Относятся ли командировки к неявкам

Обновлено: 02.07.2024

Сотрудник компании, находясь в командировке, совершил прогул. Работодателю необходимо документально подтвердить этот факт, чтобы последующие действия по увольнению были законны. Но как это сделать, если работник находится вне места нахождения работодателя?

Вопросов возникает немало ─ какие документы в такой ситуации могут подтвердить факт прогула? Кто вправе составлять акт об отсутствии работника на рабочем месте? Может ли запись телефонных разговоров служить доказательством прогула?

Ответы подсказал Минтруд в Письме от 07.11.2019 N 14-2/В-912. У работодателя есть полное право уволить сотрудника за прогул, если он отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины более 4-х часов подряд (пп. а п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При этом рабочим местом сотрудника в командировке считается то место, куда он должен прибыть для выполнения служебного задания (ст. 209 ТК РФ).

При этом необходимо учесть следующее:

1. Порядок действий работодателя

Чтобы увольнение было законным, работодателю необходимо следовать порядку, предусмотренному ст. 193 ТК РФ. Процедура стандартная ─ сначала нужно запросить у работника письменное объяснение. Если по истечении 2-х рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

2. Оформление необходимых документов

Чиновники подчеркнули, что трудовое законодательство не содержит конкретного перечня документов, которыми фиксируется факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. Как правило, оформляется акт и докладная записка непосредственного руководителя. По мнению Минтруда, эти бумаги может составить непосредственный начальник прогульщика по документам, представленным принимающей стороной. При этом возможность использования записей телефонных разговоров в качестве доказательств прогула ТК РФ не предусмотрена.

3. Оценка обстоятельств

После того, как документальные подтверждения будут собраны, работодателю предстоит оценить, можно ли признать причины отсутствия работника на рабочем месте уважительными. В ТК РФ готового перечня уважительных причин нет, поэтому в каждом случае работодателю предстоит решать самостоятельно с учетом конкретных обстоятельств.

Если по мнению работодателя причины окажутся неуважительными, работодатель на законных основаниях может уволить работника (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

4. Нюансы процедуры увольнения за прогул

Минтруд напомнил несколько важных нюансов при увольнении сотрудника за прогул:

днем увольнения будет последний день работы ─ это день, предшествующий прогулу;
дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения;
у работника есть право обжаловать увольнение в трудовой инспекции, комиссии по трудовым спорам или в суде (ч. 7 ст. 193 ТК РФ).

Необходимо отметить, что работникам удается склонить суд на свою сторону и увольнение признается незаконным, если за время работы (до прогула) сотрудник дисциплину не нарушал и работодатель мог применить к нему менее строгое наказание (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 24.09.2019 по делу N 33-43187/2019).

Для оформления прогула в данном случае следует воспользоваться документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) ( Кадры – Все отсутствия сотрудников — Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) ), где переключатель Причина отсутствия установить в положение Прогул :

При этом для вида расчета Прогул следует настроить, что он вытесняет Командировку , для чего добавить Командировку в таблицу Начисления, приоритет которых ниже на вкладке Приоритет .

Если требуется отсторнировать оплату по среднему заработку за период командировки за дни прогулов, то в документе Командировка следует нажать ссылку Сторнировать .

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Длительная командировка и вахта, на первый взгляд, очень похожи, так что некоторые работодатели по ошибке их путают. На самом деле, различий вахтового метода работы и служебной поездки много, а подмена понятий может привести к юридической ответственности компании. В статье разберёмся, какие особенности есть в положении вахтовиков и командированных, и что выгоднее для работодателя.

Понятия вахты и командировки

Вахтовый метод работы подразумевает выполнение должностных обязанностей за пределами постоянного места проживания, когда ежедневное возвращение домой невозможно.

Обычно это поездки в особенно отдалённые места, районы с особыми природными условиями, где основная цель сотрудника — производительная деятельность, строительство или реконструкция объектов (ст. 297 ТК РФ).

На вахте сотрудники часто живут в вахтовых посёлках, построенных специально для выполнения работы в определённом районе, или в общежитиях. Обеспечить инфраструктуру для жизни на новом месте обязан работодатель.

Командировка же — это единичная поездка для выполнения конкретного служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Такая поездка рассчитана на небольшой срок и подразумевает возвращение на основное место работы.

Если вкратце, вахта — это постоянная форма работы, командировка — поездка для исполнения единичного поручения.

Оплата труда

Вахта и командировка дают сотруднику разные гарантии.

Командированный работник получает зарплату из расчёта среднего заработка, а также ему возмещаются все вынужденные расходы. Сохранение должности и места работы тоже гарантируется законом. За каждый день, проведённый в другом городе, ему полагаются суточные (ст. 167—168 ТК РФ).

Вахтовики получают установленную заработную плату — за выполнение должностных обязанностей и за время, проведённое в пути к месту работу. Кроме того, сотрудникам полагается надбавка. Её размер устанавливается договором или нормативным актом с учётом норм профсоюза.

Для тех, кто едет на вахту в районы Крайнего Севера, надбавки больше — они зависят от районного коэффициента. Ещё работникам гарантируется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 302 ТК РФ).

Для сотрудника вахтовый метод работы выгоднее с точки зрения оплаты труда, особенно если нужно поехать в особо отдалённые районы страны.

Продолжительность поездки

По закону вахта должна быть не дольше месяца. Работодатель с согласия профсоюза может увеличить срок до трёх месяцев. При этом ежедневная смена не может быть длиннее 12 часов.

Для командировки, напротив, максимальный срок не определён — она не может быть бессрочной, но чёткого ограничения нет. Важно помнить, что как только сотрудник выполнит служебное поручение, ему лучше вернуться на основное место работы.

Если поездка затянется, трудовая инспекция может посчитать это переводом в другой город, который замаскировали под командировку.

Такая подмена — серьёзное нарушение, за которое как минимум придётся заплатить штраф. В худшем случае суд может временно остановить деятельность юридического лица.

Налогообложение

Ещё одно отличие командировки от вахты — в налоговой сфере.

Зарплатные налоги (НДФЛ, взносы на страхование и др.) начисляются на средний заработок в командировке и на зарплату во время вахты одинаково.

Но суточные и надбавки для вахтовиков облагаются налогами по-разному. Суточные налогообложению не подлежат, если они не выше 700 рублей в день на территории России и не выше 2 500 за границей (ст. 217 НК РФ). Для надбавок к зарплате на вахте ограничений нет — налоги на них в любом случае платить не нужно.

Из-за этого небольшого отличия при необходимости сотрудники налоговой службы могут изменить статус долговременной командировки на вахтовую работу.

В итоге

Когда у сотрудника есть только одно поручение или задача, после выполнения которой можно вернуться домой, оформляйте командировку.

Помните, что неверное решение о методе работы может повлечь проблемы с трудовой и налоговой инспекцией, поэтому важно ещё в начале проекта определить, как будут работать сотрудники.

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой. Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось. Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, […]

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

Место работы сотрудника по трудовому договору – Москва. Указан конкретный адрес подразделения. И он направляется по заданию руководства в другую часть Москвы, значительно удаленную от места постоянной работы. Является ли это командировкой? Имеет ли право работодатель включить в расходы по налогу на прибыль расходы по оплате этому сотруднику проживания в гостинице в течение периода выполнения задания руководства? Положены ли в данной ситуации сотруднику суточные? Будут ли указанные суммы облагаться НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ

Данная поездка является командировкой, т.к. работник будет выполнять задание руководства вне места постоянной работы.

Работнику положены суточные, если срок командировки продолжительностью более 24 часов.

Расходы на проживание в гостинице, подтвержденные документально, учитывайте для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы на них не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).

К расходам на командировки, в частности, относятся расходы на выплату суточных.

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Обоснование

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть срок командировки устанавливает работодатель. В ст. 209 ТК РФ содержится определение рабочего места - место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

На время командировки за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках)).

В соответствии с п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки, в случае их отсутствия - предъявлением документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора об оказании гостиничных услуг по месту командирования.

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о командировках).

В организации порядок направления в служебные командировки устанавливается ЛНА (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Если такой акт отсутствует, то действует общий порядок.

В отношении местной (однодневной) командировки применяются общие правила оформления документов и возмещения расходов (ст. ст. 167, 168 ТК РФ). Так, расходы на проезд командированному возмещаются при представлении проездных документов (п. 26 Положения о командировках).

При направлении работника в местную командировку никаких особенностей оформления документов нет.

Как и в обычном случае, вначале издается приказ о направлении работника в служебную командировку. Затем работнику выплачивается аванс командировочных расходов.

В случае если в ЛНА предусмотрено ведение журнала учета командировок, то необходимо не забывать вносить соответствующие записи в указанный журнал.

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения о командировках.

Стоит отметить, что работодатель вправе выплачивать командированным на 1 день работникам компенсацию расходов (по аналогии с суточными), утвердив сумму расходов приказом по организации.

Нарушение порядка начисления и выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

М. К. Башарина
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

В данном разделе приведены ответа на часто задаваемые вопросы посетителей Вашего будущего сайта. Использование данного раздела позволит сократить нагрузку на операторов и повысить удовлетворенность ваших клиентов.

Вопрос 2

Сотрудник организации выезжает в другой город с служебную командировку не из места нахождения организации. А из другого города, например, из города проживания. И наоборот, возвращается виз командировки не в город где находится организация - работодатель, а в город места проживания. Причина такого отъезда и приезда в том, что в командировку сотрудник направляется после выходного дня или дата окончания командировки приходится на день, предшествующий выходным дням (на выходной день). Как в данном случае оформлять командировочное удостоверение? Как в данном случае отражать командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании статьи 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В трудовом законодательстве определение служебной командировки не содержит указания на конкретные пункты отправления и прибытия.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

В соответствии с п. 4 Положения, днем выезда в командировку считается дата отправления соответствующего транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия этого транспортного средства в место постоянной работы. При этом п. 3 указанного Положения установлено, что местом постоянной работы считается место расположения организации (обособленного подразделения).

По вопросу оформления командировочного удостоверения следует отметить следующее.

В случае выбытия работника в командировку из места жительства, а также в случае прибытия из командировки в место жительства работника, произведенные с ведома и разрешения работодателя (на основании приказа, что будет подтверждать экономическую обоснованность и целесообразность произведенных расходов) в командировочном удостоверении необходимо будет указать соответственно город фактического выбытия (прибытия) работника. При этом следует иметь в виду, что дата выбытия работника из места проживания и из места командировки должна совпадать с датой, на которую приобретен проездной билет.

Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы отнесены к командировочным расходам, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Таким образом, НК РФ устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, но не к месту жительства. Таким образом, буквальное толкование данной нормы говорит о том, что вернуться сотрудник должен на место работы. А откуда он может выезжать, прямо не установлено.

В соответствии со статьей 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762 был рассмотрен вопрос учета расходов организации на проезд работников от места отдыха до места командировки. Минфин указал в данном случае, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от места нахождения работника.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и с места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Считаем, что данные доводы можно использовать при обосновании расходов при выезде из командировки из места проживания работника, отличного от места нахождения организации - работодателя.

Следовательно, можно говорить об экономической обоснованности расходов на проезд к месту командировки из места проживания работника, отличного от места нахождения организации - работодателя (такая позиция будет соответствовать позиции Минфина РФ относительно отнесения на расходы стоимости проезда к месту командировки из места отдыха работника) при условии, что стоимость проезда к месту командировки из места проживания работника меньше расходов на проезд к месту командировки при отправлении работника от места проживания к месту нахождения организации и оттуда - в командировку, либо, например, занимает меньше времени.

Кроме того, вопрос о явке работника на работу в дни отправления в командировку и прибытия из нее, решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения).

По вопросу отнесения на расходы при исчислении налога на прибыль расходов на проезд при возвращении из командировки не к месту нахождения организации, а к месту проживания работника следует отметить следующее.

Обоснованность расходов должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект. При этом налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Таким образом, уменьшение прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Расходы на проезд из места командировки к месту нахождения организации были бы проведены в любом случае. Учитывая, что прибытие из командировки в место жительства работника обусловлено распоряжением работодателя и экономически обосновано, а сами расходы документально подтверждены, считаем, что такие расходы могут быть отнесены на расходы при исчислении налога на прибыль. Однако такая позиция организации вероятнее всего приведет к спорам с налоговым органом, соответственно, доказывать свою позицию налогоплательщику придется в суде.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Комментарий к ст. 166 ТК РФ

1. Служебной командировкой признается направление работника для выполнения производственного задания не только в организацию, находящуюся в другой местности, но также в организацию, находящуюся в той же местности.

2. Не является служебной командировкой направление работника на переподготовку и курсы повышения квалификации.

Перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение организации, расположенное в той же местности, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора, не является служебной командировкой. Отличие командировки от временного перевода на другую работу состоит в том, что временный перевод имеет место у того же работодателя (см. ст. 72.2 ТК).

3. В служебную командировку направляются работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях. Не может служить ограничением направления работника в командировку срок заключенного трудового договора, например заключение трудового договора на время выполнения временных (до двух месяцев) работ.

4. Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств определяются Положением о служебных командировках.

5. Под местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных командировках).

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках).

6. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением).

7. Согласно Положению о служебных командировках (абз. 1 п. 4) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В связи с этим следует признать, что в настоящее время срок командировки устанавливается исключительно работодателем.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения о служебных командировках).

На основе служебного задания кадровая служба организации издает приказ о направлении работника в командировку.

8. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения о служебных командировках).

9. Командированные в организацию работники проходят в установленном порядке вводный инструктаж. До начала самостоятельной работы с ними проводится первичный инструктаж на рабочем месте (п. п. 2.1.2, 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организации, утв. совместным Постановлением от 13.01.2003 Минтруда России N 1 и Минобразования России N 29).

10. Работники, находящиеся в командировке, подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую они командированы. Не использованные во время командировки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии со ст. 153 ТК.

При направлении работника (по распоряжению работодателя) в командировку в выходной день ему по возвращении из командировки по его желанию предоставляется другой день отдыха.

11. Несчастные случаи, произошедшие с работниками в период командировки, в т.ч. при следовании к месту служебной командировки и обратно, подлежат расследованию и учету (см. коммент. к ст. 227).

12. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 Положения о служебных командировках).

13. Если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, работа машинистов, проводников), то такие служебные поездки не являются командировками. О возмещении расходов, связанных с такими служебными поездками работников, см. коммент. к ст. 168.1.

Отв. ред. Ю.П. Орловский "КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ", изд.6-е АКТУАЛИЗАЦИЯ

ОРЛОВСКИЙ Ю.П., ЧИКАНОВА Л.А., НУРТДИНОВА А.Ф., КОРШУНОВА Т.Ю., СЕРЕГИНА Л.В., ГАВРИЛИНА А.К., БОЧАРНИКОВА М.А., ВИНОГРАДОВА З.Д., 2014

Читайте также: