Обязан ли бухгалтер участвовать во всех проверках в период годовой инвентаризации

Обновлено: 30.06.2024

Для проведения любого вида инвентаризации в компании создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

На крупных предприятиях создается постоянно действующая рабочая комиссия, ее состав, как правило, утверждается отдельным распоряжением. При малом объеме работ наличии в организации ревизионной комиссии, проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Но в любом случае персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации (п.2.3 Методических указаний).

Типы инвентаризационных комиссий

Постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия

В обязанности входит сбор, анализ и проверка данных, предоставляемых заводскими комиссиями

Заводская инвентаризационная комиссия

В обязанности входит выборочная проверка результатов инвентаризации рабочей комиссии

Рабочая инвентаризационная комиссия

В обязанности входит проведение инвентаризации сплошным методом, то есть проверка наличия каждого объекта с занесением соответствующей информации о наличии в инвентаризационную опись

Состав постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии и заводской инвентаризационной комиссии утверждается руководителем компании. Состав инвентаризационной комиссии формируется таким образом, чтобы обеспечить не просто подсчет имущества, но и качественное документальное подтверждение наличия имущества и обязательств, получение профессиональной оценки состояния имущества (имущество требует ремонта или морально устарело, имущество не используется и не приносит экономических выгод компании и т.п.).

В состав инвентаризационных комиссий включаются:

представители администрации компании;
работники бухгалтерской службы компании;
работники экономической службы (экономисты), круг обязанностей которых не связан с инвентаризируемыми объектами;
работники профильных и технических служб компании (инженеры, технические специалисты и т.д.).

По решению руководителя компании могут проводиться дополнительные инвентаризации с оформлением соответствующих организационно-распорядительных документов.

Образец распоряжения приведен ниже.

О создании цеховых рабочих комиссий для проведения

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Образовать цеховые рабочие инвентаризационные комиссии в составе:

по аппаратному иеху

зам. начальника цеха Колокольчиков Д.И.

мастер гальванического отделения Одуванчиков А.Д.

экономист цеха Лютикова О.В.

зам.главного бухгалтера Сморчкова Т.А.

по механическому цеху

зам. начальника цеха Васильков Н.К.

зам. начальника цеха Маков Ф.Р.

экономист цеха Цветкова М.П.

бухгалтер Розова О.В.

по зданиям и сооружениям

зам. главного инженера Цветков Д.И..

начальник сектора капитального строительства Лютикова А.С.

бухгалтер Ромашкина Т.В.

бухгалтер Ландышева И.А.

Для инвентаризации незавершенного строительства

Главный бухгалтер Нарциссова Т.П.

главный энергетик Подснежников В.Ю.

главный конструктор Лютиков В.В.

бухгалтер Ландышева И.А.

Директор завода Т.М. Незабудкин

Зам. директора по производству

Зам. директора по экономике и финансам

Зам. директора по экономической безопасности

Распространенной ошибкой является подмена (либо отсутствие) участников рабочей комиссии, указанных в приказе и фактически проводящих инвентаризацию. Причины такого несоответствия могут быть разными (служебная командировка, болезнь работника, отпуск и пр.). Однако независимо от причин данный факт может явиться основанием для признания итогов инвентаризации недействительными, поскольку фактическая работа всех членов рабочих инвентаризационных групп должна быть обеспечена в полном составе (п.2.3 Методических указаний).

Поэтому до момента издания приказа о проведении инвентаризации необходимо предварительно поставить в известность членов рабочей комиссии о ее начале и окончании. Кроме того, следует учитывать, проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц (п.2.8 Методических указаний).

Инвентаризацию кассы проводят, чтобы проверить, соответствуют ли фактические остатки наличных в кассе данным учета. Дополнительно во время инвентаризации кассы проверяют денежные документы, БСО и ценные бумаги. Проверка может быть обязательной и добровольной. Как оформить инвентаризацию, кто должен проводить проверку и как это сделать — расскажем в статье.

Когда нужна инвентаризация кассы

Инвентаризация может быть обязательной и добровольной. Есть пять основных случаев, когда проверка обязательна:

составление годовой бухотчетности;
смена материально ответственного лица (кассира);
выявление несоответствий в учете, хищений и злоупотреблений;
стихийные бедствия или чрезвычайные ситуации (пожар, ураган, ограбление);
реорганизация или ликвидация.

Руководитель может провести инвентаризацию и по собственному решению, если поводов для обязательной проверки нет. Это нужно для дополнительного контроля: например, чтобы найти причины ошибок в учете или увидеть, что сотрудник берет деньги из кассы. Ограничений по периодичности таких проверок нет — можно проверять кассу хоть раз в месяц, хоть раз в неделю.

Еще два вида проверок: плановая и внеплановая. Как правило, к плановым проверкам готовятся заранее и проводят их более тщательно, а на внеплановых находят больше нарушений.

Организация может самостоятельно устанавливать сроки внеплановых инвентаризаций. В приказе на такую проверку следует указывать причину, по которой ее начали.

Кто участвует в инвентаризации

Проводит проверку специальная комиссия — инвентаризационная. Список участников определяет руководитель в своем приказе. Обычно туда входят следующие сотрудники:

из администрации организации;
из бухгалтерии;
из службы внутреннего аудита;
из экономического или юридического отдела.

Количество проверяющих законом не установлено, но минимум два человека в комиссии быть должно. Так, если в штате компании числится только директор, издавать приказ об утверждении состава инвентаризационной комиссии не нужно.

Один человек из комиссии назначается председателем. Им может стать любой сотрудник, которого назначит гендиректор, но обычно это заместитель директора или руководитель подразделения. Председатель руководит инвентаризационной комиссией, визирует приходные и расходные документы, подписывает описи, акты, принимает заявления от материально ответственных лиц.

Если объем работ небольшой, например, проверить нужно только кассу микропредприятия, то можно обойтись силами ревизионной комиссии (если она есть в организации).

Еще один обязательный участник инвентаризации — материально ответственное лицо (МОЛ). В нашем случае это кассир. Он не входит в состав инвентаризационной комиссии, но обязательно присутствует при проверке. При коллективной материальной ответственности на инвентаризации должны присутствовать все МОЛ.

Если кассира на проверке не будет, то заинтересованные лица смогут оспорить результаты инвентаризации. Без него проводить инвентаризацию можно только в исключительных случаях: когда МОЛ серьезно болеет или по другим причинам еще долго не сможет прийти на работу, а еще когда МОЛ сознательно уклоняется от участия. В таких случаях перед проверкой составляется акт, в котором указываются причины его отсутствия.

Что проверяют во время инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы может быть сплошной или выборочной. На сплошной проверяют следующие ценности:

Наличные в кассе. Пересчитывают все деньги в кассе и сравнивают с данными кассовой книги. Если применяется ККТ, проверку следует начинать с операционных касс: сверить суммы наличных с данными книги кассира-операциониста, показателями кассовый ленты и счетчиками кассового аппарата.
Денежные документы. В эту группу входят марки, билеты на поезда и самолеты, путевки в санатории, топливные карты и пр. Достаточно проверить фактическое наличие по видам, а также сверить реквизиты и стоимость с учетными данными.
Ценные бумаги. Проверяют серии и номера, номинальную и фактическую стоимости, срок погашения. Проводят сверку с данными описей.
Бланки строгой отчетности (БСО). Проверяют фактическое наличие — смотрят виды и номера бланков. Количество БСО сверяют с данными по забалансовому счету 006, отраженными в описи.

Если инвентаризация выборочная, то руководитель указывает в приказе, что конкретно он хочет проверить. Например, можно провести инвентаризацию только наличных в кассе.

Порядок инвентаризации

Сразу скажем об обязательном ограничении — во время инвентаризации кассы нельзя принимать и выдавать деньги или другие ценности, которые хранятся в кассе и проходят проверку.

Порядок проведения самой инвентаризации следующий:

Шаг 1. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии и прописывает причину проверки (смена кассира, чрезвычайное происшествие, сверка остатков наличных).

Если проводится годовая инвентаризация кассы перед составлением бухгалтерской отчетности, издавать приказ не нужно.

Шаг 2. Перед проверкой кассир отдает все документы на расход и приход в бухгалтерию. Затем он составляет расписку о том, что всё передал, оприходовал поступившие в кассу ценности и списал выбывшие.

Шаг 3. Комиссия проверяет все имущество, заявленное в приказе: наличные, денежные документы, БСО и пр. Как проверяют отдельные группы, мы расписали выше. На этом этапе инвентаризации присутствие кассира обязательно.

Шаг 4. Комиссия оформляет результаты инвентаризации и составляет инвентаризационную опись. Всего у проверки может быть три варианта итогов: излишки, недостачи и соответствие факта учетным данным.

Оформление результатов

По итогам проверки комиссия составляет описи (акты инвентаризации). Их подписывают все члены комиссии и кассир. Формы актов можно разработать самостоятельно или использовать готовые:

форма № ИНВ-15 — для наличных и денежных документов;
форма № ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО.

Составьте акты в двух экземплярах — один вручите кассиру, а другой передайте бухгалтерам. Когда инвентаризация связана со сменой МОЛ, понадобится еще один экземпляр — для нового кассира.

Если на инвентаризации обнаружены излишки или недостачи, нужно составить сличительные ведомости. Они не понадобятся, если вы пользуетесь унифицированными актами № ИНВ-15 и № ИНВ-16, так как там уже есть место для сведений об отклонениях. Дополнительно нужно запросить у кассира письменную объяснительную по расхождениям.

Комиссия отдает руководителю все документы по инвентаризации. Он их проверяет, анализирует и оформляет приказ об утверждении результатов инвентаризации. Форма произвольная, но в нем обязательно должны быть указания по порядку устранения расхождений. Если расхождений нет, можно обойтись без приказа.

Как отразить инвентаризацию кассы в бухучете

Отражать результаты инвентаризации в бухучете следует в том отчетном периоде, к которому отнесена дата, по состоянию на которую проведена проверка. Так, результаты годовой инвентаризации формируют показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Проводки зависят от результата проверки:

Дебет	Кредит	Суть операции
50	91.1	Показали излишки в кассе
94	50	Показали недостачи в кассе
73	94	Отнесли недостачу на кассира и другого ответственного сотрудника
70	94	Погасили недостачу из зарплаты ответственных
91.2	94	Отнесли недостачу в прочие расходы (на случай, когда виновных нет или они не найдены)

Ведите учет наличных, БСО, ценных бумаг, билетов, топливных карт и других документов в Контур.Бухгалтерии. Оформляйте приходные и расходные кассовые ордера и готовьте документы для инвентаризации. А еще в сервисе можно оформлять расчеты с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет и даже подключить интеграцию с кассовой программой. Попробуйте все возможности Контур.Бухгалтерии на тестовом периоде — 14 дней в подарок всем новым пользователям.

Читайте также: