Кто подписывает личную карточку директору

Обновлено: 30.06.2024

Нужно ли менять ЭЦП при смене директора — да, это обязательно. Вот как проходит обновление электронной подписи:

Оформляется приказ о назначении нового руководителя.
Вносятся изменения в ЕГРЮЛ.
Выпускается ЭП.

Что делать с электронной подписью при перестановках в руководстве

Запомните: смена ЭЦП при смене директора обязательна. Назначение нового руководителя оформляется внутри организации приказом, протоколом общего собрания или решением единственного участника. После оформления факта перестановок в руководстве следует:

обратиться в удостоверяющий центр, чтобы отозвать электронную подпись при смене руководителя;
подать заявку в УЦ, чтобы оформить ЭП новому директору на основании документов, которые подтверждают его полномочия.

Срок, в течение которого уведомляют ФНС о перестановках в руководстве, — 3 рабочих дня (п. 5 ст. 5 129-ФЗ). С 01.07.2021, даже если проходит смена директора через личный кабинет юридического лица, получить ЭП разрешается только в ФНС или у доверенного лица налоговиков — в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию по новым правилам.

Прежний руководитель перестает утверждать документы, даже если перестановки в руководстве еще не отражены в ЕГРЮЛ, но ЭЦП на нового директора, которого нет в ЕГРЮЛ, оформить не получится (п. 3 ст. 40 14-ФЗ). Подпись новому руководителю выдают на основании обновленных сведений в реестре юридических лиц.

Эксперты КонсультантПлюс сделали обзор нововведений по работе с электронной подписью с 01.07.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

В ситуации, когда ЭП нового директора еще не оформлена, но присутствует срочная необходимость утверждения документов, рекомендуем несколько вариантов решения вопроса:

определить, кто должен подписывать ЭЦП при смене директора, и использовать для подписи документов сертификат сотрудника, который наделен правом второй подписи (например заместителя директора);
оформить ЭП по срочному тарифу удостоверяющего центра, аккредитованного по новым правилам.

Если прежний управленец остался в штате компании, некоторые организации назначают его исполняющим обязанности главы организации на время оформления сертификата. Но этот вариант приводит к нарушению, т. к. данные, которые содержит сертификат, не идентичны реальным фактам. Например, там указано, что сотрудник — директор, а на деле — главный инженер, который временно исполняет обязанности главы компании.

А вот как быть с электронной подписью, если в организации умер директор, — подать заявление об отзыве ЭЦП, указав причину такой процедуры. Затем следует назначить сотрудника, который обладает временным правом подписания документов (пока не назначат нового руководителя), и оформить ему ЭП физического лица. Напоминаем, что с 01.01.2022 сотрудники и уполномоченные лица используют личную подпись как для рабочих, так и для личных документов (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ от 27.12.2019).

Возможные риски использования старой ЭП

Прежний управленец не имеет права утверждать цифровым сертификатом документы общества, даже если ЭП еще не заменили. В законодательных нормативах указано, что будет, если не менять ЭЦП после смены директора:

Признание совершенных сделок недействительными.
Внесение компании в реестр недобросовестных поставщиков.
Непризнание госструктурами отчетности компании, которая утверждена ЭЦП уволенного директора, что повлечет за собой дополнительные последствия — пени, штрафы и т. п.
Несанкционированные расходы. Сертификат наделяет владельца широким спектром полномочий, в т. ч. возможностью распоряжаться денежными ресурсами. В этом случае оспорить банковские операции крайне трудно.
Уголовная ответственность. В практике возникают спорные ситуации, особенно с причинением ущерба, когда использование подписи прежнего руководителя приводит к возбуждению дела о мошенничестве.

Как получить электронную подпись на нового управленца

Пошаговая инструкция, как получить ЭЦП на нового директора, если его нет в ЕГРЮЛ, по новым правилам:

Шаг 1. Подготовьте документы для налоговой:

приказ о назначении или коллегиальное решение;
форма Р13014 для ФНС, которую заверяют у нотариуса (бланк утвержден приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020).

Шаг 2. Обратитесь в ФНС и внесите изменения в ЕГРЮЛ.

Шаг 3. Определитесь с областью применения нового сертификата (для сдачи отчетности, участия в тендерах и т. п.).

Шаг 4. Подайте заявку на изготовление цифровой подписи в ФНС или аккредитованный удостоверяющий центр. В новых правилах разъясняется, можно ли подать заявление на смену генерального директора электронно с ЭЦП физика, — да, с 01.01.2022 допускается подписание рабочей документации личной ЭП физического лица. Но использовать личную подпись разрешается только при наличии специальной электронной доверенности.

Шаг 5. Оплатите счет за услуги удостоверяющего центра (до 01.07.2021). ФНС и доверенные организации предоставляют бесплатную КЭП с 01.07.2021 для юридических лиц, ИП и нотариусов.

Шаг 6. Подготовьте пакет документов для оформления сертификата в соответствии с требованиями центра:

паспорт, ИНН и СНИЛС управленца;
документы, которые подтверждают его полномочия, — устав, приказ о назначении (решение или протокол);
выписку из ЕГРЮЛ;
заявление на оформление сертификата;
документы, которые подтверждают оплату услуг центра.

Шаг 7. Получите квалифицированную электронную подпись на нового руководителя на съемном носителе. В 63-ФЗ нет прямого ответа, подходит ли ЭЦП на юрлицо, если поменялся директор, но по логике, при смене лица, обладающего правом подписи от имени организации, использовать КЭП предыдущего руководителя запрещено. Для дальнейшей работы придется оформить новую ЭЦП.

По новым правилам, руководитель сам приезжает в ФНС за первой подписью. Это необходимо для удостоверения его личности. Представитель по доверенности не вправе получить первую КЭП для руководства, а вот для следующих ЖП разрешено дистанционное удостоверение личности — через действующую ЭП или по биометрическим данным (п. 25 приказа ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020). Для получения первой КЭП руководителю необходимо взять в ИФНС паспорт, СНИЛС и защищенный носитель с сопроводительной документацией на него.

Пример заполнения формы Р13014 для налоговой:

Об авторе этой статьи

Оформляя прием нового работника на работу, кадровик должен ознакомить его еще до подписания трудового договора как с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), связанными с работой, так и с картой специальной оценки условий труда (далее — СОУТ). При изменении или появлении новых ЛНА и карты СОУТ также необходимо ознакомить с ними работников под роспись. Однако порой работники отказываются ставить свою подпись.

С КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ НЕОБХОДИМО ОЗНАКОМИТЬ РАБОТНИКА ПОД РОСПИСЬ

Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) при приеме на работу работник подтверждает своей подписью факт ознакомления:

• с правилами внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);

• иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;

• приказом о приеме на работу.

Трудовой договор

Трудовой договор необходимо составить в двух экземплярах, каждый из которых должны подписать стороны отношений. Один экземпляр трудового договора нужно передать работнику, другой хранит работодатель. На договоре, который остается в организации, работник должен сделать отметку о получении второго экземпляра (пример 1).

График сменности

При наличии у работодателя сменной работы графики сменности нужно довести до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие[1].

Работников, которые выполняют работы вахтовым методом, необходимо ознакомить с графиком минимум за два месяца до введения его в действие[2].

Расчетный листок

Часть 1 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работникам расчетные листки.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

В письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд России разъяснил, что работодатели вправе выдавать расчетные листки не только в бумажной, но и в электронной форме, в частности, по электронной почте. Судебная практика признает правомерность направления работникам расчетных листков по электронной почте (см., например, Определение Московского городского суда от 20.05.2013 № 11-11436/13; Апелляционное определение Верховного Суда Республики Карелия от 08.10.2013 по делу № 33-3292/2013; Решение Кондинского районного суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 02.08.2013 по делу № 2-394/2013; Апелляционные определения Верховного Суда Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 по делу № 33-204/2013 и Верховного Суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013; Определения Иркутского областного суда от 01.02.2012 по делу № 33-961/12 и Московского городского суда от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

Выдачу работникам расчетных листков в бумажной форме рекомендуется документально подтвердить, для чего можно использовать журнал, в котором работники будут расписываться в получении листка, либо ведомость (пример 2).

Приказы по личному составу

Подпись работника в приказах по личному составу обязательна, вне зависимости от того, издан приказ по самостоятельно разработанной организацией или по унифицированной форме № Т-1[3].

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Трудовым кодексом РФ установлена обязанность работодателя по ознакомлению работников только с тремя видами приказов: о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), об увольнении с работы (ст. 84.1 ТК РФ) и о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Однако логика подсказывает, что ознакомление необходимо с любыми кадровыми приказами, поскольку в противном случае нельзя требовать от фигуранта исполнения приказа.

Личная карточка и трудовая книжка

С записями о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении с работы нужно ознакомить владельца трудовой книжки под роспись в его личной карточке[4] (пример 3), в которой повторяют записи, внесенные в книжку. При увольнении работник должен поставить подпись не только в личной карточке, но и в самой трудовой книжке (пример 4).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пример 5).

[1] Часть 4 ст. 103 ТК РФ.

[2] Часть 1 ст. 301 ТК РФ.

[3] Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Главные темы месяца

В организации не было кадровика, и в карточках Т-2 соотвествующую подпись никто не ставил. Во вновь оформляемых карточках я, конечно же, ставлю свою подпись, а как быть с ранее оформленными?

Да поставьте какую-нибудь закорючку или зам. директора попросите. Кто-то же формально отвечал за кадровые вопросы? Кто ТК заполнял, приказы делал? Пусть тот и расписывается, если еще работает.

Трудовые книжки заполнял кто не попадя. Приказа специалного не было. При увольнении в ТК расписывался сам ген. директор. Что ж я к нему Т-2 понесу на подпись?!

А что тут такого? В конце-концов кто отвечает за ведение Т-2 в организации? За всё отвечает руководитель. Значит, на старых пусть распишется, а вновь принятых уже сами оформляйте и расписывайтесь.

Цитата
isaev.my пишет: Значит, на старых пусть распишется

Ага, за три года (с 2008) их поднакопилось штук 60, не меньше. Вот он обрадуется)).
А скорее скажет, иди откуда пришла.

Объясните ему, что пока не было кадровика, за это за всё отвечал ОН. Надо руководство иногда просвещать по кадровым вопросам. Они сами откуда будут знать? Вот для этого мы и есть.

Цитата
подводная лодка пишет: При увольнении в ТК расписывался сам ген. директор.

Если директор расписался в ТК, то вполне логично, что и в ЛК тоже его подпись должна стоять, а то чья же еще? И вообще, если на тот момент в компании не был оформлен ни кадровик ни бухгалтер, например, то громе директора кто там еще может расписаться..

Цитата
подводная лодка пишет: Ага, за три года (с 2008) их поднакопилось штук 60, не меньше. Вот он обрадуется)).

Цитата
Бесстыжая синица пишет: Я помню 250 доп соглашений принесла сразу.. вот весело было

Я порядка 150 доп соглашений носила, но порционно. Начальство надо беречь, вдруг и оно тебе отплатит тем же!

У нас тогда экстренная ситуация была, налоговая проверка должна была вот-вот нагрянуть, так что выбора у него не было

Сегодня носила на подпись ген диру ЛК уволенных и предупредила, что еще принесу карточки работающих, но принятых до меня.
Ничего так воспринял, только поулыбался сам себе сочувственно.

Цитата
подводная лодка пишет: Ничего так воспринял, только поулыбался сам себе сочувственно.

Коллеги, подскажите, был такой разговор, что хотят отменить ознакомление сотрудников с 3-м разделом карточки Т-2 ("Прием на работу и переводы на другую работу").
Не приняли этот закон? Все еще знакомим?

У меня просто есть один сотрудник, который не хочет ничего подписывать. Вот и думаю, Акт составлять об отказе, или уже разрешили не знакомить с этим разделом.

Цитата
tutta написал: был такой разговор, что хотят отменить ознакомление сотрудников с 3-м разделом карточки Т-2

Интересно, в каком ОК был такой разговор

Цитата
tutta написал: есть один сотрудник, который не хочет ничего подписывать.

С переводами не хочет ознакамливаться чтоль? При приеме в любом случае не будет такие "права" качать, ну либо если сразу так себя проявляет - зачем брать?

Цитата
Снеженка написал: С переводами не хочет ознакамливаться чтоль? При приеме в любом случае не будет такие "права" качать, ну либо если сразу так себя проявляет - зачем брать?

Нет, не с первого, конечно.
Переклинило, отказывается вообще какие-либо документы подписывать.
С картой СОУТ отказался ознакомиться, с должностной инструкцией при переводе на другую работу. Вот в Т-2 теперь отказывается.

Ну СОУТ и ДИ мы копии направили почтой заказным с уведомлением с сопроводительным письмом. Плюс составили акты об отказе ознакомиться под подпись и зачитали вслух эти документы, о чем тоже написали в акте.
А с карточкой Т-2 как быть не знаю.

tutta,ничего себе Вы на меня ссылочку сделали

Цитата
tutta написал: с должностной инструкцией при переводе

Тут тот же вариант, что и при приеме: сначала ознакомление, потом перевод. Если сопротивляется - то зачем переводили? А если сам не хотел - то зачем соглашение подписал? Короче, странно все у вас))))

Ну ничего другого сказать не могу: ознакамливать обязаны, акт не предусмотрен. Но сделать его Вам никто не запретит - авось придет "добрый" проверяющий, который охах и придумает за законодателя, что акт можно делать )))))

Цитата
tutta написал: с должностной инструкцией при переводе

Да, бывают такие сотрудники. Сам написал заявление на перевод, мы рассмотрели заявление, согласились, составили допник, приказ. Все подписал. Все остальное не подписывает. Но при этом работает на новой должности.

С 1 января 2013 года действует Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В соответствии с ч. 4 ст. 9 этого закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Эти нормы позволяют заключить, что все юридические лица, кроме организаций бюджетной сферы, должны самостоятельно решить, какие формы первичных учетных документов применяются ими для оформления фактов хозяйственной жизни, а утвержденные Госкомстатом унифицированные формы первичной учетной документации для них не являются обязательными. Указанный вывод подтверждается информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В частности, в рамках утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Госкомстатом была разработана и форма личной карточки работка (Т-2). Как показывает практика, применение данной формы контролирующие органы и суды также не считают обязательной.

Иллюстрацией данного тезиса может служить недавнее определение Санкт-Петербургского городского суда. Суд рассматривал спор о правомерности увольнения работника в связи с сокращением. Пытаясь доказать нарушение работодателем порядка увольнения, работник ссылался в том числе на то, что ему не была предложена одна из имевшихся у работодателя вакансий, а на нее был переведен другой работник (Определение Санкт-Петербургского горсуда от 18 августа 2020 г. по делу № 33-11310/2020).

Однако, как было установлено судом, соответствующая штатная единица была введена в штатное расписание уже после увольнения истца и тогда же на нее был переведен другой работник. В подтверждение данного факта работодатель, помимо прочих документов, представил личную карточку этого работника с указанием даты перевода.

Истец пытался оспорить допустимость указанного доказательства, ссылаясь на некорректную форму личной карточки. Но суд пояснил, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, и работодатель был вправе утвердить свой вариант личной карточки в электронном виде.

Тезис о необязательности ведения личной карточки именно по форме Т-2 встречается и в других судебных актах и разъяснениях органов власти (определения Архангельского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-1103/2019, Самарского облсуда от 30 июня 2017 г. № 33а-8380/2017, Орловского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-370/2019, Владимирского облсуда от 12 ноября 2013 № 33-3781/2013, решение Железнодорожного райсуда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 22 января 2018 г. № 2а-230/2018, постановление Девятого ААС от 03.09.2020 N 09АП-37711/20, письмо Роструда от 23 января 2013 г. № ПГ/10659-6-1, ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Этот вывод справедлив и для организаций бюджетной сферы. Хотя такие организации и должны применять определенные на нормативном уровне формы первичных учетных документов, но личная карточка в состав установленных для применения унифицированных форм не включена (см. письмо Минфина России от 26 января 2017 г. № 02-07-10/4004).

Отметим, что в судах встречается и мнение о необязательности ведения работодателем личной карточки работника как таковой (определение Московского облсуда от 29 сентября 2014 г. 33-21327/2014, решения Северодвинского горсуда Архангельской области от 27 ноября 2018 г. № 2-3816/2018, Вышневолоцкого горсуда Тверской области от 1 апреля 2019 г. № 2-412/2019). Однако такой вывод представляется не вполне справедливым. Дело в том, что на сегодняшний день указание на необходимость отражения определенной информации именно в личной карточке работника содержится в двух нормативных актах:

Правила ведения и хранения трудовых книжек предписывают дублировать в личную карточку записи о выполняемой работе, переводе на другую работу и увольнении, внесенные в трудовую книжку. Работник должен поставить в личной карточке подпись об ознакомлении с такими записями, а также о получении трудовой книжки на руки при увольнении (п. 12, п. 41 Правил).
В силу п. 23 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях воинский учет призывников и военнообязанных запаса организациями осуществляется по личным карточкам работников.

Однако следует признать, что уже сегодня есть ряд категорий работников, в отношении которых работодатель не ведет ни трудовые книжки, ни воинский учет. Это могут быть невоеннообязанные или трудящиеся у индивидуальных предпринимателей дистанционные работники, совместители или сотрудники, отказавшиеся от ведения бумажной трудовой книжки. Полагаем отказ от ведения личных карточек таких работников законным, поскольку это не приведет к нарушению каких-либо нормативных требований. Причем, очевидно, в будущем число работников, в отношении которых невозможно будет законодательно обосновать необходимость ведения личных карточек, будет только увеличиваться: с 2021 года на впервые принимаемых на работу работников бумажные трудовые книжки вообще не будут заводиться. А Минобороны России планирует отказаться от использования для целей ведения воинского учета личных карточек работника и перейти на отдельные карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предписывают дублировать в личную карточку записи о выполняемой работе, переводе на другую работу и увольнении, внесенные в трудовую книжку. Работник должен поставить в личной карточке подпись об ознакомлении с такими записями, а также о получении трудовой книжки на руки при увольнении (п. 12, п. 41 Правил).
В силу п. 23 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях воинский учет призывников и военнообязанных запаса организациями осуществляется по личным карточкам работников.

Читайте также: