Протокольная встреча что это

Обновлено: 30.06.2024

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

При приеме делегаций иностранных деловых партнеров принято придерживаться правил и особенностей протокола, сложившихся в стране принимающей делегацию. Вместе с тем, следует учитывать национальные особенности и традиции зарубежных гостей.

После договоренности о цели, месте и дате встречи прорабатывается весь комплекс организационно - протокольных и финансовых вопросов, составляется программа пребывания делегации, назначаются лица, отвечающие персонально за все конкретные участки работы (организация встречи и переговоров, размещение, вопросы безопасности, транспортное обслуживание и проведение других мероприятий).

При встрече многочисленной делегации целесообразно подготовить для каждого члена делегации программу пребывания, а также специальные карточки с информацией о номере в гостинице, номере автомашины, а также необходимых адресах и телефонах принимающей организации и ответственных за проведение визита лиц.

Другим важным элементом, который необходимо учитывать при проведении переговоров — это протокольное старшинство членов иностранной делегации. Протокольное старшинство должно обязательно учитываться как при рассадке на деловых переговорах, так и при проведении протокольных мероприятий, особенно если они носят официальный характер.

Международная практика допускает небольшое отступление от паритета при определении уровня встречи и проводов иностранной делегации (как правило, на ступеньку ниже). В случае прибытия гостей в неурочное время (выходные и праздничные дни, ранние утренние или поздние вечерние часы) уровень встречи также может быть снижен.

Любое протокольное мероприятие следует начинать с составления программы его проведения и назначения ответственных лиц за осуществление его пунктов (безусловно, при наличии кадрового потенциала).

Здесь следует обратить особое внимание на временной фактор, поскольку пунктуальность - первый закон протокола.

Все должно быть расписано по минутам - выезд на место проведения мероприятия (машины для делегации должны быть в резиденции за 2-1,5 часа до выезда, на момент выезда делегации из гостиницы глава принимающей стороны уже должен быть на месте встречи или, как минимум, быть в пределах 30 мин. от места встречи), прибытие, церемония рукопожатия и обмена приветствиями (в случае, если приглашена пресса это особенно актуально), в приблизительном плане должна быть рассчитана длительность переговоров и т.д.

При подготовке любого из пунктов программы мероприятия следует всегда быть готовым к неожиданным ситуациям - человеческий фактор явление непредсказуемое и может проявить себя в любой момент.

И когда это случается необходимо понимать, что кроме соблюдения протокола также важно оперативно сориентироваться в создавшемся положении и найти подобающий выход из него.

Панацеи от форсмажоров нет. Только подход к делу "с головой", что выражается в просчитывании возможных вариантов хода событий (хотя увлекаться тоже не следует - нужен профессионал, а не педант-невротик), опыт, и, безусловно, "козыри в рукаве". Они есть у каждого - наработанная схема решения проблем разного рода. Допустим, если по дороге из аэропорта выясняется, что номера в гостинице не готовы (хотя это есть прокол со стороны организатора) кто-то предлагает ресторан неподалеку - переждать и отведать народной кухни, а кто-то делает дорогу до гостиницы чуть подольше, проезжая по уже давно накатанному маршруту и нахваливая городские окрестности.

Встреча в аэропорту - ответственный шаг навстречу партнеру по переговорам. От благополучного осуществления этого мероприятия зависит общий настрой участников встречи.

При сходе с самолета у рукава группу иностранцев встречает представитель стороны организатора и препровождает в специально отведенную комнату в VIP зале, где гостей встречает руководитель переговорной группы со стороны организаторов (или лицо его замещающее, но не младше, чем на ступень ниже по иерархии в Вашей организации).За время протокольной беседы сотрудники стороны-организатора оказывают содействие в получении багажа делегации и прохождении паспортного контроля/ таможенных формальностей.

В случае, если протокольная беседа оказывается слишком короткой, или программа визита обязывает совершить выезд в срочном порядке, следует предусмотреть представителя стороны-организатора, который бы остался в аэропорту и получил багаж по багажным квиткам (настоятельно рекомендуется не выезжать из аэропорта до возвращения паспортов членам делегации, которые могут понадобиться при регистрации в гостинице, правда, этот вопрос тоже можно уладить согласно договоренностям с руководством гостиницы). На этот случай необходимо выделить отдельную машину под багаж делегации.

Наличие машины для багажа особенно оправдано, когда делегация состоит из 10 или более человек. В таком случае, при отъезде иностранных коллег, практикуется отправление их багажа и паспортов в аэропорт заблаговременно для осуществления регистрации на рейс (если самолет частный эта процедура помогает сэкономить на погрузке и позволяет руководителю группы прибыть в аэропорт непосредственно ко времени, назначенному на вылет).

Необходимо помнить одно "золотое правило" - порядок проводов тот же, что и при встрече.

Протокол деловых переговоров, как и протокол встречи, достаточно строго регламентируется в соответствии с нормами международной вежливости. Деловые встречи с зарубежными партнерами рекомендуется проводить в специально подготовленных помещениях. Для встречи делегации у входа в здание направляется один из сотрудников протокольного отдела. Встречающий провожает членов делегации до помещения, выделенного для переговоров, где к этому времени должна находиться принимающая делегация в полном составе. После обмена приветствиями обе делегации рассаживаются за столом переговоров в порядке протокольного старшинства, причем принимающая сторона садится, как правило, спиной к окну. Если переговоры ведутся с помощью переводчиков, то каждый из них занимает место слева от главы своей делегации. (Место гостя за столом обозначается кувертной карточкой, на которой указывается только его имя с обозначениями, соответствующими его положению (например, Е.П. г-н А.В.Полищук (Его превосходительство господин …) и т.д.).

Деловая часть начинается после обоюдного представления участников переговоров. Первым садится за стол переговоров и представляет членов делегации глава принимающей стороны. Он представляет членов своей делегации, называя их фамилии и должности, а затем представляется сам. Важно, чтобы были представлены все, кто находится в зале. Глава делегации начинает беседу, предоставляет слово другим членам своей делегации, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к окончанию встречи. Прерывать и перебивать не принято, вопросы задаются по окончании выступления. Если возникает необходимость в уточнении того или иного вопроса, следует извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким. В случае если переговоры носят затяжной характер, рекомендуется сделать перерыв после полутора-двух часов работы, во время которого может быть предусмотрено легкое угощение. Чай или кофе также подается и во время переговоров. Глава делегации предлагает гостям напиток на выбор в начале встречи. (Подавать справа, забирать слева.)

Протокол международных переговоров предусматривает также процедуру обмена визитными карточками. При этом необходимо учитывать национальные особенности делового общения и культурные традиции страны.

По окончании встречи необходимо попрощаться с гостями. Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех, поэтому по истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Прощаясь, можно передать деловой сувенир. Протокольной практикой предусматривается вручение гостю памятных подарков. Практика международно-экономического сотрудничества также предусматривает обмен деловыми подарками. В своем большинстве протокольные и деловые подарки имеют по преимуществу сувенирный характер. При этом учитывается опыт протокольной практики большинства стран, где введены стоимостные ограничения на вручаемые и получаемые подарки. В соответствии с общепринятыми протокольными правилами, вопрос об обмене подарками в ходе визитов является предметом предварительной договоренности сторон.

Расставаясь с гостями, постарайтесь пожать им руки, сказать слово благодарности переводчику. Если делегации большие, то прощаются их главы, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.

Деловые приемы.

В зависимости от времени и способа проведения приемы подразделяют на дневные и вечерние, а также — на приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Вид приема избирается в зависимости от повода, по которому он устраивается. С учетом норм дипломатического протокола и международной практики наиболее торжественными (и наиболее почетными) принято считать вечерние приемы. Разумеется, при выборе соответствующего вида приема следует учитывать протокольные правила, национальные обычаи и традиции соответствующей страны.

Во время сбора гостей им предлагается аперитив. В ходе завтрака возможна подача сухих виноградных вин, а в заключение — шампанского, кофе, чая. Минеральная вода, соки подаются во время всего завтрака. Инициатива ухода — за главным гостем. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если иная форма одежды специально не указана в приглашении.

Форма одежды на коктейле и фуршете — повседневный костюм. Иногда, в зависимости от конкретного случая, в приглашении может быть указан другой вид одежды.

Официальным лицам рекомендуется не покидать прием раньше главного гостя.

При составлении плана рассадки гостей требуется соблюдать принцип протокольного старшинства и правила этикета, при этом учитывать, что супруга официального лица имеет протокольное старшинство мужа. Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора кладется кувертная карточка с фамилией гостя. Иногда гостю вручается карточка со схемой или номерами столов.

Общепринятые правила, которым следуют при организации дипломатических приемов, полностью относятся и к приемам, которые проводятся внешнеэкономическими ведомствами, организациями и фирмами в честь своих зарубежных коллег.

В случаях, когда речь идет о крупных мероприятиях (круглые столы, семинары и т.д.) следует предусмотреть техническое обеспечение переводческой деятельности – специально отведенное место с необходимой аппаратурой для переводчиков (минимум двоих), гарнитуры для всех участников и т.д.

План "А1" - классическая рассадка "стенка на стенку" на двусторонних переговорах с участием переводчиков.

Часто в переговорах задействуют только одного переводчика, что не желательно, но, к сожалению, возможно. В этом случае, что совершенно естесственно, он садится на сторону пригласившей его стороны. При этом схема рассадки не меняется. Единственное следует учитывать - если количество участников не ровное и на одном из краев образуется пустое место, лучше всего, чтобы оно было с противоположной от двери стороны. Правильней всего не допускать численный перевес, что может быть воспринято партнерами как давление.

Цифрами обозначено старшинство членов делегаций, где 1 - это руководитель, 2 - его заместитель и т.д. При этом 6 или 7 - помощники по протоколу, а П - переводчики.

CF: Первый вопрос: действительно ли в России так важен и необходим деловой протокол?

Г.М.: Безусловно. Где люди и компании, партнеры и переговоры — там всегда присутствует протокол.

CF: Сколько компаний, столько и деловых протоколов, кажется на первый взгляд.

Г.М.: Это не так. На самом деле все в той или иной степени стандартизировано и никаких особых отклонений не происходит. В большинстве крупных компаний (тем более в госструктурах) есть протокольные отделы, которые отвечают за переговоры, встречу людей, официальные подарки и так далее. Эти правила придуманы вовсе не сегодня, они на качественном уровне существовали и в Советском Союзе. А в целом многое идет к нам из древности.

CF: А откуда ныне черпаем стандарты?

Г.М.: Из международной практики. Дипломатическая практика взаимоотношений стран основывается на Венской конвенции 1961 года, где описана деятельность по отношению стран друг к другу. На этом документе и зиждется весь межгосударственный протокол. На государственном уровне Российской Федерации — Положение о протокольном обеспечении, где описаны форматы встреч и старшинство переговорщиков.

CF: Вряд ли ошибусь, если скажу, что большинство людей скорее интересует бизнес-протокол. Что скажете о такой традиционно волнующей руководителей проблеме, как рассадка людей?

Г.М.: Здесь все зависит от целей руководителя. Протокол ведь ориентируется еще и на задачи. Если цель хозяина — показать себя выше гостей, он остается на своем месте. В противном случае топ−менеджер пересаживается в гостевое кресло.

CF: Всегда ли у протокольщиков много работы? Довел до руководителя правила делового общения — и отдыхай.

Г.М.: Это невероятная работа и постоянный аврал. Компании, особенно крупные, ведут активный образ жизни — встречаются с клиентами, партнерами, уезжают на переговоры в другие страны. Протокол как раз и устраивает эти мероприятия в других городах и государствах, а также встречает гостей. Сегодня Москва, завтра Санкт−Петербург, потом Алматы —и отдел протокола должен успеть все: продумать логистику, не забыть про переводчиков, подготовить цветы и подарки. И сделать все это вовремя.

CF: В том числе вовремя приехать на встрчу. Интересно, что протокол говорит об опозданиях?

CF: С коллегами из других стран встречаетесь?

Г.М.: Да, в Москве в апреле 2007 года будет проходить международная конференция для специалистов по протоколу. А в прошлом году мы провели международный форум в Ханты−Мансийске. Протокол мы рассматриваем не как нечто рамочное, а как систему взаимоотношений друг с другом. Безусловно, среди участников были специалисты по глобализации, по внешнеэкономической деятельности и т.д.

CF: Полагаю, на этих мероприятиях обсуждаете и изменения протокольных стандартов?

Г.М.: Сейчас все демократизируется. Протоколы становятся более лояльными. Сотрудники позволяют себе пятничный casual даже в банках. Но и в неформальной коммуникации есть определенный стандарт.

CF: Кстати, а с какими целями компании вводят пятничный casual?

Г.М.: Пятница — день полуработы. Мне лично не нравится, когда в крупных компаниях люди ходят в джинсах. Хотя casual — это не джинсы, а просто свободный стиль. Но почему−то именно в Москве сотрудники позволяют себе ходить на работу в джинсах, в регионах такого нет. Кстати, сейчас работают компании по введению дресс−кода.

Г.М.: Некоторые так и делают. А сотрудники потом еще две недели говорят об этом приказе исключительно в агрессивных тонах. Сначала нужно донести до людей, что деловой стиль в одежде — это приятно, необходимо и правильно, а уже потом вводить новые стандарты.

СF: Тем не менее, известные всему миру личности подают не самый образцовый пример дресс−кода.

Г.М.: Да. Например, Билл Гейтс ходит в кроссовках. Но он собственник. Кроме того, на одном из официально−торжественных мероприятий, где был введен black tie, его не пустили в этой обуви. 99% владельцев бизнеса все же придерживаются строгого стиля, надевают только белые рубашки. Это вопросы психологического восприятия. Черное и белое — самые противоположные цвета. Человек подчеркивает свой статус.

CF: Мы все о мужчинах говорим. А каковы правила одежды для бизнес−леди?

Г.М.: В протоколе существует всего три цвета для костюмов. Это черный, темно−синий и серый. Ни в коем случае не коричневый. Это популярный цвет, но к нему сложно подобрать блузки и аксессуары.

CF: Какую страну можно назвать эталоном протокола?

Г.М.: Скорее всего, Японию.

CF: В Японии много традиций, не слишком понятных для нас.

Г.М.: Как и в каждой другой стране.

CF: А из европейских стран какую можно назвать образцово−показательной?

CF: А где учатся протокольщики?

Г.М.: На сегодняшний день есть несколько школ. Одна из них — Дипломатическая академия, в которой есть курсы по деловому протоколу. Это хорошая академическая школа, но она рассчитана скорее на межгосударственный протокол, а не на бизнес−этикет. Мы готовим специалистов, которые планируют работать как раз в бизнес−среде. Впрочем, среди слушателей есть и те, кто собирается блюсти протокол в посольствах и госструктурах.

CF: Гилана, вопрос напоследок. Что почитать? На каких скрижалях мы найдем все правила делового протокола?

Г.М.: Готовится к выпуску книга о протоколе нескольких авторов, которые сегодня практикуют в области протокола в госучреждениях и бизнес−структурах (протоколисты очень дружат между собой, и мы со своей стороны способствуем этому процессу, так как это как раз та специальность, где хорошие отношения друг с другом решают много возникающих проблем при организации встреч и переговоров). И надеюсь, что до конца следующего года выйдет книга одного из наших консультантов, экс−шефа протокола премьер-министра Венгрии.

В 2002 году случился неприятный дипломатический казус: во время визита в Испанию президента Ирана Мохаммеда Хатами из программы вечера срочно исключили праздничный ужин. Дело в том, что глава Исламской Республики отказался садиться за стол с вином, а испанцы не захотели убирать алкоголь. Разрешить спор так и не удалось, поэтому стороны остались вовсе без ужина.

То, что сейчас кажется странным решением, да ещё с сомнительным поводом, для людей знающих на самом деле — дипломатическая катастрофа. Протокольные тонкости играют настолько большую роль, что, к примеру, неверно выбранные запонки одного из переговорщиков могут сорвать грандиозную сделку между государствами. И это не мода и не прихоть нынешних властителей. Есть сведения, что ещё в XV веке до н. э. в Египте уже существовали традиции и установки, напоминающие современный дипломатический протокол. Ведь в данном деле мелочей быть не может.

В средневековой Европе уже были определены не только нормы поведения за рубежом иностранных послов, но и то, как надо встречать заморские делегации, чем кормить, где селить и сколько вилок и ножей должны присутствовать на столах. Для более выгодного сотрудничества для иностранных гостей начали устраивать развлечения и одаривать их дорогими подарками.

Несмотря на какие-то общие требования к дипломатическому протоколу во всём мире, естественно, есть определённые уникальные, присущие каждой стране традиции и особенности.

Первыми поняли значение дипломатии для успеха в международных делах французы. И основоположником в этом считается кардинал Ришелье, который заявил: дипломатия — процесс, который не остановить, и он предусматривает постоянные переговоры. Он также понимал значение общественного мнения и пропаганды.

Современные французы отличаются своим шармом и знанием своей великой культуры. Того же они ждут от собеседников и ценят тех из них, кто знает историю Франции и её деятелей. В отличие от английских документов, французские отличаются изяществом написания, так как, по традиции, их пишут профессиональные литераторы. В ответ французы также любят получать красиво и грамотно написанные документы.

Деловые контакты французы любят устанавливать за столом. Первым шагом к покорению сердца француза может стать похвала вина из личного погреба хозяина. То же самое касается еды. Злоупотреблять предложенными блюдами можно и нужно, но не следует их досаливать или оставлять еду на тарелке, ведь предполагается, что она слишком идеальна для этого.

Что касается налаживания деловых связей, то это принято делать в соответствии с рангом и званием, а на визитной карточке, которая будет использоваться во Франции, следует указать название учебного заведения, которое вы закончили, образование для французов имеет большое значение.

Очень близки к англичанам индусы, так как Индия многие годы являлась колонией Англии, а нынешние индийские дипломаты учились в Лондоне. Главная особенность индусов — ревностное отношение к своей чести и достоинству, а также к независимости. Индус никогда не позволит оскорбить или унизить себя. Другое дело, что не всегда можно понять, что он примет за оскорбление или унижение.

Дипломаты, которым приходится иметь дело с арабскими послами, как правило, хорошо знают Коран и никогда не позволят себе пренебрежительного высказывания о нём или об Исламе в целом. Ни в коем случае нельзя подавать руку женщине, не принято расспрашивать о жене и передавать ей приветы. Для соблюдения норм приличия можно спросить о детях, если есть точные данные о их наличии. В ответ можно рассказать о своих.

Проблема, с которой столкнулись когда-то испанские дипломаты и которая была описана в начале, заключалась в том, что мусульмане не пьют вино и вообще любой алкоголь. Это нужно учитывать. Но как быть, если протоколы двух стран в этом вопросе не совпадают? Предполагается, что вино на стол всё же может быть выставлено, но предлагать, а уж тем более, настаивать на том, чтобы арабский посланник его выпил, недопустимо. Со свининой дела обстоят немного иначе. Подавать на стол блюда из свинины, когда гостями являются мусульмане, — вообще табу. Это может испортить международные отношения между двумя странами раз и навсегда.

Но если вы вдруг в качестве посла оказались на официальном приёме, например, в Ираке, то будьте готовы к тому, что на стол подадут целую голову коровы, которую разбирать по тарелкам все гости будут руками. Просить при этом нож и вилку не рекомендуется. Как только вам предложат прохладительные напитки, знайте: аудиенция закончена. В Марокко этим сигналом могут стать три стакана чая, которые вы будете обязаны выпить.

Если же вы любите вино и женщин, то вам просто необходимо стать послом в Италии. Здесь вино присутствует на всех официальных приёмах, включая завтраки, женщинам можно и нужно целовать руки, а говорить итальянцы будут много и обо всём. Главное в этом процессе — не перебивать.

Читайте также: