Правила предоставления сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния
Обновлено: 18.05.2024
1. Утвердить Положение о порядке получения, учёта, хранения, выдачи и списания бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе ЗАГС администрации города Владимира Владимирской области согласно приложению № 1.
2. Утвердить состав комиссии по уничтожению бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе ЗАГС администрации города Владимира Владимирской области (далее - Комиссия) согласно приложению №
3. Признать утратившими силу распоряжения администрации города Владимира:
4. Опубликовать данное постановление на официальном сайте органов местного самоуправления города Владимира.
5. Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя главы администрации города Гарева В.А.
И.о. главы города
о порядке получения, учёта, хранения, выдачи и списания бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе ЗАГС администрации города Владимира Владимирской области
2. Заведующий отделом ЗАГС администрации города Владимира Владимирской области (далее - заведующий отделом ЗАГС), а в случае его отсутствия лицо, его замещающее, получает Бланки свидетельств в Департаменте юстиции Владимирской области (далее - Департамент) по накладным при наличии предварительной заявки и доверенности на их получение. Заявка подписывается заведующим отделом ЗАГС.
3. Заведующий отделом ЗАГС или лицо, его замещающее на время отсутствия, обязан после получения Бланков немедленно следовать в отдел ЗАГС. Ему запрещается передоверять охрану и сопровождение Бланков другим лицам, а также одновременно выполнять какие-либо иные поручения.
Перевозка Бланков сотрудниками отдела ЗАГС, не обеспеченными служебным автотранспортом, категорически запрещается.
4. Для приёмки Бланков заведующий отделом ЗАГС назначает своим приказом материально ответственное лицо и специальную комиссию отдела ЗАГС, которая пересчитывает и сверяет полученные Бланки с перечнем изготовленных Бланков и проверяет их на отсутствие повреждений. При проверке Бланков каждый Бланк просматривается в отдельности.
Под повреждёнными Бланками понимаются бланки свидетельств, имеющие изъяны, дефекты, нарушения целостности, исправления, а также не соответствующие требованиям, предусмотренным Правилами.
5. По итогам проверки специальной комиссией составляется и направляется в Департамент протокол проверки Бланков, подписанный председателем специальной комиссии.
6. После получения протокола проверки Бланков отдел ЗАГС отражает итоги проверки Бланков специальной комиссией в перечне передаваемых Бланков, полученных от Департамента, и при положительном результате проверки направляет в Департамент акт приёма-передачи Бланков, подписанный заведующим отделом ЗАГС.
7. В случае обнаружения по итогам проверки специальной комиссией повреждённых Бланков, их недостачи, излишков отдел ЗАГС составляет и направляет в Департамент акт о выявленных несоответствиях по качеству, количеству поставленных Бланков, ведомость о выявленных повреждениях, акт приёма - передачи Бланков, повреждённые Бланки.
Акты приёма - передачи Бланков составляются в двух экземплярах.
Второй экземпляр акта и копии приложенных к нему документов остаются в отделе ЗАГС и служат основанием для списания Бланков в Книге по учёту прихода и расхода Бланков.
8. После получения от Департамента изменённого (с учётом акта о выявленных несоответствиях по качеству, количеству поставленных Бланков) акта приёма - передачи Бланков отдел ЗАГС осуществляет его рассмотрение и подписание в течение 5 рабочих дней со дня его получения.
9. При учёте Бланков отдел ЗАГС использует формы первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, утверждённые в установленном законодательством Российской Федерации порядке, используя главную оценку 1 рубль за 1 Бланк, как бланков строгой отчётности.
10. Бланки учитываются в Книге по учёту прихода и расхода Бланков (далее - Книга), прошнурованной, пронумерованной, завизированной подписью ответственного лица за хранение Бланков, скреплённой гербовой печатью.
Записи в Книге производятся фиолетовой или черной пастой чётко и без помарок.
11. В отделе ЗАГС Бланки хранятся в отдельном сейфе, который ежедневно опечатывается и ставится на охранную сигнализацию лицом, ответственным за учёт, хранение и выдачу Бланков и несущим за их сохранение персональную ответственность.
12. За хранение Бланков, их надлежащий учёт, расходование и ведение отчётности об использовании Бланков приказом по отделу ЗАГС назначается ответственный сотрудник.
Сотрудники отдела ЗАГС, получившие под личную подпись Бланки и осуществляющие оформление Бланков при государственной регистрации актов гражданского состояния и совершении иных юридически значимых действий, несут за их сохранность персональную ответственность.
13. На время отсутствия лица, осуществляющего функции по учёту, хранению и выдаче Бланков (отпуск, болезнь и др.), приказом заведующего отделом назначается сотрудник, временно осуществляющий эти функции.
Передача Бланков производится по акту приёма - передачи, который утверждается заведующим отделом ЗАГС.
При возвращении ответственного лица, осуществляющего функции по учёту, хранению и выдаче Бланков и приступившего к своим должностным обязанностям, сотрудник, временно исполняющий обязанности по учёту, хранению и выдаче Бланков, передаёт Бланки по акту приёма - передачи, который утверждается заведующим отделом ЗАГС.
14. Лицо, ответственное за учёт, хранение и выдачу Бланков, составляет ежемесячный отчёт об использовании Бланков, который подписывается заведующим отделом ЗАГС, скрепляется гербовой печатью и направляется не позднее 5 числа месяца следующего за отчётным периодом в Департамент.
15. В целях проверки корректности учёта Бланков отдел ЗАГС обеспечивает:
- своевременность и полноту их оприходования и выдачи специальной комиссией не реже двух раз в год;
- соответствие остатков Бланков по Книге их фактическому наличию;
- правильность ведения Книги, учётной документации.
16. По результатам проверки составляется акт, в котором отмечаются недостатки и вносятся предложения по их устранению. Акт утверждается председателем специальной комиссии. Члены специальной комиссии несут персональную ответственность за полноту проверки и правильность указанных в акте сведений.
17. В случаях порчи или хищения Бланков при оформлении свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния осуществляется их списание по акту списания бланков свидетельств, составленному специальной комиссией.
Бланки о регистрации актов гражданского состояния найденные, изношенные, сданные в отдел ЗАГС для обмена на новые в связи с внесением изменений в записи актов гражданского состояния, в связи с аннулированием по решениям судов записей актов гражданского состояния, а также присланные повторные свидетельства другими отделами ЗАГС и не полученные гражданами подлежат списанию на основании акта.
18. Поврежденные Бланки и Бланки, по которым принято решение о списании, подлежат уничтожению путём сжигания или измельчения с использованием специальных технических средств не реже 2 раз в год. С этой целью создаётся Комиссия, состав которой утверждается постановлением администрации города Владимира.
При уничтожении Бланков присутствие представителя от Департамента (по согласованию), как члена Комиссии, обязательно.
19. Акт о списании Бланков составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в номенклатурном деле отдела ЗАГС. Второй экземпляр направляется в Департамент.
20. Действия, предусмотренные пунктами 5- 8, 17 настоящего Положения, осуществляются с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (далее - федеральная информационная система).
21. Документы, формирование которых в соответствии с настоящим Положением осуществляется с использованием федеральной информационной системы, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью заведующего отделом ЗАГС.
1 октября 2018 года на территории Российской Федерации введена в эксплуатацию Федеральная государственная информационная система ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (далее - ЕГР ЗАГС), которая представляет собой систематизированный свод документированных сведений в электронной форме, получаемых в результате государственной регистрации актов гражданского состояния и совершения органами записи актов гражданского состояния иных юридически значимых действий.
На сегодняшний день ЕГР ЗАГС включает в себя более 532 миллионов актовых записей, составленных с 1926 года, что делает его одним из крупнейших источников достоверных сведений о физических лицах.
Создание ЕГР ЗАГС позволило соединить воедино данные более 6 000 локальных, не связанных между собой региональных баз данных, оцифровать тысячи архивных книг актовых записей, объединить работу органов ЗАГС 85 субъектов Российской Федерации и встроить их в единую систему межведомственного электронного взаимодействия (далее – СМЭВ), что в итоге позволило сократить общее время предоставления населению государственных и муниципальных услуг, как самими органами ЗАГС, так и иными уполномоченными органами.
В частности в деятельности органов ЗАГС существенно сократились сроки выдачи повторных свидетельств при обращении граждан по месту жительства (пребывания), не совпадающим с местом хранения актовой записи.
В соответствии с пунктом 80.35 Административного регламента предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России от 28.12.2018 № 307, при отсутствии в архиве необходимой актовой записи, орган ЗАГС в который обратился гражданин, через ЕГР ЗАГС направляет извещение в орган ЗАГС по месту хранения записи акта гражданского состояния о необходимости ее конвертации.
Орган ЗАГС по месту хранения актовой записи по полученному запросу проводит проверку в собственном архиве, в том числе по записям, составленным в форме электронного документа, и в течении 3 дней через ЕГР ЗАГС направляет запрашиваемую актовую запись в электронной форме, на основании которой выдается повторное свидетельство.
Таким образом, отпала необходимость пересылки самого повторного свидетельства посредством почтового отправления, ранее занимавшая значительный промежуток времени.
Также встраивание органов ЗАГС в СМЭВ ознаменовало сокращение сроков предоставления государственных услуг иными уполномоченными органами с одной стороны и уменьшение количества представляемых заявителями документов, с другой стороны.
Предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащихся в ЕГР ЗАГС, осуществляется оператором системы, которым выступает ФНС России, а также органами ЗАГС.
ФНС России представляет сведения исключительно в электронной форме посредством СМЭВ и подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия в виде:
- широковещательной рассылки государственным органам на регламентной основе в соответствии с пунктом 1 статьи 13.2 Федерального закона № 143-ФЗ;
- межведомственного взаимодействия в режиме запрос-ответ в рамках оказания государственных услуг и функций в соответствии с пунктом 2 статьи 13.2 Федерального закона № 143-ФЗ.
Органами-получателями сведений из ЕГР ЗАГС выступают МВД России, ФНС России, Росстат, Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, ФССП России, нотариусы, избирательные комиссии, комиссии референдума, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие полномочия в сфере информационно-коммуникационных технологий и организации информационного взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и (или) автоматизированными системами федеральных органов исполнительной власти и др.
- на поиск актовой записи и получение сведений о ее наличии (отсутствии);
- на поиск актовой записи и получение сведений в объеме самой записи о государственной регистрации акта гражданского состояния.
ФНС России, органы ЗАГС осуществляя рассмотрение запроса, проводят проверку на предмет его соответствия требованиям законодательства, наличии у запрашивающего лица соответствующих полномочий, в реализации которых предоставляется информация.
В случае принятия положительного решения рассмотрения запроса обеспечивается предоставление соответствующей информации, которая может состоять их трех вариантов:
- сведения в ЕГР ЗАГС найдены;
– по поступившему запросу сведения в ЕГР ЗАГС не найдены;
– по поступившему запросу нельзя однозначно определить сведения в ЕГР ЗАГС.
При этом запрашиваемая информация может предоставляться с периодичностью установленной уполномоченным органом в запросе (однократно, ежедневно, ежемесячно, поквартально и ежегодно).
Следует отметить, что именно благодаря содержащимся в ЕГР ЗАГС сведениям о рождении, в 2020 году Пенсионным фондом впервые в России удалось в проактивной форме в масштабе всей страны осуществить перечисление антикризисных единовременных выплат на детей до 16 лет без предоставления родителями соответствующих свидетельств.
Сведения, содержащиеся в ЕГР ЗАГС, могут быть получены не только уполномоченными органами, но физическими лицами в отношении самих себя и своих несовершеннолетних детей.
Указанные сведения предоставляются по результатам рассмотрения запроса, сформированного через единый или региональный портал государственных и муниципальных услуг и подписанного электронной подписью заявителя, в виде электронного документа о составлении записи акта гражданского состояния, внесении в нее изменений и (или) исправлений, ее восстановлении или об аннулировании.
Как и в случае с уполномоченными органами сведения о регистрации актов гражданского состояния могут предоставляться заявителю однократно либо по подписке и актуализироваться течение одного рабочего дня со дня их включения в ЕГР ЗАГС.
В завершении необходимо отметить, что ЕГР ЗАГС, как единая база данных, фактически начала свое полное функционирование с января 2021 года после окончания проведения органами ЗАГС масштабной работы по конвертированию актовых записей, составленных в период с 01.01.1926 по 30.09.2018.
В условиях ежегодно ускоряющейся цифровизации экономики и деятельности государственного аппарата ЕГР ЗАГС должен занять особое место как надежный и оперативный источник информирования уполномоченных органов и граждан, поскольку записи об актах гражданского состояния имеют большое значение в жизни человека, являясь первичными сведениями об основополагающих элементах его правового статуса.
Читайте также: