Некоммерческие организации какие должности

Обновлено: 05.07.2024

Не самый простой вопрос. Точнее, целый список вопросов: нужно ли оформлять руководителя НКО, какими документами оформить руководителя в некоммерческой организации, обязательна ли зарплата для него, что делать, если руководитель пенсионер, инвалид и не хочет терять льготы. Вопросов много, очень часто нам их задают. Решили собрать их все и ответить. Начнем по порядку.

Особенности назначения руководителя НКО

Важно понять, что первично руководитель НКО - это должностное лицо. Он действует без доверенности, и это право фиксируется в выписке из ЕГРЮЛ, любой желающий может проверить полномочия руководителя по ИНН организации на сайте налоговой. Вводите ИНН и получаете выписку из ЕГРЮЛ.

Назначают руковолителя учредители согласно решению или протоколу при создании. Уже после регистрации руководитель исполняет решение учредителей и выпускает первый приказ о своем назначении.

Важно! Он не сам себя назначает, а исполняет решение учредителей. Этот приказ можно отнести к уставным документам и назначению руководителя как должностного. Тут всё относительно понятно.

Оформление руководителя НКО как сотрудника организации

Большинство не понимает, что налоговая, банки, нотариус, контрагенты и.т.д взаимодействуют с руководителем как с должностным лицом. Они проверяют выписку из егрюл, решение/протокол и уставной приказ о назначении.

Оформление кадрового приказа и трудового договора руководитель может произвести после своего оформление. По большому счету это внутренние документы организации для регулирования отношений руководителя с организацией. Вот тут начинается самое интересное.

Работа руководителя НКО на безвозмездной основе

Гражданский кодекс говорит, что трудовые отношения с руководителем должны быть установлены. Соответственно, должен быть заключен трудовой договор. Трудовой кодекс говорит, что трудовой договор не может быть без зарплаты. Крепостное право отменили в 1861 году :).

С другой стороны, ФЗ о НКО говорит, что любое физическое лицо имеет право внести в некоммерческую организацию добровольный взнос или пожертвование денежными средствами или трудом. Получается, что руководитель НКО имеет право вносить свой труд безвозмездно, также как это делают ,например, волонтеры.

Четкого ответа нет и по сей день. Руководитель НКО имеет право потребовать оформления с собой трудового возмездного договора. Но на практике, если он так не сделает, то гос органы не признают это нарушением и не оштрафуют некоммерческие организации. Ответственность за нарушение ТК руководитель несет перед собой. Жалоб в защиту труда на себя мы еще не встречали.

Как компромисс, некоторые руководители НКО заключают с собой гражданско-правовые договора о безвозмездном оказании услуг руководителя. Это не на 100% соответствует и ГК и ФЗ об НКО, но четко фиксирует, что руководитель безвозмездно вносит свой труд как пожертвование с целью развитие социально-ориентированной некоммерческой организации.

Потеря льгот и пенсии руководителя НКО

Существует бюрократическая проблема, из-за которой гос.органы признают руководителей НКО работающими, даже если у них нет зарплаты, и они не заключали трудовой договор.

Все организации ежемесячно сдают в ПФР отчет СЗВ-М со списком застрахованных лиц. Даже если сотрудников нет, ПФР требует указать там как минимум руководителя. Полностью нулевую СЗВ-М сдать не получится, ПФР ее не примет и выпишит штраф.

В последнее время ПФР иногда практикует лишение надбавок пенсионеров и льготников, как работающих, что абсолютно некорректно.Это верно для коммерческих организаций, но не применимо к НКО.

Если такое случилось, требуется сделать следующие действия:

1)Запросить у бухгалтера полный пакет документов подтверждающий, что у вас нет зарплаты, а именно:

СЗВ-М
СЗВ-СТАЖ
Нулевой расчет страховых взносов

2)Приложить пояснительную записку со следующим текстом:

Я, Иванов Иван Иванович, сообщаю, что являюсь руководителем социально-ориентированной некоммерческой организации. Исполняя свои обязанности как должностное лицо, не получаю заработной платы и не заключал трудового договора. На основании закона о некоммерческих организациях номер 7, вношу свой труд как пожертвование. Действую как волонтер с целью развития уставных социально-ориентированных направлений некоммерческой организации.

Всё это предоставить в свой ПФР по месту прописки. В большинстве случаев ПФР возвращает льготы и надбавки.

Если отказывает, это исключительно некомпетентность отдельно взятых сотрудников ПФР - жалуйтесь руководителю отделения или в главное управление ПФР. Правда на вашей стороне.

Кадровое делопроизводство в социально-ориентированной некоммерческой организации имеет несколько отличий от других форм юридических лиц. Вызваны эти отличия не законодательными требованиями, а особенностями деятельности и финансирования СО НКО, в первую очередь – необходимостью вести раздельный учет средств по источникам их поступления (проектам, программам). В остальном СО НКО подчиняется общим требованиям по ведению кадровой документации.

Обязанности по ведению кадрового учета изначально лежат на непосредственном руководителе организации (лице, имеющем право действовать от имени СО НКО без доверенности). При необходимости правилами Внутреннего трудового распорядка или специальным приказом данные обязанности могут быть возложены на любую должность, имеющуюся в организации. Чаще всего кадровый учет в СО НКО ведет бухгалтер организации (т.к. многие вопросы и документы кадрового учета тесно связаны с оплатой труда), но это может быть и другой сотрудник.

Есть ли смысл назначать в качестве ответственного по кадрам кого-то кроме руководителя? Это зависит только от самой СО НКО, её структуры, объемов деятельности. Следует учитывать, что при активной деятельности и большом количестве проектов объем документации значителен, а для обеспечения раздельного учета средств необходимо соблюдать в ней порядок и вовремя оформлять всё необходимое.

Какие функции могут быть возложены на сотрудника, ответственного за ведение кадрового учета?

Составление документов, включая трудовые и гражданско-правовые договоры, акты выполненных работ, приказы по организации (приказы на командировки, отпуска, доплаты и пр.);
Заполнение и ведение трудовых книжек;
Учет рабочего времени сотрудников и добровольцев организации.

Все документы, составленные ответственным за ведение кадрового учета сотрудником, заверяются подписью руководителя организации (кроме записей в Трудовой книжке).

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Несмотря на все планы Правительства РФ, Трудовая книжка как документ по прежнему является обязательным (именно на её основании Пенсионный фонд РФ определяет общий рабочий стаж сотрудника). В неё вносятся записи о приеме и увольнении сотрудника, поощрениях и взысканиях (выговорах), но все это относится только к сотрудникам, работающим по Трудовым договорам (бессрочным или срочным). Сведения о гражданско-правовых договорах в Трудовые книжки не вносятся.

Все вопросы ведения, заполнения, учета и хранения Трудовых книжек регламентируются двумя документами:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, последняя редакция от 19.05.2008 N 373);
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69).

Эти документы и формы сопроводительных документов (журнал учета движения трудовых книжек и т.п.) доступны в любой информационно-правовой базе, включая их интернет-версии, поэтому рассматривать правила ведения и заполнения трудовых книжек не будем.

Что необходимо учитывать специалисту, отвечающему за ведение трудовых книжек?

Во первых, в трудовых Книжках не допускаются исправления, поэтому лучше лишний раз свериться с Инструкцией.

Во вторых, в трудовую книжку вносятся все записи, связанные с приемом, увольнением, изменением должности сотрудника. То есть, если ваши сотрудники работают по срочным трудовым договорам, то в Трудовую книжку должны быть внесены записи о приеме и увольнении по каждому из них (даже если за год их несколько штук)!

В третьих, в случае неверно оформленных записей или утраты бланка Трудовой книжки, сотрудник имеет право потребовать внесения исправлений или выдачи её дубликата.

Может показаться, что ведение Трудовых книжек – очень сложная процедура, многие организации не заключают Трудовых договоров со своими сотрудниками именно из-за этого. На самом деле, при грамотном и своевременном оформлении всех кадровых документов, ведение Трудовой книжки не доставляет сложностей, а её наличие дает вашим сотрудникам определенные возможности (даже банки при выдаче кредитов зачастую требуют представить трудовую книжку, не говоря уже о Пенсионном фонде РФ).

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ СО НКО

Все особенности оформления данных документов СО НКО связаны, опять же, с требованиями по ведению раздельного учета средств и рабочего времени сотрудников.

Учет рабочего времени сотрудников СО НКО

Каждая организация должна вести учет рабочего времени сотрудников работающих по Трудовым договорам), более того – основанием для начисления заработной платы является такой документ, как Табель учета рабочего времени.

Для учета рабочего времени предлагается 2 унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Для учета рабочего времени в СО НКО (с целью ведения раздельного учета), можно рекомендовать использование формы Т-12 с указанием фактически отработанных сотрудником часов.

Необходимо также оформить и регулярно вести один общий табель учета рабочего времени, в котором будет суммировано всё рабочее время каждого сотрудника. Именно этот табель является основным документов учета рабочего времени и должен храниться в организации не менее 12 месяцев. При этом следует учесть, что в данном документе отражается только оплачиваемое рабочее время, часы, отработанные вашими сотрудниками в качестве добровольцев включать в общий Табель не следует.

Эту же форму документа можно использовать в качестве Личного Табеля учета рабочего времени сотрудника.

Личный табель учета рабочего времени

Российское законодательство не требует ведения Личных табелей, более того, не существует такого документа (официально утвержденного бланка). Так зачем усложнять себе работу и увеличивать количество документации?

Во первых, при ведении Индивидуального учета рабочего времени Вы всегда будете точно знать общий процент занятости сотрудника (а это важная информация, так как по законодательству РФ не допускается значительного превышения нагрузки без дополнительной оплаты и т.д.).

Во вторых, не будет возникать путаницы при составлении Табелей по проектам и программам у специалиста, отвечающего за ведение кадровой документации. Как правило, личный учет рабочего времени ведет сам сотрудник, а потом уже специалист по кадрам вносит данные в общие табели (данный процесс можно полностью автоматизировать за счет средств MS Office или аналогичных пакетов программ).

Документы, связанные с приемом и увольнением сотрудников.

Предположим, Ваша СО НКО получила средства на реализацию проекта и теперь принимает на работу (а по завершении проекта увольняет) необходимых для его реализации специалистов. Какие же документы необходимо оформить?

1. Штатное расписание проекта и Приказ о его утверждении

В Штатное расписание проекта вносятся все оплачиваемые должности, участвующие в реализации проекта с указанием названия проекта, периода действия данного Штатного расписания, ставок оплаты и процента занятости сотрудников. Именно на основании этого документа в дальнейшем осуществляется прием специалистов на работу в СО НКО. Штатное расписание утверждается приказом по организации (за подписью руководителя).

Для каждого реализуемого в СО НКО проекта обязательно должно быть оформлено Штатное расписание.

2. Приказ о приеме сотрудника

Для этого приказа используются унифицированные формы. При условии приема специалиста на работу в конкретном проекте, в приказе обязательно надо указать название проекта (или номер соглашения о финансировании), срок, на который сотрудник принимается, ставку оплаты и процент занятости.

3. Приказ — уведомление об увольнении, в связи с истечением срока Срочного Трудового договора.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, работодатель обязан уведомить сотрудника об увольнении в связи с истечением Срочного трудового договора не менее, чем за 3 дня. Следует учесть, что существует норма ТК РФ, согласно которой если уведомление не было произведено, приказ об увольнении не подписан и фактически деятельность сотрудника продолжается, то Договор получает статус бессрочного. Унифицированной формы для этого документа не существует, он составляется в свободной форме с обязательным указанием основания увольнения (включая ссылку на статью ТК РФ). Данный приказ подписывается руководителем организации, а каждый упомянутый в документе сотрудник должен оставить свою подпись, подтвердив таким образом факт уведомления об увольнении (рекомендуется также указывать дату уведомления каждого сотрудника рядом с подписью). Также в документе можно указать специалиста, ответственного за уведомление сотрудников организации.

4. Приказ об увольнении сотрудника.

Командировочные документы

Для выполнения поездок сотрудниками, работающими по Гражданско-правовым договорам эти документы не оформляются (возмещение затрат производится по заявлению сотрудника с приложением подтверждающих расходы документов). В этом случае в договор должно быть включено условие о возмещении данных затрат.

Иные кадровые документы

В зависимости от специфики деятельности, в СО НКО может возникнуть необходимость оформления каких-то иных, дополнительных документов. В этом случае рекомендации по их подготовке очень простые:

В основе своей деятельности некоммерческая организация (НКО) имеет социальную направленность, ориентированную на достижение целей, далеких от получения прибыли. Наряду с непосредственным руководителем в учреждении функционирует коллегиальное правление во главе с председателем. Федеральное законодательство не запрещает руководителю заключать трудовой договор с председателем правления НКО, чтобы конкретизировать функции и полномочия лица, а также соблюсти режим труда и отдыха. Но как это сделать правильно, бывает не всегда понятно.

Трудовые отношения в НКО: что говорит об этом закон?

Структура, штат, полномочия руководителей и работников организации утверждается уставом, данное правило закреплено ст. 28 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ. Высший орган управления НКО реализует свои полномочия в коллегиальной форме либо в виде собрания членов общества. Устав НКО устанавливает единоличное или коллегиальное управление организацией.

Председатель и члены правления заключают трудовой договор с директором организации для урегулирования рабочих взаимоотношений и распределения порядка труда и отдыха для членов НКО. Закон закрепил эту обязанность в ст. 281 ТК РФ, но дополнительно установил, что трудовые отношения могут быть урегулированы иными федеральными законами при необходимости.

Допустима ситуация, когда председатель правления в своем лице является руководителем НКО. В данном случае должностное лицо осуществляет единоличное управление организацией с опорой на коллегиальный орган (правление).

Законодательство не обязывает прямыми формулировками непременно заключать трудовой договор с председателем правления, но и положения о запрете на официальное трудоустройство избранного должностного лица некоммерческой организации нет.

Трудоустройство председателя НКО: кто и как утверждает его полномочия?

В соответствии со ст. 59 ТК РФ с председателем правления заключается трудовой договор после его избрания:

из числа учредителей;
после голосования членов НКО;
в результате обсуждения кандидатуры советом директоров.

Председатель правления осуществляет свои полномочия в течение срока, установленного уставом организации. Избираться на должность можно неограниченное количество раз.

Нередко в НКО исполнительные функции осуществляют несколько руководителей: директор, президент, председатель. Чтобы разграничить функции, в уставе прописываются полномочия каждого должностного лица, что находит свое отражение в трудовом договоре.

Особое внимание нужно уделить вопросу о том, кто осуществляет документальное оформление договоренностей с избранным председателем правления. В зависимости от организационной формы НКО подписывать трудовой договор и включать нового работника в штатное расписание вправе:

Если первый вариант – наличие кадрового органа или уполномоченного специалиста по кадрам – более привычен для государственных учреждений или коммерческих организаций, то во втором случае происходит подписание документа от лица членов НКО, сделавших свой выбор в пользу кандидатуры председателя правления.

В соответствии с уставом НКО председатель наделяется следующими полномочиями:

осуществляет исполнение решений, принятых собранием членов организации;
представляет интересы НКО во взаимоотношениях с иными компаниями или государственными органами;
передает доверительное право на действия от лица НКО иным должностным лицам организации;
осуществляет финансовые расходы в соответствии с целями НКО по уставу;
распоряжается имуществом;
проводит назначение на должности и освобождает сотрудников от исполнения трудовых обязанностей;
определяет порядок и размер оплаты труда для членов НКО;
передает полномочия на реализацию проектов и текущей работы членам правления по своему усмотрению;
осуществляет иные обязанности, предусмотренные уставом НКО и трудовым договором.

Председатель правления приступает к исполнению своих обязанностей после выхода приказа о назначении, основанного на коллегиальном решении.

Структура трудового договора

Если между работником и работодателем достигнуто соглашение о назначении на должность (в том числе после проведенного голосования среди членов правления или совета директоров НКО), необходимо заключать трудовой договор. В соответствии со ст. 56 ТК РФ документ защищает права и обязанности сторон: руководитель обязует обеспечить благоприятные условия для осуществления трудовой деятельности, сотрудник соглашается выполнять возложенные на него функций.

Трудовой договор с председателем правления НКО заполняется по классическому образцу:

название формы документа с указанием на заполняемую должность;
дата подписания;
информация о сторонах договора (работнике и работодателе);
основные положения, опирающиеся на трудовое законодательство;
срок исполнения обязанностей, дата вступления в должность;
права и обязанности сторон; ;
характеристика рабочего места;
режим трудовой деятельности;
социальные и страховые гарантии;
ответственность сторон за нарушение договора;
дополнительные положения.
реквизиты организации-работодателя и данные о сотруднике.

Вам также будет интересно:

Документ заверяется подписями сторон, закрепляется печатью организации.

При заполнении договорной формы на председателя правления НКО можно включить дополнительные положения, конкретизировать функции и особенности условий труда. В частности, в трудовом договоре указываются факультативные дополнения:

основания для досрочного освобождения от занимаемой должности;
порядок оплаты труда, связанный с нерегулярным финансированием НКО или непостоянным получением дохода от второстепенных видов деятельности учреждения;
обязанность хранить конфиденциальную информацию относительно деятельности учреждения, полученную при исполнении обязанностей председателя.

Изменения и дополнения трудового договора, заключенного с председателем правления НКО, производится в форме дополнительных соглашений, которые становятся приложением к основному документу.

Какие нюансы стоит учесть?

При заключении трудового договора с председателем правления НКО нужно обратить внимание на особенности, которые должны быть включены в текст документа:

срок исполнения полномочий руководителя организации ограничивается 5 годами (при заключении срочного трудового договора), что отражено в ст. 58 ТК РФ и ст. 59 ТК РФ ; до полугода вправе применяться к председателю, который был назначен на свой пост, а не избран высшим органом НКО (ст. 70 ТК РФ);
порядок расторжения трудового контракта и основания для досрочного прекращения обязанностей.

При подписании трудового договора председатель правления НКО соглашается на нерегулярную выплату зарплаты, исходя из прибылей, которые организация вправе получать от своей деятельности. В большинстве случаев допускается, что руководящий состав НКО работает на безвозмездной основе. Исключение составляют некоммерческие структуры, которые создаются по инициативе муниципальных органов власти, которые финансируют деятельность созданного НКО из бюджетных ресурсов. Информация об оплате труда председателя правления отображается в уставе организации.

До исполнения обязанностей выбранному председателю правления желательно заключить трудовой договор, который позволит защитить свои права в соответствии с законодательством в досудебном порядке и в ходе искового производства.

Читайте также: