Перерасчет отпускных в связи с индексацией заработной платы когда выплачивать

Обновлено: 30.06.2024

Перерасчет зарплаты за прошлый период — это коррекция заработка работника в случае изменения условий оплаты труда или обнаружении счетной ошибки. Пересчитать выплаты можно только в определенных ситуациях.

Что говорит законодательство

Условия оплаты труда каждого наемного работника определяются в трудовом или гражданско-правовом договоре. Работодатель обязан производить выплаты, установленные в соглашении, в полном объеме и в оговоренный срок.

Если заработок был исчислен не в полном объеме или за работником числится переплата, то работодатель вправе произвести перерасчет. Причем недоплаченные деньги работодателю придется выплатить в любом случае. А вот переплату можно не взыскивать. Это решение принимает работодатель в индивидуальном порядке.

Законодательно установлены следующие основания для пересчета:

счетная ошибка;
вознаграждения, исчисляемые по итогам года;
изменение условий труда по договору;
повышение МРОТ;
по решению суда;
по решению комиссии по трудовым спорам;
предписания инспекторов ГИТ;
индексация заработка;
простой, невыполнение норм труда или обязанностей;
неотработанные авансы и отпуска.

Для каждого основания перерасчета предусмотрены свои особенности. За несоблюдение требований на перерасчет зарплаты за прошлые месяцы предусмотрена ответственность.

Изменения в условиях оплаты труда

Размер и порядок оплаты труда относятся к существенным условиям трудового соглашения. И при любой корректировке договоренностей работодатель должен не только отразить изменения в договоре. Также требуется пересчет зарплаты.

Зачастую изменения заработка производится в связи с повышением уровня оплаты труда в компании, повышением МРОТ или изменением системы оплаты труда в организации полностью. Во всех случаях работники должны быть уведомлены о предстоящих изменениях и перерасчете зарплаты в установленном порядке.

Сокращение уровня заработной платы проводят гораздо реже. Но обстоятельства могут сложиться и таким образом. При ухудшении условий оплаты труда работников должны уведомить об изменении размеров вознаграждения не менее чем за два календарных месяца. Такой же срок предусмотрен и для сокращения. Например, когда работника переводят с полной ставки на 0,75 или полставки.

Коротко напомним, как оформить перерасчет заработной платы. Во-первых, требуется приказ или иное распоряжение руководителя об изменении условий оплаты труда. Затем новые правила и порядок расчета закрепляются в трудовом договоре с работником. К примеру, заключается дополнительное соглашение.

На основании правильно оформленной кадровой документации бухгалтер произведет перерасчет заработной платы сотрудника, условия оплаты труда которого изменились.

Ошибки в зарплатных расчетах

От ошибок не застрахован никто. Бухгалтер расчетного стола — не исключение. Поэтому ошибки в исчислении заработка сотрудников — дело распространенное. Как исправлять выявленный недочет, зависит от результата ошибки.

Если обнаружена переплата, то ситуация меняется кардинально. Работодатель может простить переплату подчиненному. Например, в счет поощрения за хорошую работу или по доброте своей душевной. Но также вправе и удержать излишек, издав приказ.

Требуется соблюсти ряд требований:

Срок удержания не может превышать одного календарного месяца с момента ошибки.
Работник должен оформить заявление на перерасчет заработной платы или письменное согласие на удержание.
Допускается оформить возврат через кассу. То есть подчиненный возвращает излишек одной суммой сразу.
Возможны частичные изъятия из заработка. Например, в размере 25% от зарплаты, до полного погашения переплаты. Определяется в заявлении работника на перерасчет зарплаты.
Подчиненный вправе оспорить требования работодателя удержать переплату.

Согласие работника оформляется в виде документа.

Даже при письменном согласии подчиненного нельзя удержать из зарплаты сотрудника больше, чем установлено на законодательном уровне: перерасчет заработной платы ( статья ТК РФ № 137 ) не может превышать ограничений по максимальным размерам удержаний. Придется перенести часть изыскания на следующий месяц.

Счетной ошибкой следует считать арифметические недочеты при исчислении заработной платы. Также к ним относят и программные сбои при работе в специализированных бухгалтерских программах. А вот технические ошибки (например, ошибки при занесении данных в программу, использование в расчете неправильных данных), совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Коррекция зарплаты по техническим ошибкам не производится.

Перерасчеты зарплаты по судебным решениям

Одно из оснований, по которым работодателю придется произвести перерасчет заработной платы за прошлый год, является решение суда или заключение иного уполномоченного органа. Например, решение государственной инспекции по труду или заключение комиссии по трудовым спорам.

Решение о пересчете заработка может быть принято как по инициативе работника, так и по требованию работодателя. Все зависит от обстоятельств. Например, если наниматель не выплатил заработок своевременно и в полном объеме, то подчиненный может добиться справедливости через суд.

Также и работодатель вправе потребовать удержать излишне перечисленные вознаграждения через суд. Например, если работник получил аванс, но не отработал его. Аналогичное обращение в суд может потребоваться, если работник отгулял отпуск за неотработанный полностью год.

Как выполнить пересчет

Единого порядка для пересчета не существует — все ситуации индивидуальны. Перечислим ключевые правила и рекомендации:

Удержать зарплату без письменного согласия подчиненного нельзя, вне зависимости от видов выплат и оснований к перечислению. Работник может оспорить любые действия нанимателя через суд.

Кадровое оформление

Все изменения в оплате должны быть задокументированы. В том числе и пересчеты. Оформление документов представим в сводной таблице.

Ошибка в расчетах

Приказ бухгалтерии произвести перерасчет заработной платы, подписанный руководителем.

Письменное согласие работника на удержание из заработка.

Заключение или решение судебного органа, комиссии по трудовым спорам или требование инспектора ГИТ.

Допускается оформить распоряжение об исполнении судебного решения.

Изменение условий оплаты труда

Приказ об изменении оплаты.

Дополнительное соглашение к трудовому договору.

Положение по оплате труда при изменении СОТ.

Уведомления работников об изменении оплаты (при уменьшении выплат).

Новое штатное расписание (при сокращении ставок).

Тарификационные списки и тарификации.

Приказ руководителя об увеличении МРОТ.

Дополнительное соглашение к трудовому договору.

Сроки и периоды давности для перерасчета

Пересчитать вознаграждения работников можно не всегда. Важно соблюдать сроки давности. Законодатели установили следующие ограничения:

в отношении трудящихся допускается проводить пересчеты в течение всего срока действия трудового договора;
если нужно произвести перерасчет заработной платы после увольнения, это допускается только в течение трех месяцев с момента расторжения трудового договора либо со дня, когда работник узнал о недоплате.

При нарушении трудовых прав у потерпевшей стороны есть всего три календарных месяца, чтобы обратиться в суд. Срок давности исчисляется с момента совершения правонарушения либо с момента, когда потерпевшая сторона узнала о нарушении прав.

Исковые сроки перерасчета заработной платы при недоплате по трудовым спорам могут быть увеличены, но только при уважительных причинах. Например, болезнь самого истца, несчастный случай, природный катаклизм либо заболевание близких родственников. Обстоятельства придется подтвердить документально.

Спорные вопросы и ситуации перерасчета зарплаты

Ответим на самые популярные вопросы о пересчете заработка.

1. Можно ли пересчитать доходы подчиненного за прошлые периоды?

Можно. Трудовое законодательство не ограничивает сроков пересчета. Но при наличии любых разногласий придется решать споры в судебном порядке.

2. Допускается ли перерасчет после увольнения?

Да, допускается. Работник вправе обратиться за пересчетом в течение трех месяцев с момента увольнения. Либо в течение трех месяцев со дня, в котором стало известно о недоплате.

3. Как пересчитать зарплату работающему пенсионеру?

По общим правилам. Для работающих пенсионеров не предусмотрено никаких исключений, ограничений и привилегий для перерасчета зарплаты.

4. Как быть с налогообложением?

Пересчитайте налоги и взносы в том расчетном периоде, в котором была выявлена ошибка либо осуществлен пересчет. При удержании суммы с подчиненного НДФЛ и страховые взносы подлежат уменьшению. Выявили недоплату — пересчитайте налоги, сборы и взносы в сторону увеличения.

5. Работодатель отказывается выплатить недоплату по зарплате, как быть работнику?

обратитесь с письменным заявлением к работодателю;
продублируйте заявление в профсоюзный комитет организации;
если ответа или действий не последовало, обратитесь в трудовую инспекцию (лично, по почте, через интернет);
обратитесь в суд с исковым заявлением о нарушении трудовых прав.

Работодатель несет административную ответственность за нарушение норм трудового законодательства. Размер штрафных санкций зависит от степени тяжести нарушения и срока давности проступка.

От чего зависит сумма отпускных

Каждый день отпуска оплачивается исходя из средней заработной платы работника. Чем выше этот показатель, тем внушительней будет сумма отпускных.

Средний заработок определяется с учетом всех выплат, предусмотренных системой оплаты труда у конкретного работодателя.

При расчете среднего заработка не учитываются выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда и т. д. (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, п. 2-3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Важный показатель, влияющий на размер среднего заработка — фактически отработанное сотрудником время за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (расчетный период).

Если в расчетном периоде работник болел или был в командировке, при расчете среднего заработка эти периоды и начисленные за это время суммы исключаются (п. 5 Положения, утв. Постановлением № 922).

Формулы расчета среднего заработка для отпускных

В большинстве случаев ежегодный оплачиваемый отпуск рассчитывается в календарных днях, хотя в отдельных ситуациях требуется исчислить отпускные исходя из рабочих дней. Рассмотрим оба случая.

Расчет среднего заработка для оплаты отпуска, предоставляемого в календарных днях

В данном случае средний заработок определяется по формуле (п. 9 Постановления № 922):

Средний дневной заработок (СДЗ) рассчитывается по разным правилам в зависимости от того, полностью или нет сотрудник отработал расчетный период (п. 5, п. 10 Постановления № 922, Письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585):

Расчет среднего заработка для оплаты отпуска, предоставляемого в рабочих днях

В этом случае в расчете среднего заработка участвуют не календарные, а рабочие дни:

Для работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в рабочих днях, установлен особый порядок расчета среднего дневного заработка. Он применяется, к примеру, при расчете отпускных для сезонных работников или лиц, заключивших трудовые договоры на срок до двух месяцев (ст. 291, 295 ТК РФ).

СДЗ в таком случае рассчитывается по формуле (п. 11 Постановления № 922):

Если в компании установлен режим 5-дневной рабочей недели с двумя выходными, расчет среднего заработка все равно должен производиться по календарю 6-дневной рабочей недели.

Пример 1

Сотрудник, нанятый по срочному трудовому договору для выполнения сезонных работ (в период с 1 февраля по 30 апреля 2021 года), уходит в очередной отпуск с 19.04.2021 на три рабочих дня.

Расчетный период: с февраля по март 2021 года.

Выплаты за расчетный период: 56 000 руб.

Число рабочих дней в расчетном периоде по календарю 6-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время — 49 дней.

Средний дневной заработок для оплаты отпускных:

СДЗ = 56 000 руб. / 49 дн. = 1 142,86 руб.

Сумма отпускных: 1 142,86 руб. х 3 дн. = 3 428,58 руб.

Особый порядок учета премий при расчете отпускных

Существуют разные виды премий: по итогам работы за год, ежемесячные, разовые к юбилеям и праздникам и другие. При расчете отпускных они учитываются в особом порядке (п. 15 Постановления № 922).

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано неполностью или в нем были исключаемые периоды (по п. 5 Постановления № 922), премии учитываются при определении среднего заработка пропорционально отработанному в расчетном периоде времени. Исключение: премии, начисленные за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Премии учитываются исходя из фактически начисленных сумм, если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии, и они были начислены пропорционально отработанному времени.

Например, премии к юбилею или празднику. Их можно учесть при расчете отпускных, если одновременно выполняются два условия:

премия предусмотрена системой оплаты труда;
премия начислена в расчетном периоде.

Коронавирусные нерабочие дни при расчете отпускных

Пример 2

Выплаты за расчетный период: зарплата — 691 015 руб., оплата двух нерабочих дней — 3 998,12 руб. В расчетном периоде полностью отработаны 10 мес.— 293 дн. (10 мес. х 29,3).

Количество дней для расчета отпускных:

за июнь 2020 г. — 28,32 дн. ((30 дн. – 1 дн.)/30 дн. х 29,3);
за июль 2020 г. — 28, 35 дн. ((31 дн. – 1 дн./ 31 дн. х 29,3)

Общее количество отработанных дней в расчетном периоде: 349,67 дн. (293 + 28,32 + 28,35).

Средний дневной заработок: 691 015 руб./ 349,67 дн. = 1 976,19 руб.

Сумма отпускных: 1 976,19 руб. х 17 дн. = 33 595,23 руб.

Расчет отпускных после декрета

Декретный отпуск и последующий отпуск по уходу за ребенком вносят некоторые корректировки в обычный порядок расчета отпускных:

отпуск по беременности и родам включается в отпускной стаж;
отпуск по уходу за ребенком исключается из расчетного периода для расчета отпускных;
для расчета отпускных работнице, только что вышедшей из декрета и собирающейся в ежегодный отпуск, расчетным периодом будет 12 месяцев, предшествовавших месяцу ухода работницы в отпуск по беременности и родам;
расчет отпускных не производится и отпуск не предоставляется, если работница находится в отпуске по уходу за ребенком и параллельно работает на условиях неполного рабочего времени — закон не позволяет находиться одновременно в двух отпусках.

Пример 3

Сотрудница Караваева П. Н. с 23 января 2020 года была в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком. В сентябре 2021 года она вышла из отпуска по уходу за ребенком и написала заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 календарных дней.

Расчетный период для начисления отпускных: с 1 сентября 2020 по 31 августа 2021 года. Так как в этот период Караваева П. Н. была в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком, расчетным периодом будут 12 месяцев, которые предшествовали месяцу ухода работницы в отпуск по беременности и родам.

Выплаты в пользу Караваевой П. Н. за расчетный период — 428 630 руб.

Расчет отпускных: 428 630 руб./ 12 мес. / 29,3 х 15 дней = 18 286,26 руб.

Уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск женщина имеет право до или после декрета. Сделать она это может независимо от того, сколько времени она проработала у данного работодателя.

Отпускные при стаже менее шести месяцев

Отдельным категориям работников по их заявлению отпуск за первый год работы работодатель обязан предоставить до истечения шести месяцев непрерывной работы: женщинам перед декретным отпуском или после него, несовершеннолетним работникам, в других случаях, предусмотренных федеральными законами (ч. 3 ст. 122, ст. 123, ст. 286 ТК РФ).

В таких случаях расчетный период для исчисления среднего заработка определяется по особым правилам. Он равен количеству календарных месяцев с даты вступления в силу трудового договора, включая месяц, предшествующий отпуску.

Пример 4

Работник принят на работу 25.01.2021 и уходит в отпуск на 28 календарных дней с 28.06.2021.

Расчетный период: с января по май 2021 года. Сумма начисленный зарплаты — 138 000 руб.

Расчет количества дней для расчета отпускных:

за полностью отработанные месяцы (с февраля по май) — 117,2 дн. (4 мес. х 29, 3);
за январь — 4, 73 дн. (5 дн. х 29,3 / 31 дн.).

Общее количество отработанных дней в расчетном периоде: 121,93 дн. (117,2 + 4,73).

Средний дневной заработок: 138 000 руб./ 121,93 дн. = 1 131,80 руб.

Сумма отпускных: 1 131,80 руб. х 28 дн. = 31 690,40 руб.

Отпускные из МРОТ

По закону средний месячный заработок работника, отработавшего норму времени в расчетный период и выполнившего трудовые обязанности, не может быть меньше федерального МРОТ (п. 18 Постановления № 922).

Это правило должно выполняться и при расчете отпускных. Рассчитанный для отпуска средний месячный заработок нужно сравнить с МРОТ, действующий в период такого отпуска. Если он оказался меньше федерального МРОТ, то отпускные следует рассчитать по формуле:

Перерасчет отпускных: когда нужен и как сделать

Перерасчет отпускных при изменении окладов

При изменении окладов (к примеру, после их индексации) отпускные нужно пересчитать по правилам, предусмотренным п. 16 Постановления № 922:

пересчитать средний заработок, исчисленный за расчетный период, если повышение окладов произошло после расчетного периода до наступления отпуска;
пересчитать часть среднего заработка с даты повышения оклада, если повышение произошло в период отпуска.

Такой перерасчет нужно сделать только в том случае, если повышение затронуло всех сотрудников. Если оклад подняли одному-двум сотрудникам, отпускные не пересчитываются (Письмо Минтруда от 12.05.2016 № 14-1/В-447).

Выплата годовой премии

Может случиться, что годовая премия выплачена сотруднику после начисления отпускных за предыдущий год. В такой ситуации отпускные рекомендуется пересчитать, хотя напрямую закон этого не требует.

Здесь учитывается п. 15 Постановления № 922, которое определяет, что при расчете среднего заработка учитываются вознаграждения по итогам работы за год, иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления вознаграждения.

Таким образом, если средний заработок для расчета отпускных рассчитан без учета годовой премии, их необходимо пересчитать и доплатить разницу сотруднику.

Увеличение МРОТ

Отпускные нужно пересчитать из-за повышения МРОТ, если одновременно соблюдаются два условия:

фактический средний заработок сотрудника за расчетный период меньше нового МРОТ;
отпуск начался до 1 января.

Напомним, что с 01.01.2021 МРОТ равен 12 792 руб. (Федеральный закон от 29.12.2020 № 473-ФЗ).

Отзыв из отпуска

Отозванный из отпуска сотрудник будет получать зарплату за отработанные дни, а за дни неотгулянного отдыха отпускные рекомендуется пересчитать.

Напомним, что неиспользованная часть отпуска должна предоставляться сотруднику по его выбору в удобное время в течение текущего рабочего года или может присоединяться к последующему отпуску (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Болезнь во время отдыха

Отпускные пересчитывать не придется, если из-за болезни во время отпуска этот отпуск был продлен. Без пересчета не обойтись в следующих ситуациях:

Работник заболел незадолго до начала отпуска, а отпускные ему были выплачены исходя из полной зарплаты за месяц, предшествующий отпуску.

Пример 5

Работнику оформлен отпуск с 5 июля 2021 года. Отпускные выплачены 28 июня (в расчет среднего заработка была включена полная зарплата за июнь). Но с 29 июня работник заболел и принес больничный лист на три дня. В таком случае зарплата за дни болезни и сами дни из расчета нужно исключить.

Работник заболел незадолго до начала отпуска после выплаты ему отпускных и проболел больше месяца.

Пример 6

Работник, планировавший отпуск с 5 июля и получивший отпускные 28 июня, заболел 29 июля и проболел больше месяца. В отпуск он пошел только с 6 августа. В таком случае отпускные ему нужно пересчитать, так как расчетный период для расчета среднего заработка будет другим: август 2020-июль 2021.

Напомним, что, если сотрудник оформил больничный не в связи с собственной болезнью, а по причине необходимости ухода за заболевшим членом семьи, на период предоставленного отпуска это не влияет (п. 46 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н, Определение ВС РФ от 28.02.2013 № АПЛ13-18).

Счетная ошибка

Если после выплаты отпускных в расчете среднего заработка обнаружили ошибку и отпускник получил меньше, чем ему полагалось, отпускные суммы нужно пересчитать и доплатить.

Напомним, что в бухучете доплата отпуска и соответствующие страховые взносы подлежат списанию за счет резерва на оплату отпусков.

Поможем разобраться с перерасчетом отпускных в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!

Начисление и удобный перерасчет отпускных, продление отпуска, возврат неиспользованных дней и т.д.

Настроим корректный учет и перерасчет отпускных в 1С:ЗУП. Предоставляем гарантию на услуги!

При начислении отпускных сотрудникам случаются ситуации, требующие провести перерасчет. Причиной перерасчета может стать ошибка бухгалтера, при отзыве из отпуска сотрудника или, наоборот, продление дней отпуска, в том числе, в связи с больничным в период нахождения там.

Программа 1С:ЗУП 3.1, естественно, предоставляет возможность пересчитать отпускные. Порядок действий при этом зависит от того, производится ли перерасчет в текущем месяце или в следующем расчетном периоде.

Как сделать перерасчет отпуска в 1С:ЗУП

Например, сотруднице Волиной Ирине Валерьевне, предоставлен отпуск на период с 25.05.2020 по 06.06.2020 года, начислены и выплачены отпускные. По решению руководства ее отзывают из отпуска. Необходимо изменить дату окончания отпуска и выполнить перерасчет отпускных в 1С.

Рис.1 Документ начисления отпуска

Исправив дату отпуска и пересчитав сумму отпускных, излишне выплаченные отпускные вычитаются при следующей выплате зарплаты. Наша компания специализируется на автоматизации расчета заработной платы в 1С, поэтому если у вас возникнут вопросы по данной теме, вы можете связаться с нашими экспертами, просто оставив заявку на нашем сайте или по телефону. Мы с радостью вам поможем.

Рис.2 Выплата отпускных

Рис.3 Изменение количества дней отпуска

Рис.4 Отражение отпускных в расчетном листке

Перерасчет отпуска в 1С:ЗУП, если наступил другой период расчета зарплаты, требует введения документа-исправления.

Сотрудник Ваньков Александр Матвеевич ушел в отпуск на период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. За этот период ему начислены отпускные, зарплата рассчитана и выплачена. В следующем месяце по приказу руководителя он был отозван из отпуска. Требуется пересчитать начисление и изменить даты отпуска.

Рис.5 Документ начисление отпуска

Из расчетного листка сотрудника видно, что отпускные начислены за период с 25.05.2020 по 11.06.2020 и выплаты за период закрыты.

Рис.6 Расчетный листок

Рис.8 Изменение данных в документе-исправлении

Рис.9 Отражение перерасчета отпускных

Перерасчет определит разницу в днях и сумме. Данная операция отражается в расчетном листке сотрудника.

Рис.10 Расчетный листок

Мы рассмотрели, как сделать перерасчет отпуска в ЗУП 3.1, с помощью документа-исправления, если сотрудник отозван из отпуска и изменение производится в другом периоде.

Возврат неиспользованных дней отпуска

Рис.12 Отчет об использовании отпусков

В отчете отражается информация о накопленных днях отпусков, уже использованных, а при возврате дней отпусков – вернувшихся после перерасчетов.

По работнику Ванькову А.М. после проведения документа-исправления и перерасчета отпуска отражен возврат дней отпуска: +9.

Рис.13 Возврат дней отпуска

Используя данный отчет, расчетчик может контролировать дни отпусков.

Продление отпуска

Разберем ситуацию, когда нужно провести перерасчет отпуска при его продлении, на примере продления отпуска при предоставлении сотрудником больничного листа, оформленного в период нахождения в отпуске.

Эти дни вычитаются из отпуска и отпуск продляется: сотрудница Мейерсон Софья Карповна находилась в отпуске в период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. В период нахождения в отпуске она заболела и предоставила больничный лист на период с 27.05.2020 по 02.06.2020 года. Необходимо отразить больничный и продлить отпуск, на необходимое количество дней.

Рис.14 Начисление отпуска

Введите сотруднику больничный лист. Программа предупредит, что введено отклонение, и сделает удержание за дни отпуска, пересекающиеся с больничным.

Рис.15 Больничный лист

Рис.16 Перерасчет отпуска

Рис.17 Возврат дней отпуска

Рис.18 Исправление отпуска

Автоматизация расчета отпускных

Начисление и удобный перерасчет отпускных, продление отпуска, возврат неиспользованных дней и т.д.

Доработка расчета отпускных

Доработаем типовой функционал расчета и перерасчета отпускных в 1С:ЗУП под ваши задачи

Рис.19 Начисление документом-исправлением

Рис.20 Сторно документом-исправлением

В результате продления отпуска на 6 дней эти дни отобразятся в отчете как использованный отпуск.

Рис.21 Отображение дней при перерасчете отпускных

Мы рассмотрели, как в 1С сделать перерасчет отпускных и как использование дней отпуска отображается в отчетах. Автоматизация кадрового учета в 1С (и простой пересчет отпускных как одна из его функций) облегчают работу кадровика, избавляя от рутины, исключая возможные ошибки в оформлении документов и повышая эффективность работы кадровой службы.

Повышение окладов в организации влечет за собой изменение среднего заработка. Именно этот параметр является основным при расчете отпускных. Для соблюдения требований законодательства производится индексация отпускных выплат при повышении окладов в 2022 году.

Закон об индексации отпускных при повышении зарплаты

В трудовом законодательстве закреплена необходимость индексации заработной платы на уровень роста потребительских цен (ст. 134 ТК). При этом для государственных и муниципальных работников порядок установлен законодательно, иные работодатели вправе разработать свои правила повышения заработных плат и оформить их локальным нормативным актом.

Порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 ТК и Положением, утвержденным Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение). Согласно их нормам при повышении зарплаты не во всех случаях происходит изменение среднего заработка и, соответственно, отпускных.

Существенным условием индексации среднего заработка является повышение заработной платы всем работникам организации или ее структурного подразделения.

Например: В организации имеется отдел продаж штатной численностью 3 единицы. С 1 января было произведено повышение окладов всем сотрудникам, кроме начальника отдела продаж. Поскольку этот отдел является структурным подразделением, то индексация среднего заработка не будет проведена по всем его работникам.

Аналогично действует порядок и в отношении ситуации, когда оклады повышены только некоторым работникам организации. Это не значит, что им откорректируют средний заработок, влияющий на расчет отпускных.

В соответствии с п. 16 Положения индексация не будет произведена:

когда повышение окладов совершено только отдельным сотрудникам;
повышены надбавки, премии и иные выплаты, но не оклады.

На размер средней зарплаты влияют все доходы сотрудника, связанные с трудовым процессом:

оклад;
надбавки к окладу;
премии и т.д.

Оплата больничных листов и выплаты материального характера в этот расчет не входят.

Как осуществляется индексация отпускных?

Исходными показателями для индексации отпускных являются:

Сначала определяется коэффициент индексации (КИ) заработной платы. Он будет применяться при перерасчете среднего заработка для отпускных.

Это отношение новой величины оклада к старой:

НО - оклад после повышения;
СО - оклад до повышения.

Для примера возьмем ситуацию, когда работнику был установлен оклад в 20 тысяч рублей, и увеличен до 25 тысяч рублей.

КИ = 25 / 20 = 1,25.

Расчетным периодом для расчета отпускных является 12 месяцев до момента наступления оплачиваемого отпуска. В соответствии с п. 5 Положения и Письмом Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351 отработанными днями считаются не только трудовые будни, но выходные и праздничные дни, приходящиеся на период работы сотрудника в организации. Из него будут исключены только дни нахождения работника:

на больничном;
в период беременности и родов;
в отпуске и командировке;
взятые в связи с уходом за ребенком-инвалидом и т.д.

Если сотрудник отработал больше года? Согласно п. 4 Положения, расчетным периодом принимаются предшествующие 12 месяцев.

Например: Петров принят на работу 10 апреля 2017 года, а в отпуск собрался в 06 марта 2020 года. Расчетный период будет с 1 марта по 29 февраля 2020 года.

Если работник отработал меньше года? Работник имеет право на отпуск, отработав в компании не менее полугода. Поэтому он может обратиться с заявлением о предоставлении оплачиваемых дней отдыха, но так как расчетный период еще не составляет 12 месяцев, он будет принят фактическим от даты трудоустройства до момента выхода в отпуск.

При исчислении расчетного периода здесь принимают полные месяцы работы до наступления отпуска. Учитывается только момент, что неполный первый отработанный месяц:

участвует в расчете, если дата приема на работу до 15 числа;
не участвует в расчете в случае приема на работу после 15 числа.

Например: Иванов принят на работу 01.11.2019. В отпуск отправляется с 09.08.2020. Расчетным периодом будет считаться с 01.11.2019 по 31.07.2020, что составит 9 месяцев. Если бы он был принят на работу 16.11.2019, то ноябрь из расчета был бы исключен и период был бы принят в 8 месяцев.

При определении периода, за который будет рассчитаны отпускные, обычно руководствуются нормами ст. 139 ТК. Но руководство компании вправе закрепить иные правила, закрепив их локальным нормативный актом или коллективным договором, но не ухудшающие условия работающих.

Если в расчетном периоде была проиндексирована заработная плата, то индексации подлежат и суммы отпускных. Это необходимо сделать также в отношении отпускных, которые были работнику уже выплачены.

Средний заработок для отпускных считается в зависимости от отработанных сотрудником в расчетном периоде дней.

Если расчетный период отработан полностью, применяется формула:

ЗП - зарплата за 12 месяцев перед начислением отпускных (необходимо сложить выплаты, произведенные работнику за каждый месяц в расчетном периоде);
каждый отработанный полностью месяц дает 29,3 отработанных дней (они и участвуют в формуле).

В случаях, когда в расчетном периоде имеются исключаемые дни или он отработан не полностью, применяют формулу:

РП1 – количество фактически отработанных месяцев с учетом полных месяцев работы;
РП2 - количество неполных месяцев работы.

При этом количество отработанных дней в неполном месяце можно рассчитать по формуле:

РП2 = Количество фактически отработанных дней / Количество календарных дней × 29,3.

Порядок индексации отпускных

Для индексации отпускных установлена следующая зависимость от периода увеличения заработной платы:

индексации подлежат выплаты за весь расчетный период, если оклад повышен после этого периода, но до наступления первого дня отпуска - пример;
индексируются все выплаты, начисленные работнику до повышения зарплаты, если ее повышение произошло в расчетном периоде - пример;
индексируются выплаты, но уже новый расчет отпускных касается дней после даты повышения оклада, если зарплата повышена в период пребывания работника в отпуске - пример.

Блок-схема индексирования оклада:

В расчетном периоде для оплаты отпускных были повышены оклады по всей компании, как учесть повышение?

Разберем на примерах в различных ситуациях.

Если изменения произошли в расчетный период?

В этой ситуации применяется простая формула расчета отпускных, но с учетом индексации.

Заработная плата за расчетный период умножается на расчетный КИ, затем вычисляется среднедневной заработок. Эта величина перемножается с количеством отпускных дней.

Например: Очередной отпуск сотрудника И. начинается 7 апреля 2020 года на 28 календарных дней. Оклад до момента индексации составлял 20 000 рублей. Расчетный период с 1 апреля 2019 по 31 марта 2020 года.

С 1 января 2020 года заработная плата была повышена на 5 000 рублей и составила 25 тыс. рублей. КИ = 20000 / 25000 = 1,25.

Произведем расчеты:

Среднедневной заработок сотрудника составит:

(20000 × 1,25 × 9 мес. + 25000 × 3 мес.) / 12 / 29,3 = 853,24 рубля

И сумма отпускных получится:

853,24 × 28 = 23 890,72 рубля.

Если изменения пришлись на месяц начала отпуска?

В этой ситуации вся средняя заработная плата подлежит индексации.

Например: Заработок в организации был увеличен с 1 февраля 2020 года на коэффициент 1,25. Отпуск работнику предоставляется с 10 февраля 2020 года на 28 дней. С 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года будет расчетным периодом. Средний заработок в расчетном периоде за 12 месяцев был исчислен в сумме 380 тысяч рублей.

Средняя заработная плата составит:

380 000 / 12 / 29,3 = 1080,77 руб.

Отпускные с учетом индексации равны:

1080,77 × 28 дней × 1,25 = 37826,95 руб.

Если повышение прошло во время отдыха?

Увеличение окладов могло быть произведено и в период нахождения работника в отпуске. Отпускные ему уже исчислены и выплачены, но они должны быть проиндексированы и произведена доплата. Но индексация коснется только части отпуска, оставшейся после введения новых окладов.

Например: Работник С. вышел в очередной отпуск 10 февраля 2020 года на 28 дней. Средний заработок за расчетный период составил 240 тысяч рублей. С 1 марта 2020 года произошло увеличение окладов на коэффициент 1,25.

Для расчета отпускных был применен среднедневной заработок в размере:

240000 / 12 / 29,3 = 682,59 руб.

Отпускные были выданы в сумме:

682,59 × 28 = 19 112,52 руб.

До повышения оклада работник находился в отпуске уже 20 дней. Отпускные за эти дни составляют:

682,59 × 20 = 13 651,8 руб.

Оставшиеся 8 дней отпуска будут рассчитаны с учетом индексации и размер отпускных будет:

Читайте также: