С помощью какой процедуры возможно выявить имеющиеся предпочтения и согласовать их

Обновлено: 04.07.2024

Международный стандарт сопутствующих услуг (МССУ) 4400 "Задания по выполнению согласованных процедур в отношении финансовой информации" следует рассматривать вместе с Предисловием к Сборнику Международных стандартов контроля качества, аудита и обзорных проверок, прочих заданий, обеспечивающих уверенность, и заданий по оказанию сопутствующих услуг.

Введение

1. Целью настоящего Международного стандарта сопутствующих услуг (МССУ) является установление стандартов и предоставление указаний относительно профессиональных обязанностей аудитора [1] при выполнении заданий, связанных с проведением согласованных процедур применительно к финансовой информации, а также относительно формы и содержания отчета, который аудитор предоставляет в связи с такими заданиями.

[1] Термин "аудитор" используется во всех официальных документах Совета по международным стандартам аудита и заданий, обеспечивающих уверенность как в отношении заданий по аудиту, так и в отношении обзорных проверок, прочих заданий, обеспечивающих уверенность, и сопутствующих услуг, которые аудитор может оказывать. Однако такое употребление термина не означает, что лицо, осуществляющее обзорную проверку или оказывающее услуги по обеспечению уверенности или сопутствующие услуги, обязательно должно проводить аудит финансовой отчетности организации.

2. Настоящий стандарт прежде всего регулирует задания, связанные с финансовой информацией. Однако его положения могут быть также использованы при выполнении заданий в отношении нефинансовой информации при условии, что аудитор обладает необходимыми знаниями по соответствующему вопросу и имеются разумные критерии, на основании которых им могут быть сформированы выводы. При применении настоящего стандарта аудитору могут быть также полезны указания, содержащиеся в Международных стандартах аудита (МСА).

3. Задание по выполнению согласованных процедур может предполагать выполнение определенных процедур как в отношении отдельных элементов финансовой информации (например, кредиторской, дебиторской задолженности, закупок у связанных сторон, выручки и прибыли сегмента организации), финансовых отчетов (например, бухгалтерского баланса), так и всего комплекта финансовой отчетности.

Цель задания по выполнению согласованных процедур

4. Целью задания по выполнению согласованных процедур является проведение процедур, характерных для аудита и согласованных между аудитором, организацией и соответствующими третьими лицами, и предоставление отчета об обнаруженных фактах.

5. Поскольку аудитор всего лишь предоставляет отчет об обнаруженных фактах по согласованным процедурам, никакая уверенность не выражается. Вместо этого пользователи отчета самостоятельно оценивают проведенные процедуры и замечания, предоставленные аудитором, и делают собственные выводы на основании его работы.

6. Отчет предназначен только для тех сторон, которые договорились о выполнении процедур, так как прочие стороны, не обладая информацией о причинах проведения процедур, могут неправильно истолковать результаты.

Общие принципы задания по выполнению согласованных процедур

7. Аудитор должен соблюдать Кодекс этики профессиональных бухгалтеров, изданный Советом по международным стандартам этики для бухгалтеров (Кодекс СМСЭБ). Этическими принципами, регулирующими профессиональные обязанности аудитора в связи с данным типом заданий, являются;

(e) профессиональное поведение;

(f) технические стандарты.

Независимость не является обязательным требованием для заданий по выполнению согласованных процедур. Однако условия или цели задания либо национальные стандарты могут требовать от аудитора соблюдения требований независимости согласно Кодексу СМСЭБ. В том случае, если аудитор не является независимым, этот факт должен быть отмечен в отчете об обнаруженных фактах.

8. Аудитор должен выполнять задание по выполнению согласованных процедур в соответствии с настоящим стандартом и условиями задания.

Определение условий задания

9. Аудитор должен удостовериться в том, что у всех, включая представителей организации и, как правило, иных определенных сторон, которые получат копии отчета об обнаруженных фактах, есть четкое понимание того, какие согласованные процедуры будут проводиться и каковы условия задания. Следующие вопросы подлежат согласованию:

характер задания, включая тот факт, что проводимые процедуры не являются ни аудитом, ни обзорной проверкой, а значит, не будет выражаться уверенность;

заявленная цель задания;

определение финансовой информации, в отношении которой будут проводиться согласованные процедуры;

характер, сроки и объем конкретных процедур, которые будут проводиться;

предполагаемая форма отчета об обнаруженных фактах;

ограничения на распространение отчета об обнаруженных фактах. При наличии каких-либо противоречий между такими ограничениями и юридическими требованиями (если применимо) аудитор должен будет отказаться от выполнения задания.

12. В письмо-соглашение об условиях задания должны быть включены следующие вопросы:

перечень процедур, подлежащих выполнению и согласованных сторонами;

заявление о том, что отчет об обнаруженных фактах будет распространяться только среди указанных лиц, которые дали согласие на выполнение процедур.

Кроме того, аудитор может, если сочтет нужным, приложить к письму-соглашению проект отчета об обнаруженных фактах, который будет подготовлен. Образец письма-соглашения об условиях задания приведен в Приложении 1 к настоящему МССУ.

Планирование

13. Аудитор должен планировать работу так, чтобы задание достигло своей цели.

Документация

14. Аудитор должен документально оформлять все вопросы, имеющие значение для предоставления доказательств в отношении отчета об обнаруженных фактах, а также доказательств, подтверждающих, что задание было проведено в соответствии с настоящим МССУ и условиями задания.

Процедуры и доказательства

15. Аудитор должен выполнить процедуры, согласованные сторонами, используя собранные доказательства в качестве основы для составления отчета об обнаруженных фактах.

16. Конкретные процедуры, которые могут быть проведены в рамках задания по выполнению согласованных процедур, могут включать в себя:

пересчет, сравнение и техническая проверка точности данных;

В Приложении 2 к настоящему МССУ приведен пример отчета, содержащего примерный список процедур, которые могут использоваться в рамках задания по выполнению согласованных процедур.

Подготовка отчета

17. Отчет по результатам задания по выполнению согласованных процедур должен содержать достаточно подробную информацию о цели и согласованных процедурах в рамках задания для того, чтобы пользователь мог понять характер и объем выполненной работы.

18. Отчет об обнаруженных фактах должен включать:

(b) наименование получателя (обычно это клиент, который привлек аудитора для проведения согласованных процедур);

(c) определение конкретной финансовой или нефинансовой информации, в отношении которой были проведены согласованные процедуры;

(d) подтверждение, что выполненные процедуры соответствуют тем, которые были согласованы с получателем;

(e) заявление о том, что задание было выполнено в соответствии с Международным стандартом сопутствующих услуг, применимым к заданиям по выполнению согласованных процедур, или в соответствии с национальными стандартами либо сложившейся практикой;

(f) если применимо, заявление о том, что аудитор не является независимым лицом по отношению к организации;

(g) указание цели, с которой были выполнены согласованные процедуры;

(h) перечень конкретных выполненных процедур;

(i) описание обнаруженных аудитором фактов, включая достаточно подробную информацию о выявленных ошибках и расхождениях;

(j) заявление о том, что выполненные процедуры не являются ни аудитом, ни обзорной проверкой и, следовательно, уверенность не выражается;

(k) заявление о том, что, если бы аудитором были выполнены дополнительные процедуры, аудит или обзорная проверка, могли бы быть обнаружены другие вопросы, которые были бы также включены в отчет;

(l) заявление о том, что отчет предназначен только для тех лиц, которые дали согласие на выполнение процедур;

(m) если применимо, заявление о том, что отчет относится только к указанным элементам, счетам, статьям или к определенной финансовой и нефинансовой информации и не распространяется на финансовую отчетность организации в целом;

(o) адрес аудитора;

(p) подпись аудитора.

В Приложении 2 к настоящему МССУ приведен пример отчета об обнаруженных фактах, подготовленного в связи с заданием по выполнению согласованных процедур в отношении финансовой информации.

Особенности выполнения заданий для организаций государственного сектора

1. Отчет, подготовленный в рамках задания для организации государственного сектора, может быть предназначен не только для лиц, давших согласие на выполнение процедур, но также распространен среди более широкого круга лиц и организаций (например, при проведении парламентского расследования в отношении какой-либо государственной организации или правительственного учреждения).

2. Необходимо также отметить, что задания для организаций государственного сектора могут существенно различаться, и необходима осторожность при определении того, является ли задание действительно заданием по выполнению согласованных процедур или, по сути, оно предполагает аудит финансовой информации (например, задание по подготовке отчета о результатах деятельности).

Пример письма-соглашения об условиях задания по выполнению согласованных процедур

Настоящее письмо-соглашение предназначено для использования в качестве руководства в связи с положениями пункта 9 настоящего МССУ и не является образцом стандартного письма. Письмо-соглашение должно быть модифицировано с учетом требований конкретного задания и обстоятельств.

Вниманию совета директоров или других соответствующих представителей клиента, привлекшего аудитора

Настоящее письмо-соглашение призвано подтвердить наше понимание условий и целей задания, а также характера услуг, которые мы предоставим, и ограничений, связанных с ними. Задание будет выполнено в соответствии с Международным стандартом сопутствующих услуг (или соответствующими национальными стандартами, или сложившейся практикой), применимым к заданиям по выполнению согласованных процедур, что мы, следовательно, укажем в нашем отчете.

Мы договорились о выполнении следующих процедур и о том, что по итогам нашей работы будет подготовлен отчет об обнаруженных фактах:

(опишите характер, сроки и объем процедур, которые будут выполнены, включая конкретное указание, если применимо, документов и данных, которые будут изучены, перечень лиц, с которыми вы свяжетесь, а также список сторон, у которых получите подтверждения).

Процедуры, которые будут выполнены, предназначены исключительно для того, чтобы помочь вам в (укажите цель). Подготовленный нами отчет не должен быть использован ни в каких других целях и предоставляется исключительно для вашей информации.

Процедуры, которые мы будем выполнять, не относятся к аудиту или обзорной проверке в соответствии с Международными стандартами аудита или Международными стандартами обзорных проверок (или укажите соответствующие национальные стандарты либо сложившуюся практику), и, следовательно, уверенность по их итогам не выражается.

Мы надеемся на всестороннюю поддержку со стороны ваших сотрудников и полагаем, что они предоставят нам любые данные, документацию и любую другую информацию, запрашиваемую в связи с выполнением настоящего задания.

Стоимость услуг, счета на оплату которых будут выставляться по мере их оказания, будет рассчитываться на основе количества времени, необходимого нашим специалистам для выполнения задания, плюс накладные расходы. Почасовые ставки наших специалистов зависят от занимаемых ими должностей на проекте, а также опыта и навыков, необходимых для квалифицированного оказания услуг.

Пожалуйста, подпишите и верните нам приложенную копию настоящего письма-соглашения в знак согласия с изложенными в нем условиями задания, включая перечень конкретных процедур, которые, согласно нашим договоренностям, будут выполнены.

Подтверждено от имени организации ABC

[Имя и должность]

Пример отчета об обнаруженных фактах в отношении кредиторской задолженности

Отчет об обнаруженных фактах

Вниманию (указать лиц, которые привлекли аудитора)

Мы выполнили перечисленные ниже процедуры, согласованные с вами, в отношении кредиторской задолженности организации ABC по состоянию на (указать дату), информация о которой дана в приложениях (в данном примере отсутствуют). Задание было выполнено в соответствии с Международным стандартом сопутствующих услуг (или укажите соответствующие национальные стандарты либо сложившуюся практику), применимым к заданиям по выполнению согласованных процедур. Указанные процедуры проведены исключительно для того, чтобы помочь вам в оценке правильности данных по кредиторской задолженности, и включали следующее:

1. Мы получили и проверили суммирование остатков кредиторской задолженности в оборотно-сальдовой ведомости по состоянию на (указать дату), подготовленное организацией ABC, и сравнили итог с остатком на соответствующем счете основного регистра.

2. Мы сверили наименования крупных поставщиков из приложенного перечня (отсутствует в настоящем примере) и суммы задолженности на (указать дату) с наименованиями и суммами в оборотно-сальдовой ведомости.

3. Мы получили акты сверки от поставщиков или запросили их подтвердить остатки задолженности по состоянию на (указать дату).

4. Мы сравнили такие сведения или подтверждения с суммами, упомянутыми в пункте 2. В тех случаях, когда были расхождения, мы попросили организацию ABC предоставить сверку. Мы установили и составили список неоплаченных счетов, кредит-нот и чеков на сумму свыше xxx. Мы обнаружили и изучили такие счета и кредит-ноты, которые были впоследствии получены, а также чеки, которые были впоследствии оплачены, и подтвердили, что они, действительно, должны были быть указаны в сверке как неоплаченные.

Наши выводы по итогам проведенных процедур указаны ниже:

(a) По пункту 1 мы подтвердили, что суммирование произведено корректно и что итоговая сумма верна.

(b) По пункту 2 мы подтвердили, что между сверенными суммами расхождений нет.

(d) По пункту 4 мы подтвердили, что суммы сходятся, а в тех случаях, когда были расхождения, подтвердили, что организация ABC подготовила сверку и что кредит-ноты, счета и неоплаченные чеки на сумму свыше xxx были корректно указаны как статьи, по которым имеются расхождения, за исключением:

Принимая во внимание, что упомянутые выше процедуры не относятся к аудиту или обзорной проверке, проводимой в соответствии с Международными стандартами аудита или Международными стандартами обзорных проверок (или соответствующими национальными стандартами, или сложившейся практикой), мы не выражаем уверенности в отношении кредиторской задолженности по состоянию на (указать дату).

Если бы мы выполняли дополнительные процедуры или проводили аудит либо обзорную проверку финансовой отчетности в соответствии с Международными стандартами аудита, или Международными стандартами обзорных проверок, или соответствующими национальными стандартами или сложившейся практикой, мы могли бы выявить какие-либо другие факты, о которых вы были бы проинформированы.

Наш отчет предназначен для использования исключительно в целях, указанных в первом абзаце настоящего документа, а также для вашего сведения и не подлежит использованию в каких-либо иных целях или передаче иным лицам. Настоящий отчет касается только упомянутых выше счетов и статей и не распространяется на финансовую отчетность организации ABC в целом.

Задания по выполнению согласованных процедур в отношении финансовой информации (МССУ 4400): подробности для бухгалтера

. ; и сопутствующих услуг 4400 "Задания по выполнению согласованных процедур в отношении финансовой информации" появились оговорки, соответственно, " .

. применяется международный стандарт сопутствующих услуг (МССУ) 4400 "Задания по выполнению согласованных .

. выполнению согласованных процедур – с МССУ 4400 (пересмотренным). Актуализирован классификатор нарушений и .

. аудиторами международного стандарта сопутствующих услуг (МССУ) 4400 при оказании бухгалтерских услуг" .

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота. Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

Контроль согласования

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Читайте также: