Расторжение договора 1с документооборот

Обновлено: 31.05.2024

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена цифровыми документами между контрагентами с помощью интернет-сети. Такое взаимодействие происходит на законных основаниях и является юридически значимым. Обмен осуществляется без использования бумажных оригиналов, что экономит трудо- и времязатраты.

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Для осуществления взаимодействия с контрагентами при помощи ЭДО необходимо выбрать способ передачи электронного документооборота.

Прямой обмен документами в электронном виде между организациями

Данный вид передачи документов между контрагентами осуществляется с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.

Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:

утверждает создание документов внутри организации в соответствии с законодательными нормами;
ведёт переговоры с клиентами о применении электронных документов;
подписывает контрагентский договор об использовании ЭДО с каждым партнёром;
предоставляет необходимый технический уровень оборудования;
обеспечивает порядок надёжного доступа к сети и безопасную передачу данных.

Использование такого вида обмена не допускает возможность отправки счёт-фактур. Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.

Обмен через оператора ЭДО

Документооборот между компаниями осуществляется с помощью фирмы посредника — оператора ЭДО. Такая организация имеет необходимые технические средства и законные основания для юридически значимого обмена электронными документами между клиентами.

Оператор электронного документооборота выполняет функцию независимого участника, задача которого:

обеспечение технической составляющей оборудования клиента — предоставление сервиса ЭДО;
поддержка установленных форматов документов;
отправка и принятие от компаний-партнёров соглашений об электронном взаимодействии;
законная отправка юридически значимых документов, в том числе счёт-фактур;
фиксация даты и времени отправки или получения документа;
контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи;
гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных;
хранение переданных электронных документов.

Для работы в системе электронного документооборота клиент заключает договор с оператором ЭДО. Тот, в свою очередь, направляет заявление в ФНС, о переходе компании на электронное взаимодействие с клиентами.

Порядок перехода на ЭДО с контрагентами

Переход на системы электронного документооборота необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с партнёрами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.

Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Ст. 7 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.

С чего начать переход на ЭДО с контрагентами

Для перехода на электронный документооборот необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:

способ перехода на электронный документооборот с контрагентами — прямой обмен или через операторов ЭДО;
вид документов для цифровой передачи;
порядок использования УКЭП;
список уполномоченных работников;
регламент предоставления отчётов в ФНС.

После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.

Составить цепочку документооборота

Адаптация бизнес-процессов происходит после определения ответственных сотрудников. Схемы перемещений документов внутри компании, необходимо оптимизировать под ЭДО. Если используются системы электронного документооборота через оператора, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются.

Получить электронную подпись и дополнительный софт

Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ, такая подпись делает документы юридически значимыми и является аналогом рукописной. Использование УКЭП не предусматривает дополнительного соглашения и подтверждения личности сторон. Получить данный вид подписи можно только в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минцифры РФ. Список таких УЦ размещён на сайте ведомства.

Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО.

Подключить контрагентов

Как пригласить контрагента к ЭДО

После поиска в системе появляются результаты трёх видов:

Система произведёт поиск всех организаций по ИНН из файла и отобразит их списком.

Как принять приглашение

Для принятия приглашения необходимо:

В открывшемся окне отобразится список отправивших приглашение на использование ЭДО контрагентов:

Далее принять или отклонить приглашение, нажав соответствующую кнопку.

Для отправки приглашения необходимо:

В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:

Сервис оповестит об успешной отправке приглашения:

Как принять приглашение

Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:

После появится уведомление об успешном принятии приглашения:

Для добавления контрагента необходимо выполнить следующие шаги:

В списке контрагентов выбрать необходимого партнёра:

Как принять приглашение

Заключение

Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.

Все настройки программы распределены по закладкам:

Рисунок 1 - Форма окна настроек

Рисунок 2 - Форма общих настроек

1.1 Поле Заголовок программы - необходимо указать заголовок программы.

1.2 Настройка Версионирование объектов - если настройка включена, то в программе появится возможность автоматически сохранять историю изменения реквизитов объектов.

1.3 Настройка Дополнительные реквизиты и сведения - если настройка включена, то администратор получает возможность настраивать дополнительные реквизиты и сведения, а пользователи смогут размещать дополнительные реквизиты в карточках документов, настраивать обязательные для заполнения дополнительные реквизиты.

1.4 Настройка Инструкции - настройка делает доступными специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с программой.

1.5 Настройка Электронные подписи - если настройка включена, то документы можно будет удостоверять электронной подписью.

1.6 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

Рисунок 3 - Форма настроек прав доступа

2.2 Настройка Отложенное обновление прав доступа - если настройка включена, то все задания на обновление прав попадают в специальную очередь, которая автоматически обрабатывается на сервере регламентными заданиями в фоновом режиме, не мешая работе пользователей.

2.3 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

Рисунок 4 - Форма настройки работы с документами

3.1 Настройка Виды внутренних документов - если настройка включена, то в карточке внутреннего документа появляется обязательное для заполнения поле Вид. Также при установке этого флажка ответственному за ведение нормативно-справочной информации становятся доступны возможности создания и изменения видов внутренних документов.

3.2 Настройка Категории для документов и файлов - настройка определяет видимость всех отчетов, карточек и элементов управления, связанных с категориями данных.

3.3 Настройка Связи документов - если настройка включена, то в карточках документов появляется возможность настройки перекрестных ссылок документов друг на друга.

3.4 Настройка Учет по организациям - если настройка включена, то программа будет вести учет всех ключевых данных в разрезе нескольких организаций.

3.5 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

Рисунок 5 - Форма настройки работы с файлами

4.1 Настройка Хранить файлы в томах на диске - если настройка включена, то файлы, прикрепленные к карточкам документов, будут сохраняться не в информационной базе, а в файловом хранилище на выделенном для этих целей сервере. По ссылке Тома хранения файлов настраиваются тома.

Рисунок 6 - Форма списка томов хранения файлов

4.1.1 Поле Наименование тома - необходимо указать наименование тома хранения данных.

4.1.2 Поле Полный путь - необходимо указать путь к файловому ресурсу, куда будут сохраняться файлы.

Рисунок 7 - Форма элемента

4.2 Настройка Настройка автоматической загрузки файлов - выполняется настройки для выполнения автоматической загрузки файлов из указанного каталога в локальной сети. По настроенному расписанию файлы или папки файлов переносятся из каталога в нужную папку ЭА с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.

Рисунок 8 - Форма настройки загрузки файлов

Для настройки автоматической загрузки файлов необходимо нажать кнопку Добавить и указать следующие данные:

Далее необходимо указать папку информационной базы для загрузки и ввести имя пользователя, который будет подставлен в качестве автора новых файлов.

Настроить расписание. В окне перейти по гиперссылке Расписание не задано и в открывшемся окне Расписание задать расписание выполнения загрузки файлов.

Рисунок 9 - Форма настройки расписания выполнения регламентного задания

4.3 Настройка Использовать папки файлов - если настройка включена, то пользователям будет разрешена работа не только с файлами входящих, исходящих и внутренних документов, но и с обычными файлами, доступными при помощи команды Файл на панели навигации раздела Документы и файлы. Права отдельных пользователей на те или иные папки файлов настраиваются непосредственно в папках.

4.4 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

Рисунок 10 - Форма настройки обмена данными

5.1 Настройка Использовать синхронизацию данных - если настройка включена, то подразумевается использование синхронизации данных с другими конфигурациями или между узлами распределенной информационной базы.

5.2 Настройка Префикс информационной базы - указывается префикс узла текущей информационной базы.

5.3 Настройка Использовать обмен электронными документами - при включении этой настройки у пользователя появляется возможность обмениваться электронными документами через 1С-ЭДО.

Внедрение электронного документооборота на базе 1С:Документооборот
Простое решение для вашего бизнеса!

Нужна ли вам система?

Для этого достаточно ответить на несколько простых вопросов

Можете ли Вы быстро найти нужный документ в течении одной минуты перед важными переговорами?
Все ли резолюции по документам отработаны и в срок?
Вы уверены, что текущий процесс согласования документов эффективен для вашей организации?

Какие документы остались неисполненными?
У кого сейчас находится документ на согласовании?
Вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
Как открыть срочный документ в аэропорту во время командировки?

Функционал системы

Согласование договоров с использованием 1С:Документооборота

Конструктор договоров

Ускоряет и систематизирует создание договора
Ускоряет процесс согласования за счет соблюдения всех заложенных в компании условий договора
Страхует от технических ошибок и нарушений правил
Защищает файл от изменений

Контроль сроков и сумм всех договоров

Отчеты — один из важных инструментов, позволяющий оперативно контролировать исполнение договора, а также исполнительскую дисциплину сотрудников

Список заключенных договоров
Расторгнутые договоры
Договоры с истекающим сроком действия
Динамика сумм заключенных договоров
Отчёт ГПХ

Создание и хранение договоров

Карточка договора, которая содержит в себе большое кол-во необходимых аналитик
Возможность заводить мультивалютные договоры с автоматическим пересчетом по текущему курсу
Контроль лимита по сумме договора
Долгосрочные договоры с возможностью разбивать суммы
Разделение на доходные и расходные договоры
Быстрое получение актуальной и точной информации по любой выборке договоров из электронного журнала
Быстрый доступ к истории любого договора
Систематизированное надежное хранение ваших договорных документов

Четкие маршруты и однозначность ответственности

Готовые шаблоны процессов согласования, подписания, рассмотрения, исполнения договоров
Возможность гибкой настройки процессов
Постановка задач по любым документам
Отслеживание жизненного пути документа
Контроль на любой стадии

Что еще умеет система?

Оцифровка первичных документов

Оцифровка и распознавание первичных документов любых форматов. Технология OCR. Автоматическое создание карточек документов. Установка связи с договором.

Web-сервис

С помощью разработанного API можно передавать договоры в любую учетную систему на любой стадии жизненного цикла документа

Электронная подпись

Корреспонденция

Вы можете дополнительно использовать модуль работы с входящими и исходящими документами. Связывать их с договорами. Использовать полноценный функционал электронного документооборота. Помощь в работе отделу делопроизводства.

Проектная деятельность

Ведение проектной деятельности. Постановка задач в проекте. Диаграмма Ганта. Контроль исполнения проекта руководителем проекта и командой.

Мероприятия

Проведение совещаний. Бронирование помещений. Оформление протоколов совещаний. Назначение ответственных по пунктам протокола. Контроль исполнения протокола.

Этапы внедрения документооборота

Комплексное обследование компании-клиента
Выявляем потребности заказчика: требования Заказчика к функционалу системы
Разработка плана-графика. Разработка проектного решения

Внедрение и запуск системы документооборота на типовом или доработанном функционале
Обучение сотрудников новой системе
Сопровождение системы Исполнителем или обучение администратора для самостоятельной поддержки

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

систематизировать поток деловой документации;
обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
существенно ускорить процесс согласования договоров;
ускорить время принятия управленческих решений;
организовать качественную работу сотрудников с документами;
снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
создать единую базу документов с быстрым поиском;
контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Управление правами доступа

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Договорные документы

Встроенная почта

Мобильное приложение

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Подведем итоги

Читайте также: