12.2021

Организации и предприниматели, деятельность которых связана с автотранспортом, обязаны оформлять путевой лист – первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Возникает вопрос: всегда ли должен индивидуальный предприниматель, который использует транспортное средство как при ведении экономической деятельности, так и для личных нужд, оформлять на него путевой лист?

Кого могут оштрафовать?

Кто может проверить путевой лист?

Путевые листы проверяют:

Из всех перечисленных инстанций штрафы непосредственно за путевые листы, как правило, выписывают только ГИБДД.

За что могут выписать штраф?

За отсутствие путевого листа;
За неверно оформленный путевой лист;
За то, что путевой лист не подтверждает затраты на ГСМ.

Кому не нужен путевой лист?

Путевой лист необходим при перевозке пассажиров или грузов на легковом и грузовом транспорте, арендованном или принадлежащем юридическому лицу, а также в любой поездке таких ТС как трамвай, троллейбус, автобус (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ от 08.11.07).

Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не является водителем, и который использует автомобиль для собственного передвижения. Однако при этом стоит помнить о том, что путевой лист необходим компании для подтверждения расхода ГСМ, поэтому единственный, кто может действительно обойтись без путевого листа — это частное лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или автомобиле, управляемым по доверенности.

Путевой лист могут проверить не только непосредственно у водителя во время рейса, но и на предприятии. Срок хранения путевого листа составляет 5 лет, и его отсутствие в архиве также может привести к выписке штрафа.

Штраф за отсутствие путевого листа составляет 500 руб. (ст. 12.3 КоАП РФ). При этом инспектор ГИБДД вправе ограничиться предупреждением.

В то же время отсутствие путевого листа может интерпретироваться ГИБДД и Ространснадзором как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического контроля транспортного средства, что повлечёт за собой дополнительные штрафы (см. далее).

Что необходимо указывать в путевом листе?

Штрафы налагаются в случае нарушений оформления путевого листа в части:

предрейсового медицинского осмотра водителя;
предрейсового технического контроля транспортного средства.

Отметка о медицинском осмотре

Неверное оформление — это отсутствие даты, подписи и штампа медицинского работника о прохождении предрейсового медосмотра. Отметим, что медицинский работник должен иметь соответствующее разрешение. Величина штрафов может быть различна:

Отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя — 5000 руб. для должностных лиц и 30 000 руб. для организаций (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Если отметка о прохождении медосмотра имеется, но она не соответствует действительности (например, водитель при проверке оказался пьян) — 20 000 руб. для должностных лиц и 50 000 руб. для организаций (ст. 12.32 КоАП РФ).
Если же ГИБДД или Ространснадзор посчитает, что медосмотр вообще не был проведён, то штраф составит от 2000 до 3000 рубю для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций (ст. 11.32 КоАП РФ).

Отметка о техническом контроле

Отсутствия отметки о предрейсовом техническом контроле ТС — 5000 руб. для должностных лиц и 30 000 руб. для организаций (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)
При наличии отметки о прохождении техконтроля, не соответствующей действительности (ТС имело неисправности, с которыми запрещена эксплуатация) — от 5 000 до 8 000 руб. для должностных лиц (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ)

Налоговые штрафы: путевой лист и расход ГСМ

При отсутствии или при неверном оформлении путевой лист перестаёт являться документом, подтверждающим затраты предприятия, и ситуация интерпретируется налоговой, как занижение предприятием своей прибыли.

Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).

Т.е. в общем случае:

сумма штрафа = (зарплата водителя + расход ГСМ + амортизация ТС) х 0.04.

У нас появляется новый формат статей — ответы на вопросы. На каждый из опубликованных материалов нам приходит множество вопросов и комментариев.

В этой статье —вопросы, которые касаются путевых листов.

У нас в блоге уже много материалов о путевых листах. Посмотрите: возможно, они окажутся для вас полезны.

► У директора небольшой организации есть личный автомобиль. Может ли менеджер ездить на нем по служебным делам без путевого листа?

Смотря что иметь в виду под служебными делами. На переговоры и встречи ездить, безусловно, можно. Только не забудьте вписать имя менеджера в полис ОСАГО на этот автомобиль (полис ОСАГО без ограничений — тоже вариант).

А вот если тот же менеджер повезет, например, груз для заказчика — путевой лист потребуется. И поскольку перевозками грузов, как говорит Федеральный закон N 259-ФЗ, могут заниматься только юридические лица или ИП, придется оформлять договор аренды ТС.

► Я индивидуальный предприниматель без наемных сотрудников, работаю сам, по патенту (транспортные перевозки). Нужен ли мне путевой лист?

Если автомобиль используется для коммерческой деятельности, то путевой лист надо оформлять. В вашем случае — он нужен однозначно.

Понятно, что если вы едете на своем автомобиле по личным делам, то вам не нужен ни путевой лист, ни отметки о предрейсовом контроле.

► Можно ли вписать дополнительный маршрут в путевом листе от руки?

Путевой лист — это обычный первичный учетный документ. Его можно можно заполнять комбинированным способом: на компьютере (данные, которые известны до начала рейса) и от руки (данные, которые стали известны во время или после поездки).

► Где в путевом листе должен быть пункт сведения о перевозке

Это не регламентируется никакими правилами, поэтому теоретически — хоть где. Но с точки зрения здравого смысла, разумно сделать отдельную графу в первой части путевого листа, где расположены все обязательные реквизиты. Вы можете посмотреть пример здесь: Как заполнять путевой лист грузового автомобиля.

Обратите внимание!

Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.

► Кто обязан писать остатки топлива в путевом листе перед выездом и после?

Эти пометки, согласно Приказу Минтранса N 368, вносит сотрудник, назначенный на то руководителем юрлица или ИП. Это может быть диспетчер, механик, контролер ТС — кто угодно.

Индивидуальный предприниматель, если он сам является водителем, проставляет показания одометра самостоятельно.

► Можно ли оформлять в командировку оформлять два путевых листа: один в одну сторону, другой — в другую?

Можно, если водитель не успевает вернуться к сроку, указанному в путевом листе. Но с точки зрения учета на один рейс лучше оформлять один путевой лист — поэтому к предполагаемой дате окончания командировки в путевом листе лучше прибавить несколько запасных дней. Мы писали об этом в статье Командировка водителя: как правильно оформить путевой лист.

► Журнал учета путевых листов за год был заполнен только наполовину. С нового года его можно продолжать или нужно заводить другой?

А чтобы не испытывать мук выбора каждый год — можно раз и навсегда определить этот момент в учетной политике предприятия.

► Как отражать в путевом листе прогрев автомобиля?

Можно не отражать вообще.

Просто издать на предприятии Приказ о норме горючего, которая уходит на ежемесячное прогревание автомобиля в холодное время года — и учитывать эти показатели при списании ГСМ.

Но предприятие вправе определить свои нормы и установить их актом локальной комиссии. При этом расчет повышенных норм надо обосновать, подкрепить контрольными замерами, а кроме того — подтвердить исправность транспортного средства.

► Может ли контролер технического состояния подписывать путевой лист на трактор или экскаватор?

Очевидно, вы имеете в виду: может ли контролер ТС удостоверять исправность такой техники перед рейсом? Техническое состояние самоходных машин находится в ведении Гостехнадзора, и он ничего не говорит о предрейсовом контроле, только о периодических техосмотрах.

Поэтому судебная практика в этом вопросе противоречива. И если проверяющие органы выявят, что трактор не проходит предрейсовый контроль, то владельца трактора могут оштрафовать. Вот такой казус.

Пару лет действовал Приказ Минсельхоза N 750, который устанавливал формы путевых листов для самоходной техники. Согласно этим формам, техническую исправность трактора/экскаватора должен был удостоверять механик или бригадир. В прошлом году Приказ отменен, нового взамен него нет.

Учитывая всю эту неразбериху — нам кажется, что контролер ТС вполне может подписывать путевой лист трактора или экскаватора. Что называется, лучше перестраховаться.

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Можно настроить интеграцию с программами:

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

Содержание

Списание ГСМ
Как составить акт на списание ГСМ
Как списать бензин без путевого листа
Законодательная база
Какой документ подтверждает списание бензина
Вычет по НДС
Как списать топливо путевым листом

Даже если компания не использует путевые листы, это не означает, что она не сможет списать топливо. При определенных нормах учета списать бензин удастся. Однако, принять к учету затраты на ГСМ в целях налогообложения уже не получится, так как для этого путевой лист будет необходим. В статье рассмотрим как списать бензин без путевого листа.

Списание ГСМ

Как составить акт на списание ГСМ

При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:

наименование компании или ФИО ИП;
дата составления документа;
члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
сведения о водителе (ФИО);
наименование механизма, его инвентарный и госномер;
вид выполненных работ;
расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

Как списать бензин без путевого листа

Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.

Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.

Законодательная база

При списании ГСМ, следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:

Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р, которым введены рекомендации по нормированиям расходов ГСМ.
Приказ Минфина РФ №162н, которым был утвержден план счетов учета в бюджетных организациях, а также указываются пояснения по применению плана. , которая свидетельствует о том, что расходы на ГСМ компании вправе учитывать при налогообложении, если они являются производственной необходимостью и подтверждены документально. , согласно которой расходы на ГСМ могут быть учтены при расчете налога на прибыль. , согласно которому определяются документы, необходимые для списания ГСМ.
Иные нормативные акты

Какой документ подтверждает списание бензина

Важно! Основным подтверждением того, что топливо расходуется по целевому назначению является сведения из электронной системы контроля, а также путевые листы. Они должны содержать информацию, согласно которой будет понятно количество израсходованного топлива, а также его назначение.

Вычет по НДС

Указанных выше подтверждающих документов обычно бывает достаточно для того, чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, но не в случае вычета по НДС.

Для того, чтобы НДС можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль, потребуется оформленный счет-фактура. Если компания закупку ГСМ производит в розницу, то получить счет-фактуру будет достаточно проблематичным. Оптимальным вариантом будет заключение специального договора с АЗС на приобретение топлива. Если данный договор будет заключен, то АЗС обязана будет регулярно предоставлять счета-фактуры.

Как списать топливо путевым листом

Как уже отмечалось выше, списание ГСМ производится специальным актом. При его составлении необходимо указать, какие именно путевые листы рассматривала комиссия. В этих документах не должен быть зафиксирован именно расход топлива, путевой лист содержит данные спидометра транспортного средства. Имея такую информацию, а также нормы расхода определенным ТС топлива, можно будет рассчитать расход бензина.

Если в путевых листах указываются сведения по выданному и израсходованному топливу, то обращаться к нормам Минтранса компании не придется. Расходы в этом случае будут намного проще, поэтому самостоятельно разрабатывая бланк путевого листа, это следует учесть.

Читайте также: