Можно ли выдавать подотчет учредителю
Обновлено: 18.05.2024
Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2020 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.
Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса
В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.
Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?
Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:
Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2020 году.
Как издавать приказ о выдаче денег: пример
Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2020 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):
Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.
Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:
С 19 августа 2017 года основание для выдачи денежных средств подотчет – это приказ или иной распорядительный документ. При этом никто не запрещает работодателям продолжить принимать от работников заявления о выдаче необходимых денежных сумм. Однако, имейте в виду, что порядок выдачи ассигнований следует закрепить в
положении о выдачи денежных средств подотчет. Вы можете скачать пример положения о выдаче подотчетных денежных средств.
Сроки выдачи денежных средств
Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.
По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Процесс выдачи денег
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
- оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
- после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
- оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
Вот образец РКО на выдачу денежных средств подотчет:
Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2020 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.
Генеральный директор несет ответственность за случаи возникновения убытков у общества, если эти убытки возникли в результате его действий или виновного бездействия. Если деньги были выданы исполнительному директору общества под отчет, но не были израсходованы на нужды общества, такая ситуация явно свидетельствует о действиях директора в своем интересе вопреки интересам общества. Взыскание убытков происходит в судебном порядке по отработанному судами механизму доказывания.
Фабула дела:
Вместе с тем, директор не пояснил, зачем обществу оборудование по продольной резке туалетной бумаги, если общество занимается электромонтажными работами, почему стоимость оборудования, приобретенного у посредника, более чем в 30 раз превышает стоимость того же оборудования у производителя.
Само оборудование были учтено на балансе общества, но фактически находилось по другому адресу, общество им не пользовалось. Совокупность обстоятельств, которые не смог пояснить директор, позволила суду сделать вывод о том, что директором были причинены обществу убытки в сумме выданных средств, которую ему необходимо вернуть обществу.
Судебный акт: решение АС Красноярского края от 05.04.2019 № А33-7389/2018
Выводы суда:
1. ЕИО общества несет ответственность за свои действия и бездействие перед обществом. При рассмотрении дел о взыскании убытков с директора принимаются во внимание условия делового оборота, доказанность добросовестности и разумности действий директора.
2. И трудовое и гражданское законодательство предусматривают финансовую ответственность директора в случаях, когда его действия приводят к образованию убытков.
3. Вина в таких спорах отдельно не доказывается, так как предполагается, что если доказаны недобросовестность или неразумность действий ЕИО, то они являются виновными.
4. Противоправность заключается в действиях против интересов общества, наличии личной заинтересованности исполнительного органа в заключении убыточных сделок или при конфликте интересов.
5. Неразумность проявляется в случае, когда директор не использовал при принятии решений всю имеющуюся у него информацию, не предпринял действий к получению дополнительной информации, совершил сделку вопреки внутренним процедурам.
6. Ответчик не доказал факт расходования денежных средств на нужды общества, кроме того, договор купли-продажи оборудования он заключал от своего имени, а не от имени общества.
7. Договор купли-продажи, учетная карточка были оформлены уже в период судебного процесса, когда ответчик узнал о наличии претензий со стороны истца относительно обоснованности вывода средств.
Комментарии:
1) Директор общества, обладая максимально широкими полномочиями в представлении интересов общества, действует от имени общества и в его интересах. Он не может выводить активы из общества, причиняя ущерб компании, ее участникам. Его основной задачей является обеспечение устойчивого развития общества в соответствии с его целями, а не действия в своем интересе.
2) Ошибка директора состояла в том, что при выводе денег он не озаботился обоснованной легендой, не обзавелся документами, которые бы подтверждали его траты. Все документы, включая договор купли-продажи и учетную карточку о принятии обществом оборудования на учет, он оформил только когда получил информацию об обращении истца в суд.
3) Были оформлены только договор купли-продажи, подписанный ответчиком, а не обществом в лице директора, учетная карточка организации, в которой отражено оборудование, поставленное на баланс. Вместе с тем, отсутствуют документы, свидетельствующие о передаче имущества ответчику, о передаче от него оборудования обществу. В отсутствие этих документов доказательств приобретения обществом спорного оборудования нет.
4) Ответчик не спорил с тем, что оборудование не находится в месте нахождения общества. В материалах дела есть письмо, в котором указано, где находится оборудование. Ответчик не привел разумных причин нахождения имущества общества на территории иной организации, хотя мог представить договор аренды части помещения, где установлено оборудование.
На тему взыскания убытков директора смотрите наше видео:
В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.
Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас.
Наша юридическая компания оказывает различные юридические услуги в разных городах России (в т.ч. Новосибирск, Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).
Галина Короткевич, партнер. Люблю кофе, всякие вкусняшки, банкротные дела и корпоративное право. Пишу статьи, ищу интересную информацию и предлагаю способы ее практического использования. Верю, что благодаря качественной юридической аналитике клиенты приходят к юридической фирме, а не наоборот. Согласны? Тогда давайте дружить на Facebook.
Генеральный директор несет ответственность за случаи возникновения убытков у общества, если эти убытки возникли в результате его действий или виновного бездействия. Если деньги были выданы исполнительному директору общества под отчет, но не были израсходованы на нужды общества, такая ситуация явно свидетельствует о действиях директора в своем интересе вопреки интересам общества. Взыскание убытков происходит в судебном порядке по отработанному судами механизму доказывания.
Фабула дела:
Вместе с тем, директор не пояснил, зачем обществу оборудование по продольной резке туалетной бумаги, если общество занимается электромонтажными работами, почему стоимость оборудования, приобретенного у посредника, более чем в 30 раз превышает стоимость того же оборудования у производителя.
Само оборудование были учтено на балансе общества, но фактически находилось по другому адресу, общество им не пользовалось. Совокупность обстоятельств, которые не смог пояснить директор, позволила суду сделать вывод о том, что директором были причинены обществу убытки в сумме выданных средств, которую ему необходимо вернуть обществу.
Судебный акт: решение АС Красноярского края от 05.04.2019 № А33-7389/2018
Выводы суда:
1. ЕИО общества несет ответственность за свои действия и бездействие перед обществом. При рассмотрении дел о взыскании убытков с директора принимаются во внимание условия делового оборота, доказанность добросовестности и разумности действий директора.
2. И трудовое и гражданское законодательство предусматривают финансовую ответственность директора в случаях, когда его действия приводят к образованию убытков.
3. Вина в таких спорах отдельно не доказывается, так как предполагается, что если доказаны недобросовестность или неразумность действий ЕИО, то они являются виновными.
4. Противоправность заключается в действиях против интересов общества, наличии личной заинтересованности исполнительного органа в заключении убыточных сделок или при конфликте интересов.
5. Неразумность проявляется в случае, когда директор не использовал при принятии решений всю имеющуюся у него информацию, не предпринял действий к получению дополнительной информации, совершил сделку вопреки внутренним процедурам.
6. Ответчик не доказал факт расходования денежных средств на нужды общества, кроме того, договор купли-продажи оборудования он заключал от своего имени, а не от имени общества.
7. Договор купли-продажи, учетная карточка были оформлены уже в период судебного процесса, когда ответчик узнал о наличии претензий со стороны истца относительно обоснованности вывода средств.
Комментарии:
1) Директор общества, обладая максимально широкими полномочиями в представлении интересов общества, действует от имени общества и в его интересах. Он не может выводить активы из общества, причиняя ущерб компании, ее участникам. Его основной задачей является обеспечение устойчивого развития общества в соответствии с его целями, а не действия в своем интересе.
2) Ошибка директора состояла в том, что при выводе денег он не озаботился обоснованной легендой, не обзавелся документами, которые бы подтверждали его траты. Все документы, включая договор купли-продажи и учетную карточку о принятии обществом оборудования на учет, он оформил только когда получил информацию об обращении истца в суд.
3) Были оформлены только договор купли-продажи, подписанный ответчиком, а не обществом в лице директора, учетная карточка организации, в которой отражено оборудование, поставленное на баланс. Вместе с тем, отсутствуют документы, свидетельствующие о передаче имущества ответчику, о передаче от него оборудования обществу. В отсутствие этих документов доказательств приобретения обществом спорного оборудования нет.
4) Ответчик не спорил с тем, что оборудование не находится в месте нахождения общества. В материалах дела есть письмо, в котором указано, где находится оборудование. Ответчик не привел разумных причин нахождения имущества общества на территории иной организации, хотя мог представить договор аренды части помещения, где установлено оборудование.
На тему взыскания убытков директора смотрите наше видео:
В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.
Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас.
Наша юридическая компания оказывает различные юридические услуги в разных городах России (в т.ч. Новосибирск, Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).
Галина Короткевич, партнер. Люблю кофе, всякие вкусняшки, банкротные дела и корпоративное право. Пишу статьи, ищу интересную информацию и предлагаю способы ее практического использования. Верю, что благодаря качественной юридической аналитике клиенты приходят к юридической фирме, а не наоборот. Согласны? Тогда давайте дружить на Facebook.
Читайте также: