Обязана ли компания участвовать в эксперименте об электронном документообороте введенным 122 фз

Обновлено: 02.07.2024

Президент России В. Путин подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, позволяющий создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Что нужно знать работникам про электронные документы, связанные с работой? Как работодателям организовать работу с электронными документами по кадрам по новым правилам и сколько им будет стоить переход на кадровый ЭДО (ЭКДО), рассказываем в этом материале про электронный кадровый документооборот: Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ и новую ст. 22.1 ТК РФ.

Как было

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Всем давно было очевидно, что сфера трудовых отношений давно отстаёт в своей цифровизации.

Три новых статьи ТК РФ о кадровом ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ с 22 ноября 2021 года ввёл в ТК РФ следующие новые статьи:

В ст. 22.1 ТК РФ дано определение кадрового ЭДО (электронного документооборота в сфере трудовых отношений):

Это понятие в полной мере распространяется и на лиц, поступающих на работу.

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.

По обновленным правилам работодателям разрешено вводить кадровый ЭДО в том числе в отношении дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ в ред. Закона № 377-ФЗ).

Отметим, что помимо введения в ТК РФ новых статей, Закон № 377-ФЗ установил новые правила оформления приема на работу, изменив ч. 1 и изъяв ч. 2 ст. 68 ТК РФ. По новым правилам прием на работу оформляют не приказом (распоряжением) работодателя, а трудовым договором.

То есть, теперь приказ о приеме на работу можно не оформлять. Если же работодатель решил издать такой приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.

Содержание новых статей ТК РФ раскроем в следующих разделах.

Переход на кадровый ЭДО: обязанность или право?

2 варианта кадрового ЭДО

Для организации кадрового ЭДО работодатель может использовать следующие информационные системы (ст. 22.1 ТК РФ):

В итоге, работники могут через применяемую в компании ИС предоставлять работодателю и получать от него электронные документы, а также знакомиться с ними.

Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.

ВИД ИНФОСИСТЕМЫ

ПОЯСНЕНИЕ

подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
хранение электронного документа;
фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Документы-исключения

Требования, установленные новыми статьями ТК РФ, применяют в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом новые ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ не применяют в отношении:

трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, СТД-Р);
акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказа (распоряжения) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в т. ч. лично подписываемых работником.

С переходом на ЭКДО на первый план выходит применение электронной подписи и её необходимый вид.

Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:

УКЭП;
УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 22.3 ТК РФ).

1. Электронные подписи работодателя

Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.

2. Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

Приказ о переходе на кадровый ЭДО

Если работодатель решил применять кадровый ЭДО, ему нужно издать приказ или иной локальный акт, в котором указать (ст. 22.2 ТК РФ):

сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить кадровый ЭДО;
порядок доступа к ней (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения (не ранее даты истечения срока указанного уведомления).

Работодателю также нужно разработать и утвердить порядок кадрового ЭДО, в котором прописать:

сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Приказ о введении кадрового ЭДО и порядок его применения нужно согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании).

Согласие работников

Работодатель, решивший применять кадровый ЭДО, должен уведомить каждого работника об этом в срок, указанный в приказе.

Работник имеет право согласиться или отказаться от применения кадрового ЭДО. Согласие оформляют в письменной форме. Закон позволяет отказавшемуся работнику впоследствии передумать и дать такое согласие (ст. 22.2 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников работодателю нужно проинформировать о применении кадрового ЭДО.

Порядок получения согласия на применение кадрового ЭДО зависит от того, есть у работника стаж на 31.12.2021 или нет:

У работника есть стаж на 31.12.2021. Значит, он вправе дать согласие на применение кадрового ЭДО (в т. ч. в электронном виде). При этом отсутствие согласия приравнено к отказу работника и сохраняется право дать согласие в последующем.
Сотрудник принят на работу после 31.12.2021 и у него отсутствует трудовой стаж. Тогда согласие на применение кадрового ЭДО не нужно.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу соискателю или увольнять действующего сотрудника при отсутствии его согласия на применение кадрового ЭДО либо отсутствии у него электронной подписи (ст. 22.2 ТК РФ).

Как же быть с теми работниками, которые не дали согласия на применение кадрового ЭДО? Законодатели предусмотрели, что работодателю надлежит безвозмездно выдавать им заверенные надлежащим образом бумажные документы, связанные с работой в компании.

Нюансы для новичков

Лица, поступающие на работу к применяющему кадровый ЭДО работодателю, вправе (ст. 22.2 ТК РФ):

для заключения трудового договора предоставлять документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем – бумажной или электронной;
знакомиться с коллективным договором, правилами внутр. труд. распорядка и иными локальными актами, связанными с трудовой деятельностью в электронной форме.

Лица, поступающие на работу (как и действующие сотрудники) могут подписывать электронные кадровые документы УКЭП, которая была получена ими ранее самостоятельно.

Если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение и использование оплачивает работодатель.

Детали электронного взаимодействия

Работник вправе подать работодателю заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных копий, несколькими способами:

Работодатель обязан безвозмездно выдать документы/заверенные копии в течение 3-х рабочих дней со дня подачи такого заявления.

Если в отношении документов применяется кадровый ЭДО, их нужно выдать в форме, указанной работником в заявлении. Это может быть:

Сохранность документов работодатель должен обеспечить в течение сроков, установленных Росархивом.

Сроки перехода на ЭКДО

Большинство изменений, внесенных в ТК РФ Федеральным законом № 377-ФЗ, действуют с 22 ноября 2021 года ─ даты его опубликования. А для участников эксперимента по переходу на электронные кадровые документы еще раньше ─ с 16.11.2021 (сразу после окончания эксперимента) с завершением перехода на кадровый ЭДО до 01.07.2022.

Закон № 377-ФЗ был разработан с учетом эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота, который проходил с 2020 года по Закону от 24.04.2020 № 122-ФЗ и успешно завершился 15 ноября 2021 года. Его участники применяют новые правила с 16.11.2021, если пожелали продолжить кадровый ЭДО.

Для таких работодателей также предусмотрен переходный период до 01.07.2022, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные изменениями в ТК РФ мероприятия по переходу на ЭКДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.

Работодатели, которые не захотели продолжать использование электронных документов, связанных с работой, по завершении эксперимента возвращаются к кадровому документообороту на бумаге в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.

В рамках эксперимента была выявлена избыточная обязанность оформлять приказ о приеме на работу, хотя его содержание аналогично некоторым положениям трудового договора. Поэтому соответствующая норма исключена из ТК РФ.

Отдельный срок предусмотрен для начала применения единых требований к составу и форматам электронных документов, который разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом ─ с 1 марта 2023 года. Этот переходный период нужен, чтобы компаниям и ИП доработать и развить своё программное обеспечение. При этом документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых форматов Минтруда, имеют юридическую силу.

Что нужно знать про форматы электронных кадровых документов

Как было сказано, Минтруд России утверждает единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений. Это нужно для:

Формат электронного документа – это описание структуры файла, содержащего сведения электронного документа.

Форма электронного документа – это совокупность установленных трудовым законодательством реквизитов, которые в нем представлены.

В частности, Минтруд устанавливает требования к форматам и формам электронных документов, формируемых в информационных системах работодателей. Это трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и др. Для иных электронных документов Минтруд утверждает требования только к их электронным форматам.

В любом случае обязательное условие – машиночитаемость форматов таких документов. Соблюдение данных требований к форматам кадровых документов позволяет:

обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие;
при формировании документов исключить часть нарушений трудового законодательства;
проводить автоматизированным способом контроль трудовых отношений;
формировать аналитическую информацию за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

Эти модели будут предусматривать применение форматно-логического и контроля по параметрам не только к отдельно взятым кадровым документам и данным в них, но и цепочкам связанных документов. В том числе – последовательности и срокам их формирования.

Указанные модели вместе с формами и форматами позволят работодателю предупреждать нарушения трудового законодательства уже на этапе формирования документов. Нарушения могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, ведущего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Расходы работодателей

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

Что даёт переход на ЭКДО

В частности, вот какие новые возможности и преимущества возникают с переходом на электронные документы по кадрам:

удаленное трудоустройство – соискатель может подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
работники могут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
быстрый доступ к необходимой документации;
упрощение процедуры и повышение оперативности оформления трудовых отношений;
сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства;
экономия трудовых и материальных ресурсов организации;
большая сохранность документов;
повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

В итоге, Закон № 377-ФЗ оптимизирует взаимодействие между работодателями и работниками, а также их представительными органами. Кроме того, он позволяет работникам оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где нужны данные от работодателя: необходимые сведения можно запросить через его информационную систему.

Отвечаем на основные вопросы

Что такое кадровый ЭДО

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (кадровый ЭДО/ЭКДО) ─ это создание, подписание, использование и хранение работодателем/работниками документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Обязан ли работодатель переходить на кадровый ЭДО

Не обязан, но вправе перейти.

Каким документом закреплены нормативные основы кадрового ЭДО

Вопросам кадрового ЭДО посвящены три новые статьи 22.1 – 22.3 ТК РФ в ред. Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Сколько придется потратить работодателю на кадровый ЭДО

Заключение

Хотим успокоить: изменения в ТК РФ, внесённые рассмотренным Законом № 377-ФЗ, не устанавливают новые обязательные требования для работодателей и работников. Решение о переходе на электронный документооборот организация принимает самостоятельно.

5 мая 2020 г. стартовал аналогичный эксперимент. К участию в нем допускается любой желающий. На этот раз эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой, оформление на бумажном носителе которых или ознакомление с которыми работников в письменной форме предусмотрено действующим трудовым законодательством (кроме трудовых книжек) 1 .

В чем суть эксперимента и какая польза от участия в нем?

Сколько продлится эксперимент и кто может принять в нем участие?

Эксперимент проводится до 31 марта 2021 г. Заявления на участие в нем будут приниматься до 1 декабря 2020 г. Дату начала проведения эксперимента участники определяют самостоятельно. Участниками могут стать как работодатели и работники, так и лица, поступающие на работу, которые выразили добровольное согласие на участие. К участию в эксперименте не допущены лишь лица, работающие по договорам о предоставлении труда работников (персонала), и дистанционные работники.

В отношении каких документов проводится эксперимент?

Рекомендуемый перечень документов приведен в действующем с 28 июня 2020 г. Положении о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденном Приказом Минтруда России от 14 мая 2020 г. № 240н (далее по тексту – Положение). Конкретный перечень документов для эксперимента определяет работодатель. В него могут быть включены:

Как стать участником эксперимента?

Для участия в эксперименте потребуется:

1) издать приказ об участии в эксперименте, утвердить дату начала эксперимента и перечень видов документов, в отношении которых он будет проводиться;

2) подать заявление в Минтруд по форме, предложенной в Положении. В заявлении в обязательном порядке указываются ИНН организации, основной вид деятельности, штатная численность работников, предварительная численность работников – участников эксперимента, наличие профсоюзной организации и место проведения эксперимента;

3) за месяц уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента и праве путем подачи письменного заявления работодателю отказаться от участия в эксперименте или выразить свое добровольное согласие на участие;

4) утвердить список работников и структурные подразделения, участвующие в эксперименте;

7) подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников необходимые изменения в коллективный договор в связи с проведением эксперимента;

8) принять специальные локальные нормативные акты или внести изменения в действующие в соответствии с положениями ч. 2 и 3 ст. 7 Федерального закона № 122-ФЗ.

Информационные системы для эксперимента

Электронные подписи

При использовании собственной информационной системы создавать и подписывать электронные документы можно с помощью УКЭП работодателя и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) работника, которая выдается ему с его письменного заявления и с подтверждением получения сертификата такой подписи работником.

Локальные нормативные акты, связанные с экспериментом

Работодатель должен будет разработать и утвердить:

Положение об использовании электронной подписи работодателем и работником;
Положение о порядке обработки электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.

Также потребуется внести изменения в иные локальные нормативные акты, связанные с экспериментом. Минтруд рекомендует вносить в локальные акты следующие сведения:

виды электронной подписи, применяемые при проведении эксперимента, порядок обеспечения ими работников и способы их хранения, порядок соблюдения правил безопасности работы с ключами;
права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента, работе с электронными документами и личными кабинетами, хранении и уничтожении документов, обработке содержащих персональные данные документов;
порядок направления запросов на получение электронных документов и их предоставления, ознакомления работников с локальными нормативными актами по эксперименту, обучения по вопросам его проведения, разрешения спорных ситуаций.

Какие риски несет работодатель – участник эксперимента?

Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, возлагаются на работодателя.

Хранить электронные кадровые документы нужно будет в течение сроков, предусмотренных законодательством об архивном деле. Ответственность за хранение также возлагается на работодателя.

Работник вправе отказаться от участия в эксперименте в любой момент, уведомив об этом работодателя за две недели. В таком случае придется перенести все его документы на бумажные носители.

Нельзя изменить условия труда работника, уволить его по инициативе работодателя или прекратить трудовой договор в порядке п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в случае его отказа от участия. Не допускается отказ соискателю в заключении трудового договора в случае его нежелания принять участие в эксперименте или отсутствия у него электронной подписи. Суд может признать такие действия незаконными, и работодатель будет привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Кадровое делопроизводство тоже постепенно должно быть переведено на более высокий, цифровой уровень, что позволит уменьшить количество оформляемых кадровиками бумаг и — надеемся — сократить объем работы кадровиков.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту 2018 года[1] признан неудачным: Минтруд РФ в своем Комментарии о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде от 19.10.2018 высказал мнение, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

УЧАСТНИКИ ЭКСПЕРИМЕНТА

Законопроектом предусматривается привлечение к эксперименту — исключительно на добровольной основе — отдельных работодателей, их работников и кандидатов на работу к ним[2].

Участником эксперимента является также Минтруд России как орган, который:

• осуществляет методическое сопровождение эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой;

• утверждает Положение о порядке проведения эксперимента, на базе которого работодатели-участники будут определять свой перечень документов, задействованных в эксперименте;

• формирует и утверждает перечень работодателей-участников;

• представляет в Правительство России доклады о результатах проведения эксперимента, а также предложения о внесении изменений в законодательство в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

СУТЬ ЭКСПЕРИМЕНТА

1. Использовать в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документы, связанные с работой, в отношении которых трудовым законодательством России предусмотрено:

• их оформление на бумажном носителе

• и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись.

2. Осуществить оценку эффективности и результативности эксперимента.

Эксперимент не проводится в отношении бумажных трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников.

Перечень документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, в каждой отдельно взятой организации участники утверждают самостоятельно — с учетом Положения о порядке проведения эксперимента, утвержденного Минтрудом России.

Задачи, стоящие перед участниками:

• выявить наличие имеющихся условий и создать потенциально возможные условия для использования в сфере труда электронных документов, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и соискателем на работу;

• подготовить свои предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

Оформление участия в эксперименте:

• работодатель подает в Минтруд России заявку на участие в эксперименте;

• дату начала проведения эксперимента в организации работодатель определяет самостоятельно (однако с учетом Положения Минтруда России о порядке проведения эксперимента).

Необходимые процедуры до начала проведения эксперимента

1. Утвердить (непосредственно в тексте ЛНА об эксперименте либо приложением к нему) перечень видов документов, связанных с работой, то есть прежде всего кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент.

2. При необходимости — определить структурные подразделения, которые будут участвовать в эксперименте. Разумеется, это все кадровые подразделения (например: департамент персонала, отдел кадрового администрирования, отдел компенсаций и бенефитов), бухгалтерия, IT-подразделение, а также структурные подразделения организации, занимающиеся ее основной деятельностью.

Если иное не будет установлено Положением Минтруда России, задействовать в эксперименте можно как все подразделения организации, так и часть их выборочно — по усмотрению работодателя.

3. Уведомить каждого работника не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента в письменной форме:

• о проведении эксперимента;

• праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте либо отказаться от участия в эксперименте.

По нашему мнению, уведомление работников может быть произведено как путем вручения им индивидуальных уведомлений либо уведомлений по подразделениям, так и путем ознакомления с ЛНА об эксперименте. В последнем случае письменное заявление работников может быть включено в лист ознакомления с ЛНА об эксперименте (пример).

4. Сформировать список работников, которые получили предложение об участии в эксперименте и письменно дали свое согласие.

5. Провести аудит ЛНА в организации и при необходимости принять или внести в те ЛНА, которые связаны с проведением эксперимента, соответствующие изменения[3].

По всей видимости, понадобится внесение изменений в локальное положение о персональных данных в части порядка обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.

Если в организации уже имеется ЛНА об использовании электронной подписи работодателем и работником, в него также следует внести изменения в соответствии с положениями ч. 2–3 ст. 7 Федерального закона № 122-ФЗ. Если такого ЛНА нет, то все необходимые нюансы следует отразить в ЛНА об эксперименте.

6. Ознакомить работников под подпись с ЛНА об эксперименте и с изменениями, внесенными в связи с проведением эксперимента в другие ЛНА.

7. При наличии в организации представительного органа работников и коллективного договора — подготовить изменения в коллективный договор (при необходимости).

Процедуры в процессе эксперимента:

• вновь принимаемых на работу работников до подписания трудового договора ознакомить с ЛНА об эксперименте (аналогично уведомлению и согласию работников). При этом отказ соискателя от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора;

• обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

[2] Кроме заемного персонала и дистанционных работников.

[3] С учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) — в установленных случаях.

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

Цель эксперимента

Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).

Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки Попробовать бесплатно

По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.

ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует. То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.

Кто может участвовать в эксперименте

Для работодателей ограничений нет — присоединиться к эксперименту вправе любая организация или предприниматель.

В отношении сотрудников существует два ограничения.

Как создавать и подписывать электронные кадровые документы

Работодатели размещают в своих личных кабинетах информацию о грядущей ликвидации организации, о сокращении штата и иные сведения о занятости (п. 3.1 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1; постановление Правительства РФ от 12.04.20 № 486). Однако штрафы за отказ от размещения этой информации в настоящее время не предусмотрены.

Далее компании или ИП нужно утвердить перечень видов кадровых документов, которые будут составляться в электронном виде. Закон № 122-ФЗ установил только одно ограничение — в данный список нельзя включить трудовые книжки.

ВАЖНО. Все расходы по получению и использованию электронной подписи сотрудника несет работодатель. Отсутствие у человека ЭП не может стать причиной для отказа в трудоустройстве.

Как подписывать электронные кадровые документы

Кадровый документ

Какие подписи используется, если документ создан или изменен при помощи:

собственной ИС работодателя

Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП.

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

Договор о материальной ответственности

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Прочие кадровые документы

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя. Какую подпись должен поставить сотрудник при ознакомлении, в законе № 122-ФЗ не сказано. Возможно, этот момент прояснит Минтруд в положении (оно будет принято позже).

Сколько хранить документы и как представлять для проверки

Предъявить при проверке документы, составленные в рамках эксперимента, можно одним из двух способов: в электронном виде (подписав усиленной КЭП) или в виде бумажной копии с собственноручной подписью.

Что надо сделать работодателю до начала эксперимента

определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
не позднее чем за один месяц до начала реализации эксперимента письменно уведомить об этом каждого сотрудника и предложить подать заявление об участии в эксперименте или об отказе;
сформировать и утвердить список работников;
внести изменения в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты (ЛНА), в частности, об использовании электронной подписи (при необходимости);
ознакомить работников под роспись с ЛНА, связанными с проведением эксперимента;
внести изменения в коллективные и трудовые договоры, указав все детали участия в эксперименте.

Участие работников и соискателей

Сотрудники и кандидаты на вакантную должность вправе присоединиться к эксперименту или отказаться от него. В последнем случае организация или ИП не может уволить работника, либо использовать отказ как причину не принять соискателя в штат.

Работник, который согласился на участие в эксперименте, может в любой момент передумать, письменно уведомив об этом работодателя не позднее чем за две недели.

Все больше работодателей применяют электронный кадровый документооборот. Причем в недалеком будущем переход на кадровый ЭДО станет повсеместным. В связи с этим у работодателей возникает множество вопросов по поводу перехода на кадровый ЭДО и порядка оформления электронных документов в сфере трудовых отношений. В статье дадим ответы на самые частые вопросы по теме кадрового ЭДО.

Когда компания будет должна перейти на кадровый ЭДО?

На данный момент сроки перехода на кадровый ЭДО не определены. Также не установлена обязанность работодателей применять этот вид ЭДО в своей деятельности. В настоящее время по кадровому электронному документообороту проводится только эксперимент (Закон от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).

Работодатели добровольно принимают участие в этом эксперименте. Кроме того, они самостоятельно устанавливают перечень документов, по которым применяется электронная форма, и выбирают подразделения, в которых ведется эксперимент.

Обновите 1С:ЗУП до последней версии!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

Когда закончится эксперимент и переход будет обязательным для всех?

Изначально предполагалось, что эксперимент завершится 31 марта 2021 года. Но позже эксперимент продлили — до 15 ноября 2021 года (Закон от 24.03.2021 г. № 53-ФЗ). За это время чиновники должны внести в ТК корректировки, чтобы подготовить работодателей к полномасштабному переходу на кадровый ЭДО.

На данный момент Госдума рассматривает проект закона № 1162885-7 о кадровом электронном документообороте, который приняли в первом чтении. Планируется, что он начнет действовать с 16 ноября 2021 года. Но в этом законе не указана обязанность работодателей переходить на кадровый электронный документооборот. Они будут также сами принимать решение о том, переходить или нет, и если да — то какие кадровые документы переводить в электронный вид.

Будут ли действительными электронные документы, оформленные в рамках эксперимента, после его окончания?

Да, документы, сформированные в период проведения эксперимента на основании Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ, будут иметь такую же юридическую силу, как и аналогичные документы, оформленные на бумаге и подписанные собственноручной подписью.

Что нужно сделать для перехода на кадровый ЭДО?

Сначала требуется утвердить перечень видов документов, которые будут переводиться в электронный формат. Также определяются подразделения, которые перейдут на кадровый ЭДО.

После этого не позже одного месяц до перехода на ЭДО по кадрам нужно каждому сотруднику направит письменное уведомление с указанием о переходе и об их праве отказаться от него. По согласившимся сотрудникам составляется и утверждается список.

Далее нужно скорректировать коллективный договор и внутреннюю документацию, регламентирующие порядок ведения кадрового документооборота, а также разработать и утвердить новые внутренние документы, касающиеся использования ЭЦП работодателем и сотрудниками.

Кроме того, требуется утвердить акт, который будет определять правила обработки работодателем электронных документов, которые связаны с работой и кадрами и содержат их персональные сведения. Также нужно ознакомить сотрудников под подпись с внутренней документацией компании, которая связана с переходом на кадровый электронный документооборот (ч. 2 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).

Какие электронные документы нужно будет дублировать на бумаге после перехода на кадровый ЭДО?

Если кадровый ЭДО был тотальным для компании, то никакие не нужно дублировать на бумаге. Если документ указан в перечне видов документов, которые оформляются в электронном формате, то в бумажном виде его формировать не требуется.

Смогут ли сотрудники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?

Да, они могут это сделать. Участие в кадровом электронном документообороте — право, а не обязанность сотрудников. Они вправе подать работодателю в течение месяца с момента принятия компанией решения об участии или с момента трудоустройства заявление, в котором выразить отказ от перехода на такой документооборот. Тогда с ними кадровые документы нужно оформлять в обычном виде — на бумаге.

Неполучение от сотрудника отказа считается его согласием на переход к кадровому ЭДО. Если же изначально был получен письменный отказ, то в последующем сотрудник может подать заявление с согласием на переход.

Может ли работодатель с 2022 года обязать всех сотрудников участвовать в кадровом ЭДО?

В проекте закона № 1162885-7 такая возможность предусмотрена, но не для всех случаев. Работодатель может применить кадровый ЭДО ко всем сотрудникам, если письменный отказ выразили меньше 50% работников. Тогда работодатель издает внутренний документ, в котором предусматривается обязательное участие в кадровом электронном документообороте всех сотрудников без исключения.

При вводе кадрового ЭДО бумажные приказы не подписываются? Тогда какой документ будет подтверждать ознакомление работника с ними?

При переходе на кадровый ЭДО исключается необходимость подписывать бумажные документы. Если требуется, чтобы сотрудники были ознакомлены с ними под подпись, тогда подтверждение ознакомления — это сам электронный приказ, в котором будет ЭЦП сотрудника.

Сколько времени должны храниться электронные кадровые документы?

Электронные кадровые документы должны храниться в течение сроков, которые установлены законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения кадровой документации обозначены в Приказе Росархива от 20.12.2019 г. №236 и зависят от вида документа и времени его оформления или создания.

К примеру, документы о дисциплинарных взысканиях или об обработке персональных данных должны храниться не меньше 3-х лет. Если работодатель прекращает деятельности, то электронные документы также передаются в архивы.

Может ли работодатель, перешедший на кадровый электронный документооборот, требовать от соискателей предоставить ЭЦП для трудоустройства?

Нет, он не вправе это делать. Расходы по внедрению данного ЭДО, а также по оформлению, получению и использованию ЭЦП сотрудников несут работодатели.

Если у соискателя нет ЭЦП, то работодатель не вправе ее требовать для трудоустройства. Отсутствие у соискателя ЭЦП — не основание для отказа в заключении трудового договора (ч. 11 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).

Обязательно ли сотруднику оформлять усиленную ЭЦП или можно простую?

Если ЭДО по кадрам ведется через систему работодателя, то оформление усиленной ЭЦП — обязательно. В данном случае законодательством установлено использование либо усиленной квалифицированной ЭЦП, либо усиленной неквалифицированной ЭЦП сотрудника.

Может ли работник использовать ранее оформленную ЭЦП у нового работодателя?

Может. В новой статье 22.1 ТК сказано, что сотрудник или соискатель имеет право использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную ЭЦП при взаимодействии с новым работодателем.

1С:Кабинет сотрудника

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика

Читайте также: