Методические рекомендации по исполнению запросов социально правового характера утв росархивом когда
Обновлено: 04.07.2024
Изучив Проект, архивные службы ПФО отмечают его актуальность и значимость. Он представляет собой попытку создания первого единого методического пособия, рассчитанного на работников федеральных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов и архивов организаций. Актуальность Проекта заключается в том, что за длительный период времени в архивах накоплен определенный опыт работы по исполнению социально-правовых запросов, который необходимо было обобщить, раскрыть особенности, определить оптимальные варианты их исполнения в организационном и методическом аспекте.
Учтен современный опыт работы архивных учреждений Российской Федерации по исполнению запросов социально-правового характера. Достаточно подробно освещены вопросы правового, организационного, методического обеспечения работы по исполнению запросов, доступа заявителей к информации персонального характера. Просматривается практическая направленность Проекта, даны характеристики отдельных видов социально-правовых запросов, определены типовые алгоритмы поиска необходимых сведений, в систематизированном виде представлены сведения об архивных фондах и документах, содержащих информацию социально-правового характера, приведены примеры оформления архивных справок. Все это, несомненно, будет способствовать устранению несогласованности действий архивов.
Особого внимания заслуживают раскрываемые вопросы использования конфиденциальных персональных данных при работе с запросами социально-правового характера.
Ценным, на взгляд работников архивных учреждений Республики Татарстан, является освещаемый в Проекте вопрос об использовании электронной формы взаимодействия с заявителем, электронных форм регистрации документов. Однако архивисты Удмуртской Республики и Оренбургской области считают, что недостаточно полно раскрыта информация о взаимодействии с отделениями Пенсионного фонда РФ, с юридическими и физическими лицами в системе электронного документооборота, а также не раскрыты вопросы применения современных автоматизированных архивных технологий в области справочной работы.
По мнению архивистов Татарстана, Проект получился несколько объемным, что в дальнейшем может вызывать определенные неудобства у архивистов.
В целом, все рецензенты дают положительную оценку предложенному для рассмотрения Проекту, отмечают его значимость для удовлетворения потребностей архивных учреждений в области справочной работы и повышения качества предоставления государственной услуги по обеспечению граждан и организаций архивной информацией. Вместе с тем, ряд вопросов нуждается в дополнительной проработке.
Из практики работы следует, что оформление прав собственности достаточно редко подразумевает получение гражданами каких-либо льгот и компенсаций, и не связано с их социальной защитой. В соответствии с Конституцией РФ гражданам гарантировано право иметь имущество в собственности, право на жилище и т.д., — однако эти права финансово не обеспечиваются государством, в том числе не финансируется и документальное оформление указанных прав, которое производится на возмездной основе (в отличие от пенсионного и др. видов социального обеспечения).
В связи с вышеуказанным данный вид запросов предлагается отнести к особой группе запросов имущественного характера, исполняемых на платной основе, либо к группе запросов тематического характера.
На взгляд специалистов Нижегородской и Кировской областей, в Проекте не проведено также четкого разграничения запросов об актах гражданского состояния и генеалогических запросов.
Уточнение классификации запросов (уточнение группы тематических запросов и их видов) важно и для пополнения бюджетов соответствующих уровней, поскольку от поступлений в бюджет от приносящей доход деятельности государственных казённых учреждений (а именно этот вид государственных архивных учреждений в настоящее время становится основным) зависят возможности их финансирования из бюджета.
Заслуживают внимания предложения коллег Нижегородской и Самарской областей о порядке оформления регистрационных документов (баз данных), такие как присвоение регистрационного номера запросу, занесение в регистрационные журналы краткого содержания ответа и т. д.
Архивисты Самарской и Кировской областей сходятся во мнении о необходимости разъяснения порядка регистрации запросов о льготном трудовом стаже за период более 5 лет — присваивается ли запросу один номер на весь запрашиваемый период или отдельные номера на каждые 5 лет периода работы заявителя?
По мнению архивной службы Нижегородской области, требует конкретизации определение повторного запроса в Проекте: запрос по одному и тому же вопросу не может классифицироваться как повторный в случае расширения запрашиваемых сведений по данной теме и изменения хронологических рамок.
Архивная служба Самарской области предлагает дополнить Приложения к Проекту списком государств — участников СНГ, подписавших Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, а также списком государств, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам.
В Проекте, по мнению архивной службы Нижегородской области, желательно более подробно расписать порядок, при каких условиях, в каких случаях и на каких основаниях могут высылаться по почте заказными письмами подлинные документы (п. 3.6.6).
Заслуживают внимания предложения коллег Республики Татарстан и Нижегородской области по исполнению запросов о гражданском состоянии: о написании имен, указанных в метрических книгах (по старой или новой орфографии), предоставлении гражданам выписки из метрических книг, дополнительном просмотре метрических книг с целью расширения поиска информации.
Специалисты архивной службы Нижегородской области считают, что изложенный в Проекте порядок учета исполнения запросов расходится с установившейся практикой. Все положения, связанные с учётом запросов, необходимо соотнести с установленными Росархивом формами отчётности.
Архивные службы всех регионов Приволжского федерального округа предлагают авторам-разработчикам уделить внимание следующим вопросам технического характера:
1. Отделить структурно методические рекомендации по исполнению запросов от рекомендаций по учету, организационной работе и проверках, т.к. по большей части они предназначены разным сотрудникам архива;
3. Пронумеровать приложения в валовом порядке или включить в состав номеров приложений номера разделов, к которым они относятся;
4. Провести анализ и унификацию образцов архивных справок, установить единые требования к их оформлению.
Оформить приложения, образцы архивных справок в соответствии с Правилами, требованиями ГОСТов: Р 6.30−2003, 7.0.5.-2008;
5. В целях обеспечения защиты персональных данных обезличить в образцах архивных справок конфиденциальную информацию;
6. Примеры ответа на запрос целесообразно приводить вместе с самим запросом;
7. Устранить опечатки и несоответствия.
Все вышеперечисленные замечания ни в коей мере не умаляют достоинств данного Проекта.
Представленный Проект отвечает практическим потребностям государственных и муниципальных архивов, подробно освещает все этапы работы по исполнению социально — правовых запросов граждан и, без сомнения, после дополнительной доработки, станет серьезным подспорьем в работе архивистов.
Комитет и подведомственные ему государственные архивы образуют Государственную архивную службу Нижегородской области
Постоянно действующий совещательный орган архивных учреждений субъектов Российской Федерации, входящих в состав Приволжского Федерального округа, созданный в целях совершенствования их работы в области архивоведения, документоведения, археографии; обобщения и распространения передового опыта, использования его для улучшения практической деятельности архивных учреждений.
В целях повышения роли общественности в области выработки и реализации государственной политики в области архивного дела на территории Нижегородской области был создан общественный совет. Выполняет консультативно-совещательные функции, участвует в осуществлении общественного контроля в порядке и формах, которые предусмотрены действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородскй ообласти.
Антикоррупционная деятельность является приоритетной задачей для всех государственных структур и муниципальных органов
По вопросам, относящимся к компетенции архивных учреждений, обращения принимаются в традиционном и в электронном виде
РГАЭ оказывает социально-правовую помощь гражданам, выдает справки, выписки и копии документов по запросам правоохранительных органов, управлений социальной защиты населения и Пенсионных фондов Российской Федерации:
о подтверждении трудового стажа
о заработной плате
о переименовании организаций, их ведомственной принадлежности (уставные документы, Положения и пр.)
о нахождении в загранкомандировках.
Архивные справки о трудовом стаже, заработной плате и другим вопросам, подготовленные по документам, поступившим в Архивный фонд РФ и оформленные в установленном порядке, имеют право подлинника в юридическом процессе.
Порядок получения социально-правовой помощи
Подать заявление можно одним из перечисленных способов:
1. Обратиться в приёмную РГАЭ лично
(часы работы с 10 до 15 ч. без перерыва на обед, выходные дни пятница – воскресенье).
Заявление составляется в приёмной по установленному образцу, при необходимости оказывается квалифицированная помощь сотрудника архива.
Необходимо предоставлять копии документов по теме запроса (трудовая книжка, справки и др.).
2. Через Почту России
Формы заявлений, приведенные ниже, можно скачать и распечатать:
Заявление на исполнение социально-правового запроса о заработной плате
Заявление на исполнение социально-правового запроса о трудовом стаже
Заявление на исполнение социально-правового запроса о награждении / поощрении
Заявление на исполнение социально-правового запроса о загранкомандировке
Заявление на исполнение социально-правового запроса о переименовании (реорганизации)
Заявление на исполнение социально-правового запроса (иное социально-правового характера)
Обращаем Ваше внимание на необходимость заполнения полей, отмеченных звездочкой (*).
При несоблюдении этого требования запрос к рассмотрению не принимается.
К заявлению необходимо приложить копии документов по теме запроса (трудовая книжка, справки и др.).
3. Через сайт РГАЭ
Заполнить заявление по установленным образцам (формы см. ниже на этой странице).
К заявлению необходимо прикрепить файлы файлы (сканированные образы документов) по теме запроса (трудовая книжка, справки и др.).
Допускаются следующие форматы файлов: *gif, *jpg, *png, *bmp, *tif, *txt, *rtf, *html, *pdf, *doc, *docx, *rar, *zip.
Заявления без указания полного почтового адреса к рассмотрению не принимаются!
Формы заявлений
Заявление на исполнение социально-правового запроса о заработной плате
Заявление на исполнение социально-правового запроса о трудовом стаже
Заявление на исполнение социально-правового запроса о награждении / поощрении
Заявление на исполнение социально-правового запроса о загранкомандировке
Заявление на исполнение социально-правового запроса о переименовании (реорганизации)
Заявление на исполнение социально-правового запроса (иное социально-правового характера)
(кроме запросов о заработной плате, трудовом стаже, награждении, загранкомандировках, переименовании (реорганизации))
Для запросов о заработной плате, трудовом стаже, награждении, загранкомандировках, переименовании (реорганизации) заполняются отдельные формы
Сроки исполнения социально-правовых запросов
Социально-правовые запросы исполняются архивом безвозмездно.
Нормативным сроком исполнения запросов социально-правового характера считается 30 дней с момента его регистрации.
С разрешения руководства архива этот срок может быть продлен, с обязательным письменным уведомлением заявителя.
Информация о ходе исполнения социально-правовых запросов, поступивших на исполнение в РГАЭ, осуществляется по телефону
Понедельник - четверг с 10.00 до 12.00 и с 14.00 до 16.00 ч.
Пятница с 10.00 до 12.00 и с 14.00 до 16.00 ч.
Выдача исполненных запросов производится в приёмной с 10.00 до 15.00 (кроме пятн., суб., воскр.) или направляется заявителю по Почте России или электронной почте.
Обращаем внимание, что архивные справки, направленные по электронной почте, не имеют юридической силы.
Перечень обращений, подлежащих первоочередному исполнению
1. Запросы, поступившие из Федерального архивного агентства, Консульского департамента МИД РФ, правоохранительных органов.
Читайте также: