Может ли быть должность заместителя главного бухгалтера если нет главного бухгалтера

Обновлено: 02.07.2024

В последнее время участились попытки привлечь к субсидиарной ответственности не только собственников бизнеса и руководителей организаций-должников, но и главных бухгалтеров. Причем не раз подобные споры доходили до Верховного Суда.

Формальный документооборот, налоговые долги, сокрытие документов

Какие обстоятельства позволили судьям сделать вывод, что вред причинен действиями не только гендиректора, но и главбуха? Ответ на этот вопрос можно найти в судебных актах нижестоящих судов.

Аргументы главбуха следующие. Конкурсный управляющий не доказал, что именно главбух, а не руководитель ООО подписывал и направлял недостоверную налоговую отчетность в инспекцию. Также не доказано, что действия главбуха стали причиной банкротства организации и что главбух самостоятельно совершал недействительные сделки или давал какие-либо распоряжения руководителю организации по поводу их заключения.

Кроме того, главбух указывал, что он не наделен распорядительными и управленческими полномочиями.

Суды установили: главному бухгалтеру было предоставлено право подписи банковских и финансовых документов.

В решении налогового органа (по результатам выездной проверки) сделаны выводы о нарушениях в ведении бухгалтерского учета, о занижении налогооблагаемых баз, установлен факт наличия задолженности перед бюджетом по НДФЛ в размере свыше 1 млн руб.

При ведении налогового учета были нарушены ст. 252, 270 и 274 НК РФ: затраты неправомерно включены в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Проверяющие установили получение обществом необоснованной налоговой выгоды, не связанной с осуществлением реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, путем создания формального документооборота по сделкам.

По состоянию на дату признания ООО несостоятельным (банкротом) документы бухгалтерского учета и отчетности отсутствовали и до сих пор не переданы в полном объеме, что существенно затрудняет проведение процедуры конкурсного производства, в том числе формирование и реализацию конкурсной массы.

Оценив названные обстоятельства, судьи сделали выводы:

нарушения при ведении учета допущены непосредственно главбухом;

действия главбуха повлияли на доведение должника до банкротства;

имела место согласованность действий руководителя организации и главбуха, направленная на вывод активов общества, извлечение необоснованной налоговой выгоды и сокрытие документов юридического лица за предбанкротный период.

Обратите внимание: главбух был уволен с должности до возбуждения дела о банкротстве.

Окружной суд согласился с мнением, изложенным в судебных актах нижестоящих судов. В частности, в Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.07.2020 по делу № А53-6904/2017 указано следующее.

Отсутствие вины доказывается лицом, привлекаемым к субсидиарной ответственности (п. 2 ст. 401, п. 2 ст. 1064 ГК РФ).

Согласно пп. 3 п. 2 ст. 61.10 Закона о банкротстве возможность определять действия должника может достигаться, в частности, в силу должностного положения (замещения должности главного бухгалтера, финансового директора должника, а также иной должности, предоставляющей возможность определять действия должника).

К сведению: лицо не может быть признано контролирующим должника только на том основании, что оно состояло в отношениях родства или свойства с членами органов должника, либо ему были переданы полномочия на совершение от имени должника отдельных ординарных сделок, в том числе в рамках обычной хозяйственной деятельности, либо оно замещало должности главного бухгалтера, финансового директора должника. Названные лица могут быть признаны контролирующими должника на общих основаниях (абз. 4 п. 3 Постановления Пленума ВС РФ от 21.12.2017 № 53).

Бывший главный бухгалтер, даже не являясь контролирующим должника лицом, может нести солидарно субсидиарную ответственность с руководителем, если будет доказано, что он по указанию бывшего руководителя или совместно с ним совершил действия, приведшие к возникновению спорных убытков у должника.

Правовой статус главного бухгалтера значительно отличается от статуса иных работников, что обусловлено спецификой его трудовой деятельности: он несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству, контроль за движением имущества и выполнением обязательств; его требования по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

В должностные обязанности главного бухгалтера согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, в том числе входят:

руководство работой по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа;

организация работ по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных операций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (оказания услуг), финансовых результатов деятельности организации;

обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов;

оказание методической помощи руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности;

начисление и перечисление налогов и сборов и др.

Выявленные в ходе налоговой проверки нарушения допущены непосредственно главным бухгалтером. Эти нарушения повлияли на доведение предприятия до банкротства.

Главбух уклонился от исполнения обязанности передать документацию должника, что затруднило формирование и реализацию конкурсной массы.

Согласно данным последнего бухгалтерского баланса, активы общества составляли 125 млн руб., однако первичные документы, подтверждающие их наличие, не представлены конкурсным управляющим.

Заявляя требование о привлечении главбуха к субсидиарной ответственности, конкурсный управляющий указал, что в соответствии с полученной от уполномоченного органа бухгалтерской отчетностью должник обладал дебиторской задолженностью, активами и запасами, но выявить и вернуть их в конкурсную массу не представилось возможным по причине создания именно ответчиком препятствий в предоставлении необходимой документации.

Судьи согласились с доводами конкурсного управляющего, что ООО признано несостоятельным (банкротом) вследствие совместных действий и умышленного бездействия директора и главного бухгалтера.

Согласно выводам, сделанным налоговым органом в решении о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения, главный бухгалтер в связи с занимаемой должностью не мог не знать о том, что происходит на предприятии, вследствие чего он формировал недостоверную отчетность и направлял ее в налоговый орган.

С учетом всех обстоятельств судьи сделали следующие выводы:

решением налогового органа, вынесенным по результатам выездной проверки, установлены факты, свидетельствующие о виновных действиях главного бухгалтера в нарушении налогового законодательства, несвоевременном исполнении налоговых обязательств, что привело к совершению налогового правонарушения;

при наличии установленной вины главного бухгалтера, как лица, ответственного за ведение учета и формирование отчетности, на него должна быть возложена ответственность в части неуплаченных сумм налогов, сборов, страховых взносов и иных обязательных платежей в бюджет и в государственные внебюджетные фонды.

Формальный документооборот и налоговые доначисления, повлекшие банкротство

Еще один пример – Определение ВС РФ от 27.11.2019 № 305-ЭС19-21244 по делу № А40-161770/2014.

Судьи вновь оказались не на стороне главбуха. Обстоятельства во многом схожи с ранее рассмотренным делом.

Из Постановления АС МО от 29.07.2019 № Ф05-11711/2019 видно, что по результатам проверки строительной организации были начислены значительные суммы недоимок, пеней и штрафов.

Был сделан вывод, что, являясь ответственным за ведение бухгалтерского и налогового учета, главбух включал в налоговые и бухгалтерские регистры заведомо недостоверную информацию, на основании которой составлял налоговые декларации. Таким образом, главбух осознанно ежеквартально отражал в налоговом учете общества операции по вышеуказанным контрагентам, составлял недостоверную отчетность. Действия главного бухгалтера и руководителя организации были согласованы и направлены на реализацию общего намерения – причинение ущерба бюджетной системе РФ.

Оба лица совместно осуществляли перечисление денежных средств общества на расчетные счета спорных контрагентов.

Главбух подтвердил, что он не сообщал участникам ООО об известных ему противоправных действиях гендиректора и о составлении недостоверной отчетности. Указанные сведения не были доведены до учредителей и после увольнения гендиректора.

Действия (бездействие) главного бухгалтера и гендиректора привели к доначислению обществу существенной недоимки, единовременное погашение которой было невозможно и явилось причиной банкротства общества.

На основании вышеизложенного главбух признается контролирующим должника лицом и, соответственно, подлежит привлечению к субсидиарной ответственности по обязательствам организации.

Искажений отчетности нет, главбух – в подчинении у финдиректора

Определением от 10.03.2021 № 307-ЭС21-1059(1,2) по делу № А56-73220/2017 судья ВС РФ подтвердил обоснованность мнения нижестоящих судов, которые решили, что главбух не может быть привлечен к субсидиарной ответственности.

Из Постановления АС СЗО от 17.11.2020 № Ф07-9737/2020 по делу № А56-73220/2017/з.5 видно, что временный управляющий просил возложить субсидиарную ответственность на следующих лиц:

генерального директора и его первого заместителя;

исполняющего обязанности генерального директора;

заместителя гендиректора по экономической безопасности;

В отношении главбуха судьи указали следующее. Во-первых, она не располагала полномочиями, дающими возможность влиять на хозяйственную деятельность общества, участвовать в формировании направления его коммерческой деятельности, привлекать контрагентов, заключать от имени должника договоры, давать указания о заключении сделок и т. п. Во-вторых, согласно штатному расписанию главный бухгалтер находилась в подчинении не у гендиректора, а у финансового директора и фактически занималась исключительно бухгалтерскими функциями.

В-третьих, конкурсный управляющий не доказал искажения главбухом отчетности.

Подведем итог

Принимая к учету документы, созданные в рамках формального документооборота, осознанно искажая отчетность и занижая размеры налоговых обязательств, главбух рискует быть привлечен к субсидиарной ответственности по долгам фирмы.

Дополнительными отягчающими обстоятельствами являются уничтожение документов, их сокрытие, воспрепятствование их передачи в рамках банкротства.

Бухгалтер - второй человек после директора в компании, но в первую очередь сотрудник, который работает по найму. По закону его можно привлечь к субсидиарной ответственности, так как в его силах довести компанию до банкротства. Однако засосать в трясину банкротства может не только главных, но и рядовых, и даже бухгалтеров на аутсорсе. Люди тратят годы, здоровье и нервы, чтобы оспорить субсидиарную ответственность в судах. Но если бы все было так плохо, мы бы не писали эту статью. При соблюдении простых правил можно обезопасить себя. Рассказываем, как главному бухгалтеру подготовиться к СО.

Для начала подробно рассмотрим, какие есть основания для привлечения к субсидиарной ответственности.

Основание No1. Действия контролирующего должника лица (КДЛ), которые стали причиной того, что компания не может погасить требования кредиторов.

С одной стороны главный бухгалтер может управлять ключевыми финансовыми процессами в фирме. У него есть возможность давать руководителю указания, замещать его или иным образом определять действия организации. Но с другой стороны бухгалтер действует только в рамках закона и трудового договора. Дьявол кроется в деталях, фразу “иным образом определять действия” суд может трактовать по-разному. Не в пользу бухгалтера, если тот является родственником руководителя компании, которая задолжала кредиторам. Или если он может ставить свою подпись на ключевых документах, замещать руководителя или определять вектор направления компании.

Однако согласно Постановлению Пленума Верховного Суда No 53, родство с КДЛ или его замещение еще не делает из бухгалтера серого кардинала, который управляет должником как марионеткой. Похожая ситуация с аффилированностью лиц: сделки с родственниками но это еще не значит, что они будут оспорены.

А вот что точно потопит вас перед судом, так это позиция, что вы действовали по указке руководителя. Точка зрения Пленума Верховного суда на этот счет ясна - руководитель и бухгалтер фирмы несут одинаковую ответственность.

Основание No2. Сокрытие или неправомерное изменение бухгалтерской отчетности и первичных документов учета (договоров, актов выполненных работ и т. д.), а также иных документов, за которые как раз отвечает бухгалтер.

Кто должен отвечать за ошибки или отсутствие важных для компании и кредиторов документов? Очевидно, что эти обязанности возложены на лиц, которые отвечают за бухучет и хранение документов, а это всегда руководитель и коммерческий директор или главный бухгалтер.

Но формальное отсутствие документов не может быть для привлечения к субсидиарной ответственности. В Постановлении No53 Верховного суда сказано, что именно заявитель должен объяснить суду, как отсутствие документов или их искажение повлияли на то, что фирма оказалась банкротом.

5 заповедей бухгалтера: как обезопасить себя

1. Не занимайте должности главбуха с другими влиятельными позициями в компании. Даже по просьбе собственника не приобретайте доли/акции компании. Сначала это может показаться невинным, но в других обстоятельствах сыграет с вами злую шутку. Суд может признать вас контролирующим лицом.

2. Не проводите никаких финансовых операций без обосновывающих документов, потому что именно вы несете персональную ответственность за эти действия.

3. Если чувствуете, что дела в компании не идут в гору, и есть подозрения, что фирме грозит банкротство, снимите копии с важных документов. В случае увольнения, попросите директора принять документы по акту приема-передачи. Если вдруг он отказывается, попросите коллег составить акт о том, что руководитель не хочет принимать от вас документы.

4.Если уволились, сохраняйте трудовой договор и должностную инструкцию. Чем меньше ваши полномочия в них, тем лучше.

5. Под каждую проведенную финансовую операцию не забывайте делать подтверждающие документы.

А теперь от теории к практике. Юристы “Бизнес-Гаранта” не раз помогали компаниям и отдельным людям избежать субсидиарной ответственности.

Например, в 2017 году в рамках процедуры банкротства в адрес нашего клиента конкурсным управляющим было подано заявление о привлечении директора и учредителя в одном лице, а также главного бухгалтера организации к субсидиарной ответственности по долгам компании. Судебные тяжбы шли более 2 лет, в итоге сотрудникам “Бизнес-Гаранта” удалось убедить суд, что между действиями клиента и долгами перед кредиторами нет причинно-следственной связи. В 2019 году директора компании не привлекли к субсидиарной ответственности. И таких случаев, когда наши сотрудники проводили доскональную и тщательную работу, из нашей практики очень много. Мы помогаем и в случаях банкротства, когда необходимо сохранить активы и имущество компании. Если вы оказались в похожей ситуации, можете рассчитать стоимость банкротства.

Помните, что есть две причины для привлечения бухгалтера к субсидиарной ответственности - если он способен своими действиями нанести вред кредиторам или исказить бухгалтерские отчетности, чтобы сокрыть активы. Но даже в том случае, если вам уже грозит СО, не сидите сложа руки, и обращайтесь к опытным адвокатам и юристам, которые специализируются на этом. Двери "Бизнес-Гаранта" всегда открыты для вас.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Главный бухгалтер – лицо с повышенной ответственностью. Это вторая по значимости должность в компании (после руководителя). Главный бухгалтер отвечает за правомерность всех проводимых операций. Специалиста можно привлечь к ответственности за совершение незаконных действий.

Законодательная база

Рассмотрим законодательные документы, которые регулируют различные формы ответственности главбуха:

УК РФ.
КоАП РФ (в частности, статья 15.11.).
НК РФ.
ФЗ №129 от 21 ноября 1996 года.

Рассмотрим нормативные основания для уголовного преследования главбуха:

В зависимости от тяжести проступка, главбуха можно привлечь к дисциплинарной, материальной, административной, уголовной ответственности. Дисциплинарные взыскания применимы ко всем сотрудникам. Они не специфичны именно для главбухов.

Материальная ответственность

Материальная ответственность главбуха может быть двух форм:

На общих основаниях. Предполагает МО на общих основаниях. Если главбух нанесет какой-либо ущерб организации, с него взыскивается компенсация, равная его средней зарплате. К примеру, ущерб компании составил 100 000 рублей. Зарплата главбуха составляет 20 000 рублей. Взыскать с сотрудника больше 20 тысяч не получится.
Полная материальная ответственность. Предполагает возмещение ущерба в полном объеме. Рассмотрим аналогичный пример: организации был причинен ущерб в размере 100 000 рублей. Главбуху, если его вина доказана, придется выплачивать компенсацию в размере 100 000 рублей, вне зависимости от размера его зарплаты. Условие о полной материальной ответственности должно быть указано в трудовом договоре. Оно может быть поставлено только сотрудникам с ключевыми должностями (главбух, руководитель).

ВАЖНО! Если в трудовом договоре отсутствует пункт о полной МО, главбух будет нести материальную ответственность на общих основаниях.

Обязать главбуха выплачивать компенсацию можно в следующих случаях:

Недостача денег или имущества.
Порча собственности (оборудования, сырья).
Простой по вине сотрудника.
Штрафы, начисленные по вине главбуха.

Это реальный ущерб. Компенсацию не получится взыскать по факту косвенного ущерба (к примеру, при упущенной прибыли компании).

ВАЖНО! После обнаружения правонарушения руководитель должен созвать специальную комиссию для установления виновного лица. Только если комиссия выявит, что виновен именно главбух, с него можно взыскать компенсацию. С сотрудника также нужно получить объяснительную.

Административная ответственность

Административную ответственность главбух будет нести при следующих нарушениях закона:

Не соблюдаются правила ведения бухгалтерского учета.
Сотрудник не предъявляет в установленные сроки документы, которые требуются для проведения налогового контроля.
Не соблюдаются сроки постановки на учет.
Игнорируются правила осуществления операций с кассовыми аппаратами.
Главбух нарушил законы РФ, касающиеся финансовой отрасли.

В 2016 году вступили в действие поправки к статьям 15.11 и 4.5 КоАП РФ, касающиеся порядка привлечения к ответственности. В частности, установлены следующие изменения:

Повысилась сумма штрафа. Теперь она составляет от 5 000 до 10 000 рублей. Точный размер штрафных санкций определяет суд в зависимости от обстоятельств дела.
Введена ответственность за повторное нарушение закона. Действовать она будет в том случае, если новое правонарушение произошло в период прошлого административного наказания. Штраф в рассматриваемом случае составит от 10 до 20 тысяч рублей. Альтернативный вариант – дисквалификация специалиста продолжительностью до 2 лет.
Увеличен срок давности по рассматриваемым делам. Ранее он составлял 3 месяца. То есть если правонарушение бухгалтера обнаруживалось спустя это время, привлечь сотрудника к ответственности было невозможно. Сейчас срок увеличен до 2 лет.
При установлении вины главбуха нужно предъявить доказательства факта проступка. С 2016 года в качестве них можно использовать в том числе фото- и видеоматериалы.

Также были конкретизированы противоправные действия, при которых вводится административная ответственность:

Все это – довольно грубые нарушения.

Вопрос: Можно ли в договоре о полной материальной ответственности главного бухгалтера предусмотреть ответственность за ущерб, нанесенный организации недобросовестным исполнением своих обязанностей?
Посмотреть ответ

Уголовная ответственность

Главбух несет уголовную ответственность за правонарушения на основании статьи 199.1 УК РФ. Согласно первой части этой статьи, должностное лицо будет привлечено к УО при одновременном наличии следующих факторов:

Организация не выплачивает налоги в крупных объемах.
Главбух совершает противоправные действия сознательно.
Нарушение закона происходит на протяжении минимум 3 лет.
Главбух, совершая противоправные действия, руководствуется своими личными интересами.

Интерес представляет и вторая часть статьи 199 УК РФ. В ней говорится об освобождении от УО при наличии следующих обстоятельств:

Правонарушение было совершенно в первый раз.
Компания сделала все положенные выплаты в бюджет страны.

Рассматриваемые правила актуальны не только для главбухов, но и для других должностных лиц, которые ответственны за уплату налогов.

Можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера?

Можно ли привлечь главбуха к ответственности после его увольнения?

Если правонарушения обнаружены после увольнения сотрудника, его все равно можно привлекать к ответственности. Для этого потребуется обратиться в суд. Исковое заявление нужно подать в течение 12 месяцев с даты обнаружения правонарушения. Задача руководителя в суде – собрание доказательств того, что главбух причинил реальный ущерб организации. К категории реального ущерба не относится упущенная прибыль.

ВАЖНО! 12 месяцев нужно отсчитывать именно со дня обнаружения правонарушения, а не с даты его совершения. Желательно позаботиться о доказательствах того, что нарушение закона было выявлено в определенный день.

Ответственность главбуха за невыплату зарплат сотрудникам

Невыплата зарплаты – серьезное правонарушение, за которое несет ответственность не только руководитель, но и главный бухгалтер. Сотрудник, не получив положенные средства, имеет основания для обращения в Трудовую инспекцию. После этого обращения инициируются проверки в организации. Если в ходе проверки были выявлены нарушения, выписываются штрафы. Обязать выплачивать штраф могут конкретное лицо, в том числе и главбуха. Рассмотрим, кто именно будет нести ответственность:

Если зарплата не выплачивалась из-за того, что на счете организации нет средств, ответственность возлагается на руководителя предприятия.
Если средства на счете есть, это считается доказательством задержки денег по вине главбуха. Соответственно, он и будет нести ответственность.

В данном случае обычно накладывается административная ответственность в форме штрафа.

Ответственность за неуплату налогов

За неуплату налогов главбуха ждет уголовное или административное наказание. Штрафы накладываются за несвоевременное предоставление налоговой декларации. Если в декларации указаны ложные сведения, главбуха ожидает уголовная ответственность.

ШАГ 1 ПРИКАЗ

Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором указываются:

1) причина проведения приемки-передачи дел (например, увольнение главного бухгалтера);

2) сроки проведения приема-передачи дел.

Если главбух увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ).

Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел при увольнении главного бухгалтера по инициативе администрации, если меняется собственник имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), составляет три месяца со дня возникновения права собственности у нового собственника (ст.75 ТК РФ);

3) лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера);

4) лицо, ответственное за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера, а при его отсутствии – руководителя организации или иного лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера);

5) другие лица, участвующие в процессе приема-передачи дел (члены специальной комиссии, представитель вышестоящего органа, аудиторы);

6) дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период.

Утверждаемый день определяется исходя из сроков сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности;

7) полномочия и обязанности предыдущего и нового главного бухгалтера (если они какое-то время будут работать вместе).

ШАГ 2 ЗАВЕРШЕНИЕ УЧЕТНЫХ ПРОЦЕССОВ

На дату, указанную в Приказе, прежний главный бухгалтер должен завершить все учетные процессы. Для этого необходимо:

– сформировать первичные документы;

– сделать бухгалтерские записи;

– представить бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическую отчетность и т.д.

Все документы должны быть подшиты.

ШАГ 3 ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Независимо от того, был ли заключен с прежним главным бухгалтером договор о материальной ответственности или нет, целесообразно провести инвентаризацию денежных средств, находящихся в кассе (на расчетных счетах).

При смене материально ответственных лиц проверка соответствия фактического состояния имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета является обязательной в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона о бухучете. Результаты проведенной процедуры оформляются соответствующими актами и описями, составленными в трех экземплярах. Один экземпляр остается в бухгалтерии, а два других передаются увольняющемуся и вступающему на должность главного бухгалтера сотрудникам. Оформленные документы прикладываются к акту приема-передачи дел.

При смене главного бухгалтера на малых предприятиях может быть проведена инвентаризация всего имущества и обязательств. В крупных же компаниях это требует значительных временных и трудовых затрат. Поэтому в этом случае рекомендуем осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений, доходов и расходов.

ШАГ 4 ПРОВЕРКА

В Положении о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59) указывается, что передача дел при назначении нового сотрудника оформляется актом после проверки состояния бухучета и отчетности. Для проведения подобной оценки целесообразно прибегнуть к услугам аудиторской фирмы. В итоге компания получит независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Если это по тем или иным причинам окажется невозможно, то вновь назначенному сотруднику придется своими силами проверить состояние учета и отчетности.

Новому главному бухгалтеру рекомендуем обратить особое внимание на операции текущего года. Ведь некоторые налоговые декларации и отчетность придется сдавать за все 12 месяцев. Этот период охватывает и то время, когда вновь прибывший сотрудник еще не работал.

На что обратить внимание при проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности

– учредительные документы, протоколы собраний акционеров (учредителей) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельство о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, документы о регистрации ККТ;

– учетная политика, распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, система документооборота;

– бухгалтерская и налоговая отчетность за три последних календарных года и за текущий год (те периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить);

– выписки по счетам в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

– регистры бухгалтерского и налогового учета;

– акты аудиторских, налоговых и иных проверок за последние три года;

– акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (провести сверку платежей на текущую дату);

– материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;

– материалы судебных разбирательств с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами, в которых компания на текущий момент принимает участие.

ШАГ 5 АКТ ПРИЕМКИ-ПЕРЕДАЧИ

Чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего главного бухгалтера, составляется акт приема-передачи. Одновременно этот документ нужен для представления на момент приема-сдачи дел:

а) основных финансовых показателей работы компании;

б) состояния первичной документации учета, отчетности, материального и денежного учета

ПОЯВИЛИСЬ ВОПРОСЫ?

Консультации по проведению процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера. Мы поможем Вам соблюсти все требования законодательства. Быстро и профессионально!

Звоните: (843) 202-07-62

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии.

Сведения об организации работы в бухгалтерии. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, наличие должностных инструкций.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств.

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов. Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе. Их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций.

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Наличие актов сверки взаимных расчетов с контрагентами, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов).

Последняя инвентаризация имущества: отражение в учете, дата. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Наличие приказов о назначении ответственных хранителей ценностей.

5. Состояние материального учета.

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц. Результаты последней инвентаризации материальных ценностей. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов. Наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками.

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета.

Соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов.

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.

Перечень передаваемых смет, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также по счетам учета иного имущества.

11. Список отсутствующих документов (в объяснительной записке на имя руководства прежний главный бухгалтер указывает причины нарушений).

Ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки (в этом случае обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера).

12. Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и должностного лица, принимающего дела (например, если указанные лица не согласны с какими-либо положениями акта).

14. Подписи главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии.

15. Дата, на которую осуществлена приемка-передача дел.

Документ, являющийся основанием для передачи дел (приказ, распоряжение руководителя).

После того, как дела переданы, акт подписан, главный бухгалтер уволен, а новый назначен на должность, рекомендуем:

1) Сообщить о смене главного бухгалтера в налоговую инспекцию. Обязанность уведомлять об этом налоговые органы не установлена, поэтому и ответственность за неуведомление не предусмотрена. При этом налоговики такое требование выдвигают. К такому письму-уведомлению, заверенному печатью организации, прилагают копию приказа (или выписку) о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового бухгалтера.

2) На основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации имеются счета.

3) Со дня приема дел завести недостающие учетные регистры.

5) При необходимости подать уточненные декларации.

КТО И ЗА ЧТО В ОТВЕТЕ?

После смены главного бухгалтера может возникнуть вопрос о распределении ответственности между предыдущим и новым сотрудниками.

Однако если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, уволившийся главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, в случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям – всего два месяца (п.1 ст.4.5 КоАП РФ). При совершении длящегося правонарушения вышеуказанные сроки исчисляются со дня обнаружения административного правонарушения (п.2 ст.4.5 КоАП РФ).

Кроме того, может выясниться, что прежний главный бухгалтер причинил компании материальный ущерб. Если был заключен договор о полной материальной ответственности, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью (ст.238 ТК РФ). Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка (ст.241 ТК РФ).

Новому и предыдущему главному бухгалтеру необходимо помнить о предусмотренной КоАП РФ ответственности должностных лиц за следующие нарушения:

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст.15.1) - 4000-5000 руб.
Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда (ст.15.3)- предупреждение или штраф 500-1000 руб.
Ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст.15.3) - 2000-3000 руб.
Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст.15.4)- предупреждение или штраф 1000-2000 руб.
Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст.15.5)- предупреждение или штраф 300-500 руб.
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст.15.6)- 300-500 руб.
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% (ст.15.11)- 2000-3000 руб.
Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям (ст.15.25) - 4000-5000 руб.
Нарушение порядка представления статистической информации (ст.13.19)- 3000-5000 руб.

Вам будет интересно:

Как программа "ТестМастер" может облегчить Вам жизнь? Немного о тестировании персонала

Читайте также: