Как нумеруются листы внутренней описи документов находящихся в деле

Обновлено: 18.05.2024


По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел


Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

  • на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
  • на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
  • т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)


Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Номер личного дела из Журнала переносится:

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

  • с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
  • с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Пример 3. Обложка личного дела


После увольнения работника передаем документы в архив

Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.

При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.

На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.

Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.

Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.

Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.

Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.

Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание к ст. 248 Перечня):

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)

Пример 6. Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)


Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.

Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

Пример 7. Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году (фрагмент описи дел по личному составу)


То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

  • лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
  • а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;

Пример 8. Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу


Пример 9. Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу


Пример 10. Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)


В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).

А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).

Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?

В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.

В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.

А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.

Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома:

Указывать следует только те буквы, которые действительно есть в томе. Если в нем нет личных карточек на фамилии, начинающиеся с букв А, Л, Щ, Э, Ю и Я, то их и не надо указывать. Тогда деление на буквы будет таким:

Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).

Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:

Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:

Читайте также: