Кто оплачивает согласование проекта

Обновлено: 02.07.2024

Совмин постановлением № 726 изменил и дополнил ряд постановлений в области архитектурной, градостроительной и строительной деятельности.

Градостроительные проекты, проектная документация

С 19.01.2021 вступают в силу изменения и дополнения, связанные с порядком разработки, согласования и утверждения градостроительных проектов, проектной документации (далее – ПД), утвержденным постановлением № 1476 (далее – Положение № 1476).

Усилятся меры по защите недвижимых материальных историко-культурных ценностей, которые находятся в границах (на территории) проектирования :

– при разработке градостроительных проектов общего планирования должны быть предусмотрены мероприятия по разработке проектов зон охраны недвижимых материальных историко-культурных ценностей, если соответствующие проекты не утверждены;

– в период разработки градостроительной документации детального планирования должно быть обеспечено установление зон охраны недвижимых материальных историко-культурных ценностей, режимов содержания и использования при их отсутствии.

На заметку
Выполнение научно-исследовательских и проектных работ на материальных историко-культурных ценностях возможно только после получения разрешения Минкультуры .

Установлено, что на интернет-сайтах местных Советов депутатов базового территориального уровня, местных исполкомов обязательно должны быть размещены :

– градостроительные проекты (утверждаемая часть);

– решение об утверждении градостроительных проектов;

– графические материалы, за исключением материалов, которые содержат служебную информацию ограниченного распространения или государственные секреты.

Определено, что не требуется разрешительная документация местного исполкома в отношении проектной документации на капитальный ремонт и техническую модернизацию объектов .

Внимание!
Данное правило введено Декретом № 7 с 26.02.2018. Норма приведена в соответствие с документом .

Установлено, что в проектной документации необходимо приводить указания по производству СМР, а также делать ссылки на ТНПА, специальные технические условия (при их наличии), расчеты, результаты исследований и испытаний по определению прочностных и пожаротехнических характеристик и других показателей, которые применялись при разработке ПД .

На заметку
Это необходимо в целях подтверждения соответствия принятых проектных решений установленным требованиям безопасности и обоснования принятых проектных решений .

Заключение госэкспертизы по ПД утрачивает силу, если производство СМР на объектах строительства не начато в течение 2 лет после его получения . При наличии такой неактуальной ПД заказчику, застройщику необходимо будет по выбору :

– разработать ПД на строительство объекта в порядке, установленном для впервые проектируемых объектов;

– внести изменения в разработанную ПД в части приведения ее в соответствие с требованиями НПА, в том числе обязательных для соблюдения ТНПА.

На заметку
В последнем случае заказчик, застройщик должен обеспечить внесение изменений в разработанную предпроектную (предынвестиционную) документацию, ранее полученную разрешительную документацию и исходные данные по объекту. Внесение изменений подлежат утверждению в установленном порядке .

Изменен порядок согласования ПД. После разработки, а также до прохождения госэкпертиз и утверждения ПД необходимо согласовать с уполномоченным структурным подразделением местного исполкома. Цель – оценить соответствие разработанной ПД требованиям утвержденной градостроительной документации, а также выданной разрешительной документации. До 19.01.2021 такое согласование не требуется .

Расширен перечень случаев, когда внесение изменений в утвержденную ПД подлежит утверждению. Помимо перечисленных в Законе об архитектурной деятельности, к таким случаям относятся изменения функционального назначения объекта или его части, изменение проектной мощности, вместимости объекта и прочие .

Скорректирована норма, касающаяся замены разрешительного порядка производства СМР на уведомительный, который ранее был введен нормами Декрета № 7 .

Уточнен порядок утверждения и согласования ПД при финансировании строительства с привлечением бюджетных и иных приравненных средств. Установлено, что ПД утверждается заказчиком, застройщиком по согласованию с определенными органами. Например, с районными, городскими исполкомами – при финансировании объекта за счет средств районных (городских) бюджетов .

Госэкспертиза

С 19.01.2021 вносятся также изменения в Положение о порядке проведения госэкспертизы градостроительных проектов, архитектурных, строительных проектов, выделяемых в них очередей строительства, пусковых комплексов и смет (сметной документации), утвержденное постановлением № 791 (далее – Положение № 791).

В соответствии с Указом № 26 скорректирована норма, позволяющая не проводить госэкспертизу ПД на каждый пусковой комплекс, если ПД прошла госэкспертизу и утверждена в установленном порядке . Вместе с тем установлено, что госэкспертиза на пусковые комплексы также не проводится в случаях их выделения, исключения, изменения количества разработчиком ПД по заданию заказчика, застройщика из состава архитектурного проекта или строительного проекта при одностадийном проектировании.

На заметку
До 19.01.2021 предусмотрен лишь случай выделения пускового комплекса .

Установлено, что повторная госэкспертиза ПД с внесенными изменениями проводится лишь в отношении измененных проектных решений .

На заметку
До 19.01.2021 повторная госэкспертиза проводится в порядке, установленном для вновь разработанной документации .

Если же необходимо изменить утвержденную ПД по объекту, который находится в стадии строительства, заключение госэкспертизы, выданное с учетом рассмотрения (при необходимости) проектных решений, которые содержатся в строительном проекте, – основание для повторного утверждения ПД . Данное правило существовало и ранее . При этом исключена норма, согласно которой заявитель (юрлицо или ИП) обязан представлять в этом случае пояснительную записку с информацией о степени завершенности объекта строительства, характеристикой и обоснованием проектных решений, выполненных с отступлением от утвержденной ПД, сопоставительные ведомости изменения проектных решений и изменения сметной стоимости с приложением документов, на основании которых внесены изменения .

Внимание!
Исключение нормы о представлении необходимых документов не исключило обязанность их представить, поскольку она закреплена в едином перечне административных процедур. С 19.01.2021 такие документы необходимо представить при повторной госэкспертизе (не только при необходимости внесения изменений в утвержденную ПД по объектам, находящимися в стадии строительства) .

Расширены требования, на соответствие которым проводится основная оценка соответствия. В частности, при осуществлении архитектурной, градостроительной и строительной деятельности, помимо прочего, необходимо соблюдать и выполнять требования строительных норм .

Изменен перечень ПД на объекты строительства, госэкспертиза которой не является обязательной (объекты финансируются без привлечения бюджетных средств). Установлено, что к таким документам относится смета (сметная документация), разработанная в составе ПД (за исключением жилых домов) .

На заметку
До 19.01.2021 не является обязательной госэкспертиза сметы (сметной документации) на ремонт, реконструкцию трубопроводов тепловых, водопроводных и канализационных сетей по существующим трассам с применением современных материалов .

Уточнены задачи и функции Минстройархитектуры

С 19.12.2020 произошли некоторые изменения в деятельности Минстройархитектуры согласно постановлению № 973 .

Определено два перечня организаций, которые находятся в подчинении (управлении) Минстройархитектуры:

– перечень госорганизаций, подчиненных Минстройархитектуры ;

На заметку
Перечень госорганизаций остался прежним .

– перечень хозяйственных обществ, акции (доли в уставных фондах) которых принадлежат Республике Беларусь и переданы в управление Минстройархитектуры .

Помимо указанных организаций в систему Минстройархитектуры входят, как и ранее, организации – участницы холдингов (дочерних компаний холдингов), созданных по решению Минстройархитектуры, управляющей компанией которых является республиканское унитарное предприятие, подчиненное Минстройархитектуры .

Расширен перечень функций Минстройархитектуры, которое, помимо прочего, утверждает СН и СП .

На заметку
В частности, постановлениями № 59, 64, 69, 74 Минстройархитектуры утвердило уже ряд СН.

Уточнено, что к задачам Минстройархитектуры относятся не только разработка и госполитика в области промышленности строительных материалов, но также изделий и конструкций .

Градостроительные проекты, проектная документация

– градостроительные проекты (утверждаемая часть);

– решение об утверждении градостроительных проектов;

Внимание!
Данное правило введено Декретом № 7 с 26.02.2018. Норма приведена в соответствие с документом .

– разработать ПД на строительство объекта в порядке, установленном для впервые проектируемых объектов;

Госэкспертиза

На заметку
До 19.01.2021 предусмотрен лишь случай выделения пускового комплекса .

Уточнены задачи и функции Минстройархитектуры

С 19.12.2020 произошли некоторые изменения в деятельности Минстройархитектуры согласно постановлению № 973 .

Определено два перечня организаций, которые находятся в подчинении (управлении) Минстройархитектуры:

– перечень госорганизаций, подчиненных Минстройархитектуры ;

На заметку
Перечень госорганизаций остался прежним .

Расширен перечень функций Минстройархитектуры, которое, помимо прочего, утверждает СН и СП .

На заметку
В частности, постановлениями № 59, 64, 69, 74 Минстройархитектуры утвердило уже ряд СН.

Перечень работ и услуг по договору управления утверждается на общем собрании собственников. Дополнить его также можно только с согласия ОСС. Рассказываем о позиции Верховного Суда РФ по вопросу надлежащего оформления согласия собственников на включение дополнительных услуг в договор управления.

Дополнительная услуга должна быть включена в договор управления

Минимальный перечень работ и услуг по договору управления изложен в постановлении Правительства РФ от 03.04.2013 № 290. Услуги, которые не входят в этот перечень, считаются дополнительными и включаются в договор по решению общего собрания собственников, в том числе организация охраны, установка систем сигнализации и видеонаблюдения.

В суд обратился житель многоквартирного дома из-за платы за дополнительную услугу консьержей, которую управляющая организация включала в платёжные документы. По словам истца, в его подъезде эта услуга не оказывалась, к тому же она не входит в перечень обязательных для надлежащего содержания общего имущества собственников в МКД.

Собственник настаивал на том, что решение о включении услуги консьержа в договор управления на общем собрании не принималось. Собственники не согласовывали ни размер платы за работу дежурных, ни условия оказания услуги.

Поэтому истец требовал, чтобы суд обязал управляющую организацию вернуть ему более 50 тысяч рублей, которые он заплатил за несуществующую услугу, и исключил данную позицию из счетов за жилищно-коммунальные услуги.

Дополнительные услуги по договору управления утверждаются на ОСС

Общее собрание собственников помещений – это орган управления многоквартирным домом. Решения на ОСС принимаются по вопросам, относящимся к компетенции собрания и поставленным на голосование (ст. 44 ЖК РФ). Если решение на ОСС принято в установленном порядке, то оно обязательно для всех собственников в доме, даже для не голосовавших (ст. 46 ЖК РФ).
На ОСС собственники утверждают перечень работ и услуг по договору управления, условия их оказания и выполнения, а также размер их финансирования (п. 17 ПП РФ № 491).
Услуги охраны и консьержей относятся к дополнительным услугам по содержанию общего имущества, решение о предоставлении которых принимается на общем собрании собственников помещений в доме.

УО в суде представила протокол ОСС, на котором собственники приняли решение о включении в перечень работ и услуг по договору управления дополнительных услуг охраны и консьержа. При этом утверждённый на ОСС тариф не позволяет содержать консьержа в каждом подъезде, о чём, по сведениям УО, собственники были предупреждены на собрании. Поэтому дежурный находится только в центральном подъезде, где установлены пульты системы пожарной безопасности и единой домофонной сети.

Поскольку истец не оспаривал законность указанного протокола общего собрания собственников, суд первой инстанции отказал собственнику в удовлетворении иска. Дополнительная услуга консьержей была утверждена ОСС в рамках закона, собственник обязан оплачивать её в соответствии с ч. 1 ст. 153 ЖК РФ.

Истец подал апелляционную жалобу, отметив, что УО не доказала оказание услуг надлежащего качества. Апелляционный суд не нашёл в решении первой инстанции нарушений и не счёл доводы собственника основанием для отмены первого решения.

Собственники определяют стоимость допуслуги и порядок её оказания

Собственник подал кассационную жалобу в Верховный суд РФ, где её рассмотрела судебная коллегия по гражданским делам. В итоге суд установил существенные нарушения норм материального или процессуального права, которые были допущены при вынесении решений двух первых инстанций.

ВС РФ отметил, что, в соответствии с п. 17 ПП РФ № 491, собственники помещений обязаны утвердить на общем собрании не только дополнительные услуги и размер их финансирования, но и условия их оказания и выполнения. Также в принятом решении должно быть определено лицо, которое от имени собственников уполномочено заключить договоры об использовании общего имущества иными лицами.

В принятом собственниками решении о включении в перечень услуг УО услуг консьержа установлен размера платы за услугу, но нет сведений об утверждении перечня услуг и работ консьержей, условий их оказания и выполнения. Они есть только в приложении к договору, который заключила УО с компанией, оказывающей услуги дежурных.

В протоколе ОСС отсутствует решение по вопросу о наделении управляющей организации правом заключать от имени собственников договор на оказание дополнительных услуг.

Допуслуги должны оказываться в полном объёме и надлежащего качества

Согласно перечню услуг, который содержится в приложении к договору между УО и подрядной организацией, в обязанности консьержа входит знать жителей подъездов в лицо. С учётом того, что услуги всему многоквартирному дому оказывает лишь один консьерж, доказательства надлежащего выполнения этого требования суду должен был предоставить ответчик. Консьержи и жители дома по указанному вопросу судом не опрошены.
Не подтверждён довод УО о том, что собственники помещений в доме были предупреждены, что установленный на ОСС размер платы за услугу не позволит оплатить работу консьержей в каждом подъезде.

В связи с этими обстоятельствами СК по гражданским делам ВС РФ отменила документы, принятые судами двух первых инстанций, и отправила дело на новое рассмотрение.

Требования к порядку включения дополнительной услуги в договор управления

утвердить включение услуги/работы в перечень работ и услуг по договору управления, и дату начала оказания такой услуги;
установить размер платы за услугу в месяц в зависимости от площади помещения в собственности, количества человек, фиксированную сумму с каждой квартиры или др.;
утвердить условия оказания и выполнения дополнительного сервиса, которые будут отражены в договоре с подрядчиком;
утвердить форму подтверждения качества оказанных услуг (акт выполненных работ, иной документ) периодичность его подписания и лицо, уполномоченное подписывать акты;
наделить УО полномочиями заключать договоры на оказание дополнительной услуги от лица собственников помещений в доме.

Решение ОСС необходимо довести до всех собственников в соответствии с ч. 3 ст. 46 ЖК РФ. Только после этого УО имеет право заключить договор с подрядчиком на оказание услуги и включить в платёжные документы плату за неё.

Во избежание конфликтов управляющей организации следует внимательно подходить к фиксации фактов надлежащего оказания дополнительной услуги, в том числе с помощью ведения актов и журналов. Если услугу предоставляет сторонняя организация, УО должна строго следить за тем, чтобы подрядчик выполнял все оговорённые в договоре обязанности.

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота. Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

Контроль согласования

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Читайте также: