Кто такой командировочный персонал

Обновлено: 28.06.2024

Сегодня канцелярии могут себе позволить только крупные компании, а также органы государственной власти. На малых и средних предприятиях основные функции этого подразделения (организация делопроизводства) чаще всего возлагаются на офис-менеджеров, а то и вовсе на секретарей. Что же касается вопросов, связанных с командировками, то их решение передается в отдел кадров или отдельному специалисту по работе с кадрами. Однако в каждом пятом письме в редакцию журнала инспекторы по кадрам жалуются на непомерную загруженность, просят разъяснить, кто должен заниматься тем или иным вопросом, ходатайствуют об участии редакции в разрешении споров между отделом кадров и иными подразделениями (бухгалтерией, отделом организации и оплаты труда, др.).

Почему вообще возникают сомнения в том, что решение вопросов, связанных с направлением работников в командировки является функцией отдела кадров или службы персонала? Причиной тому — квалификационные характеристики, утвержденные Минтрудом России. На сегодняшний день они используются в качестве базовых материалов при разработке должностных инструкций и положений о структурных подразделениях. Именно в квалификационной характеристике заведующего канцелярией (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.07.2002) сказано, что этот служащий организует оформление командировочных документов и регистрацию работников, прибывающих в командировку. Закрепление за руководителем канцелярии этой функции чаще всего и является источником конфликта между канцелярией и отделом кадров. На этапе сдачи отчетной документации по итогам командировки в конфликт вступает еще и бухгалтерия, и все вместе они выясняют, кто все-таки должен обеспечить своевременную сдачу авансовых и иных отчетов в бухгалтерию, кто виноват в том, что из-за формулировки в командировочном удостоверении и из-за отсутствия служебного задания для направления в командировку налоговые органы сомневаются в производственном характере поездки работника и т.д.

Наиболее простой выход из такой ситуации — создать комиссию, в которую войдут представители всех конфликтующих подразделений и регламентировать, кто за что отвечает. Если комиссия не смогла принять компромиссное решение, то возможно, руководителю организации следует задуматься о привлечении посредника (независимого консультанта по управлению) или же самостоятельно, в директивном порядке распределить функции между разными подразделениями.

Наименование документаИнспектор по кадрам (иной работник отдела кадров)Непосредственный руководитель командируемого работникаКомандируемый работникБухгалтерСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а)

Заполняет форму (заполнение графы 10 формы может быть поручено непосредственному руководителю командируемого работника)

Передает проект на подпись непосредственному руководителю командируемого работника

Передает проект на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Производит ознакомление работника со служебным заданием под расписку

Подписывает проект (заполняет графу 10 формы)

Обеспечивает заполнение работником графы 11 формы

Принимает отчет работника и дает заключение о выполнении служебного задания (по окончании командировки)

Проставляет отметку об ознакомлении со служебным заданием

Заполняет графу 11 формы по окончании командировки

Согласовывает отчет с непосредственным руководителем

Передает оформленное служебное задание в бухгалтерию (по окончании командировки)

Получает исполненное и заполненное служебное задание

Принимает к учету служебное задание

Проверяет наличие всех необходимых реквизитов и отметок

Обеспечивает хранение служебного задания

Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а)

Согласовывает проект с бухгалтерией по источникам оплаты сумм командировочных (при необходимости) и о разрешении работнику производить дополнительные расходы

Обеспечивает визирование проекта непосредственным руководителем работника и бухгалтером

Передает проект на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Производит ознакомление работника с приказом под расписку

Передает в бухгалтерию копию приказа

Визирует проект приказаПроставляет отметку об ознакомлении с приказом

Определяет источники оплаты сумм командировочных (при необходимости), решает вопрос о видах и размерах дополнительных расходов (на этапе подготовки проекта приказа)

Получает копию приказа

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)

Передает на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу)

Получает в командировочном удостоверении отметки в местах командировки и при возвращении в организацию

Передает командировочное удостоверение в бухгалтерию (по окончании командировки)

Принимает командировочное удостоверение к учету

Проверяет наличие всех необходимых реквизитов и отметок

Обеспечивает хранение командировочного удостоверения

Авансовый отчет (форма № АО-1)——

Заполняет соответствующую часть авансового отчета

Передает авансовый отчет вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием в бухгалтерию

Принимает авансовый отчет

Осуществляет проверку представленного работником авансового отчета

Представляет авансовый отчет на подпись главному бухгалтеру

Производит с работником соответствующие расчеты

Обеспечивает хранение авансового отчета

Регламентировать действия различных подразделений по подготовке работников к командировке и оформлению командировочных документов можно и принятием локального нормативного акта организации, посвященного вопросам командирования сотрудников — Положения о служебных командировках. Несомненно, разработка и внедрение такого документа целесообразны в компаниях, в которых командировки работников носят регулярный и частый характер. Но даже в небольшой организации, работники которой не часто выезжают в командировки, Положение о служебных командировках способно предотвратить возникновение организационно-структурных конфликтов и упорядочить процедуру оформления командировок1.

Оформление, конечно, важно. Но командировка не сводится только к заполнению документов — есть еще много вопросов, которые кто-то должен решить.

В зарубежных компаниях, персонал которых регулярно выезжает в командировки, в структуре службы персонала или административных департаментов создаются отдельные подразделения, которые отвечают за служебные поездки работников (служба путешествий, сектор командировок, пр.). Основной их задачей является не столько подготовка командировочных документов, сколько подготовка самих работников к поездкам. Сегодня и отечественные компании, имеющие службы по персоналу, стали более серьезно относиться к служебным поездкам своих работников, их информационному сопровождению и материальному обеспечению.

Подготовка к командировке начинается со сбора информации о пункте назначения, то есть:

гостиницах, их категориях, уровне гостиничного сервиса, загрузке, условиях размещения;
магазинах;
пунктах питания;
транспорте;

Необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к первой командировке через справочные службы, посредством изучения печатных и иных носителей информации о местности, в ходе бесед с представителями компаний, куда командируется работник. По окончании каждой командировки в банк данных вносится дополнительная информация о впечатлениях работников, их наблюдениях и отзывах. Для этого готовятся специальные анкеты (см. примерный образец в журнале), которые выдаются работнику еще перед началом поездки вместе с иными командировочными документами. По возвращении в организацию анкета передается в структурное подразделение, отвечающее за командировки и разъезды работников.

На основании имеющейся информации ответственный за командировку персонал и планирует поездку. В ходе беседы с непосредственным руководителем командируемого работника выясняются ответы на следующие вопросы:

В каком режиме должен работать работник, чтобы выполнить служебное задание за отведенное количество дней (сокращенный или продленный рабочий день, в режиме ненормированного дня или сверхурочных)?
Сколько планируется встреч (переговоров), и какова их продолжительность?
Какого рода предстоят контакты (официальные, представительские, первого знакомства, др.);
Необходимо ли сопровождение высокопоставленного лица помощником (секретарем, референтом, телохранителем)?
Каково физическое и психическое состояние командируемого?

Медицинское сопровождение. Подготовка работника к командировке должна начинаться с вопросов охраны здоровья, поскольку от состояния здоровья работника напрямую зависят результаты служебной командировки. Если это командировка в пределах России, то работнику следует напомнить взять с собой страховой полис обязательного медицинского страхования гражданина Российской Федерации. Если командировка заграничная — желательно позаботиться о страховании работника и о получении страхового полиса для того, чтобы он смог обратиться за квалифицированной медицинской помощью в любой стране.

Для определения состояния здоровья, и собственно, пригодности работника к длительной командировке проводятся медицинские осмотры и консультации. В отличие от России, где медицинские осмотры проводятся с целью выяснения пригодности к выполнению строго определенных трудовых функций, в Европе и США такие обследования проводятся в целях установления возможности пределов любых нагрузок на организм работника. Кроме того, поскольку такие осмотры являются обязательными в пакете медицинских страховых услуг — направление работника на обследование перед командировкой считается нормой. Если планируется поездка в страны или регионы с неблагоприятной санитарно-эпидемиологической обстановкой, делаются необходимые профилактические прививки. При этом график командировок составляется с учетом времени, необходимого для восстановления организма, а также возможности поствакцинальных осложнений.

Российское законодательство не вменяет работодателю в обязанность выяснить, нет ли у командируемого работника медицинских противопоказаний к поездкам (перелетам, смене климатических районов и часовых поясов). В лучшем случае, работник самостоятельно сообщит о таких обстоятельствах своему непосредственному руководителю.

Если командировка связана со сменой часовых поясов, в инструкции указываются способы восстановления биоритмов (диета, особые графики работы и отдыха, лекарственные препараты, др.).

Медицинское сопровождение командировки также включает в себя подготовку выписки из медицинской карты. Она необходима для того, чтобы врач, к которому обратится командированный в случае болезни, знал о хронических заболеваниях, препаратах, используемых в лечении. Кроме того, в такой выписке указываются сведения о лечащем враче, который может предоставить более подробную информацию.

Сопровождение в сфере безопасности. На основании информации о криминальной обстановке в пункте назначения работнику даются инструкции с указанием безопасных маршрутов движения (из аэропорта (от вокзала) до пункта назначения, гостиницы) и мест, которых следует избегать.

Командируемому в другие страны готовятся памятки или даются консультации об особенностях геополитической обстановки в стране, об обычаях населения, религиозных обрядах, условиях обеспечения личной безопасности, сохранности личного имущества и имущества компании, вверенного командируемому.

Участие службы безопасности в командировках возможно в следующих формах: непосредственное сопровождение высокопоставленного работника, тренинги среднего персонала (особенно сотрудников, перевозящих ценности или важную информацию), подготовка информационных материалов о том, как вести себя с попутчиками.

Иные мероприятия. Мероприятия по подготовке командировки также включают следующие действия:

1) приобретение (предварительный заказ) билетов на транспорт до места назначения и обратно. Причем в западных компаниях при заказе проездных билетов прежде всего учитываются физиологические и иные особенности командируемого работника, а не стоимость проезда.

После смены часовых поясов работнику требуется время для восстановления и адаптации к новому месту. Поэтому, если командировка предполагает перемену нескольких часовых поясов, то ее план составляется таким образом, чтобы у работника было время для восстановления энергии и трудоспособности до первой встречи с представителями принимающей стороны.

Также тщательно западные компании подходят и к выбору транспорта. Исследования в области психиатрии показывают, что в США большое количество населения подвержено различного рода фобиям. Вынудить работника, страдающего боязнью высоты, воспользоваться воздушным транспортом американская компания не решится, иначе ей придется оплачивать его лечение и консультации психоаналитиков. Руководство отечественных компаний редко задается вопросом о том, какой вид транспорта работник переносит без осложнений и, как правило, руководствуется соображениями экономии денег или времени;

не более 6 часов после расчетного часа — почасовая оплата;
от 6 до 12 часов после расчетного часа — плата за половину суток;
от 12 до 24 часов после расчетного часа — плата за полные сутки (если нет почасовой оплаты).

При проживании не более суток (24 часа) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа.

Несмотря на то, что единый расчетный час в подавляющем большинстве гостиниц принят за 12-00, названные Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации предусматривают возможность его изменения (с учетом местных особенностей). Поэтому во избежание недоразумений следует еще при бронировании номера или места поинтересоваться, какой расчетный час в гостинице.

Если предполагается размещение сотрудника в гостинице (это может быть и отдельная квартира, оборудованная для проживания командированных), принадлежащей организации, в которую он командирован или в общежитии организации, то необходимо согласование условий приема и проживания с принимающей стороной.

Проблема с проживанием командированного может быть решена и посредством частного жилого фонда — частных домов, квартир, комнат. Такое размещение работников целесообразно при длительных командировках в удаленные населенные пункты;

в каждом пункте командировки в командировочных документах должны проставляться соответствующие отметки;
расходы должны производиться в установленных пределах;
неподтвержденные расходы будут компенсироваться по установленным в организации правилам;
командируемый должен соблюдать трудовой распорядок той организации, в которую он направлен.

Новичкам также разъясняются правила предоставления гостиничных услуг. Персоналу западных компаний даются разъяснения по размерам чаевых. В российских компаниях культура учета чаевых только начинает формироваться. Однако во избежание злоупотреблений со стороны гостиничного персонала работнику, который направляется в командировку впервые, желательно разъяснить, что согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации гостиница обязана без дополнительной оплаты предоставить постояльцу следующие виды услуг:

вызов скорой помощи;
пользование медицинской аптечкой;
доставка в номер корреспонденции по ее получении;
побудка к определенному времени;
предоставление кипятка, иголок, ниток, одного комплекта посуды и столовых приборов.

Кроме того, организации общественного питания, связи и бытового обслуживания, размещенные в гостинице, обязаны вне очереди обслуживать проживающих в ней лиц.

Для того, чтобы работник не забыл все советы и указания, ему в пакете со всей командировочной документацией передается специальная памятка. Готовит ее опять же служба путешествий (командировок).

Памятка командируемому

Дополните настоящую Памятку своими советами командируемому, если, на Ваш взгляд, такой совет поможет другим командируемым работникам и передайте ее в отдел кадров.

Итак, надеюсь вы убедились, что командировки работников требуют более серьезного отношения и взвешенного подхода. Кто именно будет заниматься этими вопросами — специально назначенный ответственный работник или же целая структурная единица (сектор в составе отдела кадров или службы персонала) — должно решить руководство организации.

Что такое командировка по ТК РФ и каковы ее отличительные признаки

Что считается командировкой по ТК РФ? В положениях кодекса сказано, что командировка — это поездка сотрудника фирмы, имеющая определенный срок и осуществляемая в соответствии с распоряжением работодателя, на объект, который расположен вне штатного места работы (ст. 166 ТК РФ). Трудовой кодекс разграничивает понятие командировки и служебной поездки — осуществляемой работником на должности, которая предполагает выполнение работы разъездного характера.

Командировкой также считается временный отъезд работника в структурное подразделение организации, расположенное в другом населенном пункте или за рубежом.

Командировка, в отличие от служебной поездки, требует оформления в особом порядке — установленном постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. На практике это означает:

издание руководством приказа о командировке;
выплату командируемому аванса;
заполнение вернувшимся из командировки сотрудником авансового отчета (а также служебного задания и отчета о командировке, если это предусмотрено локальными нормативами работодателя).

Для командируемых работников, в отличие от тех, кто участвует в служебных поездках, установлен широкий спектр гарантий и компенсаций. Зарплата командируемому начисляется по особому принципу — исходя из среднего заработка.

Учет рабочего времени сотрудников в командировке также имеет особенности. Рассмотрим их.

Как осуществляется учет рабочего времени в командировке

Рабочее время командированного сотрудника, как и в случае с работниками в офисе компании, учитывается в табеле по унифицированной форме № Т-13. При внесении в табель сведений о командируемом работнике кадровику следует иметь в виду, что:

1. Рабочие часы в табеле не отражаются (поскольку неизвестно, в какой именно момент времени командируемый приступает к работе в поездке). В документе проставляется условное обозначение К либо код 06.

2. При нахождении в командировке в выходные дни сотрудник в общем случае считается пришедшим в соответствующие дни на работу. Данный факт в табеле отражается с применением условного обозначения РВ или кода 03. Зарплата за этот день начисляется работнику в двойном объеме (либо в обычном, с последующим предоставлением отгула).

Важный нюанс: работодатель вправе попросить сотрудника удостоверить факт работы в выходной день. Если выяснится, что он в выходной день отдыхал, как его коллеги на штатном месте работы, то в табеле отражается условное обозначение В. Зарплата за этот день работнику не начисляется.

Еще один важный нюанс ведения корректного кадрового учета — установление сроков командировки. Изучим его подробнее.

Какие по ТК РФ установлены минимальный и максимальный сроки для командировки

В отношении командировок ТК РФ, равно как и иные нормативные акты, не устанавливает минимальную либо максимальную длительность.

Теоретически (и часто на практике) сотрудники могут направляться в командировки буквально на один день. При этом однодневные командировки можно разделить на 2 типа:

В первом случае командируемому не выплачиваются суточные. Во втором — выплачиваются за день командировки и за время, потраченное на дорогу (п. 11 Положения, утвержденного постановлением 749).

Если работник командирован на один день за границу, то в случае наличия возможности ежедневного возвращения из зарубежья ему полагается 50% от установленного локальным нормативом размера суточных, выплачиваемых при двухдневной и более длительной командировке (п. 20 Положения).

Безусловно, работодатель может принять на локальном уровне нормы, существенно улучшающие положение работника в сравнении с действующим законодательством (и выплачивать суммы, эквивалентные суточным, при отправке сотрудника в любые однодневные командировки).

Определенными нюансами характеризуется отражение командировочных расходов работодателя в рамках налогового и бухгалтерского учета. О них читайте в статьях:

Итоги

Командировку Трудовой кодекс РФ определяет как совершаемую в соответствии с распоряжением работодателя поездку сотрудника в место, удаленное от штатной работы. Законодательством не установлено минимальных либо максимальных сроков командировки. Подтвержденные расходы работодателя при таких поездках могут уменьшать налогооблагаемую базу.

Узнать больше об особенностях законодательного регулирования командировок сотрудников вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

К командированному персоналу относится персонал организаций, направляемый для выполнения работ в действующих электроустановках потребителей, не состоящий в их штатах. Допуск к работам в электроустановках командированного персонала следует производить в соответствии с ПТЭ и ПТБ. Командированные лица при этом должны иметь именные удостоверения о проверке знаний правил техники безопасности и присвоенной группе по электробезопасности. Проверка знаний ПТЭ и ПТБ должна проводиться по месту постоянной работы.

Командирующее предприятие, помимо цели командировки, должно в письменной форме сообщить о тех лицах, которые могут быть назначены ответственными руководителями, производителями работ, наблюдающими и членами бригады, а также о лицах, которым может быть предоставлено право выдавать наряд при длительных работах в электроустановках.

Командированные лица при первом прибытии на место командировки проходят инструктаж по электробезопасности с учетом особенностей электроустановок, в которых им предстоит работать, а лица, на которых возлагаются обязанности выдающих наряд, ответственных руководителей и производителей работ, наблюдающих, также проходят инструктаж по схемам электроснабжения этих электроустановок. Инструктаж оформляется в журнале с подписями инструктируемых и инструктирующего. Инструктаж командированных лиц должно проводить лицо с группой по электробезопасности V из административно-технического персонала и группой IV из оперативного или оперативно-ремонтного персонала предприятия, куда они командированы. Содержание инструктажа определяется инструктирующим лицом в зависимости от характера и сложности работы, схемы и особенностей электроустановки.

Предоставление командированным лицам права работать в действующих электроустановках в качестве выдающих наряд, ответственных руководителей и производителей работ, наблюдающих и членов бригады при сроке командировки не более 5 дней оформляется резолюцией руководства эксплуатационного предприятия на письме командирующей организации. При командировке на срок более 5 рабочих дней оформление должно быть сделано в виде письменного указания.

Командирующая организация отвечает за соответствие лиц командированного персонала присвоенным им группам по электробезопасности и выполнение персоналом требований ПТЭ и ПТБ.

Предприятие, в электроустановках которого производятся работы командированным персоналом, отвечает за выполнение мер безопасности, обеспечивающих защиту работающих от поражения электрическим током рабочего и наведенного напряжения. Подготовка рабочего места и допуск к работе командированного персонала осуществляются во всех случаях оперативным персоналом эксплуатирующей организации.

6.27. Что такое электрозащитные средства и как они подразделяются?

Электрозащитными средствами называются переносимые и перевозимые изделия, служащие для защиты людей, работающих с электроустановками, от поражения электрическим током, от воздействия электрической дуги и электромагнитного поля (ГОСТ 12.1.009).

Электрозащитные средства служат дополнением к защитным устройствам электроустановок (ограждения, блокировка, защитное заземление, зануление и др.), т.к. при эксплуатации электроустановок могут возникать условия, когда даже самые совершенные защитные устройства самих электроустановок не могут гарантировать безопасность человека (например, при операциях с разъединителями и т.п.).

По своему назначению средства защиты условно разделяют на изолирующие, ограждающие и вспомогательные.

Изолирующие средства защиты предназначены для изоляции человека от частей электроустановок, находящихся под напряжением, и от земли, если человек одновременно касается земли или заземленных частей электроустановок и токоведущих частей или оказавшихся под напряжением металлических корпусов электрооборудования.

Существуют основные и дополнительные изолирующие средства. Основные изолирующие средства имеют изоляцию, предназначенную для того, чтобы длительно выдерживать рабочее напряжение электроустановки. Поэтому с их помощью разрешается касаться токоведущих частей, находящихся под напряжением. В электроустановках до 1000 В ими служат изолирующие штанги, изолирующие и электроизмерительные клещи, диэлектрические перчатки, слесарно-монтажный инструмент с изолирующими рукоятками, указатели напряжения.

Дополнительные изолирующие средства обладают недостаточными изолирующими свойствами и предназначены для усиления защитного действия основных изолирующих средств, вместе с которыми они должны применяться. При работах с напряжением до 1000 В это диэлектрические перчатки, боты, коврики, изолирующие подставки.

Ограждающие защитные средства предназначены для временного ограждения токоведущих частей, находящихся под напряжением (щиты, барьеры, ограждения-клетки, а также временные переносные заземления и др.).

Вспомогательные защитные средства служат для защиты персонала от случайного падения с высоты (предохранительные пояса и др.), для обеспечения безопасного подъема на высоту (лестницы, когти), для защиты от световых, тепловых, механических и химических воздействий электрического тока (защитные очки, щитки, рукавицы и др.).

Организация командировок является важным элементом хозяйственной деятельности многих отечественных предприятий. Необходимость присутствия сотрудников конкретной организации в удаленных отделениях или филиалах может быть связана с событиями самого разного характера. Зачастую оформление командировки выполняют для устранения организационных и производственных проблем, открытия нового подразделения в другом городе или стране, проведения стажировки нанятых сотрудников, а также для выполнения других подобных служебных заданий.

Осведомленность – залог эффективности и спокойствия работников

Помимо трудового аспекта, работа командированного персонала тесно связана с налаживанием контактов с работниками принимающего предприятия и с оформлением различного рода документации. Последний нюанс имеет чрезвычайно весомое значение, так как от правильности составления форм, заявок, приказов и разрешений зависит, получит ли командированный сотрудник доступ к необходимым объектам, выполнит ли в полной мере свое задание, получит ли денежную компенсацию.

Знание того, какие требования предъявляются к командированному персоналу, существенно облегчает процесс оформления поездки для бухгалтеров и тех сотрудников, которые занимаются документацией.

Также эта информация необходима самому работнику, отправляющемуся в командировку, так как позволяет заранее подготовиться к выполнению своих обязанностей и не попасть впросак. И наконец, персонал принимающего предприятия просто обязан быть осведомленным насчет того, какие требования предъявляются к командированному персоналу. В противном случае могут возникнуть недоразумения, связанные с поиском ответственных сторон.

Кто и на каких условиях может быть командирован

Итак, командировкой следует считать поездку работника в другой населенный пункт с целью выполнения задания, данного ему работодателем. При этом к числу командировок не относятся поездки тех сотрудников, чья деятельность состоит в постоянных перемещениях или может быть осуществлена в дороге.

Законодательство, заботясь о соблюдении прав трудящихся граждан, установило ограничения на категории сотрудников, которых можно отправлять в командировки:

Беременные женщины.
Женщины с детьми до трех лет.
Матерей инвалидов или тех, чьим детям 3-14 лет, можно командировать исключительно с их согласия.
Родитель, который самостоятельно воспитывает несовершеннолетнего ребенка.

Будучи направленным на другое предприятие, работник подчиняется его внутреннему распорядку. Если день отбытия или прибытия приходится на законный выходной сотрудника, ему освобождают другой день для отдыха. Правда, в тех случаях, когда командированный намеренно направляется в поездку в выходной или праздничный день, ему начисляют компенсацию в согласии с трудовым законодательством.

Командировки в пределах государства по длительности не должны превышать одного месяца, а за его пределами – двух месяцев.

Командировка: документальное оформление

В бухгалтерском учете командировочные расходы, имевшие место в процессе путешествия, вносят в список производственных издержек, которые участвуют в расчетах налога на прибыль.

Порядок организации поездки состоит в следующих этапах:

Командировочное удостоверение – один из важнейших документов для сотрудника, отправившегося в другой город или страну. На нем проставляют отметки об отбытии, прибытии командированного работника. Отметки сопровождаются подписями и печатями полномочных должностных лиц как командирующего предприятия, так и принимающего.

Тонкости финансовой компенсации

Когда сотрудник возвращается, он должен отчитаться в письменной форме о том, как были использованы выданные ему средства, заполняя авансовый отчет. Оформление командировки завершается расчетом бухгалтерии с работником. После того как начисленные средства будут выплачены, эту операцию отражают на соответствующих счетах.

В случае когда выданный аванс был потрачен работником не полностью, остаток должен быть возвращен в кассу или на расчетный счет предприятия. Это одна из главных обязанностей сотрудника. Наряду с этим, зная, какие требования предъявляются к командированному персоналу, работник может просить возмещения затраченным им личных средств. Правда, ему нужно предоставить аргументы, доказывающие необходимость таких расходов, а также документы, подтверждающие факт их совершения (чек, выписка).

Какие расходы подлежат компенсации

Находясь в другом населенном пункте или стране, командированный сотрудник получает свой обычный оклад, причитающиеся ему премии и дотации, а также средства, необходимые для комфортного пребывания за пределами обычного места жительства.

Командировочные расходы включают следующие позиции:

Оплата проезда (междугороднего и по территории населенного пункта).
Стоимость съемного жилья.
Так называемые суточные: расходы на питание и другие нужды работника.
Затраты, признанные сотрудником необходимыми и одобренные его руководителем.

Максимально допустимый объем командировочных расходов и сумма суточных определены коллективным договором предприятия или локальными нормативными актами. Так как суточные – это фактически деньги на ежедневные бытовые нужды работника, их начисляют даже за нерабочие дни (выходные, праздники, вынужденные простои производства, задержки в пути).

Более подробно о служебном задании командированного сотрудника

Этот документ имеет унифицированную форму, то есть его внешний вид и содержание одинаковы для всех предприятий на территории конкретного государства.

Служебное задание составляет руководитель сотрудника, оправляющегося в командировку, и утверждает работодатель. Документ включает следующие данные:

Фамилия, имя, отчество работника, отбывающего по распоряжению начальника в командировку.
Название организации, которая его направляет.
Место назначения работника (название предприятия, город).
Дата начала и окончания командировки.
Обобщенные данные о ходе выполнения задания.

Служебное задание и составленный на его основании приказ о командировке находятся на командирующем предприятии. Вместе с другими документами они сохраняются на протяжении установленного законом срока.

Какие требования предъявляются к командированному персоналу

Учитывая то, что командировка – это передача сотруднику полномочий на совершение каких-либо важных для компании действий, руководство должно быть уверено в том, что работа будет выполнена качественно и в срок. Поэтому в такие поездки обычно направляют наиболее квалифицированных, опытных и ответственных работников.

Существует ряд критериев, изучая которые, руководитель принимает решение о назначении конкретного сотрудника:

Возраст старше 18 лет.
Хорошая профессиональная подготовка.
Наличие соответствующего обучения, подтвержденного аттестацией.
Владение необходимыми категориями допусков (при работе с электросетями).
В зависимости от специфики хозяйственной деятельности предприятий и цели командировки, к сотруднику может выдвигаться требование о наличии обучения и аттестации по охране труда.

Если сотрудник подходит по всем параметрам, и нет законодательно основанных препятствий к его командированию, руководитель ставит его в известность о будущей поездке.

Обязанности командированного сотрудника

Каждое предприятие имеет свои требования, которые обязаны выполнять работники, но существует несколько пунктов, актуальных для большинства организаций:

Правильное, грамотное и своевременное ведение необходимой документации.
Соблюдение распорядка, принятого в принимающей организации.
Выполнение целей, сформулированных в служебном задании.
Добросовестное выполнение своих служебных обязанностей.
Правомерное расходование выданных работнику авансовых средств.
Сохранение документов, подтверждающих осуществление расходов.
Своевременная подача отчетности о поездке после ее завершения (обычно в течение трех дней).

Инструкции для сотрудников в командировке

Прибывая на принимающее предприятие, командированные сотрудники обязаны прослушать вводный инструктаж, включающий правила поведения в цехах, возле оборудования или в других местах. Эта мера обязательна даже для тех работников, которые неоднократно бывали на данном предприятии и знают наизусть все пункты инструкций.

Инструктаж командированного персонала включает также информацию о нормах пожарной безопасности и охране труда.

В отличие от общих положений вводного инструктажа, целевой касается непосредственно тех работ, которые будут выполняться командированным сотрудником в данное время.

Заключение

Организация командировок – ответственный процесс, без которого не может обойтись большинство предприятий, организаций и компаний. Для успешного достижения цели поездки, а также для максимально эффективного и результативного использования ресурсов сотрудники обязаны соблюдать ряд требований, качественно выполнять свои профессиональные обязанности и знать все правила ведения документации.

Читайте также: