Кто подписывает командировочное удостоверение прибыл убыл

Обновлено: 28.06.2024

См. Постановление Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" в нем же есть Инструкция
по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

уполномоченное лицо.
например, ЕИО.

Унифицированная форма N Т-10
Утверждена Постановлением
Госкомстата России
от 06.04.2001 N 26
См. данную форму в MS-Word.
--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0301024¦
+-------+
________________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------

----------------¬
¦Табельный номер¦
+---------------+
Работник ¦ ¦
----------------------------------------+----------------
фамилия, имя, отчество
__________________________________________________________________
наименование профессии (должности)
__________________________________________________________________
наименование структурного подразделения
командируется в __________________________________________________
место назначения (страна, город, организация)
__________________________________________________________________
для ______________________________________________________________
цель командировки
__________________________________________________________________
на ______________ дней (не считая времени нахождения в пути)
с "__" _____________ 20__ года по "__" __________ 20__ года

Действительно по предъявлении паспорта

Руководитель _________________ _____________ _____________________
должность подпись расшифровка подписи

старею.
сноровка уже не та.

Может быть речь идет не о подписи самого удостоверения, а об отметке прибытия и убытия командированного лица в другую организацию? В этом случае обычно подписывает должностное лицо, которое регистрирует командировочные удостоверения прибывших.

Недавно всплыл такой вопрос и у меня: посещал я в командировке город Энск, с потенциальными ответчиками побеседовать (заодно убедившись в их существовании ), гос. органы посетить.
(Естественно, никаких командировочных удостоврений и служебных заданий мне никто не давал)

По возвращению бухгалтерия выдает: чтоб были командировочное удостоверение и служебное задание (хотя доказательства транспортных расходов в виде билетов и чеков были).
Ну думаю, ладно, сляпал удостоверение с заданием, подписал у шефа.
На удостоверении сам расписался, что был там то и там то и поставил печать своей же организации.
В Постановлении Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26 про то, кто должен расписываться и чья печать должна быть не сказано ни слова.
Ст. 24 ТК никаких требований к оформлению командировки не предъявляет.

В Постановлении Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26 про то, кто должен расписываться и чья печать должна быть не сказано ни слова.

Сказано, смотрите лучше.
Цитирую:

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

Командировочное удостоверение (форма N Т-10)
Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9).
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Должностным лицом может быть кто угодно. Чаще всего это секретарь, работник канцелярии, бухгалтер или кадровик - смотря в чьи должностные обязанности это входит в каждой конкретной организации. Обычно у этого д/л есть доступ к печати организации или специальная печать для таких случаев. Если этого нет, то, скажем, секретарь идет к шефу и ставит у него печать на Вашем командировочном.

На удостоверении сам расписался, что был там то и там то

и поставил печать своей же организации.

А вот это уже не нормальная - такое командировочное не будет считаться действительным. Как на это Ваша бухгалтерия посмтрела?

Gleb

Бугалтерия на это посмотрела косо, но это не суть. Она много на что косо смотрит и еще на большее вообще не смотрит.

"В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью."

Вот я и счел себя вполне ответственным должностным лицом и за себя же и расписался, поставив печать. Там ни слова не сказано про то, из какой организации должен быть ответственный. Да ни в одной таких и нету, за исключением тех, кто советские времена помнит.
Кроме того, совершенно не обязательно, что работник должен направляться в командировку в какую-то конкретную организацию.
Может я поехал "говорить" с ПБОЮЛом или воробьев считать или отслеживать правильность случек кроликов в какой-то местности.

Видите ли, Alt, Вы, конечно, можете ездить и воробьев в поле считать, тока расходы на это удовольствие (в том числе и суточные) не будут относиться к себестоимости, о чем Вам популярно объяснят в налоговой.

Поскольку для налоговой :

При учете расходов, связанных с командировками, следует учесть, что подобные расходы принимаются в целях налогообложения только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки).

Производственный характер поездки подтверждается специальным (для бухгалтерии - первичным) документом - командировочным удостоверением.

Документы для командировки в 2021 году — это не только приказ и авансовый отчет. Собрать полный пакет документов и правильно их оформить вам поможет наш материал.

Документы для командировки в 2021 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

Т-9, если командируете одного человека;
Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.

Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.

По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.

Итоги

Пакет документов по командировке в 2021 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату отбытия из него (из них) (п. 7 Положения о служебных командировках).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда в место командировки и выезда из него, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.

Таким образом, оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Именно этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. Отсутствие такого документа или отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность расходов, произведенных в связи с командировкой (см. Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 по делу N А29-800/2009).

Если отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам, например проведение переговоров с физическими лицами, не имеющими печати, то факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, а именно:

приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Указанный перечень приведен в письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

Порядок документального подтверждения нахождения работника в командировке в тех случаях, когда отметки в командировочном удостоверении отсутствуют, целесообразно закрепить в локальном нормативном акте (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

В письмах от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 Минфин России указывал, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одинаковое назначение. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности было необязательно. Поэтому, если был издан приказ о командировании, командировочное удостоверение можно было не оформлять. Суды ранее придерживались следующей позиции: если имеется приказ о командировке, то в целях признания расходов оформление командировочного удостоверения необязательно и его отсутствие не влечет необоснованности командировочных расходов (Постановления ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2, ФАС Западно-Сибирского округа от 07.05.2007 N Ф04-2644/2007(33834-А45-14)).

Однако в настоящее время в связи с введением Положения о служебных командировках, где командировочное удостоверение указано в качестве документа, подтверждающего расходы работодателя на командировку наряду со служебным заданием, следует признать обязательность его оформления.

Ситуация из практики. Нужно ли оформить командировочное удостоверение, если работник направляется в командировку за границу?

Командировочное удостоверение оформляется на основании решения работодателя (п. 7 Положения о служебных командировках). Такое удостоверение является подтверждением срока пребывания работника в командировке.

Для работника, командированного в одну из стран СНГ, командировочное удостоверение может стать единственным документом, который подтвердит срок его командирования. Пограничные органы могут быть не уполномочены ставить в документах отметки о пересечении государственной границы страны - участника СНГ, если с ней подписано межправительственное соглашение о безвизовых поездках граждан обеих стран. Например, российскому гражданину разрешен въезд на территорию Украины или Белоруссии на основании паспорта РФ (Протокол от 24.03.2005 "К Соглашению между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан от 30 ноября 2000 года", Нота МИД России от 02.02.2007 N 3544/кд). Однако отметки о въезде на территорию названных государств и выезде с нее во внутреннем паспорте гражданина РФ ставить запрещено. Это следует из п. п. 5 и 6 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

Если работник направляется в командировку за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, с которыми Россия не заключала межправительственные соглашения, отменяющие какие-либо отметки о пересечении государственной границы в документах для въезда и выезда, командировочное удостоверение оформлять не нужно (п. 15 Положения о служебных командировках). В этом случае дни пребывания работника в командировке определяются по отметкам пограничной службы о въезде в страну и выезде из нее.

Командировочное удостоверение составляется по форме N Т-10. В нем указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество работника, его структурное подразделение и должность. В командировочном удостоверении должно быть указано место назначения - страна, город, организация (например, "Россия, г. Тверь, ООО "Монтажспецстрой"). Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания. В командировочном удостоверении указываются реквизиты паспорта или заменяющего его документа. Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

На оборотной стороне командировочного удостоверения ставится дата, когда работник отбыл в командировку. Дата выбытия заверяется подписью уполномоченного лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего структурного подразделения или руководителя организации) и печатью организации. По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется аналогично. Если работник в течение командировки перемещается в разные территориальные пункты в рамках выполнения одного поручения, то прибытие и выбытие из мест назначения также заверяются подписью уполномоченного лица и печатью. Последняя отметка в командировочном удостоверении отражает прибытие в место постоянной работы.

Оформление командировочного удостоверения при однодневной командировке

Согласно ранее применяемой Инструкции командировочное удостоверение можно было не выписывать, если работник должен был вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован (п. 2 Инструкции). Минтруд России указал, что п. 2 Инструкции продолжает действовать и, следовательно, при направлении в однодневную командировку командировочное удостоверение выписывать не обязательно (письмо от 14.02.2013 N 14-2-291).

Однако анализ Положения о служебных командировках, принятого в соответствии со ст. 166 ТК РФ, позволяет сделать иной вывод.

Пунктами 7, 15 этого Положения предусмотрен единственный случай, в котором командировочное удостоверение не оформляется, - при направлении работника за пределы России (за некоторыми исключениями). Таким образом, при направлении работника в однодневную командировку следует руководствоваться общими правилами и оформлять командировочное удостоверение. Аналогичной точки зрения придерживается Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1.

Отменили или нет командировочное удостоверение — обязательной форма не является, но применять ее допускается, если руководитель включит бланк в учетную политику предприятия официально.

На практике командировочное удостоверение — это документ с отметками о выбытии и прибытии по месту назначения, подтверждающий время нахождения в служебной поездке.

Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще в 2015 году. Новые правила до сих пор вызывают вопросы, поэтому стоит уточнить, какие документы отменены и как они теперь используются.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

В соответствии с поправками, внесенными постановлением правительства РФ № 1595 от 29.12.2014, работодатель не обязан оформлять по факту поездки работника командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. В то же время их использование не запрещено. Поэтому нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году в организации, решает работодатель. Порядок оформления командировки и отчетности по ней разрабатывается в организации самостоятельно и утверждается руководителем.

Если руководитель посчитает, что эти формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, их разрешается ввести на предприятии внутренним распоряжением, и они отражаются в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Допускается использовать унифицированную форму Т-10.

Правовое обоснование вывода. Постановлением правительства запрет на использование бланков не установлен, на практике его применение рекомендовано. Бухгалтеры считают, что применение этих бланков эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (форма подтверждает факт пребывания в пункте назначения, время убытия и прибытия). Его составление не является обязанностью по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы рекомендуется вводить для оформления служебных поездок. Если форма командировочного удостоверения утверждена и работник ознакомлен с таким локальным нормативным актом, на него возлагается обязательство его применять.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить командировку в праздничные дни. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана следующими соображениями:

сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от части работы;
предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении указано, что время пребывания в служебной поездке определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В этом качестве разрешено рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талонов, квитанций, оформленных в соответствии с требованиями нормативных актов, или иных документов, подтверждающих факт заключения договора найма жилья и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут любые, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

Если поездка заграничная, гражданин вправе предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

Командировочное удостоверение отменили, но многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно. Руководитель самостоятельно определяет, как оформлять командировочное удостоверение в 2021 году, в соответствии с утвержденной формой. Но рекомендуется использовать следующие правила документооборота и делопроизводства:

оформление лицевой стороны начать с указания наименования организации и кода ОКПО (присваивается Росстатом, есть на официальном сайте госоргана и в отчетных документах);
указываются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность);
обозначаются цель поездки и место назначения, срок (в днях и с какого по какое число).

Эта сторона заполняется сотрудником отдела кадров, бухгалтерии или иным уполномоченным лицом.

Оборотная сторона заполняется уполномоченными лицами по мере выбытия сотрудника с места работы и прибытия по месту назначения. Сотрудник последовательно предоставляет документ во всех предприятиях, куда он откомандирован руководителем.

Непосредственный руководитель разъясняет сотрудникам, как правильно командированные должны получить командировочные удостоверения и предъявить его:

после оформления приказа обратиться к уполномоченному на оформление лицу;
кадровик или бухгалтер формирует документ, регистрирует его в журнале;
уполномоченное лицо выдает сотруднику документ под подпись;
в каждом месте назначения работник фиксирует удостоверение у уполномоченных лиц с подтверждением информации подписью и печатью (при наличии);
после завершения командировки бланк возвращается выдавшему его лицу.

Ответственность за оформление и сохранность несут уполномоченный сотрудник и командированный (в период командировки).

Оформить служебную командировку на первый взгляд дело нехитрое. Однако и здесь присутствуют некоторые нюансы, например, всегда ли надо оформлять приказ, если выписано командировочное удостоверение? Как и в каких случаях оформляются эти документы, рассмотрим в статье.

Полный пакет документов, который необходим для оформления служебной командировки, состоит из: обоснования командировки, служебного задания, приказа, командировочного удостоверения и авансового отчета. Все перечисленные документы входят в перечень унифицированных отчетных форм, за исключением обоснования командировки. Поэтому небольшие фирмы отказываются от использования этого документа. Однако его наличие поможет подтвердить производственную необходимость командировки.

Служебное задание для направления сотрудника в командировку (форма № Т-10а) предназначено для того, чтобы отразить конечную цель командировки. Приказ и командировочное удостоверение по сути имеют одно и то же назначение — подтверждают производственный характер командировки, а также определяют ее продолжительность.

Вернувшись из командировки, сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1. К нему необходимо приложить все документы, подтверждающие командировочные расходы. Составляется отчет в течение трех рабочих дней.

Оформляем приказ на командировку

В приказе необходимо указать:

фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность;
место командировки;
сроки командировки;
предельные размеры сумм расходов на гостиницу;
причины возможного прекращения и продления командировки;
возможные места посещения (с адресами и телефонами).

Здесь же можно прописать условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение

В командировочном удостоверении (форма № Т-10) проставляется время пребывания в служебной командировке. Поэтому при поездках в зарубежные государства командировочное удостоверение можно не составлять, так как необходимые штампы имеются в загранпаспорте.

Если работник в ходе командировки должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

фамилия, имя, отчество сотрудника и его должность;
структурное подразделение;
цель командировки;
место назначения (страна, город, организация);
время командировки (не считая времени нахождения в пути).

Пример составления командировочного удостоверения показан ниже.

Что выбрать?

Приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение, как было указано выше, по сути имеют одно и то же назначение. А вот какой документ нужно составить, зависит от некоторых факторов. Во-первых, если командировка по России, то будет оптимальным выдать сотруднику командировочное удостоверение, так как для подтверждения расходов понадобятся отметки о прибытии-убытии. Следует иметь в виду, что финансовое ведомство придерживается такого же мнения — если применяется один документ, то это должно быть командировочное удостоверение.

Кроме того, налоговые органы могут отказать фирме учесть командировочные расходы в целях налогообложения прибыли при отсутствии удостоверения с отметками о выбытии и прибытии (письмо Минфина России от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89).

В том случае если работник отправляется в зарубежную командировку, будет достаточным оформить лишь приказ, в котором будет прописана цель и длительность командировки. Для документального подтверждения расходов на командировку необходимо приложить копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Кроме того, следует учесть еще один нюанс. Если сотрудники ездят в командировку на одно и то же предприятие, то поставить печать на командировочном удостоверении, скорее всего, не составит труда. В этом случае лучше оформить командировочное удостоверение. Однако, если сотрудник отправляется в командировку с целью провести презентацию или наладить связи с клиентами, просить проштамповать командировочное удостоверение будет явно ни к чему. В этом случае будет уместным составить приказ.

Читайте также: